29.12.2012

HU

Az Európai Unió Hivatalos Lapja

C 402/13

---

Az Európai Unió Kiadóhivatala irányítóbizottságának eljárási szabályzata

2012/C 402/05

AZ EURÓPAI UNIÓ KIADÓHIVATALÁNAK IRÁNYÍTÓBIZOTTSÁGA (a továbbiakban: az irányítóbizottság),

tekintettel a 2012/368/EU, Euratom határozattal (1) módosított, az Európai Unió Kiadóhivatalának szervezéséről és működéséről szóló, 2009. június 26-i 2009/496/EK, Euratom határozat (2) 6. cikkének (4) bekezdésére,

ELJÁRÁSI SZABÁLYZATÁT A KÖVETKEZŐKÉPPEN ÁLLAPÍTJA MEG:

1. cikk

Összetétel

(1)   Az irányítóbizottság teljes jogú tagokból áll; a 2009/496/EK, Euratom határozat 2. cikkének (7) bekezdése szerint meghatározott valamennyi intézmény, amely a Kiadóhivatal irányítóbizottságának eljárási szabályzatát aláírta (a továbbiakban: az intézmények), egy teljes jogú tagot nevez ki.

(2)   A teljes jogú tag jogosult a képviselője vagy képviselői kijelölésére. A képviselője vagy képviselői nevét írásban közli a Kiadóhivatallal, amely az irányítóbizottság titkársági teendőit ellátja.

(3)   Az Európai Központi Bank megfigyelőként vesz részt az irányítóbizottság tevékenységében. A képviselője vagy képviselői nevét írásban közli a Kiadóhivatallal.

2. cikk

Elnökség

(1)   Az irányítóbizottság elnökségét a következő intézmények egyik képviselője látja el:

—	Európai Parlament,

—	Európai Tanács,

—	az Európai Unió Tanácsa,

—	Európai Bizottság,

—	az Európai Unió Bírósága,

—	Európai Számvevőszék,

—	Európai Gazdasági és Szociális Bizottság,

—	Régiók Bizottsága.

(2)   Az irányítóbizottságban képviselt intézmények kijelölik azt a teljes jogú tagot, aki az irányítóbizottság elnöki tisztségét kétéves időtartamra betölti. Az elnök megbízatása augusztus 1-jén kezdődik.

3. cikk

Ülések összehívása

(1)   Az irányítóbizottságot évente legalább négy alkalommal az elnök hívja össze, vagy a saját kezdeményezésére, vagy valamely tagnak vagy a Hivatal igazgatójának a kérésére.

(2)   Az ülésekre a Hivatal székhelyén kerül sor, amennyiben az irányítóbizottság másképp nem dönt.

(3)   Az irányítóbizottság ülései nem nyilvánosak.

4. cikk

Napirend

(1)   Az elnök a Hivatal igazgatójának javaslata alapján határozza meg a napirend tervezetét. Minden olyan kérdés a napirendre kerül, amelynek felvételét az irányítóbizottság valamely tagja kéri.

(2)   A napirenden belül meg kell különböztetni az olyan intézkedések tervezeteit, amelyek tekintetében az irányítóbizottság véleményét/jóváhagyását kérték, illetve a tájékoztatás vagy egyszerű eszmecsere céljából előterjesztett kérdéseket.

(3)   Az irányítóbizottság a napirendet az ülés kezdetén a tagok szavazatainak egyszerű többségével fogadja el.

(4)   Egy kérdést az ülés folyamán is fel lehet venni a napirendre, amennyiben azt az irányítóbizottság valamennyi jelen lévő tagja jóváhagyja.

5. cikk

Irattovábbítás

(1)   A Hivatal igazgatója gondosodik arról, hogy a meghívót, a napirend tervezetét és valamennyi kapcsolódó munkadokumentumot továbbítsák az irányítóbizottság tagjainak.

(2)   Az előző bekezdésben említett dokumentumoknak főszabály szerint az ülés időpontja előtt két héttel kell megérkezniük az irányítóbizottság tagjaihoz.

(3)   Sürgős esetekben, illetve amikor rövid időn belül alkalmazandó intézkedés meghozatalára van szükség, az elnök – valamely irányítóbizottsági tagnak vagy a Hivatal igazgatójának a kérésére vagy a saját kezdeményezése alapján – az ülést megelőző három naptári napra lerövidítheti az előző bekezdésben említett irattovábbítási határidőt.

(4)   Különlegesen sürgős esetekben az elnök eltekinthet a (2) és (3) bekezdésben megállapított határidő betartásától.

6. cikk

Képviselet és határozatképesség

(1)   Annak érdekében, hogy az irányítóbizottság határozatképes legyen, minden egyes intézményt a teljes jogú tag képvisel, vagy ha ez nem lehetséges, a teljes jogú tagot annak az 1. cikk (2) bekezdésével összhangban kijelölt képviselője vagy képviselői helyettesítik.

(2)   Mindazonáltal az irányítóbizottság – a tagjai előzetes közös megegyezésével – kivételesen akkor is összeülhet, ha legfeljebb két intézmény teljes jogú tagjai vagy azok képviselői nincsenek jelen az ülésen. Ebben az esetben a hiányzó tagok előzetesen írásban közlik az elnökkel, hogy az irányítóbizottság mely tagjára ruházták át szavazati jogukat. Ilyen esetben egy jelen lévő tagra csak egy távol lévő tag ruházhatja át a szavazati jogát.

(3)   A szavazati többséget akkor érik el, ha az irányítóbizottság öt tagja jóváhagyta az irányítóbizottság elé terjesztett határozatot.

(4)   A tartózkodás nem akadályozza meg az egyhangú szavazást megkövetelő határozatok elfogadását.

7. cikk

Munkacsoportok

(1)   Az irányítóbizottság konkrét kérdések megvitatására munkacsoportokat hozhat létre, amelyek tevékenységében részt vesz a Hivatal igazgatója vagy annak képviselője, kivéve ha az irányítóbizottság ezzel ellentétes döntést hoz.

(2)   A munkacsoportok jelentést tesznek az irányítóbizottságnak. E célból előadót nevezhetnek ki.

8. cikk

Harmadik felek

(1)   A Hivatal igazgatója részt vesz az üléseken, kivéve ha az irányítóbizottság ezzel ellentétes döntést hoz.

(2)   Az irányítóbizottság elnöke meghívhatja a Bizottság Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóságának egy képviselőjét az irányítóbizottság üléseire, amikor a hatáskörébe tartozó kérdések kerülnek napirendre.

(3)   Az irányítóbizottság valamely tag vagy a Hivatal igazgatója kérésére, illetve az elnök kezdeményezésére úgy határozhat, hogy szakértőket hallgat meg bizonyos konkrét kérdésekben.

(4)   A szakértők nem vesznek részt az irányítóbizottság tanácskozásain.

9. cikk

Írásbeli eljárás

(1)   Az irányítóbizottság főszabály szerint ülések keretében hozza meg döntéseit. Mindazonáltal az irányítóbizottság valamely tagja vagy a Hivatal igazgatója által előterjesztett javaslatokat az irányítóbizottság tagjai írásbeli eljárás keretében is jóváhagyhatják.

(2)   E célból a Hivatal igazgatója az elnökkel egyetértésben ismerteti a javaslatot az igazgatóbizottság tagjaival. Azok a tagok, akik az érintett javaslattal kapcsolatosan a közleményben megállapított határidő leteltéig nem jeleztek fenntartást vagy nem indítványoztak esetleges módosítást, úgy tekintendők, hogy a javaslattal egyetértenek. Ez a határidő tíz munkanap, amely az irányítóbizottság valamely tagjának kérésére egy alkalommal legfeljebb tíz munkanappal meghosszabbítható. Sürgős kérdések esetében ez a határidő öt munkanapra csökken.

(3)   Amennyiben azonban az irányítóbizottság valamely tagja a javaslat ülés keretében történő megvitatását kéri, az írásbeli eljárás eredmény nélkül befejeződik; az elnök a lehető leghamarabb összehívja az irányítóbizottságot.

(4)   Az a javaslat, amellyel kapcsolatosan az irányítóbizottság egyetlen tagja sem élt fenntartással az eredeti vagy a meghosszabbított határidő lejártáig, az irányítóbizottság által elfogadottnak tekintendő.

10. cikk

Titkárság

Az irányítóbizottság titkárságát, és adott esetben az e szabályzat 7. cikkének megfelelően létrehozott munkacsoportokat a Hivatal igazgatósága biztosítja.

11. cikk

Az értekezletek jegyzőkönyvei

(1)   Az elnök felügyelete mellett minden egyes ülésről jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza nevezetesen a javaslatokra tett észrevételeket és az irányítóbizottság által hozott döntéseket. A személyzeti kérdésekre és más bizalmas jellegű ügyekre vonatkozó tanácskozások jegyzőkönyvét külön melléklet tartalmazza.

(2)   A jegyzőkönyv tervezetét az irányítóbizottság tagjai egy későbbi ülés keretében vagy az e szabályzat 9. cikkében említett írásbeli eljárás útján hagyják jóvá. A tagok esetleges észrevételeiket írásban küldik meg az elnöknek. Ezen észrevételekről tájékoztatni kell a bizottságot; véleménykülönbség esetén a bizottság megvitatja a javasolt módosítást. Ha a véleménykülönbség továbbra is fennáll, a szóban forgó módosítást csatolni kell a jegyzőkönyvhöz.

12. cikk

Átláthatóság

(1)   Az irányítóbizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférést illetően ugyanazon alapelveket és feltételeket kell alkalmazni, mint a Bizottság dokumentumaira vonatkozóan.

(2)   Amennyiben az irányítóbizottságot érintő dokumentumra irányuló kérelem érkezik, arról az irányítóbizottság tagjait tájékoztatják.

13. cikk

Az irányítóbizottság határozatainak végrehajtása

(1)   Az irányítóbizottság által hozott határozatokról vagy az elnök, vagy a Hivatal igazgatója – az irányítóbizottság nevében – tájékoztatást nyújt az érintett intézményeknek vagy személyeknek.

(2)   Az irányítóbizottság egyhangú döntést hoz a Hivatal igazgatójára átruházott hatáskörökről. A Hivatal igazgatója szükség esetén kikéri az intézmények illetékes tisztviselőinek véleményét és beszámol az irányítóbizottság által hozott határozatokról.

14. cikk

Éves irányítási beszámoló

(1)   A Hivatal igazgatója legkésőbb minden év március 31-én benyújtja az irányítóbizottságnak az éves irányítási beszámoló tervezetét az Európai Unió Kiadóhivatalának szervezeti felépítéséről és működéséről szóló határozat 7. cikke (1) bekezdésének c) pontjában rögzített feltételek szerint.

(2)   Az éves irányítási beszámoló tervezete részletes információkat tartalmaz alábbiakra vonatkozóan:

—	az irányítóbizottság tevékenysége,

—	kapcsolattartás az intézményekkel és egyéb szervezetekkel,

—	a Hivatal tevékenysége,

—	a személyzet igazgatása,

—	költségvetési és pénzügyi irányítás,

—	infrastruktúra,

—	kockázatelemzés,

—	a belső ellenőrzési munka összefoglalója,

—	az értékelési munka összefoglalója.

A dokumentumot az elnök előszava, egy vezetői összefoglaló (executive summary), valamint a fő mutatók összegzése vezeti be.

15. cikk

Ez az eljárási szabályzat az Európai Unió Hivatalos Lapjában való közzétételét követő napon lép hatályba.

---

(1)  HL L 179., 2012.7.11., 15. o.

(2)  HL L 168., 2009.6.30., 41. o.

---