Simplifier la circulation de certains documents publics dans l’Union européenne

POINTS CLÉS

Champ d’application

• Le règlement couvre les documents publics, y compris les documents administratifs, les actes notariés, les jugements et les documents consulaires dans certains domaines.
• Les domaines couverts par le règlement sont les suivants:
  • la naissance;
  • le décès;
  • le nom;
  • le mariage, y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale;
  • le divorce, la séparation de corps et l’annulation du mariage;
  • le partenariat enregistré, y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré;
  • la dissolution du partenariat enregistré, la séparation de corps ou l’annulation d’un partenariat enregistré;
  • la filiation, y compris l’adoption;
  • le domicile et/ou la résidence;
  • la nationalité;
  • l’absence de casier judiciaire;
  • l’exercice du droit de vote et l’éligibilité aux élections municipales et au Parlement européen.
• Le règlement couvre uniquement l’authenticité d’un document public et ne s’applique pas à la reconnaissance de ses effets juridiques ou de son contenu.

Suppression de l’exigence d’une apostille

Dans les domaines couverts par le présent règlement, lorsqu’un citoyen présente aux autorités d’un pays de l’UE un document public délivré par les autorités d’un autre pays de l’UE, les autorités de réception ne peuvent pas exiger l’apposition d’une apostille (sceau visant à attester de l’authenticité d’un document public délivré dans un pays étranger).

Copies certifiées conformes

• Les pays de l’UE peuvent exiger la présentation du document public original ou de sa copie certifiée conforme, mais non les deux en même temps.
• Si un pays de l’UE accepte la présentation d’une copie certifiée conforme en lieu et place du document original, il se doit d’accepter une copie certifiée conforme produite dans un autre pays de l’UE.

Traductions

Le pays de l’UE où le document public est présenté ne peut exiger de traduction du document public lorsque celui-ci est rédigé dans l’une des langues officielles de ce pays de l’UE ou dans une langue non officielle que ce pays de l’UE accepte.

En outre, la traduction ne peut être exigée lorsque le document public est accompagné d’un formulaire type multilingue. Cette démarche n’est possible que si l’autorité à laquelle le document public est présenté estime que les informations figurant sur le formulaire sont suffisantes aux fins du traitement du document public.

Formulaires types multilingues

• Le règlement prévoit des formulaires types multilingues facultatifs dans toutes les langues de l’UE.
• Les citoyens peuvent présenter ces formulaires dans un autre pays de l’UE en tant qu’aides à la traduction jointes à leur document public afin d’éviter les exigences relatives à la traduction.
• Si le document public présenté est accompagné d’un formulaire type multilingue, le pays de l’UE de réception ne peut exiger la traduction du document que dans des circonstances exceptionnelles.
• Si de telles circonstances surviennent et si le pays de l’UE de réception exige une traduction certifiée conforme, ce dernier est tenu d’accepter une traduction certifiée conforme produite dans un autre pays de l’UE.
• Les formulaires types multilingues en tant qu’aides à la traduction de documents publics sont disponibles pour les documents visant à établir:
  • la naissance;
  • le fait d’être en vie;
  • le décès;
  • le mariage, y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale;
  • le partenariat enregistré, y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré;
  • le domicile et/ou la résidence;
  • l’absence de casier judiciaire.

Documents frauduleux

• Le règlement instaure un mécanisme de coopération entre les autorités des pays de l’UE afin de lutter contre l’usage de documents publics frauduleux. Ce mécanisme de coopération est basé sur un système informatique existant (le système d’information du marché intérieur).
• Le mécanisme de coopération permet aux autorités du pays de l’UE de réception de communiquer avec les autorités du pays de l’UE de délivrance en cas de doutes sérieux quant à l’authenticité d’un document public présenté par un citoyen.