Semplificare la circolazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione europea

SINTESI DI:

Regolamento (UE) 2016/1191 che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione europea

QUAL È LO SCOPO DEL REGOLAMENTO?

• Ha lo scopo di ridurre burocrazia e costi per i cittadini che presentano alle autorità di un paese dell’Unione europea un documento pubblico emesso dalle autorità di un altro paese dell’UE.
• Abolisce l’obbligo dell’apostille (vedere sezione sottostante) e semplifica le formalità riguardanti le copie autentiche e le traduzioni.

PUNTI CHIAVE

Ambito di applicazione

• Il regolamento riguarda documenti pubblici tra cui documenti amministrativi, atti notarili, sentenze e documenti consolari in alcuni settori.
• I settori interessati dal regolamento sono i seguenti:
  • nascita;
  • decesso;
  • nome;
  • matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile;
  • divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio;
  • unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata;
  • scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata;
  • filiazione, compresa l’adozione;
  • domicilio e/o residenza;
  • cittadinanza;
  • assenza di precedenti penali;
  • diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo.
• Il regolamento riguarda solo l’autenticità del documento pubblico e non il riconoscimento dei suoi contenuti o effetti.

Abolizione dell’obbligo di apostille

Nei settori interessati dal regolamento, quando un cittadino presenta alle autorità di un paese dell’UE un documento pubblico emesso dalle autorità di un altro paese dell’UE, le autorità riceventi non possono esigere che il documento rechi il timbro apostille (il timbro apostille serve a dimostrare l’autenticità di un documento pubblico emesso in un paese straniero).

Copie autentiche

• I paesi dell’UE possono richiedere la presentazione del documento pubblico originale o di una copia autentica, ma non di entrambi contemporaneamente.
• Se un paese dell’UE accetta la presentazione di una copia autentica al posto del documento originale, deve accettare una copia autentica fatta in un altro paese dell’UE.

Traduzioni

Il paese dell’UE in cui viene presentato il documento pubblico non può esigere la traduzione se il documento pubblico è in una delle lingue ufficiali del paese dell’UE o in una lingua non ufficiale accettata dal paese dell’UE.

Inoltre, la traduzione non può essere richiesta se l’atto pubblico è accompagnato da un modulo standard multilingue, a patto che l’autorità alla quale viene presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni contenute nel modulo siano sufficienti per il trattamento del documento.

Moduli standard multilingue

• Il regolamento introduce moduli standard opzionali multilingue in tutte le lingue dell’UE.
• I moduli possono essere presentati dai cittadini in un altro paese dell’UE come supporti per la traduzione allegati al documento pubblico per evitare l’obbligo di traduzione.
• Se il documento pubblico presentato è accompagnato da un modulo standard multilingue, il paese dell’UE ricevente può richiedere una traduzione del documento solo in circostanze eccezionali.
• Se sussistono tali circostanze eccezionali e il paese dell’UE ricevente richiede una traduzione certificata, deve accettare una traduzione certificata redatta in un altro paese dell’UE.
• I moduli standard multilingue come supporti per la traduzione di documenti pubblici sono disponibili per i documenti relativi a:
  • nascita;
  • accertamento dell’esistenza in vita;
  • decesso;
  • matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile;
  • unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata;
  • domicilio e/o residenza;
  • assenza di precedenti penali.

Documenti fraudolenti

• Il regolamento istituisce un meccanismo di cooperazione tra le autorità dei paesi dell’UE per la lotta contro i documenti pubblici fraudolenti. Il meccanismo di cooperazione si basa su un sistema informatico esistente (il sistema d’informazione del mercato interno).
• Il meccanismo di cooperazione consente alle autorità del paese dell’UE ricevente di dialogare con le autorità del paese dell’UE di emissione in caso sussista un serio dubbio circa l’autenticità di un documento pubblico presentato da un cittadino.

A PARTIRE DA QUANDO SI APPLICA IL REGOLAMENTO?

Si applica a partire dal 16 febbraio 2019, fatta eccezione per:

• l’articolo 24, paragrafo 2 (informazioni da comunicare da parte dei paesi dell’UE in materia di voci specifiche per paese da inserire nei moduli standard multilingue), che si applica a partire dal 16 febbraio 2017;
• gli articoli 12 e 24, paragrafo 3 (disponibilità di voci specifiche per paese nel portale europeo della giustizia elettronica), che si applicano a partire dal 16 febbraio 2018;
• gli articoli 22 e 24, paragrafo 1 (informazioni che devono essere comunicate dai paesi dell’UE alla Commissione europea), che si applicano a partire dal 16 agosto 2018.

CONTESTO

Per ulteriori informazioni, consultare:

• La «Scheda descrittiva» sul sito Internet della Commissione europea.
• Moduli per documenti pubblici (Portale europeo della giustizia elettronica)

DOCUMENTO PRINCIPALE

Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012 (GU L 200 del 26.7.2016, pag. 1-136)

Ultimo aggiornamento: 12.01.2017