Vereenvoudiging van het verkeer van bepaalde openbare documenten in de EU

SAMENVATTING VAN:

Verordening (EU) 2016/1191 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de EU

WAT IS HET DOEL VAN DEZE VERORDENING?

• Deze verordening moet bureaucratie en kosten voor burgers verminderen als zij een openbaar document aan de autoriteiten van een land in de Europese Unie overleggen dat door de autoriteit van een ander EU-land is uitgegeven.
• Hierin wordt de apostillevereiste (zie onderstaande rubriek) afgeschaft en worden formaliteiten met betrekking tot gewaarmerkte afschriften en vertalingen vereenvoudigd.

KERNPUNTEN

Toepassingsgebied

• De verordening omvat openbare documenten als administratieve stukken, notariële akten, beslissingen en consulaire akten op bepaalde gebieden.
• De volgende gebieden vallen onder deze verordening:
  • geboorte;
  • overlijden;
  • naam;
  • huwelijk, daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat;
  • echtscheiding, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van het huwelijk;
  • geregistreerd partnerschap, daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap;
  • ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap;
  • afstamming, met inbegrip van adoptie;
  • woon- en verblijfplaats;
  • nationaliteit;
  • de afwezigheid van een strafblad;
  • actief of passief kiesrecht bij verkiezingen voor het Europees Parlement of bij gemeenteraadsverkiezingen.
• De verordening omvat de echtheid van het openbare document en niet de erkenning van de inhoud of de gevolgen ervan.

Afschaffing van de apostillevereiste

Wanneer een burger die een door een EU-land uitgegeven openbaar document aan een ander EU-land overlegt op gebieden die onder deze verordening vallen, mag de ontvangende autoriteit niet eisen dat het document is voorzien van een apostillestempel (de apostillestempel dient om de echtheid van een openbaar document uit een ander land te bewijzen).

Gewaarmerkte afschriften

• EU-landen mogen om afgifte van het originele openbare document vragen of om een gewaarmerkt afschrift, maar niet om beide tegelijk.
• Als een EU-land afgifte van een gewaarmerkt afschrift accepteert in plaats van het originele document, moet het een gewaarmerkte kopie uit een ander EU-land accepteren.

Vertalingen

Het EU-land waar het openbare document wordt overgelegd, mag niet om een vertaling vragen als het openbare document is opgesteld in een van de officiële talen van het EU-land of in een niet-officiële taal die het EU-land kan accepteren.

Daarnaast is een vertaling niet verplicht als het openbare document vergezeld gaat van een meertalig modelformulier. Dit is op voorwaarde dat de autoriteit waaraan het openbare document wordt overgelegd van mening is dat de informatie op het formulier volstaat om het document te verwerken.

Meertalige modelformulieren

• Deze verordening introduceert optionele meertalige modelformulieren in alle EU-talen.
• Deze formulieren kunnen door burgers in een ander EU-land worden afgegeven als aan hun openbare document aangehechte vertaalhulp om te voorkomen dat het document moet worden vertaald.
• Als het afgegeven openbare document vergezeld gaat van een meertalig modelformulier mag het ontvangende EU-land alleen in uitzonderlijke omstandigheden om een vertaling van het document vragen.
• Als dergelijke uitzonderlijke omstandigheden zich voordoen en het ontvangende EU-land om een beëdigde vertaling vraagt, moet het een beëdigde vertaling die in een ander EU-land is gemaakt accepteren.
• Meertalige modelformulieren als vertaalhulp van openbare documenten zijn beschikbaar voor documenten betreffende:
  • geboorte;
  • in leven zijn;
  • overlijden;
  • huwelijk, daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat;
  • geregistreerd partnerschap, daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap;
  • woon- en verblijfplaats;
  • afwezigheid van een strafblad.

Valse documenten

• De verordening bevat een samenwerkingsmechanisme tussen de autoriteiten van EU-landen om valse openbare documenten te bestrijden. Het samenwerkingsmechanisme is gebaseerd op een bestaand IT-systeem (het Informatiesysteem interne markt).
• Met het samenwerkingsmechanisme kunnen overheden van het ontvangende EU-land in contact treden met autoriteiten van het uitgevende EU-land als er ernstige twijfel bestaat over de echtheid van een openbaar document dat door een burger wordt overgelegd.

VANAF WANNEER IS DE VERORDENING VAN TOEPASSING?

De verordening is vanaf 16 februari 2019 van toepassing met uitzondering van:

• artikel 24, lid 2, (informatie over landenspecifieke rubriekomschrijvingen dient door de EU-landen te worden meegedeeld en in de meertalige standaardmodelformulieren te worden opgenomen) dat sinds 16 februari 2017 van toepassing is;
• Artikel 12 en artikel 24, lid 3, (beschikbaarheid van landenspecifieke rubriekomschrijvingen over het Europees e-justitieportaal) die vanaf 16 februari 2018 van toepassing zijn, en
• Artikel 22 en artikel 24, lid 1, (informatie dient door de EU-landen te worden meegedeeld aan de Europese Commissie) die vanaf 16 augustus 2018 van toepassing zijn.

ACHTERGROND

Voor meer informatie zie:

• „Discriminatie bestrijden” op de website van de Europese Commissie.
• Meertalige modelformulieren voor openbare documenten (Europees e-justitieportaal)

BELANGRIJKSTE DOCUMENT

Verordening (EU) 2016/1191 van het Europees Parlement en de Raad van 6 juli 2016 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012 (PB L 200 van 26.7.2016, blz. 1-136)

Laatste bijwerking 12.01.2017