BILAGA

UPPDRAGSBESKRIVNING

EXPERTGRUPPEN FÖR E-FAKTURERING

1.   BAKGRUND

Europeiska kommissionen har reagerat på den ekonomiska globaliseringen. I sin brett upplagda innovationsstrategi som lanserades i september 2006 framhöll kommissionen följande: ”I denna nya ekonomiska ordning kan Europa inte konkurrera om vi inte blir mer innovativa, reagerar bättre på konsumenternas behov och önskemål och blir mer nyskapande”.

Två aspekter, effektivitet och säkerhet, framstår som grunden för att förbättra den europeiska konkurrenskraften i en global ekonomi. Effektivare värdekedjor minskar omkostnaderna, och bättre säkerhet i de system som de ingår i gör dem mer konkurrenskraftiga. Att uppnå effektiva värdekedjor och säkerhet är en god grund för innovation.

Ett smidigare informationsflöde i en värdekedja leder till ökad effektivitet, förbättrad säkerhet och minskade omkostnader. EU går i riktning mot ett gemensamt eurobetalningsområde (SEPA). Därmed blir det allt viktigare att lösa frågan om de affärsprocesser som behövs för betalningar mellan företag och betalningar mellan företag och myndigheter. SEPA förväntas få stor betydelse för Lissabonagendan.

Ett europeiskt ramverk för elektronisk fakturering är tänkt att fungera som grund för driftskompatibla lösningar för e-fakturering i offentliga och privata sektorn. Driftskompatibilitet kan uppnås genom gemensamma affärsregler och tekniska standarder. Ramverket kommer att bidra till att stärka incitamenten för elektronisk handel som ersättning för manuell pappershantering, och det kommer att göra det lättare att lansera och genomföra gränsöverskridande e-faktureringslösningar inom gemenskapen.

2.   MANDAT FÖR EXPERTGRUPPEN FÖR E-FAKTURERING

Expertgruppen (nedan kallad ”gruppen”) ska allmänt sett bistå kommissionen med att utarbeta en gemensam strategi för ett europeiskt ramverk för e-fakturering och följa upp de framsteg som görs.

Gruppen ska ha slutfört sitt arbete senast den 31 december 2009.

Mer specifikt har gruppen följande uppgifter:

a)	Identifiera sådana brister i regelverket för e-fakturering både på gemenskapsnivå och nationell nivå som försvårar för gemenskapen att utnyttja sin ekonomiska potential fullt ut.

b)	Kartlägga affärskraven rörande e-fakturering för att skapa ett europeiskt ramverk för e-fakturering och säkerställa att de valideras av de viktigaste aktörerna.

c)	Identifiera relevanta dataelement för e-fakturering, särskilt för kopplingen mellan faktura och åtminstone upphandling och betalning, frågor rörande moms, autentisering och integritet, krav på arkivering och lagring samt säkerställa att dessa element valideras av de viktigaste aktörerna.

d)	Föreslå uppgifter för standardiseringsorganen och en tidtabell för att på grundval av aktörernas affärskrav och krav på data utarbeta gemensamma standarder till stöd för ett europeiskt ramverk om e-fakturering.

e)	Föreslå ett europeiskt ramverk för e-fakturering. Det europeiska ramverket för e-fakturering ska innehålla en gemensam begreppsapparat, inklusive affärskrav och standarder, samt ge förslag på lösningar till öppna och driftskompatibla e-faktureringstjänster i hela Europa.

Gruppen ska i sitt arbete beakta befintliga resultat och lösningar, särskilt i fråga om affärskrav och tekniska standarder, inom e-fakturering i den offentliga och privata sektorn.

I förekommande fall kan gruppen, om det finns behov av det, ge undergrupper eller externa organ och organisationer på e-faktureringsområdet i uppdrag att utföra särskilda arbetsuppgifter.

Gruppen ska utarbeta och förelägga kommissionen en halvtidsrapport med en lägessammanfattning och eventuella rekommendationer för vidare överväganden och diskussioner mellan kommissionen, medlemsstaterna och berörda parter, särskilt branschorganisationerna. Rapporten ska offentliggöras.

Gruppen ska utarbeta och förelägga kommissionen en slutrapport med en beskrivning av ett europeiskt ramverk för e-fakturering. Rapporten ska offentliggöras. Rapporterna ska inte anses ge uttryck för kommissionens synpunkter.

3.   SAMMANSÄTTNING OCH ARBETSSÄTT

3.1.   Sammansättning

Gruppen ska bestå av högst 30 medlemmar.

Medlemmarna ska utnämnas av kommissionen bland specialister med kompetens inom e-fakturering efter ansökningar av branschorganisationer, offentliga organ och enskilda som företräder intressen inom hela eller delar av den offentliga sektorn, företag, IT-branschen, konsumenter, leverantörer av finansiella tjänster samt standardiseringsorganisationer inom e-fakturering.

3.2.   Inbjudan till intresseanmälan

Vid antagandet av det beslut genom vilket gruppen inrättas kommer kommissionen att offentliggöra en inbjudan till intresseanmälan för branschorganisationer, offentliga organ och enskilda som företräder intressen inom hela eller delar av den offentliga sektorn, företag, IT-branschen, konsumenter, leverantörer av finansiella tjänster samt standardiseringsorganisationer inom e-fakturering.

Branschorganisationer, offentliga organ och enskilda som vill ingå i gruppen ombeds inkomma med skriftlig ansökan till kommissionen senast den 30 november 2007.

De sökande ska motivera varför de vill ingå i gruppen.

Kommissionen ska bedöma ansökningarna efter följande kriterier:

a)	Medlemmarna ska företräda de viktigaste aktörerna (t.ex. tjänsteleverantörer, leverantörer av lösningar, offentliga sektorn, företag, även små och medelstora företag, och konsumenter) och standardiseringsorganisationerna.

b)

Medlemmarna ska ha aktuell praktisk eller operativ kunskap eller erfarenhet av gränsöverskridande e-fakturering och dess juridiska, administrativa, skattetekniska, standardiseringstekniska, kommersiella eller tekniska aspekter. Medlemmarna ska särskilt ha relevant direkt erfarenhet av affärsprojekt eller affärsfrågor och ha nödvändig kommersiell eller teknisk kunskap för att utarbeta lösningar inom det område som anges i detta beslut.

c)	Medlemmarna ska kunna bidra till att klarlägga eller forma inställningen i den förvaltning, organisation, branschorganisation, bransch eller annan intressegemenskap som de företräder i frågor som deras mandat omfattar.

d)	Medlemmarna ska ha tillräckligt goda kunskaper i engelska för att kunna bidra till diskussioner och rapporter.

Ansökningarna från berörda parter bör innehålla dokumentation på att den föreslagna medlemmen uppfyller villkoren ovan.

3.3.   Slutligt beslut om gruppens sammansättning

Kommissionen ska fatta beslut om gruppens sammansättning på grundval av de förslag som har lämnats vid inbjudan till intresseanmälan.

När kommissionen utnämner medlemmarna ska den beakta följande kriterier:

a)	Nödvändig juridisk, kommersiell och teknisk kunskap på de områden som omfattas av gruppens mandat.

b)	Expertkunskap som omfattar alla relevanta funktioner rörande utbud och efterfrågan inom e-fakturering.

Dessutom ska kommissionen vinnlägga sig om att uppnå en bred geografisk representation och jämn könsfördelning på grundval av ansökningarna.

Medlemmarna ska i god tid informera kommissionen om eventuella intressekonflikter som kan påverka deras objektivitet.

Namnen på de medlemmar som utnämns individuellt kommer att offentliggöras på generaldirektoratets webbplats och/eller i C-serien av Europeiska unionens officiella tidning. Namnen på medlemmarna samlas in, behandlas och offentliggörs i enlighet med bestämmelserna i förordning (EG) nr 45/2001.

Medlemmarna ska utnämnas för en mandatperiod på tolv månader som kan förlängas, och de ska ha kvar sina uppdrag tills de ersätts eller tills deras mandatperiod löper ut.

Medlemmarna får ersättas för återstoden av mandatperioden i följande fall:

a)	Om en medlem avgår.

b)	Om en medlem inte längre kan bidra effektivt till gruppens överläggningar.

c)	Om en medlem inte iakttar bestämmelserna i artikel 287 i fördraget.

d)	Om en medlem inte i god tid har informerat kommissionen om en intressekonflikt.

3.4.   Ordförande

Kommissionen ska utnämna gruppens ordförande, med hänsyn till i vilken utsträckning den utvalda personen företräder de viktigaste aktörererna, bidrar till att forma näringslivets inställning i frågor som täcks av mandatet och har nödvändig juridisk, kommersiell och teknisk kunskap.

Kommissionen ska utnämna ordföranden för en mandatperiod på tolv månader som kan förlängas.

3.5.   Arbetssätt

Kommissionen ska organisera gruppens möten, som ska ledas av ordföranden.

Med kommissionens samtycke får undergrupper inrättas för att granska särskilda frågor inom ramen för ett uppdrag som fastställs av gruppen. Undergrupperna ska upplösas så snart uppdraget har slutförts.

Kommissionens företrädare har rätt att be experter eller observatörer med särskild kompetens i ett ämne som står på dagordningen att medverka i gruppens eller undergruppens överläggningar.

Information som erhållits i samband med gruppens eller en undergrupps överläggningar får inte spridas om kommissionen anser att den rör konfidentiella frågor.

Gruppen och dess undergrupper ska normalt sammanträda i kommissionens lokaler i enlighet med de förfaranden och tidsplaner som de själva upprättar. Kommissionen ska tillhandahålla sekretariatet. Kommissionstjänstemän med intresse av att delta i överläggningarna får delta i gruppens eller undergruppernas möten.

Gruppen ska anta sin arbetsordning på grundval av kommissionens standardarbetsordning.

Kommissionen får offentliggöra gruppens sammanfattningar, slutsatser eller arbetsdokument på de aktuella handlingarnas originalspråk, t.ex. genom att lägga ut dem på sin webbplats.

3.6.   Ersättning för kostnader

Kommissionen ska ersätta ordförandens, medlemmarnas, experternas och observatörernas kostnader för resor och, vid behov, uppehälle i samband med gruppens verksamhet, i enlighet med kommissionens regler om ersättning av externa experters kostnader.

Ordföranden, medlemmarna, experterna och observatörerna ska inte ersättas för sina tjänster.

Sammanträdeskostnader ska ersättas inom ramen för den årliga budget som gruppen tilldelats av den ansvariga kommissionsavdelningen.