a)

Het directoraat Veiligheid van de Commissie verzorgt de contacten met de plaatselijke en federale politiediensten in de lidstaten, in het bijzonder in België en Luxemburg. Het directoraat Veiligheid van de Commissie stelt contactpunten in voor regelmatige uitwisseling van informatie van wederzijds belang, in het bijzonder in verband met veiligheidsmaatregelen. Indien nodig worden coördinatievergaderingen belegd.

b)

Het directoraat Veiligheid van de Commissie verzorgt de contacten met de veiligheidsdiensten van de lidstaten. Het zorgt voor regelmatige uitwisseling van informatie van wederzijds belang tussen contactpunten. Indien nodig worden coördinatievergaderingen belegd.

c)

Het directoraat Veiligheid van de Commissie verzorgt de contacten met de veiligheidsdiensten van de andere Gemeenschapsinstellingen. Het zorgt voor regelmatige uitwisseling van informatie van wederzijds belang tussen contactpunten. Indien nodig worden coördinatievergaderingen belegd.

a)

De gebouwen en terreinen van de Commissie mogen slechts in strikt noodzakelijke gevallen worden betreden. De operationele beginselen inzake de controle van de toegang tot de gebouwen van de Europese Commissie of delen daarvan worden door het directoraat Veiligheid van de Commissie vastgesteld.

b)

Alle personen die een gebouw van de Commissie betreden, beschikken over een geldige, door het directoraat Veiligheid van de Commissie erkende toegangskaart. Alle personen die een gebouw van de Commissie betreden, zijn verplicht om de veiligheidsinstructies van het directoraat Veiligheid van de Commissie of een lid van de bewakingsdienst te volgen.

c)

Alle personen die in een gebouw of op een terrein van de Commissie aanwezig zijn, dienen te allen tijde de geldige toegangskaart op een zichtbare plaats te dragen.

d)

De uren waarop de verschillende categorieën personeelsleden de gebouwen van de Commissie mogen betreden, worden vastgesteld in samenwerking met het directoraat Veiligheid van de Commissie.

e)

Buiten de hierboven bedoelde uren en met inbegrip van weekends en vakanties, worden alle personen die over een dienstkaart van de Commissie beschikken, vermeld in het register aan de receptie van het gebouw. Alle andere personeelsleden worden niet alleen in het register vermeld, doch dienen ook een geldige toestemming over te leggen om een gebouw van de Commissie te betreden. De toestemming wordt door het directoraat Veiligheid van de Commissie gegeven op verzoek van de verantwoordelijke dienst en volgens de bestaande procedures aan de betrokken receptie overgemaakt.

a)

Dienstkaarten worden afgegeven aan Commissieleden en aan personeelsleden van de Commissie — dat wil zeggen de personen die onder toepassing vallen van het Statuut of de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, en gedetacheerde nationale deskundigen — en indien nodig tevens aan personeelsleden van andere instellingen, agentschappen en andere organen die in gebouwen en op terreinen van de Commissie zijn gehuisvest. Dienstkaarten van andere EU-instellingen worden aanvaard op basis van een overeenkomst met de betrokken instelling.

b)

Toegangskaarten worden afgegeven aan alle andere personeelsleden die de gebouwen van de Commissie dienen te betreden om contractuele verplichtingen met de diensten van de Commissie na te komen. Kaarten voor personeelsleden met een contract dat in de tijd beperkt is, mogen niet voor een langere termijn worden afgegeven, tenzij het directoraat Veiligheid van de Commissie daarvoor toestemming heeft gegeven. De geldigheidsduur van een toegangskaart voor deze personen mag nooit langer zijn dan het einde van het kalenderjaar. Een lid van het Europees Parlement dat een gebouw van de Commissie wenst te betreden, legt aan de dienstdoende bewakingsagent zijn door het Europees Parlement afgegeven toegangskaart over en hoeft niet te worden onderworpen aan de aanvullende veiligheidscontroles die bij externe bezoekers worden verricht.

c)

Laissez-passerkaarten worden door het directoraat Veiligheid van de Commissie afgegeven indien er gegronde redenen bestaan die de toegang tot de gebouwen van de Commissie rechtvaardigen.

d)

Perskaarten: accreditatieverzoeken van journalisten worden door DG COMM behandeld, in samenwerking met de Raad en de nationale diensten. Bij goedkeuring van een accreditatieverzoek verzoekt DG COMM het directoraat Veiligheid van de Commissie om afgifte van een kaart.

e)

Toegangskaarten voor bezoekers of toegangskaarten voor contractanten worden tijdelijk aan bezoekers afgegeven aan de receptie van het gebouw van de Commissie na controle van een geldig identificatiebewijs.

f)

Alleen houders van een dienstkaart mogen bezoekers in de gebouwen van de Commissie uitnodigen. Indien de houders van andere geldige toegangskaarten bezoekers wensen uit te nodigen, kan de dienst van de Commissie die voor hen verantwoordelijk is, bij het directoraat Veiligheid van de Commissie een met redenen omkleed verzoek daartoe indienen.

g)

Familieleden van ambtenaren van de Commissie die de administratieve zones wensen te betreden, worden als bezoeker behandeld.

h)

Alle dienst- en toegangskaarten blijven eigendom van de Commissie en dienen op verzoek van het directoraat Veiligheid van de Commissie te worden teruggegeven. De diensten van de Commissie die het directoraat Veiligheid van de Commissie om afgifte van geldige toegangskaarten hebben gevraagd, zorgen ervoor dat de kaart aan het directoraat Veiligheid van de Commissie wordt teruggegeven, hetzij aan het einde van het contract, hetzij op het ogenblik waarop de reden waarom de kaart werd afgegeven, niet langer geldig is.

a)

Individuele bezoekers van de administratieve zones van de Commissie worden door een houder van een dienstkaart van de Commissie begeleid. Administratieve zones zijn die delen van de gebouwen en terreinen van de Commissie die niet van algemeen belang zijn en die de werking van de Commissie betreffen. Bezoekers worden aan de receptie opgehaald en aan het einde van het bezoek naar dat deel teruggebracht. In de gebouwen en op de terreinen van de Commissie mogen geen niet-begeleide individuele bezoekers aanwezig zijn.

b)

Bezoekers die deelnemen aan vergaderingen en evenementen. Het directoraat-generaal, het kabinet of de dienst die voor een vergadering of een evenement verantwoordelijk is, zorgt ervoor dat aan de receptie van het gebouw waar de vergadering of het evenement plaatsvindt de nodige middelen ter beschikking zijn om aan de deelnemers een toegangskaart voor bezoekers af te geven. De deelnemers dienen deze toegangskaart tijdens hun aanwezigheid in het gebouw waar de vergadering of het evenement plaatsvindt, op een zichtbare plaats te dragen.

c)

Contractanten krijgen alleen om een specifieke reden toegang en ontvangen een tijdelijke kaart na controle van een geldig identificatiebewijs. De procedures voor de toegang en de registratie van bezoekers worden gevolgd voordat het gebouw van de Commissie wordt betreden.

d)

Toegangscontrole wordt te allen tijde verricht, zelfs bij ontruiming van een gebouw of in een noodsituatie.

e)

De dienst van de Commissie die verantwoordelijk is voor gezondheid en veiligheid op het werk stelt het directoraat Veiligheid van de Commissie van tevoren in kennis van alle ontruimingsoefeningen, zodat de toegangscontrole tijdens en na de oefening kan worden gegarandeerd.

f)

Contractanten die in een gebouw van de Commissie goederen leveren, leggen een vrachtbrief over waarin de reden voor de levering vermeld is. Het directoraat Veiligheid van de Commissie wordt onverwijld in kennis gesteld van alle inbreuken op deze procedure.

g)

Indien een persoon de toegang tot een of meer gebouwen van de Commissie is ontzegd, wordt deze informatie toegezonden aan het directoraat Veiligheid van de Commissie, dat de nodige maatregelen neemt.

h)

Bezoekers aan gebouwen van de Commissie en hun persoonlijke bezittingen kunnen worden onderworpen aan technische controles zoals fouilleringen en bagagecontroles.

a)

Krachtens het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen, en met name de artikelen 1 en 19, mogen de politiediensten van het gastland de gebouwen van de de Commissie niet betreden, tenzij op verzoek en met toestemming van de bevoegde autoriteiten van de Commissie. Indien toegang wordt verleend, staan de personeelsleden van de Commissie de politie indien nodig bij.

b)

Gedetailleerde toegangsmodaliteiten voor het gastland kunnen in specifieke overeenkomsten worden geregeld.

c)

Gewapende personen mogen de gebouwen van de Commissie niet betreden noch er aanwezig zijn, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van het directoraat Veiligheid van de Commissie.

d)

In de gebouwen van de Commissie zijn geen dieren toegelaten, met uitzondering van honden die worden ingezet voor controles van de gebouwen en terreinen van de Commissie waarom het directoraat Veiligheid van de Commissie heeft verzocht, patrouillehonden voor de veiligheid van de gebouwen en terreinen van de Commissie, blindengeleidehonden en signaalhonden.

e)

Tenzij ten behoeve van de dienst mogen er in de gebouwen van de Commissie geen foto-, video- of audio-opnamen worden gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de voor communicatie bevoegde dienst van de Commissie en het directoraat Veiligheid van de Commissie.

a)

Alleen chauffeurs die over een geldige voertuigkaart en een geldige dienst-, toegangs- of laissez-passerkaart beschikken, mogen met een voertuig de garages of parkeerterreinen van de Commissie betreden. Alle andere passagiers in het voertuig dienen over een geldige toegangskaart voor de gebouwen van de Commissie te beschikken. Dienst- en toegangskaarten dienen op verzoek aan de dienstdoende bewaker of aan de personeelsleden van het directoraat Veiligheid van de Commissie te worden getoond.

b)

Alle voertuigen waarmee de garages of parkeerterreinen van de Commissie worden betreden, met uitzondering van naar behoren gemerkte dienstvoertuigen van de Commissie, hebben een geldige voertuigkaart die in de garage of op het parkeerterrein te allen tijde in het voertuig duidelijk zichtbaar moet zijn.

c)

Per ambtenaar van de Commissie wordt slechts één voertuigkaart afgegeven. Bij afgifte van een nieuwe voertuigkaart dient de oude kaart te worden teruggegeven. Er wordt geen nieuwe voertuigkaart afgegeven zolang de oude kaart niet is teruggegeven. In geval van verlies of diefstal van de voertuigkaart wordt bij het directoraat Veiligheid van de Commissie een formele verklaring afgelegd.

d)

Buiten kantooruren mag een ambtenaar van de Commissie zijn voertuig slechts in een garage of op een parkeerterrein van de Commissie achterlaten, indien hij op dienstreis is en hij daarvoor voorafgaandelijk toestemming van het directoraat Veiligheid van de Commissie heeft gekregen.

e)

Toegang tot de garages of parkeerterreinen van de Commissie kan om veiligheidsredenen door het directoraat Veiligheid van de Commissie worden geweigerd, indien buitengewone omstandigheden dit rechtvaardigen.

f)

Voor alle voertuigen die in de garages, op de parkeerterreinen of in de onmiddellijke omgeving van de gebouwen en terreinen van de Commissie zijn geparkeerd, kunnen spoedeisende en specifieke veiligheids- of beveiligingsmaatregelen worden genomen.

a)

Alle inkomende post van buitenaf, met inbegrip van pakjes, wordt verdeeld via het relevante postcentrum van de Commissie. Indien nodig ondergaat ongebruikelijke en/of verdachte post verdere veiligheidscontroles.

b)

Behoudens in gevallen die aan het directoraat Veiligheid van de Commissie zijn gemeld en door dit directoraat zijn goedgekeurd, wordt geen post van buitenaf rechtstreeks in een gebouw van de Commissie afgegeven.

a)

Alle personen die in de gebouwen van de Commissie werken, melden aan het directoraat Veiligheid van de Commissie de gevallen waarin personen trachten de gebouwen van de Commissie klandestien te betreden. Zij melden onverwijld aan het directoraat Veiligheid van de Commissie alle verdachte voertuigen of voorwerpen die in de omgeving van de gebouwen van de Commissie worden gesignaleerd.

b)

Alvorens de gebouwen en terreinen van de Commissie 's avonds of voor een weekend of een vakantiedag te verlaten, leveren alle personen die in de gebouwen en op de terreinen van de Commissie werken bijzondere inspanningen om ervoor te zorgen dat ramen en eventueel deuren zijn gesloten en lichten gedoofd.

c)

Wanneer het directoraat Veiligheid van de Commissie informatie ontvangt over gebeurtenissen die mogelijk van invloed zijn op de veiligheid of over incidenten die zich buiten of nabij een gebouw van de Commissie voordoen, neemt het onverwijld de nodige veiligheidsmaatregelen om te voorkomen dat personen al dan niet met een voertuig zonder toestemming dat gebouw betreden. Indien nodig neemt het directoraat Veiligheid van de Commissie contact op met de veiligheids- of hulpdiensten van het gastland.

a)

Het directoraat Veiligheid van de Commissie omvat de dienst van de Commissie die verantwoordelijk is voor gezondheid en veiligheid op het werk in verband met aangelegenheden van veiligheid en hygiëne op het werk.

b)

Het interne noodnummer wordt door het directoraat Veiligheid van de Commissie beheerd. Indien nodig worden de brandweer en/of medische hulpdiensten van het gastland volgens de geldende voorschriften in geval van noodsituatie gewaarschuwd.

c)

Wanneer het directoraat Veiligheid van de Commissie van een veiligheidsincident in kennis wordt gesteld, zoals een ernstig medisch incident, een brand, een gaslek, een stroomstoring, een overstroming of ernstige structurele problemen in een gebouw van de Commissie, waarschuwt het de personeelsleden van de in het gebouw gehuisveste diensten en de technische dienst.

d)

Indien nodig neemt het directoraat Veiligheid van de Commissie de nodige maatregelen voor de evacuatie van de personen die in de gebouwen van de Commissie aanwezig zijn.

e)

Indien een incident ernstige lichamelijke schade toebrengt, belt om het even welk personeelslid de medische hulpdiensten van het gastland. De persoon die de medische hulpdiensten belt, stelt het directoraat Veiligheid van de Commissie onverwijld daarvan in kennis. Het directoraat Veiligheid van de Commissie neemt de nodige maatregelen om te voorkomen dat het gebouw van de Commissie onbewaakt blijft.

a)

Ingeval er in de onmiddellijke omgeving van de gebouwen en terreinen van de Commissie een betoging plaatsvindt, stellen de personeelsleden aan de receptie en de garages het directoraat Veiligheid van de Commissie onverwijld in kennis, dat beschermingsmaatregelen neemt en instructies geeft in verband met de veiligheid van het gebouw.

b)

Indien er aanwijzingen zijn dat er een aanval op de gebouwen en terreinen van de Commissie kan plaatsvinden, geeft het directoraat Veiligheid van de Commissie specifieke instructies aan alle betrokken diensten en personeelsleden van de Commissie. Naargelang van de aard van de dreiging neemt het directoraat Veiligheid van de Commissie alle nodige maatregelen om het probleem aan te pakken en de maatregelen in werking te stellen die zijn vastgelegd in het besluit van de Commissie houdende gedetailleerde voorschriften voor de toepassing van een systeem van veiligheidsalarmfasen.

a)

Alle personen die in de gebouwen en op de terreinen van de Commissie aanwezig mogen zijn, dienen hun dienstkaart of geldige toegangskaart op een zichtbare plaats te dragen. Alle personen die niet over een dienstkaart of een geldige toegangskaart beschikken, kunnen verplicht worden om de gebouwen en terreinen van de Commissie onmiddellijk te verlaten op verzoek van de met toegangscontrole belaste personeelsleden of van een ambtenaar die daarvoor door het directoraat Veiligheid van de Commissie is aangewezen.

b)

Indien personen trachten om de gebouwen en terreinen van de Commissie op onrechtmatige wijze te betreden, zorgen de ambtenaren van de Commissie er in de eerste plaats voor dat kantoren, kluizen en vergrendelingen worden gesloten, voor zover hun eigen fysieke integriteit niet in gevaar is. Zij stellen het directoraat Veiligheid van de Commissie onverwijld van het incident in kennis, dat instructies over de te nemen maatregelen en de te waarschuwen diensten geeft.

c)

Het directoraat Veiligheid van de Commissie neemt alle nodige maatregelen om het probleem aan te pakken en de maatregelen in werking te stellen die zijn vastgelegd in het besluit van de Commissie houdende gedetailleerde voorschriften voor de toepassing van een systeem van veiligheidsalarmfasen.

a)

Om de veiligheid van de in de gebouwen en op de terreinen van de Commissie werkende personen en van het eigendom van de Commissie op een aanvaardbaar niveau te beschermen, stellen alle personeelsleden van de Commissie het directoraat Veiligheid van de Commissie onverwijld in kennis van alle gevallen waarin personen zich vreemd of verdacht gedragen.

b)

Het directoraat Veiligheid van de Commissie wordt onverwijld in kennis gesteld van de aanwezigheid van verdachte of onbevoegde personen in de gebouwen of op de terreinen van de Commissie. Het directoraat Veiligheid van de Commissie geeft te allen tijde onverwijld instructies over de te nemen maatregelen en de te waarschuwen diensten.

a)

Indien een persoon die in de gebouwen of op de terreinen van de Commissie werkt, een bommelding ontvangt, stelt hij het directoraat Veiligheid van de Commissie onverwijld daarvan in kennis, dat tracht zoveel mogelijk informatie te verkrijgen over de beller of de ontvangen boodschap.

b)

Het directoraat Veiligheid van de Commissie geeft zowel overdag als 's nachts instructies over de te nemen maatregelen, met inbegrip van ontruiming indien nodig, en de te waarschuwen diensten.

a)

Alle ambtenaren of personeelsleden van de Commissie die van dienst zijn, stellen het directoraat Veiligheid van de Commissie onverwijld in kennis van de ontdekking van een verdacht pakje of een ander verdacht voorwerp. Bij de ontdekking van een verdacht pakje of een ander verdacht voorwerp wordt rond het voorwerp een veiligheidszone ingesteld door het directoraat Veiligheid van de Commissie of door de plaatselijke dienst van de Commissie die verantwoordelijk is voor gezondheid en veiligheid op het werk. Niemand mag het verdachte pakje of voorwerp aanraken of manipuleren. In de omgeving van het pakje of het voorwerp is het gebruik van draadloze communicatiemiddelen verboden. Het directoraat Veiligheid van de Commisse werkt bij deze interventie nauw samen met de plaatselijke dienst van de Commissie die verantwoordelijk is voor gezondheid en veiligheid op het werk.

b)

Na beoordeling van de dreiging en de omstandigheden neemt het directoraat Veiligheid van de Commissie contact op met de plaatselijke dienst van de Commissie die verantwoordelijk is voor gezondheid en veiligheid op het werk en de bevoegde nationale autoriteiten. Het directoraat Veiligheid van de Commissie is verantwoordelijk voor de coördinatie van de maatregelen met andere diensten van de Commissie of diensten van het gastland.

a)

Indien mogelijk verzorgt het hoofd van de EG-delegatie op gezette tijden de contacten op het gebied van veiligheid met de bevoegde autoriteiten van het gastland. Indien nodig worden coördinatievergaderingen belegd.

b)

Het hoofd van de EG-delegatie verzorgt de contacten met de andere ambassades van lidstaten met het oog op regelmatige uitwisseling van informatie van wederzijds belang, in het bijzonder in verband met veiligheidsaangelegenheden. Indien nodig worden coördinatievergaderingen belegd.

c)

Indien nodig verzorgt het hoofd van de EG-delegatie dergelijke contacten met internationale organisaties ter plaatse.

a)

De gebouwen en terreinen van de EG-delegatie mogen slechts in strikt noodzakelijke gevallen worden betreden. Het hoofd van de EG-delegatie stelt in nauwe samenwerking met het directoraat-generaal Buitenlandse betrekkingen de operationele beginselen inzake de controle van de toegang tot de gebouwen van de EG-delegatie vast.

b)

Alle personen die een gebouw van de EG-delegatie betreden, beschikken over een geldige, door het directoraat Veiligheid van de Commissie afgegeven toegangskaart van de Commissie of over een geldige toegangskaart die door het hoofd van de EG-delegatie is afgegeven overeenkomstig de door het directoraat Veiligheid van de Commissie vast te stellen voorschriften en normen. Alle personen die een gebouw van de Commissie betreden, zijn verplicht om de veiligheidsinstructies van het hoofd van de EG-delegatie te volgen

c)

Alle personen die in een gebouw of op een terrein van de EG-delegatie aanwezig zijn, dienen te allen tijde de geldige toegangskaart op een zichtbare plaats te dragen.

a)

Dienstkaarten worden afgegeven aan ambtenaren van de Commissie — dat wil zeggen de personen die onder toepassing vallen van het Statuut of de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, en gedetacheerde nationale deskundigen — en indien nodig tevens aan personeelsleden van andere instellingen, agentschappen en andere organen die in gebouwen en op terreinen van de EG-delegatie zijn gehuisvest.

b)

Toegangskaarten worden afgegeven aan alle andere personeelsleden die de gebouwen van de EG-delegatie dienen te betreden om contractuele verplichtingen met de diensten van de Commissie na te komen. Kaarten voor personeelsleden met een contract dat in de tijd beperkt is, mogen niet voor een langere termijn worden afgegeven. De geldigheidsduur van een toegangskaart mag nooit langer zijn dan het einde van het kalenderjaar.

c)

Laissez-passerkaarten worden door het hoofd van de EG-delegatie afgegeven indien er gegronde redenen bestaan die de toegang tot het gebouw van de EG-delegatie rechtvaardigen.

d)

Toegangskaarten voor bezoekers of toegangskaarten voor contractanten worden tijdelijk aan bezoekers afgegeven aan de receptie van het gebouw van de EG-delegatie na controle van een geldig identificatiebewijs.

e)

Familieleden van ambtenaren van de EG-delegatie die de administratieve zones wensen te betreden, worden als bezoeker behandeld.

f)

Alleen houders van een dienstkaart mogen bezoekers in de gebouwen van de EG-delegatie uitnodigen.

g)

Alle dienst- en toegangskaarten blijven eigendom van de Commissie en dienen op verzoek van het hoofd van de EG-delegatie te worden teruggegeven. De diensten die om afgifte van geldige toegangskaarten hebben gevraagd, zorgen ervoor dat de kaart wordt teruggegeven, hetzij aan het einde van het contract, hetzij op het ogenblik waarop de reden waarom de kaart werd afgegeven, niet langer geldig is

a)

Individuele bezoekers van de administratieve zones van de EG-delegatie worden door een houder van een dienstkaart van de Commissie begeleid. Administratieve zones zijn die delen van de gebouwen en terreinen van de EG-delegatie die niet van algemeen belang zijn en die de werking van de EG-delegatie betreffen. Bezoekers worden aan de receptie opgehaald en aan het einde van het bezoek naar dat deel teruggebracht. In de gebouwen en op de terreinen van de EG-delegatie mogen geen niet-begeleide individuele bezoekers aanwezig zijn.

b)

Bezoekers die deelnemen aan vergaderingen en evenementen. Het hoofd van de EG-delegatie zorgt ervoor dat aan de receptie van het gebouw waar de vergadering of het evenement plaatsvindt de nodige middelen ter beschikking zijn om aan de deelnemers een toegangskaart voor bezoekers af te geven. De deelnemers dienen deze toegangskaart tijdens hun aanwezigheid in het gebouw van de EG-delegatie waar de vergadering of het evenement plaatsvindt, op een zichtbare plaats te dragen.

c)

Contractanten krijgen alleen om een specifieke reden toegang en ontvangen een tijdelijke kaart na controle van een geldig identificatiebewijs. De procedures voor toegang en de registratie van bezoekers worden gevolgd voordat het gebouw van de EG-delegatie wordt betreden.

d)

Toegangscontrole wordt te allen tijde verricht, zelfs bij ontruiming van een gebouw of in een noodsituatie.

e)

De openingsuren van de EG-delegatie worden door het hoofd van de EG-delegatie vastgesteld. Buiten deze openingsuren en met inbegrip van weekends en vakanties, worden alle personen die over een dienstkaart van de Commissie beschikken en de EG-delegatie betreden, vermeld in het register aan de receptie van het gebouw.

f)

Alle bezoekers worden aan de receptie van de EG-delegatie geregistreerd. Zij worden niet alleen in het register vermeld, doch dienen ook een geldige toestemming over te leggen om de EG-delegatie te betreden.

g)

Contractanten die in een gebouw van de EG-delegatie goederen leveren, leggen een vrachtbrief over waarin de reden voor de levering vermeld is. Het directoraat-generaal Buitenlandse betrekkingen wordt onverwijld in kennis gesteld van alle inbreuken op deze procedure.

h)

Bezoekers aan gebouwen van de Commissie en hun persoonlijke bezittingen kunnen worden onderworpen aan technische controles zoals fouilleringen en bagagecontroles.

a)

Toegang tot de gebouwen en terreinen van de EG-delegatie is geregeld door:

b)

Gedetailleerde toegangsmodaliteiten voor het gastland kunnen in specifieke overeenkomsten worden geregeld, waarin is bepaald dat de hulpdiensten van het gastland de gebouwen van de EG-delegatie mogen betreden in geval van onmiddellijk gevaar voor de veiligheid of de gezondheid van het personeel waarvoor snelle interventie nodig is, tenzij het hoofd van de EG-delegatie de toegang weigert. De directeur-generaal voor Buitenlandse betrekkingen wordt onverwijld van deze interventies in kennis gesteld.

De politiediensten van het gastland mogen de gebouwen en terreinen van de EG-delegatie niet betreden, tenzij op verzoek van het hoofd van de EG-delegatie. Indien toegang wordt verleend, staan de personeelsleden van de EG-delegatie de politie indien nodig bij.

c)

Gewapende personen mogen de gebouwen van de EG-delegatie niet betreden noch er aanwezig zijn, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van het hoofd van de EG-delegatie.

d)

In de gebouwen van de EG-delegatie zijn geen dieren toegelaten, met uitzondering van honden die worden ingezet voor controles van de gebouwen en terreinen van de EG-delegatie, patrouillehonden voor de veiligheid, blindengeleidehonden en signaalhonden.

e)

Tenzij ten behoeve van de dienst mogen er in de gebouwen van de EG-delegatie geen foto-, video- of audio-opnamen worden gemaakt zonder voorafgaande toestemming van het hoofd van de EG-delegatie.

a)

Alleen chauffeurs die over een geldige voertuigkaart en een geldige dienst-, toegangs- of laissez-passerkaart beschikken, mogen met een voertuig de garages of parkeerterreinen van de EG-delegatie betreden. Alle andere passagiers in het voertuig dienen over een geldige toegangskaart voor de gebouwen van de EG-delegatie te beschikken. Dienst- en toegangskaarten dienen op verzoek te worden getoond.

b)

Alle voertuigen waarmee de garages of parkeerterreinen van de EG-delegatie worden betreden, met uitzondering van naar behoren gemerkte dienstvoertuigen van de Commissie, beschikken over een geldige voertuigkaart die duidelijk zichtbaar in het voertuig moet zijn, zowel bij het betreden van als tijdens de aanwezigheid in de garage of op het parkeerterrein.

c)

Per ambtenaar van de Commissie wordt slechts één voertuigkaart afgegeven. Bij afgifte van een nieuwe voertuigkaart dient de oude kaart te worden teruggegeven. Er wordt geen nieuwe voertuigkaart afgegeven zolang de oude kaart niet is teruggegeven. In geval van verlies of diefstal van de voertuigkaart wordt bij het hoofd van de EG-delegatie een formele verklaring afgelegd.

d)

Toegang tot de garages of parkeerterreinen van de EG-delegatie kan om veiligheidsredenen door het hoofd van de EG-delegatie worden geweigerd.

e)

Voor alle voertuigen die in de garages, op de parkeerterreinen of in de onmiddellijke omgeving van de gebouwen en terreinen van de EG-delegatie zijn geparkeerd, kunnen spoedeisende en specifieke veiligheids- of beveiligingsmaatregelen worden genomen.

a)

Met uitzondering van diplomatieke zendingen, ondergaat alle ongebruikelijke en/of verdachte inkomende post van buitenaf verdere veiligheidscontroles.

b)

Behoudens in gevallen die aan het hoofd van de EG-delegatie zijn gemeld en door hem zijn goedgekeurd, wordt geen post van buitenaf rechtstreeks aan een geadresseerde in de EG-delegatie afgegeven.

a)

Alle personen die in een gebouw van de EG-delegatie werken, melden de gevallen waarin personen de gebouwen van de EG-delegatie observeren of trachten deze klandestien te betreden Zij melden onverwijld aan het hoofd van de EG-delegatie alle verdachte voertuigen of voorwerpen die in de omgeving van de gebouwen van de EG-delegatie worden gesignaleerd.

b)

Alvorens de gebouwen en terreinen van de EG-delegatie 's avonds of voor een weekend of een vakantiedag te verlaten, leveren alle personen die in de gebouwen en op de terreinen van de EG-delegatie werken bijzondere inspanningen om ervoor te zorgen dat ramen en eventueel deuren zijn gesloten en lichten gedoofd.

c)

Wanneer de directeur-generaal voor Buitenlandse betrekkingen informatie ontvangt over gebeurtenissen die mogelijk van invloed zijn op de veiligheid of over incidenten die zich buiten of nabij een gebouw van de EG-delegatie voordoen, stelt hij het hoofd van de EG-delegatie onverwijld daarvan in kennis, dat onmiddellijk de nodige veiligheidsmaatregelen neemt om te voorkomen dat personen al dan niet met een voertuig zonder toestemming dat gebouw betreden Indien nodig neemt hij contact op met de bevoegde autoriteiten van het gastland.

a)

Indien een incident ernstige lichamelijke schade toebrengt, belt om het even welk personeelslid de medische hulpdiensten van het gastland.

b)

De nodige maatregelen worden genomen om te voorkomen dat het gebouw van de EG-delegatie onbewaakt blijft.

a)

Ingeval er in de onmiddellijke omgeving van de gebouwen en terreinen van de EG-delegatie een betoging plaatsvindt, stellen de personeelsleden aan de receptie en de garages het hoofd van de EG-delegatie onverwijld in kennis, dat beschermingsmaatregelen neemt en instructies in verband met de veiligheid van het gebouw geeft.

b)

Indien er aanwijzingen zijn dat er een aanval op de gebouwen en terreinen van de EG-delegatie kan plaatsvinden, geeft het hoofd van de EG-delegatie specifieke instructies aan alle betrokken diensten en personeelsleden van de EG-delegatie en stelt hij de directeur-generaal voor Buitenlandse betrekkingen onverwijld daarvan in kennis, die op zijn beurt de directeur van het directoraat Veiligheid van de Commissie op de hoogte brengt. Naargelang van de aard van de dreiging worden passende maatregelen genomen.

a)

Alle personen die in de gebouwen en op de terreinen van de EG-delegatie aanwezig mogen zijn, dienen hun dienstkaart of geldige toegangskaart op een zichtbare plaats te dragen. Alle personen die niet over een dienstkaart of een geldige toegangskaart beschikken, kunnen verplicht worden om de gebouwen en terreinen van de EG-delegatie onmiddellijk te verlaten op verzoek van de met toegangscontrole belaste personeelsleden of van een ambtenaar die daarvoor door het hoofd van de EG-delegatie is aangewezen.

b)

Indien personen trachten om de gebouwen en terreinen van de EG-delegatie op onrechtmatige wijze te betreden, zorgen de ambtenaren van de EG-delegatie er in de eerste plaats voor dat kantoren, kluizen en vergrendelingen worden gesloten, voor zover hun eigen fysieke integriteit niet in gevaar is. Zij stellen de directeur-generaal voor Buitenlandse betrekkingen onverwijld van het incident in kennis, die instructies over de te nemen maatregelen en de te waarschuwen diensten geeft.

c)

De directeur-generaal voor Buitenlandse betrekkingen neemt in samenwerking met de directeur van het directoraat Veiligheid van de Commissie passende maatregelen om het probleem aan te pakken. Hij kan de bevoegde autoriteiten van het gastland, met inbegrip van de politiediensten, om bijstand vragen.

a)

Om de veiligheid van de in de gebouwen en op de terreinen van de EG-delegatie werkende personen en van het eigendom van de Commissie op een aanvaardbaar niveau te beschermen, stellen alle personeelsleden van de EG-delegatie het hoofd van de EG-delegatie onverwijld in kennis van alle gevallen waarin personen zich vreemd of verdacht gedragen.

b)

Het hoofd van de EG-delegatie wordt onverwijld in kennis gesteld van alle verdachte en onbevoegde personen in de gebouwen van de Commissie. De directeur-generaal voor Buitenlandse betrekkingen geeft te allen tijde onverwijld instructies over de te nemen maatregelen en de te waarschuwen diensten.

a)

Indien een persoon die in de EG-delegatie werkt, een bommelding ontvangt, stelt hij de directeur-generaal voor Buitenlandse betrekkingen onverwijld daarvan in kennis. De betrokken persoon tracht zoveel mogelijk informatie te verkrijgen over de beller of de ontvangen boodschap.

b)

De directeur-generaal voor Buitenlandse betrekkingen geeft instructies over de te nemen maatregelen en stelt het voor buitenlandse betrekkingen bevoegde Commissielid onverwijld in kennis, dat op zijn beurt het voor veiligheid bevoegde Commissielid op de hoogte brengt.

c)

Op verzoek van de bevoegde autoriteiten van het gastland (bijvoorbeeld de hulpdiensten) kan het hoofd van de EG-delegatie besluiten om het gebouw van de EG-delegatie te ontruimen. De directeur-generaal voor Buitenlandse betrekkingen wordt volledig op de hoogte gehouden.

a)

Alle ambtenaren of personeelsleden van de EG-delegatie die van dienst zijn, stellen het hoofd van de EG-delegatie onverwijld in kennis van de ontdekking van een verdacht pakje of een ander verdacht voorwerp. Bij de ontdekking van een verdacht pakje of een ander verdacht voorwerp wordt rond het voorwerp een veiligheidszone ingesteld. Niemand mag het verdachte pakje of voorwerp aanraken of manipuleren. In de omgeving van het pakje of het voorwerp is het gebruik van draadloze communicatiemiddelen verboden.

b)

Na beoordeling van de dreiging en de omstandigheden neemt het hoofd van de EG-delegatie contact op met de bevoegde autoriteiten van het gastland.