Choose the experimental features you want to try

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Document 22011X1008(01)

    Statut for Den Internationale Gummistudiegruppe

    EUT L 264 af 8.10.2011, p. 14–24 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

    8.10.2011   

    DA

    Den Europæiske Unions Tidende

    L 264/14


    STATUT FOR DEN INTERNATIONALE GUMMISTUDIEGRUPPE

    FORORD

    Den Internationale Gummistudiegruppe (i det følgende benævnt gruppen) blev oprettet i 1994 med status som en anerkendt international organisation i Det Forenede Kongerige. Gruppen har siden den 1. juli 2008 haft hjemsted i Singapore, også her med status som en anerkendt international organisation.

    I   Mål

    1.

    Gruppen fungerer som et debatforum for spørgsmål i forbindelse med produktion og forbrug af samt handel med syntetisk gummi og naturgummi. Gruppens mål er at indsamle og offentliggøre omfattende statistiske oplysninger om gummiindustrien på verdensplan og derved sikre gennemsigtighed på gummimarkederne og i markedstendenserne.

    2.

    Gruppen samarbejder med andre internationale organisationer, som er relevante for opnåelsen af gruppens mål.

    II   Funktioner

    1.

    Gruppen holder regelmæssigt møder på de tidspunkter og steder, som dens medlemmer finder passende, for at drøfte statistikker og fælles anliggender for gummiindustrien.

    2.

    Gruppen foretager eller foranlediger, at studier og undersøgelser af verdenssituationen for gummi, som gruppen anser for relevante, foretages. I den forbindelse tilsigtes det specielt at tilvejebringe omfattende oplysninger om situationen med hensyn til udbud og efterspørgsel samt den sandsynlige udvikling.

    III   Definitioner

    1.

    Ved »gruppen« forstås Den Internationale Gummistudiegruppe (IRSG).

    2.

    Ved »delegationsledere« forstås den højeste myndighed i gruppen bestående af medlemsstaternes repræsentanter.

    3.

    Ved »værtsland« forstås det medlem, med hvilket gruppen har indgået en aftale om hovedsæde.

    4.

    Enhver henvisning i denne overenskomst til et »medlem« eller »land« skal forstås som omfattende Den Europæiske Union og enhver anden international organisation, der har enekompetence i spørgsmål, der er omfattet af denne statut, og ansvar for forhandling, indgåelse og gennemførelse af internationale overenskomster, navnlig råvareoverenskomster.

    5.

    »Gummitopmødet« er en offentlig konference for erhvervslivet og regeringerne, som organiseres af Den Internationale Gummistudiegruppe.

    6.

    En »naturgummiproducent« er et medlem, hvis produktion af naturgummi overstiger landets forbrug af naturgummi.

    7.

    »Gummiforbrugere« er alle andre medlemmer end naturgummiproducenter.

    8.

    »Naturgummi« er et produkt, der er fremstillet af latex fra Hevea brasiliensis-træer.

    9.

    »Syntetisk gummi« består af hærdede elastomerer baseret på polymeriseringsprocessen, som er den kemiske sammensætning af monomerer til at danne en polymer.

    10.

    »Gummi« er naturgummi og syntetisk gummi med undtagelse af regenereret gummi.

    11.

    Ved »simpelt flertal« forstås et flertal af de afgivne stemmer.

    IV   Hovedsæde

    Gruppens hovedsæde skal ligge på et medlems område, og gruppen skal opretholde et sekretariat der til udførelse af gruppens arbejde.

    V   Medlemskab

    1.

    Medlemskab af gruppen er åbent for ethvert land, der har interesse i produktion eller forbrug af samt handel med naturgummi eller syntetisk gummi.

    2.

    Der er to former for medlemskab af gruppen, nemlig naturgummiproducenter og gummiforbrugere.

    VI   Medlemmernes forpligtelser

    1.

    Medlemmerne leverer i videst mulige omfang nøjagtige statistikker til sekretariatet vedrørende produktion og forbrug af samt handel med gummi inden for deres respektive lande såvel som andre oplysninger, der er vigtige i forbindelse med bedømmelsen af den aktuelle situation samt fremtidige tendenser.

    2.

    Hvis et medlem i to på hinanden følgende år ikke har leveret nødvendige, nøjagtige statistikker og oplysninger og ikke har givet en tilfredsstillende forklaring, træffer delegationslederne de foranstaltninger, der skønnes hensigtsmæssige.

    VII   Stemmeret og afstemning

    1.   Medlemmerne har i alt 100 stemmer.

    2.   Stemmerne fordeles mellem medlemmerne i henhold til deres respektive årlige bidrag.

    3.   Hvis medlemskabet ændres, eller hvis et medlems stemmeret suspenderes eller generhverves i henhold til overenskomstens bestemmelser, omregnes og omfordeles stemmerne til medlemmerne inden næste afstemning.

    4.   Hvert medlem er berettiget til at afgive det antal stemmer, det råder over, og kan ikke dele sine stemmer.

    5.   Ved skriftlig henvendelse til formanden for delegationslederne, det statistiske og økonomiske udvalg eller et andet udvalg kan en naturgummiproducent bemyndige en anden naturgummiproducent, og kan en gummiforbruger bemyndige en anden gummiforbruger til at repræsentere medlemmets interesser og stemme på et møde.

    6.   Gruppen er beslutningsdygtig på et møde, når et simpelt flertal er til stede, herunder mindst to naturgummiproducenter og to gummiforbrugere.

    7.   Afstemning

    7.1.

    Afgørelser på alle møder træffes så vidt muligt ved konsensus uden stemmer imod, formelle indsigelser eller forbehold. Mødeformænd skal til enhver tid bestræbe sig på at opnå konsensus ved alle afgørelser. I tilfælde af forbehold afsættes — om muligt — tilstrækkelig tid til at opnå kompromis eller konsensus.

    7.2.

    Kan der efter mødeformandens opfattelse ikke opnås konsensus om et spørgsmål, afholdes der afstemning.

    7.3.

    Afstemning afholdes normalt for at sikre størst mulig åbenhed i beslutningstagningen. Mødeformanden afgør alene, om afstemningen sker ved håndsoprækning eller ved navneopråb. I særlige tilfælde kan formanden beslutte, at de pågældende medlemmer afgiver deres stemme ved hemmelig afstemning eller brevafstemning. På foranledning af et eller flere medlemmer skal formanden indkalde til hemmelig afstemning.

    7.4.

    Med forbehold af bestemmelserne i punkt 7.5 og 7.6 træffes beslutninger, hvorom der stemmes, normalt ved simpelt flertal af de tilstedeværende, som deltager i afstemningen, forudsat at mindst to naturgummiproducenter og to gummiforbrugere afgiver en positiv stemme. Undlader et medlem at stemme, anses det for ikke at have deltaget i afstemningen.

    Anvender et medlem bestemmelserne i punkt 5 i denne artikel, og afgives det pågældende medlems stemmer på et møde, anses dette medlem, for så vidt angår punkt 7.4, 7.5 og 7.6 i denne artikel for at have været til stede og for at have afgivet sine stemmer.

    7.5.

    Beslutninger, der sættes til afstemning, vedrørende

    a)

    valg af generalsekretær

    b)

    godkendelse af budgettet og

    c)

    suspension af et medlems rettigheder, jf. artikel XIV, punkt 4

    forudsætter simpelt flertal i gruppen af tilstedeværende naturgummiproducenter og i gruppen af tilstedeværende gummiforbrugere, som stemmer. Disse stemmer skal desuden tilsammen omfatte mindst et flertal på to tredjedele af de tilstedeværende medlemmer, som stemmer.

    7.6.

    Beslutninger vedrørende

    a)

    revision eller opsigelse af aftale om hovedsæde

    b)

    ændring eller opsigelse af statutten

    c)

    hovedsædets placering samt

    d)

    godkendelse af udkast til reviderede regnskaber

    træffes udelukkende ved konsensus.

    VIII   Gummitopmødet

    Gruppen træder sammen en gang årligt i et medlemsland. Når gummitopmødet afholdes i et land, der ikke er medlem af gruppen, kan gruppens møder dog afholdes der i stedet. Modtages og accepteres der ingen invitation, afholdes gummitopmødet i værtslandet. Ikke-medlemmer, rådgivere fra erhvervslivet og andre eksperter og observatører kan inviteres til at deltage i gummitopmødet.

    IX   Delegationsledere

    1.

    Medlemmerne i gruppen udpeger hver én repræsentant, der eventuelt ledsaget af rådgivere deltager i delegationsledernes møder.

    2.

    Formanden og næstformanden vælges af delegationslederne for to regnskabsår. De kan genvælges én gang.

    3.

    Delegationslederne mødes i hovedsædet eller andre steder, hvis der træffes beslutning herom.

    4.

    Delegationslederne mødes mindst en gang i det første halvår af hvert kalenderår og kan træffe afgørelse om andre møder.

    5.

    Såfremt et medlems repræsentant ikke kan være til stede ved et møde i gruppen, kan denne lade sig repræsentere af en stedfortræder. Stedfortræderen indrømmes samme privilegier som en repræsentant, herunder stemmeret.

    6.

    Delegationslederne kan nedsætte de udvalg og rådgivende paneler, de finder nødvendigt, og de fastlægger disses sammensætning og arbejdsområder.

    7.

    Delegationslederne udpeger uafhængige revisorer til revision af gruppens regnskaber.

    8.

    Delegationslederne træffer beslutning om udarbejdelse og offentliggørelse af undersøgelser af situationen for gummi på verdensplan og andre emner, som den finder passende.

    9.

    Delegationslederne fastsætter gruppens forretningsorden.

    X   Sekretariatet og generalsekretæren

    1.

    Sekretariatet varetager gruppens arbejde.

    2.

    Generalsekretæren er den daglige leder af sekretariatet, og han er ansvarlig over for delegationslederne med hensyn til det arbejde, der udføres i sekretariatet.

    3.

    Generalsekretæren udpeges af delegationslederne for fire år og kan genvælges for endnu en periode på fire år. Delegationslederne fastsætter reglerne for udpegelse af generalsekretæren.

    4.

    Delegationslederne træffer afgørelse om generalsekretærens ansvarsområder.

    5.

    Sekretariatets opgaver er følgende:

    a)

    at tilvejebringe de bedst mulige oplysninger om statistikker og generelle økonomiske spørgsmål med relation til gummi

    b)

    at udarbejde og gennemføre arbejdsprogrammet

    c)

    at være forbindelsesled mellem medlemmerne i spørgsmål vedrørende gummi i perioderne mellem gruppens møder

    d)

    at træffe de nødvendige forberedelser til møderne samt

    e)

    at holde forbindelse til andre internationale organisationer og virksomheder, hvis arbejde er relevant og af interesse for arbejdet i gruppen.

    XI   Det statistiske og økonomiske udvalg

    1.

    Det statistiske og økonomiske udvalg består af de medlemmer, der måtte ønske at deltage.

    2.

    Udvalget trækker på ekspertisen i det rådgivende branchepanel.

    3.

    Udvalgets medlemmer vælger en formand og en næstformand blandt medlemmerne eller fra det rådgivende branchepanel. Formanden og næstformand vælges for to regnskabsår og kan genvælges én gang.

    4.

    Udvalget holder møde mindst én gang hvert kalenderår og derudover efter behov i henhold til udvalgets beslutning.

    5.

    Udvalget har ansvaret for:

    a)

    analyse og behandling af de statistiske oplysninger fra sekretariatet vedrørende udbud/efterspørgsel

    b)

    godkendelse, overvågning og behandling af sekretariatets arbejdsprogram, samtidig med at der tages hensyn til andre synspunkter og anbefalinger fra det rådgivende branchepanel samt

    c)

    opstilling af anbefalinger til delegationslederne om indledning, fortsættelse og offentliggørelse af dokumenter, som er udarbejdet som led i arbejdsprogrammet, herunder fremlægning af en rapport derom, som delegationslederne skal godkende.

    XII   Det rådgivende branchepanel

    1.

    Delegationslederne opretter et rådgivende branchepanel, som skal fungere som forbindelsesled med oplysninger til gummisektoren, herunder industri, handel, universiteter, forskning og teknologi. Delegationslederne fastsætter en åben procedure til udvælgelse af medlemmerne af det rådgivende branchepanel.

    2.

    Det rådgivende branchepanel vælger selv en formand og næstformand. Formanden og næstformand vælges for to regnskabsår og kan genvælges én gang.

    3.

    Det rådgivende branchepanel:

    a)

    bidrager med synspunkter og anbefalinger i forbindelse med udarbejdelsen af sekretariatets arbejdsprogram

    b)

    bistår det statistiske og økonomiske udvalg med overvågning og behandling af sekretariatets arbejdsprogram

    c)

    bistår det statistiske og økonomiske udvalg med evaluering af projektforslag, som modtager støtte fra andre organer samt

    d)

    udarbejder de rapporter og henstillinger, der måtte være behov for, til delegationslederne.

    4.

    Det rådgivende branchepanel mødes mindst en gang årligt og flere gange, hvis det rådgivende branchepanel træffer beslutning herom. Medlemmerne har, om nødvendigt, observatørstatus på møderne i det rådgivende branchepanel.

    5.

    Det rådgivende branchepanel, repræsenteret ved formanden eller næstformanden, har observatørstatus på delegationsledernes møder, hvor dette er hensigtsmæssigt.

    XIII   Status

    1.

    Gruppen har status som juridisk person. Den kan navnlig indgå kontrakter om, erhverve og råde over løsøre og fast ejendom og indlede retsforfølgning i henhold til aftalen om hovedsæde, som er indgået mellem værtslandet og gruppen.

    2.

    Den status og de privilegier og immuniteter, som tilkommer gruppen, dens generalsekretær, dens personale og eksperter samt medlemsrepræsentanter, når disse opholder sig inden for værtslandets område for at udøve deres funktioner, hviler på aftalen vedrørende hovedsædet, indgået mellem værtsregeringen og gruppen.

    XIV   Budget og finansbestemmelser

    1.

    Medlemmerne bidrager på basis af et godkendt system til de indtægter, der er nødvendige for gruppens virke. Medlemmernes bidrag betales i værtslandets valuta.

    2.

    Ud af det godkendte årlige budget skal 60 % dækkes af et fast grundbeløb, som er lige stort for alle medlemmer. De resterende 40 % dækkes ligeledes af medlemmerne, men beløbets størrelse fastsættes i forhold til hvert lands gennemsnitlige produktion eller forbrug (det største beløb anvendes som beregningsgrundlag) af gummi i de tre kalenderår, der går forud for det pågældende regnskabsår. Såfremt de nødvendige statistikker ikke foreligger, fastsætter generalsekretæren ud fra de forhåndenværende oplysninger det bidrag, der skal betales, og de pågældende medlemmer opfordres til at godtage dette forslag.

    3.

    Nye medlemmer, der tilslutter sig gruppen i løbet af et regnskabsår, betaler et pro rata bidrag (pr. måned) for resten af året. Bidrag for nye medlemmer påvirker ikke bidragene fra de eksisterende medlemmer i det pågældende regnskabsår, men tages i betragtning ved udregningen af bidragene for det følgende år.

    4.

    Har et medlem undladt at betale sine bidrag i to år, suspenderes medlemmets rettigheder, medmindre gruppen beslutter noget andet, indtil restancebeløbet samt indeværende års bidrag er indbetalt.

    XV   Ændringer

    1.

    Delegationslederne kan ved konsensus vedtage ændringer til denne statut i henhold til artikel VII, punkt 7.6. Sekretariatet underretter medlemmerne om disse ændringer.

    2.

    Delegationslederne fastsætter datoen og procedurerne for disse ændringers ikrafttræden.

    XVI   Tiltrædelse og udtrædelse af og udelukkelse fra gruppen

    1.

    Tiltrædelse af gruppen får virkning ved meddelelse til generalsekretariatet.

    2.

    Ved tiltrædelse deponerer Den Europæiske Union og enhver international organisation som omhandlet i artikel III, punkt 4, en erklæring hos sekretariatet fra den pågældende organisations relevante organ med angivelse af arten og omfanget af organisationens beføjelser på de områder, der er omfattet af statutten, ligesom de underretter depositaren om enhver efterfølgende indholdsmæssig ændring af sådanne beføjelser. Afgiver Den Europæiske Union og enhver international organisation erklæring om enekompetence på de områder, der er omfattet af statutten, er den pågældende organisations medlemsstater ikke berettigede til at blive medlemmer af gruppen, og medlemmerne skal trække sig fra gruppen.

    3.

    Ønsker en medlemsstat at udtræde af gruppen, giver den skriftlig meddelelse herom til generalsekretæren senest den 1. november med virkning fra den 30, juni det efterfølgende kalenderår. Giver medlemsstaten meddelelse herom efter den 1. november, er den forpligtet til at betale medlemsbidrag i det efterfølgende regnskabsår.

    4.

    Beslutter delegationslederne, at et medlem misligholder sine forpligtelser i henhold til denne statut, kan de ved konsensus udelukke medlemmet fra gruppen. Det medlem, der misligholder sine forpligtelser, kan ikke stemme om spørgsmål vedrørende medlemmet selv.

    5.

    Et medlems finansielle forpligtelser, som det har indgået overfor gruppen i henhold til denne statut inden udtrædelse eller udelukkelse, ophører ikke ved udtrædelse eller udelukkelse.

    6.

    Et medlem, som er udtrådt eller er blevet udelukket fra gruppen, er ikke berettiget til nogen andel i gruppens likvidationsprovenu eller andre af dens aktiver. Et sådant medlem hæfter heller ikke for betaling af nogen andel af gruppens eventuelle underskud ved denne statuts ophør.

    XVII   Ophør

    1.

    Denne statut forbliver i kraft, indtil delegationslederne ved konsensus beslutter, at den skal ophøre.

    2.

    Uanset statuttens ophør fortsætter delegationslederne deres virksomhed i en periode på højst 18 måneder for at gennemføre gruppens likvidation, herunder afvikling af de finansielle mellemværender, og de skal, med forbehold af relevante afgørelser, der træffes med kvalificeret flertal i henhold til artikel VII, punkt 7.6, i denne periode have de beføjelser og varetage de funktioner, som måtte være nødvendige med henblik herpå.


    FORRETNINGSORDEN FOR DEN INTERNATIONALE GUMMISTUDIEGRUPPE

    FORORD

    Forretningsordenen for Den Internationale Gummistudiegruppe fastsættes i henhold til artikel IX, punkt 9, i statutten for Den Internationale Gummistudiegruppe. Forretningsordenen blev vedtaget af gruppen på delegationsledernes møde den … i …

    1.   Finansbestemmelser

    Regnskabsåret løber fra den 1. juli til den 30, juni.

    1.1.   Medlemsbidrag

    1.1.1.

    Medlemsbidragene forfalder til indbetaling hvert år den 1. juli efter modtagelse af den officielle opkrævning fra sekretariatet.

    1.1.2.

    Hvis et medlems bidrag ikke er fuldt indbetalt pr. 1. december, fremsætter generalsekretæren en anmodning om omgående betaling.

    1.1.3.

    Er bidraget ikke er fuldt indbetalt pr. 1. februar, indberetter generalsekretæren restancen til delegationslederne. Delegationslederne træffer beslutning om, at medlemsstatens stemmeret ophæves, dog ikke ved afstemning om spørgsmål i forbindelse med en beslutning om likvidation af gruppen.

    1.1.4.

    Hvis bidraget ikke er fuldt indbetalt pr. 1. april, henstiller delegationslederne til gruppen, medmindre de under de særlige omstændigheder træffer anden beslutning, at alle sekretariatstjenesteydelser til medlemmet indstilles.

    1.1.5.

    Hvis medlemmets bidrag ikke er fuldt indbetalt ved udgangen af regnskabsåret, forhøjes det skyldige beløb med den årlige inflationsrate i værtslandet, som anvendes ved beregningen af budgettet for hvert år, medlemsstaten er i restance med betalingen, medmindre delegationslederne træffer anden beslutning.

    1.1.6.

    Ved udgangen af hvert kvartal af regnskabsåret beregner generalsekretæren det forhøjede bidrag og underretter medlemmet herom.

    1.1.7.

    Beslutninger eller forholdsregler, som træffes i henhold til denne bestemmelse, vil ikke få indflydelse på det pågældende medlems rettigheder.

    1.2.   Bankkonto

    1.2.1.

    Der er i værtslandet åbnet en bankkonto i sekretariatets navn (Secretariat of the International Rubber Study Group).

    1.2.2.

    Der kan foretages transaktioner over bankkontoen ved hjælp af checks/netbank, der underskrives:

    a)

    af generalsekretæren

    b)

    i hans fravær af lederen af det økonomiske og statistiske kontor eller

    c)

    i deres fravær af den repræsentant, som værtslandet har udpeget til delegationsledernes gruppe.

    1.2.3.

    Ved beløb over 15 000 SGD skal checks/netbanktransaktioner være forsynet med to underskrifter, nemlig en fra sekretariatet og en fra den repræsentant, som værtslandet har udpeget som delegationsleder.

    1.2.4.

    Lederen af forvaltnings- og administrationsafdelingen fører regnskaberne for sekretariatet.

    1.2.5.

    Sekretariatet kontrollerer brugen af alle relevante bankkonti i værtslandet.

    1.2.6.

    Ethvert beløb, der modtages, deponeres straks i banken. Generalsekretæren råder over en løbende konto til kontant ud- og indbetaling af mindre beløb op til en grænse på 1 000 SGD.

    1.3.   Regler for udbud

    Sekretariatet formidler tjenester ved hjælp af en af følgende metoder på grundlag af den anslåede indkøbsværdi (EPV). Sekretariatet må ikke »opdele« indkøbsværdien for at undgå at skulle overholde udbudsprocedurerne.

    1.3.1.

    Mindre udbudsbeløb til EPV, der ikke overstiger 3 000 SGD/- GST (en afgift på varer og tjenesteydelser). Der kan købes direkte fra leverandøren, når a) prisen på varer eller tjenester er kendt fra et tidligere indkøb, eller b) prisen er kendt fra leverandørernes offentliggjorte priser, medierne eller andre kilder til pålidelige oplysning, f.eks. flyveblade eller internettet. Priserne på varer eller tjenester skal desuden være rimelig.

    1.3.2.

    Ved udbud gennem indkaldelse af pristilbud for EPV, der ikke overstiger 70 000 SGD/- GST, skal sekretariatet indkalde pristilbud fra mindst tre leverandører og, hvor det er muligt, vælge det laveste tilbud. Vælges det laveste tilbud ikke i forbindelse med et udbud, skal der forelægges begrundelser. Generalsekretæren skal godkende enhver beslutning om udbud.

    1.3.3.

    Udbud med EPV på over 70 000 SGD/- GST. Sekretariatet skal indkalde tilbud fra mindst tre leverandører. Sekretariatet skal forelægge delegationslederne en evalueringsrapport vedrørende udbuddet med de nødvendige anbefalinger og bemærkninger. Delegationslederne skal godkende enhver beslutning om udbud.

    1.4.   Udpegelse af revisorer

    1.4.1.

    De i statuttens artikel IX, punkt 7, nævnte revisorer udnævnes på anbefaling af generalsekretæren, som fører tilsyn med revisorernes arbejde. Hvert fjerde år indkalder generalsekretæren tilbud fra mindst tre autoriserede revisionsfirmaer.

    1.4.2.

    De uafhængigt reviderede regnskaber vedrørende regnskaberne fremlægges for medlemmerne snarest muligt og senest seks måneder efter afslutningen af hvert regnskabsår og forelægges delegationslederne til godkendelse, så vidt muligt på den førstkommende samling. Derefter offentliggøres et resumé af de reviderede regnskaber og status på webstedet for Den Internationale Gummistudiegruppe.

    1.5.   Budget

    1.5.1.

    Generalsekretæren er ansvarlig for senest den 31. marts at udarbejde og fremlægge et foreløbigt budget for det efterfølgende regnskabsår for delegationslederne til godkendelse.

    1.5.2.

    Generalsekretæren er ansvarlig for fremsendelsen af det godkendte budget til medlemmerne.

    1.5.3.

    Udgifter til rejse og ophold i forbindelse med deltagelse i gruppens møder afholdes af de enkelte medlemmer.

    1.6.   Årsregnskab

    1.6.1.

    Generalsekretæren udsender hurtigst muligt efter regnskabsårets afslutning årsregnskabet til medlemmerne. Når delegationslederne har godkendt årsregnskabet, attesteres det af formanden eller næstformanden, generalsekretæren og revisorerne.

    1.6.2.

    Det behørigt underskrevne og attesterede årsregnskab opbevares af sekretariatet.

    2.   Delegationsledernes møder

    2.1.

    Delegationslederne kan afholde særlige samlinger, når dette påkræves af et simpelt flertal af medlemmerne eller af generalsekretæren med formandens tilsagn.

    2.2.

    Generalsekretæren skal senest 30 dage inden en samling give medlemmerne besked om samlingen og fremsende en foreløbig dagsorden i samarbejde med formanden, dog undtagen i hastetilfælde, hvor der gives besked mindst 15 dage i forvejen. Ved hastetilfælde skal det anføres, hvorfor sagen haster.

    2.3.

    Den foreløbige dagsorden for hver samling udarbejdes af generalsekretæren i samarbejde med formanden. Ønsker et medlem at drøfte et særligt anliggende på samlingen, skal medlemmet om muligt underrette generalsekretæren herom 60 dage før samlingens start, og i meddelelsen anføre en skriftlig forklaring.

    2.4.

    Hvert medlem bestræber sig på at meddele generalsekretæren senest fem dage før samlingen navnene på de repræsentanter, suppleanter og rådgivere, der skal repræsentere medlemmet på samlingen.

    3.   Udnævnelse af generalsekretæren

    3.1.

    Delegationslederne udnævner i henhold til artikel X, punkt 3, i statutten en generalsekretær, efter forslag fra et udvælgelsespanel, som er nedsat med henblik på dette formål.

    3.2.

    Udvælgelsespanelet nedsættes af delegationslederne som regel mindst tolv måneder før udløbet af den fungerende generalsekretærs funktionstid.

    3.3.

    Udvælgelsespanelet består af formanden og næstformanden for delegationslederne, som fungerer som henholdsvis formand og næstformand for panelet, samt andre medlemmer, som erklærer sig villige til at deltage.

    3.4.

    Den fungerende generalsekretær deltager i udvælgelsespanelets møder som rådgiver uden stemmeret.

    3.5.

    Alle omkostninger og udgifter i forbindelse med medlemmernes delegationers deltagelse i udvælgelsespanelets møder samt deltagelse i udvælgelsesproceduren skal afholdes af medlemmerne.

    3.6.

    Udvælgelsespanelet fastlægger udvælgelseskriterierne og enes om en bekendtgørelse af stillingen som generalsekretær. Bekendtgørelsen offentliggøres i relevante internationale medier og via Den Internationale Gummistudiegruppes kanaler. Bekendtgørelsen formidles til alle medlemmer, der kan videreformidle den i deres lande.

    3.7.

    Ansøgninger stiles til generalsekretæren, som er ansvarlig for de administrative aspekter i forbindelse med ansættelsesproceduren.

    3.8.

    Udvælgelsespanelet mødes for at opstille en snævrere liste over højst seks ansøgere, som indkaldes til interview. Ansøgerne skal være statsborgere i medlemslandene.

    3.9.

    Der afholdes interviews med de ansøgere, der er opført på den snævrere liste, med det formål enstemmigt eller ved konsensus at vælge en ansøger, som besidder de nødvendige kvalifikationer hvad angår erfaring, personlighed, upartiskhed og evne til at arbejde effektivt med højtstående embedsmænd fra medlemmerne eller andre stater, internationale og private organisationer, med henblik på anbefaling over for delegationslederne til udpegelse som generalsekretær. Der skal indstilles en alternativ ansøger, i tilfælde af at den udvalgte ansøger forhindres i at påtage sig stillingen af helbredsmæssige eller andre årsager. Hvis der ikke kan opnås enighed om en enkelt ansøger, kan der indstilles to ansøgere, valgt ved konsensus, til delegationslederne.

    3.10.

    Delegationslederne fastlægger betingelserne for udnævnelsen og kontrakten.

    3.11.

    Opsigelse af kontrakten før udløbet forudsætter simpelt flertal i gruppen af tilstedeværende naturgummiproducenter og i gruppen af tilstedeværende gummiforbrugere, som stemmer. Disse stemmer skal desuden til sammen omfatte mindst et flertal på to tredjedele af de tilstedeværende medlemmer, som stemmer.

    4.   Sekretariatets opgaver

    4.1.

    Sekretariatet må i udøvelsen af sine opgaver ikke indgå i aktiviteter, der kan medføre en interessekonflikt.

    4.2.

    Sekretariatet må ikke søge eller modtage instrukser fra individuelle medlemmer eller myndigheder uden for gruppen. Generalsekretæren og dennes personale skal afstå fra enhver handling, som vil kunne skade deres omdømme som internationale embedsmænd, der i sidste instans er ansvarlige over for delegationslederne.

    4.3.

    Medlemmerne respekterer generalsekretærens og personalets ansvar og søger ikke at påvirke dem under udførelsen af deres ansvarsområder.

    4.4.

    Sekretariat bestræber sig på, at offentliggjorte oplysninger ikke får indflydelse på den fortrolige karakter af transaktioner mellem personer eller virksomheder, der producerer, forarbejder, markedsfører eller forbruger gummi.

    4.5.

    Sekretariatet offentliggør regelmæssigt Rubber Statistical Bulletin og International Rubber Digest samt en række rapport om projekter og undersøgelser.

    5.   Rådgivende branchepanel

    5.1.

    Det rådgivende branchepanel består af højst tredive personer, som udpeges af delegationslederne på grund af deres særlige ekspertise for en periode på højst tre år. Medlemskabet kan fornyes for en ny treårsperiode.

    5.2.

    Når delegationslederne har vedtaget at forny sammensætningen af det rådgivende branchepanel, indkalder sekretariatet til udpegelse af kandidater til det rådgivende branchepanel fra medlemmerne, det rådgivende branchepanel og tilknyttede medlemmer.

    5.3.

    Sekretariatet udarbejder en indstilling vedrørende disse kandidater, som delegationslederne tager i betragtning ved udpegelsen.

    5.4.

    De nye udpegelser træder i kraft i henhold til delegationsledernes beslutning.

    5.5.

    Generalsekretæren leder møderne i det rådgivende branchepanel.

    5.6.

    Det rådgivende branchepanel fastsætter sin egen forretningsorden i henhold til bestemmelserne i statutten for Den Internationale Gummistudiegruppe og denne forretningsorden.

    5.7.

    Medlemmer med observatørstatus, jf. statutten, på gruppens møder må ikke deltage i drøftelser om fortrolige, budgetmæssige og økonomiske anliggender.

    5.8.

    Udgifter til rejse og ophold i forbindelse med det rådgivende branchepanels medlemmers deltagelse i møder afholdes af de enkelte medlemmer.

    6.   Associerede medlemmer

    6.1.

    Ethvert selskab eller enhver organisation, som har interesse i gummiindustrien, kan blive associeret medlem blot ved betaling af det fastsatte årlige medlemsbidrag.

    6.2.

    Det årlige medlemsbidrag er på 3 000 SGD for organisationer eller enkeltpersoner fra medlemslandene og 6 000 SGD for organisationer og enkeltpersoner fra ikke-medlemslande.

    6.3.

    Associerede medlemmer kan frit få adgang til alle oplysninger på webstedet for associerede medlemmer. Der opkræves betaling for andre anmodninger.

    7.   Gummitopmødet

    Modtager gruppen en indbydelse til at være vært for gummitopmødet fra et ikke-medlem eller et medlem, tager gruppen indbydelsen i betragtning og accepterer den, hvis der foreligger tilstrækkeligt midler.

    8.   Ændringer og opdatering

    Delegationslederne kan når som helst ændre eller opdatere denne forretningsorden, dog alene ved konsensus.


    Top