PRILOG

Smjernice o obavijestima koje okolišni procjenitelji aktivni u državama članicama koje nisu države članice u kojima je dobivena akreditacija ili dozvola dostavljaju tijelima za akreditaciju i izdavanje dozvola u skladu s Uredbom (EZ) br. 1221/2009 Europskog parlamenta i Vijeća

UVOD

Ovim smjernicama usklađuju se postupci obavješćivanja koji se primjenjuju na okolišne procjenitelje aktivne u državi članici koja nije država članica u kojoj je dobivena akreditacija ili dozvola.

1.   Obveze koje treba izvršiti prije obavješćivanja

1.1.   Tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvola javno objavljuje svoje postupke za obavijesti upućene okolišnim procjeniteljima akreditiranima u drugim državama članicama na lako dostupnom mjestu. Javno objavljene informacije o tim postupcima uključuju i moguće naknade (osim putnih troškova) koje tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvola naplaćuje za obavješćivanje i nadzor.

1.2.   Tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvola koje je izdalo akreditaciju ili dozvolu zahtijeva od okolišnih procjenitelja kojima je izdalo akreditaciju ili dozvolu da poštuju postupak obavješćivanja utvrđen u članku 24. stavku 1. prije obavljanja aktivnosti verifikacije ili validacije u državi članici koja nije država članica u kojoj je dobivena akreditacija ili dozvola. U okviru aktivnosti nadzora okolišnih procjenitelja kojima je izdalo akreditaciju ili dozvolu, tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvola provjerava i jesu li ispunjene obveze obavješćivanja iz Uredbe (EZ) br. 1221/2009 ako je okolišni procjenitelj aktivan u drugoj državi članici.

1.3.   Tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvola preporučuje okolišnim procjeniteljima kojima je izdalo akreditaciju ili dozvolu da obavijeste svoje klijente da moraju omogućiti nadzor u skladu s člankom 23. stavkom 6. Uredbe (EZ) br. 1221/2009 te da zbog odbijanja takvog nadzora organizaciji može biti onemogućena registracija.

2.   Sadržaj obavijesti

2.1.   Zahtjevi za obavješćivanje iz članka 24. stavka 1. Uredbe (EZ) br. 1221/2009 smatraju se ispunjenima ako su dostavljene sve sljedeće informacije:

Dodatni zahtjevi iz točke (c) opravdani su u specifičnim situacijama i njima se ne smije dovoditi u pitanje pravo okolišnog procjenitelja da pruža usluge u državi članici koja nije država članica u kojoj je dobivena akreditacija ili dozvola.

2.2.   Ako su obaviješću ispunjeni zahtjevi za obavješćivanje iz članka 24. stavka 1. Uredbe (EZ) br. 1221/2009, tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvola o tome obavješćuje okolišnog procjenitelja prije početka aktivnosti verifikacije ili validacije navedenih u članku 25. Uredbe (EZ) br. 1221/2009. Ako je moguće, ta se informacija dostavlja dva tjedna prije početka aktivnosti verifikacije i validacije. Istodobno tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvole obavješćuje okolišnog procjenitelja o opsegu i sadržaju nadzora koji namjerava izvršiti i povezanim troškovima.

2.3.   Ako tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvola dozna da se planira obavljanje aktivnosti verifikacije i validacije ili da su one već obavljene a da obavijest nije dostavljena, ono podsjeća okolišnog procjenitelja na zahtjeve iz Uredbe (EZ) br. 1221/2009 o obavješćivanju u određenoj državi (vidjeti točku 2.1.).

Ako informacije iz članka 24. stavka 1. Uredbe (EZ) br. 1221/2009 nisu pravodobno dostavljene ili ako obaviješću nisu ispunjeni zahtjevi za obavješćivanje iz tog članka, primjenjuje se točka 3.1. ovih smjernica.

2.4.   Kako ishod obavješćivanja može utjecati na postupke verifikacije i validacije, tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvola preporučuje procjenitelju da priopći ishod obavješćivanja svojem klijentu.

3.   Posljedice nepridržavanja postupka obavješćivanja

3.1.   Ako obaviješću nisu ispunjeni zahtjevi za obavješćivanje iz članka 24. stavka 1. Uredbe (EZ) br. 1221/2009, tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvola primjenjuje postupak utvrđen u točkama od 3.1.1. do 3.1.4.

3.1.1.   Ako informacije o pojedinostima akreditacije ili dozvole, stručnim kvalifikacijama, mjestu i vremenu obavljanja verifikacije i validacije, adresi i podacima za kontakt organizacije, poznavanju pravnih zahtjeva povezanih s okolišem i poznavanju službenog jezika države članice u kojoj treba obaviti verifikaciju ili validaciju ili, prema potrebi, sastavu tima nisu dostavljene pravodobno ili uopće, okolišni procjenitelj obavješćuje se što je prije moguće o nedostajućim informacijama i nepoštovanju roka za obavješćivanje.

3.1.2.   Ako tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvola smatra da nedostajuće informacije ne onemogućuju zadovoljavajući nadzor nad okolišnim procjeniteljem, ono će smatrati obavijest dostatnom za izvršenje aktivnosti nadzora te zatražiti da okolišni procjenitelj naknadno dostavi nedostajuće informacije. Okolišni procjenitelj obavješćuje se o toj odluci pravovremeno, prije obavljanja verifikacije ili validacije.

3.1.3.   Ako tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvola smatra da nisu dostavljene informacije ključne za zadovoljavajući nadzor nad aktivnostima verifikacije ili validacije (npr. mjesto i vrijeme obavljanja aktivnosti verifikacije ili validacije, adresa i podaci za kontakt organizacije, pojedinosti o akreditaciji ili dozvoli okolišnog procjenitelja, sastav ili stručne kvalifikacije tima, posebno u odnosu na poznavanje pravnih zahtjeva povezanih s okolišem i poznavanje službenog jezika države članice u kojoj treba obaviti verifikaciju ili validaciju), ono obavješćuje okolišnog procjenitelja da obavijest smatra nedostatnom, da stoga nije moguće provesti zadovoljavajući nadzor te da će, ako verifikacija ili validacija bude obavljena prije dopune nedostajućih informacija, preporučiti nadležnom tijelu da ne registrira organizaciju.

3.1.4.   Ako tijelo za akreditaciju ili izdavanje dozvola odluči preporučiti nadležnom tijelu da ne registrira organizaciju, to se priopćuje okolišnom procjenitelju, tijelu za akreditaciju ili izdavanje dozvola koje je izdalo akreditaciju ili dozvolu, organizaciji (ako je moguće) i nadležnom tijelu.