LIITE

muussa kuin asetuksen (EY) N:o 1221/2009 mukaisen akkreditoinnin tai toimiluvan myöntäneessä jäsenvaltiossa toimivien ympäristötodentajien akkreditointi- tai toimilupaelimille antamia ilmoituksia koskeva ohjeasiakirja

JOHDANTO

Tässä ohjeasiakirjassa yhdenmukaistetaan muussa kuin akkreditoinnin tai toimiluvan myöntäneessä jäsenvaltiossa toimiviin ympäristötodentajiin sovellettavat ilmoitusmenettelyt.

1.   Ennen ilmoituksen tekemistä huomioon otettavat velvoitteet

1.1   Akkreditointi- tai toimilupaelin saattaa muussa jäsenvaltiossa akkreditoituneita ympäristötodentajia koskevat ilmoitusmenettelyt julkisesti ja helposti saataville. Näihin menettelyihin liittyvissä julkisesti saatavilla olevissa tiedoissa on eriteltävä myös maksut (lukuun ottamatta matkakuluja), jotka akkreditointi- tai toimilupaelin veloittaa ilmoituksesta ja valvonnasta.

1.2   Akkreditoinnin tai toimiluvan myöntäneen akkreditointi- tai toimilupaelimen on vaadittava, että ne ympäristötodentajat, jotka se on akkreditoinut tai joille se on myöntänyt toimiluvan, noudattavat 24 artiklan 1 kohdassa määriteltyä ilmoitusmenettelyä ennen todentamis- tai vahvistamistoimenpiteiden suorittamista jossakin muussa jäsenvaltiossa kuin siinä, jossa akkreditointi tai toimilupa myönnettiin. Akkreditointi- tai toimilupaelimen on myös todennettava osana akkreditoitujen tai toimiluvan saaneiden ympäristötodentajien valvontatoimia, että asetuksen (EY) N:o 1221/2009 ilmoitusvaatimukset on täytetty, kun ympäristötodentaja on ollut aktiivinen toisessa jäsenvaltiossa.

1.3   Akkreditointi- tai toimilupaelimen on suositeltava, että ne ympäristötodentajat, jotka se on akkreditoinut tai joille se on myöntänyt toimiluvat, ilmoittaisivat asiakasorganisaatioilleen, että niiden on sallittava asetuksen (EY) N:o 1221/2009 23 artiklan 6 kohdan mukainen valvonta ja että tällaisen valvonnan kieltäminen saattaa estää organisaatioiden rekisteröimisen.

2.   Ilmoituksen sisältö

2.1   Asetuksen (EY) N:o 1221/2009 24 artiklan 1 kohdassa vahvistettavat ilmoituksia koskevat vaatimukset katsotaan täytetyiksi, kun kaikki seuraavat tiedot on toimitettu:

Edellä c alakohdassa tarkoitetut lisäpyynnöt on perusteltava erityistilanteen mukaisesti eivätkä ne saa vaikuttaa ympäristötodentajan oikeuteen tarjota palveluja toisessa jäsenvaltiossa kuin siinä, jossa se on akkreditoitu tai jossa toimilupa myönnettiin.

2.2   Jos ilmoitus täyttää asetuksen (EY) N:o 1221/2009 24 artiklan 1 kohdassa säädetyt ilmoitusvaatimukset, on akkreditointi- tai toimilupaelimen ilmoitettava siitä ympäristötodentajalle ennen asetuksen (EY) N:o 1221/2009 25 artiklassa kuvattujen todentamis- tai vahvistamistoimintojen alkamista. Tällaiset tiedot on mahdollisuuksien mukaan annettava kaksi viikkoa ennen todentamis- tai vahvistamistoimenpiteiden alkamista. Akkreditointi- tai toimilupaelimen on samaan aikaan ilmoitettava ympäristötodentajalle valvonnan laajuus ja sisältö, jonka se aikoo toteuttaa, sekä siihen liittyvät kustannukset.

2.3   Jos akkreditointi- tai toimilupaelin tulee tietoiseksi siitä, että todentamis- tai vahvistamistoimintoja suoritetaan tai on jo suoritettu niistä ilmoittamatta, akkreditointi- tai toimilupaelimen on muistutettava ympäristötodentajaa asetuksen (EY) N:o 1221/2009 vaatimuksista, jotka liittyvät ilmoituksiin tietyssä maassa (ks. kohta 2.1)

Jos asetuksen (EY) N:o 1221/2009 24 artiklan 1 kohdassa mainittuja tietoja ei ole toimitettu ajoissa tai jos ilmoitus ei täytä mainitussa artiklassa vahvistettuja ilmoitusvaatimuksia, sovelletaan tämän ohjeasiakirjan kohtaa 3.1.

2.4   Koska ilmoituksen tulos saattaa vaikuttaa todentamis- ja vahvistamisprosesseihin, on akkreditointi- tai toimilupaelimen suositeltava, että todentaja ilmoittaa ilmoituksen tuloksen asiakkaalleen.

3.   Ilmoitusmenettelyn noudattamatta jättämistä koskevat seuraamukset

3.1   Jos ilmoitus ei täytä asetuksen (EY) N:o 1221/2009 24 artiklan 1 kohdassa vahvistettuja ilmoitukseen liittyviä vaatimuksia, on akkreditointi- tai toimilupaelimen noudatettava 3.1.1–3.1.4 kohdissa vahvistettua menettelyä.

3.1.1   Jos tietoja, jotka koskevat akkreditoinnin tai toimiluvan yksityiskohtia, pätevyyksiä, todentamisen ja vahvistamisen ajankohtaa ja paikkaa, organisaation osoitetta ja yhteystietoja, tietämystä ympäristöön liittyvistä oikeudellisista vaatimuksista ja tietämystä sen jäsenvaltion virallisesta kielestä, jossa todentamisen ja vahvistamisen pitäisi tapahtua, ei ole toimitettu tai ei ole toimitettu ajoissa, on ympäristötodentajalle ilmoitettava mahdollisimman pian puuttuvista tiedoista ja siitä, ettei ilmoituksen määräaikaa ole noudatettu.

3.1.2   Jos akkreditointi- tai toimilupaelin katsoo, että puuttuvat tiedot eivät estä ympäristötodentajan riittävää valvontaa, akkreditointi- tai toimilupaelimen on pidettävä ilmoitusta riittävänä valvontatoimintojen toteuttamisen kannalta ja pyydettävä ympäristötodentajaa toimittamaan puuttuvat tiedot myöhemmin. Ympäristötodentajalle on ilmoitettava tästä päätöksestä pikaisesti ja ennen todentamista tai vahvistamista.

3.1.3   Jos akkreditointi- tai toimilupaelin katsoo, että tietoja (esimerkiksi todentamis- tai vahvistamistoimintojen ajankohta ja paikka, organisaation osoite ja yhteystiedot, ympäristötodentajan akkreditoinnin tai toimiluvan yksityiskohdat, ryhmän kokoonpano tai pätevyydet, erityisesti tietämys oikeudellisista vaatimuksista ja tietämys sen jäsenvaltion virallisesti kielestä, jossa todentamisen tai vahvistamisen olisi tapahduttava), jotka ovat oleellisia todentamis- tai vahvistamistoiminnon riittävän valvonnan suorittamiseksi, ei ole saatu, on akkreditointi- tai toimilupaelimen ilmoitettava ympäristötodentajalle, että se katsoo ilmoituksen olevan riittämätön, että tästä syystä riittävän valvonnan toteuttaminen ei ole mahdollista ja että jos todentaminen tai vahvistaminen suoritetaan ennen puuttuvien tietojen toimittamista, se suosittaa toimivaltaiselle viranomaiselle, ettei organisaatiota rekisteröidä.

3.1.4   Jos akkreditointi- tai toimilupaelin päättää suositella toimivaltaiselle viranomaiselle, ettei organisaatiota rekisteröidä, on siitä ilmoitettava ympäristötodentajalle, akkreditoinnin tai toimiluvan myöntäneelle akkreditointi- tai toimilupaelimelle, mahdollisuuksien mukaan organisaatiolle, sekä toimivaltaiselle viranomaiselle.