BILAG

Retningslinjedokument for miljøverifikatorers anmeldelse til akkrediteringsorganer og licensudstedelsesorganer, når der udøves aktiviteter i en anden medlemsstat end den, hvor akkrediteringen eller licensen er udstedt, i medfør af forordning (EF) nr. 1221/2009

INDLEDNING

Disse retningslinjer harmoniserer de anmeldelsesprocedurer, der gælder for miljøverifikatorer, som udøver aktiviteter i en anden medlemsstat end den, hvor akkrediteringen eller licensen er udstedt.

1.   Forpligtelser, som skal være opfyldt inden anmeldelsen

1.1.   Akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet skal offentliggøre sine anmeldelsesprocedurer for miljøverifikatorer, som er akkrediteret i en anden medlemsstat, og sørge for, at de er umiddelbart tilgængelige. De offentliggjorte oplysninger om de pågældende procedurer skal også angive eventuelle gebyrer (eksklusive rejseomkostninger), som akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet beregner sig for anmeldelsen og tilsyn.

1.2.   Det akkrediterings- eller licensudstedelsesorgan, som har udstedt akkrediteringen eller licensen pålægger sine akkrediterede eller licensindehavende miljøverifikatorer at have fulgt den anmeldelsesprocedure, der er fastlagt i artikel 24, stk. 1, før de udfører verifikations- eller valideringsaktiviteter i en anden medlemsstat end den, hvor akkrediteringen eller licensen er udstedt. Akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet skal som led i sit tilsyn med sine akkrediterede eller licensindehavende miljøverifikatorer også kontrollere, at anmeldelseskravene i forordning (EF) nr. 1221/2009 var opfyldt, hvis miljøverifikatoren har udført aktiviteter i en anden medlemsstat.

1.3.   Akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet skal anbefale sine akkrediterede eller licensindehavende miljøverifikatorer at informere deres klientorganisationer om, at de skal tillade tilsyn i henhold til artikel 23, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1221/2009, og at det kan forhindre organisationens registrering, hvis den nægter at tillade et sådant tilsyn.

2.   Meddelelsens indhold

2.1.   Anmeldelseskravene i artikel 24, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1221/2009 anses for overholdt, når alle følgende oplysninger er forelagt:

Anmodningen om yderligere oplysninger, der er omhandlet i litra c), skal være begrundet af den specifikke situation og må ikke begrænse miljøverifikatorens ret til at levere ydelser i en anden medlemsstat end den, hvor akkrediteringen eller licensen er udstedt.

2.2.   Hvis anmeldelsen opfylder anmeldelseskravene i artikel 24, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1221/2009, underretter akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet miljøverifikatoren herom, inden de verifikations- eller valideringsaktiviteter, der er beskrevet i artikel 25 i forordning (EF) nr. 1221/2009, påbegyndes. Hvis muligt, skal denne underretning gives to uger før påbegyndelsen af verifikations- eller valideringsaktiviteterne. Samtidig oplyser akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet miljøverifikatoren om omfanget og indholdet af det tilsyn, som det påtænker at udføre, og om de hermed forbundne omkostninger.

2.3.   Hvis akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet får kendskab til, at verifikations- eller valideringsaktiviteter påtænkes udført eller allerede er udført uden anmeldelse, skal akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet minde miljøverifikatoren om kravene vedrørende anmeldelse, jf. forordning (EF) nr. 1221/2009, for det pågældende land (se punkt 2.1).

Hvis de oplysninger, der er nævnt i artikel 24, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1221/2009, ikke forelægges rettidigt, eller hvis anmeldelsen ikke opfylder anmeldelseskravene i den pågældende artikel, finder punkt 3.1 i disse retningslinjer anvendelse.

2.4.   Eftersom resultatet af anmeldelsen kan have indflydelse på verifikations- og valideringsprocesser, skal akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet anbefale miljøverifikatoren at underrette sin klient om resultatet af anmeldelsen.

3.   Konsekvenser, hvis anmeldelsesproceduren ikke følges

3.1.   Hvis anmeldelsen ikke opfylder anmeldelseskravene i artikel 24, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1221/2009, følger akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet proceduren i punkt 3.1.1 til 3.1.4.

3.1.1.   Hvis akkrediterings- og licensoplysninger og oplysninger om kompetencer, tid og sted for verifikation og validering, adresse- og kontaktoplysninger for organisationen, oplysninger om kendskab til gældende lovbestemte miljøkrav og det officielle sprog i den medlemsstat, hvor verifikationen eller valideringen skal udføres, og, i givet fald, verifikatorholdets sammensætning ikke forelægges eller ikke forelægges rettidigt, skal miljøverifikatoren hurtigst muligt underrettes om eventuelle manglende oplysninger og manglende overholdelse af anmeldelsesfristen.

3.1.2.   Hvis akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet mener, at de manglende oplysninger ikke hindrer et tilstrækkeligt tilsyn med miljøverifikatoren, skal akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet anse anmeldelsen for tilstrækkelig i forbindelse med gennemførelsen af tilsynsaktiviteterne og anmode miljøverifikatoren om at forelægge de manglende oplysninger på et senere tidspunkt. Miljøverifikatoren skal underrettes om denne afgørelse rettidigt og inden verifikations- og valideringsaktiviteterne.

3.1.3.   Hvis akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet mener, at oplysninger, som er væsentlige for gennemførelsen af et tilfredsstillende tilsyn af verifikations- eller valideringsaktiviteten (f.eks. tid og sted for verifikation og validering, adresse- og kontaktoplysninger for organisationen, akkrediterings- og licensoplysninger for miljøverifikatoren, verifikatorholdets sammensætning eller kompetencer, herunder navnlig oplysninger om kendskab til gældende lovbestemte miljøkrav og det officielle sprog i den medlemsstat, hvor verifikationen eller valideringen skal udføres) ikke er modtaget, skal akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet underrette miljøverifikatoren om, at anmeldelsen anses for at være utilstrækkelig, og at organet, hvis verifikationen eller valideringen finder sted før forelæggelsen af supplerende oplysninger, vil anbefale det kompetente organ ikke at registrere organisationen.

3.1.4.   Hvis akkrediterings- eller licensudstedelsesorganet beslutter at anbefale det kompetente organ ikke at registrere organisationen, meddeles dette miljøverifikatoren, det akkrediterings- eller licensudstedelsesorgan, der har udstedt akkrediteringen eller licensen, organisationen, hvis det er muligt, og det kompetente organ.