32001R0438

Regolamento (CE) n. 438/2001 della Commissione

del 2 marzo 2001

recante modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio per quanto riguarda i sistemi di gestione e di controllo dei contributi concessi nell'ambito dei fondi strutturali

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea,

visto il regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio, del 21 giugno 1999, recante disposizioni generali sui fondi strutturali(1), in particolare l'articolo 53, paragrafo 2,

sentito il comitato di cui all'articolo 147 del trattato,

sentito il comitato per le strutture agrarie e lo sviluppo rurale,

sentito il comitato per le strutture del settore della pesca e dell'acquacoltura,

considerando quanto segue:

(1) A norma dell'articolo 38 del regolamento (CE) n. 1260/1999, gli Stati membri adottano una serie di misure intese a garantire che i fondi comunitari siano utilizzati in modo efficiente, regolare e conforme ai principi di sana gestione finanziaria.

(2) A tale scopo, gli Stati membri forniscono orientamenti appropriati sull'organizzazione delle pertinenti funzioni delle autorità di gestione e di pagamento di cui agli articoli 32 e 34 del regolamento (CE) n. 1260/1999.

(3) L'articolo 38 del regolamento (CE) n. 1260/1999 dispone che gli Stati membri collaborino con la Commissione per garantire la disponibilità di sistemi di gestione e di controllo che funzionino correttamente e che forniscano l'aiuto necessario per l'esecuzione dei controlli, anche a campione.

(4) Al fine di armonizzare i requisiti relativi alla certificazione delle spese imputabili a pagamenti effettuati a titolo dei fondi di cui all'articolo 32, paragrafi 3 e 4 del regolamento (CE) n. 1260/1999, è necessario stabilire il contenuto di tale certificazione e specificare la natura e la qualità delle informazioni su cui essa si fonda.

(5) Al fine di consentire alla Commissione di effettuare i controlli di cui all'articolo 38, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1260/1999, gli Stati membri devono fornirle, a domanda, i dati che le autorità di gestione richiedono per l'esecuzione dei compiti di gestione, di sorveglianza e di valutazione di cui al regolamento (CE) n. 1260/1999. È necessario definire il contenuto di tali dati, nonché il formato e i mezzi di trasmissione dei documenti in formato elettronico, quando i dati sono trasmessi in detto formato ai sensi dell'articolo 18, paragrafo 3, lettera e), del regolamento. La Commissione deve garantire la riservatezza e la sicurezza sia dei dati informatizzati, sia di quelli in altro formato.

(6) Occorre sostituire il regolamento (CE) n. 2064/97 della Commissione, del 15 ottobre 1997, recante modalità di applicazione del regolamento (CEE) n. 4253/88 del Consiglio riguardo ai controlli finanziari effettuati dagli Stati membri sulle operazioni cofinanziate dai fondi strutturali(2), modificato dal regolamento (CE) n. 2406/98(3). Le disposizioni del regolamento (CE) n. 2064/97 devono tuttavia continuare ad applicarsi ai contributi concessi nel periodo di programmazione 1994-1999 a norma del regolamento (CEE) n. 2052/88 del Consiglio(4), modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 3193/94(5).

(7) Il presente regolamento deve applicarsi fatte salve le disposizioni relative ai controlli in loco nel settore degli aiuti di Stato di cui all'articolo 22 del regolamento (CE) n. 659/1999 del Consiglio, del 22 marzo 1999, recante modalità di applicazione dell'articolo 93 del trattato CE(6).

(8) Il presente regolamento deve altresì applicarsi fatte salve le disposizioni del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio, dell'11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità(7).

(9) Le disposizioni del regolamento (CE) n. 1681/94 della Commissione, dell'11 luglio 1994, relativo alle irregolarità e al recupero delle somme indebitamente pagate nell'ambito del finanziamento delle politiche strutturali nonché all'organizzazione di un sistema di informazione in questo settore(8), si applicano ai contributi concessi nell'ambito del regolamento (CE) n. 1260/1999, in forza dell'articolo 54, paragrafo 2, nonché nel rispetto dell'articolo 38, paragrafo 1, lettera e), dello stesso regolamento.

(10) Il presente regolamento deve applicarsi nel rispetto del principio di sussidiarietà, ai sensi dell'articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1260/1999, nonché nel rispetto dei sistemi istituzionali, giuridici e finanziari degli Stati membri interessati, ai sensi dell'articolo 34, paragrafo 1, secondo comma dello stesso regolamento.

(11) Le disposizioni del presente regolamento sono conformi al parere del comitato per lo sviluppo e la riconversione delle regioni,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

CAPO I

Campo d'applicazione

Articolo 1

Il presente regolamento stabilisce le modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1260/1999 relative ai sistemi di gestione e di controllo dei contributi concessi nell'ambito dei fondi strutturali che sono gestiti dagli Stati membri.

CAPO II

Sistemi di gestione e di controllo

Articolo 2

1. Gli Stati membri garantiscono che le autorità di gestione e di pagamento e gli organismi intermedi ricevano orientamenti appropriati riguardo ai sistemi di gestione e di controllo necessari per garantire una sana gestione finanziaria dei fondi comunitari, in conformità dei principi e delle norme generalmente riconosciute ed in particolare al fine di garantire adeguatamente la correttezza, la regolarità e l'ammissibilità delle domande di contributi comunitari.

2. Ai fini del presente regolamento, per "organismo intermedio" si intende qualsiasi organismo o servizio pubblico o privato che agisce sotto la responsabilità dell'autorità di gestione o di pagamento o che espleta funzioni per conto di tali autorità, nei confronti dei beneficiari finali, degli enti o delle imprese che eseguono le operazioni.

Articolo 3

I sistemi di gestione e di controllo delle autorità di gestione e di pagamento e degli organismi intermedi, in proporzione al volume dei contributi amministrati, garantiscono:

a) una chiara definizione e assegnazione delle funzioni, nonché un'adeguata separazione delle stesse, necessaria per garantire sane procedure finanziarie, all'interno dell'organizzazione interessata;

b) sistemi efficaci per garantire che le funzioni vengano espletate in maniera soddisfacente;

c) l'informazione dell'autorità responsabile, in merito all'esecuzione dei compiti e ai mezzi impiegati dagli organismi intermedi.

Articolo 4

I sistemi di gestione e di controllo prevedono procedure per la verifica della fornitura dei beni e dei servizi cofinanziati e della veridicità della spesa dichiarata e per garantire il rispetto della relativa decisione della Commissione di cui all'articolo 28 del regolamento (CE) n. 1260/1999 e delle disposizioni nazionali e comunitarie, in particolare di quelle applicabili in materia di ammissibilità delle spese al contributo dei fondi strutturali, nell'ambito dell'intervento interessato, nonché in materia di appalti pubblici, di aiuti di Stato (comprese le norme sul cumulo degli aiuti), di protezione dell'ambiente e di pari opportunità.

Le procedure prevedono la registrazione delle verifiche in loco effettuate per le singole operazioni. Le registrazioni indicano le attività svolte, i risultati delle verifiche e le misure prese in ordine a discrepanze rilevate. Nel caso in cui le verifiche fisiche o amministrative non riguardino tutte le operazioni ma soltanto un campione di operazioni selezionate, le registrazioni forniscono l'identificazione di tali operazioni e la descrizione del metodo di campionamento.

Articolo 5

1. Gli Stati membri informano la Commissione, entro tre mesi dalla data di approvazione dell'intervento, o dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, se successiva, in merito all'organizzazione delle autorità di gestione e di pagamento e degli organismi intermedi, ai sistemi di gestione e di controllo istituiti presso tali autorità e organismi, nonché ai miglioramenti previsti in conformità agli orientamenti di cui all'articolo 2, paragrafo 1.

2. L'informazione, per ciascuna autorità di gestione e di pagamento e per ciascun organismo intermedio, riguarda i seguenti aspetti:

a) le funzioni affidate;

b) la ripartizione delle funzioni tra gli uffici o all'interno degli stessi, nonché tra l'autorità di gestione e l'autorità di pagamento, qualora costituiscano un unico organismo;

c) le procedure relative al ricevimento, alla verifica e all'approvazione delle domande di rimborso delle spese, nonché all'autorizzazione, all'esecuzione e alla registrazione dei pagamenti ai beneficiari e

d) le disposizioni in materia di verifica ispettiva dei sistemi di gestione e di controllo.

3. Ove un sistema comune sia applicato a più di un intervento può essere fornita una descrizione di tale sistema.

Articolo 6

La Commissione, in collaborazione con lo Stato membro, accerta che i sistemi di gestione e di controllo di cui all'articolo 5 soddisfino i criteri di cui al regolamento (CE) n. 1260/1999 e al presente regolamento e rileva ogni ostacolo che tali sistemi comportino per la trasparenza dei controlli sul funzionamento dei fondi e per il discarico della responsabilità che le incombe a norma dell'articolo 274 del trattato. A scadenze regolari sono effettuate revisioni sul funzionamento dei sistemi.

Articolo 7

1. I sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri prevedono un'adeguata pista di controllo.

2. Una pista di controllo è adeguata se consente:

a) di verificare la corrispondenza, dei dati riepilogativi certificati alla Commissione, alle singole registrazioni di spesa e alla relativa documentazione giustificativa, conservate ai vari livelli dell'amministrazione e presso i beneficiari finali, nonché, nel caso in cui questi ultimi non siano i percettori finali del contributo, presso gli organismi o le imprese che eseguono le operazioni e

b) di verificare l'assegnazione e i trasferimenti delle risorse comunitarie e nazionali disponibili.

Una descrizione indicativa delle informazioni richieste per una pista di controllo adeguata figura nell'allegato I.

3. L'autorità di gestione verifica la sussistenza degli elementi seguenti:

a) disponibilità di procedure volte ad assicurare che tutti i documenti pertinenti a spese e pagamenti specifici, effettuati nell'ambito dell'intervento e necessari per una pista di controllo adeguata, siano conservati in conformità dell'articolo 38, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 1260/1999 e dell'allegato I del presente regolamento;

b) registrazione del nome e dell'ubicazione dell'organismo che detiene i documenti;

c) possibilità di accesso ai documenti, a fini di controllo, da parte delle persone e degli organismi che di norma hanno il diritto di controllarli.

Dette persone e organismi sono:

i) il personale dell'autorità di gestione, dell'autorità di pagamento e degli organismi intermedi che tratta le domande di pagamento;

ii) gli uffici che effettuano verifiche dei sistemi di gestione e di controllo;

iii) l'ufficio dell'autorità di pagamento responsabile della certificazione delle domande di pagamento intermedie e finale, di cui all'articolo 32, paragrafi 3 e 4, del regolamento (CE) n. 1260/1999 e la persona addetta o l'ufficio che rilascia la dichiarazione di cui all'articolo 38, paragrafo 1, lettera f), nonché

iv) i funzionari designati da organismi nazionali di controllo e dalla Comunità europea.

Il personale e gli organismi autorizzati possono richiedere estratti o copie dei documenti o dei registri contabili di cui al presente paragrafo.

Articolo 8

L'autorità di gestione o di pagamento tiene la contabilità degli importi da recuperare, relativi a pagamenti già effettuati nell'ambito dell'intervento comunitario e garantisce il tempestivo recupero di tali importi. Dopo il recupero, l'autorità di pagamento restituisce gli importi relativi ai pagamenti irregolari recuperati, maggiorati degli interessi di mora, deducendo l'importo in questione dalla successiva dichiarazione delle spese e domanda di pagamento presentate alla Commissione ovvero, se l'importo dedotto è insufficiente, rimborsa la differenza alla Comunità. L'autorità di pagamento trasmette alla Commissione, una volta all'anno, in allegato alla quarta relazione trimestrale sui recuperi effettuati a norma del regolamento (CE) n. 1681/94, una dichiarazione degli importi in attesa di recupero a tale data, ripartiti per anno di avvio delle procedure di recupero.

CAPO III

Certificazione delle spese

Articolo 9

1. Le certificazioni delle dichiarazioni di spesa intermedie e finale di cui all'articolo 32, paragrafi 3 e 4, del regolamento (CE) n. 1260/1999 sono redatte, secondo il modello di cui all'allegato II, da un addetto o da un ufficio dell'autorità di pagamento funzionalmente indipendenti da qualunque ufficio che autorizza i pagamenti.

2. Prima di certificare una dichiarazione di spesa, l'autorità di pagamento deve verificare quanto segue:

a) che l'autorità di gestione e gli organismi intermedi abbiano rispettato le disposizioni del regolamento (CE) n. 1260/1999, in particolare gli articoli 38, paragrafo 1, lettere c) ed e), e 32, paragrafi 3 e 4, nonché della decisione della Commissione di cui all'articolo 28 dello stesso regolamento;

b) che la dichiarazione di spesa riguardi esclusivamente spese:

i) che siano state effettivamente realizzate durante il periodo di ammissibilità stabilito nella decisione, corrispondenti alle spese effettuate dai beneficiari finali, ai sensi dei paragrafi 1.2, 1.3 e 2 della norma n. 1 dell'allegato al regolamento (CE) n. 1685/2000 della Commissione(9), documentate mediante fatture quietanzate o documenti contabili di valore probatorio equivalente;

ii) che siano state sostenute per operazioni selezionate per il finanziamento nell'ambito di un intervento specifico, in base ai pertinenti criteri e procedure di selezione, nonché sottoposte alla disciplina comunitaria per tutto il periodo in cui tali spese sono state sostenute; e

iii) che siano relative a misure per le quali tutti gli aiuti di Stato siano stati, se del caso, formalmente approvati dalla Commissione.

3. Affinché sia sempre possibile valutare l'adeguatezza dei sistemi di controllo e della pista di controllo, prima che una dichiarazione di spesa sia presentata alla Commissione, l'autorità di gestione deve assicurarsi che l'autorità di pagamento sia informata in merito alle procedure applicate dall'autorità di gestione stessa e dagli organismi intermedi, allo scopo di:

a) verificare la fornitura dei beni e dei servizi cofinanziati e la veridicità delle spese dichiarate;

b) la conformità alle norme applicabili, e

c) il mantenimento della pista di controllo.

4. Nei casi in cui l'autorità di gestione e l'autorità di pagamento costituiscano un medesimo organismo o parti di uno stesso organismo, quest'ultimo garantisce che siano applicate procedure che prevedono norme di controllo equivalenti a quelle di cui ai paragrafi 2 e 3.

CAPO IV

Controlli a campione delle operazioni

Articolo 10

1. Gli Stati membri organizzano i controlli sulle operazioni sulla base di un campione adeguato. I controlli sono in particolare volti a verificare:

a) l'efficacia dei sistemi di gestione e controllo istituiti;

b) le dichiarazioni di spese presentate ai vari livelli interessati, con criteri selettivi e sulla base di un'analisi dei rischi.

2. I controlli effettuati prima della conclusione di ciascun intervento riguardano almeno il 5 % della spesa totale ammissibile e si basano su un campione rappresentativo delle operazioni approvate, sulla base dei criteri di cui al paragrafo 3. Gli Stati membri si adoperano per ripartire uniformemente l'esecuzione dei controlli su tutto il periodo interessato. Essi garantiscono un'adeguata separazione dei compiti tra l'esecuzione di tali controlli e le procedure di esecuzione o pagamento delle operazioni.

3. La selezione del campione di operazioni da sottoporre ai controlli, tiene conto dei seguenti aspetti:

a) l'esigenza di controllare operazioni di vario tipo e di varie dimensioni;

b) gli eventuali fattori di rischio identificati dai controlli nazionali o comunitari;

c) la concentrazione delle operazioni in capo a determinati organismi intermedi ovvero a determinati beneficiari finali, in modo che i principali organismi intermedi ed i principali beneficiari finali siano sottoposti almeno ad un controllo prima della conclusione di ciascun intervento.

Articolo 11

Mediante i controlli gli Stati membri si adoperano per verificare i seguenti aspetti:

a) la concreta applicazione e l'efficacia dei sistemi di gestione e di controllo;

b) per un adeguato numero di registrazioni contabili, la relativa concordanza con i pertinenti documenti giustificativi, detenuti dagli organismi intermedi, dai beneficiari finali e dagli organismi o imprese che eseguono le operazioni;

c) l'esistenza di un'adeguata pista di controllo;

d) per un adeguato numero di voci di spesa, la conformità della loro natura e dei relativi tempi di esecuzione alle disposizioni comunitarie, al capitolato approvato per l'operazione ed ai lavori effettivamente eseguiti;

e) la conformità della destinazione o della prevista destinazione dell'operazione a quella indicata nella richiesta di cofinanziamento comunitario;

f) il rispetto dei limiti di cui all'articolo 29 del regolamento (CE) n. 1260/1999 e di ogni altro limite imposto dalle disposizioni comunitarie applicabili ai contributi finanziari della Comunità, che devono essere corrisposti ai beneficiari finali senza decurtazioni o ritardi ingiustificati;

g) l'effettiva disponibilità del pertinente cofinanziamento nazionale;

h) la conformità delle operazioni cofinanziate alle norme e alle politiche comunitarie, ai sensi dell'articolo 12 del regolamento (CE) n. 1260/1999.

Articolo 12

I controlli determinano se gli eventuali problemi riscontrati abbiano carattere sistematico, comportando quindi un fattore di rischio per altre operazioni che fanno capo allo stesso beneficiario finale o sono gestiti dallo stesso organismo intermedio. Essi identificano altresì le cause dei problemi riscontrati, ogni ulteriore esame ritenuto necessario e le opportune misure correttive e preventive.

Articolo 13

Entro il 30 giugno di ogni anno e per la prima volta entro il 30 giugno 2001, gli Stati membri informano la Commissione in merito all'applicazione, nel corso dell'anno precedente, degli articoli 10, 11 e 12, indicando anche eventuali integrazioni o aggiornamenti da apportare ai propri sistemi di gestione e controllo, comunicati a norma dell'articolo 5.

Articolo 14

Le disposizioni del presente capo si applicano, per analogia, agli importi da recuperare di cui all'articolo 8.

CAPO V

Dichiarazione a conclusione dell'intervento

Articolo 15

La persona addetta o l'ufficio incaricati di rilasciare le dichiarazioni a conclusione dell'intervento di cui all'articolo 38, paragrafo 1, lettera f), del regolamento (CE) n. 1260/1999 sono funzionalmente indipendenti:

a) dall'autorità di gestione;

b) dall'ufficio o dalla persona addetta dell'autorità di pagamento responsabile delle certificazioni di cui all'articolo 9, paragrafo 1;

c) dagli organismi intermedi.

Essi effettuano l'esame attenendosi a norme sulla revisione dei conti internazionalmente riconosciute. L'addetto o l'ufficio ricevono dalle autorità di gestione e di pagamento e dagli organismi intermedi tutte le informazioni richieste ed hanno accesso alle registrazioni e ai documenti giustificativi necessari ai fini della dichiarazione.

Articolo 16

Le dichiarazioni si basano su un esame dei sistemi di gestione e di controllo, delle risultanze dei controlli già eseguiti e, se necessario, su un ulteriore campione di operazioni. La persona addetta o l'ufficio che rilasciano la dichiarazione procedono a tutti gli accertamenti necessari per ottenere ragionevole assicurazione in ordine alla correttezza della dichiarazione di spesa certificata e alla legittimità e regolarità delle relative operazioni.

Le dichiarazioni sono redatte sulla base del modello indicativo di cui all'allegato III e sono corredate di una relazione contenente tutte le informazioni atte a documentarle, ivi compresa una sintesi dei risultati di tutti i controlli effettuati da organismi nazionali e comunitari dei quali il dichiarante ha avuto conoscenza.

Articolo 17

Se l'esistenza di gravi carenze di gestione o di controllo o la frequente presenza di irregolarità non consentono di garantire con assoluta certezza la validità della domanda di pagamento del saldo finale e della certificazione finale delle spese, la dichiarazione riferisce in merito alla situazione, valuta la portata del problema e le relative conseguenze finanziarie.

In tal caso la Commissione può chiedere l'esecuzione di un ulteriore controllo atto ad individuare e correggere le irregolarità entro un periodo di tempo determinato.

CAPO VI

Forma e contenuto delle informazioni contabili registrate e comunicate a richiesta della Commissione

Articolo 18

1. Le informazioni contabili relative alle operazioni di cui all'allegato I sono, per quanto possibile, registrate su supporto informatico. Su specifica richiesta della Commissione i registri le sono messi a disposizione, unicamente ai fini degli accertamenti documentali e dei controlli in loco, fatto salvo l'obbligo di comunicazione degli aggiornamenti dei piani finanziari di cui all'articolo 18, paragrafo 3, lettera c), del regolamento (CE) n. 1260/1999, nonché dei dati finanziari di cui all'articolo 32 dello stesso regolamento.

2. La Commissione concorda con ogni Stato membro il contenuto dei dati informatizzati di cui al paragrafo 1, i mezzi per la loro comunicazione e la durata dell'eventuale periodo richiesto per sviluppare i necessari sistemi informatici, sulla base di quanto convenuto ai sensi dell'articolo 18, paragrafo 3, lettera e), del regolamento (CE) n. 1260/1999. Il contenuto delle informazioni che possono essere richieste e le specifiche tecniche auspicate per la trasmissione alla Commissione dei documenti su supporto elettronico sono indicati negli allegati IV e V.

3. Gli Stati membri comunicano i dati di cui al paragrafo 1 alla Commissione, su richiesta scritta della stessa ed entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento di tale richiesta. Un termine diverso può essere concordato tra la Commissione e lo Stato membro, in particolare quando non si disponga di dati su supporto elettronico.

4. La Commissione garantisce la riservatezza e la sicurezza delle informazioni trasmesse dagli Stati membri o raccolte dalla Commissione stessa nel corso dei controlli in loco, ai sensi dell'articolo 287 del trattato e delle disposizioni della Commissione sull'uso delle informazioni e sull'accesso alle medesime.

5. Fatte salve le disposizioni legislative nazionali applicabili in materia, i funzionari della Commissione hanno accesso a tutti i documenti elaborati ai fini dei controlli organizzati nel quadro del presente regolamento o a seguito di tali controlli, nonché ai dati raccolti, inclusi quelli memorizzati in sistemi informatici.

CAPO VII

Disposizioni generali e finali

Articolo 19

Per le forme di intervento per le quali vi siano beneficiari in più Stati membri, gli Stati membri interessati concordano disposizioni comuni volte a garantire una sana gestione finanziaria, alla luce delle legislazioni nazionali, e informano la Commissione di tali disposizioni. La Commissione e gli Stati membri interessati si forniscono reciprocamente l'assistenza amministrativa necessaria.

Articolo 20

Le disposizioni del presente regolamento si applicano fatti salvi gli obblighi degli Stati membri di fornire alla Commissione, in forza del regolamento (CE) n. 1260/1999, informazioni sufficienti per la valutazione dei piani di sviluppo, incluse quelle sui provvedimenti adottati in applicazione dell'articolo 34, paragrafo 1, di detto regolamento, nonché fatto salvo il diritto della Commissione di richiedere informazioni supplementari, prima dell'adozione della decisione di cui all'articolo 28 dello stesso regolamento.

Articolo 21

Il presente regolamento si applica fatto salvo il diritto degli Stati membri di applicare disposizioni nazionali più rigorose di quelle previste dal regolamento stesso.

Articolo 22

Il regolamento (CE) n. 2064/97 è abrogato.

Esso resta tuttavia applicabile ai contributi concessi nel periodo di programmazione 1994-1999, a norma del regolamento (CEE) n. 2052/88.

Articolo 23

Il presente regolamento entra in vigore il settimo giorno successivo a quello di pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Fatto a Bruxelles, il 2 marzo 2001.

Per la Commissione

Michel Barnier

Membro della Commissione

(1) GU L 161 del 26.6.1999, pag. 1.

(2) GU L 290 del 23.10.1997, pag. 1.

(3) GU L 298 del 7.11.1998, pag. 15.

(4) GU L 185 del 15.7.1988, pag. 9.

(5) GU L 337 del 24.12.1994, pag. 11.

(6) GU L 83 del 27.3.1999, pag. 1.

(7) GU L 292 del 15.11.1996, pag. 2.

(8) GU L 178 del 12.7.1994, pag. 43.

(9) GU L 193 del 29.7.2000, pag. 39.

ALLEGATO I

DESCRIZIONE INDICATIVA DELLE INFORMAZIONI RICHIESTE PER UNA PISTA DI CONTROLLO ADEGUATA (articolo 7)

La pista di controllo è considerata adeguata, ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 2, se, per una determinata forma d'intervento, vengono soddisfatte le seguenti condizioni:

1) Le registrazioni contabili disponibili ai livelli di gestione appropriati forniscono informazioni dettagliate sulle spese effettivamente sostenute, nell'ambito di ogni operazione cofinanziata, dai beneficiari finali, compresi, nel caso in cui questi ultimi non siano i destinatari ultimi del contributo, gli organismi o le imprese incaricati di eseguire le operazioni. Tali registrazioni comprendono la data delle stesse, l'importo di ogni voce di spesa, la natura dei documenti giustificativi, nonché la data e il metodo di pagamento. Esse sono corredate dalla necessaria documentazione di supporto (ad esempio, le fatture).

2) Nel caso di voci di spesa che si riferiscono solo in parte all'operazione cofinanziata, è dimostrata l'accuratezza della ripartizione della spesa tra l'operazione cofinanziata ed altre operazioni. Analoga giustificazione è fornita per i tipi di spesa considerati ammissibili entro determinati limiti, o proporzionalmente ad altri costi.

3) Sono inoltre disponibili, ai livelli di gestione appropriati, il capitolato d'onere e il piano finanziario dell'operazione, le relazioni sui progressi realizzati, i documenti relativi alla concessione del contributo e alle procedure di appalto e di aggiudicazione, i rapporti sulle ispezioni effettuate sui beni e servizi cofinanziati nell'ambito delle operazioni.

4) Nelle dichiarazioni delle spese effettivamente sostenute nell'ambito delle operazioni cofinanziate, presentate ad organismi intermedi tra il beneficiario finale o l'organismo o impresa che eseguono le operazioni e l'autorità di pagamento, le informazioni di cui al paragrafo 1 vengono inserite in un rendiconto dettagliato delle spese che indica, per ogni operazione, tutte le singole voci di spesa che concorrono a formare l'importo complessivo certificato. Tali rendiconti costituiscono la documentazione a sostegno delle registrazioni contabili degli organismi intermedi.

5) Gli organismi intermedi dispongono delle registrazioni contabili di ogni singola operazione e degli importi complessivi di spesa certificati dai beneficiari finali. Nel riferire all'autorità di pagamento di cui all'articolo 9, lettera o), del regolamento (CE) n. 1260/1999, gli organismi intermedi presentano un elenco delle operazioni approvate nell'ambito di ogni forma d'intervento, identificando dettagliatamente ogni operazione e indicando il beneficiario finale, la data di concessione del contributo, gli importi impegnati e pagati, il periodo di spesa e la spesa totale per ogni misura e sottoprogramma o priorità. Tali informazioni costituiscono la documentazione a sostegno delle registrazioni contabili dell'autorità di pagamento e servono da base per la preparazione delle dichiarazioni delle spese da presentare alla Commissione.

6) Qualora i beneficiari finali riferiscano direttamente all'autorità di pagamento, i rendiconti dettagliati delle spese di cui al paragrafo 4 costituiscono la documentazione a sostegno delle registrazioni contabili di tale autorità, che è responsabile della redazione dell'elenco delle operazioni cofinanziate di cui al paragrafo 5.

7) Qualora, tra il beneficiario finale o l'organismo o l'impresa che eseguono le operazioni e l'autorità di pagamento, intervengano più organismi intermedi, ciascuno di essi richiede al livello inferiore, per il proprio settore di competenza, un rendiconto dettagliato delle spese che utilizza come documentazione di sostegno per le proprie registrazioni contabili, sulla base delle quali trasmette al livello superiore almeno una sintesi delle spese per ogni singola operazione.

8) Nel caso di trasferimenti elettronici di dati contabili, tutte le autorità e organismi interessati ottengono dal livello inferiore informazioni sufficienti per poter giustificare le proprie registrazioni contabili e gli importi dichiarati al livello superiore, al fine di garantire un'adeguata pista di controllo a partire dai dati riepilogativi totali certificati alla Commissione fino alle singole voci di spesa e ai relativi documenti giustificativi al livello dei beneficiari finali e degli organismi e delle imprese che eseguono le operazioni.

ALLEGATO II

>PIC FILE= "L_2001063IT.002802.EPS">

>PIC FILE= "L_2001063IT.002901.EPS">

>PIC FILE= "L_2001063IT.003001.EPS">

>PIC FILE= "L_2001063IT.003101.EPS">

>PIC FILE= "L_2001063IT.003201.EPS">

>PIC FILE= "L_2001063IT.003301.EPS">

ALLEGATO III

>PIC FILE= "L_2001063IT.003402.EPS">

>PIC FILE= "L_2001063IT.003501.EPS">

ALLEGATO IV

1. OGGETTO DELLE INFORMAZIONI SULLE SINGOLE OPERAZIONI DA TENERE A DISPOSIZIONE DELLA COMMISSIONE SU RICHIESTA PER I CONTROLLI DOCUMENTALI E PER I CONTROLLI IN LOCO

I dati richiesti possono includere quelli che seguono, fermo restando che lo Stato membro e la Commissione concordano sul contenuto preciso per il fondo considerato (FESR, FSE, FEAOG-Orientamento, SFOP). Il numero della rubrica fornisce la struttura auspicata per l'elaborazione dei dati informatizzati da fornire alla Commissione(1).

A. DATI SULL'OPERAZIONE (in base alla decisione di concessione del contributo)

Rubrica 1. Codice CCI ("Codice comune d'identificazione") del programma operativo/documento unico di programmazione

Rubrica 2. Titolo del programma operativo/documento unico di programmazione

Rubrica 3. Codice dell'asse prioritario (o assistenza tecnica)

Rubrica 4. Titolo dell'asse prioritario (o assistenza tecnica)

Rubrica 5. Codice della componente del programma (misura, sottomisura, azione, ecc.)

Rubrica 6. Titolo della componente del programma (misura, sottomisura, azione, ecc.)

Rubrica 7. Fondo strutturale

Rubrica 8. Autorità di pagamento

Rubrica 9. Autorità di gestione

Rubrica 10. Organismo(i) intermedio(i) (diverso dall'autorità di gestione) al quale il beneficiario finale dichiara la spesa

Rubrica 11. Codice dell'operazione(2)

Rubrica 12. Titolo dell'operazione

Rubrica 13. Nome della regione o della zona in cui è ubicata o effettuata l'operazione

Rubrica 14. Codice della regione o della zona

Rubrica 15. Sintesi dell'operazione

Rubrica 16. Data di inizio del periodo di ammissibilità delle spese

Rubrica 17. Data conclusiva del periodo di ammissibilità delle spese

Rubrica 18. Organismo che concede il contributo(3)

Rubrica 19. Data di concessione

Rubrica 20. Numero di riferimento del beneficiario finale(4)

Rubrica 21. Numero di riferimento dell'organismo o impresa responsabile, nei confronti del beneficiario finale, dell'esecuzione dell'operazione (se diversi dal beneficiario finale)

Rubrica 22. Moneta (se diversa dall'euro)

Rubrica 23. Costo totale dell'operazione(5)

Rubrica 24. Costo totale ammissibile dell'operazione(6)

Rubrica 25. Spesa di cofinanziamento(7)

Rubrica 26. Contributo comunitario

Rubrica 27. Contributo comunitario in % (se registrato in aggiunta alla rubrica 26)

Rubrica 28. Finanziamento pubblico nazionale

Rubrica 29. Finanziamento pubblico del governo centrale nazionale

Rubrica 30. Finanziamento pubblico nazionale regionale

Rubrica 31. Finanziamento pubblico nazionale locale

Rubrica 32. Altri finanziamenti pubblici nazionali

Rubrica 33. Finanziamento privato

Rubrica 34. Finanziamento BEI

Rubrica 35. Altri finanziamenti

Rubrica 36. Intervento per categoria e sottocategoria conformemente al punto 3 del presente allegato

Rubrica 37. Ubicazione in zone urbane/rurali(8)

Rubrica 38. Impatto sull'ambiente(9)

Rubrica 39. Impatto sulle pari opportunità(10)

Rubrica 40. Indicatore(11)

Rubrica 41. Unità di misura dell'indicatore

Rubrica 42. Valore obiettivo dell'indicatore per l'operazione

B. SPESA DICHIARATA DELL'OPERAZIONE

Le informazioni richieste possono essere limitate alle registrazioni di spesa dichiarate per l'operazione dal beneficiario finale (sezione 1). D'accordo con lo Stato membro, le informazioni chieste possono riferirsi a registrazioni di singoli pagamenti effettuati dal beneficiario finale o dall'organismo o dall'impresa che effettua l'operazione, qualora non si tratti del beneficiario finale (sezione 2).

1. Spesa dichiarata dal beneficiario finale da includere nelle dichiarazioni di spesa destinate alla Commissione

Rubrica 43. Codice dell'operazione (= rubrica 11)

Rubrica 44. Titolo dell'operazione (= rubrica 12)

Rubrica 45. Numero di riferimento della domanda

Rubrica 46. Spesa dichiarata ammissibile al cofinanziamento

Rubrica 47. Contributo comunitario

Rubrica 48. Contributo comunitario in % (se registrato in aggiunta alla rubrica 47)

Rubrica 49. Finanziamento pubblico nazionale

Rubrica 50. Finanziamento pubblico del governo centrale nazionale

Rubrica 51. Finanziamento pubblico nazionale regionale

Rubrica 52. Finanziamento pubblico nazionale locale

Rubrica 53. Altri finanziamenti pubblici nazionali

Rubrica 54. Finanziamento privato

Rubrica 55. Finanziamento BEI

Rubrica 56. Altri finanziamenti

Rubrica 57. Nome dell'organismo che dichiara la spesa, se non si tratta del beneficiario finale(12)

Rubrica 58. Data di contabilizzazione (data della registrazione)(13)

Rubrica 59. Ubicazione dei documenti giustificativi dettagliati relativi alla domanda presentata dal beneficiario finale(14)

Rubrica 60. Data d'inizio del periodo in cui è stata sostenuta la spesa

Rubrica 61. Data conclusiva del periodo in cui è stata sostenuta la spesa

Rubrica 62. Eventuali entrate detratte dalla spesa dichiarata

Rubrica 63. Eventuali rettifiche finanziarie detratte dall'importo oggetto della domanda

Rubrica 64. Spesa dichiarata e certificata dall'autorità di pagamento (euro)

Rubrica 65. Data della dichiarazione di spesa effettuata dall'autorità di pagamento

Rubrica 66. Tasso o tassi euro applicati(15)

Rubrica 67. Date di eventuali verifiche in loco

Rubrica 68. Organismo che effettua la verifica in loco

Rubrica 69. Indicatore(16) (= 40)

Rubrica 70. Unità di misura dell'indicatore (= 41)

Rubrica 71. Grado di conseguimento dell'obiettivo dell'operazione alla data di dichiarazione (%)

Rubrica 72. Grado di conseguimento dell'obiettivo dell'operazione alla data di dichiarazione rispetto allo svolgimento previsto conformemente al piano iniziale (%)

2. Estremi sui singoli pagamenti effettuati dal beneficiario finale o dall'organismo o dall'impresa che effettua l'operazione (per accordo)

Rubrica 73. Importo del pagamento

Rubrica 74. Numero di riferimento del pagamento

Rubrica 75. Data di pagamento(17)

Rubrica 76. Data di contabilizzazione(18)

Rubrica 77. Ubicazione dei documenti giustificativi dettagliati relativi al pagamento effettuato dal beneficiario finale(19)

Rubrica 78. Beneficiario (fornitore di beni o servizi; contraente): nome

Rubrica 79. Beneficiario: numero di riferimento

2. CLASSIFICAZIONE DELLE AREE D'INTERVENTO

A. Aree d'intervento

Il seguente elenco delle aree d'intervento dei Fondi strutturali si basa sull'articolo 36 del regolamento (CE) n. 1260/1999 ed è stato redatto per agevolare i servizi della Commissione nella loro relazione sull'attività dei Fondi strutturali.

Oltre ad essere utilizzata nelle relazioni annuali sui Fondi strutturali e a contribuire ad una chiara comunicazione sulle varie politiche comunitarie, la ripartizione dei dati in categorie è necessaria affinché la Commissione possa soddisfare richieste di informazioni da parte di altre istituzioni comunitarie, di Stati membri e del pubblico.

La ripartizione in categorie forma parte delle attività di gestione e d'informazione relative ai programmi e non è intesa a sostituire la ripartizione su cui si basano le priorità del programma, gli impatti specifici identificati e le misure, durante l'esercizio di valutazione.

Nel definire le misure da inserire nei programmi concernenti i Fondi strutturali, ogni Stato membro può adottare la classificazione che meglio si adatta alla sua situazione nazionale e regionale, basandosi, se lo desiderano, sulla classificazione della Commissione. È comunque importante che la Commissione sia in grado di sintetizzare le attività dei Fondi strutturali per i vari settori d'intervento. Il complemento di programmazione deve quindi illustrare il collegamento tra ogni misura e la categoria corrispondente nell'elenco della Commissione. L'elemento di raccordo potrebbe ad esempio essere costituito da un apposito codice da attribuire ad ogni misura o dall'indicazione della corrispondenza tra codici nazionali e categorie della Commissione. Anche la relazione annuale sull'esecuzione dei programmi dovrebbe indicare tale elemento di raccordo.

L'elenco non costituisce una novità, in quanto è stato predisposto sulla base delle 14 categorie fondamentali utilizzate nei programmi dell'obiettivo 1 per determinare i parametri dell'addizionalità nel precedente periodo di programmazione.

B. Informazioni supplementari

Nell'ambito della gestione finanziaria delle operazioni, la Commissione ha indicato il tipo di informazioni che gli Stati membri devono mettere a disposizione, ovvero:

1) se il progetto sia ubicato in una zona a) urbana, b) rurale o c) non geograficamente delimitata;

2) se il progetto a) abbia una finalità prevalentemente ambientale, b) sia rispettoso dell'ambiente, c) sia neutro dal punto di vista dell'ambiente;

3) se il progetto a) sia prevalentemente destinato a promuovere la parità tra uomini e donne, b) sia positivo da tale punto di vista, c) sia neutro da tale punto di vista.

La disponibilità di queste informazioni nell'ambito della gestione finanziaria e l'obbligo di usare la seguente classificazione consentirà alla Commissione di soddisfare le esigenze dei cittadini europei.

3. CLASSIFICAZIONE

1. Settore produttivo

11 Agricoltura

111 Investimenti nelle aziende agricole

112 Insediamento di giovani agricoltori

113 Agricoltura - formazione professionale specifica

114 Miglioramento delle condizioni di trasformazione e di commercializzazione dei prodotti agricoli

12 Silvicoltura

121 Investimenti nelle aziende forestali

122 Miglioramento della raccolta, della trasformazione e della commercializzazione dei prodotti forestali

123 Promozione di nuovi sbocchi per l'uso e la commercializzazione dei prodotti della silvicoltura

124 Creazione di associazioni di operatori forestali

125 Ripristino del potenziale produttivo silvicolo danneggiato da calamità naturali e introduzione di mezzi di prevenzione

126 Imboschimento di terreni non agricoli

127 Miglioramento e tutela della stabilità ecologica delle superfici forestali protette

128 Settore forestale - formazione professionale specifica

13 Promozione dell'adeguamento e dello sviluppo delle zone rurali

1301 Miglioramento fondiario

1302 Ricomposizione fondiaria

1303 Introduzione di servizi di sostituzione e di assistenza alla gestione delle aziende agricole

1304 Commercializzazione di prodotti agricoli di qualità

1305 Servizi di base per l'economia e la popolazione rurali

1306 Rinnovo e sviluppo di villaggi; tutela e conservazione del patrimonio rurale

1307 Diversificazione delle attività agricole o di ambito agricolo al fine di creare pluriattività o fonti di reddito alternative

1308 Gestione delle risorse idriche per l'agricoltura

1309 Sviluppo e miglioramento di infrastrutture che incidono sullo sviluppo dell'agricoltura

1310 Incentivazione di attività turistiche

1311 Incentivazione dell'artigianato correlato alle attività delle aziende agricole

1312 Tutela ambientale nel contesto della conservazione del territorio, delle foreste e del paesaggio, nonché miglioramento del benessere degli animali

1313 Ripristino del potenziale produttivo agricolo danneggiato da calamità naturali e introduzione di mezzi di prevenzione adeguati

1314 Ingegneria finanziaria

14 Pesca

141 Adeguamento dello sforzo di pesca

142 Rinnovo e ammodernamento della flotta di pesca

143 Trasformazione, commercializzazione e promozione dei prodotti della pesca

144 Acquacoltura

145 Attrezzatura dei porti pescherecci e protezione e sviluppo delle risorse acquatiche

146 Misure socioeconomiche e aiuti per fermo temporaneo e altre compensazioni

147 Interventi di professionisti, piccola pesca costiera e pesca interna

148 Misure finanziate da altri Fondi strutturali (FESR, FSE)

15 Aiuti alle grandi imprese

151 Investimenti materiali (impianti e attrezzature, cofinanziamento di aiuti di Stato)

152 Tecnologie rispettose dell'ambiente; tecnologie "pulite" e a ridotto consumo energetico

153 Servizi di consulenza per le imprese (compresi internazionalizzazione, esportazioni, gestione ambientale, acquisto di tecnologie)

154 Servizi agli aventi diritto (salute e sicurezza, assistenza a persone a carico)

155 Ingegneria finanziaria

16 Aiuti alle PMI e al settore dell'artigianato

161 Investimenti materiali (impianti e attrezzature, cofinanziamento di aiuti di Stato)

162 Tecnologie rispettose dell'ambiente; tecnologie "pulite" e a ridotto consumo energetico

163 Servizi di consulenza per le imprese (informazioni, piani aziendali, consulenze, marketing, gestione, progettazione, internazionalizzazione, esportazioni, gestione ambientale, acquisto di tecnologie)

164 Servizi comuni per le imprese (parchi di attività, incubatori di imprese, animazione, servizi promozionali, creazione di reti di imprese, conferenze, fiere commerciali)

165 Ingegneria finanziaria

166 Servizi a sostegno dell'economia sociale (assistenza a persone a carico, salute e sicurezza, attività culturali)

167 PMI e artigianato - formazione professionale specifica

17 Turismo

171 Investimenti materiali (centri di informazione, strutture per l'alloggio e la ristorazione, impianti)

172 Investimenti immateriali (ideazione e realizzazione di servizi turistici, attività sportive, culturali e ricreative)

173 Servizi comuni alle imprese del settore turistico (comprese azioni promozionali, creazione di reti di imprese, conferenze e fiere commerciali)

174 Turismo - formazione professionale specifica

18 Ricerca, sviluppo tecnologico e innovazione (RSTI)

181 Progetti di ricerca presso università e istituti di ricerca

182 Innovazione e trasferimento di tecnologia, realizzazione di reti e collaborazioni tra aziende e/o istituti di ricerca

183 Infrastrutture di RSTI

184 Formazione dei ricercatori

2. Risorse umane

21 Politiche per il mercato del lavoro

22 Integrazione sociale

23 Potenziamento dell'istruzione e della formazione professionale non collegata a un settore specifico (persone, aziende)

24 Flessibilità delle forze di lavoro, attività imprenditoriale, innovazione, informazione e tecnologie delle comunicazioni (persone, aziende)

25 Azioni positive per le donne sul mercato del lavoro

3. Infrastrutture di base

31 Infrastrutture di trasporto

311 Ferrovie

312 Strade

3121 Strade nazionali

3122 Strade regionali/locali

3123 Piste ciclistiche

313 Autostrade

314 Aeroporti

315 Porti

316 Vie navigabili

317 Trasporti urbani

318 Trasporti multimodali

319 Sistemi di trasporto intelligenti

32 Infrastrutture per le telecomunicazioni e società dell'informazione

321 Infrastrutture di base

322 Tecnologie dell'informazione e delle comunicazioni (comprese misure per la sicurezza delle trasmissioni)

323 Servizi ed applicazioni per il pubblico (sanità, pubblica amministrazione, istruzione)

324 Servizi ed applicazioni per le PMI (commercio e transazioni elettronici, istruzione e formazione, creazione di reti)

33 Infrastrutture del settore energetico (produzione e distribuzione)

331 Elettricità, gas, prodotti petroliferi, combustibili solidi

332 Fonti energetiche rinnovabili (energia solare, eolica, idroelettrica, dalla biomassa)

333 Efficienza energetica, cogenerazione, controllo energetico

34 Infrastrutture ambientali (compresa l'acqua)

341 Aria

342 Rumore

343 Rifiuti urbani ed industriali (compresi rifiuti ospedalieri e rifiuti pericolosi)

344 Acqua potabile (captazione, immagazzinamento, trattamento, distribuzione)

345 Acque reflue, depurazione

35 Riassetto e bonifica

351 Riassetto e bonifica di zone industriali e militari

352 Risanamento di aree urbane

353 Protezione, miglioramento e rigenerazione dell'ambiente naturale

354 Valorizzazione dei beni culturali

36 Infrastrutture sociali e sanità pubblica

4. Varie

41 Assistenza tecnica e azioni innovative (FESR, FSE, FEAOG, SFOP)

411 Preparazione, realizzazione, sorveglianza, pubblicità

412 Valutazione

413 Studi

414 Azioni innovative

415 Informazione del pubblico

(1) Cfr. istruzioni sulla predisposizione del supporto informatico nell'allegato V.2.

(2) Per "operazione" s'intende un progetto o un'azione attuata dal beneficiario finale, compresi, nel caso in cui quest'ultimo non sia il destinatario ultimo del contributo, da un organismo o una impresa che agisce sotto la sua responsabilità, che riguarda attività analoghe e che è soggetta di norma ad una singola decisione di concessione del contributo. I dati richiesti sono relativi alle singole operazioni, non si tratta di dati aggregati complessivi che si riferiscono alle attività dei "beneficiari finali", che non eseguono essi stessi le operazioni [cfr. allegato I del presente regolamento e paragrafi 1.2, 1.3 e 2 della norma n. 1 dell'allegato al regolamento (CE) n. 1685/2000 sull'ammissibilità delle spese]. Tuttavia, nel caso di sistemi concernenti molti piccoli beneficiari, la sottomissione di dati aggregati può essere consentita.

(3) Cfr. paragrafo 3 dell'allegato I.

(4) Come indicato al terzo comma dell'articolo 32, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1260/1999 ai fini della dichiarazione di spesa.

(5) Inclusi i costi non ammissibili esclusi dalla base di calcolo del finanziamento pubblico.

(6) I costi inclusi nella base di calcolo del finanziamento pubblico.

(7) Articolo 29, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1260/1999.

(8) L'operazione ha luogo in (a) zona urbana, (b) zona rurale o (c) zona non delimitata geograficamente.

(9) L'operazione (a) è incentrata sull'ambiente, (b) è ecocompatibile, (c) non comporta conseguenze per l'ambiente.

(10) L'operazione (a) è incentrata sull'uguaglianza fra i sessi, (b) è positiva in termini di uguaglianza uomo-donna o (c) è neutra in termini di siffatta uguaglianza.

(11) Principali indicatori di controllo da segnalare (previo accordo dello Stato membro).

(12) Se il beneficiario finale dichiara la spesa ad organismi intermedi o all'autorità di gestione che trasmette la domanda all'autorità di pagamento, la Commissione può chiedere informazioni sulle dichiarazioni di spesa a ciascun livello per poter seguire la pista di controllo (cfr. paragrafo 5 dell'allegato I).

(13) Paragrafo 1 dell'allegato I.

(14) Pista di controllo: paragrafo 8 dell'allegato I.

(15) Indicare il tasso applicato per ciascun importo dichiarato dal beneficiario finale se sono state presentate più dichiarazioni.

(16) Principali indicatori di controllo da segnalare (previo accordo dello Stato membro).

(17) Paragrafo 1 dell'allegato I.

(18) Paragrafo 1 dell'allegato I.

(19) Paragrafo 8 dell'allegato I.

ALLEGATO V

SPECIFICHE TECNICHE AUSPICATE PER LA TRASMISSIONE DEI FILE ALLA COMMISSIONE

1. Mezzi di trasmissione

La maggioranza dei mezzi di uso corrente possono essere utilizzati, dopo accordo preventivo della Commissione. Segue una lista non esaustiva dei mezzi consigliati.

1) Supporti magnetici

- Dischetto da 3,5 pollici e 1,4 Mb (Dos/Windows)

compressione facoltativa in formato ZIP

- Cartuccia DAT

4 mm DDS-1 (90 m)

- CD-ROM (WORM)

2) Trasmissione dei file

- invio diretto per posta elettronica

per file fino a 5 Mb

compressione facoltativa in formato ZIP

- trasmissione per FTP

compressione facoltativa in formato ZIP.

2. Requisiti auspicati per la compilazione di estratti dai file dello Stato membro

Il file auspicato possederà le caratteristiche seguenti:

1) Ogni registrazione inizia con un codice di tre caratteri che identifica i dati contenuti nella registrazione stessa. Vi sono due tipi di registrazioni:

a) le registrazioni relative all'operazione, identificate dal codice "PRJ", che contengono informazioni generali sull'operazione stessa; le caratteristiche di tali registrazioni (zone 1-42) sono descritte nell'allegato IV, punto 1, lettera A;

b) le registrazioni relative alle spese, identificate dal codice "PAY", che contengono informazioni dettagliate sulle spese riferite all'operazione; le caratteristiche di tali registrazioni (zone 43-79) sono descritte nell'allegato IV, punto 1, lettera B.

2) Le registrazioni "PRJ", che contengono informazioni su un'operazione, sono immediatamente seguite da varie registrazioni "PAY", che contengono informazioni sulle spese relative all'operazione stessa. In alternativa le registrazioni "PRJ" e "PAY" possono essere trasmesse in file separati.

3) I campi sono separati da un ";". Due ";" consecutivi indicano che non ci sono dati per quella zona ("zona vuota").

4) Le registrazioni hanno lunghezza variabile. Ogni registrazione si conclude con il codice "CR LF" ("Carriage Return - Line Feed") (esadecimale: "0D 0A").

5) Il file è in codice ASCII.

6) Zone numeriche che indicano importi:

a) simbolo del decimale: ".";

b) ove necessario, segno ("+" o "-") in prima posizione a sinistra, immediatamente seguito dalle cifre;

c) numero fisso di decimali;

d) nessuno spazio intermedio; nessun separatore delle migliaia.

7) Zona data: "DDMMYYYY" (giorno su 2 posizioni, mese su 2 posizioni, anno su 4 posizioni).

8) I dati testuali non vanno messi tra virgolette (" "). Naturalmente i dati testuali non devono contenere il delimitatore";".

9) Per tutte le zone: nessuno spazio a sinistra delle stringhe; nessuno spazio a destra delle stringhe.

10) Un file conforme alla norma si presenterà nel modo seguente (esempio):

PRJ;1999FI161DO002;obiettivo 1 Finlandia orientale;2;Sviluppo delle imprese;1;Aiuti agli investimenti; ...

PAY;1234;Joensuu Business Park;2315;103300;51650;50 % ...

11) Per i file provenienti dalla Grecia si chiede di applicare la codifica SLOT-928 o ISO 8859-7.

3. Documentazione

Ogni file dovrà essere accompagnato da totali di controllo:

1) numero di registrazioni;

2) importo totale;

3) importo globale dei totali parziali per intervento.

Per tutte le zone codificate il significato dei codici utilizzati nei dati va allegato al file.

La somma delle registrazioni contenute nel file per intervento e sottoprogramma (priorità) deve corrispondere alle dichiarazioni di pagamento presentate alla Commissione. Eventuali divergenze dovranno essere giustificate in una nota allegata al file.