32001R0438

Règlement (CE) no 438/2001 de la Commission

du 2 mars 2001

fixant les modalités d'application du règlement (CE) n° 1260/1999 du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des Fonds structurels

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le règlement (CE) n° 1260/1999 du Conseil du 21 juin 1999 portant dispositions générales sur les Fonds structurels(1), et notamment son article 53, paragraphe 2,

après consultation du comité institué conformément à l'article 147 du traité,

après consultation du comité des structures agricoles et du développement rural,

après consultation du comité du secteur de la pêche et de l'aquaculture,

considérant ce qui suit:

(1) L'article 38 du règlement (CE) n° 1260/1999 prévoit que les États membres prennent un certain nombre de mesures destinées à assurer une utilisation efficace et régulière des Fonds communautaires, conformément aux principes de bonne gestion financière.

(2) À cette fin, il est nécessaire que les États membres diffusent des orientations adéquates portant sur l'organisation des fonctions pertinentes des autorités de gestion et de paiement, conformément aux articles 32 et 34 du règlement (CE) n° 1260/1999.

(3) L'article 38 du règlement (CE) n° 1260/1999 prévoit que les États membres coopèrent avec la Commission pour lui permettre de s'assurer de l'existence et du bon fonctionnement de leurs systèmes de gestion et de contrôle et qu'ils prêtent à la Commission tout concours nécessaire à la réalisation des contrôles, y compris par sondage.

(4) Pour garantir un niveau de qualité uniforme en matière de certification des dépenses pour lesquelles sont demandés les paiements des Fonds en vertu de l'article 32, paragraphes 3 et 4, du règlement (CE) n° 1260/1999, il convient de définir le contenu de ces certificats et de préciser le caractère et la qualité des informations sur lesquelles ils sont fondés.

(5) Afin de permettre à la Commission d'effectuer les contrôles prévus par l'article 38, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1260/1999, les États membres doivent lui fournir, sur demande, les données dont les autorités de gestion ont besoin pour accomplir leurs tâches de gestion, de suivi et d'évaluation prévues par ledit règlement. Il convient de préciser le contenu de ces données ainsi que le format et les moyens de transmission des fichiers informatiques lorsque les données sont transmises sous forme informatique en conformité avec l'article 18, paragraphe 3, point e), dudit règlement. La Commission doit assurer la confidentialité et la sécurité des données communiquées sous cette forme ainsi que des autres données.

(6) Il convient de remplacer le règlement (CE) n° 2064/97 de la Commission du 15 octobre 1997 arrêtant les modalités détaillées d'application du règlement (CEE) n° 4253/88 du Conseil en ce qui concerne le contrôle financier effectué par les États membres sur les opérations cofinancées par les Fonds structurels(2), modifié par le règlement (CE) n° 2406/98(3). Toutefois, les dispositions du règlement (CE) n° 2064/97 devraient continuer à s'appliquer aux interventions octroyées pour la période de programmation 1994-1999 au titre du règlement (CEE) n° 2052/88 du Conseil(4), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 3193/94(5).

(7) Le présent règlement doit s'appliquer sans préjudice des dispositions sur les contrôles sur place dans le domaine des aides d'État visés à l'article 22 du règlement (CE) n° 659/1999 du Conseil du 22 mars 1999 portant modalités d'application de l'article 93 du traité CE(6).

(8) Le présent règlement doit s'appliquer sans préjudice des dispositions du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités(7).

(9) Les dispositions du règlement (CE) n° 1681/94 de la Commission du 11 juillet 1994 concernant les irrégularités et le recouvrement des sommes indûment versées dans le cadre du financement des politiques structurelles ainsi que l'organisation d'un système d'information dans ce domaine(8) s'appliquent au concours octroyé sur la base du règlement (CE) n° 1260/1999, en vertu de l'article 54, deuxième alinéa, et de l'article 38, paragraphe 1, point e), dudit règlement.

(10) Le présent règlement doit s'appliquer conformément au principe de subsidiarité visé à l'article 8, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 1260/1999 et sans préjudice des systèmes institutionnel, juridique et financier de l'État membre concerné, comme prévu à l'article 34, paragraphe 1, dernier alinéa, dudit règlement.

(11) Les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l'avis du comité pour le développement et la reconversion des régions,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

CHAPITRE I

Champ d'application

Article premier

Le présent règlement établit les modalités d'application du règlement (CE) n° 1260/1999 en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des Fonds structurels et géré par les États membres.

CHAPITRE II

Systèmes de gestion et de contrôle

Article 2

1. Chaque État membre veille à ce que soient adressées aux autorités de gestion et de paiement et aux organismes intermédiaires des orientations adéquates concernant l'organisation de systèmes de gestion et de contrôle nécessaire pour assurer la bonne gestion financière des Fonds structurels conformément aux principes et standards généralement reconnus, et notamment pour fournir une assurance suffisante de l'exactitude, de la régularité et de l'éligibilité des demandes de concours communautaire.

2. Aux fins du présent règlement, on entend par "organisme intermédiaire" tout organisme ou service public ou privé qui agit sous la responsabilité d'une autorité de gestion ou de paiement ou qui effectue des tâches pour le compte de ces dernières vis-à-vis des bénéficiaires finals ou des organismes et entreprises qui mettent en oeuvre les opérations.

Article 3

Les systèmes de gestion et de contrôle des autorités de gestion et de paiement et des organismes intermédiaires prévoient, eu égard à la proportionnalité par rapport au volume de l'intervention gérée:

a) la définition et la répartition claires et - dans la mesure nécessaire pour assurer une bonne gestion financière - une séparation suffisante des fonctions à l'intérieur de l'organisation concernée;

b) des systèmes efficaces garantissant que les fonctions soient exercées de manière satisfaisante;

c) dans le cas des organismes intermédiaires, la communication d'informations à l'autorité compétente sur l'exercice effectif de leurs tâches et sur les moyens utilisés.

Article 4

Les systèmes de gestion et de contrôle prévoient des procédures pour vérifier la remise des produits et services cofinancés et la réalité des dépenses déclarées ainsi que pour assurer le respect des conditions établies dans la décision correspondante de la Commission au titre de l'article 28 du règlement (CE) n° 1260/1999 et avec les règles nationales et communautaires en vigueur concernant, en particulier, l'éligibilité des dépenses pour le concours des Fonds structurels au titre de l'intervention concernée, les marchés publics, les aides d'État (y compris les règles relatives au cumul des aides), la protection de l'environnement et l'égalité des chances.

Les procédures prévoient de garder trace des vérifications d'opérations individuelles sur place. Les dossiers concernés font rapport du travail accompli, des résultats des vérifications et des mesures prises à l'égard des anomalies constatées. Si les vérifications physiques ou administratives ne sont pas exhaustives, mais ont été effectuées sur un échantillon d'opérations, les dossiers identifient les opérations sélectionnées et décrivent la méthode d'échantillonnage.

Article 5

1. L'État membre, pour chaque intervention, informe la Commission, dans les trois mois qui suivent l'approbation de l'intervention concernée ou l'entrée en vigueur du présent règlement, selon le délai le plus éloigné, de l'organisation des autorités de gestion et de paiement et des organismes intermédiaires, des systèmes de gestion et de contrôle mis en place dans ces autorités et organismes ainsi que des améliorations envisagées au regard des orientations citées à l'article 2, paragraphe 1.

2. La communication comprend les informations suivantes concernant chaque autorité de gestion et de paiement et chaque organisme intermédiaire:

a) les fonctions qui leur sont attribuées;

b) la répartition des fonctions entre ou à l'intérieur de leurs services, y compris celle entre l'autorité de gestion et l'autorité de paiement lorsque celles-ci appartiennent au même organisme;

c) les procédures relatives à la réception, à la vérification et à la validation des demandes de remboursement des dépenses ainsi qu'à l'ordonnancement, à l'exécution et à la comptabilisation des paiements aux bénéficiaires;

d) les dispositions relatives à l'audit des systèmes de gestion et de contrôle.

3. Dans les cas où un système commun est utilisé pour plusieurs interventions, une description de ce système commun peut être présentée.

Article 6

La Commission s'assure, en coopération avec l'État membre, que les systèmes de gestion et de contrôle présentés au titre de l'article 5 satisfont aux normes exigées par le règlement (CE) n° 1260/1999 et par le présent règlement; elle fait connaître les entraves éventuelles qu'ils présentent à la transparence des contrôles relatifs au fonctionnement des Fonds ainsi qu'à l'accomplissement des responsabilités de la Commission au titre de l'article 274 du traité. Des réexamens du fonctionnement des systèmes sont effectués de façon régulière.

Article 7

1. Les systèmes de gestion et de contrôle des États membres assurent une piste d'audit suffisante.

2. La piste d'audit est considérée comme suffisante lorsqu'elle permet:

a) de réconcilier les comptes récapitulatifs certifiés notifiés à la Commission avec les états des dépenses individuels et leurs pièces justificatives détenues aux différents niveaux administratifs et par les bénéficiaires finals, y compris, dans les cas où ces derniers ne sont pas les destinataires ultimes de l'aide, les organismes ou entreprises qui mettent en oeuvre des opérations, et

b) de contrôler l'attribution et les transferts des fonds communautaires et nationaux disponibles.

Une description indicative des informations nécessaires pour une piste d'audit suffisante figure à l'annexe I.

3. L'autorité de gestion s'assure des points suivants:

a) qu'il existe des procédures garantissant que tous les documents ayant trait à des dépenses et à des paiements déterminés effectués au titre de l'intervention concernée et nécessaires à une piste d'audit suffisante sont tenus conformément aux exigences de l'article 38, paragraphe 6, du règlement (CE) n° 1260/1999 et de l'annexe I du présent règlement;

b) que le nom de l'organisme qui les détient et sa localisation sont enregistrés;

c) que ces documents sont mis à disposition aux fins d'inspection par les personnes ou les organismes normalement habilités à les inspecter.

Ces personnes sont:

i) le personnel de l'autorité de gestion et de l'autorité de paiement et des organismes intermédiaires chargés de traiter les demandes de paiement;

ii) les services qui assurent l'audit des systèmes de gestion et de contrôle;

iii) la personne ou le service de l'autorité de paiement responsable de la certification des demandes de paiement intermédiaires et finales prévues à l'article 32, paragraphes 3 et 4, du règlement (CE) n° 1260/1999 ainsi que la personne ou le service qui établit la déclaration prévue à l'article 38, paragraphe 1, point f), dudit règlement;

iv) les fonctionnaires mandatés des institutions nationales d'audit et de la Communauté européenne.

Elles peuvent demander que des extraits ou des copies de documents ou de registres comptables cités au présent paragraphe leur soient fournis.

Article 8

L'autorité de gestion ou l'autorité de paiement tient une comptabilité des montants recouvrables au titre de paiements de concours communautaire déjà effectués et s'assure que les montants sont recouvrés sans retard injustifié. Après le recouvrement, l'autorité de paiement rembourse les paiements irréguliers recouvrés, majorés des intérêts de retard perçus, en déduisant les montants en question de ses prochaines déclaration de dépenses et demande de paiement adressées à la Commission ou, si cela est insuffisant, en effectuant un remboursement à la Communauté. L'autorité de paiement envoie annuellement à la Commission, en annexe au quatrième rapport trimestriel sur les reversements prévu par le règlement (CE) n° 1681/94, un état des recouvrements en attente à cette date, récapitulés par année d'émission des ordres de reversement.

CHAPITRE III

Certification de dépenses

Article 9

1. Les certificats relatifs aux déclarations de dépenses intermédiaires et finales auxquels se réfère l'article 32, paragraphes 3 et 4, du règlement (CE) n° 1260/1999 sont établis suivant le modèle figurant en annexe II par une personne ou un service de l'autorité de paiement qui est fonctionnellement indépendant de tout service ordonnateur de paiement.

2. Avant de certifier une déclaration déterminée de dépenses, l'autorité de paiement s'assure que les conditions suivantes sont remplies:

a) l'autorité de gestion et les organismes intermédiaires ont respecté les dispositions du règlement (CE) n° 1260/1999, notamment l'article 38, paragraphe 1, points c) et e), et l'article 32, paragraphes 3 et 4, ainsi que les conditions de la décision de la Commission au titre de l'article 28 dudit règlement;

b) la déclaration de dépenses ne comprend que les dépenses:

i) qui ont été effectivement encourues pendant la période d'éligibilité telle que définie dans la décision et correspondent aux dépenses payées par les bénéficiaires finals, au sens des points 1.2, 1.3 et 2 de la règle n° 1 de l'annexe du règlement (CE) n° 1685/2000(9), et justifiées par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente;

ii) qui sont relatives à des opérations sélectionnées pour un cofinancement au titre de l'intervention concernée selon les critères et les procédures de sélection établis, et qui ont été assujetties aux règles communautaires pendant toute la période pendant laquelle ces dépenses ont été encourues, et

iii) qui relèvent de mesures pour lesquelles toute aide d'État a été formellement approuvée par la Commission, le cas échéant.

3. Afin que la suffisance du système de contrôle et de la piste d'audit puisse toujours être prise en considération avant qu'une déclaration des dépenses ne soit présentée à la Commission, l'autorité de gestion veille à ce que l'autorité de paiement soit tenue informée des procédures qu'elle et les organismes intermédiaires appliquent pour:

a) vérifier la réalité du service effectué par rapport aux produits et services cofinancés;

b) assurer le respect des règles en vigueur;

c) maintenir la piste d'audit.

4. Lorsque l'autorité de gestion et l'autorité de paiement appartiennent au même organisme ou qu'un même organisme est désigné à la fois comme autorité de gestion et autorité de paiement, cet organisme veille à ce que des procédures offrant des normes de contrôle équivalentes à celles qui sont décrites aux paragraphes 2 et 3 soient appliquées.

CHAPITRE IV

Contrôles par sondage sur les opérations

Article 10

1. Les États membres organisent, sur la base d'un échantillon approprié, des contrôles des opérations en vue plus particulièrement:

a) de vérifier le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle mis en place;

b) d'examiner de manière sélective, sur la base d'une analyse des risques, les déclarations de dépenses établies aux différents niveaux concernés.

2. Les contrôles effectués avant la clôture de chaque intervention portent sur 5 % au moins des dépenses totales éligibles et sont basés sur un échantillon représentatif des opérations approuvées, en tenant compte des dispositions du paragraphe 3. Les États membres veillent à étaler les contrôles de façon régulière sur toute la durée de la période concernée. Ils assurent une séparation adéquate des tâches entre ces contrôles et les procédures de mise en oeuvre ou de paiement concernant les opérations.

3. L'échantillon des opérations contrôlées est tel qu'il tienne compte:

a) de la nécessité de contrôler des opérations de nature et d'ampleur suffisamment variées;

b) des facteurs de risque identifiés par les contrôles nationaux ou communautaires;

c) de la concentration des opérations sous certains organismes intermédiaires ou certains bénéficiaires finals, de sorte que les principaux organismes intermédiaires et les principaux bénéficiaires finals soient contrôlés une fois au moins avant la clôture de chaque intervention.

Article 11

En effectuant les contrôles, les États membres s'efforcent de vérifier:

a) la mise en oeuvre effective des systèmes de gestion et de contrôle et leur bon fonctionnement;

b) pour un nombre adéquat de documents comptables, s'il y a correspondance entre ces documents et les pièces justificatives détenues par les organismes intermédiaires, les bénéficiaires finals et les organismes ou entreprises qui mettent en oeuvre les opérations;

c) que la piste d'audit est suffisante;

d) pour un nombre adéquat de dépenses individuelles, que la nature et la date de réalisation de ces dépenses sont conformes aux exigences communautaires, au cahier des charges approuvé de l'opération et aux travaux réellement exécutés;

e) que la destination effective ou prévue de l'opération correspond aux objectifs décrits dans la demande de cofinancement communautaire;

f) que la participation financière de la Communauté ne dépasse pas les limites fixées à l'article 29 du règlement (CE) n° 1260/1999 ou dans toute autre disposition communautaire applicable en la matière et est effectivement versée aux bénéficiaires finals sans réduction ou retard injustifié;

g) que le cofinancement national approprié a réellement été fourni et

h) que les opérations cofinancées ont été mises en oeuvre dans le respect des règles et politiques communautaires conformément à l'article 12 du règlement (CE) n° 1260/1999.

Article 12

Les contrôles établissent si les problèmes éventuellement rencontrés sont de nature systémique et risquent, en conséquence, de se poser également pour d'autres opérations mises en oeuvre par le même bénéficiaire final ou gérées par le même organisme intermédiaire. Ils déterminent, en outre, les causes de ces situations ainsi que la nature des analyses complémentaires éventuelles à effectuer et les mesures préventives ou correctives à prendre.

Article 13

Les États membres font tous les ans, le 30 juin au plus tard, et pour la première fois le 30 juin 2001, rapport à la Commission sur la façon dont ils ont appliqué les articles 10, 11 et 12 au cours de l'année civile précédente et complètent ou actualisent, le cas échéant, la description de leurs systèmes de gestion et de contrôle visés à l'article 5.

Article 14

Les dispositions du présent chapitre s'appliquent mutatis mutandis aux montants recouvrables visés à l'article 8.

CHAPITRE V

Déclaration à la clôture d'une intervention

Article 15

La personne ou le service désigné pour établir les déclarations à la clôture d'une intervention visées à l'article 38, paragraphe 1, point f), du règlement (CE) n° 1260/1999 est fonctionnellement indépendant:

a) de l'autorité de gestion désignée;

b) de la personne ou du service de l'autorité de paiement responsable de l'établissement des certificats visés à l'article 9, paragraphe 1;

c) des organismes intermédiaires.

La personne ou le service désigné effectue son contrôle selon les normes d'audit courantes au niveau international. Les autorités de gestion et de paiement et les organismes intermédiaires lui fournissent toutes les informations requises et lui donnent accès aux données comptables et aux pièces justificatives nécessaires à l'établissement de la déclaration.

Article 16

Les déclarations sont fondées sur un examen des systèmes de gestion et de contrôle, des conclusions des contrôles déjà effectués et, si nécessaire, sur un échantillonnage complémentaire de transactions. La personne ou le service qui la délivre procède à toutes les vérifications nécessaires afin d'obtenir une assurance raisonnable que la déclaration certifiée de dépenses est correcte et que les transactions sous-jacentes sont légales et régulières.

Les déclarations sont établies sur la base du modèle indicatif indiqué à l'annexe III et sont accompagnées d'un rapport reprenant toutes les informations pertinentes pour justifier la déclaration, y inclus une synthèse des conclusions de tous les contrôles effectués par des organismes nationaux et communautaires auxquels le déclarant a eu accès.

Article 17

Si la constatation d'importantes défaillances au niveau de la gestion ou du contrôle ou d'une fréquence élevée d'irrégularités ne permet pas de se prononcer de façon globalement positive sur la validité de la demande de versement du solde et du certificat final des dépenses, la déclaration évoque ces circonstances et fait également une estimation de l'étendue du problème et de son impact financier.

Dans un tel cas, la Commission peut demander que soit effectué un contrôle supplémentaire en vue d'identifier et de faire corriger les irrégularités dans un délai déterminé.

CHAPITRE VI

Forme et contenu des informations comptables que les États membres doivent détenir et mettre à la disposition de la Commission sur sa demande

Article 18

1. Les archives comptables se référant aux opérations visées dans l'annexe I sont, dans la mesure du possible, détenues sous forme d'enregistrements informatiques. De telles informations comptables sont mises à la disposition de la Commission sur demande spécifique pour lui permettre d'effectuer des contrôles sur pièces et sur place, sans préjudice de l'obligation de communiquer des mises à jour des plans financiers prévue à l'article 18, paragraphe 3, point c), du règlement (CE) n° 1260/1999 ainsi que des informations financières au titre de l'article 32 dudit règlement.

2. La Commission convient avec chaque État membre du contenu des enregistrements informatiques à mettre à sa disposition au titre du paragraphe 1, des moyens de leur transmission et de la durée de la période nécessaire pour la mise en place de tout système informatique requis compte tenu de l'accord visé à l'article 18, paragraphe 3, point e), du règlement (CE) n° 1260/1999. La portée des informations qui peuvent être demandées et les spécifications techniques préférées pour la transmission de fichiers informatiques à la Commission sont indiquées dans les annexes IV et V.

3. Sur demande écrite de la Commission, les États membres lui transmettent les informations visées au paragraphe 1 dans un délai de dix jours ouvrables à partir de la réception de la demande. Un délai différent peut être convenu entre la Commission et l'État membre, notamment lorsque les informations ne sont pas disponibles sous forme d'enregistrements informatiques.

4. La Commission assure la confidentialité et la sécurité des informations transmises par les États membres ou qu'elle a relevées lors des contrôles sur place, en conformité avec l'article 287 du traité et les règles de la Commission sur l'usage et l'accès à l'information.

5. Sous réserve de la législation nationale en vigueur, les fonctionnaires de la Commission ont accès à tous les documents préparés en vue des contrôles au titre du présent règlement ou suite à de tels contrôles ainsi qu'aux données détenues, y compris celles stockées dans des systèmes informatiques.

CHAPITRE VII

Dispositions générales et finales

Article 19

Pour les formes d'intervention dont les bénéficiaires sont établis dans plusieurs États membres, les États membres concernés conviennent des mesures communes nécessaires pour assurer une bonne gestion financière, prenant en compte les législations nationales, et informent la Commission des mesures convenues. La Commission et les États membres concernés se prêtent toute assistance administrative nécessaire.

Article 20

Les dispositions du présent règlement ne préjugent pas de l'obligation des États membres, au titre du règlement (CE) n° 1260/1999, de communiquer à la Commission des informations suffisantes pour lui permettre d'apprécier les plans, y compris des informations sur les mesures prises pour mettre en oeuvre l'article 34, paragraphe 1, dudit règlement, ni du droit de la Commission de demander des renseignements complémentaires avant d'adopter ses décisions au titre de l'article 28 dudit règlement.

Article 21

Les dispositions du présent règlement ne font pas obstacle à ce que les États membres appliquent des règles plus strictes que celles du présent règlement.

Article 22

Le règlement (CE) n° 2064/97 est abrogé.

Ses dispositions continuent toutefois de s'appliquer aux interventions accordées pour la période de programmation 1994-1999 au titre du règlement (CEE) n° 2052/88.

Article 23

Le présent règlement entre en vigueur le septième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 2 mars 2001.

Par la Commission

Michel Barnier

Membre de la Commission

(1) JO L 161 du 26.6.1999, p. 1.

(2) JO L 290 du 23.10.1997, p. 1.

(3) JO L 298 du 7.11.1998, p. 15.

(4) JO L 185 du 15.7.1988, p. 9.

(5) JO L 337 du 24.12.1994, p. 11.

(6) JO L 83 du 27.3.1999, p. 1.

(7) JO L 292 du 15.11.1996, p. 2.

(8) JO L 178 du 12.7.1994, p. 43.

(9) JO L 193 du 29.7.2000, p. 39.

ANNEXE I

LISTE INDICATIVE DES INFORMATIONS REQUISES POUR UNE PISTE D'AUDIT SUFFISANTE (article 7)

La piste d'audit est censée être suffisante au sens de l'article 7, paragraphe 2, lorsque, pour une intervention déterminée:

1) les archives comptables détenues aux niveaux appropriés de gestion donnent des informations détaillées sur les dépenses réellement effectuées, pour chaque opération cofinancée, par les bénéficiaires finals, y compris, dans les cas où ces derniers ne sont pas les destinataires ultimes de l'aide, par les organismes ou entreprises qui mettent en oeuvre les opérations. Elles indiquent ainsi la date à laquelle les pièces ont été établies, le montant de chaque poste de dépenses, la nature des documents d'accompagnement ainsi que la date et le mode de paiement. Les pièces justificatives nécessaires (factures, etc.) sont jointes;

2) dans le cas des postes de dépenses qui ne concernent que partiellement une opération cofinancée, l'exactitude de la répartition du montant entre l'opération cofinancée et les autres opérations est démontrée. Il en est de même pour les types de dépenses considérés comme éligibles dans certaines limites ou en proportion d'autres coûts;

3) le cahier des charges et le plan de financement de l'opération, les rapports intermédiaires, les documents relatifs à l'octroi de l'aide, aux procédures d'appels d'offres et de passation des marchés ainsi que les rapports sur les vérifications de la réalité du service effectué dans l'opération par rapport aux produits et services cofinancés sont également conservés au niveau approprié de gestion;

4) pour notifier les dépenses réellement effectuées pour des opérations cofinancées à des organismes intermédiaires situés entre le bénéficiaire final, ou l'organisme ou l'entreprise qui met en oeuvre l'opération et l'autorité de paiement, les informations visées au point 1 sont rassemblées dans un état détaillé des dépenses indiquant, pour chaque opération, tous les postes de dépenses en vue du calcul du montant total certifié. Ces états détaillés des dépenses constituent les documents d'accompagnement des archives comptables des organismes intermédiaires;

5) les organismes intermédiaires tiennent des archives comptables pour chaque opération ainsi que pour les montants totaux des dépenses certifiés par les bénéficiaires finals. Les organismes intermédiaires qui font rapport à l'autorité de paiement désignée visée à l'article 9, point o), du règlement (CE) n° 1260/1999 lui présentent une liste des opérations approuvées pour chaque intervention indiquant pour chacune de ces opérations, outre son identification complète et celle du bénéficiaire final, la date d'octroi de l'aide, les montants engagés et payés, la période de dépenses en cause et la somme des dépenses par mesure et par sous-programme ou priorité. Ces informations constituent le dossier d'accompagnement des archives comptables de l'autorité de paiement ainsi que la base d'établissement des déclarations de dépenses à présenter à la Commission;

6) dans les cas où les bénéficiaires finals font directement rapport à l'autorité de paiement, les états détaillés des dépenses visés au point 4 constituent les dossiers d'accompagnement des archives comptables de l'autorité de paiement responsable de l'établissement de la liste des opérations cofinancées visée au point 5;

7) au cas où plusieurs organismes intermédiaires interviennent entre le bénéficiaire final ou l'organisme ou l'entreprise qui met en oeuvre l'opération et l'autorité de paiement, chaque organisme intermédiaire a besoin, pour son champ de responsabilité, d'états détaillés des dépenses établis au niveau inférieur pour servir de documents d'accompagnement de ses propres comptes, dont il devra rendre compte au niveau supérieur en indiquant au moins le montant agrégé des dépenses effectuées pour chaque opération;

8) en cas de transfert informatisé de données, toutes les autorités et tous les organismes concernés devront se faire remettre par les autorités subalternes des informations qui leur permettent de justifier leurs propres comptes ainsi que les montants qu'ils notifient au niveau supérieur, de façon à avoir une piste d'audit suffisante depuis les montants totaux notifiés à la Commission jusqu'aux différents postes de dépenses et aux documents d'accompagnement au niveau du bénéficiaire final et des organismes ou entreprises qui mettent en oeuvre les opérations.

ANNEXE II

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ANNEXE III

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ANNEXE IV

1. PORTÉE DES INFORMATIONS SUR LES OPÉRATIONS QUI DOIVENT ÊTRE MISES À LA DISPOSITION DE LA COMMISSION SUR SA DEMANDE AUX FINS DE CONTRÔLES SUR PIÈCES ET SUR PLACE

Les données demandées peuvent inclure les informations suivantes, le contenu exact faisant l'objet d'un accord avec l'État membre pour le Fonds concerné (régional, social, FEOGA, section "Orientation", pêche). Les attributs indiquent la structure de fichier préférée pour la confection de fichiers à transmettre à la Commission(1).

A. DONNÉES SUR L'OPÉRATION (d'après la décision d'octroi de subvention)

Attribut 1. Code CCI du programme opérationnel/document unique de programmation (voir "code commun d'identification")

Attribut 2. Nom du programme opérationnel/document unique de programmation

Attribut 3. Code de la priorité (ou de l'assistance technique)

Attribut 4. Nom de la priorité (ou de l'assistance technique)

Attribut 5. Code du composant de programme (mesure, sous-mesure, action, etc.)

Attribut 6. Nom du composant de programme (mesure, sous-mesure, action, etc.)

Attribut 7. Fonds structurel

Attribut 8. Autorité de paiement

Attribut 9. Autorité de gestion

Attribut 10. Organisme(s) intermédiaire(s) [autre(s) que l'autorité de gestion] au(x)quel(s) le bénéficiaire final déclare les dépenses

Attribut 11. Code de l'opération(2)

Attribut 12. Nom de l'opération

Attribut 13. Nom de la région où l'opération est localisée/se déroule

Attribut 14. Code de la région

Attribut 15. Description brève de l'opération

Attribut 16. Début de la période d'éligibilité des dépenses

Attribut 17. Fin de la période d'éligibilité des dépenses

Attribut 18. Organisme de décision d'octroi de subvention(3)

Attribut 19. Date de la décision

Attribut 20. Numéro de référence du bénéficiaire final(4)

Attribut 21. Numéro de référence de l'organisme ou de l'entreprise responsable au bénéficiaire final de la mise en oeuvre de l'opération (si ce dernier ne joue pas ce rôle)

Attribut 22. Monnaie (si autre que l'euro)

Attribut 23. Coûts totaux de l'opération(5)

Attribut 24. Coûts totaux éligibles de l'opération(6)

Attribut 25. Dépenses à cofinancer(7)

Attribut 26. Participation communautaire

Attribut 27. Participation communautaire en pourcentage (si enregistrée séparément de l'attribut 26)

Attribut 28. Participation publique nationale

Attribut 29. Participation publique nationale au niveau central

Attribut 30. Participation publique régionale

Attribut 31. Participation publique locale

Attribut 32. Autre participation publique nationale

Attribut 33. Participation privée

Attribut 34. Participation de la Banque européenne d'investissement (BEI)

Attribut 35. Autre participation

Attribut 36. Champ d'intervention par catégorie et sous-catégorie, selon la partie 3 de cette annexe

Attribut 37. Localisation en milieu rural/urbain(8)

Attribut 38. Effets sur l'environnement(9)

Attribut 39. Effets sur l'égalité des chances(10)

Attribut 40. Indicateur(11)

Attribut 41. Unité de mesure de l'indicateur

Attribut 42. Objectif pour l'opération

B. DÉPENSES DÉCLARÉES POUR L'OPÉRATION

Les informations demandées peuvent être limitées aux données sur les dépenses déclarées pour chaque opération par le bénéficiaire final (partie 1). En accord avec l'État membre, les informations demandées peuvent se référer aux données sur les paiements individuels effectués par le bénéficiaire final, ou par l'organisme ou l'entreprise qui met en oeuvre l'opération si le bénéficiaire final ne remplit pas ce rôle (partie 2).

1. Dépenses déclarées par le bénéficiaire final pour inclusion dans les relevés de dépenses adressés à la Commission

Attribut 43. Code de l'opération (= attribut 11)

Attribut 44. Nom de l'opération (= attribut 12)

Attribut 45. Numéro de référence de la demande

Attribut 46. Dépenses déclarées comme éligibles au cofinancement

Attribut 47. Participation communautaire

Attribut 48. Participation communautaire en pourcentage (si enregistrée séparément de l'attribut 47)

Attribut 49. Participation publique nationale

Attribut 50. Participation publique nationale au niveau central

Attribut 51. Participation publique régionale

Attribut 52. Participation publique locale

Attribut 53. Autre participation publique nationale

Attribut 54. Participation privée

Attribut 55. Participation de la BEI

Attribut 56. Autre participation

Attribut 57. Nom de l'organisme qui a déclaré les dépenses si ce n'est pas le bénéficiaire final(12)

Attribut 58. Date d'écriture comptable (date de l'établissement des pièces)(13)

Attribut 59. Localisation des documents d'accompagnement justifiant la demande faite par le bénéficiaire final(14)

Attribut 60. Début de la période pendant laquelle les dépenses ont été effectuées

Attribut 61. Fin de la période pendant laquelle les dépenses ont été effectuées

Attribut 62. Recettes éventuelles déduites des dépenses déclarées

Attribut 63. Corrections financières éventuelles déduites de la demande

Attribut 64. Dépenses déclarées et certifiées par l'autorité de paiement (en euros)

Attribut 65. Date de la déclaration de dépenses par l'autorité de paiement

Attribut 66. Taux de l'euro appliqué(s)(15)

Attribut 67. Date d'une vérification sur place éventuelle

Attribut 68. Organisme qui a effectué la vérification

Attribut 69. Indicateur(16) (= 40)

Attribut 70. Unité de mesure (= 41)

Attribut 71. Degré de réalisation de l'objectif de l'opération à la date de la déclaration (en %)

Attribut 72. Degré de réalisation de l'objectif de l'opération à la date de la déclaration par rapport aux prévisions fixées au plan initial (en %)

2. Informations sur les paiements individuels effectués par le bénéficiaire final ou par l'organisme ou l'entreprise qui met en oeuvre l'opération (sur la base d'un accord)

Attribut 73. Montant du paiement

Attribut 74. Numéro de référence du paiement

Attribut 75. Date du paiement(17)

Attribut 76. Date d'écriture comptable(18)

Attribut 77. Localisation des pièces justificatives détaillées sur le paiement(19)

Attribut 78. Nom du bénéficiaire (fournisseur de produits ou services; maître d'oeuvre)

Attribut 79. Numéro de référence du bénéficiaire

2. RÉPARTITION DES DOMAINES D'INTERVENTION PAR CATÉGORIE

A. Domaines d'intervention

Établie conformément à l'article 36 du règlement (CE) no 1260/1999, la liste des domaines d'intervention des Fonds structurels répartis par catégorie ci-jointe est destinée à aider les services de la Commission dans leur mission d'information sur les activités des Fonds structurels.

En plus de son utilisation dans les rapports annuels sur les Fonds structurels et de sa contribution à une communication claire sur les différentes politiques communautaires, cette information par catégorie apparaît indispensable pour permettre à la Commission de répondre aux demandes de renseignements émanant d'institutions communautaires, d'États membres et du public.

Cette répartition par catégorie s'intègre dans les activités de gestion et d'information au niveau des programmes et n'a pas pour but de se substituer aux typologies définies par les axes prioritaires des programmes ou à des catégories d'impacts spécifiques identifiés et mesurés lors des exercices d'évaluation.

Lors de l'élaboration des mesures dans le cadre des programmes bénéficiant des Fonds structurels, les États membres conservent la possibilité d'utiliser un classement par catégorie qui, tout en s'inspirant de celui de la Commission, peut être plus adapté à leur situation nationale et régionale. Il importe cependant que la Commission puisse réaliser des synthèses sur les activités des Fonds à partir des différentes interventions. Ainsi, le complément de programmation doit montrer le lien qui existe entre chacune des mesures et la catégorie correspondante de la liste de la Commission. Ce lien pourrait, par exemple, être établi par l'affectation du code adéquat à chaque mesure ou montrer la correspondance entre les codes nationaux et la codification de la Commission. En outre, ce lien devrait être repris dans les rapports annuels de mise en oeuvre des programmes.

Cette liste n'est pas totalement nouvelle, puisqu'elle a été établie à partir des quatorze catégories de base utilisées dans les programmes de l'objectif no 1 aux fins de l'additionnalité au cours de la dernière période de programmation.

B. Informations complémentaires

Il est à noter que, dans le cadre de la gestion financière des opérations, la Commission a indiqué le type d'informations qui devrait être rendu disponible par l'État membre. Il s'agit de savoir si un projet:

1) se trouve dans une région a) urbaine, b) rurale ou c) n'a pas de délimitations géographiques;

2) est a) principalement centré sur l'environnement, b) positif en matière d'environnement ou c) neutre en matière d'environnement;

3) est a) principalement centré sur l'égalité hommes/femmes, b) positif en matière d'égalité hommes/femmes ou c) neutre en matière d'égalité hommes/femmes.

La disponibilité de ces informations dans le cadre de la gestion financière et l'exigence de l'utilisation de la classification des interventions permettront à la Commission de répondre aux exigences des citoyens européens.

3. CATÉGORISATION

1. Environnement productif

11 Agriculture

111 Investissements dans les exploitations agricoles

112 Installation des jeunes agriculteurs

113 Formation professionnelle spécifique à l'agriculture

114 Amélioration de la transformation et de la commercialisation des produits agricoles

12 Sylviculture

121 Investissements en sylviculture

122 Amélioration de la récolte, de la transformation et de la commercialisation des produits sylvicoles

123 Promotion de nouveaux débouchés pour l'utilisation et la commercialisation des produits sylvicoles

124 Création d'associations de propriétaires forestiers

125 Reconstitution du potentiel sylvicole après des catastrophes naturelles et introduction d'instruments de prévention appropriés

126 Boisement de terrains non agricoles

127 Amélioration et préservation de la stabilité écologique des forêts protégées

128 Formation professionnelle spécifique à la sylviculture

13 Promotion de l'adaptation et du développement des zones rurales

1301 Amélioration des terres

1302 Remembrement

1303 Services de remplacement sur l'exploitation et services d'aide à la gestion

1304 Commercialisation de produits agricoles de qualité

1305 Services de base pour l'économie rurale et la population

1306 Rénovation et développement des villages et protection et conservation du patrimoine rural

1307 Diversification des activités agricoles ou connexes en vue de créer des activités multiples ou des revenus complémentaires

1308 Gestion des ressources en eau pour l'agriculture

1309 Développement et amélioration des infrastructures liées au développement de l'agriculture

1310 Incitants aux activités touristiques

1311 Incitants à l'artisanat à la ferme

1312 Préservation de l'environnement en liaison avec la conservation des terres, des forêts et du paysage ainsi qu'avec l'amélioration du bien-être animal

1313 Reconstitution du potentiel de production agricole endommagé par des catastrophes naturelles et introduction d'instruments de prévention adéquats

1314 Ingénierie financière

14 Pêche

141 Adaptation de l'effort de pêche

142 Renouvellement et modernisation de la flotte de pêche

143 Transformation, commercialisation et promotion des produits de la pêche

144 Aquaculture

145 Équipement des ports de pêche et protection et développement des ressources aquatiques

146 Mesures socio-économiques et aides à l'arrêt temporaire et autres compensations financières

147 Actions mises en oeuvre par les professionnels, petite pêche côtière et pêche intérieure

148 Mesures financées par les autres Fonds structurels (FEDER, FSE)

15 Aides aux grandes entreprises

151 Investissements matériels (installations et équipements, régimes d'aides)

152 Technologies environnementales, technologies énergétiques propres et économiques

153 Services de conseil aux entreprises (y compris internationalisation, exportation, gestion environnementale, acquisition de technologies)

154 Services aux ayants droit (garde de personnes dépendantes, soins de santé et sécurité)

155 Ingénierie financière

16 Aides aux PME et à l'artisanat

161 Investissements matériels (installations et équipements, régimes d'aides)

162 Technologies environnementales, technologies énergétiques propres et économiques

163 Services de conseils aux entreprises (information, plan d'entreprise, conseil en organisation, marketing, gestion, design, internationalisation, exportation, gestion environnementale, acquisition de technologies)

164 Services communs aux entreprises (parcs d'activités, pépinières d'entreprises, animation, actions de promotion, mise en réseau, conférences, foires commerciales)

165 Ingénierie financière

166 Services dans l'économie sociale/tiers secteur (garde de personnes dépendantes, soins de santé et sécurité, activités culturelles)

167 Formation professionnelle spécifique aux PME et à l'artisanat

17 Tourisme

171 Investissements matériels (centres d'accueil, hébergement, restauration, équipements)

172 Investissements immatériels (conception et organisation de produits touristiques, patrimoine, activités sportives, culturelles et de loisirs)

173 Services communs aux entreprises du secteur touristique (y compris actions de promotion, mise en réseau, conférences, foires commerciales)

174 Formation professionnelle spécifique au tourisme

18 Recherche, développement technologique et innovation (RDTI)

181 Projets de recherche dans les universités et instituts de recherche

182 Innovation et transferts de technologie, réalisations de réseaux entre entreprises et/ou instituts de recherche

183 Infrastructures de RDTI

184 Formation des chercheurs

2. Ressources humaines

21 Politiques actives du marché du travail

22 Intégration sociale

23 Développement de l'éducation et de la formation professionnelle non liée à un secteur spécifique (personnes, entreprises)

24 Adaptabilité, esprit d'entreprise et innovation, nouvelles technologies de l'information et communication (personnes, entreprises)

25 Actions positives pour les femmes sur le marché de travail

3. Infrastructures de base

31 Infrastructures de transports

311 Rail

312 Routes

3121 Routes nationales

3122 Routes régionales/locales

3123 Pistes cyclables

313 Autoroutes

314 Aéroports

315 Ports

316 Voies navigables

317 Transports urbains

318 Transports multimodaux

319 Systèmes de transport intelligents

32 Infrastructures de télécommunications et société de l'information

321 Infrastructures de base

322 Technologies de l'information et de communication (y compris sécurité et prévention des risques)

323 Services et applications pour le citoyen (santé, administration, éducation)

324 Services et applications pour les PME (commerce électronique, éducation/formation, mise en réseau)

33 Infrastructures dans le domaine des énergies (production et distribution)

331 Électricité, gaz, produits pétroliers et combustibles solides

332 Énergies renouvelables (énergies éolienne, solaire et hydroélectrique, biomasse)

333 Efficacité énergétique, cogénération, maîtrise de l'énergie

34 Infrastructures environnementales (y compris l'eau)

341 Air

342 Bruits

343 Déchets urbains et industriels (y compris déchets hospitaliers et déchets dangereux)

344 Eau potable (captation, distribution, traitement)

345 Eaux usées, épuration

35 Aménagement et réhabilitation

351 Aménagement et réhabilitation des sites industriels et militaires

352 Réhabilitation des zons urbaines

353 Protection, amélioration et régénération du milieu naturel

354 Valorisation du patrimoine culturel

36 Infrastructures sociales et de santé

4. Divers

41 Assistance technique et actions innovatrices (FEDER, FSE, FEOGA, IFOP)

411 Préparation, mise en oeuvre, suivi

412 Évaluation

413 Études

414 Actions innovatrices

415 Information aux citoyens

(1) Voir instructions pour la confection de fichiers à l'annexe 5, point 2.

(2) Par "opération", on entend un projet ou une action qui est effectué par le "bénéficiaire final" ou, dans les cas où ce dernier n'est pas le destinataire ultime de l'aide, par un organisme ou une entreprise agissant sous sa responsabilité, qui concerne des activités similaires, et qui, le plus souvent, fait l'objet d'une décision unique d'octroi de subvention. Ce sont les données sur les opérations individuelles qui sont requises, et non des données agrégées qui englobent les activités de "bénéficiaires finals" qui ne mettent pas eux-mêmes les opérations en oeuvre [voir également l'annexe I du présent règlement et les points 1.2, 1.3 et 2 de la règle no 1 de l'annexe au règlement (CE) no 1685/2000 sur l'éligibilité des dépenses]. Toutefois, dans le cas de régimes avec de multiples petits bénéficiaires, la transmission de données agrégées peut être convenue.

(3) Voir point 3 de l'annexe I.

(4) Désigné sur la base de l'article 32, paragraphe 1, troisième alinéa, du règlement (CE) no 1260/1999 aux fins de la déclaration de dépenses.

(5) Y compris des coûts non éligibles de l'assiette prise en compte pour le calcul de l'aide publique.

(6) Coûts compris dans l'assiette prise en compte pour le calcul de l'aide publique.

(7) Article 29, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1260/1999.

(8) Le projet se trouve dans une région a) urbaine, b) rurale ou c) n'a pas de délimitation géographique.

(9) L'opération est a) principalement centrée sur l'environnement, b) positive en matière d'environnement, c) neutre en matière d'environnement.

(10) L'opération est a) principalement centrée sur l'égalité hommes/femmes, b) positive en matière d'égalité hommes/femmes, c) neutre en matière d'égalité hommes/femmes.

(11) Principaux indicateurs de suivi (selon l'accord avec l'État membre).

(12) Si le bénéficiaire final déclare les dépenses à un organisme intermédiaire ou à l'autorité de gestion, qui transmet la demande à l'autorité de paiement, la Commission peut demander les détails des déclarations de dépenses à chaque niveau, pour lui permettre de suivre la piste d'audit (voir point 5 de l'annexe I).

(13) Point 1 de l'annexe I.

(14) Pour la piste d'audit: point 8 de l'annexe I.

(15) Taux à indiquer pour chaque montant par le bénéficiaire final si plusieurs déclarations ont été remises.

(16) Principaux indicateurs de suivi (selon l'accord avec l'État membre).

(17) Point 1 de l'annexe I.

(18) Point 1 de l'annexe I.

(19) Point 8 de l'annexe I.

ANNEXE V

SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES PRÉFÉRÉES POUR LA TRANSMISSION DES FICHIERS INFORMATIQUES À LA COMMISSION

1. Moyens de transmission

La plupart des moyens utilisés couramment peuvent être employés, sur la base d'un accord antérieur avec la Commission. Une liste non limitative des moyens préférés s'établit comme suit:

1) Supports magnétiques

- Disque souple 3,5 pouces 1,4 MB (Dos/Windows)

compression optionnelle en format ZIP.

- Cartouche DAT

4 mm DDS-1 (90 m).

- CD-ROM (WORM).

2) Transmission électronique des fichiers

- Courrier électronique (e-mail)

pour des fichiers jusqu'à 5 Mb

compression optionnelle en format ZIP.

- Transmission par FTP

compression optionnelle en format ZIP.

2. Norme préférée pour la confection d'extraits des fichiers informatiques détenus par les États membres

Les fichiers suivant la norme préférée ont les caractéristiques suivantes:

1) Chaque enregistrement du fichier commence par un code de trois caractères identifiant les informations contenues dans cet enregistrement. Il y a deux types d'enregistrements:

a) les enregistrements sur l'opération, identifiés par le code "PRJ", contiennent des informations générales sur l'opération. Les attributs d'enregistrement (attributs 1 à 42) sont ceux décrits à l'annexe IV, point 1 A;

b) les enregistrements sur les dépenses, identifiés par le code "PAY", contiennent des informations détaillées sur les dépenses déclarées pour l'opération. Les attributs d'enregistrement (attributs 43 à 79) sont ceux décrits à l'annexe IV, point 1 B.

2) Les enregistrements de type "PRJ" qui contiennent des informations sur une opération sont suivis par plusieurs enregistrements de type "PAY" contenant l'information sur les dépenses déclarées concernant l'opération, ou bien les enregistrements PRJ et PAY peuvent être communiqués dans des fichiers différents.

3) Les attributs sont séparés par un point-virgule (";"). Deux points-virgules consécutifs signifient qu'aucune information n'est donnée pour cet attribut ("position vide").

4) Les enregistrements ont une longueur variable. Chaque enregistrement se termine par un code "CR LF" ou "Retour chariot - Nouvelle ligne" (en hexadécimal: "0D 0A").

5) Le fichier est codé en ASCII.

6) Champs numériques:

a) séparateur décimal: ".";

b) le signe ("+" ou "-") est placé à l'extrême gauche et est immédiatement suivi des chiffres;

c) nombre fixe de décimales;

d) pas d'espace à l'intérieur des nombres; pas de séparateur des milliers.

7) Format de date: "DDMMYYYY" (jour en 2 positions, mois en 2 positions, année en 4 positions).

8) Les données de type texte ne doivent pas être placées entre guillements (""). Il va de soi que le caractère séparateur ";" ne doit pas être utilisé dans des données de type texte.

9) Tous les attributs: pas d'espaces de début ni de fin de champ.

10) Un fichier conforme à ces règles aura l'aspect suivant (exemple):

PRJ;1999FI161DO002;Finlande orientale objectif 1;2;Développement de l'économie;1;Promotion des investissements;...

PAY;1234;Zone industrielle de Joensuu;2315;103300;51650;50 %;...

11) Pour les fichiers venant de Grèce, la codification ELOT-928 ou ISO 8859-7 est à utiliser.

3. Documentation

Chaque fichier devra être accompagné par des totaux de contrôle:

1) nombre d'enregistrements;

2) montant total;

3) montant des sous-totaux pour l'intervention.

Pour tout attribut codifié, pour lequel la description n'est pas reprise dans les spécifications, la signification des codes utilisés sera jointe au dossier.

Le montant total des enregistrements dans le fichier informatique par intervention et priorité devra correspondre aux demandes de paiement soumises à la Commission pour la période définie dans la demande d'informations. Toutes les différences seront justifiées dans une note rattachée au dossier.