21.11.2014   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 334/90

—

gezien de definitieve jaarrekening van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie voor het begrotingsjaar 2012,

—

gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie voor het begrotingsjaar 2012, tezamen met de antwoorden van het Bureau (1),

—

gezien de aanbeveling van de Raad van 18 februari 2014 (05849/2014 — C7-0054/2014),

—

gezien zijn besluit van 3 april 2014 (2) tot uitstel van het kwijtingsbesluit voor het begrotingsjaar 2012 en de bijgaande resolutie,

—

gezien artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

—

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (3), en met name artikel 185,

—

gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (4), en met name artikel 208,

—

gezien Verordening (EC) nr. 1211/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2009 tot oprichting van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec) en het Bureau daarvan (5), en met name artikel 13,

—

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (6),

—

gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30 september 2013 tot vaststelling van de financiële kaderregeling voor de organen bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (7), en met name artikel 108,

—

gelet op artikel 94 van en bijlage V bij zijn Reglement,

—

gezien het tweede verslag van de Commissie begrotingscontrole (A8-0011/2014),

1.

constateert dat het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie („het Bureau”) om de tekortkomingen op het punt van de wettigheid en regelmatigheid van transacties aan te pakken, in zijn financiële- en boekhoudhandleidingen duidelijke procedures, gedetailleerde maatregelen en workflows heeft opgenomen die door alle financiële actoren moeten worden toegepast; stelt tot zijn voldoening vast dat speciale aandacht is besteed aan de procedures met betrekking tot de overdracht van kredieten naar het volgende begrotingsjaar;

2.

merkt op dat uit de definitieve jaarrekening van het Bureau blijkt dat zowel het uitvoeringspercentage van de begroting (89,55 %) als het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten (76,57 %) verbeteringen te zien geven ten opzichte van de resultaten van 2012; stelt vast dat er inderdaad stappen zijn ondernomen om het uitvoeringspercentage van de begroting te verbeteren; is echter van mening dat er nog ruimte is voor verbetering en roept het Bureau ertoe op zijn inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht in de toekomst nog verder op te voeren;

3.

is ingenomen met de door het Bureau genomen maatregelen om de problemen in verband met vastleggingen en overdrachten op te lossen, bijvoorbeeld door middel van een betere budgettaire planning en strikte controle van de maandelijkse en eindejaarsbetalingen; neemt ter kennis dat het Bureau een aantal belangrijke personele posten met directe impact op het financiële circuit heeft opgevuld en zijn beleid wat betreft de tijdige indiening en vergoeding van door deskundigen ingediende kostendeclaraties heeft verbeterd;

4.

stelt met bezorgdheid vast dat het percentage geannuleerde vastgelegde kredieten dat naar het begrotingsjaar 2013 is overgedragen met 28 % nog steeds hoog te noemen is, hoewel het ten opzichte van het percentage over het voorgaande jaar (45 %) beduidend is teruggelopen; concludeert uit het verslag van de Rekenkamer dat deze overdrachten voornamelijk verband hielden met in de tweede helft van 2013 gesloten contracten met betrekking tot voor 2013 en 2014 geplande activiteiten;

5.

constateert dat het percentage ongebruikte kredieten van 17 % in 2012 is teruggelopen tot 14,6 % in 2013, evenals het percentage overdrachten naar 2014, dat van 611 223 EUR (19 %) is verminderd tot 461 983 EUR (13 %); dringt er bij het Bureau op aan zijn planning en de uitvoering van zijn activiteiten te blijven verbeteren en de overdrachtspercentages nog verder te verlagen;

6.

neemt er kennis van dat de financiële handleiding van het Bureau inmiddels voorziet in een verplichte en gedetailleerde controlelijst voor aanbestedingen, evenals de aanstelling van een aanbestedingsfunctionaris en in een algemene aanbestedingsopleiding voor alle personeelsleden; constateert met voldoening dat deze maatregelen hebben geresulteerd in een betere voorbereiding, uitvoering, documentaire onderbouwing en coördinatie van de aanbestedingsprocedures van het Bureau;

7.

is ingenomen met de aanpassingen en verbeteringen die in de bestaande aanwervingsprocedures zijn aangebracht om te voldoen aan de verzoeken van de kwijtingsautoriteit en om de transparantie van het aanwervingsproces te vergroten, met name wat betreft:

8.

is ingenomen met het herziene communicatiebeleid van het Bureau, dat voorziet in het verschaffen van mobiele telefoons aan personeelsleden op basis van professionele behoeften, en in interne controles om toe te zien op de naleving van dat beleid;

9.

neemt kennis van de sluiting van een nieuw bancair contract met een over een „A+/A–1”-beoordeling beschikkende bank voor de contante verrichtingen van het Bureau; neemt er kennis van dat er in het boekhoudingshandboek van het Bureau richtsnoeren voor kasmiddelenbeheer zijn opgenomen;

10.

constateert dat de jaarlijkse verklaringen inzake belangenconflicten van de raad van regelgevers, het comité van beheer en de administratief directeur van het Bureau zijn bekendgemaakt via speciale rubrieken van het openbaar documentenregister van het Bureau; merkt op dat het belangenconflictenbeleid ten aanzien van personeelsleden van het Bureau op dezelfde principes is gebaseerd, en dat de verklaringen inzake belangenconflicten van de personeelsleden ook beschikbaar zijn via het openbaar register van het Bureau;

11.

neemt er kennis van dat het Bureau geen plannen heeft voor een herziening van zijn belangenconflictenbeleid, en dat het van oordeel is dat alle relevante maatregelen met betrekking tot belangenconflicten in overeenstemming zijn met de richtsnoeren van de Commissie van december 2013 betreffende de preventie van en de omgang met belangenconflicten in de gedecentraliseerde agentschappen van de EU; erkent dat het Bureau ernaar streeft de bekendheid van zijn belangenconflictenbeleid en die van zijn raad van regelgevers te vergroten en dat het nauw zal toezien op alle relevante veranderingen op dit terrein;

12.

merkt op dat het Bureau heeft voldaan aan alle formele vereisten voor de internecontrolenormen (Internal Control Standard — ICS) inzake informatie en communicatie (ICS 12);

13.

neemt er kennis van dat het Bureau zijn planning- en rapportageactiviteiten zal aanpassen en daartoe meetbare doelstellingen zal formuleren voor de implementatie van zijn ICS inzake doelstellingen en prestatie-indicatoren (ICS 5); merkt op dat het Bureau inmiddels de laatste hand heeft gelegd aan zijn eigen procedurehandleidingen en met het oog op de implementatie van de ICS inzake proces en procedures (ICS 8) een gedetailleerde interne procedure heeft vastgesteld voor de registratie van alle niet-conforme voorvallen; merkt op dat het Bureau zijn interne procedures inzake documentenbeheer heeft bijgewerkt om te voldoen aan de ICS inzake documentenbeheer (ICS 11);

14.

neemt er kennis van dat het Bureau een inventarisprocedure heeft vastgesteld voor het registreren en afstoten van vaste activa, die is opgenomen in zijn financieel handboek; merkt op dat er in augustus 2013 een fysieke inventarisatie is uitgevoerd; constateert met voldoening dat er conform de procedures van het Bureau elk jaar een inventaris van activa wordt opgemaakt;

15.

merkt op dat er door de dienst Interne Audit een herziening van de ICS is gepland; dringt er bij het Bureau op aan bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de resultaten van die herziening zodra deze beschikbaar zijn;

16.

is ingenomen met de stappen die recentelijk door het Bureau zijn ondernomen ter verbetering van de communicatie met de Europese burgers over de gevolgen van zijn werkzaamheden voor de burger, waarbij speciaal de nadruk ligt op meetbare en duidelijk omschreven doelstellingen die het mogelijk maken zijn activiteiten beter te beoordelen;

17.

wijst erop dat het Bureau zich sterker is gaan profileren als EU-orgaan, door op een aantal plaatsen op zijn website het EU-logo op te nemen, en hoopt dat het logo ook op de homepage van het Bureau zal worden gezet en systematisch zal worden afgebeeld op alle communicatie-uitingen, om zo duidelijk te maken dat het Bureau een bijdrage ontvangt uit de EU-begroting;

18.

verwijst voor de andere horizontale opmerkingen bij zijn kwijtingbesluit naar zijn resolutie van 3 april 2014 (8) over de prestaties, het financieel beheer en de controle op de agentschappen.