1.   Il-Kumitat għall-Kummerċ stabbilit bis-saħħa tal-Artikolu 16.1 tal-Ftehim ta’ Kummerċ Ħieles bejn l-Unjoni Ewropea u r-Repubblika ta’ Singapore (il-“Ftehim”) huwa responsabbli għall-kwistjonijiet kollha msemmijin fl-Artikolu 16.1 tal-Ftehim.

2.   Il-Kumitat imsemmi fil-paragrafu 1 għandu jissemma fid-dokumenti tal-Kumitat, inklużi d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet, bħala l-Kumitat għall-Kummerċ.

1.   Skont l-Artikolu 16.1 tal-Ftehim, il-Kumitat għall-Kummerċ għandu jinkludi rappreżentanti tal-Unjoni Ewropea u tar-Repubblika ta’ Singapore u għandu jkun kopresedut mill-Membru tal-Kummissjoni Ewropea responsabbli għall-Kummerċ u l-Ministru għall-Kummerċ u l-Industrija ta’ Singapore, jew id-delegati rispettivi tagħhom.

2.   Kull Parti għandha tinnotifika lill-Parti l-oħra bl-isem, il-pożizzjoni u d-dettalji ta’ kuntatt tal-uffiċjal delegat inkarigat biex jikkopresedi l-Kumitat għall-Kummerċ għal dik il-Parti. Dak l-uffiċjal delegat jitqies li jkollu l-awtorizzazzjoni li jirrappreżenta lill-Parti sad-data li fiha l-Parti tkun innotifikat lill-Parti l-oħra li tkun ħatret Kopresident ġdid.

1.   L-uffiċjali mid-dipartiment inkarigat mill-Kummerċ għal kull Parti għandhom jaġixxu bħala s-Segretarjat tal-Kumitat għall-Kummerċ.

2.   Kull Parti għandha tinnotifika lill-Parti l-oħra bl-isem, il-pożizzjoni u d-dettalji ta’ kuntatt tal-uffiċjal li jkun il-membru tas-Segretarjat tal-Kumitat għall-Kummerċ għal dik il-Parti. Dak l-uffiċjal jitqies li jkompli jaġixxi bħala membru tas-Segretarjat għall-Parti sad-data li fiha l-Parti tkun innotifikat lill-Parti l-oħra li tkun ħatret membru ġdid.

1.   F’konformità mal-Artikolu 16.1 tal-Ftehim, il-Kumitat għall-Kummerċ għandu jiltaqa’ kull sentejn jew mingħajr dewmien żejjed fuq talba ta’ waħda mill-Partijiet.

2.   Il-laqgħat għandhom isiru f’data u f’ħin maqbulin alternattivament fi Brussell u f’Singapore, sakemm ma jkunx maqbul mod ieħor mill-Kopresidenti.

3.   Il-laqgħat għandhom jissejħu mill-Kopresident tal-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

4.   Laqgħa tista’ ssir bi preżenza fiżika, b’vidjokonferenza, jew bi kwalunkwe mezz ieħor.

1.   Mill-inqas 15-il jum qabel il-laqgħa, is-Segretarju tal-Kumitat għall-Kummerċ għandu jfassal aġenda proviżorja għal kull laqgħa fuq il-bażi ta’ proposta magħmula mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa. Il-Parti l-oħra għandu jkollha l-opportunità li tipprovdi kummenti.

2.   L-aġenda għandha tiġi adottata mill-Kumitat għall-Kummerċ fil-bidu ta’ kull laqgħa. Il-punti li ma jidhrux fuq l-aġenda proviżorja jistgħu jitqiegħdu fuq l-aġenda bi qbil reċiproku.

1.   L-abbozz tal-minuti ta’ kull laqgħa għandu jitħejja mill-membru tas-Segretarjat tal-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa fi żmien 21 jum minn tmiem il-laqgħa, sakemm il-Kopresidenti ma jiddeċidux mod ieħor. L-abbozz tal-minuti għandu jintbagħat għall-kummenti lill-membru tas-Segretarjat tal-Parti l-oħra.

2.   Meta dawn ir-regoli ta’ prċedura japplikaw għal-laqgħat tal-kumitati speċjalizzati, il-minuti tal-laqgħat tal-kumitat speċjalizzat għandhom ikunu disponibbli għal kwalunkwe laqgħa sussegwenti tal-Kumitat għall-Kummerċ.

3.   Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jiddeskrivu fil-qosor kull punt fl-aġenda, u meta japplika jispeċifikaw:

4.   Il-minuti għandhom jinkludu lista tad-deċiżjonijiet kollha li jkun ħa l-Kumitat għall-Kummerċ bil-proċedura bil-miktub skont ir-Regola 9.2 mill-aħħar laqgħa tal-Kumitat.

5.   Anness mal-minuti għandu jinkludi wkoll lista tal-ismijiet u t-titli tal-individwi kollha li attendew il-laqgħa tal-Kumitat għall-Kummerċ u f’liema kapaċità attendewha.

6.   Is-Segretarjat għandu jaġġusta l-abbozz tal-minuti fuq il-bażi tal-kummenti rċevuti, u l-abbozz tal-minuti, kif rivedut, għandu jiġi approvat mill-Partijiet fi żmien 30 jum mid-data tal-laqgħa, jew minn xi data oħra maqbula mill-Kopresidenti. Ladarba approvati, is-Segretarjat għandu jħejji żewġ verżjonijiet oriġinali tal-minuti, u l-Partijiet għandhom jirċievu verżjoni oriġinali waħda tal-minuti.

1.   Il-Kumitat għall-Kummerċ jista’ jadotta deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet fir-rigward ta’ kull kwistjoni, meta l-Ftehim jipprevedi hekk. Il-Kumitat għall-Kummerċ għandu jadotta deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet bi qbil reċiproku, kif previst fl-Artikolu 16.4 tal-Ftehim.

2.   Fil-perjodu ta’ bejn il-laqgħat, il-Kumitat għall-Kummerċ jista’ jadotta deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet permezz tal-proċedura bil-miktub.

3.   Għal dik il-fini, it-test ta’ abbozz ta’ deċiżjoni jew rakkomandazzjoni għandu jiġi ppreżentat bil-miktub minn Kopresident lill-Kopresident l-ieħor fil-lingwa ta’ ħidma tal-Kumitat għall-Kummerċ. Il-Parti l-oħra għandu jkollha xahar, jew kwalunkwe perjodu itwal ta’ żmien speċifikat mill-Parti li qed tagħmel il-proposta, biex tesprimi l-aċċettazzjoni tagħha tal-abbozz ta’ deċiżjoni jew rakkomandazzjoni. L-abbozzi ta’ deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet għandhom jitqiesu bħala adottati ladarba l-Parti l-oħra tesprimi l-aċċettazzjoni tagħha fil-perjodu ta’ żmien speċifikat mill-Parti li qed tagħmel il-proposta u l-adozzjoni tagħhom għandha tiġi mniżżla fil-minuti tal-laqgħa tal-Kumitat għall-Kummerċ skont ir-Regola 8(4). Jekk il-Parti l-oħra ma tesprimix l-aċċettazzjoni tagħha, id-deċiżjoni jew rakkomandazzjoni proposta għandha tiġi diskussa u tista’ tiġi adottata fil-laqgħa ta’ wara tal-Kunsill għall-Kummerċ.

4.   Meta, skont il-Ftehim, il-Kumitat għall-Kummerċ ikollu s-setgħa li jadotta deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet, dawn l-atti għandhom jingħataw it-titolu ta’ “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni” rispettivament. Is-Segretarjat tal-Kumitat għall-Kummerċ għandu jagħti numru tas-serje, progressiv, id-data tal-adozzjoni u deskrizzjoni tas-suġġett tagħha lil kull deċiżjoni jew rakkomandazzjoni. Kull deċiżjoni u rakkomandazzjoni għandha tipprovdi d-data tad-dħul fis-seħħ jew id-data tal-bidu tal-operar tagħha, skont il-każ.

5.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet adottati mill-Kumitat għall-Kummerċ għandhom isiru f’żewġ kopji, awtentikati mill-Kopresidenti u trażmessi lil kull Parti.

1.   Sakemm fil-Ftehim ma jiġix speċifikat mod ieħor jew il-Partijiet ma jiddeċidux mod ieħor, il-laqgħat tal-Kumitat għall-Kummerċ ma għandhomx ikunu miftuħa għall-pubbliku.

2.   Kull Parti tista’ tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat għall-Kummerċ fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha jew online.

3.   Meta Parti tippreżenta informazzjoni lill-Kumitat għall-Kummerċ li tkun meqjusa kunfidenzjali skont il-liġijiet u r-regolamenti ta’ dik il-Parti, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni bħala kunfidenzjali, sakemm il-Parti li tkun ippreżentatha ma taqbilx li jsir mod ieħor.

4.   Kull Parti tista’ tippubblika fi kwalunkwe mezz xieraq l-aġenda ffinalizzata bejn il-Partijiet qabel il-laqgħa tal-Kumitat għall-Kummerċ, u l-minuti konġunti approvati mfassla skont ir-Regola 8.

5.   Il-pubblikazzjoni tad-dokumenti msemmija fil-paragrafi 2 sa 4 għandha ssir f’konformità mar-regoli applikabbli tal-protezzjoni tad-data ta’ kull Parti.

1.   Il-lingwa operattiva tal-Kumitat għall-Kummerċ għandha tkun l-Ingliż.

2.   Il-Kumitat għall-Kummerċ għandu jadotta deċiżjonijiet li jikkonċernaw l-emenda jew l-interpretazzjoni tal-Ftehim. L-Artikolu 16.21 tal-Ftehim japplika mutatis mutandis għad-deċiżjonijiet tal-Kumitat għall-Kummerċ li jemendaw jew jinterpretaw il-Ftehim. Id-deċiżjonijiet l-oħrajn kollha tal-Kumitat għall-Kummerċ, inkluż dik li permezz tagħha qed jiġu adottati dawn ir-regoli ta’ proċedura, għandhom jiġu adottati fil-lingwa operattiva msemmija fil-paragrafu 1.

3.   Kull Parti għandha tkun responsabbli għat-traduzzjoni ta’ deċiżjonijiet u dokumenti oħrajn fil-lingwa/i uffiċjali tagħha, jekk meħtieġ skont din ir-Regola, u għandha tkopri l-ispejjeż assoċjati ma’ tali traduzzjonijiet.

1.   Kull Parti għandha tkopri kwalunkwe spejjeż li ġġarrab b’riżultat tas-sehem tagħha fil-laqgħat tal-Kumitat għall-Kummerċ, b’mod partikolari fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u n-nefqa għas-, u fir-rigward tal-ispejjeż relatati ma’ vidjokonferenzi jew telekonferenzi, il-posta u t-telekomunikazzjonijiet.

2.   L-ispejjeż b’rabta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti għandha titħallas mill-Parti li tkun qiegħda tospita l-laqgħa.

1.   Kumitati Speċjalizzati jistgħu jiġu stabbiliti skont l-Artikolu 16.1 tal-Ftehim bl-għan li jittrattaw il-kwistjonijiet kollha delegati lilhom mill-Kumitat għall-Kummerċ.

2.   Skont l-Artikolu 16.1 u 16.2 tal-Ftehim, il-Kumitat għall-Kummerċ għandu jissorvelja l-ħidma tal-kumitati speċjalizzati kollha u korpi oħrajn stabbiliti skont il-Ftehim.

3.   Il-Kumitat għall-Kummerċ għandu jiġi infurmat bil-miktub bil-punti ta’ kuntatt maħtura mill-Kumitati Speċjalizzati jew minn korpi oħrajn stabbiliti skont il-Ftehim. Il-korrispondenza, id-dokumenti u l-komunikazzjoni rilevanti kollha bejn il-punti ta’ kuntatt ta’ kull Kumitat Speċjalizzat rigward l-implimentazzjoni tal-Ftehim għandhom jingħaddew lis-Segretarjat tal-Kumitat għall-Kummerċ simultanjament.

4.   Skont l-Artikolu 16.2 tal-Ftehim, il-Kumitati Speċjalizzati għandhom jirrapportaw lill-Kumitat għall-Kummerċ dwar ir-riżultati u l-konklużjonijiet ta’ kull waħda mil-laqgħat tagħhom.

5.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor minn kull Kumitat Speċjalizzat, dawn ir-Regoli ta’ Proċedura għandhom japplikaw mutatis mutandis għall-kumitati speċjalizzati u korpi oħrajn stabbiliti skont il-Ftehim.