ALLEGATO I

REGOLAMENTO INTERNO DEL CONSIGLIO DI COOPERAZIONE UE-IRAQ

Articolo 1

Presidenza

La presidenza del consiglio di cooperazione è esercitata a turno, per periodi di 12 mesi, dal presidente del Consiglio Affari esteri dell’Unione europea, per conto dell’Unione europea e dei suoi Stati membri, e dal ministro degli Esteri dell’Iraq. Il primo periodo ha inizio alla data del primo consiglio di cooperazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 2

Riunioni

Il consiglio di cooperazione si riunisce regolarmente a livello ministeriale una volta all’anno. D’intesa tra le Parti, su richiesta di una di esse possono aver luogo riunioni speciali del consiglio di cooperazione. Salvo decisione contraria delle Parti, ogni riunione del consiglio di cooperazione si svolge nel luogo abituale delle riunioni del Consiglio dell’Unione europea; la data è concordata dalle Parti. Le riunioni del consiglio di cooperazione sono indette congiuntamente dai segretari del consiglio di cooperazione d’intesa con il presidente.

Articolo 3

Rappresentanza

I membri del consiglio di cooperazione possono farsi rappresentare a una riunione se impossibilitati a partecipare. Un membro che desideri essere rappresentato deve notificare al presidente il nome del suo rappresentante prima della riunione alla quale sarà rappresentato. Il rappresentante di un membro del consiglio di cooperazione esercita tutti i diritti del membro rappresentato.

Articolo 4

Delegazioni

I membri del consiglio di cooperazione possono farsi accompagnare da funzionari. Prima di ogni riunione il presidente è informato della composizione prevista delle delegazioni delle due Parti.

Un rappresentante della Banca europea per gli investimenti partecipa alle riunioni del consiglio di cooperazione in veste di osservatore quando l’ordine del giorno contiene punti che riguardano la Banca.

Se del caso, e di comune accordo, possono essere invitati alle riunioni del consiglio di cooperazione esperti o rappresentanti di altri organismi in veste di osservatori o per fornire informazioni su un determinato argomento.

Articolo 5

Segreteria

Un rappresentante del Segretariato generale del Consiglio dell’Unione europea e un rappresentante della Missione dell’Iraq presso l’Unione europea svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del consiglio di cooperazione.

Articolo 6

Corrispondenza

La corrispondenza destinata al consiglio di cooperazione è inviata al suo presidente presso il Consiglio dell’Unione europea.

I due segretari ne assicurano la trasmissione al presidente del consiglio di cooperazione e, se del caso, la diffusione agli altri membri. La corrispondenza così trasmessa è inviata al Segretariato generale della Commissione, al servizio europeo per l’azione esterna, alle Rappresentanze permanenti degli Stati membri, al Segretariato generale del Consiglio dell’Unione europea e alla missione dell’Iraq presso l’Unione europea.

Le comunicazioni del presidente del consiglio di cooperazione sono inviate ai destinatari dai due segretari e trasmesse, se del caso, agli altri membri del consiglio di cooperazione, agli indirizzi indicati nel comma precedente.

Articolo 7

Pubblicità

Salvo decisione contraria, le riunioni del consiglio di cooperazione non sono pubbliche.

Articolo 8

Ordine del giorno delle riunioni

1.   Il presidente stabilisce l’ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione, che viene trasmesso dai segretari del consiglio di cooperazione ai destinatari di cui all’articolo 6 almeno 15 giorni prima dell’inizio della riunione. L’ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il presidente ha ricevuto una richiesta di iscrizione all’ordine del giorno almeno 21 giorni prima dell’inizio della riunione, fermo restando che tali punti saranno iscritti all’ordine del giorno provvisorio soltanto se la relativa documentazione sarà stata trasmessa ai segretari entro e non oltre la data di spedizione dello stesso ordine del giorno provvisorio. Il consiglio di cooperazione adotta l’ordine del giorno all’inizio di ogni riunione. L’iscrizione all’ordine del giorno di un punto diverso da quelli figuranti nell’ordine del giorno provvisorio può aver luogo con il consenso di entrambe le Parti.

2.   Il presidente, d’intesa con le Parti, può abbreviare i termini indicati al paragrafo 1 in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 9

Verbali

Il progetto di verbale di ogni riunione è redatto congiuntamente dai due segretari. Il verbale contiene di norma, per ciascun punto iscritto all’ordine del giorno:

—	la documentazione presentata al consiglio di cooperazione,

—	le dichiarazioni che un membro del consiglio di cooperazione ha chiesto di mettere a verbale,

—	le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni adottate.

Il progetto di verbale è presentato al consiglio di cooperazione per approvazione. Una volta approvato, il verbale è firmato dal presidente e dai due segretari. Il verbale è conservato nell’archivio del Segretariato generale del Consiglio dell’Unione europea, che funge da depositario dei documenti dell’accordo. Una copia certificata conforme è inviata a ciascuno dei destinatari di cui all’articolo 6 del presente regolamento interno.

Articolo 10

Decisioni e raccomandazioni

1.   Le decisioni e le raccomandazioni del consiglio di cooperazione sono adottate di comune accordo dalle Parti. I casi in cui il consiglio di cooperazione può prendere decisioni sono indicati nell’accordo stesso.

Il consiglio di cooperazione può adottare decisioni o formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, previo consenso di entrambe le Parti. Nei casi in cui il consiglio di cooperazione decide di ricorrere alla procedura scritta, le Parti possono fissare di comune accordo un termine alla cui scadenza il presidente del consiglio di cooperazione può dichiarare, in base a una relazione dei due segretari, se entrambe le Parti hanno dato il loro consenso.

2.   Le decisioni e le raccomandazioni del consiglio di cooperazione di cui all’articolo 111 dell’accordo recano rispettivamente la denominazione «decisione» e «raccomandazione», seguita da un numero progressivo, dalla data di adozione e da un’indicazione dell’oggetto. Le decisioni e le raccomandazioni del consiglio di cooperazione sono firmate dal presidente e autenticate dai due segretari. Le decisioni e le raccomandazioni sono inviate a ciascuno dei destinatari elencati all’articolo 6 del presente regolamento interno. Ciascuna delle Parti può decidere la pubblicazione delle decisioni e delle raccomandazioni del consiglio di cooperazione nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 11

Lingue

Le lingue ufficiali del consiglio di cooperazione sono le lingue ufficiali delle due Parti. Salvo decisione contraria, il consiglio di cooperazione adotta le sue decisioni e delibere sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue.

Articolo 12

Spese

L’Unione europea e l’Iraq prendono rispettivamente a loro carico le spese sostenute in occasione della partecipazione alle riunioni del consiglio di cooperazione, per quel che riguarda sia le spese di personale, di viaggio e di soggiorno sia le spese postali e di telecomunicazione. Le spese di interpretariato durante le riunioni, nonché di traduzione e di riproduzione dei documenti, sono a carico dell’Unione europea, ad eccezione delle spese di interpretariato o di traduzione da o verso la lingua ufficiale dell’Iraq, che sono a carico dell’Iraq. Le altre spese per l’organizzazione delle riunioni sono a carico della Parte ospitante.

Articolo 13

Comitato di cooperazione

1.   A norma dell’articolo 112 dell’accordo, è istituito un comitato di cooperazione preposto a coadiuvare il consiglio di cooperazione nell’esercizio delle sue funzioni. Il comitato è composto, da un lato, da rappresentanti dell’Unione europea e, dall’altro, da rappresentanti del governo dell’Iraq, di norma alti funzionari.

2.   Il comitato di cooperazione prepara le riunioni e le deliberazioni del consiglio di cooperazione, dà esecuzione, se del caso, alle decisioni e alle raccomandazioni del consiglio di cooperazione e assicura, in generale, la continuità delle relazioni e il buon funzionamento dell’accordo. Esso esamina eventuali questioni sottopostegli dal consiglio di cooperazione e qualsiasi problema si presenti nel corso dell’applicazione pratica dell’accordo. Esso sottopone proposte o progetti di decisioni e/o di raccomandazioni al consiglio di cooperazione per adozione.

Il consiglio di cooperazione può delegare al comitato di cooperazione taluni suoi poteri.

3.   Nei casi in cui l’accordo menziona l’obbligo o la possibilità di una consultazione, o se le Parti decidono di comune accordo di consultarsi, la consultazione può svolgersi in sede di comitato di cooperazione. La consultazione può proseguire a livello di consiglio di cooperazione previo consenso delle due Parti.

ALLEGATO II

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DI COOPERAZIONE

Articolo 1

Presidenza

Il comitato di cooperazione è presieduto a turno per periodi di 12 mesi da un rappresentante dell’Unione europea e da un rappresentante del governo dell’Iraq.

Il primo periodo ha inizio alla data del primo consiglio di cooperazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 2

Riunioni

Il comitato di cooperazione si riunisce quando le circostanze lo richiedono, con l’accordo di entrambe le Parti, e almeno una volta all’anno. Ogni riunione del comitato di cooperazione si svolge alla data e nel luogo concordati dalle Parti.

Le riunioni del comitato di cooperazione sono indette dal presidente. La riunione annuale del comitato di cooperazione precede la riunione annuale del consiglio di cooperazione e viene indetta in tempo utile per consentire al comitato di cooperazione di preparare la riunione del consiglio di cooperazione.

Articolo 3

Delegazioni

Prima di ogni riunione, il presidente è informato della composizione prevista delle delegazioni delle due Parti.

Articolo 4

Segretariato

Un rappresentante del servizio europeo per l’azione esterna e un rappresentante del governo dell’Iraq svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del comitato di cooperazione. Tutte le comunicazioni del presidente del comitato di cooperazione o dirette al presidente del comitato di cooperazione a norma della presente decisione sono inviate ai segretari del comitato di cooperazione nonché ai segretari e al presidente del consiglio di cooperazione.

Articolo 5

Pubblicità

Salvo decisione contraria, le riunioni del comitato di cooperazione non sono pubbliche.

Articolo 6

Ordine del giorno delle riunioni

1.   Il presidente stabilisce l’ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione, che viene trasmesso dai segretari del comitato di cooperazione ai destinatari di cui all’articolo 4 almeno 15 giorni prima dell’inizio della riunione.

L’ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il presidente ha ricevuto una richiesta di iscrizione all’ordine del giorno almeno 21 giorni prima dell’inizio della riunione, fermo restando che tali punti saranno iscritti all’ordine del giorno provvisorio soltanto se la relativa documentazione sarà stata trasmessa ai segretari entro e non oltre la data di spedizione dello stesso ordine del giorno provvisorio.

Il comitato di cooperazione può invitare alle riunioni degli esperti affinché lo informino su argomenti specifici.

Il comitato di cooperazione adotta l’ordine del giorno all’inizio di ogni riunione. L’iscrizione all’ordine del giorno di un punto diverso da quelli figuranti nell’ordine del giorno provvisorio può aver luogo con il consenso di entrambe le Parti.

2.   Il presidente, d’intesa con le Parti, può abbreviare i termini indicati al paragrafo 1 in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 7

Verbali

Di ogni riunione è redatto un verbale, basato su un riepilogo, elaborato dal presidente, delle conclusioni del comitato di cooperazione. Previa approvazione da parte del comitato di cooperazione, il verbale è firmato dal presidente e dai segretari ed è archiviato da ciascuna delle Parti. Una copia del verbale è inviata a ciascuno dei destinatari di cui all’articolo 4.

Articolo 8

Decisioni e raccomandazioni

Nei casi specifici in cui il comitato di cooperazione è abilitato dal consiglio di cooperazione ad adottare determinate decisioni o a formulare raccomandazioni ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 2, del regolamento interno del consiglio di cooperazione, gli atti recano rispettivamente la denominazione «decisione» e «raccomandazione», seguita da un numero progressivo, dalla data di adozione e da un’indicazione dell’oggetto. Le decisioni e le raccomandazioni del comitato di cooperazione sono approvate di comune accordo dalle Parti.

Il comitato di cooperazione può adottare decisioni o formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, previo consenso di entrambe le Parti. Nei casi in cui il comitato di cooperazione decide di ricorrere alla procedura scritta, le Parti possono fissare di comune accordo un termine alla cui scadenza il presidente del comitato di cooperazione può dichiarare, in base a una relazione dei due segretari, se entrambe le Parti hanno dato il loro consenso.

Le decisioni e le raccomandazioni del comitato di cooperazione sono firmate dal presidente e autenticate dai due segretari e sono inviate a ciascuno dei destinatari elencati all’articolo 4 del presente regolamento interno. Ciascuna delle Parti può decidere la pubblicazione delle decisioni e delle raccomandazioni del comitato di cooperazione nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 9

Spese

L’Unione europea e l’Iraq prendono rispettivamente a loro carico le spese sostenute in occasione della partecipazione alle riunioni del comitato di cooperazione, per quel che riguarda sia le spese di personale, di viaggio e di soggiorno sia le spese postali e di telecomunicazione. Le spese di interpretariato durante le riunioni, nonché di traduzione e di riproduzione dei documenti, sono a carico dell’Unione europea, ad eccezione delle spese di interpretariato o di traduzione da o verso la lingua ufficiale dell’Iraq, che sono a carico dell’Iraq. Le altre spese per l’organizzazione delle riunioni sono a carico della Parte ospitante.

Articolo 10

Sottocomitati e gruppi di lavoro specializzati

A norma dell’articolo 13 del regolamento interno del consiglio di cooperazione, il comitato di cooperazione può decidere di istituire sottocomitati o gruppi di lavoro specializzati sottoposti all’autorità del comitato di cooperazione, a cui riferiscono dopo ciascuna riunione. Il comitato di cooperazione può decidere di abolire i sottocomitati o i gruppi di lavoro esistenti, di definirne o modificarne il mandato o di istituire altri sottocomitati o altri gruppi di lavoro che lo assistano nell’esercizio delle sue funzioni. Questi sottocomitati e gruppi di lavoro non hanno alcun potere decisionale.