(1)   Az Európai Unió és a Szingapúri Köztársaság közötti szabadkereskedelmi megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 16.1. cikke alapján létrehozott Kereskedelmi Bizottság felelős a megállapodás 16.1. cikkében említett valamennyi területért.

(2)   Az (1) bekezdésben említett bizottságnak a bizottság dokumentumaiban – többek között a határozatokban és az ajánlásokban is – szereplő elnevezése: a Kereskedelmi Bizottság.

(1)   A megállapodás 16.1. cikke értelmében a Kereskedelmi Bizottság az Európai Unió és a Szingapúri Köztársaság képviselőiből áll, társelnöki tisztét pedig az Európai Bizottság kereskedelemért felelős tagja és a szingapúri kereskedelmi és ipari miniszter – vagy meghatalmazottaik – látják el.

(2)   A Felek értesítik egymást a Kereskedelmi Bizottság társelnöki tisztét betöltő meghatalmazott tisztviselőjük nevéről, beosztásáról és elérhetőségéről. Az említett meghatalmazott tisztviselő mindaddig jogosult az adott Fél képviseletére, amíg a Fél nem értesíti a másik Felet arról, hogy új társelnököt nevezett ki.

(1)   A Felek kereskedelemért felelős szervezeti egységeinek tisztviselői járnak el a Kereskedelmi Bizottság titkárságaként.

(2)   A Felek értesítik egymást a Kereskedelmi Bizottság titkárságának tagjaként eljáró tisztviselőjük nevéről, beosztásáról és elérhetőségéről. Az említett tisztviselő mindaddig úgy tekintendő, hogy az adott Fél részéről a titkárság tagjaként jár el, amíg a Fél nem értesíti a másik Felet arról, hogy új tagot nevezett ki.

(1)   A megállapodás 16.1. cikkével összhangban a Kereskedelmi Bizottság kétévente egyszer, vagy indokolatlan késedelem nélkül bármelyik Fél kérésére ülésezik.

(2)   Az ülésekre – amennyiben a társelnökök nem állapodnak meg másként – Brüsszelben és Szingapúrban felváltva kerül sor, megegyezés szerinti időpontban.

(3)   Az üléseket az ülésnek otthont adó Fél társelnöke hívja össze.

(4)   Az üléseket személyes jelenlét, videokonferencia útján vagy bármely más módon lehet megtartani.

(1)   A Kereskedelmi Bizottság titkársága az ülésnek otthont adó Fél javaslata alapján az ülések előtt legalább 15 nappal összeállítja az egyes ülések ideiglenes napirendjét. A másik Félnek lehetősége van észrevételeket tenni.

(2)   A napirendet a Kereskedelmi Bizottság az egyes ülések kezdetén fogadja el. Az ideiglenes napirenden nem szereplő pontok kölcsönös megállapodással felvehetők a napirendre.

(1)   Az ülésnek otthont adó Fél titkársági tagja az egyes ülések végét követő 21 napon belül elkészíti az egyes ülések jegyzőkönyvtervezetét, kivéve, ha erről a társelnökök másként határoznak. A jegyzőkönyvtervezetet észrevételezés céljából meg kell küldeni a másik Fél titkársági tagja részére.

(2)   Amennyiben ezen eljárási szabályzat a szakbizottságok üléseire is vonatkozik, a szakbizottság ülésének jegyzőkönyvét a Kereskedelmi Bizottság bármely későbbi ülésén rendelkezésre kell bocsátani.

(3)   Főszabályként a jegyzőkönyv összefoglalja az egyes napirendi pontokat, adott esetben az alábbiak megjelölésével:

(4)   A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a Kereskedelmi Bizottság által a legutóbbi ülése óta a 9. cikk (2) bekezdése szerinti írásbeli eljárás keretében hozott valamennyi határozat listáját.

(5)   A jegyzőkönyv egyik mellékletében fel kell sorolni a Kereskedelmi Bizottság ülésén részt vevő valamennyi személy nevét, címét és minőségét is.

(6)   A titkárság a beérkezett észrevételek alapján módosítja a jegyzőkönyvtervezetet, és a módosított jegyzőkönyvtervezetet a Felek az ülés időpontját követő 30 napon belül – illetve a társelnökök által közösen elfogadott bármely más időpontig – jóváhagyják. A jóváhagyást követően a titkárságnak el kell készítenie a jegyzőkönyv két eredeti példányát, és a Felek megkapják a jegyzőkönyv egy-egy eredeti példányát.

(1)   A Kereskedelmi Bizottság határozatokat és ajánlásokat fogadhat el minden olyan kérdésben, amellyel kapcsolatosan a megállapodás így rendelkezik. A Kereskedelmi Bizottság a megállapodás 16.4. cikkében előírtak szerint kölcsönös megállapodással hozza meg határozatait és fogadja el ajánlásait.

(2)   Az ülések közötti időszakban a Kereskedelmi Bizottság írásbeli eljárás útján határozatokat hozhat vagy ajánlásokat fogadhat el.

(3)   E célból a határozat- vagy ajánlástervezet szövegét az egyik társelnök írásban, a Kereskedelmi Bizottság munkanyelvén benyújtja a másik társelnöknek. A másik Félnek egy hónap vagy a javaslattevő Fél által meghatározott hosszabb idő áll rendelkezésére annak kifejezésére, hogy elfogadja a határozat- vagy ajánlástervezetet. A határozat- vagy ajánlástervezeteket elfogadottnak kell tekinteni, amint a másik Fél a javaslatot tevő Fél által meghatározott határidőn belül kifejezi beleegyezését, és elfogadásukat a 8. cikk (4) bekezdése szerint a Kereskedelmi Bizottság ülésének jegyzőkönyvében rögzíteni kell. Ha a másik Fél nem fejezi ki beleegyezését, a javasolt határozatot vagy ajánlást meg kell vitatni, és annak elfogadására a Kereskedelmi Bizottság következő ülésén van lehetőség.

(4)   Amennyiben a Kereskedelmi Bizottság a megállapodás értelmében felhatalmazással rendelkezik határozatok vagy ajánlások elfogadására, ezeknek az aktusoknak a „határozat”, illetve az „ajánlás” címet kell viselniük. A Kereskedelmi Bizottság titkársága minden határozatot és ajánlást sorszámmal lát el, elfogadásuk időpontját és tárgyukat is megjelölve. Mindegyik határozat és ajánlás rendelkezik a hatálybalépésének vagy – adott esetben – alkalmazásának időpontjáról.

(5)   A Kereskedelmi Bizottság által elfogadott határozatokat és ajánlásokat két példányban kell elkészíteni, azokat a társelnököknek kell hitelesíteniük, és továbbítani kell a Feleknek azok egy-egy példányát.

(1)   Ha a megállapodás másként nem rendelkezik vagy a Felek másként nem határoznak, a Kereskedelmi Bizottság ülései nem nyilvánosak.

(2)   A Felek dönthetnek úgy, hogy a Kereskedelmi Bizottság határozatait és ajánlásait saját hivatalos lapjukban vagy online közzéteszik.

(3)   Amennyiben egy Fél a jogszabályai vagy egyéb rendelkezései szerint bizalmasnak minősülő információt nyújt be a Kereskedelmi Bizottsághoz, a másik Fél az információt bizalmasan kezeli, kivéve, ha az információt benyújtó Fél másként rendelkezik.

(4)   A Felek a Kereskedelmi Bizottság ülése előtt megfelelő formában nyilvánosságra hozhatják a Felek között véglegesített napirendet és a 8. cikkel összhangban elkészített, jóváhagyott közös jegyzőkönyvet.

(5)   A (2)–(4) bekezdésben említett dokumentumokat az egyes Felek alkalmazandó adatvédelmi szabályainak megfelelően kell közzétenni.

(1)   A Kereskedelmi Bizottság munkanyelve az angol.

(2)   A Kereskedelmi Bizottság a megállapodás módosítására vagy értelmezésére vonatkozó határozatokat fogad el. A megállapodás 16.21. cikke értelemszerűen alkalmazandó a Kereskedelmi Bizottságnak a megállapodást módosító vagy értelmező határozataira. A Kereskedelmi Bizottság minden egyéb határozatát, beleértve azt is, amelyen keresztül ezen eljárási szabályzatot elfogadják, az (1) bekezdésben említett munkanyelven kell elfogadni.

(3)   A Felek gondoskodnak a határozatok és más dokumentumok saját hivatalos nyelvükre/nyelveikre történő fordításáról, amennyiben e cikk értelmében azokat el kell készíteni, és viselik az ilyen fordításokkal kapcsolatos költségeket.

(1)   A Felek maguk viselik a Kereskedelmi Bizottság ülésein való részvételükkel összefüggő költségeket, különösen a személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a video- vagy telekonferenciák, illetve a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.

(2)   Az ülések lebonyolításával és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket az ülésnek otthont adó Fél viseli.

(1)   A megállapodás 16.1. cikkével összhangban szakbizottságok hozhatók létre a Kereskedelmi Bizottság által rájuk ruházott valamennyi ügy kezelése céljából.

(2)   A megállapodás 16.1. és 16.2. cikke szerint a Kereskedelmi Bizottság felügyeli valamennyi szakbizottság és minden, a megállapodás szerint létrehozott egyéb szerv munkáját.

(3)   A Kereskedelmi Bizottságot írásban kell tájékoztatni a megállapodás alapján létrehozott szakbizottságok vagy egyéb szervek által kijelölt kapcsolattartó pontokról. Az egyes szakbizottságok kapcsolattartó pontjai közötti, a megállapodás végrehajtásával kapcsolatos mindenféle releváns levelezést, dokumentumot és kommunikációt egyidejűleg továbbítani kell a Kereskedelmi Bizottság titkársága részére.

(4)   A megállapodás 16.2. cikke értelmében a szakbizottságok jelentést tesznek a Kereskedelmi Bizottságnak az egyes üléseik eredményeiről és következtetéseiről.

(5)   Amennyiben az egyes szakbizottságok nem határoznak másképpen, ezen eljárási szabályzat alkalmazandó értelemszerűen a megállapodás alapján létrehozott szakbizottságokra és egyéb szervekre is.