MELLÉKLET

A vegyes bizottság eljárási szabályzata

1. cikk

Összetétel és elnökség

(1)   Az egyrészről az Európai Közösség és tagállamai, másrészről az Indonéz Köztársaság közötti átfogó partnerségi és együttműködési keretmegállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 41. cikkének megfelelően létrehozott vegyes bizottság a megállapodás 41. cikke szerint végzi feladatait.

(2)   A vegyes bizottság a két Fél lehető legmagasabb szintű képviselőiből áll.

(3)   A vegyes bizottság elnökségét az Indonéz Köztársaság külügyminisztere és az Unió külügyi és biztonságpolitikai főképviselője felváltva látja el. Az elnökök felhatalmazást adhatnak vezető beosztású tisztviselőknek a vegyes bizottság valamennyi ülésének vagy azok egy részének az elnöklésére.

2. cikk

Képviselet

(1)   A Felek értesítik egymást a vegyes bizottságban résztvevő képviselőik (a továbbiakban: a tagok) jegyzékéről. A jegyzéket a vegyes bizottság titkársága vezeti.

(2)   Az a tag, aki maga helyett egy másik képviselőt kíván küldeni, az ülés időpontja előtt írásban értesíti az elnököt az őt helyettesítő képviselő nevéről. A helyettes képviselő a helyettesített tag valamennyi jogát gyakorolja.

3. cikk

Küldöttségek

(1)   A vegyes bizottság tagjait más tisztviselők is kísérhetik. A Feleket minden ülés előtt a titkárságon keresztül tájékoztatni kell az ülésen részt vevő küldöttségek tervezett összetételéről.

(2)   Adott esetben és a Felek kölcsönös megállapodása útján a vegyes bizottság üléseire megfigyelőként szakértőket vagy más szervek képviselőit is meg lehet hívni, vagy hogy bizonyos témákkal kapcsolatban tájékoztatást nyújtsanak.

4. cikk

Ülések

(1)   A vegyes bizottság rendesen legalább kétévente, vagy a két Fél által meghatározott időközönként tartja üléseit. A vegyes bizottság üléseit az elnök hívja össze és az ülésekre közösen meghatározott időpontban, Indonéziában, illetve Brüsszelben felváltva kerül sor. A Felek egyetértésével rendkívüli üléseket is össze lehet hívni.

(2)   Kivételes esetben és mindkét Fél egyetértése mellett a vegyes bizottság ülései technikai eszközök útján, pl. video- vagy telekonferencia keretében is lefolytathatók.

(3)   A vegyes bizottság a Felek megállapodásának megfelelően a lehető legmagasabb szinten ülésezik. A két Fél arra törekszik, hogy amikor csak lehet, miniszteri szintű részvételt biztosítson.

(4)   A vegyes bizottság miniszteri szintű elnöklettel zajló üléseit előzőleg megrendezett, vezető beosztású tisztviselői szintű ülésen kell előkészíteni.

5. cikk

Nyilvánosság

(1)   Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, a vegyes bizottság ülései nem nyilvánosak. Amennyiben az egyik Fél bizalmasnak nyilvánított információkat terjeszt a vegyes bizottság elé, a másik Fél a szóban forgó információkat akként kezeli.

(2)   A vegyes bizottság adott esetben nyilatkozatokat adhat ki a nyilvánosság számára.

6. cikk

Titkárság

Az Európai Külügyi Szolgálat és az Indonéz Köztársaság kormányának egy-egy képviselője közösen gyakorolja a vegyes bizottság titkári tisztségét. Valamennyi, a vegyes bizottság elnökéhez címzett, illetve általa tett közleményt meg kell küldeni a titkároknak. A vegyes bizottság elnökének címzett, illetve az általa kezdeményezett levelezés bármilyen írásbeli eszköz útján folytatható, beleértve az elektronikus leveleket is.

7. cikk

Az ülések napirendje

(1)   Az elnök elkészíti az ülések előzetes napirendjét. Az előzetes napirendet és a vonatkozó dokumentumokat rendes esetben legkésőbb az ülés kezdete előtt 15 nappal eljuttatják a másik Félhez.

(2)   Az elnök javasolhatja szakértők részvételét a vegyes bizottság ülésein, hogy információt nyújtsanak bármelyik napirendi ponttal kapcsolatban.

(3)   A vegyes bizottság minden ülés elején elfogadja a napirendet. Amennyiben arról a két Fél megállapodik, az előzetes napirenden nem szereplő pontokat is felvehetnek a napirendre.

(4)   Az elnök különleges körülmények között és a két Féllel egyetértésben az adott ügy sajátosságaira való tekintettel lerövidítheti az (1) bekezdésben említett határidőket.

8. cikk

Kölcsönösen elfogadott jegyzőkönyv

(1)   A vegyes bizottság ülésének eredményét kölcsönösen elfogadott jegyzőkönyv tartalmazza.

(2)   A két titkár általában az ülés időpontját követő 30 naptári napon belül az ülésnek otthont adó Fél által benyújtott dokumentum alapján közösen elkészíti a kölcsönösen elfogadott jegyzőkönyv tervezetét. A kölcsönösen elfogadott jegyzőkönyv tervezete a vegyes bizottságban elfogadott következtetések elnök általi összefoglalásán alapul.

(3)   Az ülés időpontját követő 45 napon belül vagy a Felek által közösen kitűzött határidőn belül mindkét Fél jóváhagyja a kölcsönösen elfogadott jegyzőkönyvet. A jegyzőkönyv elfogadását követően a Felek a jegyzőkönyv tervezetének két eredeti példányát aláírásával látja el. A Felek megkapják a jegyzőkönyvtervezet egy-egy eredeti példányát.

9. cikk

Határozatok és ajánlások

(1)   A vegyes bizottságnak a megállapodás 41. cikkében meghatározott feladatai elvégzése céljából a vegyes bizottság határozatot és/vagy ajánlást fogadhat el. Az ilyen határozatot és/vagy ajánlást el kell látni sorszámmal, az elfogadás dátumával és a tárgy megjelölésével.

(2)   Ha a körülményekre tekintettel szükséges a vegy bizottság a határozatot vagy az ajánlást írásbeli eljárással is elfogadhatja.

(3)   Az 5. cikk rendelkezései ellenére a Felek dönthetnek úgy, hogy a vegyes bizottság által elfogadott határozatokat és ajánlásokat saját hivatalos lapjukban közzéteszik.

10. cikk

Levelezés

(1)   A vegyes bizottsághoz címzett levelezést a Felek valamelyike titkárának kell címezni, aki tájékoztatja a másik titkárt.

(2)   A vegyes bizottságnak címzett leveleket a titkárság az elnökhöz továbbítja, és amennyiben indokolt, a 11. cikkben említett dokumentumként körözteti.

(3)   A vegyes bizottság elnökétől származó leveleket a titkárság elküldi a Feleknek, és amennyiben indokolt, a 11. cikkben említett dokumentumként körözteti.

11. cikk

Dokumentumok

(1)   Amennyiben a vegyes bizottság tanácskozásai írott dokumentumokon alapulnak, ezeket a dokumentumokat a titkárság ellátja számmal, és a tagok körében körözteti.

(2)   Mindegyik titkár felelős azért, hogy a dokumentumokat az ő részéről a vegyes bizottságban részt vevő megfelelő tagoknak megküldje, és szisztematikusan másolatot küldjön ezekről a másik titkárnak.

12. cikk

Kiadások

(1)   A Felek mindegyike maga viseli a vegyes bizottság ülésein való részvételével összefüggően a személyzet utazási és ellátási költségeit, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.

(2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülésnek otthont adó Fél viseli.

13. cikk

Az eljárási szabályzat módosítása

Bármelyik Fél írásban kérheti az eljárási szabályzat felülvizsgálatát, az eljárási szabályzat pedig a 9. cikkel összhangban a Felek közös megegyezésével módosítható.

14. cikk

Szakértői munkacsoportok és egyéb mechanizmusok

(1)   A vegyes bizottság szakértői munkacsoportokat és egyéb mechanizmusokat hozhat létre, melyek segítik feladatai ellátásában. A szakértői munkacsoportok és az egyéb mechanizmusok a vegyes bizottságnak alárendelten működnek.

(2)   A vegyes bizottság dönthet meglévő szakértői munkacsoportok vagy egyéb mechanizmusok megszüntetéséről, vagy további szakértői munkacsoportok vagy mechanizmusok létrehozásáról, melyek segítik feladatai ellátásában.

(3)   A szakértői munkacsoportok és és az egyéb mechanizmusok a vegyes bizottság minden egyes ülésén részletesen beszámolnak tevékenységükről a vegyes bizottságnak.

(4)   A szakértői munkacsoportok csak ajánlásokat terjeszthetnek a vegyes bizottság elé.

MELLÉKLET

Az EU–Indonézia vegyes bizottság

Szakértői munkacsoportok és egyéb mechanizmusok

(1)	Fejlesztési együttműködéssel foglalkozó szakértői munkacsoport

(2)	Kereskedelemmel és beruházásokkal foglalkozó szakértői munkacsoport

(3)	Emberi jogi párbeszéd

(4)	Politikai párbeszéd

(5)	Biztonsági párbeszéd