LIITE I

EU–IRAK-YHTEISTYÖNEUVOSTON TYÖJÄRJESTYS

1 artikla

Puheenjohtaja

Yhteistyöneuvoston puheenjohtajana toimivat vuorotellen 12 kuukauden ajan Euroopan unionin ulkoasiainneuvoston puheenjohtaja, joka toimii Euroopan unionin ja sen jäsenvaltioiden puolesta, sekä Irakin ulkoasiainministeri. Ensimmäinen puheenjohtajakausi alkaa yhteistyöneuvoston ensimmäisenä kokoontumispäivänä ja päättyy saman vuoden joulukuun 31 päivänä.

2 artikla

Kokoukset

Yhteistyöneuvosto pitää säännöllisen ministeritason kokouksen kerran vuodessa. Jos sopimuspuolet niin sopivat, kumman tahansa sopimuspuolen pyynnöstä voidaan pitää yhteistyöneuvoston ylimääräisiä kokouksia. Kaikki yhteistyöneuvoston kokoukset pidetään Euroopan unionin neuvoston tavanomaisessa kokouspaikassa sopimuspuolten kesken sovittuna ajankohtana, jolleivät sopimuspuolet sovi toisin. Yhteistyöneuvoston sihteerit kutsuvat yhdessä koolle yhteistyöneuvoston kokoukset puheenjohtajan suostumuksella.

3 artikla

Edustus

Yhteistyöneuvoston jäsenten ollessa estyneinä kokouksiin voivat osallistua heidän edustajansa. Jos jäsen haluaa käyttää edustajaa, hänen on ilmoitettava puheenjohtajalle edustajansa nimi ennen sen kokouksen alkua, jossa häntä edustetaan. Yhteistyöneuvoston jäsenen edustajalla on kaikki kyseisen jäsenen oikeudet.

4 artikla

Valtuuskunnat

Yhteistyöneuvoston jäsenillä voi olla apunaan virkamiehiä. Valtuuskuntien aiottu kokoonpano on ilmoitettava puheenjohtajalle ennen kutakin kokousta.

Euroopan investointipankin edustaja osallistuu yhteistyöneuvoston kokouksiin tarkkailijana, kun esityslistalla on Euroopan investointipankkia koskevia asioita.

Yhteistyöneuvoston kokouksiin voidaan yhteisestä sopimuksesta kutsua tarvittaessa tarkkailijoina asiantuntijoita tai muiden elinten edustajia antamaan tietoja erityisistä kysymyksistä.

5 artikla

Sihteeristö

Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön edustaja ja Irakin Euroopan unionin edustuston edustaja toimivat yhdessä yhteistyöneuvoston sihteereinä.

6 artikla

Kirjeenvaihto

Yhteistyöneuvostolle osoitettu kirjeenvaihto lähetetään yhteistyöneuvoston puheenjohtajalle Euroopan unionin neuvoston osoitteeseen.

Sihteerit huolehtivat yhdessä tämän kirjeenvaihdon välittämisestä yhteistyöneuvoston puheenjohtajalle ja tarvittaessa sen jakelusta yhteistyöneuvoston muille jäsenille. Tällä tavoin jaettava kirjeenvaihto lähetetään komission pääsihteeristölle, Euroopan ulkosuhdehallinnolle, jäsenvaltioiden pysyville edustustoille ja Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristölle sekä Irakin Euroopan unionin edustustolle.

Sihteerit toimittavat yhteistyöneuvoston puheenjohtajalta peräisin olevat viestit vastaanottajille, ja ne jaetaan tarvittaessa yhteistyöneuvoston muille jäsenille toisessa kohdassa mainittuihin osoitteisiin.

7 artikla

Julkisuus

Yhteistyöneuvoston kokoukset eivät ole julkisia, ellei toisin päätetä.

8 artikla

Kokousten esityslista

1.   Puheenjohtaja laatii kutakin kokousta varten ehdotuksen esityslistaksi. Yhteistyöneuvoston sihteerit lähettävät sen 6 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille viimeistään 15 päivää ennen kokouksen alkua. Esityslistaehdotukseen otetaan asiat, joiden esityslistalle ottamista koskeva pyyntö on saapunut puheenjohtajalle vähintään 21 päivää ennen kokouksen alkua, mutta nämä asiat otetaan esityslistaehdotukseen ainoastaan, jos niitä tukevat asiakirjat on toimitettu sihteereille viimeistään kyseisen esityslistaehdotuksen lähettämispäivänä. Yhteistyöneuvosto hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Muita kuin esityslistaehdotuksessa olevia asioita voidaan ottaa esityslistalle molempien sopimuspuolten suostumuksella.

2.   Puheenjohtaja voi molempien sopimuspuolten suostumuksella lyhentää 1 kohdassa mainittuja määräaikoja tietyn erityistapauksen vaatimusten huomioon ottamiseksi.

9 artikla

Pöytäkirja

Sihteerit laativat yhdessä kustakin kokouksesta pöytäkirjaluonnoksen. Pöytäkirja sisältää yleensä kunkin esityslistalla olevan asian osalta:

—	yhteistyöneuvostolle toimitetut asiakirjat,

—	lausumat, jotka joku yhteistyöneuvoston jäsenistä on pyytänyt kirjattaviksi,

—	annetut suositukset, sovitut lausunnot ja tehdyt päätelmät.

Pöytäkirjaehdotus annetaan yhteistyöneuvoston hyväksyttäväksi. Puheenjohtaja ja kumpikin sihteeri allekirjoittavat hyväksytyn pöytäkirjan. Sitä säilytetään sopimusasiakirjojen tallettajana toimivan Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön arkistossa. Sen oikeaksi todistettu jäljennös toimitetaan kaikille tämän työjärjestyksen 6 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille.

10 artikla

Päätökset ja suositukset

1.   Yhteistyöneuvosto antaa päätöksensä ja suosituksensa sopimuspuolten yhteisellä sopimuksella. Asiat, joissa yhteistyöneuvosto voi tehdä päätöksiä, on mainittu sopimuksessa.

Yhteistyöneuvosto voi molempien sopimuspuolten niin sopiessa antaa päätöksiä ja suosituksia kirjallista menettelyä noudattaen. Yhteistyöneuvoston päättäessä turvautua kirjalliseen menettelyyn määräaika voidaan vahvistaa sopimuspuolten yhteisellä sopimuksella. Määräajan päätyttyä yhteistyöneuvoston puheenjohtaja ilmoittaa molempien sihteerien raporttien perusteella, ovatko sopimuspuolet päässeet yhteiseen sopimukseen.

2.   Sopimuksen 111 artiklassa tarkoitettujen yhteistyöneuvoston päätösten otsikkona on ”päätös” ja suositusten otsikkona ”suositus”, ja niiden jäljessä on järjestysnumero, niiden hyväksymispäivä ja kohde. Puheenjohtaja allekirjoittaa yhteistyöneuvoston päätökset ja suositukset, ja molemmat sihteerit todistavat ne oikeaksi. Päätökset ja suositukset lähetetään kullekin tämän työjärjestyksen 6 artiklassa tarkoitetulle vastaanottajalle. Kumpikin sopimuspuoli päättää yhteistyöneuvoston päätösten ja suositusten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään.

11 artikla

Kielet

Yhteistyöneuvoston virallisina kieliä ovat molempien sopimuspuolten viralliset kielet. Yhteistyöneuvosto hyväksyy päätöksensä ja käsittelee asiat näillä kielillä laadittujen asiakirjojen perusteella, jollei toisin päätetä.

12 artikla

Menot

Euroopan unioni ja Irak vastaavat kumpikin omista henkilöstö-, matka- ja oleskelukuluistaan sekä posti- ja televiestintäkuluistaan, jotka aiheutuvat niiden osallistumisesta yhteistyöneuvoston kokouksiin. Euroopan unioni vastaa kokousten tulkkaukseen sekä asiakirjojen kääntämiseen ja tuottamiseen liittyvistä kuluista, lukuun ottamatta Irakin viralliseen kieleen ja Irakin virallisesta kielestä tulkkaukseen tai kääntämiseen liittyviä kuluja, joista vastaa Irak. Muista kokousten järjestämiseen liittyvistä kuluista vastaa kokouksen järjestävä sopimuspuoli.

13 artikla

Yhteistyökomitea

1.   Sopimuksen 112 artiklan mukaisesti perustetaan yhteistyökomitea, jonka tehtävänä on avustaa yhteistyöneuvostoa sen tehtävissä. Yhteistyökomitea koostuu Euroopan unionin neuvoston edustajista ja Irakin hallituksen edustajista, jotka ovat yleensä korkeita virkamiehiä.

2.   Yhteistyökomitea valmistelee yhteistyöneuvoston kokoukset ja käsiteltävät asiat, panee tarvittaessa täytäntöön tämän päätökset ja suositukset ja huolehtii yleisesti kumppanuuden jatkuvuudesta ja sopimuksen asianmukaisesta toimivuudesta. Se käsittelee yhteistyöneuvoston sille siirtämiä asioita ja muita kysymyksiä, jotka voivat tulla esille sopimuksen päivittäisen täytäntöönpanon yhteydessä. Se laatii yhteistyöneuvoston hyväksyttäväksi luonnoksia tai ehdotuksia päätöksiksi ja suosituksiksi.

Yhteistyöneuvosto voi siirtää toimivaltaansa yhteistyökomitealle.

3.   Siinä tapauksessa, että sopimuksessa määrätään kuulemisvelvoitteesta tai -mahdollisuudesta tai sopimuspuolet päättävät yhteisestä sopimuksesta kuulla toisiaan, kuuleminen voi tapahtua yhteistyökomiteassa. Se voi jatkua yhteistyöneuvostossa, jos sopimuspuolet niin sopivat.

LIITE II

YHTEISTYÖKOMITEAN TYÖJÄRJESTYS

1 artikla

Puheenjohtaja

Yhteistyökomitean puheenjohtajana on vuorotellen 12 kuukauden ajan Euroopan unionin edustaja ja Irakin hallituksen edustaja.

Ensimmäinen puheenjohtajakausi alkaa yhteistyöneuvoston ensimmäisenä kokoontumispäivänä ja päättyy saman vuoden joulukuun 31 päivänä.

2 artikla

Kokoukset

Yhteistyökomitea kokoontuu tilanteen niin vaatiessa ja molempien sopimuspuolten sopimuksesta sekä vähintään kerran vuodessa. Kukin yhteistyökomitean kokous pidetään molempien sopimuspuolten keskenään sopimaan aikaan niiden sopimassa paikassa.

Yhteistyökomitean kokoukset kutsuu koolle sen puheenjohtaja. Yhteistyökomitean vuotuinen kokous kutsutaan koolle ennen yhteistyöneuvoston vuotuista kokousta. Yhteistyökomitean kokous olisi kutsuttava koolle hyvissä ajoin, jotta komitealla on aikaa valmistella yhteistyöneuvoston kokousta.

3 artikla

Valtuuskunnat

Sopimuspuolten valtuuskuntien aiottu kokoonpano on ilmoitettava puheenjohtajalle ennen kutakin kokousta.

4 artikla

Sihteeristö

Euroopan ulkosuhdehallinnon edustaja ja Irakin hallituksen edustaja toimivat yhdessä yhteistyökomitean sihteereinä. Kaikki tämän päätöksessä määrätyt, yhteistyökomitean puheenjohtajalle tarkoitetut tai häneltä peräisin olevat tiedonannot lähetetään yhteistyökomitean sihteereille sekä yhteistyöneuvoston sihteereille ja puheenjohtajalle.

5 artikla

Julkisuus

Yhteistyökomitean kokoukset eivät ole julkisia, ellei toisin päätetä.

6 artikla

Kokousten esityslista

1.   Puheenjohtaja laatii kutakin kokousta varten ehdotuksen esityslistaksi. Yhteistyökomitean sihteerit lähettävät sen 4 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille viimeistään 15 päivää ennen kokouksen alkua.

Esityslistaehdotukseen otetaan asiat, joiden esityslistalle ottamista koskeva pyyntö on saapunut puheenjohtajalle vähintään 21 päivää ennen kokouksen alkua, mutta nämä asiat otetaan esityslistaehdotukseen ainoastaan, jos niitä tukevat asiakirjat on toimitettu sihteereille viimeistään esityslistaehdotuksen lähettämispäivänä.

Yhteistyökomitea voi pyytää asiantuntijoita osallistumaan kokouksiinsa antamaan tietoja erityisistä kysymyksistä.

Yhteistyökomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Muita kuin esityslistaehdotuksessa olevia asioita voidaan ottaa esityslistalle molempien sopimuspuolten suostumuksella.

2.   Puheenjohtaja voi molempien sopimuspuolten suostumuksella lyhentää 1 kohdassa tarkoitettuja määräaikoja tietyn erityistapauksen vaatimusten huomioon ottamiseksi.

7 artikla

Pöytäkirja

Kustakin kokouksesta laaditaan pöytäkirja, joka perustuu puheenjohtajan laatimaan yhteenvetoon yhteistyökomitean tekemistä päätelmistä. Yhteistyökomitean hyväksyttyä pöytäkirjan puheenjohtaja ja sihteerit allekirjoittavat ja kumpikin sopimuspuoli arkistoi sen. Jäljennös pöytäkirjasta toimitetaan kaikille 4 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille.

8 artikla

Päätökset ja suositukset

Erityisissä tapauksissa, joissa yhteistyöneuvosto on työjärjestyksensä 13 artiklan 2 kohdan nojalla valtuuttanut yhteistyökomitean antamaan päätöksiä tai suosituksia, niiden otsikkona on ”päätös” tai ”suositus”, ja niiden jäljessä on järjestysnumero, niiden antamispäivä ja kohde. Yhteistyökomitean päätökset ja suositukset annetaan sopimuspuolten yhteisellä sopimuksella.

Yhteistyökomitea voi sopimuspuolten niin sopiessa antaa päätöksiä ja suosituksia kirjallista menettelyä noudattaen. Yhteistyöneuvoston päättäessä turvautua kirjalliseen menettelyyn määräaika vahvistetaan sopimuspuolten yhteisellä sopimuksella. Määräajan päätyttyä yhteistyökomitean puheenjohtaja ilmoittaa molempien sihteerien raportin perusteella, ovatko sopimuspuolet päässeet yhteiseen sopimukseen.

Puheenjohtaja allekirjoittaa ja molemmat sihteerit todistavat oikeiksi yhteistyökomitean päätökset ja suositukset, ja ne toimitetaan tämän työjärjestyksen 4 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille. Kumpikin sopimuspuoli päättää yhteistyökomitean päätösten ja suositusten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään.

9 artikla

Menot

Euroopan unioni ja Irak vastaavat kumpikin omista henkilöstö-, matka- ja oleskelukuluistaan sekä posti- ja televiestintäkuluistaan, jotka aiheutuvat niiden osallistumisesta yhteistyökomitean kokouksiin. Euroopan unioni vastaa kokousten tulkkaukseen sekä asiakirjojen kääntämiseen ja jäljentämiseen liittyvistä kuluista, lukuun ottamatta Irakin viralliseen kieleen ja Irakin virallisesta kielestä tulkkaukseen tai kääntämiseen liittyviä kuluja, joista vastaa Irak. Muista kokousten järjestämiseen liittyvistä kuluista vastaa kokouksen järjestävä sopimuspuoli.

10 artikla

Alakomiteat ja erityistyöryhmät

Yhteistyöneuvoston työjärjestyksen 13 artiklan mukaisesti yhteistyökomitea voi päättää perustaa alaisuudessaan työskenteleviä alakomiteoita tai erityistyöryhmiä, jotka raportoivat sille kunkin kokouksensa jälkeen. Yhteistyökomitea voi päättää olemassa olevien alakomiteoiden tai työryhmien lakkauttamisesta, vahvistaa niiden toimeksiannot tai muuttaa niitä taikka perustaa uusia alakomiteoita tai työryhmiä avustamaan sitä sen tehtävien hoitamisessa. Alakomiteoilla ja työryhmillä ei ole päätösvaltaa.