ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Εσωτερικός κανονισμός της μεικτής επιτροπής

Άρθρο 1

Σύνθεση και προεδρία

1.   Η μεικτή επιτροπή, που θεσπίστηκε σύμφωνα με το άρθρο 41 της συνολικής συμφωνίας-πλαισίου εταιρικής σχέσης και συνεργασίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφενός, και της Δημοκρατίας της Ινδονησίας, αφετέρου («συμφωνία»), ασκεί τα καθήκοντά της όπως προβλέπεται στο άρθρο 41 της συμφωνίας.

2.   Η μεικτή επιτροπή απαρτίζεται από εκπροσώπους και των δύο μερών στο υψηλότερο δυνατό επίπεδο.

3.   Στη μεικτή επιτροπή προεδρεύουν εναλλάξ ο υπουργός Εξωτερικών της Δημοκρατίας της Ινδονησίας και ο Ύπατος Εκπρόσωπος της Ένωσης για θέματα εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής ασφαλείας. Μπορούν να αναθέτουν σε ανώτερο υπάλληλο την αρμοδιότητα να προεδρεύει σε όλες ή σε μέρος των συνεδριάσεων της μεικτής επιτροπής.

Άρθρο 2

Εκπροσώπηση

1.   Τα μέρη κοινοποιούν αμοιβαία τον κατάλογο των αντιπροσώπων τους στη μεικτή επιτροπή («μέλη»). Τη διαχείριση του καταλόγου αναλαμβάνει η Γραμματεία της μεικτής επιτροπής.

2.   Εάν ένα μέλος επιθυμεί να εκπροσωπηθεί από αναπληρωματικό αντιπρόσωπο, γνωστοποιεί εγγράφως στον Πρόεδρο το όνομα του αναπληρωματικού αντιπροσώπου του πριν από την πραγματοποίηση της συγκεκριμένης συνεδρίασης. Ο αναπληρωματικός αντιπρόσωπος μέλους ασκεί όλα τα δικαιώματα του εν λόγω μέλους.

Άρθρο 3

Αντιπροσωπείες

1.   Τα μέλη της μεικτής επιτροπής δύνανται να συνοδεύονται από άλλους υπαλλήλους. Πριν από κάθε συνεδρίαση, τα μέρη ενημερώνονται, μέσω της Γραμματείας, για την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών που θα συμμετάσχουν στη συνεδρίαση.

2.   Ανάλογα με την περίπτωση και με από κοινού συμφωνία των μερών, εμπειρογνώμονες ή αντιπρόσωποι άλλων οργάνων μπορούν να καλούνται να παρίστανται στις συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής ως παρατηρητές ή για να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα.

Άρθρο 4

Συνεδριάσεις

1.   Η μεικτή επιτροπή συνέρχεται κανονικά τουλάχιστον ανά διετία ή όποτε άλλοτε συμφωνείται από αμφότερα τα μέρη. Οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής συγκαλούνται από τον Πρόεδρο και πραγματοποιούνται στην Ινδονησία και στις Βρυξέλλες εναλλάξ, σε ημερομηνία που ορίζεται κατόπιν αμοιβαίας συμφωνίας. Οι έκτακτες συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής μπορούν, επίσης, να συγκαλούνται κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των μερών.

2.   Κατ' εξαίρεση και εφόσον συμφωνούν αμφότερα τα μέρη, οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής μπορούν, επίσης, να πραγματοποιούνται μέσω τεχνικών μέσων, για παράδειγμα με βιντεοδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη.

3.   Η μεικτή επιτροπή συνεδριάζει στο υψηλότερο δυνατό επίπεδο, κατόπιν συμφωνίας των μερών. Τα δύο μέρη καταβάλλουν προσπάθειες για να εξασφαλίζουν τη συμμετοχή σε υπουργικό επίπεδο, όποτε αυτό είναι εφικτό.

4.   Οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής η προεδρία των οποίων ασκείται σε υπουργικό επίπεδο προετοιμάζονται από προηγούμενη συνεδρίαση σε επίπεδο ανώτερων υπαλλήλων.

Άρθρο 5

Δημοσιότητα

1.   Εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά από τα μέρη, οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής δεν είναι δημόσιες Όταν ένα μέρος υποβάλει στη μεικτή επιτροπή πληροφορίες που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικές, το άλλο μέρος αντιμετωπίζει τις πληροφορίες αυτές ως τέτοιες.

2.   Η μεικτή επιτροπή μπορεί να εκδίδει ανακοινώσεις για το κοινό, όταν το κρίνει σκόπιμο.

Άρθρο 6

Γραμματεία

Ένας εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης και ένας εκπρόσωπος της κυβέρνησης της Δημοκρατίας της Ινδονησίας ασκούν από κοινού τα καθήκοντα Γραμματέων της μεικτής επιτροπής. Όλες οι ανακοινώσεις προς και από τον Πρόεδρο της μεικτής επιτροπής διαβιβάζονται στους Γραμματείς. Η αλληλογραφία από και προς τον Πρόεδρο της μεικτής επιτροπής μπορεί να συντάσσεται με οποιοδήποτε γραπτό μέσο, συμπεριλαμβανομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Άρθρο 7

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1.   Ο πρόεδρος καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται, μαζί με τα σχετικά έγγραφα, στο άλλο μέρος, κατά κανόνα το αργότερο 15 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

2.   Ο πρόεδρος μπορεί να προτείνει να παρίστανται εμπειρογνώμονες στις συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής, προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες για οποιοδήποτε συγκεκριμένο σημείο της ημερήσιας διάταξης.

3.   Κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης, η μεικτή επιτροπή εγκρίνει την ημερήσια διάταξη. Θέματα εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνήσουν τα δύο μέρη.

4.   Σε ειδικές περιστάσεις και σε συμφωνία με τα δύο μέρη, ο πρόεδρος δύναται να επισπεύσει τις προθεσμίες που αναφέρονται στην παράγραφο 1, προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι ιδιαιτερότητες κάποιας ειδικής περίπτωσης.

Άρθρο 8

Συμφωνηθέντα πρακτικά

1.   Το αποτέλεσμα της συνεδρίασης της μεικτής επιτροπής είναι υπό μορφή συμφωνηθέντων πρακτικών.

2.   Οι δύο Γραμματείς συντάσσουν από κοινού σχέδιο των συμφωνηθέντων πρακτικών κάθε συνεδρίασης, κατά κανόνα εντός 30 ημερολογιακών ημερών από την ημερομηνία της συνεδρίασης. Το σχέδιο των συμφωνηθέντων πρακτικών βασίζεται στη συντασσόμενη από τον Πρόεδρο περίληψη των συμπερασμάτων, στα οποία κατέληξε η μεικτή επιτροπή.

3.   Τα συμφωνηθέντα πρακτικά εγκρίνονται και από τα δύο μέρη εντός 45 ημερολογιακών ημερών από την ημερομηνία της συνεδρίασης ή έως την οποιαδήποτε άλλη ημερομηνία που συμφωνήσουν τα μέρη. Όταν επιτευχθεί συμφωνία επί των πρακτικών, υπογράφονται δύο πρωτότυπα από τα μέρη. Κάθε μέρος λαμβάνει ένα πρωτότυπο.

Άρθρο 9

Αποφάσεις και συστάσεις

1.   Για την εκτέλεση των εργασιών της μεικτής επιτροπής, όπως προβλέπεται στο άρθρο 41 της συμφωνίας, η μεικτή επιτροπή μπορεί να εκδώσει απόφαση και/ή σύσταση. Η εν λόγω απόφαση και/ή σύσταση έχει αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία έκδοσής της και την περιγραφή του θέματος.

2.   Όταν το απαιτούν οι περιστάσεις, η μεικτή επιτροπή μπορεί να εκδίδει τις αποφάσεις και τις συστάσεις της με γραπτή διαδικασία.

3.   Με την επιφύλαξη του άρθρου 5, κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει σχετικά με τη δημοσίευση των αποφάσεων και συστάσεων της μεικτής επιτροπής στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.

Άρθρο 10

Αλληλογραφία

1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στη μεικτή επιτροπή διαβιβάζεται στον Γραμματέα οποιουδήποτε από τα δύο μέρη, ο οποίος με τη σειρά του ενημερώνει τον άλλο Γραμματέα.

2.   Η Γραμματεία διασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στη μεικτή επιτροπή διαβιβάζεται στον Πρόεδρο και ότι, όταν κρίνεται σκόπιμο, διανέμεται υπό τη μορφή των εγγράφων που αναφέρονται στο άρθρο 11.

3.   Η αλληλογραφία του Προέδρου αποστέλλεται από τη Γραμματεία στα μέρη και, όταν κρίνεται σκόπιμο, διανέμεται υπό τη μορφή των εγγράφων που αναφέρονται στο άρθρο 11.

Άρθρο 11

Έγγραφα

1.   Όταν οι λήψεις αποφάσεων της μεικτής επιτροπής βασίζονται σε συμπληρωματικά έγγραφα, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και διανέμονται από τη Γραμματεία στα μέλη.

2.   Κάθε Γραμματέας είναι αρμόδιος για τη διανομή των εγγράφων στα κατάλληλα μέλη της μεικτής επιτροπής από την πλευρά του, καθώς και για τη συστηματική κοινοποίηση αντιγράφων στον άλλο Γραμματέα.

Άρθρο 12

Δαπάνες

1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων αναλαμβάνει το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

Άρθρο 13

Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού

Κάθε μέρος μπορεί να αιτηθεί γραπτώς οποιαδήποτε αναθεώρηση του εσωτερικού κανονισμού, ο οποίος μπορεί να τροποποιηθεί με κοινή συμφωνία των μερών, σύμφωνα με το άρθρο 9.

Άρθρο 14

Ειδικές ομάδες εργασίας και άλλοι μηχανισμοί

1.   Η μεικτή επιτροπή μπορεί να συγκροτεί ειδικές ομάδες εργασίας ή άλλους μηχανισμούς για να την επικουρούν στην εκτέλεση των καθηκόντων της. Οι ειδικές ομάδες εργασίας και οι άλλοι μηχανισμοί υποβάλλουν έκθεση στη μεικτή επιτροπή.

2.   Η μεικτή επιτροπή μπορεί να αποφασίζει να καταργεί τυχόν υφιστάμενες ειδικές ομάδες εργασίας ή άλλους μηχανισμούς ή να συστήνει περαιτέρω ειδικές ομάδες εργασίας ή άλλους μηχανισμούς για να την επικουρούν στην εκτέλεση των καθηκόντων της.

3.   Οι ειδικές ομάδες εργασίας και οι άλλοι μηχανισμοί υποβάλλουν λεπτομερείς αναφορές των δραστηριοτήτων τους στη μεικτή επιτροπή σε κάθε συνεδρίασή της.

4.   Οι ειδικές ομάδες εργασίας δύνανται μόνο να υποβάλλουν συστάσεις στη μεικτή επιτροπή.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Μεικτή επιτροπή ΕΕ — Ινδονησίας

Ειδικές ομάδες εργασίας και άλλοι μηχανισμοί

1)	Ειδική ομάδα εργασίας για την αναπτυξιακή συνεργασία

2)	Ειδική ομάδα εργασίας για το εμπόριο και τις επενδύσεις

3)	Διάλογος για τα ανθρώπινα δικαιώματα

4)	Πολιτικός διάλογος

5)	Διάλογος για θέματα ασφάλειας