1.   Det handelsudvalg, der er nedsat ved artikel 16.1 i frihandelsaftalen mellem Den Europæiske Union og Republikken Singapore (»aftalen«), er ansvarligt for alle anliggender, der er omhandlet i aftalens artikel 16.1.

2.   Det i stk. 1 omhandlede udvalg benævnes Handelsudvalget i udvalgets dokumenter, herunder afgørelser og henstillinger.

1.   I henhold til aftalens artikel 16.1 skal Handelsudvalget bestå af repræsentanter for Den Europæiske Union og Republikken Singapore og ledes i fællesskab af det medlem af Europa-Kommissionen, der har ansvaret for handel, og Singapores handels- og industriminister, eller af deres respektive stedfortrædere.

2.   Parterne giver hinanden meddelelse om navn, stilling og kontaktoplysninger for den stedfortrædende embedsmand, der er ansvarlig for formandskabet for Handelsudvalget for den pågældende part. Denne stedfortrædende embedsmand anses for at have bemyndigelse til at repræsentere parten indtil den dato, hvor parten meddeler den anden part, at den har udpeget en ny formand.

1.   Embedsmænd fra de tjenestegrene, der er ansvarlige for handel for hver part, fungerer som sekretariat for Handelsudvalget.

2.   Parterne giver hinanden meddelelse om navn, stilling og kontaktoplysninger for den embedsmand, der skal være medlem af Handelsudvalgets sekretariat for den pågældende part. Denne embedsmand anses for fortsat af være medlem af sekretariatet for denne part, indtil den dato, hvor parten meddeler den anden part, at den har udpeget et nyt medlem.

1.   I henhold til aftalens artikel 16.1 træder Handelsudvalget sammen hvert andet år eller så hurtigt som muligt på anmodning af en af parterne.

2.   Møderne afholdes på den dato og det tidspunkt, der er aftalt, og skiftevis i henholdsvis Bruxelles og Singapore, medmindre formændene bestemmer noget andet.

3.   Møderne indkaldes af formanden for den part, der er vært for mødet.

4.   Et møde kan afholdes ved personligt fremmøde eller via videokonference eller på enhver anden måde.

1.   Handelsudvalgets sekretariat udarbejder mindst 15 dage forud for et møde en foreløbig dagsorden for hvert møde på grundlag af et forslag fra den part, der er vært for mødet. Den anden part får mulighed for at fremsætte bemærkninger.

2.   Dagsordenen godkendes af Handelsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Punkter, der ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan sættes på dagsordenen ved indbyrdes aftale.

1.   Medlemmet af sekretariatet for den part, der er vært for mødet, udarbejder et udkast til mødereferat senest 21 dage efter mødets afslutning, medmindre formændene træffer anden afgørelse. Udkastet til mødereferat sendes til den anden parts medlem af sekretariatet, som kan fremsætte bemærkninger hertil.

2.   Når denne forretningsorden finder anvendelse på et specialudvalgs møder, skal mødereferatet af specialudvalgets møder foreligge ved ethvert efterfølgende møde i Handelsudvalget.

3.   Referatet skal som hovedregel indeholde en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald præcisere:

4.   Mødereferatet skal indeholde en liste over alle afgørelser truffet af Handelsudvalget ved skriftlig procedure, jf. regel 9.2, siden udvalgets sidste møde.

5.   Der skal til mødereferatet også være tilknyttet et bilag indeholdende en liste med navn, titel og stilling for alle de personer, der deltog i Handelsudvalgets møde.

6.   Sekretariatet tilretter udkastet til mødereferat på grundlag af de modtagne bemærkninger, og det ændrede udkast godkendes af parterne senest 30 dage efter datoen for mødet eller på en anden dato, der aftales af formændene. Når mødereferatet er godkendt, udarbejder sekretariatet to originaler heraf, og parterne modtager hver et originalt mødereferat.

1.   Handelsudvalget kan vedtage afgørelser og henstillinger for så vidt angår alle de områder, der er omfattet af aftalen. Handelsudvalget vedtager afgørelser og henstillinger ved indbyrdes aftale, jf. aftalens artikel 16.4.

2.   I perioden mellem møderne kan Handelsudvalget vedtage afgørelser eller henstillinger ved skriftlig procedure.

3.   Med henblik herpå forelægger en af formændene teksten til et udkast til afgørelse eller henstilling skriftligt for den anden formand på Handelsudvalgets arbejdssprog. Den anden part har en måned eller en længere frist, der er fastsat af den forslagsstillende part, til at tilkendegive sin accept til udkastet til afgørelse eller henstilling. Udkast til afgørelser eller henstillinger anses for vedtaget, når den anden part tilkendegiver sin accept inden for den tidsfrist, der er fastsat af den forslagsstillende part, og vedtagelsen optages i Handelsudvalgets mødereferatet i henhold til regel 8, stk. 4. Hvis den anden part ikke tilkendegiver sin accept, drøftes den foreslåede afgørelse eller henstilling, og den kan vedtages på Handelsudvalgets næste møde.

4.   Hvis Handelsudvalget i medfør af aftalen er bemyndiget til at vedtage afgørelser eller henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis »afgørelse« og »henstilling«. Handelsudvalgets sekretariat påfører alle afgørelser og henstillinger et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres genstand. I hver afgørelse eller henstilling angives der en dato for ikrafttræden eller iværksættelse, hvis det er relevant.

5.   Afgørelser og henstillinger vedtaget af Handelsudvalget udfærdiges i to eksemplarer, som bekræftes af formændene, og der fremsendes et eksemplar til hver part.

1.   Medmindre andet er fastsat i aftalen eller besluttes af parterne, er møderne i Handelsudvalget ikke åbne for offentligheden.

2.   Hver part kan beslutte at offentliggøre Handelsudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidender eller online.

3.   Når en part forelægger oplysninger for udvalget, som anses for at være fortrolige i henhold til den parts love og bestemmelser, behandler den anden part disse oplysninger som fortrolige, medmindre der indgås anden aftale med den part, der forelægger oplysningerne.

4.   Hver part kan på et passende medium offentliggøre den endelige dagsorden, som parterne er blevet enige om, inden mødet i Handelsudvalget og det godkendte fælles mødereferat, der er udarbejdet i overensstemmelse med regel 8.

5.   Offentliggørelse af de i stk. 2-4 nævnte dokumenter sker under overholdelse af de enkelte parters gældende databeskyttelsesregler.

1.   Handelsudvalgets arbejdssprog er engelsk.

2.   Handelsudvalget træffer afgørelser om ændring eller fortolkning af aftalen. Aftalens artikel 16.21 finder tilsvarende anvendelse på Handelsudvalgets afgørelser om ændring eller fortolkning af aftalen. Alle Handelsudvalgets øvrige afgørelser, herunder den, hvormed denne forretningsorden vedtages, vedtages på det i stk. 1 omhandlede arbejdssprog.

3.   Hver part er ansvarlig for oversættelse af afgørelser og andre dokumenter til sit/sine officielle sprog, hvis det er påkrævet i henhold til denne regel, og afholder de dermed forbundne udgifter.

1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Handelsudvalgets møder, navnlig udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til video- eller telekonferencer, postforsendelser og telekommunikation.

2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og mangfoldiggørelse af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

1.   Der kan oprettes specialudvalg, jf. aftalens artikel 16.1, med henblik på at behandle alle spørgsmål, der delegeres til dem af Handelsudvalget.

2.   I henhold til aftalens artikel 16.1 og 16.2 skal Handelsudvalget føre tilsyn med arbejdet i alle specialudvalg og andre organer, der nedsættes i henhold til aftalen.

3.   Handelsudvalget underrettes skriftligt om de kontaktpunkter, som specialudvalg eller andre organer har fastsat henhold til aftalen. Korrespondance, dokumenter og meddelelser af relevans, der fremsendes mellem det enkelte særlige udvalgs kontaktpunkter vedrørende aftalens gennemførelse, sendes samtidig til sekretariatet for Handelsudvalget.

4.   I henhold til aftalens artikel 16.2 fremlægger specialudvalgene resultaterne og konklusionerne fra hvert af deres møder for Handelsudvalget.

5.   Medmindre andet besluttes af hvert specialudvalg, finder denne forretningsordning tilsvarende anvendelse på specialudvalgene og andre organer, der er nedsat i henhold til aftalen.