(1)

I takt med att Europeiska unionens behörighet utvecklas kommer medborgarna i allt högre grad i kontakt med unionens institutioner, organ och byråer, men deras processuella rättigheter är inte alltid tillräckligt skyddade.

(2)

I en union som följer rättsstatsprincipen är det nödvändigt att se till att processuella rättigheter och skyldigheter alltid är tillräckligt klart avgränsade, utvecklade och respekterade. Medborgarna har rätt att förvänta sig en hög nivå av öppenhet, effektivitet, snabb behandling och lyhördhet från unionens institutioner, organ och byråer. Medborgarna har också rätt till tillräcklig information om möjligheterna att vidta ytterligare åtgärder i ärendet.

(3)

De befintliga reglerna och principerna om god förvaltning är spridda över en mängd områden: primärrätten, sekundärrätten, rättspraxis från Europeiska unionens domstol, icke-bindande lagstiftning och ensidiga åtaganden av EU-institutionerna.

(4)

Under åren har unionen utvecklat ett stort antal sektorsspecifika förvaltningsprocesser, i form av både bindande bestämmelser och icke-bindande lagstiftning, utan att nödvändigtvis ta hänsyn till systemets övergripande samstämdhet. Denna komplexa mängd förfaranden har lett till luckor och bristande överensstämmelse i dessa förfaranden.

(5)

EU saknar en enhetlig och omfattande uppsättning kodifierade förvaltningsrättsliga regler, vilket gör det svårt för medborgarna att förstå sina administrativa rättigheter enligt unionsrätten.

(6)

I april 2000 lade Europeiska ombudsmannen fram ett förslag till en kodex för god förvaltningssed för institutionerna, i tron att samma kodex skulle gälla för EU:s samtliga institutioner, organ och byråer.

(7)

I sin resolution av den 6 september 2001 godkände parlamentet Europeiska ombudsmannens förslag till kodex med de ändringar som gjordes och uppmanade kommissionen att lägga fram ett förslag till förordning med en kodex för god förvaltning på grundval av artikel 308 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

(8)

De interna regler för god förvaltningssed som därefter har antagits av de olika institutionerna, huvudsakligen baserade på ombudsmannens kodex, har en begränsad effekt, och de är varken enhetliga eller rättsligt bindande.

(9)

Genom Lissabonfördragets ikraftträdande fick unionen en rättslig grund för antagandet av en förvaltningsprocessförordning. I artikel 298 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (nedan kallat EUF-fördraget) föreskrivs att förordningar kan antas för att se till att unionens institutioner, organ och byråer stöder sig på en öppen, effektiv och oberoende europeisk förvaltning när de fullgör sina uppgifter. Genom Lissabonfördragets ikraftträdande fick också Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna (nedan kallad stadgan) samma rättsverkan som fördragen.

(10)

Rätten till god förvaltning fastställs i artikel 41 avdelning V (Medborgarnas rättigheter) i stadgan, som föreskriver att var och en har rätt att få sina angelägenheter behandlade opartiskt, rättvist och inom skälig tid av unionens institutioner, organ och byråer. I artikel 41 i stadgan anges dessutom, på ett icke uttömmande sätt, några av de element som ingår i definitionen av rätten till god förvaltning, bland annat rätten att bli hörd, rätten för var och en att ha tillgång till akter som berör dem, rätten till att förvaltningen motiverar sina beslut och möjligheten att få ersättning för skador som har orsakats av unionens institutioner eller dess tjänstemän under deras tjänsteutövning, samt språkrättigheter.

(11)

En effektiv unionsförvaltning är väsentlig för allmänintresset. Både för många och för få regler och förfaranden kan leda till administrativa missförhållanden, som också kan orsakas av motstridiga, oförenliga eller oklara regler och förfaranden.

(12)

Rätt strukturerade och konsekventa förvaltningsprocesser främjar både en effektiv förvaltning och ett lämpligt genomförande av rätten till god förvaltning, som garanteras som allmän princip i unionsrätten och enligt artikel 41 i stadgan.

(13)

I sin resolution av den 15 januari 2013 efterlyste Europaparlamentet antagandet av en förordning om en europeisk förvaltningsprocesslag för att garantera rätten till god förvaltning genom en öppen, effektiv och oberoende europeisk förvaltning. Gemensamma förvaltningsprocessregler för unionens institutioner, organ och byråer bör öka rättssäkerheten, fylla luckorna i unionens rättssystem och därmed bidra till att rättsstatsprincipen följs.

(14)

Syftet med denna förordning är att fastställa processregler för unionsförvaltningens förvaltningsverksamhet. Dessa processregler är avsedda att säkerställa både en öppen, effektiv och oberoende förvaltning och ett lämpligt genomförande av rätten till god förvaltning.

(15)

I linje med artikel 298 i EUF-fördraget bör denna förordning inte gälla medlemsstaternas förvaltningar. Dessutom bör denna förordning inte gälla lagstiftningsförfaranden, domstolsförfaranden och förfaranden som leder till antagandet av icke-lagstiftningsakter som direkt grundar sig på fördragen, delegerade akter eller genomförandeakter.

(16)

Denna förordning bör gälla unionsförvaltningen utan att det påverkar tillämpningen av andra unionsrättsakter som föreskriver särskilda förvaltningsprocessregler. De sektorsspecifika förvaltningsprocesserna är dock inte helt enhetliga och fullständiga. För att säkerställa en övergripande samstämdhet i unionsförvaltningens förvaltningsverksamhet och full respekt för rätten till god förvaltning bör därför rättsakter som föreskriver särskilda förvaltningsprocessregler tolkas i enlighet med denna förordning och luckorna i dessa rättsakter fyllas genom tillämpliga bestämmelser i denna förordning. Denna förordning fastställer rättigheter och skyldigheter som standardregel för alla förvaltningsprocesser enligt unionsrätten och minskar därmed fragmenteringen av de tillämpliga processreglerna på grund av sektorsspecifik lagstiftning.

(17)

Syftet med de förvaltningsprocessregler som fastställs i denna förordning är att genomföra de principer om god förvaltning som, mot bakgrund av rättspraxis från Europeiska unionens domstol, anges i en mängd rättskällor. Dessa principer fastställs nedan, och deras utformning bör vara vägledande för tolkningen av bestämmelserna i denna förordning.

(18)

Rättsstatsprincipen, som anges i artikel 2 i fördraget om Europeiska unionen (nedan kallat EU-fördraget), är ett av unionens centrala värden. I enlighet med denna princip ska alla unionens åtgärder bygga på fördragen i överensstämmelse med principen om tilldelade befogenheter. Enligt legalitetsprincipen, som är en naturlig följd av rättsstatsprincipen, ska dessutom unionsförvaltningens verksamhet vara fullt förenlig med lagstiftningen.

(19)

Alla unionens rättsakter måste följa proportionalitetsprincipen. Det innebär att alla unionsförvaltningens åtgärder måste vara ändamålsenliga och nödvändiga för att uppnå de legitima mål som eftersträvas med åtgärderna i fråga. När det finns flera ändamålsenliga åtgärder att välja mellan ska den åtgärd väljas som är minst betungande, och de avgifter som förvaltningen tar ut får inte vara orimliga i förhållande till de eftersträvade målen.

(20)

Rätten till god förvaltning kräver att unionsförvaltningens förvaltningsbeslut antas i enlighet med förvaltningsprocesser som garanterar opartiskhet, rättvis behandling och skyndsamhet.

(21)

Rätten till god förvaltning kräver att alla beslut att inleda en förvaltningsprocess delges parterna, och att parterna får den information som de behöver för att utöva sina rättigheter under förvaltningsprocessen. I vederbörligen motiverade undantagsfall då det är i allmänhetens intresse får unionsförvaltningen skjuta upp eller utelämna delgivningen.

(22)

Om förvaltningsprocessen inleds på begäran av en part innebär rätten till god förvaltning att unionsförvaltningen skriftligen måste bekräfta mottagandet av ansökan. Mottagningsbekräftelsen bör innehålla de uppgifter som krävs för att parten ska kunna utöva sin rätt till försvar under förvaltningsprocessen. Unionsförvaltningen bör dock ha rätt att avslå meningslösa eller ogrundade ansökningar, eftersom de kan äventyra förvaltningens effektivitet.

(23)

Med tanke på rättssäkerheten bör en förvaltningsprocess inledas inom skälig tid efter det att händelsen har inträffat. Därför bör denna förordning innehålla bestämmelser om en tidsfrist.

(24)

Rätten till god förvaltning kräver att unionsförvaltningen tillämpar ett aktsamhetskrav, som ålägger förvaltningen att på ett noggrant och opartiskt sätt fastställa och granska alla relevanta faktiska och rättsliga omständigheter i ett ärende, med beaktande av alla relevanta intressen, i varje skede av processen. I detta syfte bör unionsförvaltningen ha rätt att höra parter, vittnen och sakkunniga, begära handlingar och uppgifter och utföra besök eller inspektioner. Vid val av sakkunniga bör unionsförvaltningen se till att de är yrkesskickliga och inte berörs av någon intressekonflikt.

(25)

Under unionsförvaltningens utredning bör parterna vara skyldiga att samarbeta genom att hjälpa förvaltningen att fastställa sakförhållandena och omständigheterna i ärendet. När parterna uppmanas att samarbeta bör unionsförvaltningen ge dem en rimlig tidsfrist för att svara och påminna dem om rätten att inte behöva vittna mot sig själv om förvaltningsprocessen kan leda till en påföljd.

(26)

Rätten att behandlas opartiskt av unionsförvaltningen är en naturlig följd av den grundläggande rätten till god förvaltning och innebär att tjänstemännen är skyldiga att avstå från att delta i förvaltningsprocesser i vilka de direkt eller indirekt har ett personligt intresse, särskilt ett familjeintresse eller ekonomiskt intresse, som påverkar deras opartiskhet.

(27)

Rätten till god förvaltning kan under vissa omständigheter kräva att förvaltningen utför inspektioner, om detta krävs för att fullgöra en skyldighet eller uppnå ett mål enligt unionsrätten. Dessa inspektioner bör ta hänsyn till vissa villkor och förfaranden för att parternas rättigheter ska värnas.

(28)

Rätten att bli hörd bör respekteras i alla förfaranden mot en person som kan leda till en åtgärd som påverkar denna person negativt. Rätten bör inte åsidosättas eller begränsas genom någon lagstiftningsåtgärd. Rätten att bli hörd kräver att den berörda personen får exakt och fullständig information om påståendena eller invändningarna och ges möjlighet att lämna sina synpunkter på sakförhållandenas sanningshalt och relevans och på de åberopade handlingarna.

(29)

Rätten till god förvaltning inbegriper rätten för en part i förvaltningsprocessen att ha tillgång till akter som berör parten, vilket även är en viktig förutsättning för rätten att bli hörd. Om skyddet av berättigade intressen vad avser sekretess, tystnadsplikt och affärshemlighet inte medger obegränsad tillgång till en akt, bör parten åtminstone få en lämplig sammanfattning av aktens innehåll. För att underlätta tillgången till akterna och därigenom säkerställa en öppen informationshantering bör unionsförvaltningen diarieföra in- och utgående post, inkommande handlingar och åtgärder som vidtas, och upprätta ett register över akterna.

(30)

Unionsförvaltningen bör anta förvaltningsbeslut inom en rimlig tidsfrist. Långsam förvaltning är dålig förvaltning. Alla dröjsmål i antagandet av förvaltningsbeslut bör vara motiverade, och parten i förvaltningsprocessen bör underrättas om dröjsmålet och upplysas om när det beräknas att förvaltningsbeslutet kommer att antas.

(31)

Rätten till god förvaltning innebär att unionsförvaltningen är skyldig att tydligt ange skälen för sina förvaltningsbeslut. Beslutets rättsliga grund, den allmänna situation som ledde till att det antogs och de allmänna mål som beslutet syftar till bör anges i motiveringen. Av motiveringen bör resonemanget av den behöriga myndighet som antog beslutet tydligt och klart framgå, så att de berörda parterna kan avgöra om de vill försvara sina rättigheter genom att ansöka om rättslig omprövning.

(32)

I enlighet med rätten till ett effektivt rättsmedel får varken unionen eller medlemsstaterna göra det i praktiken omöjligt eller orimligt svårt att utöva de rättigheter som följer av unionsrätten. I stället är de skyldiga att garantera ett verkligt och ändamålsenligt rättsligt skydd och får inte tillämpa regler eller förfaranden som ens tillfälligt kan hindra unionsrättens fulla kraft och verkan.

(33)

För att underlätta utövandet av ett effektivt rättsmedel bör unionsförvaltningen i sina förvaltningsbeslut ange vilka rättsmedel som finns att tillgå för de parter vars rättigheter och intressen påverkas av besluten. Parten bör inte bara ha möjlighet att inleda rättsliga förfaranden eller inge klagomål till Europeiska ombudsmannen, utan bör också ha rätt att begära omprövning av ett förvaltningsbeslut. Dessutom bör parten informeras om förfarandet och tidsfristen för att inge en sådan begäran.

(34)

Begäran om omprövning påverkar inte partens rätt till rättsmedel. När det gäller tidsfristen för begäran om rättslig prövning ska ett förvaltningsbeslut betraktas som slutgiltigt om parten inte lämnar in en begäran om omprövning av förvaltningsbeslutet inom den relevanta tidsfristen eller, för det fall parten lämnar in en begäran om omprövning, det slutgiltiga förvaltningsbeslutet är det beslut som avslutar den berörda omprövningen.

(35)

I enlighet med principerna om öppenhet och rättssäkerhet bör parterna i en förvaltningsprocess klart kunna förstå de rättigheter och skyldigheter som följer av ett förvaltningsbeslut som rör dem. Unionsförvaltningen bör därför se till att dess förvaltningsbeslut formuleras på ett tydligt, enkelt och begripligt sätt och träder i kraft när de delges parterna. Vid fullgörandet av denna skyldighet är det nödvändigt att unionsförvaltningen på lämpligt sätt utnyttjar informations- och kommunikationsteknik och anpassar sig till dess utveckling.

(36)

Med tanke på öppenheten och förvaltningens effektivitet bör unionsförvaltningen se till att skriv- och räknefel eller liknande fel i dess förvaltningsbeslut korrigeras av den behöriga myndigheten.

(37)

Enligt legalitetsprincipen, som är en naturlig följd av rättsstatsprincipen, ska unionsförvaltningen rätta eller upphäva olagliga förvaltningsbeslut. Med tanke på att en rättelse eller ett upphävande av ett förvaltningsbeslut kan strida mot skyddet för berättigade förväntningar och rättssäkerhetsprincipen bör dock unionsförvaltningen noggrant och opartiskt bedöma effekterna av rättelsen eller upphävandet på andra parter och ta med slutsatserna av en sådan bedömning i motiveringen till rättelse- eller upphävandebeslutet.

(38)

EU-medborgarna har rätt att skriva till unionens institutioner, organ och byråer på ett av fördragsspråken och att få svar på samma språk. Unionsförvaltningen bör respektera parternas språkrättigheter genom att se till att förvaltningsprocessen genomförs på ett fördragsspråk som väljs av parten. Om förvaltningsprocessen inleds av unionsförvaltningen bör den första delgivningen avfattas på ett fördragsspråk i partens medlemsstat.

(39)

Principen om öppenhet och rätten till tillgång till handlingar är särskilt viktiga i en förvaltningsprocess, utan att det påverkar tillämpningen av lagstiftningsakter som antas enligt artikel 15.3 i EUF-fördraget. Varje begränsning av dessa principer bör tolkas snävt i enlighet med kriterierna i artikel 52.1 i stadgan och bör därmed vara föreskriven i lag och förenlig med det väsentliga innehållet i rättigheterna och friheterna samt följa proportionalitetsprincipen.

(40)

Rätten till skydd av personuppgifter innebär, utan att det påverkar tillämpningen av lagstiftningsakter som antas enligt artikel 16 i EUF-fördraget, att de uppgifter som unionsförvaltningen använder bör vara exakta, aktuella och registrerade på lagligt sätt.

(41)

Principen om skydd för berättigade förväntningar härleder sig från rättsstatsprincipen och innebär att offentliga myndigheters åtgärder inte bör inkräkta på hävdvunna rättigheter och slutliga rättslägen, utom då det är absolut nödvändigt med tanke på allmänintresset. Berättigade förväntningar bör beaktas då ett förvaltningsbeslut rättas eller upphävs.

(42)

Rättssäkerhetsprincipen kräver att unionens regler ska vara tydliga och exakta. Syftet med principen är att se till att situationer och rättsförhållanden som omfattas av unionsrätten är förutsebara, i det avseendet att man klart bör kunna fastställa vad man har för rättigheter och skyldigheter och kunna vidta åtgärder i enlighet därmed. I enlighet med rättssäkerhetsprincipen bör retroaktiva åtgärder inte vidtas, utom i rättsligt motiverade fall.

(43)

För att säkerställa en övergripande samstämdhet i unionsförvaltningens verksamhet bör förvaltningsbeslut med allmän räckvidd följa de principer om god förvaltning som avses i denna förordning.

(44)

Vid tolkningen av denna förordning bör särskilt likabehandling och icke-diskriminering beaktas, som gäller förvaltningsverksamhet som en framträdande naturlig följd av rättsstatsprincipen och principerna om en effektiv och oberoende europeisk förvaltning.

a)

lagstiftningsförfaranden,

b)

domstolsförfaranden,

c)

förfaranden som leder till antagandet av icke-lagstiftningsakter som direkt grundar sig på fördragen, delegerade akter eller genomförandeakter.

a)

unionsförvaltning: förvaltningen vid unionens institutioner, organ och byråer,

b)

förvaltningsverksamhet: den verksamhet som unionsförvaltningen utför för att genomföra unionsrätten, med undantag av de förfaranden som avses i artikel 2.2,

c)

förvaltningsprocess: den process genom vilken unionsförvaltningen utarbetar, antar, genomför och verkställer förvaltningsbeslut,

d)

tjänsteman: en tjänsteman i den mening som avses i artikel 1a i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen och en anställd i den mening som avses i artikel 1 första till tredje strecksatserna i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen,

e)

behörig myndighet: unionens institution, organ eller byrå eller en enhet inom dessa eller en befattningshavare inom unionsförvaltningen, som enligt tillämplig lag är ansvarig för förvaltningsprocessen,

f)

part: en fysisk eller juridisk person vars rättsliga ställning kan påverkas av förvaltningsprocessens resultat.

a)

Ärendenummer och datum.

b)

Processens syfte och ändamål.

c)

En beskrivning av processens huvudsteg.

d)

Ansvariga tjänstemäns namn och kontaktuppgifter.

e)

Behörig myndighet.

f)

Tidsfrist för antagande av förvaltningsbeslutet och följderna om förvaltningsbeslutet inte antas inom tidsfristen.

g)

Möjligheter att överklaga.

h)

Adressen till den webbplats som avses i artikel 28, om en sådan webbplats finns.

a)

Ärendenummer och datum.

b)

Datum då ansökan mottogs.

c)

En beskrivning av processens huvudsteg.

d)

Ansvariga tjänstemäns namn och kontaktuppgifter.

e)

Tidsfrist för antagande av förvaltningsbeslutet och följderna av att förvaltningsbeslutet inte antas inom tidsfristen.

f)

Adressen till den webbplats som avses i artikel 28, om en sådan webbplats finns.

a)

på ett tydligt och begripligt sätt delges all relevant information om processen,

b)

när så är möjligt och lämpligt kommunicera och uppfylla alla processuella formaliteter på distans och på elektronisk väg,

c)

använda vilket fördragsspråk som helst och delges på valfritt fördragsspråk,

d)

delges alla åtgärder och beslut i processen som kan påverka dem,

e)

företrädas av en advokat eller annan person som de väljer,

f)

endast betala avgifter som är rimliga och står i proportion till processens kostnad.

a)

höra parter, vittnen och sakkunniga,

b)

begära handlingar och uppgifter, och

c)

utföra besök och inspektioner.

a)

beslutet om att inleda förvaltningsprocessen delgavs, om förfarandet inleddes på unionsförvaltningens initiativ, eller

b)

mottagandet av ansökan bekräftades, om förvaltningsprocessen inleddes på begäran.

a)

En länk till tillämplig lagstiftning.

b)

En kortfattad förklaring av de viktigaste rättsliga kraven och förvaltningens tolkning av dem.

c)

En beskrivning av processens huvudsteg.

d)

Information om vilken myndighet som är behörig att anta det slutliga beslutet.

e)

Information om tidsfristen för antagande av beslutet.

f)

Information om möjligheterna att överklaga.

g)

En länk till standardformulär som parterna kan använda för kommunikation med unionsförvaltningen under processen.