1.   Poriadkom pre spracúvanie a ochranu osobných údajov v Eurojuste (ďalej len „tento poriadok“) sa vykonávajú ustanovenia o ochrane údajov uvedené v nariadení o Eurojuste a v nariadení 2018/1725.

2.   Tento poriadok sa vzťahuje na spracúvanie osobných údajov, ktoré je úplne alebo čiastočne vykonávané automatizovanými prostriedkami, a na spracúvanie inými ako automatizovanými prostriedkami v prípade osobných údajov, ktoré tvoria súčasť informačného systému alebo sú určené na to, aby tvorili súčasť informačného systému.

3.   Tento poriadok sa vzťahuje na všetky osobné údaje, ktoré spracúva Eurojust, vrátane tých osobných údajov, ktoré sú obsiahnuté v informáciách, ktoré vyhotovil alebo prijal, alebo sú v jeho držbe a ktoré sa týkajú záležitostí súvisiacich s politikami, činnosťami a rozhodnutiami patriacimi do jeho pôsobnosti.

1.   Tento poriadok sa vzťahuje na operačné aj administratívne osobné údaje, ktoré spracúva Eurojust.

2.   Operačné osobné údaje sa spracúvajú podľa hlavy II.

3.   Administratívne osobné údaje sa spracúvajú podľa hlavy III.

1.   Žiadosti o výkon práv dotknutých osôb riešia národní členovia, ktorých sa žiadosť týka a ktorí poskytnú kópiu žiadosti úradníkovi pre ochranu údajov, aby ju zaregistroval.

2.   Dotknutí národní členovia sa poradia s príslušnými orgánmi členských štátov o rozhodnutí, ktoré sa má prijať v reakcii na žiadosť.

3.   Ak si to prípad vyžaduje, úradník pre ochranu údajov vykoná dodatočné kontroly v systéme správy vecí a informuje dotknutých národných členov, ak sa počas jeho kontrol zistia nejaké dodatočné relevantné informácie. Dotknutí národní členovia zohľadnia informácie, ktoré poskytol úradník pre ochranu údajov, a ak je to vhodné, prehodnotia pôvodné rozhodnutie.

4.   Právne a skutkové dôvody, na ktorých sa zakladajú rozhodnutia národných členov, sa zdokumentujú v dočasných pracovných súboroch o žiadosti v systéme správy vecí a sprístupnia sa európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov na jeho žiadosť.

5.   Úradník pre ochranu údajov oznámi rozhodnutie, ktoré prijali dotknutí národní členovia v mene Eurojustu, dotknutej osobe a informuje ju o možnosti podať v prípade jej nespokojnosti s rozhodnutím sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov alebo uplatniť súdny prostriedok nápravy na Súdnom dvore.

6.   V prípadoch, keď žiadosť postúpil národný dozorný orgán, Eurojust informuje tento orgán o rozhodnutí, ktoré úradník pre ochranu údajov oznámil dotknutej osobe.

1.   Systém správy vecí pridelí automaticky každému novému otvorenému dočasnému pracovnému súboru jedinečné referenčné číslo (identifikátor).

2.   Keď národný člen, ktorý je podľa článku 24 ods. 1 nariadenia o Eurojuste zodpovedný za vedenie dočasného pracovného súboru, poskytne prístup k dočasnému pracovného súboru alebo jeho časti jednému alebo viacerým zapojeným národným členom, systém správy vecí zabezpečí, aby oprávnení používatelia v rámci profilu daného národného zastúpenia, za ktoré zodpovedá národný člen, mali prístup k príslušným častiam súboru, ale nemohli meniť údaje, ktoré doň vložil pôvodný autor. Oprávnení používatelia však môžu dopĺňať relevantné informácie do nových častí dočasných pracovných súborov. Obdobne všetci oprávnení používatelia systému môžu čítať informácie obsiahnuté v registri, ale meniť ich môže iba ich pôvodný autor.

3.   Systém správy vecí automaticky informuje úradníka pre ochranu údajov o vytvorení každého nového pracovného súboru, ktorý obsahuje osobné údaje.

4.   Systém správy vecí zabezpečí, aby dotknutý národný člen, ktorý vytvorí dočasný pracovný súbor, mohol do registra zaznamenať podľa článku 23 ods. 4 a článku 24 ods. 3 nariadenia o Eurojuste len operačné osobné údaje uvedené v bode 1 písm. a) až i), k) a m) a v bode 2 prílohy II k nariadeniu o Eurojuste.

5.   Ak chcú národní členovia podľa článku 23 ods. 6 nariadenia o Eurojuste dočasne uložiť a analyzovať osobné údaje na účely zistenia, či sú tieto údaje relevantné pre úlohy Eurojustu, vytvoria koncept dočasného pracovného súboru, ktorý je prístupný len im a osobám, ktoré oprávnili v rámci profilu svojho zastúpenia. Po troch mesiacoch by sa mal koncept dočasného pracovného súboru buď konvertovať na dočasný pracovný súbor v systéme správy vecí, alebo by ho mal systém automaticky vymazať. Systém upozorní dotknutého národného člena pred uplynutím uvedenej lehoty, aby mu pripomenul, že je potrebné prijať rozhodnutie o koncepte súboru.

6.   Dotknutí národní členovia zabezpečia, aby boli informácie obsiahnuté v registri dostatočné na plnenie úloh Eurojustu v zmysle článku 2 nariadenia o Eurojuste.

1.   Eurojust prijme vhodné technické opatrenia, aby zabezpečil, že úradník pre ochranu údajov bude automaticky informovaný o výnimočných prípadoch, v ktorých sa uplatní článok 27 ods. 4 nariadenia o Eurojuste. Systém správy vecí zabezpečí, že tieto údaje nemôžu byť zahrnuté do registra uvedeného v článku 23 ods. 1 a 4 nariadenia o Eurojuste.

2.   Ak sa takéto údaje týkajú svedkov alebo obetí v zmysle článku 27 ods. 2 nariadenia o Eurojuste, systém správy vecí zaznamená tieto informácie, len ak tak rozhodnú dotknutí národní členovia. Rozhodnutie spracúvať takéto údaje sa musí zdokumentovať.

1.   Eurojust prijme vhodné technické opatrenia, aby zabezpečil, že úradník pre ochranu údajov bude automaticky informovaný o výnimočných prípadoch, v ktorých sa počas obmedzeného obdobia uplatní článok 27 ods. 3 nariadenia o Eurojuste. Systém správy vecí označí takéto údaje takým spôsobom, ktorý osobe, ktorá vložila údaje do systému, pripomenie povinnosť uchovávať tieto údaje len počas obmedzeného obdobia.

2.   Ak sa takéto údaje týkajú svedkov alebo obetí v zmysle článku 27 ods. 2 nariadenia o Eurojuste, systém správy vecí zaznamená tieto informácie, len ak tak rozhodnú dotknutí národní členovia. Rozhodnutie spracúvať takéto údaje sa musí zdokumentovať.

1.   Každý národný člen Eurojustu zdokumentuje politiku prístupu k operačným osobným údajom, ktorú schválil podľa článku 34 nariadenia o Eurojuste v rámci svojho národného zastúpenia, a informuje o nej úradníka pre ochranu údajov.

2.   Národní členovia sa môžu v jednotlivých prípadoch rozhodnúť udeliť osobitné oprávnenie na prístup k dočasnému pracovnému súboru alebo jeho časti osobe, ktorá nie je zamestnancom Eurojustu, ale pracuje v mene Eurojustu a patrí k určitej kategórii personálu, ktorej administratívny riaditeľ Eurojustu vopred podľa článku 24 ods. 2 nariadenia o Eurojuste povolil udeliť prístup do systému správy vecí.

3.   Národní členovia zabezpečia, aby sa prijali vhodné organizačné opatrenia a aby ich národné zastúpenie plnilo a aby sa správne využívali technické a organizačné opatrenia, ktoré im poskytuje Eurojust, vrátane odbornej prípravy.

4.   Podľa článku 34 nariadenia o Eurojuste môže kolégium na prístup k operačným osobným údajom oprávniť aj iných zamestnancov Eurojustu, ak je to potrebné na plnenie úloh Eurojustu.

1.   Systém správy vecí Eurojustu, vymedzený v článku 23 nariadenia o Eurojuste, slúži na zaznamenávanie všetkých spracovateľských činností uvedených v článku 35 nariadenia o Eurojuste týkajúcich sa operačných osobných údajov.

2.   Systém správy vecí Eurojustu obsahuje úplný záznam o prenose a prijatí operačných osobných údajov, čo umožňuje zistiť každý prenos operačných osobných údajov a identifikovať vnútroštátny orgán, organizáciu alebo tretiu krajinu či medzinárodnú organizáciu, ktorá takéto informácie Eurojustu zaslala alebo ich od neho dostala.

1.   Rozhodnutie o prenose osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám podľa článku 58 ods. 1 nariadenia o Eurojuste prijíma kolégium Eurojustu na žiadosť dotknutých národných členov po posúdení úradníkom pre ochranu údajov.

2.   Úradník pre ochranu údajov poskytne posúdenie uvedené v odseku 1 do desiatich pracovných dní. Ak je to potrebné z naliehavých dôvodov, ktoré uvedú dotknutí národní členovia, poskytne sa posúdenie čo najskôr. V osobitne zložitých prípadoch sa môže úradník pre ochranu údajov dohodnúť s dotknutými národnými členmi na dlhšej lehote dokončenia posúdenia.

3.   Posúdenie úradníkom pre ochranu údajov sa zameria najmä na otázky uvedené v odôvodneniach 51 a 52 nariadenia o Eurojuste. Ak má úradník pre ochranu údajov počas posudzovania primeranosti záruk v jednotlivej veci výhrady, môže sa pred vydaním posúdenia ku konkrétnemu prenosu poradiť s európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov.

1.   Eurojust zavedie primerané technické opatrenia, aby sa zabezpečilo, že doby uchovávania operačných osobných údajov vymedzené v článku 29 nariadenia o Eurojuste sa dodržia a že sa tieto údaje automaticky vymažú, pokiaľ sa v čase posúdenia neprijme odôvodnené rozhodnutie o ich ďalšom uchovávaní.

2.   Systém správy vecí najmä zaistí, aby sa vykonávalo posúdenie potreby uchovávania údajov v dočasnom pracovnom súbore každé tri roky po ich vložení. Takéto posúdenie sa musí v systéme náležite zdokumentovať vrátane odôvodnenia prijatého rozhodnutia o ďalšom uchovávaní operačných osobných údajov a automaticky sa oznámi úradníkovi pre ochranu údajov. Výsledky takéhoto rozhodnutia alebo jeho neexistencia sa vzťahujú na celú vec, ako sa ustanovuje v článku 29 ods. 2 nariadenia o Eurojuste.

3.   Systém správy vecí osobitne označí údaje zaznamenané na obmedzené obdobie podľa článku 27 ods. 3, ako aj údaje uvedené v článku 27 ods. 4 nariadenia o Eurojuste. Ak sa operačné osobné údaje uvedené v článku 27 ods. 4 uchovávajú dlhšie ako päť rokov, systém správy vecí vygeneruje výstrahu, aby o tom bol automaticky informovaný európsky dozorný úradník pre ochranu údajov.

4.   Vo výnimočných prípadoch, keď sa národný člen domnieva, že operačné osobné údaje sú naďalej potrebné na účely archivácie vo verejnom záujme alebo na štatistické účely podľa článku 29 ods. 7 písm. e) nariadenia o Eurojuste, kolégium po vypočutí stanoviska európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov rozhodne o potrebe uchovávania údajov v konkrétnej veci a na konkrétny účel. Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov je v prípade použitia tohto postupu informovaný.

1.   Žiadosti o uplatnenie práv sa adresujú priamo administratívnemu riaditeľovi Eurojustu alebo úradníkovi pre ochranu údajov. Úradníkovi pre ochranu údajov sa vždy poskytne kópia žiadosti na účely jej evidencie.

2.   Úradník pre ochranu údajov v prípade potreby pomáha dotknutej osobe a poskytne jej príslušné tlačivá určené na podávanie žiadosti fyzických osôb.

3.   Administratívny riaditeľ na základe informácií, ktoré poskytol správny subjekt priamo zapojený do spracúvania osobných údajov, a na základe stanoviska úradníka pre ochranu údajov prijme rozhodnutie v konkrétnej veci.

4.   Úradník pre ochranu údajov oznámi rozhodnutie, ktoré prijal administratívny riaditeľ, dotknutej osobe a informuje ju o možnosti podať v prípade nespokojnosti s rozhodnutím Eurojustu sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.

5.   Žiadosť sa musí v plnej miere vybaviť do jedného mesiaca od prijatia. Uvedená lehota sa môže v prípade potreby predĺžiť o ďalšie dva mesiace, pričom sa zohľadní počet a zložitosť žiadostí. Administratívny riaditeľ informuje dotknutú osobu o každom takomto predĺžení do jedného mesiaca od doručenia žiadosti spolu s dôvodmi na tento odklad. Dotknutá osoba môže podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov, ak Eurojust nevydá v uvedenej lehote na základe jej žiadosti žiadne rozhodnutie.

1.   Pre všetky operácie spracúvania administratívnych osobných údajov, ktoré sa vykonávajú v rámci Eurojustu, sa musí jasne vymedziť doba uchovávania so zreteľom na ich účely a v úplnom súlade s článkom 4 ods. 1 písm. d) a článkom 31 ods. 31 ods. 1 písm. f) nariadenia 2018/1725, aby sa zaistilo, že údaje sa uchovávajú len tak dlho, ako je nevyhnutné na účely, na ktoré sa administratívne osobné údaje spracúvajú. Doba uchovávania sa stanoví pre každú kategóriu spracúvaných údajov a zdokumentuje sa v záznamoch o spracovateľských činnostiach.

2.   Eurojust uchováva administratívne osobné údaje podľa odseku 1 tak dlho, ako je nevyhnutné, najviac však po dobu uvedenú pre jednotlivé kategórie spracovateľských činností v tabuľke v prílohe k tomuto poriadku.

3.   Výkonná rada môže na návrh administratívneho riaditeľa určiť kratšie doby uchovávania, ako sú uvedené v prílohe k tomuto poriadku.

1.   Tento poriadok sa pravidelne preskúmava, aby sa posúdila potreba jeho zmeny. Každá zmena tohto poriadku sa vykoná rovnakým postupom, ako je stanovený na jeho schválenie v nariadení o Eurojuste.

2.   Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov upozorní kolégium na návrhy alebo odporúčania týkajúce sa zmien tohto poriadku.