1.   Eurojusti isikuandmete töötlemist ja kaitset käsitleva töökorraga rakendatakse Eurojusti määruse ja määruse 2018/1725 andmekaitsesätteid.

2.   Seda kohaldatakse isikuandmete täielikult või osaliselt automatiseeritud töötlemise suhtes ja selliste isikuandmete automatiseerimata töötlemise suhtes, mis on kantud või mida kavatsetakse kanda isikuandmete tööfaili.

3.   Käesolevat töökorda kohaldatakse Eurojusti töödeldavate kõigi isikuandmete, sealhulgas Eurojusti kogutud või saadud ja tema valduses olevas teabes sisalduvate isikuandmete suhtes Eurojusti vastutusalasse kuuluva poliitika, tegevuse ja otsustega seotud valdkondades.

1.   Käesolevat töökorda kohaldatakse nii operatiivsete kui ka halduslikku laadi isikuandmete suhtes, mida Eurojust töötleb.

2.   Operatiivseid isikuandmeid töödeldakse vastavalt II jaotisele.

3.   Halduslikku laadi andmeid töödeldakse vastavalt III jaotisele.

1.   Andmesubjekti õiguste kasutamise taotlust menetleb taotlusega seotud üks või mitu liikmesriigi liiget, kes esitavad taotluse koopia registreerimiseks andmekaitseametnikule.

2.   Üks või mitu asjaomast liikmesriigi liiget konsulteerib liikmesriikide pädevate ametiasutustega selles, milline otsus tuleks taotluse kohta teha.

3.   Andmekaitseametnik teostab täiendavaid kontrolle kohtuasjade haldamise süsteemis, kui juhtum seda nõuab, ja teavitab ühte või mitut asjaomast liikmesriigi liiget, kui nende kontrollide käigus leitakse täiendavat asjakohast teavet. Üks või mitu asjaomast liikmesriigi liiget võtab arvesse andmekaitseametniku esitatud teavet ning vaatavad esialgse otsuse vajaduse korral uuesti läbi.

4.   Õiguslikud ja faktilised põhjused, mille alusel üks või mitu liikmesriigi liiget otsuse teeb, dokumenteeritakse kohtuasjade haldamise süsteemis esitatud taotlust käsitlevas ajutises tööfailis ning tehakse Euroopa Andmekaitseinspektorile taotluse korral kättesaadavaks.

5.   Andmekaitseametnik edastab ühe või mitme asjaomase liikmesriigi liikme poolt Eurojusti nimel tehtud otsuse andmesubjektile ning teavitab andmesubjekti võimalusest esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile, kui ta ei ole otsusega rahul, või võimalusest pöörduda Euroopa Kohtusse.

6.   Kui taotlus on saadud riigi järelevalveasutuse vahendusel, teavitab Eurojust nimetatud asutust otsusest, mille andmekaitseametnik on andmesubjektile edastanud.

1.   Kohtuasjade haldamise süsteem määrab automaatselt kordumatu viitenumbri (identifikaatori) igale loodud uuele ajutisele tööfailile.

2.   Kui Eurojusti määruse artikli 24 lõikes 1 määratletud ajutise tööfaili haldamise eest vastutav liikmesriigi liige annab ühele või mitmele asjaomasele liikmesriigi liikmele juurdepääsu ajutisele tööfailile või selle osale, tagab kohtuasjade haldamise süsteem, et liikmesriigi liikme vastutusalasse kuuluva riigisisese büroo kasutajaprofiili volitatud kasutajatel on juurdepääs tööfaili asjakohastele osadele, aga nad ei saa muuta andmeid, mille on sisestanud esmane andmesisestaja. Volitatud kasutajad saavad siiski lisada mis tahes asjakohast teavet ajutise tööfaili uutesse osadesse. Samuti saavad kõik süsteemi volitatud kasutajad lugeda registris sisalduvat teavet, kuid seda saab muuta vaid esmane andmesisestaja.

3.   Kohtuasjade haldamise süsteem teavitab andmekaitseametnikku automaatselt iga uue isikuandmeid sisaldava tööfaili loomisest.

4.   Kohtuasjade haldamise süsteem tagab, et asjaomane liikmesriigi liige, kes on loonud ajutise tööfaili, saab Eurojusti määruse artikli 23 lõike 4 ja artikli 24 lõike 3 kohaselt salvestada selle registrisse ainult Eurojusti määruse II lisa lõike 1 punktides a–i, k ja m ning lõikes 2 osutatud operatiivseid isikuandmeid.

5.   Kui liikmesriikide liikmed soovivad Eurojusti määruse artikli 23 lõike 6 kohaselt isikuandmeid ajutiselt säilitada ja analüüsida, et teha kindlaks, kas sellised andmed on Eurojusti ülesannete seisukohast asjakohased, loovad nad ajutise tööfaili projekti, millele neil ja nende volitatud isikutel on juurdepääs üksnes oma büroo kasutajaprofiili piires. Kolme kuu pärast tuleks ajutise tööfaili projekt muuta kohtuasjade haldamise süsteemi ajutiseks tööfailiks või peab süsteem selle automaatselt kustutama. Süsteem saadab asjaomasele liikmesriigi liikmele enne selle aja möödumist hoiatusteate, et tuletada talle meelde vajadust teha tööfaili projekti kohta otsus.

6.   Üks või mitu asjaomast liikmesriigi liiget tagab, et registris sisalduv teave on piisav Eurojusti määruse artiklis 2 määratletud Eurojusti ülesannete täitmiseks.

1.   Eurojust võtab asjakohaseid tehnilisi meetmeid selle tagamiseks, et andmekaitseametnikku teavitatakse automaatselt erandjuhtudest, mille puhul lähtutakse Eurojusti määruse artikli 27 lõikest 4. Kohtuasjade haldamise süsteem tagab, et neid andmeid ei saa sisestada Eurojusti määruse artikli 23 lõigetes 1 ja 4 osutatud registrisse.

2.   Kui sellised andmed osutavad tunnistajatele või kuriteoohvritele Eurojusti määruse artikli 27 lõike 2 tähenduses, ei salvesta kohtuasjade haldamise süsteem sellist teavet, kui asjaomased liikmesriikide liikmed ei otsusta teisiti. Sellise teabe töötlemise otsus dokumenteeritakse.

1.   Eurojust võtab asjakohaseid tehnilisi meetmeid selle tagamiseks, et andmekaitseametnikku teavitatakse automaatselt erandjuhtudest, mille puhul kasutatakse piiratud ajavahemikul Eurojusti määruse artikli 27 lõiget 3. Kohtuasjade haldamise süsteem märgistab sellised andmed nii, et see tuletab need andmed süsteemi sisestanud isikule meelde kohustust hoida nimetatud andmeid seal vaid piiratud ajavahemikul.

2.   Kui sellised andmed osutavad tunnistajatele või kuriteoohvritele Eurojusti määruse artikli 27 lõike 2 tähenduses, ei salvesta kohtuasjade haldamise süsteem sellist teavet, kui asjaomased liikmesriikide liikmed ei otsusta teisiti. Sellise teabe töötlemise otsus dokumenteeritakse.

1.   Eurojusti iga liikmesriigi liige dokumenteerib ja teeb andmekaitseametnikule teatavaks operatiivsetele isikuandmetele juurdepääsu puudutavad põhimõtted, mille ta on Eurojusti määruse artikli 34 kohaselt oma riigisiseses büroos heaks kiitnud.

2.   Liikmesriikide liikmed võivad igal üksikjuhul eraldi otsustada anda ajutisele tööfailile või selle osadele juurdepääsuks eriloa isikule, kes ei ole Eurojusti töötaja, kuid kes töötab Eurojusti nimel ja kuulub teatavasse ametikohtade kategooriasse, kellele Eurojusti haldusdirektor on eelnevalt Eurojusti määruse artikli 24 lõike 2 kohaselt andnud loa juurdepääsuks kohtuasjade haldamise süsteemile.

3.   Liikmesriikide liikmed tagavad, et nende riigisiseses büroos tehakse asjakohased organisatsioonilised korraldused ja järgitakse neid ning et Eurojusti poolt nende käsutusse antud tehnilisi ja organisatsioonilisi meetmeid kasutatakse nõuetekohaselt, sealhulgas läbitakse nõutav koolitus.

4.   Eurojusti määruse artikli 34 kohaselt võib kolleegium anda Eurojusti muudele töötajatele loa juurdepääsuks operatiivsetele isikuandmetele, kui see on vajalik Eurojusti ülesannete täitmiseks.

1.   Eurojusti määruse artiklis 23 määratletud Eurojusti kohtuasjade haldamise süsteemi kasutatakse kõikide Eurojusti määruse artiklis 35 nimetatud töötlemistoimingute dokumenteerimiseks operatiivsete isikuandmete puhul.

2.   Eurojusti kohtuasjade haldamise süsteem sisaldab operatiivsete isikuandmete edastamise ja vastuvõtmise täielikku dokumendiregistrit, mis võimaldab teha kindlaks igasuguse operatiivsete isikuandmete edastamise ning sellise teabe Eurojustile edastanud või Eurojustilt saanud ametiasutuse, organisatsiooni või kolmanda riigi või rahvusvahelise organisatsiooni.

1.   Otsuse isikuandmete edastamise kohta kolmandatele riikidele või rahvusvahelistele organisatsioonidele Eurojusti määruse artikli 58 lõike 1 kohaselt teeb Eurojusti kolleegium ühe või mitme asjaomase liikmesriigi liikme taotlusel pärast andmekaitseametniku tehtud hinnangut.

2.   Andmekaitseametnik esitab lõikes 1 osutatud hinnangu kümne tööpäeva jooksul. Kui see on vajalik ühe või mitme asjaomase liikmesriigi liikme esitatud kiireloomulistel põhjustel, esitatakse hinnang võimalikult kiiresti. Eriti keerulistel juhtudel võib andmekaitseametnik leppida ühe või mitme asjaomase liikmesriigi liikmega kokku pikemas hindamistähtajas.

3.   Andmekaitseametniku hinnangus käsitletakse eelkõige Eurojusti määruse põhjendustes 51 ja 52 osutatud küsimusi. Kui andmekaitseametnikul tekib konkreetse juhtumi kaitsemeetmete asjakohasuse hindamisel kahtlusi, võib ta enne konkreetse edastamise kohta hinnangu andmist konsulteerida Euroopa Andmekaitseinspektoriga.

1.   Eurojust kehtestab asjakohased tehnilised meetmed selle tagamiseks, et Eurojusti määruse artiklis 29 määratletud operatiivsete isikuandmete säilitamise tähtaegadest peetakse kinni ning et kui läbivaatamise ajal ei tehta põhjendatud otsust operatiivsete isikuandmete edasise säilitamise kohta, kustutatakse need andmed automaatselt.

2.   Kohtuasjade haldamise süsteem tagab eelkõige selle, et vajadus säilitada andmeid ajutises tööfailis vaadatakse läbi iga kolme aasta tagant pärast andmete sisestamist. Nimetatud läbivaatamine peab olema süsteemis nõuetekohaselt dokumenteeritud, sisaldades operatiivsete isikuandmete edasise säilitamise otsuse põhjendust, ja selle tulemused tuleb automaatselt edastada andmekaitseametnikule. Sellise otsuse tulemused või otsuse tegemata jätmine hõlmavad juhtumit tervikuna, nagu on määratletud Eurojusti määruse artikli 29 lõikes 2.

3.   Kohtuasjade haldamise süsteem märgistab eelkõige Eurojusti määruse artikli 27 lõike 3 kohaselt piiratud ajavahemikuks salvestatud andmed ning sama määruse artikli 27 lõikes 4 nimetatud andmed. Kui artikli 27 lõikes 4 osutatud operatiivseid isikuandmeid säilitatakse kauem kui viis aastat, genereerib kohtuasjade haldamise süsteem hoiatusteate, et tagada sellise teabe automaatne edastamine Euroopa Andmekaitseinspektorile.

4.   Erandjuhtudel, kui liikmesriigi liige leiab, et operatiivseid isikuandmeid on jätkuvalt vaja Eurojusti määruse artikli 29 lõike 7 punktis e osutatud avalikes huvides toimuva arhiveerimise või statistilisel eesmärgil, otsustab kolleegium pärast andmekaitseametniku arvamuse ärakuulamist, kas konkreetsel juhul on vaja andmeid sellisel konkreetsel eesmärgil säilitada. Sellise menetluse kasutamisest teavitatakse Euroopa Andmekaitseinspektorit.

1.   Õiguste kasutamise taotlused esitatakse otse Eurojusti haldusdirektorile või andmekaitseametnikule. Igal juhul edastatakse andmekaitseametnikule taotluse koopia selle registreerimiseks.

2.   Vajaduse korral abistab andmekaitseametnik andmesubjekti ja teeb isikule taotluse esitamiseks kättesaadavaks konkreetsed vormid.

3.   Haldusdirektor teeb konkreetse juhtumi kohta otsuse isikuandmete töötlemises otseselt osaleva haldusüksuse esitatud teabe ja andmekaitseametniku nõuannete põhjal.

4.   Andmekaitseametnik edastab haldusdirektori otsuse andmesubjektile ning teavitab andmesubjekti võimalusest esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile, kui ta ei ole Eurojusti otsusega rahul.

5.   Taotlus tuleb lõplikult lahendada ühe kuu jooksul alates selle kättesaamise kuupäevast. Seda ajavahemikku võib vajaduse korral pikendada kahe kuu võrra, võttes arvesse taotluste hulka ja keerukust. Haldusdirektor teavitab andmesubjekti igast taolisest pikendamisest ja viivituse põhjustest ühe kuu jooksul alates taotluse saamisest. Kui Eurojust ei ole nimetatud tähtaja jooksul teinud andmesubjekti taotluse kohta otsust, võib viimane esitada kaebuse Euroopa Andmekaitseinspektorile.

1.   Igale Eurojustis toimuvale halduslikku laadi isikuandmete töötlemise toimingule on selle määratletud eesmärgist lähtuvalt ning täielikus kooskõlas määruse 2018/1725 artikli 4 lõike 1 punktiga d ja artikli 31 lõike 1 punktiga f määratud selge ja kindel andmete säilitamise tähtaeg selle tagamiseks, et andmeid ei säilitata kauem, kui on vajalik eesmärkidel, milleks halduslikku laadi isikuandmeid töödeldakse. Tähtaeg määratakse iga töödeldava andmekategooria kohta ning see dokumenteeritakse andmetöötlustoimingute registris.

2.   Eurojust säilitab halduslikku laadi isikuandmeid vastavalt lõikele 1 nii kaua kui vajalik ja igal juhul mitte kauem, kui on iga töötlemistoimingu kategooria kohta märgitud käesoleva korra lisas esitatud tabelis.

3.   Juhatus võib haldusdirektori ettepanekul määrata käesoleva korra lisas esitatud tähtaegadest lühemad säilitamistähtajad.

1.   Käesolev kord vaadatakse korrapäraselt läbi, et hinnata selle muutmise vajalikkust. Käesoleva töökorra muutmisel järgitakse sama Eurojusti määruses sätestatud menetlust nagu selle heakskiitmisel.

2.   Euroopa Andmekaitseinspektor teavitab kolleegiumi kõikidest käesoleva töökorra muutmise ettepanekutest või soovitustest.