ALLEGATO

Guida alla registrazione cumulativa UE, alla registrazione per i paesi terzi e alla registrazione globale nel sistema EMAS [regolamento (CE) n. 1221/2009]

1.   INTRODUZIONE

Il presente documento ha lo scopo di fornire orientamenti sul funzionamento del sistema comunitario di ecogestione e audit (EMAS) per le organizzazioni che comprendono filiali e siti ubicati in più di uno Stato membro dell’UE e/o in paesi terzi e istruzioni specifiche per gli Stati membri, i verificatori e le organizzazioni ai fini della registrazione. La presente guida nasce dall’applicazione dell’articolo 46, paragrafo 4, del regolamento EMAS (1), secondo cui «la Commissione, in collaborazione con il Forum degli organismi competenti, elabora linee guida sulla registrazione delle organizzazioni situate al di fuori della Comunità» e dell’articolo 16, paragrafo 3, a norma del quale «il Forum degli organismi competenti prepara documenti di orientamento per garantire l’uniformità delle procedure di registrazione delle organizzazioni conformemente al presente regolamento, ivi inclusi il rinnovo della registrazione e la sospensione e la cancellazione dell’organizzazione dal registro sia all’interno che all’esterno della Comunità».

All’epoca della sua introduzione nel 1993 EMAS doveva servire a coprire singoli siti di organizzazioni dei settori industriali e manifatturieri. Con la prima modifica, avvenuta nel 2001, EMAS II è stato aperto a tutte le organizzazioni con più siti (ubicati negli Stati membri dell’UE e nel SEE, come prima). EMAS III si è ampliato ulteriormente e oggi si applica a organizzazioni all’interno e all’esterno dell’UE.

L’apertura di EMAS ai paesi terzi mette a disposizione di organizzazioni di tutti i settori uno strumento per realizzare elevati livelli di prestazioni ambientali che possono essere pubblicamente riconosciuti dai soggetti interessati della Comunità europea.

Gli Stati membri sono liberi di decidere se i loro organismi competenti nazionali provvederanno alla registrazione di organizzazioni di paesi terzi a norma dell’articolo 11, paragrafo 1, del regolamento EMAS.

Registrazione

In considerazione dell’interdipendenza fra la registrazione di organizzazioni con più siti nell’UE e quella di organizzazioni esterne all’UE, esistono svariate situazioni distinte che possono prodursi in pratica. Il presente documento fornisce linee guida generali per casi che possono presentarsi agli organismi competenti, ai verificatori ambientali e alle organizzazioni che si candidano a EMAS. Si analizzano i seguenti tre casi specifici:

—	caso 1: registrazione di organizzazioni con siti ubicati in più di uno Stato membro dell’UE (registrazione cumulativa UE),

—	caso 2: registrazione di organizzazioni in modalità singola o cumulativa con siti ubicati in paesi terzi (registrazione per i paesi terzi),

—	caso 3: registrazione di organizzazioni con siti ubicati sia negli Stati membri che in paesi terzi (registrazione globale).

In tutte e tre queste procedure, l’organizzazione può richiedere un’unica registrazione cumulativa per tutti i siti o per alcuni di essi. La scelta dei siti da includere nella registrazione spetta all’organizzazione stessa.

Nota:

la presente guida non tratta il caso più semplice di una registrazione cumulativa UE nazionale.

La presente guida riguarda temi quali:

—	l’identificazione dell’organismo competente,

—	l’accreditamento o l’abilitazione dei verificatori ambientali che operano fuori dell’UE,

—	il coordinamento fra Stati membri ai fini di tali procedure,

—	il rispetto degli obblighi normativi nei paesi terzi,

—	il rinnovo, la cancellazione e la sospensione delle registrazioni cumulative.

I requisiti relativi ai tre casi sopra descritti sono spesso simili; tuttavia, l’uso di riferimenti incrociati fra capitoli è limitato al minimo assoluto al fine di una miglior leggibilità del testo. Possono quindi verificarsi ripetizioni.

Ai fini della credibilità di EMAS, è importante che il regolamento sia applicato in modo analogo all’interno e all’esterno dell’UE. È quindi necessario tenere conto di differenze e difficoltà nell’attuazione di elementi specifici di EMAS, ad esempio per quanto riguarda il rispetto degli obblighi normativi. Gli organismi competenti degli Stati membri che rilasciano registrazioni per i paesi terzi devono adottare procedure specifiche per garantire che l’applicazione di EMAS all’interno e all’esterno dell’UE dia luogo a sistemi equivalenti. Si ritiene che i rapporti storici, economici e culturali esistenti fra gli Stati membri dell’UE e i paesi terzi stimoleranno l’attuazione di registrazioni EMAS per i paesi terzi e globali, promuovendo così la diffusione del sistema EMAS nel mondo.

2.   TERMINOLOGIA

Il presente documento guida si avvale della terminologia seguente.

Per sede principale si intende un’entità direttiva alla testa di un’organizzazione con più siti, che controlla e coordina le funzioni principali dell’organizzazione, quali la pianificazione strategica, le comunicazioni, gli aspetti tributari e giuridici, il marketing, le finanze e altri;

Per centro direttivo si intende un sito diverso dalla sede principale dell’organizzazione con più siti, designato particolarmente ai fini della registrazione a norma del regolamento EMAS, incaricato del controllo e del coordinamento del sistema di gestione ambientale.

Per organismo competente capofila si intende l’organismo competente incaricato della procedura di registrazione cumulativa UE, per i paesi terzi e globale.

Nota:

l’articolo 3, paragrafo 3, del regolamento EMAS disciplina la designazione dell’organismo competente (capofila).

La designazione dell’organismo competente capofila può variare in funzione dei tre casi sopra descritti, come segue:

—	nel caso 1 (registrazione cumulativa UE) l’organismo competente capofila è l’organismo competente dello Stato membro in cui si trovano la sede principale o il centro direttivo dell’organizzazione candidata,

—

nel caso della registrazione per i paesi terzi e globale, si tratta dell’organismo competente dello Stato membro incaricato della registrazione di organizzazioni esterne all’Unione e in cui il verificatore è stato accreditato. In altri termini, occorre in primo luogo che lo Stato membro provveda a registrazioni per i paesi terzi e in secondo luogo che siano disponibili verificatori accreditati o abilitati per eseguire verifiche nei paesi terzi in cui si trovano i siti inclusi nel processo di registrazione.

3.   REGISTRAZIONE CUMULATIVA UE — REGISTRAZIONE DI ORGANIZZAZIONI CON PIÙ SITI IN DIVERSI STATI MEMBRI

3.1.   Normativa applicabile e rispetto degli obblighi normativi negli Stati membri dell’UE

3.1.1.

Le organizzazioni devono sempre adempiere agli obblighi normativi unionali e nazionali applicabili ai siti inclusi nella registrazione EMAS.

3.1.2.

A norma dell’allegato IV, parte B, lettera g), del regolamento EMAS, la dichiarazione ambientale delle organizzazioni deve contenere un riferimento agli obblighi normativi applicabili in materia di ambiente.

3.1.3.

Per fornire il «materiale o documenti giustificativi che attestino il rispetto di tutti gli obblighi normativi» di cui all’articolo 4, paragrafo 4, del regolamento EMAS, l’organizzazione può presentare dichiarazioni delle autorità responsabili dell’applicazione da cui risulti l’assenza di rilievi di inottemperanza e/o di procedimenti di infrazione, cause legali o procedimenti di investigazione di denunce a carico dell’impresa. Nell’ambito del procedimento di verifica i verificatori controllano tutte le licenze e i permessi ambientali di cui l’organizzazione deve essere in possesso e qualsiasi altro tipo di prova richiesta dall’ordinamento giuridico dello Stato membro in cui è ubicato il sito.

3.2.   Funzioni degli organismi competenti

3.2.1.

Nel caso della registrazione cumulativa UE, l’ubicazione della sede principale o del centro direttivo (in quest’ordine) dell’organizzazione è decisiva per determinare quale sia l’organismo competente capofila.

3.2.2.

Nel caso della registrazione cumulativa UE, l’organismo competente capofila collabora esclusivamente con tutti gli organismi competenti degli Stati membri in cui sono ubicati i siti inclusi nel procedimento di registrazione cumulativa.

3.2.3.

L’organismo competente capofila è responsabile della registrazione e coordina il procedimento con gli altri organismi competenti. L’organismo competente capofila non rilascia, sospende, cancella o rinnova la registrazione di un’organizzazione se l’organismo competente di un altro Stato membro in cui sono ubicati siti dell’organizzazione inclusi nella registrazione non concorda con tale registrazione, sospensione, cancellazione o rinnovo (cfr. le sezioni 3.4 e 3.6 della presente guida). Come spiegato nel punto 3.4.6, l’organismo competente capofila può anche decidere di procedere con un procedimento di registrazione cumulativa di portata più limitata (per esempio, senza il sito controverso).

3.2.4.

Gli organismi competenti devono coordinare le loro attività con gli organismi di accreditamento e abilitazione dei loro Stati membri, per garantire che l’organismo competente e l’organismo di accreditamento o abilitazione siano in grado di svolgere le loro funzioni rispettive in modo coordinato.

3.2.5.

Il Forum degli organismi competenti stabilisce e approva, entro sei mesi dall’adozione del presente documento di orientamento, i principi generali e le specifiche procedure del coordinamento fra organismi competenti. Successivamente, tali principi e procedure sono adottati mediante la procedura di regolamentazione con controllo di cui agli articoli 48, paragrafo 2, e 49, paragrafo 3, del regolamento EMAS.

3.2.6.

Il Forum degli organismi competenti elaborerà formulari standard in tutte le lingue ufficiali dell’Unione europea per attuare le «procedure di coordinamento» di cui sopra. Per consentire una comunicazione efficiente e ridurre al minimo le incomprensioni derivanti da difficoltà linguistiche, i formulari standard consisteranno principalmente di caselline da spuntare, con un numero molto limitato di campi di «commento» da compilare con testo libero. Occorre conservare le prove scritte dell’avvenuta comunicazione, quali lettere, messaggi di posta elettronica o fax, per l’eventualità di controversie fra organismi competenti. I formulari dovranno contenere un elenco di diritti applicabili per tutti gli Stati membri, in forma di allegato aggiornabile.

3.3.   Funzioni dei verificatori accreditati o abilitati

3.3.1.

Le regole generali che si applicano ai verificatori ambientali EMAS, all’accreditamento o abilitazione degli stessi e al processo di verifica sono stabilite nei capi V e VI del regolamento EMAS.

3.3.2.

La verifica del sistema di gestione ambientale e la convalida della dichiarazione ambientale EMAS devono essere effettuate da un verificatore ambientale EMAS accreditato o abilitato per l’ambito pertinente conformemente ai codici NACE (2).

3.3.3.

In caso di registrazione di un’organizzazione con più siti e attività, l’accreditamento del verificatore (o dei verificatori) deve coprire tutti i codici NACE relativi ai siti e alle attività dell’organizzazione. Qualora un verificatore non sia accreditato o abilitato per tutti i codici NACE pertinenti, devono partecipare al processo altri verificatori ambientali accreditati, secondo necessità, nell’ambito della cooperazione. Spetta all’organizzazione che ha richiesto la registrazione decidere se desidera ricorrere a più verificatori accreditati in considerazione dell’articolo 4 del regolamento EMAS. Oltre a motivi quali la mancanza di verificatori accreditati per i codici NACE pertinenti, le organizzazioni possono anche avere altri motivi (ad esempio esperienza a livello locale, conoscenze linguistiche o l’intenzione di combinare la verifica EMAS con la certificazione per altre norme) per ricorrere a più verificatori. Tutti i verificatori che cooperano fra loro devono sottoscrivere la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, del regolamento EMAS e la dichiarazione ambientale EMAS. Ciascun verificatore partecipante è responsabile dell’esito delle parti della verifica attinenti al proprio settore di competenza (in generale connesso con specifici codici NACE). Il fatto di richiedere che tutti i verificatori sottoscrivano la stessa dichiarazione consente all’organismo competente capofila di identificare tutti i verificatori partecipanti. Di conseguenza, l’organismo competente capofila può controllare, attraverso gli organismi competenti partecipanti (che a loro volta devono coordinare le loro attività con gli organismi di accreditamento e abilitazione), che tutti i verificatori partecipanti abbiano rispettato l’obbligo di notifica preventiva stabilito dall’articolo 23, paragrafo 2, del regolamento EMAS. Inoltre, l’organismo competente capofila può controllare che i codici NACE dei verificatori partecipanti corrispondano a quelli dell’organizzazione richiedente.

3.3.4.

I verificatori accreditati o abilitati in uno Stato membro possono operare in altri Stati membri. I verificatori inviano una notifica all’organismo di accreditamento o abilitazione ubicato nello Stato membro in cui intendono operare almeno quattro settimane prima di iniziarvi le loro attività.

3.3.5.

L’organismo di accreditamento o abilitazione che controlla l’attività del verificatore (o dei verificatori) nel proprio Stato membro invia una relazione di supervisione all’organismo competente di quello Stato in caso di problemi o di esiti negativi. Quest’ultimo organismo competente provvede successivamente a trasmettere la relazione di supervisione all’organismo competente capofila incaricato della registrazione cumulativa UE.

3.3.6.

Il verificatore che rilevi una situazione di inottemperanza al momento della verifica per la prima registrazione non sottoscrive la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, del regolamento EMAS e la dichiarazione ambientale EMAS.

3.3.7.

Qualora rilevi un caso di inottemperanza durante il periodo di validità della registrazione o al momento del rinnovo, il verificatore riferisce all’organismo competente (capofila) che l’organizzazione di cui trattasi ha cessato di ottemperare alle prescrizioni del sistema EMAS. Al momento del rinnovo della registrazione EMAS, detto verificatore può sottoscrivere la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, e la dichiarazione ambientale EMAS aggiornata solamente se l’organizzazione dimostra di avere adottato misure (ad esempio in collaborazione con le autorità responsabili dell’applicazione) per garantire il ripristino del rispetto degli obblighi normativi. Se l’organizzazione non adotta misure sufficienti per risolvere il problema di ottemperanza, il verificatore non convalida la dichiarazione aggiornata e non sottoscrive la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, e la dichiarazione ambientale EMAS. In altri termini, il verificatore ambientale EMAS sottoscrive la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, e convalida la dichiarazione ambientale EMAS solamente in caso di piena ottemperanza.

3.4.   Il processo di registrazione

3.4.1.

Le regole generali applicabili alla registrazione sono stabilite nei capi II, III e IV del regolamento EMAS.

3.4.2.

L’organizzazione deve entrare in contatto per tempo con il verificatore (o i verificatori) e con l’organismo competente capofila per chiarire le questioni linguistiche relative ai documenti necessari per la registrazione, tenendo conto dei requisiti dell’articolo 5, paragrafo 3 e dell’allegato IV, parte D, del regolamento EMAS.

3.4.3.

L’organismo competente capofila controlla le informazioni riportate sulla domanda e conferisce al riguardo con gli altri organismi competenti partecipanti. Di conseguenza, l’organismo competente capofila è informato dagli organismi competenti partecipanti circa la validità delle informazioni sui siti nazionali inclusi.

3.4.4.

Gli organismi competenti partecipanti controllano, per i loro Stati membri e mediante i loro organismi di accreditamento e abilitazione, che il verificatore (o i verificatori) che partecipa al procedimento di registrazione sia accreditato o abilitato per tutti i codici NACE pertinenti per il processo di registrazione. Di conseguenza, l’organismo competente controlla che il verificatore (o i verificatori) abbia esperito notifica appropriata e tempestiva (almeno quattro settimane prima di ciascuna verifica in uno Stato membro) a norma dell’articolo 24, paragrafo 1, del regolamento EMAS. L’organismo competente deve quindi mettersi in comunicazione con l’organismo di accreditamento o abilitazione del proprio Stato membro, inviando comunque un breve messaggio indicando che esistono siti da registrare sulla base di attività di verifica/convalida di verificatori provenienti da altri Stati membri. Qualora la competenza del verificatore non sia approvata dall’organismo di accreditamento o abilitazione, quest’ultimo può obbligare il verificatore a ottemperare ai requisiti pertinenti oppure informare l’organismo competente del problema esistente. L’assenza di tale minima comunicazione fra gli organismi competenti e gli organismi di accreditamento e abilitazione, nonché fra gli organismi competenti e l’organismo competente capofila, può compromettere le attività di supervisione.

3.4.5.

Tutti gli organismi competenti che partecipano al processo di registrazione applicano le procedure nazionali per controllare, per i siti ubicati nel loro Stato membro, l’osservanza del regolamento EMAS. Essi comunicano la propria decisione all’organismo competente capofila (può/non può essere registrato). In caso di decisione negativa, l’organismo competente ne comunica la motivazione all’organismo competente capofila, in forma di dichiarazione. Poiché tale dichiarazione è vincolante, l’organismo competente capofila può decidere di porre termine al procedimento di registrazione cumulativa in attesa dell’ottemperanza alle prescrizioni del regolamento (e in tal caso nessun sito otterrà la registrazione EMAS), oppure comunicare all’organizzazione che può portare avanti il procedimento di registrazione cumulativa senza il sito controverso.

3.4.6.

In seguito alla decisione di registrazione l’organismo competente capofila ne informa tutti gli organismi competenti nazionali partecipanti, che a loro volta ne informano le rispettive autorità responsabili dell’applicazione. Nota: La Commissione europea auspica che gli organismi competenti partecipanti scambino fra loro le informazioni di contatto delle rispettive autorità responsabili dell’applicazione al fine di agevolare lo scambio di informazioni fra gli organismi competenti e dette autorità qualora queste ultime non siano a conoscenza di eventuali situazioni di inottemperanza.

3.4.7.

Il controllo del rispetto degli obblighi normativi a livello nazionale è esercitato dalle autorità nazionali responsabili dell’applicazione e dai verificatori durante il processo di verifica. Qualora dette autorità rilevino una situazione di inottemperanza, devono informarne l’organismo competente nazionale, il quale a sua volta ne informa l’organismo competente capofila.

3.4.8.

Un organismo competente dello Stato membro in cui è ubicato un sito dell’organizzazione che ha richiesto la registrazione cumulativa, se rileva violazioni di obblighi normativi applicabili, denunce o altre informazioni pertinenti relative all’ottemperanza ai requisiti di registrazione, rinnovo, sospensione e cancellazione, trasmette senza indugio all’organismo competente capofila una relazione di supervisione con una descrizione del problema.

3.4.9.

Alcuni Stati membri sono obbligati a imporre il pagamento di diritti a norma della legislazione nazionale. Di conseguenza, l’organismo competente capofila non può deliberare sui diritti stabiliti a norma della legislazione di altri Stati membri. Il ruolo dell’organismo competente capofila in materia di diritti consiste appena nell’informare l’organizzazione circa l’ammontare complessivo e i singoli diritti dovuti agli organismi competenti nazionali che partecipano al procedimento di registrazione. L’organismo competente capofila comunica anche all’organizzazione che tutti gli organismi competenti partecipanti addebitano i diritti risultanti dalla registrazione dei siti nazionali inclusi in un procedimento di registrazione cumulativa direttamente ai rispettivi siti nazionali dell’organizzazione richiedente. Tutti gli organismi competenti partecipanti comunicano all’organismo competente capofila l’avvenuto versamento dei diritti prima della registrazione, come disposto dall’articolo 5, paragrafo 2, lettera d), del regolamento EMAS. Nota: La Commissione europea incentiva fortemente tutti gli Stati membri a studiare la possibilità di diminuire i diritti applicabili alle organizzazioni che richiedono la registrazione cumulativa. Nei casi di registrazione cumulativa, solo l’organismo competente capofila sostiene costi amministrativi paragonabili a quelli di una registrazione ordinaria, mentre gli organismi competenti partecipanti hanno un livello di partecipazione minore e quindi costi più contenuti. Diritti più bassi aumenterebbero l’attrattiva del sistema EMAS e della registrazione cumulativa.

3.4.10.

Tutti gli organismi competenti interessati devono addebitare i diritti risultanti dalla registrazione dei siti nazionali inclusi in un procedimento di registrazione cumulativa direttamente ai rispettivi siti nazionali dell’organizzazione richiedente.

3.5.   Organizzazioni già registrate

3.5.1.

Qualora un’organizzazione già registrata decida di richiedere una registrazione cumulativa UE, l’organismo competente capofila può, su richiesta dell’organizzazione, ampliare la portata della registrazione esistente mantenendo il numero attuale nel registro nazionale. In tal caso, occorre completare il registro con il nuovo numero di registrazione nel registro nazionale. Nei casi siffatti, tutti gli altri organismi competenti partecipanti negli Stati membri in cui l’organizzazione ha già registrato dei siti curano che le registrazioni esistenti siano registrate con il nuovo numero di registrazione nei loro rispettivi registri.

3.6.   Cancellazione e sospensione di registrazioni

3.6.1.

Le regole generali di sospensione e cancellazione stabilite all’articolo 15 del regolamento EMAS si applicano a questa procedura specifica.

3.6.2.

Qualsiasi denuncia relativa all’organizzazione registrata va notificata all’organismo competente capofila.

3.6.3.

Ogni organismo competente è incaricato dei procedimenti relativi ai siti dell’organizzazione nel suo rispettivo Stato membro. Qualora un’organizzazione debba essere sospesa o radiata dal registro EMAS, l’organismo competente interessato trasmette all’organismo competente capofila una dichiarazione contenente il proprio punto di vista. In tal modo, gli organismi competenti nazionali rilasciano dichiarazioni esclusivamente sui loro siti nazionali. Qualora una dichiarazione confermi che un sito nazionale non può essere registrato, l’organismo competente capofila avvia il procedimento di cancellazione o sospensione, osservando i requisiti di cui all’articolo 15 del regolamento EMAS. Prima di adottare una decisione definitiva sulla cancellazione o sulla sospensione di un’organizzazione, l’organismo competente capofila deve informarne gli altri organismi competenti interessati comunicando i motivi della sospensione/cancellazione da parte di uno o più organismi competenti. L’organismo competente capofila comunica anche alla sede principale o al centro direttivo dell’organizzazione la decisione adottata e i motivi della proposta cancellazione o sospensione. Successivamente, l’organismo competente capofila dà all’organizzazione la possibilità di decidere la cancellazione di tutta l’organizzazione dal sistema EMAS o la rimozione dei siti controversi dall’ambito della registrazione cumulativa.

3.6.4.

Le controversie fra singoli organismi competenti nazionali che partecipano al procedimento di registrazione cumulativa sono composte nell’ambito del Forum degli organismi competenti. Le controversie fra l’organismo competente capofila e l’organizzazione sono composte a norma dell’ordinamento nazionale dello Stato in cui ha sede l’organismo competente capofila. Le controversie fra l’organizzazione e singoli organismi competenti, ad esempio riguardo alla situazione in termini di rispetto degli obblighi normativi in singoli siti nazionali inclusi nel procedimento di registrazione cumulativa, sono composte a norma dell’ordinamento nazionale dello Stato membro di cui trattasi. Le controversie sono composte nel rispetto dei requisiti di cui all’articolo 15 del regolamento EMAS.

3.6.5.

Ove non sia possibile comporre una controversia fra organismi competenti partecipanti nell’ambito del forum degli organismi competenti, è possibile dare prosieguo al procedimento di registrazione escludendone i siti controversi.

3.7.   Questioni linguistiche

3.7.1.

La dichiarazione ambientale EMAS e gli altri documenti pertinenti sono presentati in una lingua ufficiale dello Stato membro in cui ha sede l’organismo competente capofila (articolo 5, paragrafo 3). Qualora un’organizzazione presenti una dichiarazione ambientale cumulativa contenente informazioni su singoli siti, tali informazioni devono figurare anche in una lingua ufficiale dei rispettivi Stati membri in cui detti siti sono ubicati.

4.   REGISTRAZIONE PER I PAESI TERZI — REGISTRAZIONE DI ORGANIZZAZIONI CON UNO O PIÙ SITI UBICATI IN PAESI TERZI (CASO 2)

La registrazione EMAS per i paesi terzi è la registrazione di un’organizzazione attiva in uno o più paesi terzi. A norma del regolamento EMAS, gli Stati membri sono liberi di decidere se i loro organismi competenti nazionali provvederanno alla registrazione di organizzazioni di paesi terzi a norma dell’articolo 11, paragrafo 1, del regolamento EMAS.

4.1.   Normativa applicabile e rispetto degli obblighi normativi nei paesi terzi

4.1.1.

Le organizzazioni devono sempre adempiere ai rispettivi obblighi normativi nazionali dei paesi terzi in cui sono ubicati i siti inclusi nella registrazione EMAS.

4.1.2.

Per garantire che il sistema EMAS conservi un elevato livello di ambizione e credibilità, è opportuno che il livello delle prestazioni ambientali di un’organizzazione di un paese terzo sia il più vicino possibile a quello cui devono conformarsi le organizzazioni aventi sede nell’UE a norma della legislazione europea e nazionale pertinente. È pertanto auspicabile che le organizzazioni situate al di fuori dell’Unione nelle loro dichiarazioni ambientali facciano riferimento, oltre ai requisiti ambientali nazionali applicabili, anche ai requisiti normativi in materia ambientale applicabili a organizzazioni analoghe negli Stati membri in cui l’organizzazione intende richiedere la registrazione (articolo 4, paragrafo 4, del regolamento EMAS). I requisiti ambientali inclusi in tale elenco devono essere usati come riferimento per stabilire eventuali mete supplementari di prestazioni più ambiziose, ma non sono obbligatori per la valutazione dell’ottemperanza dell’organizzazione agli obblighi normativi.

4.1.3.

A norma dell’allegato IV, parte B, punto g), del regolamento EMAS, la dichiarazione ambientale delle organizzazioni deve contenere un riferimento agli obblighi normativi nazionali in materia di ambiente.

4.1.4.

Per i siti ubicati in paesi terzi, i documenti giustificativi di cui all’articolo 4, paragrafo 4, del regolamento EMAS consistono preferibilmente in: — dichiarazioni delle autorità responsabili dell’applicazione nel paese terzo contenenti informazioni sui permessi ambientali cui è soggetta l’organizzazione e che attestino l’assenza di rilievi di inottemperanza e/o di procedimenti di infrazione, cause legali o procedimenti di investigazione di denunce a carico dell’impresa, — inoltre, è preferibile che la dichiarazione ambientale contenga tabelle comparative fra la legislazione nazionale del paese terzo e la legislazione del paese in cui l’organizzazione richiede la registrazione, come indicato nel punto 4.1.2.

4.2.   Accreditamento e abilitazione EMAS nei paesi terzi

4.2.1.

Gli Stati membri decidono se provvedere alla registrazione per i paesi terzi in funzione dei mezzi a loro disposizione e delle loro procedure operative. In tal caso, gli Stati membri garantiscono che i loro organismi nazionali di accreditamento o abilitazione provvederanno all’accreditamento o all’abilitazione dei verificatori ambientali per i paesi terzi EMAS. Solamente gli Stati membri che accettano il principio della «registrazione per i paesi terzi» possono registrare organizzazioni che operano in paesi terzi.

4.2.2.

Qualora uno Stato membro decida di provvedere alla registrazione per i paesi terzi a norma dell’articolo 3, paragrafo 3, del regolamento EMAS, la possibilità di ottenere una registrazione in tale Stato membro dipenderà, in pratica, dalla disponibilità di verificatori accreditati. Il verificatore potenziale deve essere accreditato nello specifico Stato membro che provvede alla registrazione per i paesi terzi, per lo specifico paese terzo di cui trattasi e per lo specifico settore economico interessato (o settori economici interessati) dal procedimento di registrazione (settori determinati sulla base di codici NACE). Chiarimento: Ciò significa che il verificatore che esegue la verifica in un determinato paese terzo deve essere accreditato per quello specifico paese terzo dall’organismo di accreditamento e abilitazione dello Stato membro che provvede alle registrazioni per i paesi terzi e in cui l’organizzazione intende registrarsi.

4.2.3.

L’accreditamento o abilitazione che i verificatori possono ottenere per i paesi terzi deve specificare i paesi terzi per i quali è valido, di modo che l’autorizzazione di registrazione sia conforme alle disposizioni dell’articolo 22, paragrafo 2, del regolamento EMAS. Spetta agli Stati membri decidere se rilasciare certificati distinti per ciascun paese terzo, oppure un certificato generale di accreditamento corredato di un’appendice geografica con l’elenco dei paesi in cui gli organismi di verifica sono accreditati per esercitare la loro attività. Chiarimento: In considerazione dell’articolo 22, «Prescrizioni supplementari per i verificatori ambientali che operano in paesi terzi», risulta evidente che l’accreditamento/abilitazione per i paesi terzi può esclusivamente configurarsi come accreditamento/abilitazione supplementare di un accreditamento/abilitazione ordinario per l’Europa. Ne deriva che l’accreditamento/abilitazione per i paesi terzi è concesso come requisito supplementare a un accreditamento/abilitazione generale, per un determinato ambito e con le relative prescrizioni. Di conseguenza, l’accreditamento/abilitazione per i paesi terzi deve includere l’accreditamento/abilitazione per uno Stato membro ed essere valido entro un determinato ambito. Una volta accreditato o abilitato in uno Stato membro, il verificatore può svolgere attività di verifica in altri Stati membri a norma dell’articolo 24 del regolamento.

4.3.   Funzioni degli organismi competenti

4.3.1.

Uno Stato membro con più di un organismo competente deve determinare a quale organismo competente debbano essere indirizzate le domande di registrazione per i paesi terzi; deve trattarsi del medesimo organismo designato conformemente al punto 5.3.1.

4.3.2.

La domanda di registrazione per i paesi terzi emanante da organizzazioni con siti ubicati esclusivamente in paesi terzi è indirizzata a qualsiasi organismo competente appositamente designato negli Stati membri che soddisfano le seguenti condizioni: a) lo Stato membro provvede alla registrazione di organizzazioni di paesi terzi; b) sono disponibili verificatori accreditati o abilitati per effettuare verifiche nei paesi terzi in cui sono ubicati i siti inclusi nella registrazione e detti verificatori coprono i codici NACE pertinenti (in altri termini, la decisione della scelta di un verificatore determina lo Stato membro di registrazione e viceversa).

4.3.3.

Gli organismi competenti devono coordinare le loro attività con gli organismi di accreditamento e abilitazione dei loro Stati membri, per garantire che ogniqualvolta gli Stati membri provvedono alla registrazione di organizzazioni di paesi terzi l’organismo competente e l’organismo di accreditamento o abilitazione siano in grado di svolgere le loro funzioni rispettive in modo coordinato.

4.4.   Funzioni dei verificatori accreditati o abilitati

4.4.1.

Le regole generali che si applicano ai verificatori ambientali EMAS, all’accreditamento o abilitazione degli stessi e al processo di verifica sono stabilite nei capi V e VI del regolamento EMAS.

4.4.2.

Gli Stati membri che prevedono la registrazione per i paesi terzi devono istituire un sistema specifico per accreditare o abilitare i verificatori a operare in paesi terzi. L’accreditamento o l’abilitazione dei verificatori sono concessi per singoli paesi a complemento di un accreditamento o abilitazione generali, a norma delle specifiche qui descritte.

4.4.3.

Il verificatore (o i verificatori) deve essere accreditato o abilitato per tutti i codici NACE relativi alle attività connesse ai siti dell’organizzazione richiedente da includere nel procedimento di registrazione. In considerazione dell’ampio spettro potenziale di attività, le organizzazioni possono avvalersi di più verificatori accreditati, a loro criterio. Infatti, potrebbe essere difficile o impossibile incaricare un unico verificatore di tutte le attività di una grande organizzazione. Qualora un verificatore non sia accreditato o abilitato per tutti i codici NACE pertinenti, altri verificatori ambientali devono partecipare al processo, secondo necessità, mediante un meccanismo di cooperazione. Spetta all’organizzazione che ha richiesto la registrazione decidere se desidera ricorrere a più verificatori accreditati/abilitati in conformità dell’articolo 4 del regolamento EMAS. Oltre a motivi quali la mancanza di verificatori accreditati per i codici NACE pertinenti, le organizzazioni possono anche avere altri motivi (ad esempio esperienza a livello locale, conoscenze linguistiche o l’intenzione di combinare la certificazione EMAS con la certificazione per altre norme) per ricorrere a più verificatori.

4.4.4.

Tutti i verificatori che cooperano fra loro devono sottoscrivere la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, e la dichiarazione ambientale EMAS. Ciascun verificatore partecipante è responsabile dell’esito delle parti della verifica attinenti al proprio settore di competenza (in generale connesso con specifici codici NACE). Il fatto di richiedere che tutti i verificatori sottoscrivano la stessa dichiarazione consente all’organismo competente di identificare tutti i verificatori partecipanti. Di conseguenza, l’organismo competente può controllare, attraverso gli organismi di accreditamento e abilitazione, che tutti i verificatori partecipanti abbiano rispettato l’obbligo di avviso previo stabilito dall’articolo 23, paragrafo 2, del regolamento EMAS. Inoltre, l’organismo competente può controllare che i codici NACE dei verificatori partecipanti corrispondano a quelli dell’organizzazione richiedente.

4.4.5.

I verificatori che intendono operare in paesi terzi devono ottenere un accreditamento o un’abilitazione specifici per il paese di cui trattasi a complemento di un accreditamento o abilitazione generali, a norma delle specifiche di cui al regolamento EMAS. Essi devono quindi essere in possesso di: a) un accreditamento o abilitazione specifici per i codici NACE applicabili all’organizzazione; b) conoscenza e comprensione delle disposizioni legislative, regolamentari e amministrative in materia di ambiente vigenti nel paese terzo per il quale si chiede l’accreditamento o l’abilitazione; c) conoscenza e comprensione della lingua ufficiale del paese terzo per il quale si chiede l’accreditamento o l’abilitazione.

4.4.6.

Nell’ambito del procedimento di verifica i verificatori controllano tutte le licenze e i permessi ambientali di cui l’organizzazione deve essere in possesso e qualsiasi altro tipo di prova a norma dell’ordinamento giuridico dei paesi interessati dalla domanda di registrazione.

4.4.7.

Nei paesi terzi il verificatore, oltre alle sue funzioni ordinarie, esegue anche un controllo approfondito del rispetto degli obblighi normativi da parte di un’organizzazione e dei suoi siti inclusi nel processo di registrazione. In tal modo, alla luce in particolare del disposto dell’articolo 13, paragrafo 2, lettera c), del regolamento EMAS, i verificatori controllano che non vi siano rilievi di inottemperanza in materia ambientale. I verificatori devono avvalersi dei risultati dell’operato delle autorità responsabili dell’applicazione e devono pertanto entrare in contatto con dette autorità per ottenere informazioni dettagliate sul rispetto degli obblighi normativi. Il verificatore deve assicurarsi della completezza dei materiali probanti pervenutigli, ad esempio mediante una relazione scritta stilata dall’autorità competente responsabile dell’applicazione. Qualora non rilevi alcuna inottemperanza, il verificatore ambientale lo dichiara nella propria dichiarazione sulle attività di verifica e convalida (allegato VII del regolamento EMAS). La dichiarazione dev’essere firmata dal verificatore. Il verificatore ha il dovere di controllare che le prescrizioni del regolamento EMAS siano soddisfatte, avvalendosi di tecniche di audit ordinarie da esperire a norma del regolamento EMAS. Per garantire un livello di qualità equivalente della registrazione dei siti di paesi terzi rispetto a siti analoghi nell’UE, il verificatore può considerare la possibilità di eseguire una valutazione di rischio.

4.4.8.

A norma dell’articolo 13, paragrafo 2, del regolamento EMAS, il verificatore deve controllare che non vi siano reclami pertinenti fatti da parti interessate e che eventuali reclami siano stati risolti positivamente.

4.4.9.

Gli Stati membri che provvedono alla registrazione per i paesi terzi valutano la possibilità di attuare misure volte a rafforzare il processo di registrazione al fine di garantire che i verificatori accreditati per specifici paesi terzi abbiano una preparazione adeguata per controllare il rispetto, da parte dell’organizzazione, della normativa nazionale applicabile nel paese terzo di cui trattasi.

4.4.10.

Gli Stati membri che provvedono alla registrazione per i paesi terzi possono valutare la possibilità di attuare disposizioni specifiche opzionali volte a rafforzare il controllo del rispetto degli obblighi normativi e garantire un processo di registrazione analogo a quello in vigore nell’UE. In particolare, gli Stati membri possono prendere in considerazione la possibilità di concludere accordi (accordi bilaterali, protocolli d’intesa ecc.). Tali accordi potrebbero comprendere una procedura per la comunicazione del rispetto degli obblighi normativi fra le rispettive autorità responsabili dell’applicazione nel paese terzo e nello Stato membro, nonché le modalità per comunicare le violazioni delle prescrizioni legali applicabili all’organismo competente dello Stato membro nel periodo fra la registrazione iniziale o il rinnovo e il rinnovo successivo.

4.4.11.

Con almeno sei settimane di anticipo rispetto a ciascuna verifica o convalida da svolgere in un paese terzo, il verificatore ambientale notifica all’organismo di accreditamento o di abilitazione dello Stato membro nel quale l’organizzazione interessata intende presentare domanda di registrazione o presso il quale è registrata i dati sul proprio accreditamento o abilitazione e il luogo e i tempi della verifica o della convalida. Tale notifica può essere inviata anche all’organismo competente dello Stato membro in cui si intendono registrare i siti.

4.4.12.

Qualora rilevi una situazione di inottemperanza al momento della registrazione, il verificatore non sottoscrive la dichiarazione ambientale EMAS e la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, del regolamento EMAS.

4.4.13.

Qualora rilevi un caso di inottemperanza durante il periodo di validità delle registrazioni o al momento del rinnovo, il verificatore riferisce all’organismo competente che l’organizzazione di cui trattasi ha cessato di ottemperare alle prescrizioni del sistema EMAS. Al momento del rinnovo, il verificatore può sottoscrivere la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, e la dichiarazione ambientale EMAS aggiornata solamente se l’organizzazione dimostra di avere adottato misure adeguate (ad esempio in collaborazione con le autorità responsabili dell’applicazione) per garantire il ripristino del rispetto degli obblighi normativi. Se l’organizzazione non può dimostrare al verificatore di avere adottato misure sufficienti per ripristinare il rispetto degli obblighi normativi, il verificatore non convalida la dichiarazione aggiornata e non sottoscrive la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, né la dichiarazione ambientale EMAS.

4.5.   Il processo di registrazione

4.5.1.

L’organizzazione deve entrare in contatto per tempo con il verificatore (o i verificatori) e con l’organismo competente per chiarire le questioni linguistiche relative ai documenti necessari per la registrazione, tenendo conto dei requisiti dell’articolo 5, paragrafo 3 e dell’allegato IV, parte D, del regolamento EMAS.

4.5.2.

Prima dell’invio di una domanda di registrazione all’organismo competente, l’organizzazione fornisce materiale e documenti giustificativi al verificatore per dimostrare l’assenza di rilievi di inottemperanza alle prescrizioni di legge applicabili in materia di ambiente conformemente al punto 4.1.4 della presente guida.

4.5.3.

Dopo aver soddisfatto i requisiti EMAS, in particolare quelli applicabili al processo di registrazione elencati nell’allegato II del regolamento, e dopo la convalida della dichiarazione ambientale EMAS da parte di un verificatore accreditato o abilitato, l’organizzazione inoltra all’organismo competente il formulario di domanda e i documenti di accompagnamento, compresi gli allegati VI e VII, ai fini della registrazione.

4.5.4.

L’organismo competente controlla le informazioni contenute nella domanda e, a tal fine, comunica con l’organismo nazionale di accreditamento o abilitazione.

4.5.5.

L’organismo di accreditamento e di abilitazione valuta la competenza del verificatore ambientale alla luce degli elementi descritti negli articoli 20, 21 e 22 del regolamento EMAS. Qualora la competenza del verificatore non sia approvata, l’organismo di accreditamento e abilitazione può obbligare il verificatore a ottemperare ai requisiti pertinenti e informare l’organismo competente del problema esistente. Inversamente, l’organismo competente deve trasmettere all’organismo di accreditamento o abilitazione, in ogni caso, un breve messaggio per comunicare la ricezione di una domanda di registrazione che include siti di paesi terzi. In seguito alla ricezione di un messaggio siffatto, l’organismo di accreditamento e abilitazione deve comunicare i propri rilievi relativi al verificatore interessato (o ai verificatori interessati) all’organismo competente. Ciò agevola il controllo finale da parte dell’organismo competente volto ad accertare che il verificatore (o i verificatori) che partecipa al procedimento di registrazione sia accreditato o abilitato per tutti i codici NACE pertinenti per il processo di registrazione. L’assenza di tale comunicazione minima fra l’organismo competente e l’organismo di accreditamento e abilitazione può compromettere le attività di supervisione.

4.5.6.

L’organismo competente incaricato della registrazione coordinerà il controllo del rispetto degli obblighi normativi sulla base delle informazioni fornite al verificatore dall’organizzazione. Solamente nei casi in cui uno Stato membro abbia concluso accordi speciali con paesi terzi le cui disposizioni consentono allo Stato membro di entrare in contatto con le autorità responsabili dell’applicazione nei paesi terzi di cui trattasi, l’organismo competente può controllare il rispetto degli obblighi normativi consultando direttamente le autorità responsabili dell’applicazione nel paese terzo interessato. Altrimenti, l’organismo competente deve affidarsi al verificatore e/o all’organizzazione per ottenere materiale o documenti giustificativi che dimostrino l’ottemperanza alle prescrizioni di legge applicabili.

4.6.   Cancellazione e sospensione di registrazioni

4.6.1.

L’organismo competente segue le regole generali stabilite nel regolamento EMAS in materia di cancellazione e sospensione.

4.6.2.

Qualsiasi denuncia relativa all’organizzazione registrata va notificata all’organismo competente.

4.6.3.

Le organizzazioni di paesi terzi che intendano ottenere una registrazione EMAS e desiderino avviare un procedimento di registrazione devono accettare che l’organismo competente possa chiedere al verificatore di controllare possibili motivi di cancellazione o sospensione che possano verificarsi nel paese terzo in cui sono ubicati i siti, prima di prendere qualsiasi decisione. L’organizzazione collabora e risponde a tutte le domande relative a possibili motivi di sospensione e cancellazione poste dal verificatore o dall’organismo competente. L’organizzazione deve anche essere disposta a farsi carico dei costi incorsi dal verificatore per chiarire la situazione.

4.6.4.

Gli accordi eventualmente sottoscritti fra lo Stato membro responsabile della registrazione e il paese terzo possono includere disposizioni specifiche per garantire il controllo degli adempimenti di legge e la comunicazione attiva di violazioni da parte delle autorità responsabili dell’applicazione nel paese terzo all’organismo competente.

4.6.5.

In ogni caso, anche in presenza di tali accordi, il verificatore è responsabile del controllo del rispetto degli obblighi normativi. Eventuali denunce e non conformità che possano dar luogo alla cancellazione o alla sospensione della registrazione devono essere incluse nei controlli del rispetto degli obblighi normativi.

4.6.6.

Le ONG che operano nel paese terzo possono essere consultate e utilizzate come fonti di informazione. In ogni caso, il verificatore riferisce all’organismo competente qualsiasi informazione pertinente rilevata durante il processo di verifica.

4.7.   Questioni linguistiche

4.7.1.

La dichiarazione ambientale EMAS e gli altri documenti pertinenti sono presentati, ai fini della registrazione, in una lingua ufficiale dello Stato membro in cui ha sede l’organismo competente (articolo 5, paragrafo 3). Qualora un’organizzazione presenti una dichiarazione ambientale cumulativa contenente informazioni su singoli siti ubicati in paesi terzi diversi, tali informazioni devono anche figurare in una lingua ufficiale dei rispettivi paesi terzi in cui sono ubicati i siti.

5.   REGISTRAZIONE GLOBALE — ORGANIZZAZIONE CON PIÙ SITI IN STATI MEMBRI E PAESI TERZI (CASO 3)

La registrazione globale EMAS è la registrazione di un’organizzazione avente più siti all’interno e all’esterno dell’UE che presenta una domanda di registrazione unica di tutti i siti o di parte di essi in uno Stato membro che provvede alla registrazione per i paesi terzi.

Una registrazione che include più siti ubicati in Stati membri e in paesi terzi è un procedimento complesso che rappresenta una combinazione dei due procedimenti già descritti: la registrazione cumulativa UE e la registrazione per i paesi terzi. Il presente capitolo delucida aspetti che differiscono da quanto già illustrato nei capitoli 3 e 4.

5.1.   Normativa applicabile e rispetto degli obblighi normativi negli Stati membri e nei paesi terzi

5.1.1.

Le organizzazioni devono sempre adempiere agli obblighi normativi unionali e nazionali applicabili ai siti inclusi nella registrazione EMAS.

5.1.2.

Per garantire che il sistema EMAS conservi un elevato livello di ambizione e credibilità, è opportuno che il livello delle prestazioni ambientali di un’organizzazione di un paese terzo sia il più vicino possibile a quello cui devono conformarsi le organizzazioni aventi sede nell’UE a norma della legislazione unionale e nazionale pertinente. È pertanto auspicabile che le organizzazioni con siti ubicati al di fuori dell’Unione, nelle loro dichiarazioni ambientali facciano riferimento, oltre ai requisiti ambientali nazionali applicabili, anche ai requisiti normativi in materia ambientale applicabili a organizzazioni analoghe negli Stati membri in cui l’organizzazione intende richiedere la registrazione (articolo 4, paragrafo 4, del regolamento EMAS). I requisiti ambientali inclusi in tale elenco devono essere usati come riferimento per stabilire mete supplementari di prestazioni più ambiziose, ma non sono pertinenti per la valutazione dell’ottemperanza dell’organizzazione agli obblighi normativi.

5.1.3.

Per i siti ubicati in paesi terzi, i documenti giustificativi di cui all’articolo 4, paragrafo 4, del regolamento devono consistere in: — dichiarazioni delle autorità responsabili dell’applicazione nel paese terzo contenenti informazioni sui permessi ambientali cui è soggetta l’organizzazione e che attestino l’assenza di rilievi di inottemperanza e/o di procedimenti di infrazione, cause legali o procedimenti di investigazione di denunce a carico dell’impresa, — inoltre, è preferibile che la dichiarazione ambientale contenga tabelle comparative fra la legislazione nazionale del paese terzo e la legislazione del paese in cui l’organizzazione richiede la registrazione, come indicato nel punto 5.1.2.

5.2.   Accreditamento e abilitazione

5.2.1.

Si applicano le disposizioni di cui alla sezione 4.2 relative all’accreditamento e all’abilitazione EMAS per i paesi terzi.

5.3.   Funzioni degli organismi competenti

5.3.1.

Uno Stato membro con più di un organismo competente deve determinare a quale organismo competente debbano essere indirizzate le domande di registrazione globale; deve trattarsi del medesimo organismo competente designato conformemente al punto 4.3.1.

5.3.2.

La domanda di registrazione globale, cioè quella di organizzazioni con siti ubicati in Stati membri dell’UE e in paesi terzi, è presentata a qualsiasi organismo competente designato a tal fine in uno Stato membro in cui sono soddisfatte le seguenti condizioni: a) lo Stato membro provvede alla registrazione di organizzazioni al di fuori dell’UE; b) sono disponibili verificatori accreditati o abilitati per verifiche nei paesi terzi in cui sono ubicati i siti inclusi nella registrazione e l’accreditamento o abilitazione di tali verificatori coprono i codici NACE pertinenti.

5.3.3.

La determinazione dello Stato membro in cui ha sede l’organismo competente incaricato del procedimento avviene sulla base delle seguenti condizioni, nel seguente ordine di preferenza: 1) se l’organizzazione ha la propria sede principale in uno Stato membro che provvede alla registrazione per i paesi terzi, la domanda deve essere presentata all’organismo competente di tale Stato membro; 2) se la sede principale dell’organizzazione non si trova in uno Stato membro che provvede alla registrazione per i paesi terzi, ma il suo centro direttivo è ubicato in un siffatto Stato membro, la domanda deve essere presentata all’organismo competente del secondo Stato membro; 3) se l’organizzazione che richiede la registrazione globale non ha la propria sede principale o un centro direttivo in uno Stato membro che provvede alla registrazione per i paesi terzi, detta organizzazione deve istituire un centro direttivo ad hoc in uno Stato membro che provvede alla registrazione per i paesi terzi e la domanda di registrazione deve essere presentata all’organismo competente di tale Stato membro.

5.3.4.

Qualora la domanda interessi più di uno Stato membro, occorre seguire la procedura di coordinamento fra gli organismi competenti partecipanti stabilita nella sezione 3.2. In tal caso, quell’organismo competente agirà come organismo competente capofila per gli aspetti di registrazione cumulativa UE del procedimento.

5.4.   Funzioni dei verificatori accreditati o abilitati

5.4.1.

Le regole generali che si applicano ai verificatori ambientali EMAS, all’accreditamento o abilitazione degli stessi e al processo di verifica sono stabilite nei capi V e VI del regolamento EMAS.

5.4.2.

Gli Stati membri che prevedono la registrazione per i paesi terzi devono istituire un sistema specifico per accreditare o abilitare i verificatori a operare nei paesi terzi. L’accreditamento o l’abilitazione dei verificatori sono concessi per singoli paesi a guisa di supplemento a un accreditamento o abilitazione generali, a norma delle specifiche qui descritte.

5.4.3.

In caso di registrazione globale di un’organizzazione con più siti e attività, l’accreditamento del verificatore (o dei verificatori) deve coprire tutti i codici NACE relativi ai siti e alle attività dell’organizzazione. Per quanto riguarda i siti nei paesi terzi, il verificatore (o i verificatori) deve essere accreditato o abilitato per tutti i paesi terzi e tutti i codici NACE di tutti i siti inclusi nella registrazione globale nello Stato membro in cui l’organizzazione intende richiedere la registrazione. In considerazione dell’ampio spettro potenziale di attività, le organizzazioni possono avvalersi di più verificatori accreditati, a loro criterio. Infatti, potrebbe essere difficile o impossibile incaricare un unico verificatore per tutte le attività di una grande organizzazione. Qualora un verificatore non sia accreditato o abilitato per tutti i codici NACE o per tutti i paesi pertinenti, altri verificatori ambientali accreditati devono partecipare al processo, secondo necessità, mediante un meccanismo di cooperazione. Spetta all’organizzazione che ha richiesto la registrazione decidere se desidera ricorrere a più verificatori accreditati/abilitati in conformità dell’articolo 4 del regolamento EMAS. Oltre a motivi quali la mancanza di verificatori accreditati per i codici NACE pertinenti, le organizzazioni possono anche avere altri motivi (ad esempio esperienza a livello locale, conoscenze linguistiche o l’intenzione di combinare la certificazione EMAS con la certificazione per altre norme) per ricorrere a più verificatori.

5.4.4.

Tutti i verificatori che cooperano fra loro devono sottoscrivere la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, del regolamento EMAS e la dichiarazione ambientale EMAS. Ciascun verificatore partecipante è responsabile dell’esito delle parti della verifica attinenti al proprio settore di competenza (in generale connesso con specifici codici NACE). Il fatto di richiedere che tutti i verificatori sottoscrivano la stessa dichiarazione consente all’organismo competente capofila di identificare tutti i verificatori partecipanti. Di conseguenza, l’organismo competente capofila può controllare, attraverso gli organismi competenti partecipanti (che a loro volta devono coordinare le loro attività con gli organismi di accreditamento e abilitazione), che tutti i verificatori partecipanti abbiano rispettato l’obbligo di notifica preventiva stabilito dall’articolo 23, paragrafo 2, del regolamento EMAS. Inoltre, l’organismo competente capofila può controllare che i codici NACE dei verificatori partecipanti corrispondano a quelli dell’organizzazione richiedente.

5.4.5.

I verificatori che intendono operare in paesi terzi devono ottenere un accreditamento o un’abilitazione specifici per il paese di cui trattasi a complemento di un accreditamento o abilitazione generali, a norma delle specifiche di cui al regolamento EMAS. Essi devono quindi essere in possesso di: a) un accreditamento o abilitazione specifici per i codici NACE applicabili all’organizzazione di cui trattasi; b) conoscenza e comprensione delle disposizioni legislative, regolamentari e amministrative in materia di ambiente vigenti nel paese terzo per il quale si chiede l’accreditamento o l’abilitazione; c) conoscenza e comprensione della lingua ufficiale del paese terzo per il quale si chiede l’accreditamento o l’abilitazione.

5.4.6.

Nell’ambito del procedimento di verifica i verificatori controllano tutte le licenze e i permessi ambientali di cui l’organizzazione deve essere in possesso e qualsiasi altro tipo di prova a norma dell’ordinamento giuridico dei paesi interessati dalla domanda di registrazione.

5.4.7.

Nei paesi terzi il verificatore, oltre alle sue funzioni ordinarie, esegue anche un controllo approfondito del rispetto degli obblighi normativi da parte dell’organizzazione e dei suoi siti inclusi nel processo di registrazione. In tal modo, alla luce in particolare del disposto dell’articolo 13, paragrafo 2, lettera c), del regolamento EMAS, i verificatori controllano che non vi siano rilievi di inottemperanza in materia ambientale. I verificatori devono avvalersi dei risultati dell’operato delle autorità responsabili dell’applicazione e devono pertanto entrare in contatto con dette autorità per ottenere informazioni dettagliate sul rispetto degli obblighi normativi. Il verificatore deve assicurarsi della completezza dei materiali probanti pervenutigli, ad esempio mediante una relazione scritta stilata dall’autorità competente responsabile dell’applicazione. Qualora non rilevi alcuna inottemperanza, il verificatore ambientale lo dichiara nella propria dichiarazione sulle attività di verifica e convalida (allegato VII del regolamento EMAS). La dichiarazione dev’essere firmata dal verificatore. Il verificatore ha il dovere di controllare l’ottemperanza alle prescrizioni del regolamento EMAS mediante l’uso di tecniche ordinarie di audit. Per garantire un livello di qualità equivalente della registrazione dei siti di paesi terzi e dei siti UE inclusi nella registrazione, il verificatore può considerare la possibilità di eseguire una valutazione di rischio.

5.4.8.

A norma dell’articolo 13, paragrafo 2, lettera d), del regolamento EMAS, il verificatore deve controllare che non vi siano reclami pertinenti fatti da parti interessate e che eventuali reclami siano stati risolti positivamente.

5.4.9.

Gli Stati membri che provvedono alla registrazione per i paesi terzi (e quindi anche alla registrazione globale) valutano la possibilità di attuare misure volte a rafforzare il processo di registrazione al fine di garantire che i verificatori accreditati per specifici paesi terzi abbiano una preparazione adeguata per controllare il rispetto, da parte dell’organizzazione, della normativa nazionale applicabile nel paese terzo di cui trattasi.

5.4.10.

Gli Stati membri che provvedono alla registrazione globale possono valutare la possibilità di attuare specifiche disposizioni opzionali volte a rafforzare il controllo del rispetto degli obblighi normativi e garantire un processo di registrazione analogo a quello in vigore nell’UE. In particolare, gli Stati membri possono prendere in considerazione la possibilità di concludere accordi (accordi bilaterali, protocolli d’intesa ecc.). Tali accordi potrebbero comprendere una procedura per la comunicazione del rispetto degli obblighi normativi fra le rispettive autorità responsabili dell’applicazione nel paese terzo e nello Stato membro, nonché le modalità per comunicare le violazioni delle prescrizioni legali applicabili all’organismo competente dello Stato membro nel periodo fra la registrazione iniziale o il rinnovo e il rinnovo successivo.

5.4.11.

Con almeno sei settimane di anticipo rispetto a ciascuna verifica o convalida da svolgere in un paese terzo, il verificatore ambientale notifica all’organismo di accreditamento o di abilitazione dello Stato membro nel quale l’organizzazione interessata intende presentare domanda di registrazione o presso il quale è registrata i dati sul proprio accreditamento o abilitazione e il luogo e i tempi della verifica o della convalida. Inoltre, il verificatore (o i verificatori) deve notificare le informazioni relative al proprio accreditamento o abilitazione a tutti gli organismi di accreditamento o abilitazione degli Stati membri in cui sono ubicati siti inclusi nella registrazione.

5.4.12.

Qualora rilevi una situazione di inottemperanza al momento della registrazione, il verificatore non sottoscrive la dichiarazione ambientale EMAS e la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, del regolamento EMAS.

5.4.13.

Qualora rilevi un caso di inottemperanza durante il periodo di validità delle registrazioni o al momento del rinnovo, il verificatore riferisce all’organismo competente che l’organizzazione di cui trattasi ha cessato di ottemperare alle prescrizioni del sistema EMAS. Al momento del rinnovo, il verificatore può sottoscrivere la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, e la dichiarazione ambientale EMAS aggiornata solamente se l’organizzazione dimostra di avere adottato misure adeguate (ad esempio in collaborazione con le autorità responsabili dell’applicazione) per garantire il ripristino del rispetto degli obblighi normativi. Se l’organizzazione non può dimostrare al verificatore di avere adottato misure sufficienti per ripristinare il rispetto degli obblighi normativi, il verificatore non convalida la dichiarazione aggiornata e non sottoscrive la dichiarazione di cui all’articolo 25, paragrafo 9, né la dichiarazione ambientale EMAS.

5.5.   Il processo di registrazione

5.5.1.

L’organizzazione deve entrare in contatto per tempo con il verificatore (o i verificatori) e con l’organismo competente per chiarire le questioni linguistiche relative ai documenti necessari per la registrazione, tenendo conto dei requisiti dell’articolo 5, paragrafo 3 e dell’allegato IV, parte D, del regolamento EMAS.

5.5.2.

L’organizzazione fornisce elementi materiali che ne comprovino il rispetto degli obblighi normativi, come descritto nel punto 5.1.3.

5.5.3.

Dopo aver soddisfatto i requisiti EMAS, in particolare quelli applicabili al processo di registrazione elencati nell’allegato II del regolamento, e dopo la convalida della dichiarazione ambientale EMAS da parte di un verificatore accreditato o abilitato, l’organizzazione inoltra all’organismo competente (capofila) il formulario di domanda e i documenti di accompagnamento, compresi gli allegati VI e VII, ai fini della registrazione.

5.5.4.

L’organismo competente incaricato della registrazione controlla le informazioni contenute nella domanda e, a tal fine, comunica con l’organismo nazionale di accreditamento o abilitazione e, se del caso, con gli altri organismi competenti partecipanti. Se necessario, il verificatore responsabile della verifica può essere incluso in tale comunicazione. La posta ordinaria, quella elettronica e il fax sono modalità possibili di comunicazione, di cui occorre conservare una traccia scritta.

5.5.5.

Gli organismi di accreditamento e di abilitazione in tutti gli Stati membri interessati valutano la competenza del verificatore ambientale alla luce degli elementi descritti negli articoli 20, 21 e 22 del regolamento EMAS. Qualora la competenza del verificatore non sia approvata, l’organismo di accreditamento e abilitazione può obbligare il verificatore a ottemperare ai requisiti pertinenti e informare l’organismo competente nazionale del problema esistente. Inversamente, l’organismo competente deve trasmettere all’organismo di accreditamento o abilitazione, in ogni caso, un breve messaggio per comunicare il ricezione di una domanda di registrazione e l’esistenza di siti da registrare. In seguito alla ricezione di un messaggio siffatto, l’organismo di accreditamento e abilitazione deve comunicare i propri rilievi relativi al verificatore interessato (o ai verificatori interessati) all’organismo competente nazionale. A loro volta, tutti gli organismi competenti nazionali partecipanti trasmettono tale comunicazione all’organismo competente capofila. Ciò agevola il controllo finale da parte degli organismi competenti partecipanti e dell’organismo competente capofila volto ad accertare che il verificatore (o i verificatori) che partecipa al procedimento di registrazione sia accreditato o abilitato per tutti i codici NACE pertinenti per il processo di registrazione. L’assenza di tale comunicazione minima fra gli organismi competenti e gli organismi di accreditamento e abilitazione può compromettere le attività di supervisione.

5.5.6.

L’organismo competente incaricato della registrazione coordinerà il controllo del rispetto degli obblighi normativi sulla base delle informazioni fornite al verificatore dall’organizzazione. Solamente nei casi in cui uno Stato membro ha concluso accordi speciali con paesi terzi le cui disposizioni consentono allo Stato membro di entrare in contatto con le autorità responsabili dell’applicazione nei paesi terzi di cui trattasi, l’organismo competente può controllare il rispetto degli obblighi normativi consultando direttamente le autorità responsabili dell’applicazione nel paese terzo interessato. Altrimenti, l’organismo competente deve affidarsi al verificatore e/o all’organizzazione per ottenere materiale o documenti giustificativi che dimostrino l’ottemperanza alle prescrizioni di legge applicabili.

5.5.7.

Se del caso, in seguito alla decisione di registrazione l’organismo competente capofila ne informa tutti gli organismi competenti nazionali partecipanti, che a loro volta ne informano le rispettive autorità responsabili dell’applicazione.

5.5.8.

Qualora più organismi competenti partecipino a un procedimento di registrazione, si applicano le condizioni in materia di diritti di cui alla sezione 3.4.

5.6.   Cancellazione e sospensione di registrazioni

5.6.1.

L’organismo competente segue le regole generali stabilite nel regolamento EMAS in materia di cancellazione e sospensione.

5.6.2.

Qualsiasi denuncia relativa all’organizzazione registrata va notificata all’organismo competente.

5.6.3.

Le organizzazioni di paesi terzi che intendano ottenere una registrazione EMAS e desiderino avviare un procedimento di registrazione devono accettare che gli organismi competenti possano chiedere al verificatore di controllare possibili motivi di cancellazione o sospensione che possano verificarsi nel paese terzo in cui sono ubicati i siti, prima di prendere qualsiasi decisione. L’organizzazione collabora e risponde a tutte le domande relative a possibili motivi di sospensione e cancellazione poste dal verificatore o dall’organismo competente. L’organizzazione deve anche essere disposta a farsi carico dei costi incorsi dai verificatori per chiarire la situazione.

5.6.4.

In ogni caso, anche in presenza di tali accordi, il verificatore è responsabile del controllo del rispetto degli obblighi normativi. Eventuali denunce e non conformità che possano comportare la cancellazione o la sospensione della registrazione devono essere incluse nei controlli del rispetto degli obblighi normativi.

5.6.5.

Le ONG che operano nel paese terzo interessato possono essere consultate e utilizzate come fonti di informazione. In ogni caso, il verificatore riferisce all’organismo competente qualsiasi informazione pertinente rilevata durante il processo di verifica.

5.7.   Questioni linguistiche

5.7.1.

La dichiarazione ambientale EMAS e gli altri documenti pertinenti sono presentati in una lingua ufficiale dello Stato membro in cui ha sede l’organismo competente capofila (articolo 5, paragrafo 3). Inoltre, se un’organizzazione presenta una dichiarazione ambientale cumulativa con informazioni relative a singoli siti, le informazioni relativi ai siti ubicati nell’UE devono essere in una lingua ufficiale dei rispettivi Stati membri in cui sono ubicati e le informazioni relative a siti ubicati in paesi terzi devono essere preferibilmente in una lingua ufficiale dei rispettivi paesi terzi.

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(1)  Regolamento (CE) n. 1221/2009.

(2)  Stabilite dal regolamento (CE) n. 1893/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 dicembre 2006, che definisce la classificazione statistica delle attività economiche NACE Revisione 2 e modifica il regolamento (CEE) n. 3037/90 del Consiglio nonché alcuni regolamenti (CE) relativi a settori statistici specifici (GU L 393 del 30.12.2006, pag. 1).