(1)

Neuvoston asetusta (EY) N:o 1206/2001 (3) on muutettu aiemmin. Koska siihen on määrä tehdä huomattavia uusia muutoksia, kyseinen asetus olisi selkeyden vuoksi uudelleenlaadittava.

(2)

Unioni on asettanut tavoitteekseen pitää yllä ja kehittää unionia vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuvana alueena, jossa taataan henkilöiden vapaa liikkuvuus. Tällaisen alueen toteuttamista varten unioni toteuttaa muiden toimenpiteiden muassa yksityisoikeudellisia asioita koskevan oikeudellisen yhteistyön alalla toimenpiteitä, jotka ovat tarpeen sisämarkkinoiden moitteettoman toiminnan kannalta.

(3)

Sisämarkkinoiden moitteettoman toiminnan vuoksi ja sellaisen siviilioikeuden alueen kehittämiseksi unionissa on tarpeen edelleen parantaa ja nopeuttaa todisteiden vastaanottamista koskevaa yhteistyötä eri jäsenvaltioiden tuomioistuinten välillä. Tällä asetuksella pyritään tehostamaan ja nopeuttamaan oikeudenkäyntimenettelyjä yksinkertaistamalla ja virtaviivaistamalla todisteiden vastaanottamista koskevia yhteistyömekanismeja rajat ylittävissä oikeudenkäynneissä ja auttamaan samalla vähentämään viivytyksiä ja kansalaisille ja yrityksille aiheutuvia kustannuksia. Oikeusvarmuuden lisääminen ja yksinkertaisemmat, virtaviivaistetut ja digitalisoidut menettelyt kannustavat kansalaisia ja yrityksiä rajatylittäviin liiketoimiin ja edistävät siten unionin sisäistä kauppaa ja sen myötä sisämarkkinoiden toimintaa.

(4)

Tässä asetuksessa vahvistetaan säännöt, jotka koskevat eri jäsenvaltioiden tuomioistuinten välistä yhteistyötä siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa.

(5)

Tässä asetuksessa ’tuomioistuimen’ olisi ymmärrettävä tarkoittavan myös viranomaisia, jotka hoitavat oikeudellisia tehtäviä, jotka toimivat oikeusviranomaisen antaman valtuutuksen nojalla tai jotka toimivat oikeusviranomaisen valvonnassa ja joilla on kansallisen lainsäädännön nojalla toimivalta vastaanottaa todisteita siviili- tai kauppaoikeudellisia asioita koskevia oikeudenkäyntejä varten. Mukaan luetaan erityisesti viranomaiset, jotka luokitellaan tuomioistuimiksi muiden unionin säädösten, kuten neuvoston asetuksen (EU) 2019/1111 (4) ja Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusten (EU) N:o 1215/2012 (5) ja (EU) N:o 650/2012 (6), nojalla.

(6)

Mahdollisimman suuren selvyyden ja oikeusvarmuuden varmistamiseksi todisteiden vastaanottamista koskeva pyyntö olisi toimitettava lomakkeella, joka on täytetty pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen jäsenvaltion kielellä tai jollakin muulla kielellä, jonka kyseinen jäsenvaltio hyväksyy. Samasta syystä olisi lomakkeita mahdollisuuksien mukaan käytettävä myös asianomaisten tuomioistuinten välisessä myöhemmässä yhteydenpidossa.

(7)

Jotta pyyntöjen ja ilmoitusten nopea toimittaminen jäsenvaltioiden välillä todisteiden vastaanottamiseksi voidaan taata, olisi käytettävä kaikkia soveltuvia nykyaikaisia viestintäteknisiä välineitä. Sen vuoksi kaikki viestintä ja asiakirjojen vaihto olisi pääsääntöisesti toteutettava sellaisen suojatun ja luotettavan hajautetun tietojärjestelmän välityksellä, joka koostuu kansallisista tietojärjestelmistä, jotka on liitetty keskenään yhteen ja jotka ovat teknisesti yhteensopivia, esimerkiksi e-CODEX-järjestelmän perusteella, sanotun kuitenkaan rajoittamatta tulevaa teknistä kehitystä. Näin ollen olisi perustettava hajautettu tietojärjestelmä tämän asetuksen mukaista tiedonvaihtoa varten. Kyseisen tietojärjestelmän hajautettu luonne mahdollistaisi tiedonvaihdon yksinomaan yhdestä jäsenvaltiosta toiseen ilman, että mikään unionin toimielin on osallisena kyseisessä tiedonvaihdossa.

(8)

Suojatun hajautetun tietojärjestelmän ja sen osien ei olisi välttämättä katsottava muodostavan Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) N:o 910/2014 (7) määriteltyä hyväksyttyä sähköistä rekisteröityä jakelupalvelua, sanotun kuitenkaan rajoittamatta mahdollista tulevaa teknistä kehitystä.

(9)

Komission olisi vastattava sellaisen viitesovelluksen luomisesta, ylläpidosta ja tulevasta kehittämisestä, jota jäsenvaltiot voisivat käyttävää kansallisen tietojärjestelmän sijaan, sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteiden mukaisesti. Komission olisi suunniteltava viitesovellus ja kehitettävä ja ylläpidettävä sitä noudattaen Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksissa (EU) 2018/1725 (8) ja (EU) 2016/679 (9) säädettyjä tietosuojavaatimuksia ja -periaatteita, erityisesti sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteita. Viitesovelluksen olisi myös sisällettävä asianmukaiset tekniset toimenpiteet ja mahdollistettava tarvittavat organisatoriset toimenpiteet todisteiden vastaanottamiseen liittyvän tietojenvaihdon asianmukaisen turvallisuus- ja yhteentoimivuustason varmistamiseksi.

(10)

Unionin vastuulla olevien hajautetun tietojärjestelmän osien osalta hallintayksiköllä olisi oltava riittävät resurssit kyseisen järjestelmän moitteettoman toiminnan varmistamiseksi.

(11)

Kansallisen lainsäädännön mukaisesti toimivaltaisen viranomaisen tai toimivaltaisten viranomaisten olisi oltava asetuksessa (EU) 2016/679 määriteltyjen rekisterinpitäjien ominaisuudessa vastuussa tämän asetuksen nojalla suorittamastaan henkilötietojen käsittelystä, joka liittyy pyyntöjen ja muiden ilmoitusten toimittamiseen jäsenvaltioiden välillä.

(12)

Toimittaminen hajautetun tietojärjestelmän välityksellä voisi tulla mahdottomaksi järjestelmähäiriön tai todisteiden luonteen vuoksi esimerkiksi, kun toimitetaan DNA- tai verinäytteitä. Myös poikkeuksellisissa olosuhteissa muut viestintäkeinot voisivat olla tarkoituksenmukaisempia, esimerkiksi tilanteissa, joissa laajan asiakirja-aineiston muuntaminen sähköiseen muotoon aiheuttaisi toimivaltaisille viranomaisille kohtuutonta hallinnollista rasitetta tai joissa alkuperäinen asiakirja tarvitaan paperisena sen aitouden arvioimiseksi. Kun hajautettua tietojärjestelmää ei käytetä, toimittaminen olisi toteutettava tarkoituksenmukaisimmalla vaihtoehtoisella tavalla. Tällaisten vaihtoehtoisten tapojen olisi tarkoitettava muun muassa toimituksen mahdollisimman nopeaa lähettämistä turvallisella tavalla muita turvallisia sähköisiä keinoja käyttäen tai postipalvelun välityksellä.

(13)

Jotta asiakirjojen sähköistä rajat ylittävää toimittamista hajautetun tietojärjestelmän välityksellä voitaisiin tehostaa, tällaisten asiakirjojen oikeusvaikutuksia ja hyväksyttävyyttä todisteina oikeudenkäynnissä ei saisi kieltää pelkästään sen takia, että ne ovat sähköisessä muodossa. Kyseinen periaate ei kuitenkaan saisi vaikuttaa tällaisten asiakirjojen oikeusvaikutuksia tai tällaisten asiakirjojen hyväksyttävyyttä todisteina koskevaan arviointiin kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Se ei myöskään saisi vaikuttaa asiakirjojen muuntamista koskevaan kansalliseen lainsäädäntöön.

(14)

Tämä asetus ei saisi vaikuttaa viranomaisten mahdollisuuksiin vaihtaa tietoja muilla unionin välineillä, kuten asetuksella (EU) 2019/1111 tai neuvoston asetuksella (EY) N:o 4/2009 (10), perustetuissa järjestelmissä, myös silloin kun kyseisillä tiedoilla on todistearvoa; pyynnön esittänyt viranomainen voi näin ollen valita asianmukaisimman menetelmän.

(15)

Todisteiden vastaanottamista koskevat pyynnöt olisi täytettävä pikaisesti. Jos pyyntöä ei voida täyttää 90 päivän kuluessa pyynnön saapumisesta pyynnön vastaanottaneelle tuomioistuimelle, pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen olisi ilmoitettava asiasta pyynnön esittäneelle tuomioistuimelle ja mainittava ne syyt, jotka estävät sitä täyttämästä pyyntöä pikaisesti.

(16)

Sen varmistamiseksi, että tämä asetus on tehokas, olosuhteet, joissa on mahdollista kieltäytyä todisteiden vastaanottamista koskevan pyynnön täyttämisestä, olisi rajoitettava tarkasti rajattuihin poikkeustapauksiin.

(17)

Pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen olisi täytettävä todisteiden vastaanottamista koskeva pyyntö kansallista lainsäädäntöään noudattaen.

(18)

Oikeudenkäynnin asianosaisten tai heidän mahdollisten edustajiensa olisi voitava olla läsnä todisteita vastaanotettaessa, jos tästä on säädetty pyynnön esittäneen tuomioistuimen jäsenvaltion lainsäädännössä, jotta he voivat seurata oikeudenkäyntiä vastaavalla tavalla kuin jos todisteiden vastaanottaminen tapahtuisi pyynnön esittäneen tuomioistuimen jäsenvaltiossa. Heillä olisi myös oltava oikeus pyytää saada osallistua todisteiden vastaanottamiseen, jotta heillä olisi aktiivisempi asema todisteiden vastaanottamisessa. Pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen olisi kuitenkin määriteltävä heidän osallistumisensa edellytykset kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti.

(19)

Pyynnön esittäneen tuomioistuimen edustajien olisi voitava olla läsnä todisteita vastaanotettaessa, jos se on pyynnön esittäneen tuomioistuimen jäsenvaltion lainsäädännön mukaista, jotta heillä olisi paremmat mahdollisuudet arvioida todisteita. Heillä olisi myös oltava oikeus pyytää osallistua todisteiden vastaanottamiseen niiden edellytysten mukaisesti, jotka pyynnön vastaanottanut tuomioistuin on asettanut kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti, jotta heillä olisi aktiivisempi asema todisteiden vastaanottamisessa.

(20)

Todisteiden vastaanottamisen helpottamiseksi jäsenvaltion tuomioistuimen olisi voitava kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti välittömästi vastaanottaa todisteita toisessa jäsenvaltiossa, jos tämä hyväksyy todisteiden välitöntä vastaanottamista koskevan pyynnön, pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion keskusviranomaisen tai toimivaltaisen viranomaisen määrittelemien edellytysten mukaisesti.

(21)

Tällä hetkellä ei täysin hyödynnetä nykyaikaiseen viestintätekniikkaan liittyviä mahdollisuuksia, kuten videoneuvottelua, joka on merkittävä keino yksinkertaistaa ja nopeuttaa todisteiden vastaanottamista. Jos todisteet on vastaanotettava kuulemalla toisessa jäsenvaltiossa olevaa henkilöä, kuten todistajaa, oikeudenkäynnin asianosaista tai asiantuntijaa, pyynnön esittäneen tuomioistuimen olisi vastaanotettava todisteet välittömästi videoneuvottelua tai muuta etäviestintätekniikkaa käyttäen, jos kyseinen tekniikka on tuomioistuimen käytettävissä ja tuomioistuin katsoo, että tällaisen tekniikan käyttö on asianmukaista asian erityisten olosuhteiden sekä oikeudenmukaisen oikeudenkäynnin toteutumisen kannalta. Videoneuvottelua voitaisiin käyttää myös lapsen kuulemiseen asetuksen (EU) 2019/1111 mukaisesti. Jos pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion keskusviranomainen tai toimivaltainen viranomainen on kuitenkin katsonut olevan tarpeen asettaa tiettyjä ehtoja, todisteiden välittömän vastaanottamisen olisi tapahduttava kyseisten ehtojen ja kyseisen jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti. Pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion keskusviranomaisen tai toimivaltaisen viranomaisen olisi voitava evätä välitön todisteiden vastaanottaminen kokonaan tai osittain, jos tällainen todisteiden välitön vastaanottaminen olisi vastoin kyseisen jäsenvaltion lainsäädännön perusperiaatteita.

(22)

Jos todisteet on määrä vastaanottaa kuulemalla henkilöä videoneuvottelua tai muuta etäviestintätekniikkaa käyttäen, pyynnön esittänyttä tuomioistuinta olisi sen pyynnöstä autettava löytämään tulkki, mukaan lukien virallinen tulkki nimenomaisesti pyydettäessä.

(23)

Asiaa käsittelevän tuomioistuimen olisi annettava asianosaisille ja heidän laillisille edustajilleen ohjeet asiakirjojen tai muun aineiston esittämiseen sovellettavasta menettelystä, kun kuuleminen suoritetaan videoneuvottelua tai muuta asianmukaista etäviestintätekniikkaa käyttäen.

(24)

Diplomaattisten edustajien tai konsuliviranomaisten toteuttaman todisteiden vastaanottamisen helpottamiseksi tällaisten henkilöiden olisi voitava vastaanottaa todisteita toisen jäsenvaltion alueella ja alueella, jolle heidät on akkreditoitu, ilman ennalta esitettävää pyyntöä kuulemalla pakkokeinoja käyttämättä edustamansa jäsenvaltion kansalaisia edustamassaan jäsenvaltiossa vireillä olevaa oikeudenkäyntiä varten. Olisi kuitenkin jätettävä jäsenvaltion harkintavaltaan, onko sen diplomaattisilla edustajilla tai konsuliviranomaisilla valtuudet ottaa vastaan todisteita osana tehtäviään.

(25)

Diplomaattisten edustajien tai konsuliviranomaisten toteuttaman todisteiden vastaanottamisen olisi tapahduttava diplomaatti- tai konsuliedustuston tiloissa, jollei poikkeuksellisista olosuhteista muuta johdu. Tällaisiin olosuhteisiin voisi sisältyä se, että kuultava henkilö ei pysty tulemaan tiloihin vakavan sairauden takia.

(26)

Tämän asetuksen mukaisen todisteiden vastaanottamista koskevan pyynnön täyttäminen ei saisi johtaa vaatimukseen maksujen tai kulujen korvaamisesta. Jos pyynnön vastaanottanut tuomioistuin kuitenkin vaatii korvausta, sen ei pitäisi joutua vastaamaan asiantuntijoille ja tulkeille maksetuista palkkioista eikä kuluista, jotka johtuvat pyynnön täyttämisestä kansallisessa lainsäädännössä säädettyä erityistä menettelyä käyttäen tai etäviestintätekniikan käytöstä. Tällöin pyynnön esittäneen tuomioistuimen olisi toteutettava tarpeelliset toimenpiteet huolehtiakseen korvauksesta viipymättä. Jos pyyntö koskee asiantuntijalausuntoa, pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen olisi voitava ennen pyynnön täyttämistä pyytää pyynnön esittäneeltä tuomioistuimelta riittävän vakuuden asettamista tai ennakkomaksun suorittamista kuluja varten.

(27)

Jotta tämän asetuksen liitteessä I olevat lomakkeet voidaan saattaa ajan tasalle tai jotta kyseisiin lomakkeisiin voidaan tehdä teknisiä muutoksia, komissiolle olisi siirrettävä valta hyväksyä säädösvallan siirron nojalla annettavia delegoituja säädöksiä Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 290 artiklan mukaisesti kyseistä liitettä koskevien muutosten osalta. On erityisen tärkeää, että komissio asiaa valmistellessaan toteuttaa asianmukaiset kuulemiset, myös asiantuntijatasolla, ja että nämä kuulemiset toteutetaan paremmasta lainsäädännöstä 13 päivänä huhtikuuta 2016 tehdyssä toimielinten välisessä sopimuksessa (11) vahvistettujen periaatteiden mukaisesti. Jotta voitaisiin erityisesti varmistaa tasavertainen osallistuminen delegoitujen säädösten valmisteluun, Euroopan parlamentille ja neuvostolle toimitetaan kaikki asiakirjat samaan aikaan kuin jäsenvaltioiden asiantuntijoille, ja Euroopan parlamentin ja neuvoston asiantuntijoilla on järjestelmällisesti oikeus osallistua komission asiantuntijaryhmien kokouksiin, joissa valmistellaan delegoituja säädöksiä.

(28)

Jotta voidaan varmistaa tämän asetuksen yhdenmukainen täytäntöönpano, komissiolle olisi siirrettävä täytäntöönpanovaltaa. Tätä valtaa olisi käytettävä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 182/2011 (12) mukaisesti.

(29)

Tällä asetuksella olisi oltava etusija jäsenvaltioiden tekemissä kahdenvälisissä tai monenvälisissä sopimuksissa tai järjestelyissä, joiden soveltamisala on sama kuin tämän asetuksen soveltamisala, oleviin määräyksiin nähden. Tällä asetuksella ei estetä jäsenvaltioita pitämästä voimassa tai tekemästä sopimuksia tai järjestelyjä, joiden tavoitteena on helpottaa edelleen todisteiden vastaanottamista koskevaa yhteistyötä edellyttäen, että kyseiset sopimukset tai järjestelyt ovat yhteensopivia tämän asetuksen kanssa.

(30)

On olennaisen tärkeää, että käytettävissä on tehokkaita keinoja todisteiden hankkimiseksi, säilyttämiseksi ja esittämiseksi ja että puolustautumisoikeutta kunnioitetaan ja luottamukselliset tiedot turvataan. Tässä yhteydessä on tärkeää kannustaa nykyaikaisen teknologian käyttöön.

(31)

Todisteiden vastaanottamista, säilyttämistä ja esittämistä koskevissa menettelyissä olisi varmistettava, että prosessuaaliset oikeudet sekä yksityisyyden suoja ja henkilötietojen eheys ja luottamuksellisuus turvataan unionin oikeuden ja kansallisen lainsäädännön mukaisesti.

(32)

On tärkeää varmistaa, että tätä asetusta sovelletaan unionin tietosuojalainsäädäntöä noudattaen ja että tätä asetusta sovellettaessa noudatetaan Euroopan unionin perusoikeuskirjassa vahvistettua yksityisyyden suojaa. Lisäksi on tärkeää varmistaa, että tämän asetuksen nojalla tapahtuvassa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan asetusta (EU) 2016/679, Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 2002/58/EY (13) sekä asetusta (EU) 2018/1725. Henkilötietoja olisi käsiteltävä tämän asetuksen nojalla vain siinä säädetyissä erityistarkoituksissa.

(33)

Paremmasta lainsäädännöstä 13 päivänä huhtikuuta 2016 tehdyn toimielinten välisen sopimuksen 22 ja 23 kohdan mukaisesti komission olisi arvioitava tätä asetusta erityisten seurantajärjestelyjen avulla kerättyjen tietojen perusteella, jotta tämän asetuksen todellisia vaikutuksia ja mahdollisten lisätoimenpiteiden tarvetta voitaisiin arvioida. Jos jäsenvaltiot keräävät tietoja toimitettujen pyyntöjen ja täytettyjen pyyntöjen lukumääristä sekä niiden tapausten lukumäärästä, joissa toimittaminen tapahtui muulla tavalla kuin hajautetun tietojärjestelmän välityksellä, niiden olisi toimitettava komissiolle tällaiset tiedot seurantaa varten. Komission taustajärjestelmäksi kehittämällä viitesovelluksella olisi kerättävä ohjelman avulla seurantaa varten tarvittavat tiedot, ja tällaiset tiedot olisi toimitettava komissiolle. Jos jäsenvaltiot päättävät käyttää kansallista tietojärjestelmää komission kehittämän viitesovelluksen sijaan, kyseinen järjestelmä voidaan varustaa ohjelmalla kyseisten tietojen keräämiseksi, ja tässä tapauksessa kyseiset tiedot olisi toimitettava komissiolle.

(34)

Jäsenvaltiot eivät voi riittävällä tavalla saavuttaa tämän asetuksen tavoitteita, vaan ne voidaan saavuttaa paremmin unionin tasolla, koska on luotava yksinkertaistetut oikeudelliset puitteet todisteiden vastaanottamista koskevien pyyntöjen ja ilmoitusten suoran, tehokkaan ja nopean toimittamisen varmistamiseksi. Sen vuoksi unioni voi toteuttaa toimenpiteitä Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 5 artiklassa vahvistetun toissijaisuusperiaatteen mukaisesti. Mainitussa artiklassa vahvistetun suhteellisuusperiaatteen mukaisesti tässä asetuksessa ei ylitetä sitä, mikä on tarpeen näiden tavoitteiden saavuttamiseksi.

(35)

Euroopan tietosuojavaltuutettua on kuultu asetuksen (EU) 2018/1725 42 artiklan 1 kohdan mukaisesti, ja hän on antanut lausunnon 13 päivänä syyskuuta 2019 (14).

(36)

Jotta sen säännökset olisivat helpommin saatavilla ja luettavampia, asetus (EY) N:o 1206/2001 olisi kumottava ja korvattava tällä asetuksella.

(37)

Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan unionin toiminnasta tehtyyn sopimukseen liitetyssä, Yhdistyneen kuningaskunnan ja Irlannin asemasta vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen osalta tehdyssä pöytäkirjassa N:o 21 olevan 3 artiklan sekä 4 a artiklan 1 kohdan mukaisesti Irlanti on ilmoittanut haluavansa osallistua tämän asetuksen hyväksymiseen ja soveltamiseen.

(38)

Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan unionin toiminnasta tehtyyn sopimukseen liitetyssä, Tanskan asemasta tehdyssä pöytäkirjassa N:o 22 olevien 1 ja 2 artiklan mukaisesti Tanska ei osallistu tämän asetuksen hyväksymiseen, asetus ei sido Tanskaa eikä sitä sovelleta Tanskaan,