Kerneområder

Vigtigste spørgsmål

Bedste praksis anbefalinger

Relevant certificeringskriterium

Hvilken procentdel af virksomheden forretning (i årlig omsætning) afhænger af eksport og overførsler af varer, der kan tildeles licens?

Hvor mange eksportekspeditioner og overførsler af sådanne varer finder sted på et år?

Hvilken funktioner i virksomheden (f.eks. indkøb, ingeniørarbejde, projektledelse, shipping) er involveret i eksport- og overførselsproceduren, og hvordan er de pågældende ansvarsområder tilrettelagt?

Har virksomheden et elektronisk system til at forvalte eksport og overførsler? Hvad er de vigtigste funktioner?

Formålet med disse spørgsmål er at indhente yderligere oplysninger om virksomhedens interne organisation, som er af betydning for vurderingen af konsekvenserne af eksport-/overførselsaktiviteter på virksomheden, og om de dermed forbundne operationelle procedurer

Hvor mange personer er enten ansat udelukkende til at håndtere forvaltningen af eksport og overførsler eller har ansvaret for det sammen med andre opgaver?

Der bør altid være mindst to personer i tilfælde af ferie, sygdom osv.

Cirkulerer virksomheden internt sit skriftlige tilsagn om at overholde kontrolforskrifter vedrørende eksport/overførsel og at rette sig efter eventuelle relevante slutanvendelses- og eksportrestriktioner?

Cirkulerer virksomheden internt sit skriftlige tilsagn om på anmodning at afgive slutbrugs-/slutbrugeroplysninger?

Begge skriftlige tilsagn bør indgå i de manualer om overholdelse, der er til rådighed for eksport-/overførselskontrolpersonalet og bør også være kendt af alle ansatte, der er berørt af eksport-/overførselskontrol (f.eks. salgsafdeling …).

9, stk. 2, litra d), og 9, stk. 2, litra e)

Har virksomheden hidtil overholdt kontrolforskrifter vedrørende eksport/overførsel?

Virksomheden bør vise gode resultater med hensyn til overholdelse af kontrolforskrifter vedrørende eksport/overførsel.

9, stk. 2, litra a)

Findes der ajourførte manualer om overholdelses til brug for eksport-/overførselskontrolpersonale?

Manualer om overholdelse til brug for og vejledning af eksport-/overførselskontrolpersonale bør være til rådighed i hvert fald i elektronisk form (for eksempel på virksomhedens intranet).

Manualerne bør indeholde de operationelle og organisatoriske procedurer, der skal følges af de eksport-/overførselskontrolpersonale.

Eksport-/overførselskontrolpersonale bør hurtigt underrettes om ændringer i håndbogen, der gælder for deres opgaver, samt for deres ikrafttræden.

9, stk. 2, litra f)

Beskriv venligst ansvarskæden for eksport og overførsler i Deres virksomhed.

Ansvaret for kontrol af overholdelse af reglerne om eksport-/overførselskontrol bør nedfældes skriftligt. Dokumenter hvori ansvarskæden beskrives (såsom registre eller organisationsplaner) bør holdes ajour.

Beskrivelsen bør indeholde detaljer om delegering af ansvar og de vedtagne rutiner i situationer, hvor den ledende medarbejder anført i artikel 9, stk. 2, litra c), i direktiv 2009/43/EF ikke er til stede.

9, stk. 2, litra f)

Er beskrivelsen til enhver tid tilgængelig for den kompetente myndighed?

Viden om ansvarskæden bør altid være let tilgængeligt for den kompetente myndighed, ikke kun i ansøgningsfasen, men også med henblik på efterfølgende kontrol af overholdelsen og kontrolbesøg.

9, stk. 2, litra f)

I hvilken del af Deres virksomhed ligger eksport-/overførselsforvaltningen?

Om eksport-/overførselskontrolforvaltningen er organiseret i hver enkelt forsendelsesenhed, i hovedkontoret eller som en særskilt eksportkontrolafdeling, bør afhænge af virksomhedens størrelse og struktur.

9, stk. 2, litra f)

Hvordan samvirker eksport-/overførselskontrolpersonalet med andre funktioner i virksomheden?

Eksport-/overførselskontrolpersonalet bør beskyttes så meget som muligt mod interessekonflikter. De bør have beføjelse til at standse en transaktion.

9, stk. 2, litra f)

Hvordan er forholdet mellem eksport-/overførselskontrolpersonale og den ledende medarbejder organiseret, for eksempel muligheden for udveksling af oplysninger?

Eksport-/overførselskontrolpersonalet bør have adgang til at rapportere direkte til den ledende medarbejder, hvis de ønsker have beføjelse til at standse en transaktion.

9, stk. 2, litra f)

Angiv venligst de øvrige ansvarsområder for den ledende medarbejder, der er udpeget som personlig ansvarlig for overførsler og eksport

Den ledende medarbejder bør være en del af topledelsen. Hans/hendes stilling bør ikke give anledning til interessekonflikter (f.eks. bør han/hun ikke tillige være salgschef …).

9, stk. 2, litra c) og f)

Hvor ofte gennemføres der stikprøveinspektioner?

Det interne program til sikring af overholdelse af gældende regler (ICP — internal control programme) og de daglige arbejdsrutiner bør underkastes (uventede) stikprøvekontroller.

9, stk. 2, litra f)

Hvor ofte er der intern revision?

Ideelt set en gang om året og mindst hvert tredje år.

9, stk. 2, litra f)

Hvilken procentdel af eksporten/udførslen underkastes kontroller?

Afhængigt af antallet af eksporter/overførsler, mindst 1 % og et forventet maksimum på 20 %. Den forholdsmæssige andel kan variere for hver revision, der iværksættes.

Hvem udfører kontrollerne?

Mulige svar er et af følgende:

Hvilke spørgsmål omfatter revisionen?

Revisioner bør mindst give svar på følgende spørgsmål:

Hvordan sikrer De, at De reviderer et repræsentativt udvalg af forsendelser?

Der bør finde revision sted af mindst én forsendelse pr. kundedestination eller mindst en forsendelse for hvert projekt.

9, stk. 2, litra f)

Har virksomheden etableret en intern revisionsordning?

Der bør etableres en intern revisionsordning til sikring af, at et repræsentativt udvalg af forsendelser bliver revideret.

Korrigeres den manglende overholdelse, der afdækkes ved den interne revision, systematisk? Opbevares der et spor af sådanne handlinger?

Virksomheden bør tydeligt registrere enhver mistanke om forekomst af manglende overholdelse, der afdækkes af den interne revision, samt de anbefalede foranstaltninger til korrektion af en sådan forekomst og en vurdering af de pågældende korrigerende foranstaltningers effektivitet med hensyn til regeloverholdelse.

Hvordan er virksomhedens interne processer til at øge den generelle bevidstgørelse og at minimere de risici, der er forbundet med eksport-/overførselskontrol?

Operationelle og organisatoriske procedurer bør fastlægges skriftligt og give instruktion og vejledning om følgende:

9, stk. 2, litra f)

På hvilken måde tager virksomheden hensyn til embargoer?

I tilfælde, hvor en overførsel er planlagt til at blive sendt til en destination, der er omfattet af en embargo, bør der findes regler for undersøgelse af de relevante embargobestemmelser. Undersøgelsen bør mindst omfatte:

9, stk. 2, litra f)

På hvilken måde tager virksomheden hensyn til sanktionslister?

Navnene og identiteterne på de juridiske og fysiske personer, der skal leveres til, bør sammenholdes med de relevante sanktionslister.

9, stk. 2, litra f)

Når der søges efter en identitet på sanktionslisten, hvor sikkert (niveau/procent) skal et sammenfald være, for at det anses for at være et sammenfald (»et hit«)? Hvilke procedurer følges, når en overensstemmelse med et navn er fundet?

Proceduremæssige instruktioner bør være fastlagt skriftligt med en beskrivelse af, hvor sandsynligt det er, at overensstemmelser skal behandles (for eksempel, når en overensstemmelse er blevet fundet, skal den indberettes til den kompetente myndighed).

Spørgsmål om interne procedurer, som sikrer, at et produkt på en liste ikke eksporteres eller overføres uden en licens:

9, stk. 2, litra f)

Klassificeringen af produkter bør registreres i et elektronisk databehandlingssystem (kun hvis et sådant findes). Ændringer i kontrollisterne bør straks rapporteres i systemet.

Eksport-/overførselskontrolpersonalet bør være ansvarlig for registrering og klassificering af produkter, om nødvendigt i samråd med tekniske eksperter.

Eksport-/overførselskontrolpersonalet bør være ansvarlig for kontrollen af modtagernes pålidelighed, med særlig opmærksomhed rettet mod slutbrugen og risikoen for omdirigering.

Hvis eksport-/overførselskontrolpersonalet har modtaget oplysninger om, at modtageren har overtrådt eksport-/overførselskontrolreglerne, bør det underrette den kompetente myndighed. En kontrol af modtagerens redelighed er især vigtig i tilfælde, hvor kunden er ny, eller hvor kundens identitet er uklar, eller når der er tvivl om den erklærede slutbrug (f.eks. bestilling af usædvanlige mængder, modtageren har anmodet særlige og usædvanlige transitruter …).

Hvordan sikrer virksomheden overholdelsen af kravene vedrørende immateriel overførsel af teknologi (IOT) (f.eks. e-mail og adgang til intranettet fra udlandet)?

Virksomheden bør have givet klare og skriftlige instruktioner i forhold til IOT via e-mail, fax, intranet eller internet.

Tilvejebringelse eller overførsel af teknologi bør først ske, når der er foretaget en vurdering af, om der kan gives licens, og i bekræftende fald, om der er udstedt en licens, som tillader overførslen.

9, stk. 2, litra f)

Hvordan sikrer virksomheden overholdelse af kravene vedrørende teknisk bistand?

Der bør findes en overholdelsesprocedure vedrørende teknisk bistand:

9, stk. 2, litra f)

Hvordan sikrer virksomheden, at den udarbejder komplette licensansøgninger?

Virksomheder bør have det fornødne udstyr til fuldt ud at kunne overholde licensansøgningsprocedurerne i den medlemsstat, hvor den er etableret.

9, stk. 2, litra f)

Hvilke interne procedurer sikrer overholdelse af licensens betingelser?

En endelig verifikation af kontrolkravene til eksporten/overførslen bør finde sted inden den endelige forsendelse for at sikre, at vilkårene og betingelserne for licensen er overholdt.

9, stk. 2, litra f)

Hvilke oplysninger er tilgængelige for alle ansatte, der berøres af eksport-/overførselskontrol, og for eksport-/overførselskontrolpersonale?

Alle bør have adgang til de ovennævnte operationelle og organisatoriske procedurer vedrørende eksport-/overførselskontrol.

De operationelle og organisatoriske procedurer bør nedfældes og ajourføres i manualer om overholdelse, der er til rådighed for eksport-/overførselskontrolpersonalet.

De operationelle og organisatoriske procedurer bør indeholde en klar beskrivelse af den samlede eksport-/overførselsproces vedrørende overholdelse fra modtagelsen af en ordre, undersøgelse af, om den er omfattet af eksport-/overførselsregler, samt overholdelse af relevante eksport-/overførselsregler og til den endelige forsendelse eller overførsel.

9, stk. 2, litra f)

Hvor ofte ajourføres eksportkontrolpersonalets viden?

Dette bør ske, når der foretages ændringer på nationalt plan eller EU-plan af eksportkontrollovgivningen og –procedurerne, dog mindst en gang om året. Ud over disse generelle årlige uddannelsesajourføringer anbefales det, at kommentarer til eksport-/overførselskontrollovgivningen samt faglige tidsskrifter og blade stilles til rådighed, hvis sådanne findes.

Hvordan ajourføres eksport/overførselskontrolpersonalet?

Træning gennem forskellige værktøjer, som inkluderer:

Er Deres virksomheds sikkerhed godkendt af et relevant statsligt organ? Anfør venligst nærmere oplysninger.

Alle nationale forsvarsministerier eller lignende organisationer må antages at kræve et vist mål af sikkerhed, når virksomheden arbejder på deres vegne. Den blotte omstændighed, at virksomheden er sikkerhedsgodkendt på en eller anden måde, kan være tilstrækkeligt.

9, stk. 2, litra f)

Hvis der ikke foreligger en officiel sikkerhedsgodkendelse, hvilke sikkerhedsforanstaltninger findes der da til sikring af eksport-/overførselsregistre og -procedurer?

Lokaliteterne bør være helt omgivet af hegn. Indgangen bør være sikret og kontrolleret. Lokaliteterne bør være under konstant overvågning, selv uden for arbejdstid. Der kunne være en separat indgang til leverancer og afhentninger, afsondret fra hovedproduktionsområdet.

9, stk. 2, litra f)

Hvilke sikkerhedsforanstaltninger findes der vedrørende software og teknologi?

Systemet bør være passwordbeskyttet og sikret af en firewall. Virksomhedens netværk er sikret mod uberettiget adgang.

Der bør ske kontrol af elektronisk udstyr (laptops, personlige digitale assistenter mv.), der medtages uden for virksomheden eller oversøisk og af e-mail, der sendes som del af et projekt og i øvrigt.

9, stk. 2, litra f)

Hvordan holder De regnskab med de eksportbegrænsninger, som meddeles Dem af leverandøren produkterne?

Virksomheden bør medtage et eller flere af følgende:

9, stk. 2, litra f)

Hvordan sammenholder De eksportbegrænsninger med efterfølgende overførsler eller eksport?

Mulige svar bør omfatte et eller flere af følgende:

9, stk. 2, litra f)

Hvordan stilles disse registre til rådighed for de kompetente myndigheder?

9, stk. 2, litra f)