Ключови области

Основни въпроси

Препоръки за най-добри практики

Съответен критерий за сертифициране

Какъв процент от дейността на предприятието (годишен оборот) зависи от износа и трансферите на подлежащи на лицензиране предмети?

Колко на брой износа и трансфера на такива артикули се осъществяват годишно?

Какви дейности в рамките на дружеството (например закупуване, инженеринг, управление на проекти, експедиция) са ангажирани с процеса на износ и трансфер и по какъв начин са организирани тези отговорности?

Разполага ли предприятието с електронна система за управление на износа и трансферите? Какви са нейните основни характеристики?

Целта на тези въпроси е да се получи допълнителна информация за вътрешната организация на предприятието, която е от значение за оценката на въздействието на дейностите по износа/трансфера върху предприятието и върху свързаните с тях оперативни процедури.

Колко души са заети единствено в управлението на износа и трансферите или отговарят за това наред с други задачи?

Следва да има поне двама души в случай на отпуск, болест и т.н.

Разпространява ли предприятието като вътрешни циркулярни съобщения своите писмени ангажименти за спазване на нормите за контрол на износа/трансфера и за придържане към всички съответни ограничения за крайната употреба и износа?

Разпространява ли предприятието като вътрешни циркулярни съобщения своите писмени ангажименти при поискване да предостави информация за крайната употреба/крайния потребител?

И двата писмени ангажимента следва да бъдат включени в наръчниците за съответствие, които са на разположение на персонала по контрола на износа/трансфера, и да бъдат сведени до знанието на всички служители, засегнати от контрола на износа/трансфера (напр. отдел продажби и т.н.)

Член 9, параграф 2, буква г) и член 9, параграф 2, буква д)

Спазвало ли е предприятието до момента нормите за контрол на износа/трансфера?

Предприятието следва да разполага със солидни данни за спазването на нормите за контрол на износа/трансфера.

Член 9, параграф 2, буква а)

Предоставят ли се на персонала по контрола на износа/трансфера наръчниците за съответствие и поддържат ли се актуализирани?

Персоналът по контрола на износа/трансфера следва да има достъп до наръчниците за съответствие поне в електронен вариант (напр. в интранета на предприятието), за да може да ги ползва и да прави справки в тях.

Тези наръчници следва да съдържат оперативните и организационните процедури, които персоналът по контрола на износа/трансфера следва да спазва.

Персоналът по контрола на износа/трансфера следва да бъде информиран своевременно за измененията на наръчника, които се отнасят до съответните му задължения, както и за тяхното влизане в сила.

Член 9, параграф 2, буква е)

Моля, опишете веригата на отговорност за износа и трансферите във вашето предприятие.

Отговорността за спазването на изискванията за контрол на износа/трансфера следва да бъде определена писмено. Носителят, на който се намира писменото описание на веригата на отговорност (като документи или организационни диаграми), следва да бъде поддържан актуален.

Описанието следва да включва подробности за евентуални делегирания на отговорността и за приетите практики, в случай че посоченият в член 9, параграф 2, буква в) от Директива 2009/43/ЕО служител на висш ръководен пост отсъства.

Член 9, параграф 2, буква е)

Това описание винаги ли е на разположение на компетентния орган?

Компетентният орган следва винаги да има лесен достъп до информацията за веригата на отговорност не само на етапа на подаване на заявление, но и при последващите мониторинг на съответствието и посещения за проверка на съответствието.

Член 9, параграф 2, буква е)

В коя част от вашето предприятие е разположено управлението на износа/трансфера?

В зависимост от размера и структурата на предприятието управлението на контрола на износа/трансфера може да бъде организирано във всяко звено за експедиция, в централния офис или като отделен департамент за контрол на износа.

Член 9, параграф 2, буква е)

Какви са взаимоотношенията между персонала по контрола на износа/трансфера и другите длъжности в рамките на предприятието?

Персоналът по контрола на износа/трансфера следва да бъде защитен във възможно най-голяма степен от конфликт на интереси. Те следва да разполагат с правомощия за спиране на операции.

Член 9, параграф 2, буква е)

По какъв начин е организирана връзката между персонала по контрола на износа/трансфера и служителя на висш ръководен пост, напр. какви са възможностите за обмен на информация?

Персоналът по контрола на износа/трансфера следва да има възможност да докладва директно на служителя на висш ръководен пост, за да може да го уведоми за необходимостта от спиране на операция.

Член 9, параграф 2, буква е)

Моля, посочете останалите отговорности на служителя на висш ръководен пост, който е определен за лично отговорен за трансферите и износа.

Служителят на висш ръководен пост следва да бъде част от висшия управленски екип. Неговата длъжност не следва да води до възникване на конфликт на интереси (напр. не може да бъде началник продажби и т.н.).

Член 9, параграф 2, букви в) и е)

Колко често се извършват проверки на случаен принцип?

Вътрешната програма за съответствие (ВПС) и ежедневните оперативни процедури следва да бъдат подлагани на (неочаквани) проверки на случаен принцип.

Член 9, параграф 2, буква е)

Колко често се извършват вътрешни одити?

В идеалния случай веднъж годишно, но минимум веднъж на всеки три години.

Член 9, параграф 2, буква е)

Какъв дял от операциите по износ/трансферите подлежи на проверка?

В зависимост от броя на операциите по износ/трансферите — минимум 1 %, като предвиденият максимум е 20 %. Процентът може да е различен при отделните одити.

Кой извършва тези проверки?

Възможен е един от следните отговори:

Какви въпроси обхващат тези одити?

Одитите следва да обхващат най-малко следните въпроси:

Как гарантирате, че одитирате представителен обем от пратки?

Следва да бъде одитирана поне една пратка на клиент или местоназначение или поне една пратка за всеки проект.

Член 9, параграф 2, буква е)

Въвежда ли предприятието програма за вътрешен одит?

Следва да се въведе програма за вътрешен одит, за да се гарантира одитирането на представителен обем от пратки.

Системно ли се коригират случаите на несъответствие, установени при вътрешните одити? Съхранява ли се проследима информация за такива действия?

Предприятието следва да записва ясно всички случаи, при които има съмнение за несъответствие, установени при вътрешния одит, препоръчаните за неговото отстраняване мерки и оценка на ефективността на посочените корективни мерки за привеждане в съответствие.

По какъв начин вътрешните процеси на предприятието за повишаване на осведомеността като цяло и за свеждане на рисковете до минимум са свързани с контрола на износа/трансфера?

Следва да бъдат установени писмено оперативни и организационни процедури и да се предоставят инструкции и насоки относно:

Член 9, параграф 2, буква е)

По какъв начин предприятието взема предвид наличието на ембарго?

Когато е планирано дадена пратка да бъде изпратена до местоназначение под ембарго е необходимо наличието на правила за проверка на съответните правила във връзка с ембаргото. Тези проверки трябва да включват най-малко:

Член 9, параграф 2, буква е)

По какъв начин предприятието взема предвид списъците на санкциите?

Наименованията и данните за самоличността на юридическите и физическите лица, които са снабдявани, следва да бъдат проверявани в съответните списъци на санкциите.

Член 9, параграф 2, буква е)

При търсене на данни за самоличност в списъка на санкциите какво е изискваното ниво (или процент) на открито съвпадение, за да се счита то за действително съвпадение? Какви са процедурите след откриване на съвпадение с дадено наименование?

Следва да съществуват писмени процедурни инструкции, в които да се описва подробно какво трябва да се предприеме в случай на вероятно и действително съвпадение (напр. когато бъде установено съвпадение, това трябва да бъде докладвано на компетентния орган).

Въпроси относно вътрешните процеси, гарантиращи, че включен в списък продукт не се изнася или трансферира без лиценз:

Член 9, параграф 2, буква е)

Класификацията на продуктите следва да бъде записана в електронна система за обработка на данни (единствено ако вече съществува такава). Промените в списъците за контрол следва да се съобщават незабавно в системата.

Персоналът по контрола на износа/трансфера следва да отговаря за записването и класифицирането на продуктите, ако е необходимо — чрез консултация с технически експерти.

Персоналът по контрола на износа/трансфера следва да отговаря за проверката на надеждността на получателите, като отделя специално внимание на крайната употреба и на риска от отклоняване.

Ако персоналът по контрола на износа/трансфера получи информация за това, че получателят е нарушил разпоредбите за контрол на износа/трансфера, той трябва да уведоми компетентния орган. Проверката на добросъвестността на получателя е особено важна, когато клиентът е нов, данните за самоличността му не са ясни или съществуват съмнения относно декларираната крайна употреба (напр. поръчка на необичайни количества, специални и необичайни транзитни маршрути, заявени от получателя, и т.н.).

По какъв начин предприятието гарантира съответствие с изискванията за нематериален трансфер на технологии (НТТ) (напр. електронна поща и достъп до интранета от чужбина)?

Предприятието следва да е изготвило ясни писмени инструкции по отношение на НТТ по електронна поща, факс, интранет или интернет.

Не следва да се извършва доставка или трансфер на технология до провеждането на проверка за необходимостта от лиценз, а в случай че такъв е необходим — до неговото издаване, за да се разреши трансферът.

Член 9, параграф 2, буква е)

По какъв начин предприятието гарантира съответствие с изискванията за техническа помощ?

Следва да бъде въведена процедура за гарантиране на съответствие с изискванията за техническа помощ:

Член 9, параграф 2, буква е)

По какъв начин предприятието гарантира, че изготвя подробни и пълни заявления за лиценз?

Предприятието следва да бъде оборудвано така, че изцяло да спази процеса на подаване на заявление за лиценз и действащите процедури в държавата-членка, в която е установено.

Член 9, параграф 2, буква е)

Кои вътрешни процедури гарантират съответствие с условията на лиценза?

Преди окончателната експедиция следва да се извърши окончателна проверка на изискванията за контрол на износа/трансфера, за да се гарантира, че редът и условията на лиценза са спазени.

Член 9, параграф 2, буква е)

С каква информация разполагат всички служители, свързани с контрола на износа/трансфера, и персоналът по контрола на износа/трансфера?

Всички следва да имат достъп до горепосочените организационни и оперативни процедури, свързани с контрола на износа/трансфера.

Тези оперативни и организационни процедури следва да бъдат записани и актуализирани в съответствие с наръчниците за съответствие, които са на разположение на персонала по контрола на износа/трансфера.

Оперативните и организационните процедури следва да включват ясно описание на процеса по съответствие на износа/трансфера — от получаването на поръчка и проверката за съответствие с приложимите разпоредби за износ/трансфер до окончателната експедиция или предаване.

Член 9, параграф 2, буква е)

Колко често се актуализират знанията на персонала по контрола на износа/трансфера?

Това следва да се извършва при изменения в националното законодателство и процедури и законодателството и процедурите на Съюза в областта на контрола на износа, но минимум поне веднъж годишно. Освен общите обучения за актуализиране на знанията се препоръчва в допълнение към правните текстове да бъдат предоставени коментари на законодателството в областта на контрола на износа/трансфера, както и професионални издания и списания.

По какъв начин се актуализират знанията на персонала по контрола на износа/трансфера?

Различни видове обучения, включително:

Одобрена ли е сигурността на вашето предприятие от подходящ държавен орган? Моля, посочете подробности.

Вероятно е всяко национално министерство на отбраната или сходна структура да изисква някои мерки за сигурност, когато предприятието работи от тяхно име. Фактът, че сигурността на предприятието е одобрена по някакъв начин, може да бъде достатъчен.

Член 9, параграф 2, буква е)

Ако не съществува такова официално одобряване на сигурността, какви мерки за сигурност са въведени, за да се гарантират документацията и процедурите, свързани с износа/трансфера?

Помещенията следва да бъдат изцяло затворени с ограждения. Входът следва да бъде сигурен и контролиран. Помещенията следва да бъдат под постоянно наблюдение, дори извън работното време. Може да има отделен вход за доставка и събиране, отдалечен от основната производствена зона.

Член 9, параграф 2, буква е)

Какви са мерките за сигурност по отношение на софтуера и технологиите?

Системата следва да бъде защитена с парола и осигурена със защитна стена („firewall“). Мрежата на предприятието е осигурена срещу неразрешен достъп.

Необходимо е наличието на контрол върху електронните устройства (преносими компютри, лични цифрови асистенти и т.н.), които се изнасят извън предприятието или в чужбина, и върху електронната поща, изпращана като част от проект или при други обстоятелства.

Член 9, параграф 2, буква е)

По какъв начин се съхранява документацията за ограниченията по отношение на износа, предадени ви от доставчика на продуктите?

Предприятията следва да посочат един или повече от следните отговори:

Член 9, параграф 2, буква е)

Как свързвате ограниченията по отношение на износа с последващите трансфери или износ?

Възможни са един или повече от следните отговори:

Член 9, параграф 2, буква е)

По какъв начин тази документация се предоставя на компетентните органи?

Член 9, параграф 2, буква е)