32001D0681

РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА

от 7 септември 2001 година

относно насоките за прилагане на Регламент (ЕО) № 761/2001 на Европейския парламент и на Съвета, позволяващ доброволно участие на организации в Схема на Общността по управление на околната среда и одит (СОУОСО)

(нотифицирано под номер С(2001) 2504)

(текст от значение за ЕИП)

(2001/681/ЕО)

КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,

като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,

като взе предвид Регламент (ЕО) № 761/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 19 март 2001 г., позволяващ доброволно участие на организации в Схема на Общността по управление на околната среда и одит (СОУОСО) (1), и по-специално член 2, буква т), втори параграф, член 3, параграф 3, буква б) и член 8 от него,

като има предвид, че:

ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:

Член 1

Образуванията по втория параграф на член 2, буква т) от Регламент (ЕО) № 761/2001 се регистрират като организации в съответствие с насоките, изложени в приложение I.

Член 2

Организациите разполагат валидират актуализациите на екологичната декларация, посочена в член 3, буква б) от Регламент (ЕО) № 761/2001 в съответствие с насоките, изложени в приложение II.

Член 3

Запазеният знак на СОУОСО, посочен в член 8 от Регламент (ЕО) № 761/2001, се използва в съответствие с насоките, определени в приложение III.

Член 4

Адресати на настоящото решение са държавите-членки.

(1)  ОВ L 114, 24.4.2001 г., стр. 1.

ПРИЛОЖЕНИЕ I

НАСОКИ ЗА ОБРАЗУВАНИЯ, ПОДХОДЯЩИ ЗА РЕГИСТРАЦИЯ ПО СОУОСО

(Всички позовавания на приложения препращат към приложенията на Регламент (ЕО) № 761/2001, освен ако изрично не е посочено друго)

Цели на насоките

Разширяването на СОУОСО от нейния традиционен обхват на промишлените/производствените сектори до всички организации, имащи средства за екологични влияния, означава, че образуванията с много различни организационни структури ще могат да се регистрират по СОУОСО. Тези насоки са разработени на базата на член 2, буква т), второ и четвърто изречение и на член 2, буква у) на Регламент (ЕО) № 761/2001 да подпомагат организациите, проверяващите по околната среда и компетентните органи в решаването дали едно образувание е подходящо за регистрация по СОУОСО.

Изборът дали едно образувание може да бъде регистрирано ще бъде комбинация от управленски контрол и географско местоположение.

Образуванията, които се регистрират като организации по СОУОСО, не надхвърлят границите на една държава-членка. Ако организацията се състои от един или повече обекта, всеки от тях, за който се прилага СОУОСО, се съобразява с изискванията на СОУОСО, включително, непрекъснатото подобряване на екологичните показатели, както е посочено в член 2, буква б) на Регламент (ЕО) № 761/2001.

Образуванията със следните организационни структури бяха определени и се обсъждат подробно в различните параграфи на настоящия документ:

В началото участниците в СОУОСО трябва да имат предвид, че проверяващите по околната среда и, където е целесъобразно, компетентните органи, могат да упражняват влияние при одобряването на регистрацията на образуванието (виж член 2, букви т) и у) на Регламент (ЕО) №761/2001. По същия начин от всички участници се изисква да изготвят екологична декларация, която, наред с други неща, трябва да включва ясно и недвусмислено описание на организацията, която се регистрира по СОУОСО и обобщение на нейните дейности, продукти и услуги и нейната връзка с всички организации майки (виж приложение III, точка 3.2, буква а)). Тези изисквания са свързани с други, отнасящи се до управленския контрол и влиянието на организацията върху аспектите на околната среда (виж приложение I.А и в частност точка 4.3.1 и приложение I.Б).

Целта на тези изисквания е да осигурят, че организацията има контрол на управлението и влияние върху нейните аспекти на околната среда, които имат значими влияния върху околната среда на всички обекти. Следователно участниците се съветват да имат ясно и обосновано оправдание за избирането на обекти или части от обекти на организацията да бъдат регистрирани. Чрез извършването на това, те ще изпреварят изискванията на екологичната декларация и ще бъдат добре подготвени да отговорят на възможни запитвания особено от проверяващите и компетентни органи, но също и допълнително от други заинтересовани страни. Компетентният орган отказва регистрация, ако избраното за регистриране образувание не отговаря на дефинициите, изложени в член 2, букви т) и у) на Регламент (ЕО) № 761/2001, и обяснени в настоящия ръководен документ. Следователно, в случай на съмнение, организацията следва да се консултира с компетентния орган още в началната фаза на въвеждането на системата за управление на околната среда.

Принципи:

Дефиниции

„Организация“ означава, според член 2, буква т) на Регламент (ЕО) № 761/2001, дружество, корпорация, фирма, предприятие, орган или институция или част или комбинация от тях, регистрирано като юридическо лице или не, на публичното или на частното право, което има собствени функции и администрация.

„Обект“ означава, според член 2, буква у) на Регламент (ЕО) № 761/2001, целият терен в точно определен географски район, който се намира под управленческия контрол на дадена организация, което включва дейност, продукти и услуги. Това включва цялата инфраструктура, оборудване и материали.

„Образувание“ означава обект или подразделение, организация, част или група от организации, които искат да се регистрират под един регистрационен номер.

1.   ОРГАНИЗАЦИИ, ИЗВЪРШВАЩИ ДЕЙНОСТ САМО НА ЕДИН ОБЕКТ

Организация, извършваща дейност само на един обект, е най-простият случай, защото обхватът на управление и географското положение съответстват един на друг. Обекти, регистрирани по СОУОСО I, ще попаднат в тази категория според член 17, параграф 4 на Регламент (ЕО) № 761/2001.

Положителни примери:

Отрицателен пример:

2.   ИЗКЛЮЧИТЕЛНИ ОБСТОЯТЕЛСТВА ЗА РЕГИСТРИРАНЕ НА ОБРАЗУВАНИЕ, ПО-МАЛКО ОТ ЕДИН ОБЕКТ

Ако организация смята да регистрира образувание, по-малко от един обект, следните принципи трябва да залегнат в основата на нейното решение. Първо, изключението не може да бъде използвано единствено с цел подбиране на това, което е най добро за него („cherry picking“). Следователно не е позволено да се регистрират части от единичен производствен процес, с цел да се изключат части от обекта, които не биха могли да бъдат регистрирани по СОУОСО. Една организация трябва да е в състояние да даде доказателство за нейната способност да наблюдава и контролира всички свои значими за околната среда аспекти и да докаже, че образуванието, което възнамерява да регистрира, не е било специално отделено от други, зле работещи части на по-големия обект.

Второ, принципите на „местна отчетност“ и „обществена отчетност“, изразени в приложение III, точка 3.7 и приложение I, точки Б.2 и Б.3 трябва да бъдат следвани. Комуникацията с обществеността е ключов елемент на СОУОСО. В неин интерес организацията би трябвало да информира обществеността по един прозрачен и разбираем начин за работата по околната среда на един специфичен обект. Ако едно подразделение има свой собствен пазар, може да бъде важно за него да използва запазения знак за своята собствена комуникация. Обаче ако образуванието, по-малко от съответния обект, възнамерява да се регистрира съгласно СОУОСО, трябва да бъде ясно съобщено на обществеността, че само части от операциите на организацията на обекта са управлявани съгласно СОУОСО, тъй като нормално операциите на един обект са възприемани от обществеността като едно неделимо цяло. Една организация е отговорна за ясна комуникация с околния свят и ще бъдат предприети целесъобразни действия, за да се избегне подвеждането на обществеността.

На базата на тези принципи едно образувание, по-малко от един обект, може да бъде отделно регистрирано, ако:

Обектът не може да бъде подразделен, ако:

Особено в този случай е важно да се очертаят ясно границите на отговорностите за вложените материали и получената продукция в и от организацията. В нейната система за управление на околната среда организацията също ще има предвид допирните точки с услуги и дейности, които не са напълно в обхвата на системата за управление на околната среда. Например тя ще оцени аспектите и въздействията върху околната среда на общата инфраструктура на обекта, като общо управление на отпадъците или цех за пречистване на отточни води, и ще ги включи в нейната програма по околна среда и продължаващия процес на подобрение.

3.   ОРГАНИЗАЦИИ, ИЗВЪРШВАЩИ ДЕЙНОСТИ НА РАЗЛИЧНИ ОБЕКТИ

Съгласно Регламент (ЕО) № 761/2001 участниците могат все още да регистрират отделни обекти или като „организация“ (дефинирано в член 2, буква т)) или като части, или комбинация от тях. По друг начин, от всички участници се изисква да демонстрират непрекъснато подобрение на изпълнението по техните значими аспекти и въздействия в съответствие с тяхната политика, програма и насоки. Тези, регистриращи няколко обекта като една организация, също трябва да вземат под внимание изискванията на член 2, буква б), приложение I.Б (2) и приложение III, точка 3.7 и да са способни да обяснят защо подобреното изпълнение може да не е очевидно на всеки от нейните обекти.

Освен изясняване и обосноваване на техния подбор на обект или комбинация от обекти, организациите, искащи регистрация съгласно СОУОСО, независимо в частния или публичния сектор, би трябвало също да са подготвени да изяснят и обосноват на техните заинтересовани страни какви са техните намерения относно обектите, които все още не са регистрирани.

3.1.   С еднакви или подобни продукти или услуги

С оглед да получи един „регистрационен номер“, организацията би следвало да е способна да демонстрира на проверяващия последователното прилагане на нейните процедури и политика по управление на околната среда на всички обекти. Организациите, попадащи в тази категория, често се характеризират с общи управленски процедури за техните операции на различни обекти, например общ наръчник за управление на околната среда. Поради това, може да е възможно да се намали проверяващата дълбочина на отделните обекти, ако организацията може да демонстрира пълен управленски контрол над всички нейни обекти.

Ако дейностите на обекта са от подобни аспекти и въздействия върху околната среда, предмет на сходна управленска система по околната среда и извършвани в рамките на еднакви структури, като клонове, офиси или оперативни и работни инсталации, то тогава може да е възможно да се проверят някои от различните обекти на селективна основа. Извадките трябва да бъдат подбрани така, че да обезпечат проверяващият да има представителен и изчерпателен поглед върху работата по околната среда на организацията и да е способен да провери достоверността на данните и местната отчетност.

Добрата практика по подбора на техниките на извадки (1) би трябвало да бъде използвана и проверяващите да имат предвид следните фактори, когато избират обектите, които да бъдат включени в програмата за проверка:

За един период от проверяващи цикли всички обекти би трябвало да бъдат покрити. При първата проверка и при всеки от следващите проверяващи цикли главното управление трябва да бъде включено в програмата на проверка.

Организации и проверяващи трябва да помнят, че, ако има значими въздействия върху околната среда, свързани с различни географски местоположения, всички тези обекти ще бъдат отделно проверени и отнасящите се до околната среда данни, свързани със значимите въздействия върху околната среда, ще бъдат докладвани в екологична декларация в съответствие с принципите на „местната отчетност“.

Един обект трябва да бъде проверен индивидуално, ако:

Организациите би трябвало да преценят риска от загубване на общата регистрация за всички обекти в случай на неспазване на регулаторните изисквания на само един обект. Имайки предвид такъв риск, организациите могат да допълнително да регистрират тези специфични местоположения отделно. Противоположно на проверката, техниките на извадките могат, като общо правило, да не бъдат прилагани във вътрешната ревизия според приложение III.

Примери:

3.2.   С различни продукти или услуги

В тези случаи не е възможно за проверяващият да използва техники на извадките, тъй като процедурите на операции и въздействия на всеки обект ще бъдат различни. Изборът е на организацията дали иска да регистрира всеки обект отделно или иска да регистрира нейните обекти под един общ регистрационен номер.

Независимо дали една организация иска да има една или отделни регистрации на всеки единичен обект, няколко въпроса трябва да бъдат обсъдени, включително:

В този случай всички обекти ще бъдат проверени отделно и съответните данни по околна среда ще бъдат докладвани отделно в екологична декларация. (виж приложение III, точка 3.7 и насоките за екологичната декларация (приложение II от настоящото решение).

Дори в този случай една организация, искаща да регистрира няколко или всички от нейните обекти под един общ регистрационен номер, трябва да е наясно с риска от загуба на обща регистрация в случай на неспазване на единичен обект (местоположение).

Може една компания да започне чрез регистриране на нейните единични обекти и по-късно да ги обедини под един регистрационен номер като една организация.

Примери:

Полезни съвети:

4.   ОРГАНИЗАЦИИ, ЗА КОИТО ОПРЕДЕЛЕН ОБЕКТ НЕ МОЖЕ ДА БЪДЕ ТОЧНО ДЕФИНИРАН

За организации, за които един обект не може лесно да бъде определен, е особено важно в случай на съмнение и организацията, и проверяващият да се консултират с компетентния орган по това дали избраното образувание е подходящо за регистрация в съответствие с принципите на СОУОСО.

В този случай сферата от операции и инфраструктура трябва да бъде ясно дефинирана, разбираемо интегрирана в управленската система и прецизно описана в отчета по околна среда. В тези организации в частност е важно,отговорностите за значимите аспекти на околната среда да са ясно дефинирани и проверяващият да има доказателство, че организацията има ясна процедура, за да контролира такива аспекти. Поради факта, че тези организации като цяло извършват дейности на големи площи, включващи градове или градска територия, организацията би трябвало да представи доказателство, както е целесъобразно, че е:

Има случаи, в които една организация, въпреки контролирането на различни обекти в една обозначена площ, не може да оперира всеки обект поотделно и въздействията върху околната среда на отделните обекти са свързани. В този случай отделните обекти би трябвало да бъдат разглеждани като единична организация за регистрация по СОУОСО.

Примери:

5.   ОРГАНИЗАЦИИ, КОНТРОЛИРАЩИ ВРЕМЕННИ ОБЕКТИ

В случай, че организациите извършват операции на обекти, непритежавани от тях за определени периоди от време, проверяващият ще проверява системата за управление на организацията и нейната работа по околна среда на избрани временни обекти, които ще бъдат представителни за способността за управление на околната среда на организацията. Проверяващият трябва да използва добрата практика за ревизиране на техниките на извадки, за да провери ефективността на процедурите на избраните обекти.

Организацията ще предостави доказателство, че приетите процедури и технологии, подходящи за определените обекти, в които тя трябва временно да оперира, са на място.

Където е приложимо, тези процедури би трябвало да включат поне следните елементи:

Временните обекти, на базата на проверка на място, ще бъдат част от процеса на проверка. Регистрират се техните дейности, а не само техните местоположения.

Примери:

6.   НЕЗАВИСИМИ ОРГАНИЗАЦИИ, ИЗВЪРШВАЩИ ДЕЙНОСТИ НА ОГРАНИЧЕНА ПЛОЩ, РЕГИСТРИРАНИ КАТО ЕДНА ОБЩА ОРГАНИЗАЦИЯ

Би трябвало да се вземе предвид, че хората, живеещи в съседство на голям обект, местните власти и органи по прилагане на политиката в областта на околната среда имат голям интерес да посрещнат общи отговорности и единна програма по околната среда за цялата област. Независими организации могат да пожелаят да обединят ресурси, за да постигнат обща регистрация по СОУОСО. Това е разрешено съгласно регламента стига определението за „организация“, означаващо компания, корпорация, фирма, предприятие, орган или институция или част или комбинация от тях, независимо включени или не, обществени или частни, да има свои собствени функции и администрации.

В тези случаи участващите организации, с оглед да получат обща регистрация като една организация, трябва да са способни да демонстрират обща отговорност (политика, процедури и т.н) за управлението на значимите аспекти и въздействия на околната среда, включително, в частност, поставяне на цели и насоки и корективни действия. Тези, организиращи заедно своите системи за управление на околната среда и получаващи обща регистрация, са равноправно задължени да демонстрират постоянно подобрение в изпълнението на техните значими аспекти и въздействия в съответствие с тяхната политика, насоки и програма. Когато няколко обекта се регистрират като една организация, е необходимо също да се вземат предвид изискванията на член 2, буква б) на Регламент (ЕО) № 761/2001, приложение I.Б (2) и приложение III, точка 3.7 и да бъдат способни да се обосноват защо подобреното изпълнение може да не е очевидно за всеки от нейните обекти.

Би следвало да бъде отбелязано, че запазеният знак може да бъде използван само от организации, регистрирани по СОУОСО и следователно в случая с бизнес парк, запазеният знак би могъл да бъде използван само във връзка с името на бизнес парка. Във всеки случай единична организация може да се регистрира самостоятелно в добавка към регистрацията на бизнес парка.

Примери:

Полезни съвети:

7.   МАЛКИ ПРЕДПРИЯТИЯ, ИЗВЪРШВАЩИ ДЕЙНОСТ НА ДАДЕНА ГОЛЯМА ТЕРИТОРИЯ И ПРОИЗВЕЖДАЩИ ЕДНАКВИ ИЛИ ПОДОБНИ ПРОДУКТИ ИЛИ УСЛУГИ, КАНДИДАТСТВАЩИ ЗА ОТДЕЛНА РЕГИСТРАЦИЯ

Член 11, параграф 1 на Регламент (ЕО) № 761/2001 гласи „… За да се насърчава участието на малки и средни предприятия, включително съсредоточените в добре обособени географски райони, местните органи, с участието на промишлени сдружения, търговски палати и заинтересовани страни, могат да оказват помощ при определянето на значителните въздействия върху околната среда. След това малките и средните предприятия могат да използват това при разработването на своите екологични програми и при определянето на целите и задачите на системата си за управление СОУОСО…“

В тези географски площи малките и средни предприятия (които много често могат да споделят общо технологично ниво, еднакви методи на производство и приблизително еднакви организационна и управленска системи) е необходимо да:

От друга страна, те имат възможност да:

Като се вземат предвид предишните обсъждания на дефиницията за обща програма, внедрена от местни власти, промишлени асоциации, търговски камари на базата на начален анализ на околната среда на цялата територия,тя представлява много полезна предварителна стъпка за приближаването на малките и средни предприятия до СОУОСО.

Териториалната програма по околна среда, следователно, би трябвало да бъде ясно определена, публикувана и приета от всички заинтересовани страни и да се стреми към значимо подобрение на околната среда на цялата област.

Едва след като целите и насоките по околна среда са били вече приети и признати, всяка организация (малките и средни предприятия, обществени услуги, местни власти и други), би могла на доброволен принцип според процедурата на СОУОСО да изработи необходимите стъпки за индивидуално подчиняване на Регламент (ЕО) №761/2001 и да потърси регистрация на индивидуална основа.

Проверяващият в такъв случай би трябвало да прецени, че системата за управление на околната среда е способна да предаде специфичните цели и насоки на всяка единична организация според общите програма, цели и задачи на цялата площ. Отчетът по околната среда следователно би трябвало, освен неговото съдържание, изисквано от СОУОСО, ясно да определи специфичния принос на организацията за целите на цялостната програма по околна среда.

Примери:

Полезни съвети:

8.   МЕСТНИ ВЛАСТИ И ПРАВИТЕЛСТВЕНИ ИНСТИТУЦИИ

Когато една организация, стремяща се към регистрация по СОУОСО, е обществена институция, е важно да се отбележи, че непреките аспекти на околната среда, като тези, които са последица от политиката на властите, могат да бъдат най-важните и следователно проблемите, които трябва да бъдат разгледани, не могат да бъдат ограничени само до организационните управленски структури и до свързаните преки аспекти на околната среда.

В действителност политическите отговорности на публичната администрация са свързани с управлението на територията и качеството на живот, настоящо или бъдещо, на гражданите които ще попаднат под нейната отговорност.

За някои местни власти и правителствени институции, поради сложността на управлението и засегнатите аспекти, може да бъде възможно да приемат отделна регистрация на части от такива организации. В този случай съобщаването на обществеността и използването на запазения знак ще бъде недвусмислено и ясно отнесено само до специфичните клонове или единици, които са регистрирани.

Препоръчително е за тези организации да установят указателна политика по околната среда, към която всяка част от организацията би могла да се придържа.

Примери:

Полезни съвети:

(1)  Ръководство на ISO/IEC 66.

ПРИЛОЖЕНИЕ II

НАСОКИ ЗА ПРОВЕРКА, ПОТВЪРЖДАВАНЕ И ЧЕСТОТА НА ОДИТИРАНЕ

(Всички позовавания на приложения препращат към Приложенията на Регламент (ЕО) № 761/2001, освен ако изрично не е посочено друго)

1.   УВОД

Следвайки първата проверка, СОУОСО изисква проверяващият в сътрудничество с организацията да изработи и съгласува програма за проверка, покриваща период не по-дълъг от 36 месеца. Следвайки първото потвърждаване на екологичната декларация, СОУОСО също изисква информацията да бъде обновявана ежегодно и всички промени да бъдат потвърждавани ежегодно, освен в определени обстоятелства. Тези насоки определят въпросите, които да бъдат разгледани при изработването програмата за проверка включително, когато отклоненията от ежегодната честота на обновяване на информацията в екологичната декларация могат да бъдат обосновани. Те също дават напътствие за честотата на вътрешните одити.

За яснота, тези насоки използват следните термини, за да означат:

2.   ПРОГРАМА ЗА ПРОВЕРКА

2.1.   Изискване

В консултация с организацията проверяващият изработва програма, за да гарантира, че всички елементи, изисквани за регистрация по СОУОСО, са проверени за един период, ненадвишаващ 36 месеца (приложение V, точка 5.6).

2.2.   Намерение

Това изискване е, за да презастрахова управлението на организацията и заинтересованите страни, че политиката по околна среда, системата за управление, процедурите, информацията, измерването и мониторинга на данните отговарят на изискванията на Регламент (ЕО) № 761/2001. Редовното взаимодействие между проверяващия и организацията помага да се изгради правдоподобност и доверие у ползвателите на СОУОСО, също както и самата схема. За да се обезпечи протичащото наблюдение на организационната система за управление на околната среда и изпълнение по околната среда, добра практика би било да се структурира проверката, така че една трета от организационните дейности да са проверявани всяка година, така че за максимум 36 месечния период всички дейности да са проверени. Това също ще помогне да се даде увереност на проверяващия по точността, правдоподобността и достоверността на информацията в екологичната декларация.

Все пак, в малки организации и малки предприятия (виж карето за определение), проверката може да се извърши при едно посещение на честота, която да бъде договорена между проверяващия и организацията, но поне 36 месеца за цялата система.

Определение за малка организация или предприятие

„Малко предприятие“ се определя като предприятие, което:

2.3.   Насоки

Проверяващият изработва и съгласува програмата за проверка, единствено след като началната пълна проверка и потвърждаване на екологична декларация са били изпълнени. При изработването на програмата за проверка проверяващият трябва да има предвид:

Проверяващият, в оценяване спазването на изискванията на Регулацията на СОУОСО, може да базира тази оценка или на функциите, дейностите и услугите на организацията, или на аспектите на околната среда, върху които организацията има пряк/или непряк контрол и влияние.

Проверката за организации с акредитирана сертификация към EN ISO 14001 (или някакъв друг стандарт по околна среда), призната съгласно процедурите, изложени в член 9, параграф 1 на Регламент (ЕО) № 761/2001, трябва само да адресират тези елементи, неприпокрити от признатия стандарт. В такива случаи от проверяващия се очаква да вземе предвид EN ISO 14001 програмата за надзор при изработване на програмата за проверка и, ако целта е изпълнима, да комбинира посещенията за проверка, доколкото е възможно, за да избегне излишно дублиране, разходи и време на организацията. Все пак, дейностите по проверката ще се различават от тези на посещенията за наблюдение, предприети като част от сертификацията по EN ISO 14001. В частност, те ще покриват допълнителните точки, покрити от приложение I.

3.   ОБНОВЛЕНИЯ НА ИНФОРМАЦИЯТА ПО ОКОЛНА СРЕДА

3.1.   Изискване

Член 3, параграф 3, буква б) на Регламент (ЕО) № 761/2001 изисква, че, за да подържа една организация регистрация в СОУОСО, тя трябва: да:изпраща годишните задължително проверени обновления на нейната екологична декларация на компетентния орган и да ги направи обществено достъпни. Отклонения от честотата, с която обновленията се представят, могат да бъдат направени съгласно обстоятелства, залегнали в насоки на Комисията, приети в съответствие с процедурата, заложена в член 14, параграф 2 по-специално за малки организации и малки предприятия според Препоръка на Комисията 96/280/ЕО (1) и, когато няма операционна промяна в системата за управление на околната среда.

Приложение III, точка 3.4, по поддържане на обществено достъпната информация гласи: „Организацията обновява информацията, описана в точка 3.2 и потвърждава всички промени с проверяващия по околната среда на годишна основа. Отклонения от честотата, с която се представят обновления могат да бъдат направени съгласно обстоятелства, заложени в насоки на Комисията…“

Това е повторено в приложение V, точка 5.6, който гласи: „… В добавка проверяващият, на интервали, непревишаващи 12 месеца, потвърждава всяка обновена информация в отчета по околна среда. Отклонения от честотата, с която осъвременяванията се представят, могат да бъдат направени съгласно обстоятелства, заложени в насоки на Комисията…“

3.2.   Насоки

Нормалното предвиждане е за ежегодни обновления на информацията в екологичната декларация и да се потвърждават промените. Рентабилната и по-добра практика е да се свързва потвърждаването на екологичната декларация с провеждащата се програма на проверка. Времето, усилието и цената на потвърждаването ще зависят от качеството на данните и системата за управление и добиване на информация, използвани, за да се получи отчета по околна среда.

По принцип, данните и информацията по изпълнението на организацията (приложение III, точка 3.2, буква д)) ще се променят ежегодно и ще трябва да бъдат обновявани в екологичната декларация, макар само промените да трябва да са потвърдени. Обновяването на информацията в екологичната декларация не изисква издаване на нова екологична декларация всяка година, а само да са обществено достъпни. Целта на СОУОСО е да насърчи общественото разкриване на достоверна информация за подобренията в изпълнението по околна среда. Това може да бъде направено например чрез изготвяне на отделна независима екологична декларация или чрез включване на такава информация с доклада от сметки в печатна форма, или на Интернет страница. Виж отделни насоки на Комисията за отчета по околна среда, изложени в приложение I на Препоръка 2001/680/ЕО на Комисията (2).

Въпреки че обновената информация за малкия бизнес и малките организации няма нужда да бъде голям, скъп и луксозен документ, Регламент (ЕО) № 761/2001 позволява тези организации да разширят честотата за обновяване на тяхната информация и потвърждаването ѝ. Само тези организации следователно са освободени от ежегодното потвърждаване на обновена информация (виж примерите отдолу), освен ако нямат:

в които случаи проверяващият изисква потвърдени ежегодни обновления в екологичната декларация.

Ако не се извършва ежегодно, то обновяването на екологичната декларация ще бъде очаквано в период, непревишаващ 36 месеца.

Примери:

3.3.   Потвърждаване на извлечения от екологичната декларация

Организациите могат да пожелаят да използват извлечения от техните екологични декларация във връзка със запазения знак на СОУОСО. Примерите включват:

При използването на запазения знак с извлечения, организацията ще използва само извлечения от последно потвърдената екологична декларация. Извлеченията трябва също да се съгласуват с приложение III, точка 3.5, букви а) до е), като бъдат уместни и значими и избягват измама или подвеждане.

Извлеченията от екологичната декларация, използвани със запазения знак на СОУОСО, трябва да бъдат потвърдени отделно. Време, усилия и разходи могат да бъдат спестени чрез определяне кои извлечения да бъдат използвани, така че те могат да бъдат потвърдени по същото време като отчета.

За информация по използването на запазения знак виж насоки на Комисията в приложение III на настоящото решение.

4.   ЧЕСТОТА НА ОДИТИТЕ

4.1.   Изискване

Приложение II 2.9 за честотата на одитите гласи, че:

„Честотата, с която някоя дейност се одитира, ще варира според:

Една организация дефинира своя собствена програма за одитиране и за честота на одитите, вземайки предвид насоките на Комисията…“

4.2.   Намерение

Това е, за да обезпечи, че една програма за одити е развита, което осигурява управление с информацията, от която тя се нуждае, за да прегледа изпълнението по околна среда на организацията и ефективността на системата за управление на околната среда и да бъде способна да демонстрира, че те са под контрол. Тя също ще осигури основа за проверяващия, развиващ и съгласуващ програмата за проверка с организацията и определяне честотата, с която ще посещава организацията.

4.3.   Насоки

Добра практика в изработването на програма за одити би било да се одитират дейностите, продуктите и услугите, които причиняват или имат потенциал да причинят, най-значимите въздействия върху околната среда по-често отколкото тези с по-малка значимост. Организацията би трябвало да провежда одити поне на ежегодна основа, тъй като това ще помогне да се демонстрира на управлението на организацията и на проверяващия, че контролира нейните значими аспекти на околната среда.

(1)  ОВ L 107, 30.4.1996 г., стр. 4.

(2)  ОВ L 247, 17.9.2001 г., стр. 3.

ПРИЛОЖЕНИЕ III

НАСОКИ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕТО НА ЗАПАЗЕНИЯ ЗНАК НА СОУОСО

(Всички позовавания на приложения препращат към Приложенията на Регламент (ЕО) № 761/2001, освен ако изрично не е посочено друго)

1.   ПРИНЦИПИ

Препращаща разпоредба

Тези насоки не засягат правото на Общността или националните закони, или техническите стандарти, неуредени от правото на Общността, в частност Директива 84/450/ЕИО на Съвета от 10 септември 1984 г., свързана със сближаването на законовите, подзаконовите и административните разпоредби на държавите-членки относно подвеждаща реклама (1) и задълженията на организациите съгласно тези закони и стандарти.

1.1.   Цели на запазения знак на СОУОСО

Един от основните елементи на Регламент (ЕО) № 761/2001 е представянето на различни възможности за съобщаване на информацията по околна среда на заинтересованите страни. Организациите се насърчават да дават отчет за тяхното изпълнение по околна среда на обществото, техните клиенти и потребители чрез използване на тези допълнителни възможности за съобщаване.

Запазеният знак на СОУОСО е търговска марка на Регламент (ЕО) № 761/2001. Целта на запазения знак на СОУОСО е да посочва на обществото и на другите заинтересовани страни:

от организацията, включително разпоредбата за законово съответствие със съответното законодателство по околна среда. В частност то показва, че организацията осигурява обществено достъпни, периодични отчети по околната среда, които са били потвърдени от независим проверяващ.

В този контекст запазения знак на СОУОСО има тройна функция:

По този начин то е намерението на Общността да добави ценност към СОУОСО, създавайки нови и заслужаващи доверие възможности за регистрираните в СОУОСО организации да покажат тяхното изпълнение по околна среда и ангажимент за защита на околната среда чрез общуване със заинтересованите страни посредством широк обхват от различни средства, както е предложено в този ръководен документ.

1.2.   Връзка между запазения знак на СОУОСО и схемите за екомаркировка (член 8, параграф 2 на Регламент (ЕО) № 761/2001)

Запазеният знак на СОУОСО символизира:

За разлика от запазения знак на СОУОСО, схемите за екомаркировка на продукти и услуги имат различни характеристики:

Схемите за екомаркировка могат да предложат съответна информация с оглед аспектите на околната среда, свързани с продукти и услуги.

Запазеният знак на СОУОСО не съдържа нито една от тези характеристики, нито се използва по начин, които води до объркване с тези характеристики.

Отговорност на организациите е, проверяващите и компетентните органи да избягват всякакво объркване с маркировката за екологични продукти. За да изпълни това, организацията трябва внимателно да подбере информацията, която да съобщава и да разработи съобщителни инструменти с оглед да избегне всякакво объркване. Отговорност на проверяващия е да оцени валидността и достоверността на съобщението, което се съобщава на клиента в съответствие с критериите, определени в приложение III, точка 3.2 и 3.5, и в съответствие с неговите задължения, както са определени в приложение V.

2.   ИЗИСКВАНИЯ, КАКТО СА ПОСОЧЕНИ В РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 761/2001

2.1.   Приложими законови разпоредби

2.2.   Използване на запазения знак за насърчаване на СОУОСО

Признато е, че съществува нужда да бъде използван запазеният знак за насърчаване на СОУОСО. В този контекст използването на думите „Потвърдена информация“ или „Проверено управление на околната среда“ биха били неподходящи, също както и употребата на регистрационния номер. Следователно запазеният знак може да бъде използван за промоция на СОУОСО в следния формат:

за следните цели, например:

при условие, че:

2.3.   Функциите на запазения знак в различни типове информация (член 8 и приложение IV на Регламент (ЕО) № 761/2001)

Както версия 1 на запазения знак обозначава факта, че една организация има уместна система за управление на околната среда, съобразяваща се с изискванията на СОУОСО, версия 2 обозначава, че специфичната информация, на която е изписан запазеният знак, е била потвърдена съгласно СОУОСО.

В член 8, параграф 2 Регламентът на СОУОСО назовава пет различни възможности за използване на запазения знак:

Във всички тези случаи трябва да има ясна връзка с наименованието на организацията.

Ползвателите на запазения знак на регистрирани в СОУОСО организации трябва да имат предвид, че не би трябвало да има погрешно разбиране от обществеността, когато се използва запазеният знак. Например нито една организация няма да използва запазения знак по какъвто и да е начин, за да обърка или подведе обществеността, твърдейки, че е направила нещо „подобно“ на Регламента на СОУОСО или по свой начин „съгласно“ Регламента.

Както използването на запазения знак в декларацията и върху заглавни/печатни материали/части е покрито в Регламент (ЕИО) № 1836/93 (2), няколко нови начина за използване на запазения знак са позволени съгласно Регламент (ЕО) № 761/2001 и тези случаи са уредени в следните точки.

3.   НАСОКИ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕТО НА ЗАПАЗЕНИЯ ЗНАК ВЪРХУ ИЗБРАНА ИНФОРМАЦИЯ ОТ ЕКОЛОГИЧНАТА ДЕКЛАРАЦИЯ (член 8, параграф 2, буква а) и Приложение III, точка 3.5, на Регламент № 761/2001)

3.1.   Общи изисквания

Използването на запазения знак (версия 2) във връзка с избрана информация трябва да изпълнява изискванията, назовани в приложение III, точка 3.5.

Има широк обхват от възможни формати за публикация като:

Уместното използване на запазения знак не зависи от техническите средства, чрез които се представя информацията. Общото изискване, което трябва да бъде спазено при всяко използване на запазения знак в тези случаи, е:

Направете информацията, за която се отнася запазеният знак, видима!

Ако съдържанието на една цяла публикация е покрито от екологичната декларация и потвърдено от проверяващия, запазеният знак може да бъде използван по всякакъв начин, считан за уместен (например на заглавната страница, заглавието на съобщение/реклама, като графичен фон на текста и т.н.).

Потвърдената информация трябва да бъде ясно разграничима от останалия текст например чрез рамка, различно оформление, цвят, размер на използваните символи), ако е:

Запазеният знак трябва да бъде поставен по начин, който позволява ясна връзка с потвърдената информация.

3.2.   Примери

Следните примери илюстрират принципите, дефинирани в точка 3.1 на настоящите насоки за регистрираните организации. Във всички случаи, назовани като „позволено“, критериите, назовани в приложение III, точка 3.5 букви от а) до е), трябва да бъдат изпълнени. В случаите, назовани като „непозволено“ критериите, назовани в приложение III, точка 3.5 като нарушени, са указани.

4.   НАСОКИ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕТО НО ЗАПАЗЕНИЯ ЗНАК ВЪРХУ РЕКЛАМИ/СЪОБЩЕНИЯ ЗА УЧАСТИЕ НА ОРГАНИЗАЦИЯТА В СХЕМАТА (член 8, параграф 2, буква г) на Регламент № 761/2001)

4.1.   Общи изисквания

Използването на запазения знак (версия 1) в съответствие с член 8, параграф 2, буква г) цели да информира обществото и заинтересованите страни, че една организация е регистрирана. Следователно е необходимо запазеният знак да е ясно и специално предназначен на регистрираната организация. Трябва да бъде избягвано объркване с нерегистрирани в СОУОСО организации.

Регистрираните организации и доставчици на комуникационни услуги, работещи като техни представители няма да създават впечатление, че те самите са изпълнили изискванията на СОУОСО, ако случаят не е такъв.

4.2.   Примери

Следните примери илюстрират горепосочените принципи за регистрирани организации:

5.   НАСОКИ ПО ИЗПОЛЗВАНЕТО НА ЗАПАЗЕНИЯ ЗНАК ВЪРХУ, ИЛИ В РЕКЛАМИ НА ПРОДУКТИ, ДЕЙНОСТИ И УСЛУГИ (член 8, параграф 2, буква д)), (член 8, параграф 2, букви а) и б) и приложение III, точка 3.5)

5.1.   Общи изисквания

Регламент (ЕО) № 761/2001 поставя по-силно ударение на непреките аспекти на околната среда в сравнение с Регламент (ЕИО) № 1836/93. Сред тях характеристиките на продукти, дейности и услуги играят централна роля. Той цели да насърчи организациите да издават информация по тяхната работа по околната среда във връзка с техните продукти и да използват техните маркетингови инструменти, за да съдействат целите на СОУОСО. Това обхваща аспектите на околната среда, непряко свързани с продукта, също както и преките характеристики на продукта - при условие, че те са били потвърдени от проверяващия.

Запазеният знак не бива в никакъв случай да бъде използван само в реклами за продукти, дейности и услуги (като екомаркировка). Необходима е ясно видима връзка с потвърдената информация. Потвърдената информация трябва да бъде разграничена от другата предоставена информация.

Информацията, за която се отнася запазеният знак, трябва да бъде избрана в съответствие с принципите, назовани в приложение III, точка 3.5, букви а) до е).

Според член 8, параграф 2, буква д) в съгласие с букви а) и г) е разрешено да се използва запазеният знак на СОУОСО, за да:

Необходима е ясно видима връзка с потвърдената информация. Всички дейности, приложими за информацията, предавана със запазения знак, трябва да са под управленския контрол на регистрираната организация.

Запазеният знак може да бъде използван по много различни начини, като например:

Организацията, използваща запазения знак, трябва да има контрол над и отговорност за начина, по който е представен запазеният знак. Трябва да има ясно обозначена връзка между запазения знак и дейността, продукта или услугата, за която той се отнася.

Още веднъж, не техническото средство, с което се представя запазеният знак като такъв, решава дали неговото използване е позволено или не, а съдържанието на предаваната информация. Във всеки случай трябва да бъде изяснено за коя организация се отнася информацията.

Три основни ограничения за използването на запазения знак трябва да бъдат спазвани. Не е позволено да се използва запазеният знак:

По този начин запазеният знак на СОУОСО като такъв не предава информация на потребителя (като екомаркировка), а обозначава потвърдено състояние на осигурената информация. С други думи той представя един „печат за благонадеждност на информацията“, а не „печат за превъзходство на продукта“.

Като допълнение, във всички случаи, където действа схемата за екомаркировка за продукта, дейността или услугата, обсъждани (например, където установени изисквания за екомаркировка на ЕС или национална екомаркировка), се прилагат следните изисквания:

5.2.   Примери

Следните примери илюстрират принципите, описани в параграф 5.1 на тези насоки. Във всички случаи, назовани като „позволени“, критериите, назовани в приложение III, точка 3.5, букви а) до е) трябва да бъдат изпълнени. В случаите, назовани като „непозволени“, е указано кои от критериите, назовани в приложение III, точка 3.5, са нарушени.

(1)  ОВ L 250, 19.9.1984 г., стр. 17.

(2)  ОВ L 168, 10.7.1993 г., стр. 1, отменен с Регламент (ЕО) № 761/2001.