Yttrande från Europeiska ekonomiska och sociala kommittén om ”Grönbok: Sammankoppling av företagsregister”

KOM(2009) 614 slutlig

2011/C 48/21

Föredragande: Ana BONTEA

Den 4 november 2009 beslutade kommissionen att i enlighet med artikel 262 i EG-fördraget rådfråga Europeiska ekonomiska och sociala kommittén om

”Grönbok: Sammankoppling av företagsregister”

KOM(2009) 614 slutlig.

Facksektionen för inre marknaden, produktion och konsumtion, som svarat för kommitténs beredning av ärendet, antog sitt yttrande den 8 juli 2010.

Vid sin 465:e plenarsession den 15–16 september 2010 (sammanträdet den 16 september) antog Europeiska ekonomiska och sociala kommittén följande yttrande med 65 röster för, 13 röster emot och 18 nedlagda röster.

1.   Slutsatser och rekommendationer

1.1   EESK ställer sig bakom strävandena att utveckla och förstärka samarbetet kring företagsregister i samtliga EU-länder med utgångspunkt i principer om insyn, snabbhet, minskade kostnader, förenklad byråkrati, lämpligt skydd för personuppgifter samt kompatibilitet. Det gränsöverskridande samarbetet mellan företagsregister ska göra den officiella informationen till kreditgivare, affärspartner, aktieägare och konsumenter bättre och mer pålitlig. Detta kommer att öka rättssäkerheten på den inre marknaden och göra denna smidigare.

1.2   Målsättningarna för sammankoppling av företagsregister bör vara i linje med de strategiska dokumenten Europa 2020 (1) och Small Business Act (2). Sammankopplingen av företagsregister måste leda till ökad öppenhet och underlätta samarbetet mellan företag samt minska hindren för gränsöverskridande verksamhet och den administrativa bördan, i synnerhet för små och medelstora företag. Alla dessa aspekter är viktiga för en stabilare inre marknad och för balanserade och hållbara ekonomiska och sociala framsteg i enlighet med vad som lyfts fram i Europeiska kommissionens meddelande ”Tänk småskaligt först – En ’Small Business Act’ för Europa” (KOM(2008) 394 slutlig).

1.3   EESK rekommenderar att nya målsättningar läggs till dem som nämns i grönboken, i syfte att

1.4   De allmänna linjerna i grönboken är lovvärda under förutsättning att man genomför en fördjupad konsekvensanalys på området och att ytterligare administrativa bördor inte läggs på företagen.

1.5   EESK anser att sammankopplingen av företagsregister kan ha ett reellt mervärde endast under förutsättning att nätverket inte endast omfattar de centrala registren utan även samtliga lokala och regionala register från de 27 medlemsstaterna, och att information som sänds inom nätverket oberoende av ursprungsland är aktuell, säker, standardiserad, snabbt tillgänglig via ett enkelt förfarande och på alla officiella EU-språk samt helst kostnadsfri (åtminstone i fråga om grundläggande information).

1.6   Om lagstiftningsåtgärder vidtas på EU-nivå anser EESK att det är nödvändigt att samtidigt ändra offentlighetsreglerna i syfte att minska de administrativa bördorna för företagen, i synnerhet små och medelstora företag, utan att öppenheten för den skull äventyras. Samtidigt måste man komma ihåg att offentliggörande av information i nationella officiella tidningar innebär merkostnader för företag utan att det tillför något reellt mervärde i jämförelse med möjligheten att ta del av uppgifter i ett företagsregister online.

1.7   En överenskommelse om handläggningen kunde vara en lösning för att fastställa de tekniska detaljerna i fråga om samarbetet kring företagsregister.

1.8   För att uppnå målsättningarna i grönboken föreslår EESK att man går in för en lösning som inbegriper och bygger på samtliga befintliga samarbetsmekanismer och -initiativ, särskilt EBR (3), Brite (4), informationssystemet för den inre marknaden (IMI) och e-Justice. Det kan ske genom att man utvidgar EBR och vidareutvecklar det till ett avancerat och innovativt kompatibelt system, integrerat i den europeiska portalen e-Justice i form av en IKT-tjänsteplattform som ett effektivt och framåtblickande styrinstrument som säkerställer sammankopplingen och kompabiliteten mellan företagsregister i hela EU, främjar samarbetet mellan företag och utvärderar hur de utvecklas.

1.9   I fråga om sammankopplingen av nätverken för företagsregister med det elektroniska nätverk som inrättats genom direktiv 2004/109/EG, anser EESK att en konsekvensanalys av deras utveckling bör genomföras efter det att samtliga företagsregister har kopplats samman.

1.10   När det gäller företagsfilialer i utlandet anser EESK att det är klokt att man inför IMI, eftersom det är ett informationssystem som ger en ram för administrativt samarbete som kan användas för att stödja tillämpningen av alla typer av rättsakter om den inre marknaden.

1.11   Genom att utse ett behörigt organ – som bör vara av obligatorisk, inte frivillig, karaktär – som ska ta över, utvidga och utveckla EBR samtidigt som lämplig finansiering säkerställs för projektet från EU-fonderna, kan man bidra till att påskynda uppbyggnaden av ett nätverk för samarbete över landsgränserna som inbegriper samtliga företagsregister i alla medlemsstater och som leder till att målen på kort och medellång sikt uppnås.

1.12   Sammankopplingen av företagsregister bör fylla en lång rad funktioner och erbjuda fler verktyg för enklare kommunikation.

1.13   Nationella och europeiska institutioners samarbete med arbetsmarknadens parter och det civila samhället är särskilt viktigt på detta område.

2.   Bakgrund

2.1   Det finns 27 företagsregister i Europa som fungerar på nationell eller regional grund. De säkerställer insamling, analys och lagring av information om företag i ifrågavarande land eller region. I detta arbete måste minimistandarder för grundläggande tjänster efterlevas i enlighet med EU-lagstiftningen.

2.2   Officiell företagsinformation kan visserligen lätt erhållas i registreringsstaten (företagsregistren i så gott som samtliga medlemsstater är elektroniska och tillgängliga online sedan den 1 januari 2007), men tillgången till samma information från ett annat EU-land kan förhindras av tekniska skäl (olika sökkriterier och strukturer) eller på grund av språksvårigheter.

2.3   Det finns ett ökande behov av tillgång till information om företag i anslutning till gränsöverskridande verksamhet, antingen i kommersiella eller i rättsliga syften, eftersom den inre marknaden erbjuder möjligheter som underlättat utvidgningen av affärsverksamhet över de nationella gränserna. Dessutom är det vanligt att fusioner eller styckning av bolag berör företag från olika EU-länder, särskilt i enlighet med direktiv 2005/56/EG som kräver samarbete mellan företagsregistren, och det är möjligt för företag registrerade i en medlemsstat att helt eller delvis utöva affärsverksamhet i en annan.

2.4   Gränsöverskridande affärsverksamhet har gjort ett permanent samarbete mellan nationella, regionala och lokala myndigheter och/eller företagsregister nödvändigt. Det finns många verktyg och initiativ som underlättar ett frivilligt samarbete på området.

3.   Sammanfattning av grönboken

3.1   I grönboken om sammankoppling av företagsregister beskrivs det befintliga regelverket, och samtidigt diskuteras hur man kan förbättra tillgången till information om företag inom EU och effektivisera tillämpningen av direktiven om bolagsrätt.

3.2   Grönboken lyfter fram två olika, men samverkande, målsättningar för sammankopplingen av företagsregister:

3.3   I grönboken presenteras befintliga mekanismer för samarbete och initiativ, i synnerhet följande:

3.4   I grönboken föreslås framför allt följande utvägar för att utveckla befintliga samarbetsmekanismer mellan företagsregistren:

4.   Allmänna kommentarer

4.1   EESK stöder en utveckling och förstärkning av samarbetet mellan företagsregister i samtliga EU-länder med målet att underlätta tillgången till officiell, tillförlitlig information om bolag och företag och att säkerställa öppenheten på den inre marknaden samtidigt som man ökar skyddet av aktieinnehavare och tredjeparter (fordringsägare, handelspartner, konsumenter osv.) i synnerhet vid gränsöverskridande förfaranden (fusioner över gränserna, omlokalisering av företag till utlandet eller insolvensförfaranden).

4.2   Det är lovvärt att Europeiska kommissionen har tagit initiativ till att överväga framtida lösningar för att underlätta tillträdet till information om företag i hela EU och till att tillämpa bolagsrättsdirektiven mer effektivt. EESK stöder grönboken i stort, förutsatt att behovet av att en fördjupad konsekvensanalys utförs beaktas och på villkor att ytterligare administrativa bördor inte läggs på företagen.

4.3   Avsikterna med sammankopplingen av företagsregister bör överensstämma med de strategiska dokumenten Europa 2020 (bättre gränsöverskridande samarbete) och Small Business Act (i vilket man förespråkar att ”kostnader och bördor för företagen blir de minsta möjliga” och fastslår att offentliga förvaltningar på ett viktigt sätt kan ”bidra till de små och medelstora företagens framgång och tillväxt genom att spara tid och pengar åt dem och frigöra resurser för innovation och jobbskapande”) samtidigt som återverkningarna av framtida lagstiftningsförslag och administrativa initiativ noggrant utvärderas.

4.4   Sammankopplingen av företagsregister bör bidra till att öka insynen, förbättra tillgången till officiell information med avseende på företagen och stärka samarbetet mellan dem, vilket är viktigt för att inre marknaden ska förstärkas och för att balanserade och hållbara ekonomiska och sociala framsteg ska främjas.

5.   Svar på frågorna i grönboken

5.1   Behovet av ett förbättrat nätverk för medlemsstaternas företagsregister

5.1.1   Med hänsyn till nuläget ser EESK det som nödvändigt att utveckla och förstärka samarbetet kring företagsregister i samtliga EU-länder med utgångspunkt i principer om insyn, snabbhet, minskade kostnader, förenklad byråkrati, lämpligt skydd av personuppgifter samt kompatibilitet (automatiskt informationsutbyte med lokala och regionala register).

5.1.2   EESK anser att sammankopplingen av företagsregister kan ha ett reellt mervärde endast under förutsättning att nätverket omfattar samtliga lokala och regionala register från de 27 medlemsstaterna, och att information som sänds inom nätverket oberoende av ursprungsland är aktuell, säker, standardiserad, snabbt tillgänglig via ett enkelt förfarande och på alla officiella EU-språk samt helst kostnadsfri (åtminstone i fråga om grundläggande information).

5.2   Huruvida villkoren för ett sådant samarbete skulle kunna fastställas i ett förvaltningsavtal mellan medlemsstaternas företrädare och företagsregistren

5.2.1   Under förutsättning att en kostnads- och nyttoanalys utförs som en del av en övergripande konsekvensanalys, vill EESK se ett utökat och fördjupat samarbete mellan företagsregister, och uppmanar därför alla medlemsstater att fullgöra sitt åliggande att utveckla partnerskap på området genom att aktivt delta i dess genomförande och i beslutsfattandet om tidsramar och villkor.

5.2.2   Om konsekvensanalysen visar att lagstiftningsåtgärder måste vidtas på EU-nivå för att säkerställa åliggandena i fråga om samarbete kring företagsregister, anser EESK att det är nödvändigt att samtidigt ändra reglerna om offentlig tillgänglighet till registren i syfte att minska de administrativa bördorna för företagen, i synnerhet små och medelstora företag, utan att öppenheten för den skull äventyras. Samtidigt måste man komma ihåg att offentliggörande av information i nationella registertidningar innebär merkostnader för företag utan att det tillför något reellt mervärde i jämförelse med möjligheten att ta del av uppgifter i ett företagsregister online.

5.2.3   Det kan vara lämpligt att skapa en solidare rättslig grund för vissa aspekter av nätverket, men de närmare villkoren för samarbetet bör fastställas genom ett avtal om förvaltningen av det elektroniska nätverket av företagsregister. Avtalet bör åtminstone omfatta frågor som villkoren för anslutning till nätverket, utnämning av ett förvaltningsorgan för nätet, ansvarsfrågor, finansiering, tvistlösning och underhållet av den centrala servern. Dessutom bör allmänheten garanteras tillgång till information på EU:s alla officiella språk och minimikrav uppfyllas gällande säkerhet och uppgiftsskydd.

5.3   Huruvida det finns något mervärde i att på längre sikt sammankoppla nätverket av företagsregister till det elektroniska nätverk som inrättats i enlighet med insynsdirektivet (2004/109/EG)

5.3.1   När det gäller sammankopplingen av nätverk för företagsregister med det elektroniska nätverk som inrättats genom insynsdirektivet (2004/109/EG) och som lagrar lagstadgad information om börsbolag, anser EESK att målet bör vara en fullständig sammankoppling av samtliga företagsregister. En konsekvensanalys bör utföras avseende tekniska problem i anslutning till sammankopplingen, åtgärdens effektivitet, det reella mervärdet samt kostnaderna. Det kanske vore mer ändamålsenligt att använda direktiv 2003/58/EG. Genom detta direktiv infördes elektroniska företagsregister.

5.3.2   Utökat samarbete mellan företagsregister kommer även att få positiva effekter på möjliga samverkansvinster med avseende på uppgifter om kommersiella företag som tillhandahålls av andra organ (med målet att öka insynen på finansmarknaden, förbättra tillgången till finansiell information om företag registrerade runtom i Europa och säkerställa effektivitet i gränsöverskridande insolvensförfaranden).

5.4   Vilken lösning eller kombination av lösningar som är att föredra för att underlätta kommunikationen mellan företagsregister vid gränsöverskridande fusioner och omlokalisering av företag

5.4.1   För att uppnå målsättningarna i grönboken anser EESK att man bör satsa på en lösning som omfattar och bygger vidare på samtliga befintliga mekanismer och initiativ för samarbete, särskilt EBR, Brite, IMI och e-Justice. Det kan ske genom att man utvidgar EBR till samtliga medlemsstater och vidareutvecklar det till ett tekniskt avancerat och innovativt kompatibelt system, integrerat i den europeiska portalen e-Justice i form av en IKT-tjänsteplattform som ett framåtblickande styrinstrument som säkerställer sammankoppling och kompatibilitet mellan företagsregister i hela EU, främjar samarbetet mellan företag och utvärderar hur de utvecklats.

5.4.2   Den lösning som EESK föreslår (utvidgning av EBR till samtliga medlemsstater och förbättrad verksamhet genom att man bygger vidare på resultaten från Brite-projektet och eventuellt använder IMI-systemet samtidigt som nätverket byggs in i portalen e-Justice) skulle få följande effekter: Man skulle säkerställa kontinuiteten i de erfarenheter och den kunskap som inhämtats kring hantering och administrering av sådana informationsplattformar; bibehålla graden av erkännande av plattformarna och undvika förvirring som kan uppstå om ett nytt instrument införs med liknande eller samma information som EBR. Slutligen skulle man kunna mångfaldiga resultaten av de investeringar som redan har gjorts (även EU-finansierade) och därmed begränsa genomförandekostnaderna, särskilt ifall IMI-systemet används eller om nätverket integreras i portalen e-Justice.

5.5   Den lösning som föreslås när det gäller företagsfilialer

5.5.1   Kravet på offentlighet för filialer i utlandet i direktiv 89/666/EEG gör samarbetet mellan företagsregister till en nödvändighet i praktiken, eftersom garantier måste skapas för att information och dokument offentliggörs när en filial inrättas. EESK anser att det är klokt att man bygger vidare på och utvecklar resultaten från Brite-projektet. Kommittén ställer sig bakom lösningen med automatisk uppgiftslämning mellan register för att kontrollera att behövliga uppgifter är korrekta och aktuella. Därmed tillgodoses fordringsägares och konsumenters intressen när dessa kommer i kontakt med filialer.

6.   Särskilda kommentarer

6.1   För att företagsregistren ska vara fullständigt kompatibla behöver man ta fram de bästa lösningarna på problem med tekniska (olika sökkriterier och strukturer) och språkrelaterade hinder (i EBR är lösningen att sökningar kan göras på samtliga språk och efterfrågade uppgifter erhålls på sökspråket).

6.2   Genom att utse ett behörigt organ som ska ta över, utvidga och utveckla EBR samtidigt som lämplig finansiering säkerställs för projektet från EU-fonderna, kan man bidra till att påskynda uppbyggnaden av ett nätverk som inbegriper samtliga medlemsstater och som leder till att målen på kort och medellång sikt uppnås. I framtiden bör man minska begränsningar i form av höga kostnader för anslutning och användning av EBR-program eller för abonnemang. Dessutom bör man undanröja hinder för anslutning på nationell nivå.

6.3   Sammankopplingen av företagsregister bör inte bara begränsas till att upprätthålla, utveckla, hantera och uppdatera nätverk och dataprogram. Den bör även på ett framgångsrikt sätt kunna främja kontakterna mellan deltagare, främja systemet på lämpligt sätt bland medborgare och företag, underlätta deltagande i program som finansieras av EU, utvidga tjänsterna till nya länder och dessutom erbjuda kommersiella tjänster som ger inkomster vilka i sin tur uteslutande bör öronmärkas för utveckling av näten.

6.4   Sammankopplingen av företagsregister bör inkludera fler verktyg som underlättar kommunikation: sökkriterier, en rad öppna förfaranden för mottagning av förfrågningar och översändande av svar (som samtliga medlemsstater enas om), möjlighet att få tillgång till vissa elektroniska dokument och certifikat, instrument för handläggning av förfrågningar/svar och övervakning av framsteg, förfaranden för inlämnande och behandling av klagomål, flerspråkiga sökmöjligheter, öppna standardfrågor och -svar, kontaktuppgifter till en ansvarig osv.

6.5   Sammankopplingen av företagsregister bör omfatta all information som det är obligatoriskt att offentliggöra, genom att tillträde ges till uppgifter i elektroniska nationella register och genom att byråkratin för företag minskar utan att ytterligare avgifter införs, i synnerhet för små och medelstora företag. IMI-systemet kan erbjuda möjligheter att underlätta kommunikationen mellan företagsregistren i de olika medlemsstaterna.

6.6   Vid konsekvensanalysen rekommenderas att följande aspekter uppmärksammas:

6.7   Nationella och europeiska institutioners samarbete på detta område med arbetsmarknadens parter och det civila samhället är särskilt viktigt.

(1)  Europeiska kommissionens meddelande om Europa 2020 – En strategi för smart och hållbar tillväxt för alla, KOM(2010) 2020 slutlig.

(2)  Europeiska kommissionens meddelande om ”Tänk småskaligt först – En ’Small Business Act’ för Europa”, KOM(2008) 394 slutlig.

(3)  European Business Register.

(4)  Business Register Interoperability Throughout Europe.