1.   Den gemensamma kommittén ska utföra de uppgifter som anges i artikel 42 i det strategiska partnerskapsavtalet mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, nedan kallade unionsparten, å ena sidan, och Japan, å andra sidan (nedan kallat avtalet).

2.   Den gemensamma kommittén ska bestå av företrädare för parterna.

1.   Den gemensamma kommittén ska normalt sett sammanträda en gång om året, växelvis i Tokyo och Bryssel, på en dag som ska fastställas i samförstånd. Kommittén ska också sammanträda på begäran av någon av parterna i samförstånd.

2.   Den gemensamma kommittén ska normalt sett sammanträda på högre tjänstemannanivå, om parterna inte beslutat något annat.

1.   Före varje sammanträde ska ordförandena, via sekreterarna, underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation.

2.   Vid behov och i samförstånd får experter eller företrädare för relevanta enheter bjudas in att delta som observatörer vid den gemensamma kommitténs sammanträden eller för att informera om särskilda ämnen.

1.   Ordförandena ska upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde.

2.   Den preliminära dagordningen ska fastställas senast femton dagar innan sammanträdet inleds.

3.   Den slutliga dagordningen ska antas av den gemensamma kommittén i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som finns på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna beslutar detta.

4.   Ordförandena får besluta att förkorta de tidsfrister som anges i punkt 2.

1.   Sekreterarna ska gemensamt utarbeta protokoll från varje sammanträde, så snart som möjligt men senast två månader efter dagen för varje sammanträde, såvida inte annat beslutas enhälligt. Utkastet till protokoll ska, som en allmän regel, omfatta den slutliga dagordningen och en sammanfattning av diskussionerna under varje punkt på dagordningen.

2.   Utkastet till protokoll ska godkännas skriftligen av parterna så snart som möjligt men senast två månader efter dagen för varje sammanträde, såvida inte annat beslutas enhälligt.

1.   Inom sina funktioner och uppgifter enligt artikel 42 i avtalet ska den gemensamma kommittén utfärda rekommendationer och anta beslut, när så är lämpligt. Dessa ska förses med rubriken ”Rekommendation” eller ”Beslut” följt av ett serienummer, dag för antagande och en beskrivning av innehållet. I varje rekommendation eller beslut ska det anges när rekommendationen eller beslutet träder i kraft.

2.   Den gemensamma kommittén utfärdar rekommendationer och antar beslut med enhällighet.

3.   Den gemensamma kommittén får besluta att utfärda rekommendationer och anta beslut genom ett skriftligt förfarande i form av en notväxling mellan den gemensamma kommitténs ordförande.

4.   Den gemensamma kommitténs rekommendationer och beslut ska antas skriftligen av ordförandena.

5.   Vardera parten får besluta att offentliggöra den gemensamma kommitténs rekommendationer och beslut på lämpligt sätt.

1.   Vardera parten ska stå för de utgifter den ådrar sig för deltagandet i den gemensamma kommitténs sammanträden, såväl för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikation.

2.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för kostnaderna för att anordna sammanträdet och för mångfaldigande av handlingar.

1.   Den gemensamma kommittén får besluta att inrätta arbetsgrupper för att bistå den i utförandet av dess uppgifter.

2.   Den gemensamma kommittén får besluta att avveckla en arbetsgrupp som den har inrättat eller att fastställa eller ändra dess mandat.

3.   Arbetsgrupperna ska rapportera till den gemensamma kommittén efter vart och ett av sina sammanträden.