6.12.2017   

SL

Uradni list Evropske unije

C 417/79

1.

Evropski azilni podporni urad (v nadaljnjem besedilu: Urad ali EASO) s sedežem v Valletti je bil ustanovljen z Uredbo (EU) št. 439/2010 Evropskega parlamenta in Sveta (1). Njegov cilj je izboljšati praktično sodelovanje na področju azila in pomagati državam članicam pri izpolnjevanju njihovih evropskih in mednarodnih obveznosti, da zaščitijo ljudi, ki potrebujejo zaščito. Od leta 2015 Urad zagotavlja podporo Grčiji in Italiji v okviru migrantske krize. Evropska komisija je leta 2016 predlagala okrepitev mandata Urada in znatno razširitev njegovih nalog za obravnavanje morebitnih strukturnih slabosti, ki se pojavijo pri uporabi azilnega sistema EU (2). Od marca 2016 se ekipe Urada na žariščnih točkah ukvarjajo tudi z operativnim izvajanjem sporazuma med EU in Turčijo ter podpirajo grško azilno službo.

2.

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Uradu (3).

Tabela

Ključni podatki o uradu

3.

V tabeli je prikazano, da je zaradi znatnega povečanja števila nalog Urada prišlo do tega, da je bil njegov končni proračun za leto 2016 več kot trikrat višji kot v letu prej. Poleg tega se je število zaposlenih, ki so bili na voljo leta 2016, povečalo za 34 %, sistemi in postopki pa so bili še vedno v procesu prilagoditve za obvladovanje novih razmer.

4.

To poročilo je treba brati ob upoštevanju teh izzivov in pooblastila Sodišča v skladu z mednarodnimi revizijskimi standardi.

5.

Revizijski pristop Sodišča vključuje analitične revizijske postopke, neposredno preizkušanje transakcij in oceno ključnih kontrol nadzornih in kontrolnih sistemov Urada. Dopolnjujejo jih dokazi, pridobljeni z delom drugih revizorjev in analizo poslovodskih predstavitev.

20.

Zaradi naslednjih pripomb mnenje Sodišča ni vprašljivo.

21.

Avgusta 2016 je Urad začel odprti postopek (pet sklopov) za oddajo okvirne pogodbe za kritje potreb po zagotovitvi kulturnih mediatorjev/tolmačev v različnih državah. Skupni znesek okvirne pogodbe za štiri sklope, ki so bili podpisani in revidirani (sklopi 2 do 5), je bil 60 milijonov EUR za obdobje štirih let. Ti štirje sklopi so bili dodeljeni istemu ponudniku kot prvemu kaskadnemu ponudniku. Ta ponudnik je izpolnjeval finančne zahteve izbirnih meril (1 milijon EUR letnega prometa) razen za eno od zadnjih treh let, za katero je bila z neprofitno organizacijo podpisana pogodba, s katero se je ta zavezala, da bo svoj „promet“ dala na voljo ponudniku. V skladu s finančno uredbo je dovoljeno zanašanje na finančno in gospodarsko zmogljivost drugih subjektov. Toda v tem primeru ni jasno, kako se bo dal „promet“ tega subjekta na voljo, glede na vrsto dejavnosti, ki jih izvaja, pa niti to, ali lahko podpira zagotavljanje zahtevanih storitev. Urad bi moral to ponudbo zavrniti, ker ni bila skladna z zahtevami o ekonomski in finančni zmogljivosti ponudnika. Posledično so okvirna pogodba in vsa z njo povezana plačila nepravilni (leta 2016 ni bilo izvršenih plačil).

22.

Na posebnem sestanku Evropskega sveta 23. aprila 2015 in v načrtu v 10 točkah o migracijah, ki so ga 20. aprila 2015 sprejeli ministri za zunanje in notranje zadeve, so bile države članice pozvane, naj zagotovijo odvzem prstnih odtisov vseh migrantov. Za izpolnitev te zahteve je bilo nujno hitro povečati zmogljivosti grških organov za odvzem prstnih odtisov. Komisija je to nalogo dodelila Uradu. Za njeno izvajanje sta bila potrebna nakup 90 čitalnikov prstnih odtisov in 90 ustreznih računalnikov (opreme) v vrednosti 1,1 milijona EUR v okviru sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev med Komisijo in Uradom ter njihova naknadna donacija grškim organom. V sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev je bilo zahtevano, da se oprema dostavi oddelku za IT policije v Atenah in jo od tam porazdeliti po žariščnih točkah na grških otokih. Skladno z opisom ukrepa je moralo biti osebje Urada prisotno na kraju samem za zagotovitev ustrezne dostave, namestitve in naknadnega prenosa lastništva na grško policijo. Toda uslužbenci Urada niso bili prisotni na kraju samem, da bi to zahtevo izpolnili, potrditev ustreznih grških organov, da je bila oprema dostavljena v žariščne točke februarja in na začetku marca 2016 ter da se uporablja za načrtovani namen, pa je bila prejeta šele julija 2017.

23.

Javni naročniki morajo zahtevati podrobne podatke o elementih cene ali stroškov v pisni obliki, kadar so ti nenavadno nizki, in ponudniku dati možnost, da predstavi svoja opažanja (10). Za dva od sklopov (sklopa 3 in 5) za najem kulturnih posrednikov/tolmačev v različnih državah (glej tudi odstavek 21) je Urad prejel finančni ponudbi, ki sta bili 50 % oz. 31 % cenejši od naslednjih najcenejših ponudb. Čeprav je to znak, da sta bili ponudbi nenavadno nizki, je Urad menil, da v zvezi s tem od ponudnika ni treba zahtevati dodatnih pojasnil.

24.

Služba Komisije za notranjo revizijo je v svojem revizijskem poročilu iz oktobra 2016 poudarila, da za postopke javnega naročanja za upravne odhodke ni ustreznega načrtovanja ter da je spremljanje postopkov in specifičnih naročil, oddanih na podlagi okvirnih pogodb, slabo. Urad in Služba Komisije za notranjo revizijo sta se dogovorila za načrt popravljalnih ukrepov.

25.

Leta 2016 se je Urad spoprijemal s številnimi izzivi v operativnem okolju, ki so vključevali ne le bistveno povečanje proračuna in razširitev nalog, ampak tudi bistveno povečanje števila transakcij, zamenjavo računovodje skupaj z več vmesnimi rešitvami in uvedbo sistema poteka dela brez papirja. Te razmere, za katere so bile značilne znatne spremembe in nestabilnost, se niso skušale omiliti niti s ponovnim preverjanjem računovodskega sistema niti z uvedbo sistema rednih naknadnih preverjanj transakcij (11).

26.

Komisija je leta 2014 v imenu več kot 50 institucij in organov EU, vključno z Uradom, podpisala okvirno pogodbo z enim ponudnikom za pridobitev licenc programske opreme ter izvajanje vzdrževanja in podpore. Izvajalec okvirne pogodbe ima vlogo posrednika med Uradom in dobavitelji, ki lahko izpolnijo potrebe Urada. Za te posredniške storitve je izvajalec okvirne pogodbe upravičen zaračunati pribitek na ceno dobavitelja v višini 2–9 %. Leta 2016 so skupna plačila, izplačana izvajalcu okvirne pogodbe, znašala 534 900 EUR. Urad ni sistematično preverjal cen in pribitkov, ki so jih zaračunali dobavitelji, in računov, izdanih izvajalcu okvirne pogodbe.

27.

Zunanjo oceno uspešnosti Urada za obdobje od 2011 do 2014 je pripravila v njegovem imenu Komisija. Končno poročilo je bilo pripravljeno decembra 2015. V njem je bila potrjena pomembnost misije in nalog Urada, ugotovljeno pa je bilo tudi, da Urad na splošno uspešno izvaja svoje ključne naloge in da je dosegel večino pričakovanih rezultatov. V oceni je bila omenjena tudi potreba po povečanju učinkovitosti operacij in nadaljnje zagotavljanje sodelovanja in usklajenosti dejavnosti z drugimi evropskimi in mednarodnimi institucijami in organi, ki obravnavajo migracijska vprašanja. Urad izvaja akcijski načrt, dogovorjen z upravnim odborom na podlagi njegovega razširjenega mandata, končno poročilo o izvajanju načrta pa je predvideno v juniju 2017.

28.

Urad je kupil in postavil 65 zabojnikov v skupnem znesku 852 136 EUR, ki naj bi se uporabljali kot mobilne pisarne na grških in italijanskih žariščnih točkah. Nekateri od njih so bili postavljeni na lokacijah, kjer so izgredniki kasneje uničili podobne zabojnike, ki niso bili last Urada. Urad zabojnikov ni zavaroval za to tveganje.

29.

Urad ni pravočasno izterjal vseh svojih terjatev. Povračilo DDV za leti 2014 (180 919 EUR) in 2015 (245 960 EUR) je konec leta 2016 ostalo neizterjano.

30.

Stopnja prenesenih odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti, je bila visoka za naslov II (upravni odhodki) in je znašala 2,5 milijona EUR ali 43,9 % (2015: 1 076 583 EUR ali 36,9 %). Prenosi so v glavnem povezani s stroški za strukturo IT, prevajanje in objavljanje, poslovno svetovanje in sestanke upravnega odbora, za katere so bile pogodbe podpisane proti koncu leta 2016 in/ali računi izdani šele leta 2017.

31.

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi pripomb Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.