6.12.2017

SL

Uradni list Evropske unije

C 417/1

---

Povzetek rezultatov letnih revizij agencij in drugih organov Evropske unije, ki jih je Sodišče opravilo za proračunsko leto 2016

(2017/C 417/01)

KAZALO

KRATICE AGENCIJ IN DRUGIH ORGANOV EU

3

POVZETEK

5

KDO SMO

5

KAJ SMO REVIDIRALI

5

Različne vrste agencij imajo sedeže po državah članicah EU

5

Proračun in financiranje agencij – več financiranja za prednostna področja in pomembnost samofinanciranja

7

Povečanje števila zaposlenih na prednostnih področjih

9

Ureditve glede revidiranja

9

KAJ SMO UGOTOVILI

10

Revizijsko mnenje brez pridržkov o zanesljivosti zaključnih računov vseh agencij

10

Revizijsko mnenje brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z zaključnimi računi vseh agencij razen EASO

10

Posebno pomembne zadeve, ki jih je poudarilo Evropsko računsko sodišče

10

Druge revizijske ugotovitve na različnih področjih

11

Kadrovske zadeve – v nekaterih primerih zaskrbljujoče

11

Javno naročanje je še vedno področje, na katerem so napake pogoste

11

Agencije imajo zelo različne sisteme IT, čeprav imajo podobne dejavnosti

12

Svetovanje IT in vodenje projektov na Evropski agenciji za zdravila je treba izboljšati

13

Upravljanje proračuna se z nekaj izjemami izboljšuje

14

Zunanja vrednotenja so na splošno pozitivna

14

Poročanje o revizijskih rezultatih Službe za notranjo revizijo za celovitejši pregled

14

Spremljanje upoštevanja pripomb iz prejšnjih let v večini primerov poteka ustrezno

14

PRILOGA I –

Proračun agencij in število zaposlenih v njih

16

PRILOGA II –

Pripombe Evropskega računskega sodišča, zaradi katerih njegova mnenja niso vprašljiva

19

PRILOGA III –

Spremljanje odprtih pripomb, zaradi katerih mnenja Evropskega računskega sodišča niso vprašljiva

22

KRATICE AGENCIJ IN DRUGIH ORGANOV EU

Kratica	Ime	Sedež
ACER	Agencija za sodelovanje energetskih regulatorjev	Ljubljana, Slovenija
BEREC	Urad Organa evropskih regulatorjev za elektronske komunikacije	Riga, Latvija
CdT	Prevajalski center za organe Evropske unije	Luxembourg, Luksemburg
Cedefop	Evropski center za razvoj poklicnega usposabljanja	Solun, Grčija
CEPOL	Agencija Evropske unije za usposabljanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj	Budimpešta, Madžarska
Chafea	Izvajalska agencija za potrošnike, zdravje, kmetijstvo in hrano	Luxembourg, Luksemburg
CPVO	Urad Skupnosti za rastlinske sorte	Angers, Francija
EACEA	Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo	Bruselj, Belgija
EASA	Evropska agencija za varnost v letalstvu	Köln, Nemčija
EASME	Izvajalska agencija za mala in srednja podjetja	Bruselj, Belgija
EASO	Evropski azilni podporni urad	Valletta, Malta
EBA	Evropski bančni organ	London, Združeno kraljestvo
ECDC	Evropski center za preprečevanje in obvladovanje bolezni	Stockholm, Švedska
ECHA	Evropska agencija za kemikalije	Helsinki, Finska
EEA	Evropska agencija za okolje	København, Danska
EFCA	Evropska agencija za nadzor ribištva	Vigo, Španija
EFSA	Evropska agencija za varnost hrane	Parma, Italija
EIGE	Evropski inštitut za enakost spolov	Vilna, Litva
EIOPA	Evropski organ za zavarovanja in poklicne pokojnine	Frankfurt, Nemčija
EIT	Evropski inštitut za inovacije in tehnologijo	Budimpešta, Madžarska
EMA	Evropska agencija za zdravila	London, Združeno kraljestvo
EMCDDA	Evropski center za spremljanje drog in zasvojenosti z drogami	Lizbona, Portugalska
EMSA	Evropska agencija za pomorsko varnost	Lizbona, Portugalska
ENISA	Agencija Evropske unije za varnost omrežij in informacij	Heraklion, Grčija
ERA	Agencija Evropske unije za železnice	Valenciennes, Francija
ERCEA	Izvajalska agencija Evropskega raziskovalnega sveta	Bruselj, Belgija
ESMA	Evropski organ za vrednostne papirje in trge	Pariz Francija
ETF	Evropska fundacija za usposabljanje	Torino, Italija
EUIPO	Urad Evropske unije za intelektualno lastnino	Alicante, Španija
eu-LISA	Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov na področju svobode, varnosti in pravice	Talin, Estonija
EU-OSHA	Evropska agencija za varnost in zdravje pri delu	Bilbao, Španija
Euratom	Agencija za oskrbo Euratom	Luxembourg, Luksemburg
Eurofound	Evropska fundacija za izboljšanje življenjskih in delovnih razmer	Dublin, Irska
Eurojust	Urad za evropsko pravosodno sodelovanje	Haag, Nizozemska
Europol	Agencija Evropske unije za sodelovanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj	Haag, Nizozemska
FRA	Agencija Evropske unije za temeljne pravice	Dunaj, Avstrija
Frontex	Evropska agencija za mejno in obalno stražo	Varšava, Poljska
GSA	Agencija za evropski GNSS	Praga, Češka
INEA	Izvajalska agencija za inovacije in omrežja	Bruselj, Belgija
REA	Izvajalska agencija za raziskave	Bruselj, Belgija
SRB	Enotni odbor za reševanje	Bruselj, Belgija

POVZETEK

Evropsko računsko sodišče (v nadaljnjem besedilu: Sodišče) je revidiralo zaključne račune in z njimi povezane transakcije za 41 organov, uradov in agencij EU (v nadaljnjem besedilu: agencije) za proračunsko leto 2016. O zaključnih računih in z njimi povezanih transakcijah vseh agencij razen ene (EASO) je izreklo mnenja brez pridržkov.

Čeprav so bili zaključni računi agencij pošten prikaz njihovega finančnega in ekonomskega stanja ter čeprav so bile z njimi povezane transakcije večinoma zakonite in pravilne, so še vedno mogoče izboljšave, kot je Sodišče poročalo v odstavkih o poudarjeni zadevi in drugi zadevi ter v pripombah o revizijskih ugotovitvah, zaradi katerih revizijska mnenja niso vprašljiva.

V tem dokumentu je povzetek rezultatov teh revizij. Njegov namen je olajšati analizo in primerjavo specifičnih letnih poročil, ki jih je za te agencije pripravilo Sodišče. V posameznih specifičnih letnih poročilih so predstavljeni mnenja in pripombe Sodišča ter odgovori nanje. Ta povzetek ni revizijsko poročilo ali mnenje.

KDO SMO

Evropsko računsko sodišče je institucija, ki revidira finance EU. Poslanstvo Sodišča je prispevati k izboljševanju finančnega poslovodenja EU, spodbujati odgovornost in preglednost ter delovati kot neodvisni varuh finančnih interesov državljanov Unije. Naloga Sodišča kot neodvisnega zunanjega revizorja EU je preverjati, ali so sredstva EU pravilno obračunana, pridobljena in porabljena v skladu z ustreznimi pravili in predpisi in ali je bila z njihovo porabo ustvarjena dodatna vrednost. V okviru teh pooblastil Sodišče letno preučuje zaključne račune in z njimi povezane transakcije za vse institucije in agencije EU.

KAJ SMO REVIDIRALI

Različne vrste agencij imajo sedeže po državah članicah EU

Agencije so ločeni pravni subjekti, ustanovljeni z aktom sekundarne zakonodaje zaradi izvajanja specifičnih tehničnih, znanstvenih ali upravljavskih nalog, ki pomagajo institucijam Unije pri zasnovi in izvajanju politik. V državah članicah so zelo prepoznavne in bistveno vplivajo na oblikovanje politik in odločitev ter izvajanje programov na področjih, ki so za vsakodnevno življenje evropskih državljanov zelo pomembna, to so zdravje, varnost, zaščita, svoboda in pravosodje. Glede na njihovo ureditev in naloge razlikujemo med decentraliziranimi agencijami, drugimi organi in izvajalskimi agencijami Komisije. Za poimenovanje agencij v tem poročilu se uporabljajo kratice njihovih celotnih imen, ki so navedene na seznamu kratic na začetku poročila.

32 decentraliziranih agencij ima pomembno vlogo pri pripravi in izvajanju politik EU, še zlasti tehničnih, znanstvenih, operativnih in/ali regulativnih nalog. Njihov namen je omogočiti Komisiji, da se osredotoči na oblikovanje politik ter okrepi sodelovanje med EU in nacionalnimi vladami z združitvijo tehničnega in specialističnega strokovnega znanja z obeh strani. Decentralizirane agencije so ustanovljene za nedoločen čas in imajo sedeže po celotni EU (glej sliko 1).

Trije drugi organi so EIT, Euratom in SRB. EIT v Budimpešti je neodvisen decentraliziran organ EU, ki združuje znanstvene, poslovne in izobraževalne vire za okrepitev inovacijskih zmogljivosti EU. Euratom v Luxembourgu je bil ustanovljen v podporo ciljem iz Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo. SRB v Bruslju je ključni organ Enotnega mehanizma za reševanje v evropski bančni uniji. Njegovo poslanstvo je zagotoviti urejeno reševanje propadajočih bank s čim manjšim učinkom na realni sektor in javne finance držav članic EU in drugih držav.

Šest izvajalskih agencij Komisije je pooblaščenih za opravljanje nalog, povezanih z upravljanjem enega ali več programov Unije, ustanovljene pa so za omejeno obdobje. Sedeže imajo v Bruslju (EACEA, EASME, ERCEA, INEA, REA) in Luxembourgu (Chafea).

Slika 1

Sedeži agencij po državah članicah EU

Proračun in financiranje agencij – več financiranja za prednostna področja in pomembnost samofinanciranja

Večina agencij se skoraj v celoti financira iz splošnega proračuna EU, nekatere pa se v celoti ali deloma financirajo same (glej razdelitev v tabeli 1). ERA naj bi se najkasneje junija 2019 začela deloma financirati sama.

Tabela 1

Vrste agencij in njihovo financiranje

	Financiranje
	Večinoma iz splošnega proračuna EU	Večinoma samofinanciranje	Proračun EU, prispevki držav članic in/ali pristojbine (delno samofinanciranje)
Decentralizirane agencije	24	2 CPVO, EUIPO	6 EASA, EBA, ECHA, EIOPA, EMA, ESMA
Drugi organi	2 EIT, Euratom	1 SRB	—
Izvajalske agencije Komisije	6 EACEA, REA, ERCEA, EASME, INEA, Chafea	—	—

Skupni proračun za leto 2016 za vse agencije (razen SRB, ki ima specifična pooblastila in mehanizem) je znašal približno 3,4 milijarde EUR (leta 2015: 2,8 milijarde EUR), kar je približno 2,4 % splošnega proračuna EU za leto 2016 (leta 2015: 2,0 %). Do povečanja je prišlo predvsem v agencijah, ki delujejo na področju zadev, povezanih z industrijo, raziskavami in energetiko (dodatnih 358 milijonov EUR) ter državljanskimi svoboščinami, pravosodjem in notranjimi zadevami (dodatnih 174 milijonov EUR). Od skupnega proračuna v višini 3,4 milijarde EUR se je približno 2,3 milijarde EUR financiralo iz splošnega proračuna EU, približno 1 milijarda EUR pa se je financirala iz pristojbin in neposrednih prispevkov držav članic EU, držav Efte itd.

Poleg tega je SRB, ki je bil ustanovljen z uredbo o enotnem mehanizmu za reševanje in ki ta mehanizem podpira, prejel približno 11,8 milijarde EUR prispevkov kreditnih institucij, da bi v celoti ustanovil enotni sklad za reševanje do leta 2023.

Skupni proračun vseh agencij za leto 2016 vključno s SRB je tako znašal približno 15,2 milijarde EUR. Podrobnosti o posameznih proračunih agencij so v Prilogi I.

Slika 2

Viri financiranja agencij v letu 2016

Slika 3

Proračuni agencij v milijonih EUR

Povečanje števila zaposlenih na prednostnih področjih

Na koncu leta 2016 so imele agencije 10 364 uslužbencev (leta 2015: 9 848) (1)  (2). Kot v prejšnjih letih je do največjega povečanja števila uslužbencev prišlo v agencijah, ki obravnavajo zadeve, povezane z industrijo, raziskavami in energetiko (110), državljanske svoboščine, pravosodje in notranje zadeve (177) ter ekonomske in monetarne zadeve (85). Podrobnosti o številu uslužbencev v posameznih agencijah so v Prilogi I.

Ureditve glede revidiranja

V členu 287 Pogodbe o delovanju Evropske unije (3) je določeno, da mora Evropsko računsko sodišče preučiti zaključne račune vseh agencij, ki jih ustanovi Unija, če ustrezni ustanovni akt takšne preučitve ne izključuje. Sodišče je zato revidiralo 41 agencij in izreklo mnenja o zanesljivosti njihovih zaključnih računov ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2016.

Opredelitev ureditev glede revidiranja zaključnih računov agencij v sedanjem zakonodajnem okviru je predstavljena v tabeli 2.

Tabela 2

Ureditve glede revidiranja zaključnih računov agencij

Agencije	Revizor
	Evropsko računsko sodišče	Revizijsko podjetje in Evropsko računsko sodišče
Decentralizirane agencije	2	30
Drugi organi	1 (4)	2
Izvajalske agencije	6	—

Zaključne račune 32 agencij so preverili neodvisni zunanji revizorji (revizijska podjetja) v skladu s členom 208(4) finančne uredbe EU (5) in členom 107(1) okvirne finančne uredbe za agencije (6). Sodišče je delo revizijskih podjetij pregledalo v skladu z mednarodnimi revizijskimi standardi. Ta pregled daje ustrezno zagotovilo, da lahko Sodišče kot osnovo za lastna revizijska mnenja o zanesljivosti zaključnih računov uporabi delo revizijskega podjetja. Za preostalih devet agencij je zanesljivost zaključnih računov revidiralo samo Sodišče. Revizija zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z zaključnimi računi vseh agencij, kot v prejšnjih letih ostaja v izključni pristojnosti Sodišča.

Poleg agencij, ki jih revidira Sodišče, obstajajo še tri agencije povezane z obrambo (Evropska obrambna agencija, Inštitut Evropske unije za varnostne študije in Satelitski center Evropske unije), ki delujejo pod okriljem Sveta in se financirajo s prispevki držav članic. Teh agencij ne revidira Sodišče, temveč drugi neodvisni zunanji revizorji. V panoramskem pregledu iz leta 2014 (7) o ureditvah odgovornosti in javnega revidiranja v EU je Sodišče ugotovilo, da ni prepričljivega razloga za drugačno obravnavo teh agencij.

KAJ SMO UGOTOVILI

Revizijsko mnenje brez pridržkov o zanesljivosti zaključnih računov vseh agencij

Zaključni računi vseh 41 agencij v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavljajo njihov finančni položaj na dan 31. decembra 2016 ter njihov poslovni izid in denarne tokove za tedaj končano leto v skladu z določbami finančnih uredb, ki se zanje uporabljajo, in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije.

Revizijsko mnenje brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z zaključnimi računi vseh agencij razen EASO

Sodišče je za 40 agencij ugotovilo, da so transakcije, povezane z zaključnimi računi za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2016, v vseh pomembnih pogledih zakonite in pravilne.

O zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z zaključnim računom EASO, je Sodišče izreklo mnenje s pridržkom. Pridržek se nanaša na dva postopka oddaje javnega naročila, ki nista bila dovolj skladna z načeli javnega naročanja.

Posebno pomembne zadeve, ki jih je poudarilo Evropsko računsko sodišče

Sodišče je odstavek o poudarjanju zadeve  (8) v zvezi z odločitvijo Združenega kraljestva o izstopu iz Evropske unije vključilo v poročili o obeh agencijah s sedežem v Londonu, EBA in EMA. Zaključna računa in z njima povezana pojasnila EBA in EMA so bili pripravljeni na podlagi omejenih informacij, ki so bile na voljo ob podpisu, v njih pa še ni bilo zanesljive ocene prihodnjih stroškov prenehanja dejavnosti v Združenem kraljestvu in posledične selitve na drugo lokacijo. Sodišče je opozorilo tudi na tveganje zmanjšanja prihodkov po izstopu Združenega kraljestva iz EU in tveganj, da bo selitev teh agencij privedla do izgube strokovnega znanja, kar bi povzročilo tveganje za neprekinjeno poslovanje.

V poročila o več agencijah, ki nimajo sedeža v Londonu, je Sodišče vključilo sedem odstavkov o drugi zadevi  (9), v katerih je opozorilo na morebitni učinek izstopa Združenega kraljestva iz Evropske unije na prihodke in dejavnosti zadevnih agencij. CPVO, EASA, ECHA, EIOPA, ESMA in EUIPO se bodo morda srečevali z zmanjšanjem prihodkov, do katerega bo prišlo neposredno zaradi okrnitve dejavnosti, za katere se zaračunavajo pristojbine, v Združenem kraljestvu. GSA upravlja tehnične enote v Združenem kraljestvu, katerih status še ni določen.

Sodišče je v poročilo o SRB vključilo odstavek o poudarjanju zadeve o okviru kontrole za izračun prispevkov kreditnih institucij v enotni sklad za reševanje. Poudarilo je, da se prispevki v sklad izračunajo na podlagi informacij, ki jih Odboru posredujejo kreditne institucije preko nacionalnih organov za reševanje. Kljub temu pa uredba o enotnem mehanizmu ne omogoča celovitega in usklajenega okvira kontrole za zagotovitev zanesljivosti informacij. Sodišče je ugotovilo, da je metodologija iz pravnega okvira, ki se uporablja za izračun prispevkov, zelo zapletena in lahko privede do tveganja v zvezi s točnostjo. Poleg tega pa Odbor ne sme objavljati podrobnosti o prispevkih, izračunanih na podlagi ocene tveganja, po kreditnih institucijah, saj so te medsebojno povezane in vključujejo zaupne informacije o drugih kreditnih institucijah. To vpliva na preglednost teh izračunov.

Sodišče je odstavek o drugi zadevi vključilo tudi v poročilo o EIT, in sicer o slabostih pri postopkih javnega naročanja, ki jih izvajajo pravni subjekti skupnosti znanja in inovacij EIT, ter o tem, da so kadri EIT preveč omejeni, da bi lahko obravnavali povečan obseg dela.

V poročilo o CdT je vključilo odstavek o drugi zadevi o tem, da več agencij vse več uporablja interne in druge alternativne prevajalske rešitve. To pomeni, da se zmogljivost CdT ne uporablja maksimalno in da na evropski ravni prihaja do podvajanja razvoja prevajalskih sistemov in tekočih stroškov. Vse večja uporaba alternativnih prevajalskih rešitev v drugih agencijah ogroža poslovni model CdT.

Druge revizijske ugotovitve na različnih področjih

Sodišče je poročalo tudi o skupaj 115 revizijskih ugotovitvah, t. i. pripombah (leta 2015: 90), ki se nanašajo na 34 agencij (leta 2015: 37), da bi poudarilo pomembne zadeve in opredelilo področja, na katerih so mogoče izboljšave. Pregled pripomb za posamezne agencije je v Prilogi II.

Kadrovske zadeve – v nekaterih primerih zaskrbljujoče

Ustrezni kadrovski viri so bistven element za stabilnost in učinkovitost delovanja agencij in njihovo sposobnost izvajanja programov dela. Sodišče je ugotovilo, da so na sedem agencij vplivale zadeve, povezane z upravljanjem kadrov, in druge zadeve v zvezi z uslužbenci, vključno s pogostim menjavanjem uslužbencev, pomanjkljivostmi v postopkih zaposlovanj in prostimi delovnimi mesti, ki so jih dlje časa zasedali začasni uslužbenci.

Tri agencije (Frontex, CEPOL in BEREC) so imele težave pri iskanju ustreznih kandidatov z zahtevanim profilom, kar je verjetno povezano s koeficientom za prilagoditev plače, ki se uporablja za državo gostiteljico (66,7 %, 69 % oz. 76,5 %). V primerih, v katerih so agencije našle ustrezne kandidate, je bilo število uslužbencev, ki jih je bilo mogoče zaposliti iz države gostiteljice, nesorazmerno višje od števila uslužbencev iz drugih držav članic. Frontex je, da bi privabil kandidate, 14 uslužbencev zaposlil z višjim razredom, kot je dovoljen v skladu s kadrovskimi predpisi. Pri drugih dveh agencijah je Sodišče ugotovilo pogosto menjavanje uslužbencev, ki bi lahko vplivalo na neprekinjeno poslovanje in sposobnost agencij za izvajanje dejavnosti, predvidenih v programu dela. V primeru CEPOL je mogoč dodaten razlog za težave pri zaposlovanju konkurenca drugega organa EU s sedežem v Budimpešti (EIT).

Tri agencije (EMA, EIT, ECDC) so se srečevale z organizacijskimi izzivi. Od leta 2014 sta bili v EMA izvedeni dve večji reorganizaciji, vključno z notranjo prerazporeditvijo najvišjih in srednjih vodstvenih položajev. Prerazporeditev ključnega osebja na področju informacijske tehnologije in uprave ni bila uspešna in je povzročila pomembno tveganje nestabilnosti EMA in njenih dejavnosti. EIT je od svoje ustanovitve leta 2008 do julija 2014 zamenjal štiri direktorje. Od avgusta 2014 je položaj direktorja, od februarja 2013 pa še en drug vodstveni položaj zasedal začasni uslužbenec, kar je v nasprotju s pravilom o najdaljšem trajanju začasne zasedenosti delovnih mest, ki je v kadrovskih predpisih omejeno na največ eno leto. To je vzrok za negotovost deležnikov in ogroža kontinuiteto strateških usmeritev. Začasni direktor ECDC je bil imenovan maja 2015 in je bil 31. decembra 2016 še vedno na tem položaju, s čimer je bilo preseženo najdaljše dovoljeno obdobje enega leta. Posledica tega začasnega imenovanja je bilo tudi 15 dodatnih začasnih ureditev za druge uslužbence.

Javno naročanje je še vedno področje, na katerem so napake pogoste

Cilj javnega naročanja je zagotovitev konkurence med gospodarskimi subjekti za doseganje najbolj gospodarnih nakupov, izvedenih transparentno, objektivno in dosledno ter na podlagi veljavnega zakonodajnega okvira. Sodišče je v specifičnih letnih poročilih za EASO, EMCDDA, eu-LISA, EMA in BEREC poročalo o tem, da te agencije niso v celoti upoštevale načel javnega naročanja in pravil iz finančne uredbe. Pripombe se večinoma nanašajo na neskladnosti v razpisni dokumentaciji, neupoštevanje meril, določenih za izbiro gospodarskih subjektov, in na to, da ni dovolj formalnih postopkov in jasno določenega organa za oddajo naročil in podpis pogodb.

Sodišče je pohvalilo to, da agencije za javno naročanje blaga in storitev vse več uporabljajo medinstitucionalne okvirne pogodbe, kar privede do upravne učinkovitosti in ekonomije obsega. Toda v primeru ene medinstitucionalne okvirne pogodbe za programsko opremo, licence in storitve IT, ki sta jo leta 2014 podpisala nek izvajalec in Komisija v imenu več institucij in agencij, kasnejše izvajanje v vsaj treh agencijah (EMA, EEA in EASO) ni bilo optimalno. Izvajalec deluje kot posrednik med institucijami in agencijami ter potencialnimi dobavitelji, ki lahko zagotovijo blago ali storitve, ki jih potrebujejo. Za te posredniške storitve je izvajalec upravičen do pribitka na ceno dobavitelja v višini 2–9 %. Sodišče je za revidirana plačila v okviru te okvirne pogodbe ugotovilo, da se cene in pribitki niso vedno sistematično preverjali s primerjavo s predračuni in računi dobaviteljev, da pri izvajanju okvirne pogodbe ni bila vedno zagotovljena zadostna konkurenca ter da zato ni bilo zagotovljeno, da je bila izbrana najbolj gospodarna rešitev.

Sodišče je o slabostih pri postopkih javnega naročanja poročalo tudi v zvezi z notranjimi kontrolami. V petih primerih v štirih agencijah (EASO, EIT, EMSA in EIGE) je ugotovilo, da so slabe kontrole privedle do neučinkovitosti, npr. zaradi podcenjenih potreb po javnem naročanju v času postopkov.

Čeprav letne revizije agencij niso bile osredotočene na vidike smotrnosti, se od revizorjev Sodišča pričakuje, da upoštevajo tveganja, ki so posledica slabe smotrnosti, in tveganja, povezana s finančnim poslovodenjem. V sedmih primerih v šestih agencijah (eu-LISA, Frontex, EUE-OSHA, EEA, BEREC in EUIPO) je Sodišče dalo pripombe o neoptimalnih ureditvah javnega naročanja, zaradi katerih je ogroženo zagotavljaje najboljše stroškovne učinkovitosti, in o slabostih pri spremljanju izvajanja pogodb.

Agencije imajo zelo različne sisteme IT, čeprav imajo podobne dejavnosti

Agencije izvajajo veliko različnih operativnih dejavnosti, za katere so potrebne ustrezne in včasih prirejene rešitve IT. Toda glavne operativne in upravne dejavnosti se izvajajo na podlagi istega pravnega okvira, zaradi česar imajo podobne procese, za katere je mogoče uporabljati podobne rešitve IT. Medtem ko so agencije dosegle dober napredek pri uporabi podobnih sistemov za upravljanje proračuna in računovodenje, še vedno obstaja mnogo različnih rešitev IT, ki se uporabljajo na drugih ključnih področjih, kot so upravljanje kadrov ter javnih naročil in pogodb. Agencije naj razmislijo o dodatni uskladitvi rešitev IT tudi na teh področjih, saj to ne bi le izboljšalo stroškovne učinkovitosti, temveč tudi zmanjšalo tveganje, povezano z notranjo kontrolo, in okrepilo upravljanje IT.

Druge potencialne prihranke bi bilo mogoče doseči npr. z bolj usklajenim poročanjem vodstvu in deležnikom ter z uvedbo bolj avtomatiziranih revizijskih postopkov za izboljšanje učinkovitosti revizij. Mreža agencij EU se zavzema za dodatno spodbujanje sodelovanja med agencijami in s Komisijo v takih zadevah, kar zadeva zunanjo revizijo, pa tudi s Sodiščem.

Slika 4

Raznolikost rešitev IT v agencijah

Sistemi za upravljanje kadrov

Sistemi za upravljanje javnega naročanja/pogodb

Svetovanje IT in vodenje projektov na Evropski agenciji za zdravila je treba izboljšati

Sodišče je poleg standardnega letnega revizijskega dela, ki zajema vse agencije, pregledalo tudi najem strokovnjakov IT v agenciji EMA za dva velika projekta IT (farmakovigilanca in klinično preizkušanje), s katerima agencija obravnava svoje zakonske obveznosti za vzpostavitev kompleksnega sistema mrež po vsej EU, za katero je potreben obširen razvoj IT. Ker načrt delovnih mest EMA ni bil razširjen, da bi se omogočilo ustvarjanje internega strokovnega znanja na področju razvoja podjetij in razvoja IT, je agencija najela svetovalna podjetja za ti področji, zaradi česar je postala kritično odvisna od zunanjega strokovnega znanja.

Sodišče je ugotovilo tudi, da pred začetkom projektov ni bila pripravljena ustrezna metodologija za tako kompleksne in obsežne projekte, to pa je morda vplivalo na sposobnost vodstva za nadzor in spremljanje izvajanja projektov ter zagotavljanje skladnosti projektov. EMA je še naprej razvijala ustrezno metodologijo, ki jo je nazadnje izboljšala septembra 2016.

Sposobnost EMA za nadzor dejavnosti njenih svetovalcev in spremljanje kakovosti opravljenih storitev je bila omejena tudi zaradi uporabljene vrste svetovalnih pogodb (na podlagi porabljenega časa in sredstev) in zato, ker se del procesa svetovanja na izvaja na isti lokaciji, temveč v drugi državi članici. EMA se je pri izvajanju projektov srečevala z zamudami in vse višjimi stroški. Vzrok pogostih sprememb v obsegu projektov, proračunu in rokih so bile v glavnem spremembe sistemskih zahtev, pri katerih so se upoštevale spreminjajoče se potrebe držav članic. V zvezi s končnimi stroški in datumi za začetek delovanja sistemov IT še ni nikakršne gotovosti.

Sodišče bo pridobljene rezultate te pilotne revizije svetovalnih storitev v EMA, in sicer napredno metodologijo, znanje in strokovno znanje, v prihodnosti uporabilo, kadar bo to ustrezno.

Upravljanje proračuna se z nekaj izjemami izboljšuje

Število pripomb na tem področju se je leta 2016 znatno zmanjšalo, vendar visoki prenosi proračunskih odobritev za prevzem obveznosti ostajajo najpogostejši razlog za pripombe v specifičnih letnih poročilih in še vedno zadevajo 23 agencij. Te prenose pa je običajno mogoče pojasniti z večletnostjo operacij. Sodišče je več agencij pozvalo k uvedbi diferenciranih odobritev. To orodje je v finančni uredbi predvideno za obravnavo takih situacij.

Sodišče je o preklicih odobritev, prenesenih iz prejšnjih let, ki kažejo na precenjevanje proračunskih potreb in s tem slabosti v načrtovanju, poročalo v štirih primerih (Frontex, CPVO, Chafea in EASME).

Naloge Frontex in EASO so se zaradi odziva na migracijsko krizo, s katero se srečuje Unija, znatno razširile. Zato sta bila končna proračuna EASO in Frontex za leto 2016 trikrat oz. 75 % višja kot leto prej. Obe agenciji sta se srečevali z znatnimi upravnimi in operativnimi izzivi ter visokimi pričakovanji glede zagotavljanja takojšnjih rezultatov brez časa za prilagoditev sistemov in postopkov ter zaposlitev potrebnih uslužbencev. Zato sta v proračunskem letu težko črpali dodatna sredstva, kar je privedlo do znatnih preklicev (Frontex) ali visokih prenosov (EASO) sredstev. To je bil eden od razlogov za neskladnost s proračunskimi pravili in pravili javnega naročanja v različnih primerih ter težave pri optimalnem izvajanju sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev s Komisijo ali upravičenci.

Zunanja vrednotenja so na splošno pozitivna

Sodišče je prvič izrecno omenilo izid zunanjih vrednotenj dejavnosti in splošne smotrnosti delovanja agencij v šestih primerih. Rezultati vrednotenj so bili na splošno pozitivni, agencije pa so pripravile akcijske načrte za spremljanje zadev, omenjenih v poročilih o vrednotenju. V večini ustanovnih uredb agencij je sicer določeno, da se zunanje vrednotenje izvaja periodično (običajno na štiri do šest let), vendar je Sodišče ugotovilo, da ustanovne uredbe šestih agencij (EASO, eu-LISA, ETF, ENISA, EIGE in REA) take določbe ne vsebujejo, kar bi bilo treba obravnavati. Sodišče je poročalo tudi o tem, da se v ustanovni uredbi EMA zunanje vrednotenje zahteva vsakih deset let in da je to obdobje predolgo za zagotavljanje uspešnih povratnih informacij o smotrnosti za deležnike.

Poročanje o revizijskih rezultatih Službe za notranjo revizijo za celovitejši pregled

Sodišče se je leta 2016 prvič sklicevalo na revizijske zaključke Službe Komisije za notranjo revizijo (IAS), da bi zagotovilo celovitejši pregled revizijskih rezultatov. Skupaj je omenilo 14 revizijskih poročil IAS. Agencije in Služba Komisije za notranjo revizijo so se v vseh primerih dogovorile o načrtih za izvajanje popravljalnih ukrepov.

Spremljanje upoštevanja pripomb iz prejšnjih let v večini primerov poteka ustrezno

Če je ustrezno, je Sodišče pripravilo poročilo o napredku nadaljnjih ukrepov, ki so jih agencije sprejele na podlagi pripomb iz prejšnjih let. V Prilogi III je prikazano, da so bili popravljalni ukrepi za 140 pripomb, ki so bile konec leta 2015 nerešene (2014: 134), večinoma zaključeni ali so še potekali.

Slika 5

Spremljanje upoštevanja pripomb iz prejšnjih let

---

(1)  Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(2)  Podatki o uslužbencih za leto 2015 so bili posodobljeni na podlagi podatkov, ki so jih zagotovile agencije.

(3)  UL C 326, 26.10.2012, str. 47.

(4)  Zaradi omejenosti virov in delovanja Agencije za oskrbo Euratom to agencijo revidira samo Sodišče.

(5)  Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 298, 26.10.2012, str. 1).

(6)  Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1271/2013 (UL L 328, 7.12.2013, str. 42).

(7)  Panoramski pregled Evropskega računskega sodišča – Vrzeli, prekrivanja in izzivi: panoramski pregled ureditev odgovornosti in javnega revidiranja v EU.

(8)  V odstavkih o poudarjanju zadeve Sodišče opozarja na pomembne zadeve, ki so osnovne za bralčevo razumevanje zaključnega računa.

(9)  Odstavki o drugi zadevi se uporabljajo za sporočanje pomembnih zadev, ki niso predstavljene ali razkrite v zaključnih računih.

---

---

---

---