6.12.2017   

RO

Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

C 417/79

1.

Biroul European de Sprijin pentru Azil (denumit în continuare „biroul”), cu sediul la Valletta, a fost instituit prin Regulamentul (UE) nr. 439/2010 al Parlamentului European și al Consiliului (1) cu scopul de a consolida cooperarea practică în materie de azil și de a ajuta statele membre să își îndeplinească obligațiile care le revin, la nivel european și internațional, în ceea ce privește protecția persoanelor care au nevoie de aceasta. Începând cu 2015, biroul acordă sprijin Greciei și Italiei în contextul crizei migrației. În 2016, Comisia Europeană a propus consolidarea mandatului biroului și extinderea considerabilă a sarcinilor acestuia, pentru a se asigura abordarea oricăror deficiențe structurale care pot apărea la nivelul punerii în aplicare a sistemului de azil al UE (2). Începând cu luna martie 2016, echipele biroului își desfășoară activitatea și în zonele-hotspot în cadrul implementării, la nivel operațional, a Declarației UE-Turcia și oferă totodată sprijin Serviciului elen pentru azil.

2.

Tabelul conține cifre-cheie cu privire la birou (3).

Tabel

Cifre-cheie cu privire la birou

3.

După cum se observă în tabel, ca urmare a extinderii considerabile a sarcinilor biroului, bugetul definitiv pe 2016 a fost de peste trei ori mai mare decât cel pentru exercițiul precedent. Mai mult, efectivul de personal disponibil în 2016 a crescut cu 34 % și sistemele și procedurile biroului se aflau încă în curs de adaptare pentru a face față noilor circumstanțe.

4.

Prezentul raport trebuie citit ținând cont de aceste provocări și de mandatul Curții, care este reglementat de standardele internaționale de audit.

5.

Abordarea de audit adoptată de Curte cuprinde proceduri analitice de audit, testarea directă a operațiunilor și o evaluare a controalelor-cheie din cadrul sistemelor de supraveghere și de control ale biroului. Acestea sunt completate cu probe de audit rezultate din activitatea altor auditori, precum și cu o analiză a declarațiilor conducerii.

20.

Observațiile prezentate în continuare nu pun în discuție opinia exprimată de Curte.

21.

În august 2016, biroul a lansat o procedură deschisă (cinci loturi) pentru atribuirea unui contract-cadru în vederea acoperirii nevoii sale de interpreți/mediatori culturali în diferite țări. Valoarea totală a celor patru loturi din contractul-cadru pentru care s-au semnat contracte și care au făcut obiectul auditului (loturile 2-5) a fost de 60 de milioane de euro, pe o durată de patru ani. Cele patru loturi au fost atribuite unuia și aceluiași ofertant, care era primul contractant „în cascadă”. Acest contractant îndeplinea cerințele financiare din cadrul criteriilor de selecție (o cifră de afaceri anuală de 1 milion de euro), dar nu și pentru unul dintre cele trei exerciții precedente, pentru care fusese semnat un contract de prevalare cu o organizație nonprofit care se angajase să pună „cifra sa de afaceri” la dispoziția contractantului. Regulamentul financiar prevede posibilitatea ca un operator economic să se bazeze pe capacitățile economice și financiare ale altor entități, însă, în cazul de față, nu este clar modul în care „cifra de afaceri” a entității respective putea fi pusă la dispoziție și nici dacă aceasta putea furniza sprijin pentru serviciile care trebuiau furnizate, dată fiind natura activităților sale. Biroul ar fi trebuit să respingă oferta, întrucât ea nu demonstra conformitatea cu criteriile privind capacitatea economică și financiară a ofertanților. În consecință, contractul-cadru respectiv și toate plățile aferente sunt neconforme (nu s-au efectuat plăți în 2016).

22.

În reuniunea extraordinară a Consiliului European din data de 23 aprilie 2015 și în planul în 10 puncte privind migrația adoptat de miniștrii afacerilor externe și de miniștrii de interne la 20 aprilie 2015, s-a făcut apel la statele membre să asigure prelevarea de amprente de la toți migranții. Pentru a răspunde acestei cerințe, era nevoie să se procedeze în mod urgent la consolidarea capacității în acest sens a autorităților elene. Comisia a încredințat această sarcină biroului. Ea consta în achiziționarea și donarea ulterioară către statul elen a 90 de aparate de scanare a amprentelor digitale și a 90 de calculatoare compatibile (echipamente), în valoare de 1,1 milioane de euro, în baza unui acord de grant încheiat între Comisie și birou. Acordul de grant prevedea că echipamentele vor fi livrate departamentului informatic din cadrul poliției naționale din Atena, urmând să fie distribuite ulterior în zonele-hotspot din insulele grecești. În descrierea acțiunii era specificat că trebuiau să fie prezenți la fața locului reprezentanți din partea biroului care să se asigure că procedurile de livrare, de instalare și, ulterior, de transfer al dreptului de proprietate către poliția elenă se desfășoară în mod corespunzător. Cu toate acestea, personalul biroului nu a fost prezent la fața locului pentru a se asigura respectarea acestei cerințe, iar confirmarea din partea autorităților elene de resort a faptului că echipamentele fuseseră livrate la zonele-hotspot în februarie și la începutul lunii martie 2016 și că erau utilizate în scopul prevăzut nu a fost primită decât abia în iulie 2017.

23.

În cazul în care prețul sau costurile propuse într-o ofertă par anormal de mici, autoritatea contractantă trebuie să solicite în scris detalii privind elementele constitutive ale prețului sau ale costurilor respective și să îi dea ofertantului posibilitatea de a-și prezenta observațiile (10). Pentru două dintre loturi (loturile 3 și 5) care priveau contractarea serviciilor unor interpreți/mediatori culturali în diferite țări (a se vedea, de asemenea, punctul 21), biroul a primit oferte financiare care erau cu 50 %, respectiv, cu 31 % mai mici față de ofertele cu prețul cel mai scăzut imediat următoare. Deși acest lucru putea constitui un indiciu că ofertele erau anormal de mici, biroul nu a considerat că era necesar să se solicite explicații suplimentare din partea ofertantului în această privință.

24.

În raportul său de audit din octombrie 2016, Serviciul de Audit Intern al Comisiei (IAS) a subliniat că nu exista o planificare adecvată a procedurilor de achiziții pentru cheltuielile administrative și că monitorizarea procedurilor și a contractelor specifice încheiate în baza contractelor-cadru era precară. Biroul și IAS au convenit asupra unui plan de acțiuni corective.

25.

În 2016, biroul a trebuit să facă față mai multor provocări în mediul său operațional, printre care se numărau: un buget majorat în mod substanțial, extinderea sarcinilor, o creștere importantă a numărului de operațiuni, schimbarea contabilului cu mai multe soluții interimare și introducerea unui sistem de flux de lucru exclusiv electronic. Această situație caracterizată de schimbări considerabile și de instabilitate nu a fost atenuată nici de revalidarea sistemului contabil, nici de introducerea unui sistem de verificări ex post periodice ale operațiunilor (11).

26.

În 2014, Comisia a semnat, în numele a peste 50 de instituții și organisme ale UE, un contract-cadru cu un contractant pentru achiziționarea de softuri și licențe și pentru furnizarea serviciilor aferente de mentenanță și suport. Acest contractant acționează ca intermediar între birou și furnizorii care pot răspunde nevoilor biroului. Pentru serviciile de intermediere prestate, contractantul are dreptul să perceapă sume în plus variind între două și nouă procente din prețurile furnizorilor. În 2016, plățile totale efectuate către acest contractant s-au ridicat la 534 900 de euro. Biroul nu a verificat în mod sistematic prețurile și sumele în plus percepute în raport cu ofertele de preț și cu facturile emise de furnizori către contractant.

27.

O evaluare externă a performanței biroului în perioada 2011-2014 a fost realizată în numele Comisiei, iar raportul final a fost înaintat în decembrie 2015. Evaluarea respectivă confirma relevanța misiunii și a sarcinilor biroului și concluziona că sarcinile sale esențiale fuseseră implementate, în ansamblu, în mod eficace și că majoritatea rezultatelor preconizate fuseseră atinse. Evaluarea făcea totodată referire la nevoia unei eficiențe mai mari la nivelul operațiunilor și la necesitatea de a se asigura în continuare cooperarea și coerența activităților cu celelalte instituții și organisme ale UE sau internaționale pe probleme de migrație. Biroul este în curs de punere în aplicare a unui plan de acțiune convenit cu Consiliul de administrație în lumina mandatului său extins, raportul final de implementare fiind preconizat pentru luna iunie 2017.

28.

Biroul a achiziționat și a instalat 65 de structuri de tip container pentru a fi utilizate ca birouri mobile în zonele-hotspot din Grecia și din Italia, în valoare totală de 852 136 de euro. O parte dintre aceste structuri au fost instalate într-o locație în care containere similare, neaparținând biroului, au fost distruse ulterior în timpul unor revolte. Biroul nu a semnat niciun contract de asigurare în legătură cu acest risc pentru containerele respective.

29.

Biroul nu a încasat toate creanțele sale într-un timp util. Rambursările de TVA pentru exercițiile 2014 (180 919 euro) și 2015 (245 960 de euro) nu fuseseră încă recuperate la sfârșitul exercițiului 2016.

30.

Nivelul creditelor angajate reportate era ridicat în ceea ce privește titlul II (cheltuieli administrative), situându-se la 2,5 milioane de euro, ceea ce reprezintă 43,9 % (în 2015, acest nivel a fost de 1 076 583 de euro, ceea ce corespunde unui procent de 36,9 %). Reportările sunt legate, în principal, de infrastructura IT, de traduceri și publicații, de servicii de consultanță organizațională și de costurile generate de reuniunea Consiliului de administrație. Pentru toate aceste elemente, contractele au fost semnate spre sfârșitul exercițiului 2016 și/sau facturile aferente au fost emise abia în 2017.

31.

Anexa conține o prezentare generală a acțiunilor corective întreprinse în urma observațiilor formulate de Curte în exercițiile anterioare.