ANEXĂ

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL COMITETULUI MIXT

Articolul 1

Componență și președinție

(1)   Comitetul mixt, instituit în conformitate cu articolul 44 din Acordul-cadru între Uniunea Europeană și statele sale membre, pe de o parte, și Republica Coreea, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”), își îndeplinește sarcinile astfel cum se prevede la articolul 44 din acord.

(2)   Comitetul mixt este alcătuit din reprezentanți ai ambelor părți, la nivelul corespunzător.

(3)   Președinția comitetului mixt este asigurată în mod alternativ de fiecare dintre părți, pentru o perioadă de un an calendaristic. Înaltul Reprezentant al Uniunii pentru afaceri externe și politica de securitate sau ministrul afacerilor externe al Republicii Coreea prezidează Comitetul mixt. Președintele își poate delega competențele.

(4)   Prima perioadă începe la data primei reuniuni a Comitetului mixt și se încheie la data de 31 decembrie a aceluiași an.

Articolul 2

Reuniuni

(1)   Comitetul mixt se reunește în mod normal o dată pe an. Reuniunile Comitetului mixt sunt convocate de președinte și au loc în mod alternativ la Bruxelles și la Seul, la o dată stabilită de comun acord. Sesiuni extraordinare ale Comitetului mixt pot avea loc la cererea oricăreia dintre părți, dacă părțile convin astfel.

(2)   Comitetul mixt se întrunește în mod normal la nivel de înalți funcționari, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

Articolul 3

Publicitate

Reuniunile Comitetului mixt nu sunt publice, cu excepția cazului în care se decide altfel.

Articolul 4

Participanți

(1)   Înaintea fiecărei reuniuni, președintele este informat, prin intermediul secretariatului, cu privire la componența prevăzută a delegației fiecărei părți.

(2)   Atunci când este cazul și cu acordul ambelor părți, pot fi invitați să participe la reuniunile Comitetului mixt experți sau reprezentanți ai altor organisme, în calitate de observatori sau pentru a oferi informații referitoare la un anumit subiect.

Articolul 5

Secretariatul

Un reprezentant al Serviciului European de Acțiune Externă și un reprezentant al Ministerului Afacerilor Externe al Republicii Coreea exercită în comun funcțiile de secretari ai Comitetului mixt. Toate comunicările către și din partea președintelui Comitetului mixt sunt transmise secretarilor. Corespondența către sau din partea președintelui Comitetului mixt se poate face prin orice mijloc scris, inclusiv prin mesagerie electronică.

Articolul 6

Ordinea de zi a reuniunilor

(1)   Președintele stabilește ordinea de zi provizorie a fiecărei reuniuni. Ordinea de zi provisorie este transmisă celeilalte părți, împreună cu documentele relevante, cel târziu cu 15 zile înainte de începerea reuniunii.

(2)   Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele prezentate președintelui cel mai târziu cu 21 de zile înainte de începerea reuniunii.

(3)   Comitetul mixt adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Pe ordinea de zi pot fi înscrise puncte care nu figurează pe ordinea de zi provizorie, dacă ambele părți convin astfel.

(4)   Președintele poate, cu acordul celor două părți, să reducă termenele menționate la alineatul (1) pentru a ține seama de cerințele unui caz particular.

Articolul 7

Proces-verbal

(1)   Cei doi secretari redactează împreună un proiect de proces-verbal al fiecărei reuniuni, în mod normal în termen de 30 de zile calendaristice de la data reuniunii. Proiectul de proces-verbal se bazează pe un rezumat al concluziilor la care a ajuns Comitetul mixt, stabilit de către președinte.

(2)   Procesul-verbal se aprobă de ambele părți în termen de 45 de zile calendaristice de la data reuniunii sau până la o altă dată convenită de părți. Odată ce se ajunge la un acord privind proiectul de proces-verbal, două exemplare originale sunt semnate de către președinte și de către cei doi secretari. Fiecare parte primește un exemplar original.

Articolul 8

Deliberări

(1)   Atunci când Comitetul mixt adoptă decizii sau recomandări, actele respective se intitulează „Decizia” sau „Recomandarea”, urmată de un număr de ordine, de data adoptării și de o descriere a obiectului. Fiecare decizie prevede data intrării sale în vigoare. Deciziile și recomandările Comitetului mixt se adoptă de comun acord între părți.

(2)   Comitetul mixt poate să adopte decizii sau recomandări prin procedură scrisă, dacă ambele părți convin astfel. Prin acordul comun al părților, se poate prevedea un termen limită pentru finalizarea procedurii scrise, la sfârșitul căruia președintele Comitetului mixt poate declara că s-a ajuns la un acord comun al părților, cu excepția cazului în care oricare dintre părți a comunicat contrariul.

(3)   Deciziile și recomandările adoptate de Comitetul mixt se autentifică prin două exemplare originale semnate de către președintele Comitetului mixt.

(4)   Fiecare parte poate hotărî în legătură cu publicarea deciziilor și a recomandărilor Comitetului mixt în propria publicație oficială.

Articolul 9

Corespondență

(1)   Corespondența adresată Comitetului mixt se trimite unuia dintre secretari, care, la rândul său, îl informează pe celălalt secretar.

(2)   Secretariatul asigură transmiterea corespondenței adresate Comitetului mixt către președintele comitetului și difuzarea sa, atunci când este cazul, ca documente menționate la articolul 10 din prezentul regulament de procedură.

(3)   Secretariatul trimite părților corespondența din partea președintelui și, dacă este cazul, o difuzează ca documente menționate la articolul 10 din prezentul regulament de procedură.

Articolul 10

Documente

(1)   Atunci când dezbaterile Comitetului mixt se bazează pe documente scrise, acestea sunt numerotate și transmise membrilor de către secretariat.

(2)   Fiecare secretar este responsabil pentru transmiterea documentelor către membrii corespunzători din partea Comitetului mixt aflată în atribuțiile sale, transmițând sistematic o copie a corespondenței către celălalt secretar.

Articolul 11

Cheltuieli

(1)   Fiecare parte suportă cheltuielile rezultate în urma participării la reuniunile Comitetului mixt, în ceea ce privește cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, precum și cheltuielile poștale și de telecomunicații.

(2)   Cheltuielile legate de organizarea reuniunilor și reproducerea documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

Articolul 12

Modificarea regulamentului de procedură

Regulamentul de procedură poate fi modificat prin acordul comun al părților, în conformitate cu articolul 8.

Articolul 13

Grupuri de lucru specializate

(1)   Comitetul mixt poate decide să înființeze alte grupuri de lucru specializate, care să îl asiste în îndeplinirea sarcinilor sale.

(2)   Comitetul mixt poate decide desființarea unui grup de lucru specializat, poate defini sau modifica mandatul acestuia sau poate institui alte grupuri de lucru specializate.

(3)   Grupurile de lucru specializate prezintă un raport Comitetului mixt după fiecare reuniune.

(4)   Grupurile de lucru specializate nu au putere de decizie, dar pot prezenta recomandări Comitetului mixt.

ANEXA I

COMITETUL MIXT UE-REPUBLICA COREEA GRUPURI DE LUCRU SPECIALIZATE

(1)	Grupul de lucru specializat privind energia, mediul, schimbările climatice.

(2)	Grupul de lucru specializat privind contraterorismul.

ANEXA II

MANDATUL GRUPURILOR DE LUCRU SPECIALIZATE INSTITUITE ÎN TEMEIUL ACORDULUI-CADRU DINTRE UNIUNEA EUROPEANĂ ȘI STATELE SALE MEMBRE, PE DE O PARTE, ȘI REPUBLICA COREEA, PE DE ALTĂ PARTE

Articolul 1

(1)   În cadrul reuniunilor sale, fiecare grup de lucru specializat poate aborda punerea în aplicare a acordului în domeniile acoperite de grupul respectiv.

(2)   Grupurile de lucru specializate pot discuta, de asemenea, subiecte sau proiecte specifice legate de domeniul de colaborare bilaterală relevant.

(3)   La solicitarea oricăreia dintre părți pot fi, de asemenea, aduse în discuție cazuri individuale.

Articolul 2

Grupurile de lucru specializate își desfășoară activitatea sub autoritatea Comitetului mixt. Acestea raportează și transmit procesul-verbal și concluziile lor președintelui Comitetului mixt în termen de 30 de zile calendaristice de la fiecare reuniune.

Articolul 3

Grupurile de lucru specializate sunt formate din reprezentanți ai părților.

Cu acordul părților, grupurile de lucru specializate pot invita experți la reuniunile lor și îi pot consulta în ceea ce privește anumite puncte specifice de pe ordinea de zi, după caz.

Articolul 4

Grupurile de lucru specializate sunt prezidate de către părți prin alternanță, în conformitate cu regulile de procedură ale Comitetului mixt.

Articolul 5

Un reprezentant al Serviciului European de Acțiune Externă și un reprezentant al Ministerului Afacerilor Externe al Republicii Coreea exercită în comun funcțiile de secretari ai grupurilor de lucru specializate. Toate comunicările destinate grupurilor de lucru specializate se transmit celor doi secretari.

Articolul 6

(1)   Grupurile de lucru specializate se reunesc ori de câte ori circumstanțele impun acest lucru, cu acordul părților, la cererea scrisă a oricăreia dintre acestea. Locul și data fiecărei reuniuni se stabilesc de comun acord de către ambele părți.

(2)   La primirea unei cereri din partea uneia dintre părți privind convocarea unei reuniuni a unui grup de lucru specializat, secretarul celeilalte părți are la dispoziție 15 zile lucrătoare pentru a răspunde.

(3)   În cazuri de urgență deosebită, reuniunile grupurilor de lucru specializate pot fi convocate într-un termen mai scurt, cu acordul ambelor părți.

(4)   Înaintea fiecărei reuniuni, președintele este informat în legătură cu componența prevăzută a delegațiilor ambelor părți.

(5)   Reuniunile grupurilor de lucru specializate sunt convocate în comun de către cei doi secretari.

Articolul 7

Punctele de inclus pe ordinea de zi sunt prezentate secretarilor cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de data reuniunii grupului de lucru specializat în cauză. Documentația aferentă este pusă la dispoziția secretarilor cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de reuniune. Secretarii vor comunica proiectul de ordine de zi cel târziu cu cinci zile lucrătoare înainte de reuniune. Ordinea de zi se finalizează cu acordul ambelor părți. În cazuri excepționale, pot fi înscrise puncte pe ordinea de zi într-un termen mai scurt, dacă părțile sunt de acord.

Articolul 8

Pentru fiecare reuniune se întocmește un proces-verbal.

Sub rezerva adoptării unei decizii contrare, reuniunile grupurilor de lucru specializate nu sunt publice.