ANEXĂ

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL SUBCOMITETULUI DE GESTIONARE PENTRU MĂSURI SANITARE ȘI FITOSANITARE UE-UCRAINA

Articolul 1

Dispoziții generale

(1)   Subcomitetul de gestionare pentru măsuri sanitare și fitosanitare („Subcomitetul SPS”), instituit prin articolul 74 alineatul (1) din Acordul de asociere dintre Uniunea Europeană și Comunitatea Europeană a Energiei Atomice și statele membre ale acestora, pe de o parte, și Ucraina, pe de altă parte (1) („acordul”), asistă Comitetul de asociere în configurația comerț în exercitarea atribuțiilor sale, astfel cum se prevede la titlul IV articolul 465 alineatul (4) din acord.

(2)   Subcomitetul SPS exercită atribuțiile prevăzute la articolul 74 alineatul (2) din acord potrivit cu obiectivele menționate la articolul 59 din acord.

(3)   Subcomitetul SPS este alcătuit din reprezentanți ai autorităților competente ale părților, responsabile cu aspectele sanitare și fitosanitare.

(4)   Un reprezentant al Comisiei Europene sau al Ucrainei responsabil cu aspectele sanitare și fitosanitare exercită funcția de președinte în conformitate cu articolul 2.

(5)   În sensul prezentului regulament de procedură, se aplică definiția noțiunii de „părți” prevăzută la articolul 482 din acord.

Articolul 2

Președinția

Părțile dețin președinția Subcomitetului SPS, alternativ, pentru perioade de câte 12 luni. Prima perioadă de 12 luni începe la data primei reuniuni a Consiliului de asociere și se încheie la data de 31 decembrie a aceluiași an.

Articolul 3

Reuniuni

(1)   Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, Subcomitetul SPS se întrunește în termen de trei luni de la intrarea în vigoare a acordului, la cererea oricăreia dintre părți și, ulterior, cel puțin o dată pe an.

(2)   Președintele convoacă fiecare reuniune a Subcomitetului SPS, locul și data acestora stabilindu-se de comun acord de către părți. Convocarea la reuniune se transmite membrilor de către președinte cu cel puțin 28 de zile calendaristice înainte de începerea reuniunii, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

(3)   În măsura posibilităților, reuniunea ordinară a Subcomitetului SPS este convocată cu suficient timp înainte de reuniunea ordinară a Comitetului de asociere în configurația comerț.

(4)   Reuniunile Subcomitetului SPS pot fi desfășurate prin orice mijloc tehnologic convenit, de exemplu prin videoconferință sau prin audioconferință.

(5)   În afara sesiunii, Subcomitetul SPS poate aborda orice aspect prin corespondență.

Articolul 4

Delegații

Înaintea fiecărei reuniuni, părțile se informează reciproc, prin intermediul secretariatului Subcomitetului SPS prevăzut la articolul 5, cu privire la componența preconizată a delegațiilor care participă la reuniune.

Articolul 5

Secretariatul

Un funcționar al Comisiei Europene și un funcționar al Ucrainei exercită, împreună, funcția de secretari ai Subcomitetului SPS și îndeplinesc sarcinile de secretariat împreună, într-un spirit de încredere reciprocă și de cooperare.

Articolul 6

Corespondența

(1)   Corespondența adresată Subcomitetului SPS se transmite secretarului oricăreia dintre părți, care, la rândul său, informează celălalt secretar.

(2)   Secretariatul asigură transmiterea corespondenței adresate Subcomitetului SPS către președinte și difuzarea sa, atunci când este cazul, în conformitate cu articolul 7.

(3)   Corespondența din partea președintelui se transmite părților de către secretariatul Subcomitetului SPS în numele președintelui. Această corespondență se difuzează, după caz, în conformitate cu articolul 7.

Articolul 7

Documente

(1)   Documentele sunt transmise prin intermediul secretarilor Subcomitetului SPS.

(2)   O parte transmite documentele sale propriului secretar. Secretarul transmite documentele respective secretarului celeilalte părți.

(3)   Secretarul Uniunii difuzează documentele reprezentanților competenți ai Uniunii și transmite în mod sistematic o copie a acestei corespondențe secretarului Ucrainei și secretarilor Comitetului de asociere în configurația comerț.

(4)   Secretarul Ucrainei difuzează documentele reprezentanților competenți ai Ucrainei și transmite în mod sistematic o copie a acestei corespondențe secretarului Uniunii și secretarilor Comitetului de asociere în configurația comerț.

(5)   Secretarii Subcomitetului SPS reprezintă punctele de contact pentru schimbul de informații prevăzut la articolul 67 din acord.

Articolul 8

Confidențialitate

Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, reuniunile Subcomitetului SPS nu sunt publice.

Atunci când o parte transmite Subcomitetului SPS informații semnalate drept confidențiale, cealaltă parte tratează aceste informații ca atare.

Articolul 9

Ordinea de zi a reuniunilor

(1)   Secretariatul Subcomitetului SPS stabilește o ordine de zi provizorie pentru fiecare reuniune, precum și un proiect de concluzii operaționale, astfel cum se prevede la articolul 10, pe baza propunerilor părților. Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele cu privire la care secretariatul a primit, de la una dintre părți, o cerere de înscriere pe ordinea de zi, însoțită de documentele relevante, cu cel puțin 21 de zile calendaristice înainte de data reuniunii.

(2)   Ordinea de zi provizorie, împreună cu documentele relevante, se difuzează în conformitate cu articolul 7 cu cel puțin 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii.

(3)   Subcomitetul SPS adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Punctele care nu figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi în cazul în care părțile convin astfel.

(4)   Cu acordul celeilalte părți, președintele poate invita ad-hoc reprezentanți ai altor organisme ale părților sau experți independenți să participe în calitate de observatori la reuniunile Subcomitetului SPS pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice. Părțile se asigură că acești observatori respectă cerințele privind confidențialitatea.

(5)   În urma consultării cu părțile, președintele poate să reducă termenele prevăzute la alineatele (1) și (2) pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.

Articolul 10

Proces-verbal și concluzii operaționale

(1)   Cei doi secretari întocmesc împreună un proiect de proces-verbal pentru fiecare reuniune.

(2)   Procesul-verbal cuprinde, ca regulă generală, în legătură cu fiecare punct al ordinii de zi:

(a)	participanții la reuniune, funcționarii care îi însoțesc și eventualii observatori prezenți la reuniune;

(b)	documentele prezentate Subcomitetului SPS;

(c)	declarațiile a căror înregistrare a fost solicitată de Subcomitetul SPS; și

(d)	concluziile operaționale ale reuniunii, astfel cum se prevede la alineatul (4).

(3)   Proiectul de proces-verbal se înaintează spre aprobare Subcomitetului SPS. Acesta se aprobă în termen de 28 de zile calendaristice de la încheierea fiecărei reuniuni a Subcomitetului SPS. Se trimite o copie a procesului-verbal aprobat fiecăruia dintre destinatarii menționați la articolul 7.

(4)   Proiectul de concluzii operaționale ale fiecărei reuniuni este redactat de secretarul părții care deține președinția și este difuzat părților, împreună cu ordinea de zi, de regulă cu cel puțin 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii. Proiectul de concluzii operaționale este actualizat în cursul reuniunii, iar la sfârșitul acesteia, cu excepția cazului în care părțile au convenit altfel, Subcomitetul SPS adoptă concluziile operaționale, care reflectă acțiunile subsecvente convenite de părți. După aprobare, concluziile operaționale se atașează la procesul-verbal, iar punerea lor în aplicare este examinată în cursul reuniunilor ulterioare ale Subcomitetului SPS. În acest scop, Subcomitetul SPS adoptă un model care să permită urmărirea fiecărei acțiuni în raport cu un termen specific.

Articolul 11

Deciziile și recomandările

(1)   Subcomitetul SPS adoptă decizii, avize, recomandări, rapoarte și măsuri comune, astfel cum se prevede la articolul 74 din acord. Respectivele decizii, avize, recomandări, rapoarte și măsuri comune se adoptă de comun acord de către părți după finalizarea procedurilor interne în vederea adoptării lor. Deciziile sunt obligatorii pentru părți, care iau măsurile necesare pentru a le pune în aplicare.

(2)   Fiecare decizie, aviz, recomandare sau raport se semnează de către președinte și se autentifică de către cei doi secretari. Fără a aduce atingere alineatului (3), președintele semnează documentele respective în timpul reuniunii în care se adoptă decizia, avizul, recomandarea sau raportul relevant.

(3)   Subcomitetul SPS poate să adopte decizii, recomandări și avize sau rapoarte prin procedură scrisă, după finalizarea procedurilor interne, dacă părțile convin astfel. Procedura scrisă constă într-un schimb de note între cei doi secretari, în acord cu părțile. În acest scop, textul propunerii este transmis în conformitate cu articolul 7, cu un termen de cel puțin 21 de zile calendaristice pentru comunicarea eventualelor rezerve sau modificări. În urma consultării cu părțile, președintele poate să reducă termenele indicate la prezentul alineat, pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular. Din momentul ajungerii la un acord cu privire la text, decizia, avizul, recomandarea sau raportul se semnează de către președinte și se autentifică de către cei doi secretari.

(4)   Actele elaborate de Subcomitetul SPS se intitulează „decizie”, „aviz”, „recomandare” sau „raport”. Fiecare decizie intră în vigoare la data adoptării sale, cu excepția cazului în care se prevede altfel în decizia respectivă.

(5)   Deciziile, avizele, recomandările și rapoartele sunt transmise ambelor părți.

(6)   Secretariatul Comitetului de asociere în configurația comerț este informat cu privire la orice decizie, aviz, recomandare, raport și cu privire la alte măsuri convenite de Subcomitetul SPS.

(7)   Fiecare parte poate decide în legătură cu publicarea, în propria publicație oficială, a deciziilor, avizelor și recomandărilor Subcomitetului SPS.

Articolul 12

Rapoarte

Subcomitetul SPS transmite Comitetului de asociere în configurația comerț un raport cu privire la activitățile sale și ale grupurilor de lucru tehnice sau ale grupurilor ad-hoc înființate de Subcomitetul SPS. Raportul se transmite cu 25 de zile înainte de reuniunea anuală ordinară a Comitetului de asociere în configurația comerț.

Articolul 13

Regimul lingvistic

(1)   Limbile de lucru ale Subcomitetului SPS sunt engleza și ucraineana.

(2)   Cu excepția cazului în care se decide altfel, Subcomitetul SPS deliberează pe baza documentelor întocmite în limbile menționate.

Articolul 14

Cheltuielile

(1)   Fiecare parte acoperă toate cheltuielile rezultate în urma participării sale la reuniunile Subcomitetului SPS, atât cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.

(2)   Cheltuielile aferente organizării reuniunilor și reproducerii documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

(3)   Cheltuielile aferente serviciilor de interpretare la reuniuni și de traducere a documentelor în/din engleză și ucraineană, astfel cum se prevede la articolul 13 alineatul (1), sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

Cheltuielile pentru interpretarea și traducerea în/sau din alte limbi se suportă direct de partea solicitantă.

Articolul 15

Grupurile de lucru tehnice și grupurile ad-hoc

(1)   În conformitate cu articolul 74 alineatul (3) din acord, Subcomitetul SPS poate decide să înființeze sau să desființeze, după caz, grupuri de lucru tehnice sau grupuri ad-hoc, inclusiv grupuri științifice.

(2)   Calitatea de membru al grupului de lucru ad-hoc nu se limitează la reprezentanții părților. Părțile se asigură că membrii oricărui grup instituit de Subcomitetul SPS respectă orice cerințe adecvate privind confidențialitatea.

(3)   Cu excepția cazului în care părțile decid altfel, grupurile create de Subcomitetul SPS își desfășoară activitatea sub autoritatea Subcomitetului SPS, căruia îi raportează.

(4)   Reuniunile grupurilor de lucru pot fi desfășurate, în funcție de necesități, în persoană sau prin videoconferință sau audioconferință.

(5)   Secretariatului Subcomitetului SPS i se transmit copii ale întregii corespondențe relevante, ale tuturor documentelor și comunicărilor pertinente legate de activitățile grupurilor de lucru.

(6)   Grupurile de lucru au competența de a formula recomandări în scris Subcomitetului SPS. Recomandările se adoptă de comun acord și se comunică președintelui, care le difuzează în conformitate cu articolul 7.

(7)   În absența unei dispoziții contrare în prezentul articol, prezentul regulament de procedură se aplică mutatis mutandis oricărui grup de lucru tehnic sau grup de lucru ad-hoc constituit de Subcomitetul SPS. Trimiterile la Comitetul de asociere în configurația comerț se interpretează ca trimiteri la Subcomitetul SPS.

Articolul 16

Modificare

Prezentul regulament de procedură poate fi modificat printr-o decizie a Subcomitetului SPS în conformitate cu articolul 74 alineatul (5) din acord.

---

(1)  JO L 161, 29.5.2014, p. 3.

ANEXĂ

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL SUBCOMITETULUI PENTRU COMERȚ ȘI DEZVOLTARE DURABILĂ UE-UCRAINA

Articolul 1

Dispoziții generale

(1)   Subcomitetul pentru comerț și dezvoltare durabilă („Subcomitetul TSD”), instituit prin articolul 300 din Acordul de asociere dintre Uniunea Europeană și Comunitatea Europeană a Energiei Atomice și statele membre ale acestora, pe de o parte, și Ucraina, pe de altă parte (1) („acordul”), asistă Comitetul de asociere în configurația comerț în exercitarea atribuțiilor sale, astfel cum se prevede la articolul 465 alineatul (4) din acord.

(2)   Subcomitetul TSD exercită atribuțiile prevăzute la capitolul 13 (Comerț și dezvoltare durabilă) de la titlul IV (Comerț și aspecte legate de comerț) din acord.

(3)   Subcomitetul TSD este alcătuit din reprezentanți ai administrațiilor fiecărei părți, responsabile cu comerțul și cu aspectele dezvoltării durabile.

(4)   Un reprezentant al Comisiei Europene sau al Ucrainei responsabil cu comerțul și cu aspectele dezvoltării durabile exercită funcția de președinte al Subcomitetului TSD.

(5)   În sensul prezentului regulament de procedură, se aplică definiția noțiunii de „părți” prevăzută la articolul 482 din acord.

Articolul 2

Dispoziții specifice

(1)   În absența unei dispoziții contrare din prezentul regulament de procedură, se aplică articolele 2-14 din Regulamentul de procedură al Comitetului de asociere UE-Ucraina.

(2)   Trimiterile la Consiliul de asociere se interpretează ca trimiteri la Comitetul de asociere în configurația comerț. Trimiterile la Comitetul de asociere sau la Comitetul de asociere în configurația comerț se interpretează ca trimiteri la Subcomitetul TSD.

Articolul 3

Reuniuni

Subcomitetul TSD se reunește ori de câte ori este necesar. Părțile depun eforturi să se reunească o dată pe an.

Articolul 4

Modificarea regulamentului de procedură

Prezentul regulament de procedură poate fi modificat printr-o decizie a Subcomitetului TSD în conformitate cu articolul 300 alineatul (1) din acord.

---

(1)  JO L 161, 29.5.2014, p. 3.

ANEXĂ

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL SUBCOMITETULUI VAMAL UE-UCRAINA

Articolul 1

Dispoziții generale

(1)   Subcomitetul vamal, instituit în temeiul articolului 83 din Acordul de asociere dintre Uniunea Europeană și Comunitatea Europeană a Energiei Atomice și statele membre ale acestora, pe de o parte, și Ucraina, pe de altă parte (1) („acordul”) își exercită atribuțiile astfel cum se prevede la articolul menționat.

(2)   Subcomitetul vamal este alcătuit din reprezentanți ai Comisiei Europene și ai Ucrainei responsabili cu aspectele vamale și cele conexe.

(3)   Un reprezentant al Comisiei Europene sau al Ucrainei responsabil cu aspectele vamale și cele conexe exercită funcția de președinte în conformitate cu articolul 2.

(4)   În sensul prezentului regulament de procedură, se aplică definiția noțiunii de „părți” prevăzută la articolul 482 din acord.

Articolul 2

Președinția

Părțile dețin președinția Subcomitetului vamal, alternativ, pentru perioade de câte 12 luni. Prima perioadă de 12 luni începe la data primei reuniuni a Consiliului de asociere și se încheie la data de 31 decembrie a aceluiași an.

Articolul 3

Reuniuni

(1)   Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, Subcomitetul vamal se reunește o dată pe an sau la cererea oricăreia dintre părți.

(2)   Președintele convoacă fiecare reuniune a Subcomitetului vamal, locul și data acestora stabilindu-se de comun acord de către părți. Convocarea la reuniune se transmite membrilor de către președinte cu cel puțin 28 de zile calendaristice înainte de începerea reuniunii, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

(3)   Reuniunile Subcomitetului vamal pot fi desfășurate prin orice mijloc tehnologic convenit, de exemplu prin videoconferință sau prin audioconferință.

(4)   În afara sesiunii, Subcomitetul vamal poate aborda orice aspect, prin corespondență.

Articolul 4

Delegații

Înaintea fiecărei reuniuni, părțile se informează reiproc, prin intermediul secretariatului prevăzut la articolul 5, cu privire la componența preconizată a delegațiilor care participă la reuniune.

Articolul 5

Secretariatul

Un funcționar al Comisiei Europene și un funcționar al Ucrainei responsabili cu aspectele vamale și cele conexe exercită, împreună, funcția de secretari ai Subcomitetului vamal și îndeplinesc sarcinile de secretariat împreună, într-un spirit de încredere reciprocă și de cooperare.

Articolul 6

Corespondența

(1)   Corespondența adresată Subcomitetului vamal se transmite secretarului oricăreia dintre părți, care, la rândul său, informează celălalt secretar.

(2)   Secretariatul asigură transmiterea corespondenței adresate Subcomitetului vamal către președinte și difuzarea sa, atunci când este cazul, în conformitate cu articolul 7.

(3)   Corespondența din partea președintelui se transmite părților de către secretariatul Subcomitetului vamal în numele președintelui. Această corespondență este difuzată, după caz, în conformitate cu articolul 7.

Articolul 7

Documente

(1)   Documentele sunt transmise prin intermediul secretarilor Subcomitetului vamal.

(2)   O parte transmite documentele sale propriului secretar. Secretarul transmite documentele respective secretarului celeilalte părți.

(3)   Secretarul Uniunii difuzează documentele reprezentanților competenți ai Uniunii și transmite în mod sistematic o copie a acestei corespondențe secretarului Ucrainei. Secretarul Uniunii transmite o copie a documentelor finale secretarilor Comitetului de asociere în configurația comerț.

(4)   Secretarul Ucrainei difuzează documentele reprezentanților competenți ai Ucrainei și transmite în mod sistematic o copie a acestei corespondențe secretarului Uniunii. Secretarul Ucrainei transmite o copie a documentelor finale secretarilor Comitetului de asociere în configurația comerț.

Articolul 8

Confidențialitate

Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, reuniunile Subcomitetului vamal nu sunt publice.

Atunci când o parte transmite Subcomitetului vamal informații semnalate drept confidențiale, cealaltă parte tratează aceste informații ca atare.

Articolul 9

Ordinea de zi a reuniunilor

(1)   Secretariatul Subcomitetului vamal stabilește o ordine de zi provizorie pentru fiecare reuniune pe baza propunerilor părților. Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele cu privire la care secretariatul a primit, de la una dintre părți, o cerere de înscriere pe ordinea de zi, însoțită de documentele relevante, cu cel puțin 21 de zile calendaristice înainte de data reuniunii.

(2)   Ordinea de zi provizorie, împreună cu documentele relevante, se difuzează în conformitate cu articolul 7 cu cel puțin 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii.

(3)   Subcomitetul vamal adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Punctele care nu figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi în cazul în care părțile convin astfel.

(4)   Cu acordul celeilalte părți, președintele poate invita, ad-hoc, reprezentanți ai altor organisme ale părților sau experți independenți să participe în calitate de observatori la reuniunile Subcomitetului vamal pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice. Părțile se asigură că acești observatori respectă cerințele privind confidențialitatea.

(5)   În urma consultării cu părțile, președintele poate să reducă termenele prevăzute la alineatele (1) și (2) pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.

Articolul 10

Proces-verbal și concluzii operaționale

(1)   Proiectul de proces-verbal, inclusiv concluziile operaționale, ale fiecărei reuniuni se redactează de către secretarul părții care deține președinția.

(2)   Proiectul de proces-verbal, inclusiv concluziile operaționale, se înaintează spre aprobare Subcomitetului vamal. Acestea se aprobă în termen de 28 de zile calendaristice de la încheierea fiecărei reuniuni a Subcomitetului vamal. Se trimite o copie a procesului-verbal aprobat fiecăruia dintre destinatarii menționați la articolul 7.

Articolul 11

Deciziile și recomandările

(1)   Subcomitetul vamal adoptă modalități practice, măsuri, decizii și recomandări, astfel cum se prevede la articolul 83 din acord. Acestea se adoptă de comun acord de către părți după finalizarea procedurilor interne în vederea adoptării lor. Deciziile sunt obligatorii pentru părți, care iau măsurile necesare pentru a le pune în aplicare.

(2)   Fiecare decizie sau recomandare se semnează de către un reprezentant al fiecăreia dintre părți. Fără a aduce atingere alineatului (3), reprezentanții semnează respectivele documente în timpul reuniunii în care se adoptă decizia sau recomandarea relevantă.

(3)   Subcomitetul vamal poate să adopte decizii sau recomandări prin procedură scrisă, după finalizarea procedurilor interne, dacă părțile convin astfel. Procedura scrisă constă într-un schimb de note între cei doi secretari, în acord cu părțile. În acest scop, textul propunerii se transmite în conformitate cu articolul 7, cu un termen de cel puțin 21 de zile calendaristice pentru comunicarea eventualelor rezerve sau modificări. În urma consultării cu părțile, președintele poate să reducă termenele indicate în prezentul alineat, pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular. Din momentul ajungerii la un acord cu privire la text, decizia sau recomandarea se semnează de către un reprezentant al fiecărei părți.

(4)   Actele elaborate de Subcomitetul vamal se intitulează „decizie” sau „recomandare”. Fiecare decizie intră în vigoare la data adoptării sale, cu excepția cazului în care se prevede altfel în decizia respectivă.

(5)   Deciziile și recomandările Subcomitetului vamal se autentifică de către cei doi secretari.

(6)   Deciziile și recomandările sunt transmise ambelor părți.

(7)   Secretariatul Comitetului de asociere în configurația comerț este informat cu privire la orice decizie, aviz, recomandare, raport și cu privire la alte măsuri convenite de Subcomitetul vamal.

(8)   Fiecare parte poate decide în legătură cu publicarea, în propria publicație oficială, a deciziilor și recomandărilor Subcomitetului vamal.

Articolul 12

Rapoarte

Subcomitetul vamal prezintă un raport Comitetului de asociere în configurația comerț cu ocazia fiecărei reuniuni anuale ordinare a acestui comitet.

Articolul 13

Regimul lingvistic

(1)   Limbile de lucru ale Subcomitetului vamal sunt engleza și ucraineana.

(2)   Cu excepția cazului în care se decide altfel, Subcomitetul vamal deliberează pe baza documentelor întocmite în limbile menționate.

Articolul 14

Cheltuielile

(1)   Fiecare parte acoperă toate cheltuieli rezultate în urma participării sale la reuniunile Subcomitetului vamal, atât cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.

(2)   Cheltuielile aferente organizării reuniunilor și reproducerii documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

(3)   Cheltuielile aferente serviciilor de interpretare la reuniuni și de traducere a documentelor în/din engleză și ucraineană, astfel cum se prevede la articolul 13 alineatul (1), se suportă de către partea care găzduiește reuniunea.

Cheltuielile legate de interpretarea și traducerea în/din alte limbi se suportă direct de partea solicitantă.

Articolul 15

Modificarea

Prezentul regulament de procedură poate fi modificat printr-o decizie a Subcomitetului vamal în conformitate cu articolul 83 litera (e) din acord.

---

(1)  JO L 161, 29.5.2014, p. 3.

ANEXĂ

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL SUBCOMITETULUI PENTRU INDICAȚII GEOGRAFICE UE-UCRAINA

Articolul 1

Dispoziții generale

(1)   Subcomitetul pentru indicații geografice („Subcomitetul GI”), instituit în conformitate cu articolul 211 din Acordul de asociere dintre Uniunea Europeană și Comunitatea Europeană a Energiei Atomice și statele membre ale acestora, pe de o parte, și Ucraina, pe de altă parte (1) („acordul”), asistă Comitetul de asociere în configurația comerț în exercitarea atribuțiilor sale, astfel cum se prevede la articolul 465 alineatul (4) din acord.

(2)   Subcomitetul GI exercită atribuțiile prevăzute la articolul 211 din acord.

(3)   Subcomitetul GI este alcătuit din funcționari ai Comisiei Europene și ai Ucrainei responsabili pentru aspectele în materie de indicații geografice.

(4)   Fiecare parte desemnează un șef de delegație care este persoana de contact pentru toate chestiunile legate de Subcomitet.

(5)   Șefii delegațiilor exercită funcția de președinte în conformitate cu articolul 2.

(6)   Fiecare șef de delegație poate delega toate sau oricare dintre funcții sale unui adjunct desemnat, caz în care toate trimiterile din prezenta decizie la șeful delegației se aplică și adjunctului desemnat.

(7)   În sensul prezentului regulament de procedură, se aplică definiția noțiunii de „părți” prevăzută la articolul 482 din acord.

Articolul 2

Președinția

Părțile dețin președinția Subcomitetului GI, alternativ, pentru perioade de câte 12 luni. Prima perioadă de 12 luni începe la data primei reuniuni a Consiliului de asociere și se încheie la data de 31 decembrie a aceluiași an.

Articolul 3

Reuniuni

(1)   Cu excepția cazului în care se convine altfel de către părți, Subcomitetul GI se întrunește, alternativ în Uniune și în Ucraina, la cererea oricăreia dintre părțiși în orice caz în cel mult 90 de zile de la solicitare.

(2)   Președintele convoacă fiecare reuniune a Subcomitetului GI, locul și data acestora stabilindu-se de comun acord de către părți. Convocarea la reuniune este transmisă membrilor de către președinte cu cel puțin 28 de zile calendaristice înainte de începerea reuniunii, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

(3)   În măsura posibilităților, reuniunea ordinară a Subcomitetului GI este convocată cu suficient timp înainte de reuniunea ordinară a Comitetului de asociere în configurația comerț.

(4)   În mod excepțional, reuniunile Subcomitetului GI pot fi desfășurate prin orice mijloc tehnologic convenit de părți, inclusiv prin videoconferință.

Articolul 4

Delegații

Înaintea fiecărei reuniuni, părțile ăși transmit reciproc informații, prin intermediul secretariatului prevăzut la articolul 5, cu privire la componența preconizată a delegațiilor care participă la reuniune.

Articolul 5

Secretariatul

Șefii de delegație numesc un reprezentant al Comisiei Europene și, respectiv, un reprezentant al Ucrainei care să exercite, împreună, funcția de secretari ai Subcomitetului GI, și să îndeplinească sarcinile de secretariat împreună, într-un spirit de încredere reciprocă și de cooperare.

Articolul 6

Corespondența

(1)   Corespondența adresată Subcomitetului GI se trimite secretarului oricăreia dintre părți, care, la rândul său, informează celălalt secretar.

(2)   Secretariatul asigură transmiterea corespondenței adresate Subcomitetului GI către președinte și difuzarea sa, atunci când este cazul, în conformitate cu articolul 7.

(3)   Corespondența din partea președintelui se transmite părților de către secretariatul Subcomitetului GI în numele președintelui. Această corespondență este difuzată, după caz, în conformitate cu articolul 7.

Articolul 7

Documente

(1)   Documentele sunt transmise prin intermediul secretariatului Subcomitetului GI.

(2)   O parte transmite documentele sale propriului secretar. Secretarul transmite documentele respective secretarului celeilalte părți.

(3)   Secretarul Uniunii difuzează documentele reprezentanților competenți ai Uniunii și transmite în mod sistematic o copie a acestei corespondențe secretarului Ucrainei și secretarilor Comitetului de asociere în configurația comerț.

(4)   Secretarul Ucrainei difuzează documentele reprezentanților competenți ai Ucrainei și transmite în mod sistematic o copie a acestei corespondențe secretarului Uniunii și secretarilor Comitetului de asociere în configurația comerț.

Articolul 8

Confidențialitate

Cu excepția cazului în care părțile decid altfel, reuniunile Subcomitetului GI nu sunt publice.

Atunci când o parte transmite Subcomitetului GI informații semnalate drept confidențiale, cealaltă parte tratează aceste informații ca atare.

Articolul 9

Ordinea de zi a reuniunilor

(1)   Secretariatul Subcomitetului GI stabilește o ordine de zi provizorie pentru fiecare reuniune, precum și un proiect de concluzii operaționale, astfel cum se prevede la articolul 10, pe baza propunerilor părților. Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele cu privire la care secretariatul Subcomitetului GI a primit, din partea unei părți, o cerere de înscriere pe ordinea de zi, însoțită de documentele relevante, cu cel puțin 21 de zile calendaristice înainte de data reuniunii.

(2)   Ordinea de zi provizorie, împreună cu documentele relevante, se difuzează în conformitate cu articolul 7 cu cel puțin 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii.

(3)   Ordinea de zi se adoptă de către președinte și de către celălalt șef de delegație la începutul fiecărei reuniuni. Punctele care nu figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi în cazul în care părțile convin astfel.

(4)   Cu acordul celeilalte părți, președintele poate invita, ad-hoc, reprezentanți ai altor organisme ale părților sau experți independenți să participe în calitate de observatori la reuniunile Subcomitetului GI pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice. Părțile se asigură că acești observatori respectă cerințele privind confidențialitatea.

(5)   În urma consultării cu părțile, președintele poate să reducă termenele indicate la alineatele (1) și (2) pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.

Articolul 10

Proces-verbal și concluzii operaționale

(1)   Cei doi secretari întocmesc împreună un proiect de proces-verbal pentru fiecare reuniune.

(2)   Procesul-verbal cuprinde, ca regulă generală, în legătură cu fiecare punct al ordinii de zi:

(a)	participanții la reuniune, funcționarii care îi însoțesc și eventualii observatori prezenți la reuniune;

(b)	documentele prezentate Subcomitetului GI;

(c)	declarațiile a căror consemnare a fost solicitată de Subcomitetul GI; și

(d)	dacă este necesar, concluziile operaționale ale reuniunii, menționate la alineatul (4).

(3)   Proiectul de proces-verbal se înaintează spre aprobare Subcomitetului GI. Acesta se aprobă în termen de 28 de zile calendaristice de la încheierea fiecărei reuniuni a Subcomitetului GI. Se trimite o copie a procesului-verbal aprobat fiecăruia dintre destinatarii menționați la articolul 7.

(4)   Proiectul de concluzii operaționale ale fiecărei reuniuni este redactat de secretarul Subcomitetului GI al părții care deține președinția și este difuzat părților, împreună cu ordinea de zi, de regulă cu cel puțin 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii. Proiectul de concluzii operaționale este actualizat în cursul reuniunii, iar la sfârșitul acesteia, Cu excepția cazului în care părțile au convenit altfel, Subcomitetul GI adoptă concluziile operaționale, care reflectă acțiunile subsecvente convenite de părți. După aprobare, concluziile operaționale se atașează la procesul-verbal, iar punerea lor în aplicare este examinată în cursul oricăreia dintre reuniunile ulterioare ale Subcomitetului GI. În acest scop, Subcomitetul GI adoptă un model care să permită urmărirea fiecărei acțiuni în raport cu un termen specific.

Articolul 11

Deciziile

(1)   Subcomitetul GI are competența de a adopta decizii în cazurile prevăzute la articolul 211 alineatul (3) din acord. Aceste decizii se adoptă de comun acord de către părți după finalizarea procedurilor interne în vederea adoptării lor. Deciziile sunt obligatorii pentru părți, care iau măsurile necesare pentru a le pune în aplicare.

(2)   Fiecare decizie se semnează de către un reprezentant al fiecăreia dintre părți. Fără a aduce atingere alineatului (3), reprezentanții semnează aceste documente în timpul reuniunii în care se adoptă decizia relevantă.

(3)   Subcomitetul GI poate să adopte decizii prin procedură scrisă, după finalizarea procedurilor interne, dacă părțile convin astfel. Procedura scrisă constă într-un schimb de note între cei doi secretari, în acord cu părțile. În acest scop, textul propunerii este transmis în conformitate cu articolul 7, cu un termen de cel puțin 21 de zile calendaristice pentru comunicarea eventualelor rezerve sau modificări. În urma consultării cu părțile, președintele poate să reducă termenele indicate în prezentul alineat pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular. Din momentul ajungerii la un acord cu privire la text, decizia se semnează de către un reprezentant al fiecărei părți.

(4)   Actele elaborate de Subcomitetul GI se intitulează „decizie”. Fiecare decizie intră în vigoare la data adoptării sale, cu excepția cazului în care se prevede altfel în decizia respectivă.

(5)   Deciziile Subcomitetului GI se autentifică de către cei doi secretari.

(6)   Deciziile sunt transmise ambelor părți.

(7)   Secretariatul Comitetului de asociere în configurația comerț este informat cu privire la orice decizie, raport și cu privire la alte măsuri convenite de Subcomitetul GI.

(8)   Fiecare parte poate decide în legătură cu publicarea, în propria publicație oficială, a deciziilor Subcomitetului GI.

Articolul 12

Rapoarte

(1)   Subcomitetul GI prezintă Comitetului de asociere în configurația comerț un raport cu privire la activitățile sale cu ocazia fiecărei reuniuni ordinare a acestui comitet.

(2)   Rapoartele se adoptă de comun acord de către părți și se intitulează „raport”. Rapoartele sunt transmise ambelor părți.

(3)   Procedura de adoptare a deciziilor prevăzută la articolul 11 alineatele (2) și (3) se aplică mutatis mutandis rapoartelor.

Articolul 13

Regimul lingvistic

(1)   Limbile de lucru ale Subcomitetului GI sunt engleza și ucraineana.

(2)   Cu excepția cazului în care se decide altfel, Subcomitetul GI deliberează pe baza documentelor întocmite în limbile menționate.

Articolul 14

Cheltuielile

(1)   Fiecare parte acoperă orice cheltuieli rezultate în urma participării la reuniunile Subcomitetului GI, atât cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.

(2)   Cheltuielile aferente organizării reuniunilor și reproducerii documentelor se suportă de către partea care găzduiește reuniunea.

(3)   Cheltuielile aferente serviciilor de interpretare la reuniuni și de traducere a documentelor în/din engleză și ucraineană, astfel cum se prevede la articolul 13 alineatul (1), sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

Cheltuielile legate de interpretarea și traducerea în/din alte limbi sunt suportate direct de partea solicitantă.

Articolul 15

Modificarea

Prezentul regulament de procedură poate fi modificat printr-o decizie a Subcomitetului GI în conformitate cu articolul 211 alineatul (2) din acord.

---

(1)  JO L 161, 29.5.2014, p. 3.