6.12.2017

PT

Jornal Oficial da União Europeia

C 417/1

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Síntese dos resultados das auditorias anuais do TCE relativas às agências e outros organismos da UE para o exercício de 2016

(2017/C 417/01)

ÍNDICE

ACRÓNIMOS DAS AGÊNCIAS E OUTROS ORGANISMOS DA UE

3

SÍNTESE

5

O QUE É O TRIBUNAL

5

O QUE O TRIBUNAL AUDITOU

5

Diferentes tipos de agências estão localizados nos Estados-Membros da UE

5

Orçamentos e financiamento das agências — aumentos nos domínios prioritários e na importância do autofinanciamento

7

Aumentos dos efetivos nos domínios prioritários

9

Disposições de auditoria

9

O QUE O TRIBUNAL CONSTATOU

10

Opinião de auditoria favorável sobre a fiabilidade das contas de todas as agências

10

Opiniões de auditoria favoráveis sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas de todas as agências, exceto o EASO

10

Questões de importância específica salientadas pelo TCE

10

Outras constatações de auditoria em vários domínios

11

Recursos humanos — motivo de preocupação em alguns casos

11

A contratação pública continua a ser um domínio propenso a erros

11

Ambiente informático diverso apesar de atividades essencialmente semelhantes

12

Consultoria informática e gestão dos projetos devem ser reforçadas na EMA

13

Gestão orçamental a melhorar, com exceções

14

As avaliações externas são, em geral, positivas

14

Resultados da auditoria do SAI apresentam uma imagem mais exaustiva

14

Na maioria dos casos, o seguimento dado às observações dos exercícios anteriores está no bom caminho

14

ANEXO I –

Orçamento e quadro de pessoal das agências

16

ANEXO II –

Observações formuladas pelo tribunal que não colocam em questão as suas opiniões

19

ANEXO III –

Seguimento dado às observações em aberto que não colocam em questão as opiniões do tribunal

22

ACRÓNIMOS DAS AGÊNCIAS E OUTROS ORGANISMOS DA UE

Acrónimo	Designação completa	Localização
ACER	Agência de Cooperação dos Reguladores da Energia	Liubliana, Eslovénia
BEREC	Gabinete do Organismo de Reguladores Europeus das Comunicações Eletrónicas	Riga, Letónia
CdT	Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia	Luxemburgo, Luxemburgo
CEDEFOP	Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional	Salónica, Grécia
CEPOL	Agência da União Europeia para a Formação Policial	Budapeste, Hungria
CHAFEA	Agência de Execução para os Consumidores, a Saúde, a Agricultura e a Alimentação	Luxemburgo, Luxemburgo
CPVO	Instituto Comunitário das Variedades Vegetais	Angers, França
CUR	Conselho Único de Resolução	Bruxelas, Bélgica
EACEA	Agência de Execução relativa à Educação, ao Audiovisual e à Cultura	Bruxelas, Bélgica
EASA	Agência Europeia para a Segurança da Aviação	Colónia, Alemanha
EASME	Agência de Execução para as Pequenas e Médias Empresas	Bruxelas, Bélgica
EASO	Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo	La Valetta, Malta
EBA	Autoridade Bancária Europeia	Londres, Reino Unido
ECDC	Centro Europeu de Prevenção e Controlo das Doenças	Estocolmo, Suécia
ECHA	Agência Europeia dos Produtos Químicos	Helsínquia, Finlândia
EEA	Agência Europeia do Ambiente	Copenhaga, Dinamarca
EFCA	Agência Europeia de Controlo das Pescas	Vigo, Espanha
EFSA	Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos	Parma, Itália
EIGE	Instituto Europeu para a Igualdade de Género	Vílnius, Lituânia
EIOPA	Autoridade Europeia dos Seguros e Pensões Complementares de Reforma	Frankfurt, Alemanha
EIT	Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia	Budapeste, Hungria
EMA	Agência Europeia de Medicamentos	Londres, Reino Unido
EMCDDA	Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência	Lisboa, Portugal
EMSA	Agência Europeia da Segurança Marítima	Lisboa, Portugal
ENISA	Agência da União Europeia para a Segurança das Redes e da Informação	Heraklion, Grécia
ERA	Agência Ferroviária da União Europeia	Valenciennes, França
ERCEA	Agência Executiva do Conselho Europeu de Investigação	Bruxelas, Bélgica
ESMA	Autoridade Europeia dos Valores Mobiliários e dos Mercados	Paris, França
ETF	Fundação Europeia para a Formação	Turim, Itália
EUIPO	Instituto da Propriedade Intelectual da União Europeia	Alicante, Espanha
eu-LISA	Agência Europeia para a Gestão Operacional de Sistemas Informáticos de Grande Escala no Espaço de Liberdade, Segurança e Justiça	Taline, Estónia
EU-OSHA	Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho	Bilbau, Espanha
Euratom	Agência de Aprovisionamento da Euratom	Luxemburgo, Luxemburgo
EUROFOUND	Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho	Dublim, Irlanda
Eurojust	Autoridade Europeia de Cooperação Judiciária	Haia, Países Baixos
EUROPOL	Serviço Europeu de Polícia	Haia, Países Baixos
FRA	Agência dos Direitos Fundamentais da União Europeia	Viena, Áustria
FRONTEX	Agência Europeia da Guarda de Fronteiras e Costeira	Varsóvia, Polónia
GSA	Agência do GNSS europeu	Praga, República Checa
INEA	Agência de Execução para a Inovação e as Redes	Bruxelas, Bélgica
REA	Agência de Execução para a Investigação	Bruxelas, Bélgica

SÍNTESE

O Tribunal de Contas Europeu (TCE) auditou as contas e as operações subjacentes de 41 agências, gabinetes e organismos (agências) relativamente ao exercício de 2016. O Tribunal emitiu opiniões de auditoria sem reservas (favoráveis) sobre as contas de todas as agências e sobre as operações subjacentes de todas as agências, exceto uma (EASO).

Embora as contas das agências apresentassem uma imagem fiel da sua situação financeira e económica e as operações subjacentes às contas fossem legais e regulares na maioria dos casos, continua a existir margem para melhorias, como indicado em alguns parágrafos de ênfase e de outras questões e nas observações que não colocam em questão as opiniões de auditoria do TCE.

Este documento apresenta uma síntese dos resultados dessas auditorias. Tem por objetivo facilitar a análise e a comparação dos relatórios anuais específicos do TCE relativos a essas agências. Esses relatórios incluem as opiniões e observações do TCE, bem como as respostas das agências. A presente síntese não constitui um relatório nem uma opinião de auditoria.

O QUE É O TRIBUNAL

O Tribunal é a instituição da União Europeia que realiza a auditoria das finanças da UE. A missão do Tribunal é contribuir para melhorar a gestão financeira da UE, fomentar a prestação de contas e a transparência, e atuar como guardião independente dos interesses financeiros dos cidadãos da União. Na sua qualidade de auditor externo independente da UE, a função do Tribunal é verificar se os fundos da UE são corretamente contabilizados, cobrados e despendidos, em conformidade com as regras e os regulamentos aplicáveis, tendo em conta a otimização dos recursos. No âmbito deste mandato, o Tribunal analisa anualmente as contas, e as operações que lhes estão subjacentes, de todas as instituições e agências da UE.

O QUE O TRIBUNAL AUDITOU

Diferentes tipos de agências estão localizados nos Estados-Membros da UE

As agências são entidades jurídicas distintas criadas por um ato de direito derivado para realizar tarefas técnicas, científicas ou de gestão específicas, que ajudam as instituições da UE a conceber e aplicar políticas. Têm muita visibilidade nos Estados-Membros e uma influência significativa na elaboração de políticas, na tomada de decisões e na execução de programas em domínios de importância vital para o quotidiano dos cidadãos europeus, como a saúde, a segurança, a proteção, a liberdade e a justiça. Consoante a sua constituição e funções, é possível fazer a distinção entre agências descentralizadas, outros organismos e agências de execução da Comissão. As agências específicas são referidas nesta síntese através de abreviaturas das suas designações completas, que são apresentadas na lista de acrónimos no início do relatório.

As 32 agências descentralizadas desempenham uma função importante na elaboração e execução das políticas da UE, especialmente em tarefas de natureza técnica, científica, operacional e/ou reguladora. Foram criadas tendo em vista permitir à Comissão concentrar-se na elaboração de políticas e reforçar a cooperação entre a UE e os governos nacionais, reunindo os conhecimentos especializados e técnicos disponíveis aos dois níveis. As agências descentralizadas são criadas por um período de tempo indeterminado e estão localizadas em toda a UE (ver figura 1).

Os três outros organismos são o EIT, a Euratom e o CUR. O EIT, sediado em Budapeste, é um organismo independente e descentralizado da UE que reúne recursos a nível científico, empresarial e académico para reforçar a capacidade de inovação da UE. A Euratom, no Luxemburgo, foi criada para apoiar a realização dos objetivos do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica. O CUR, em Bruxelas, é a principal autoridade do Mecanismo Único de Resolução na União Bancária Europeia. A sua missão é assegurar uma resolução de forma ordenada de bancos em situação de insolvência com o menor impacto possível na economia real e nas finanças públicas dos Estados-Membros da UE e de outros países.

As seis agências de execução da Comissão são responsáveis por tarefas relativas à gestão de um ou mais programas da União e são criadas por períodos fixos. Estão localizadas em Bruxelas (EACEA, EASME, ERCEA, INEA e REA) e no Luxemburgo (CHAFEA).

Figura 1

Localizações das agências nos Estados-Membros

Orçamentos e financiamento das agências — aumentos nos domínios prioritários e na importância do autofinanciamento

A maioria das agências é financiada quase na totalidade a partir do orçamento geral da UE, sendo algumas total ou parcialmente autofinanciadas (ver a repartição no quadro 1). A ERA deve passar a ser parcialmente autofinanciada a partir de junho de 2019, o mais tardar.

Quadro 1

Tipos e financiamento das agências

	Financiada por
	Principalmente orçamento geral da UE	Principalmente autofinanciada	Orçamento da UE, contribuições do Estado-Membro e/ou taxas (Parcialmente autofinanciada)
Agências descentralizadas	24	2 CPVO, EUIPO	6 EASA, EBA, ECHA, EIOPA, EMA, ESMA
Outros organismos	2 EIT, EURATOM	1 CUR	—
Agências de execução da Comissão	6 EACEA, REA, ERCEA, EASME, INEA, CHAFEA	—	—

Em 2016, o orçamento total de todas as agências (exceto o CUR, com o seu mandato e mecanismo específicos) elevou-se a cerca de 3,4 mil milhões de euros (2015: 2,8 mil milhões de euros), o equivalente a aproximadamente 2,4 % do orçamento geral da UE para 2016 (2015: 2,0 %). O aumento diz respeito sobretudo às agências que trabalham em domínios relacionados com Indústria, Investigação e Energia (358 milhões de euros adicionais) e Liberdades Cívicas, Justiça e Assuntos Internos (174 milhões de euros adicionais). Do orçamento de 3,4 mil milhões de euros, cerca de 2,3 mil milhões de euros foram financiados pelo orçamento geral da UE, tendo aproximadamente mil milhões de euros sido financiados por taxas e também por contribuições diretas dos Estados-Membros, dos países da EFTA, etc.

Além disso, o CUR, que foi criado pelo Regulamento MUR para apoiar o Mecanismo Único de Resolução, orçamentou cerca de 11,8 mil milhões de euros em contribuições de instituições de crédito com o objetivo de constituir plenamente o Fundo Único de Resolução até 2023.

Por conseguinte, em 2016, o orçamento total de todas as agências incluindo o CUR elevou-se a cerca de 15,2 mil milhões de euros. O anexo I apresenta informações pormenorizadas sobre os orçamentos de cada agência.

Figura 2

Fontes de financiamento das agências em 2016

Figura 3

Orçamentos das agências em milhões de euros

Aumentos dos efetivos nos domínios prioritários

No final de 2016, as agências empregavam 10 364 pessoas (9 848 em 2015) (1), (2). Como no ano anterior, o maior aumento do número de efetivos registou-se nas agências que tratam de questões relacionadas com Indústria, Investigação e Energia (110), Liberdades Cívicas, Justiça e Assuntos Internos (177) e Assuntos Económicos e Monetários (85). O anexo I apresenta informações pormenorizadas sobre os efetivos das agências.

Disposições de auditoria

O artigo 287.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (3) estipula que o TCE examina as contas de qualquer agência criada pela União, na medida em que o respetivo ato constitutivo não exclua esse exame. Por conseguinte, o Tribunal auditou 41 agências, tendo emitido opiniões sobre a fiabilidade das contas e sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes relativamente ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2016.

O atual quadro legislativo define as disposições de auditoria relativas às contas das agências, como apresentadas no quadro 2.

Quadro 2

Disposições de auditoria relativas às contas das agências

Agências	Auditadas por
	TCE	TCE + empresa de auditoria
Agências descentralizadas	2	30
Outros organismos	1 (4)	2
Agências de execução	6	—

As contas anuais de 32 agências foram verificadas por auditores externos independentes (empresas de auditoria), em conformidade com o artigo 208.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro da UE (5) e o artigo 107.o, n.o 1, do regulamento financeiro quadro das agências (6). O Tribunal examinou o trabalho das empresas de auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria. Esse exame permitiu ao Tribunal dispor de uma garantia adequada para formular as suas próprias opiniões de auditoria sobre a fiabilidade das contas baseando-se no trabalho das empresas de auditoria. Relativamente às restantes nove agências, apenas o Tribunal realizou a auditoria da fiabilidade das contas. Tal como nos exercícios anteriores, o TCE continua a ser exclusivamente responsável pela auditoria da legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas de todas as agências.

Além das agências auditadas pelo TCE, existem três agências relacionadas com a defesa (a Agência Europeia de Defesa, o Instituto de Estudos de Segurança da União Europeia e o Centro de Satélites da União Europeia) que estão sob a alçada do Conselho e são financiadas através de contribuições dos Estados-Membros. Estas não são auditadas pelo TCE, mas sim por outros auditores externos independentes. No seu exame panorâmico (7) de 2014 sobre as disposições da UE relativas à prestação de contas e à auditoria pública, o Tribunal constatou que não existia uma razão imperiosa para os diferentes mandatos de auditoria relativamente a estas agências.

O QUE O TRIBUNAL CONSTATOU

Opinião de auditoria favorável sobre a fiabilidade das contas de todas as agências

As contas definitivas das 41 agências refletem fielmente, em todos os aspetos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de dezembro de 2016, bem como os resultados das suas operações e fluxos de caixa relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições dos regulamentos financeiros aplicáveis e com as regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão.

Opiniões de auditoria favoráveis sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas de todas as agências, exceto o EASO

O Tribunal concluiu que as operações subjacentes às contas anuais de 40 agências relativas ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2016 são, em todos os aspetos materialmente relevantes, legais e regulares.

O Tribunal formulou uma opinião com reservas sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas do EASO. A reserva diz respeito a dois procedimentos de contratação, que não respeitavam de forma adequada os princípios da contratação pública.

Questões de importância específica salientadas pelo TCE

O Tribunal formulou parágrafos de ênfase  (8) relativamente às duas agências sediadas em Londres, EBA e EMA, relacionados com a decisão do Reino Unido de sair da União Europeia. As contas e as notas anexas da EBA e da EMA foram elaboradas com base nas poucas informações disponíveis à data da respetiva assinatura, não apresentando ainda uma estimativa fiável dos futuros custos resultantes da cessação de atividades no Reino Unido e posterior deslocação para outro local. O Tribunal referiu igualmente o risco de diminuição das receitas na sequência da saída do Reino Unido da UE e o risco de a mudança destas agências dar origem a uma perda de conhecimentos especializados, pondo em risco a continuidade das atividades.

O Tribunal apresentou sete pontos relativos a outras questões  (9) acerca do possível impacto da saída do Reino Unido da União Europeia sobre as receitas e atividades de várias agências não sediadas em Londres. As agências CPVO, EASA, ECHA, EIOPA, ESMA e EUIPO podem ser confrontadas com uma diminuição das receitas diretamente resultante da redução das atividades geradoras de receitas no Reino Unido. A GSA opera unidades técnicas localizadas no Reino Unido, cujo estatuto ainda não foi determinado.

No caso do CUR, o Tribunal formulou um parágrafo de ênfase sobre o quadro de controlo em vigor para o cálculo das contribuições das instituições de crédito para o Fundo Único de Resolução. O Tribunal sublinhou que as contribuições do Fundo são calculadas com base nas informações prestadas pelas instituições de crédito ao CUR, através das autoridades nacionais de resolução. No entanto, o Regulamento MUR não estabelece um quadro de controlo abrangente e coerente para assegurar a fiabilidade das informações. Além disso, o Tribunal constatou que a metodologia de cálculo das contribuições definida no quadro jurídico é muito complexa, resultando num risco para a exatidão. Por outro lado, o CUR não pode divulgar pormenores sobre os cálculos da contribuição avaliados com base no risco por instituição de crédito, uma vez que estão interligados e incluem informações confidenciais sobre outras instituições de crédito. Esta situação afeta a transparência desses cálculos.

O Tribunal apresentou igualmente pontos relativos a outras questões sobre as insuficiências dos procedimentos de contratação aplicados pelas entidades jurídicas das Comunidades de Conhecimento e Inovação do EIT e sobre o facto de os recursos humanos do EIT serem demasiado limitados para darem resposta ao acréscimo do volume de trabalho.

Relativamente ao CdT, o Tribunal incluiu um ponto relativo a outras questões sobre o facto de várias agências utilizarem cada vez mais soluções de tradução internas ou alternativas. Esta situação implica que a capacidade do CdT não é utilizada em todo o seu potencial e que existe uma duplicação dos custos de desenvolvimento e funcionamento de sistemas de tradução a nível europeu. A maior utilização de soluções alternativas de tradução por outras agências coloca em risco o modelo de negócio do CdT.

Outras constatações de auditoria em vários domínios

O Tribunal comunica igualmente um total de 115 «observações» sobre as constatações de auditoria (2015: 90) que afetam 34 agências (2015: 37) para salientar questões importantes e indicar margem para melhorias. O anexo II apresenta uma visão global das observações formuladas para cada uma das agências.

Recursos humanos — motivo de preocupação em alguns casos

A existência de recursos humanos adequados é um elemento crucial para a estabilidade e eficiência das operações das agências e a capacidade destas para executar os respetivos programas de trabalho. O Tribunal constatou que sete agências estavam afetadas por questões respeitantes à gestão dos recursos humanos e por outras questões relacionadas com o pessoal, incluindo a elevada rotação do pessoal, insuficiências dos procedimentos de recrutamento e lugares vagos que estavam ocupados por pessoal interino durante longos períodos de tempo.

Três agências (Frontex, CEPOL e BEREC) tiveram dificuldades em encontrar candidatos adequados com o perfil exigido, o que estará possivelmente relacionado com o coeficiente de correção salarial aplicado no país de acolhimento (66,7 %, 69 % e 76,5 %, respetivamente). Nos casos em que se encontraram candidatos adequados, o número de efetivos que podiam ser recrutados no país de acolhimento era desproporcionadamente mais elevado do que o de efetivos de outros Estados-Membros. Para atrair candidatos, a Frontex recrutou 14 elementos do pessoal num grau superior ao que era permitido pelo Estatuto dos Funcionários. Nas outras duas agências, verifica-se uma elevada taxa de rotação do pessoal, que pode ter impacto na continuidade das atividades e na capacidade das agências para executarem as atividades previstas nos seus programas de trabalho. No caso da CEPOL, um outro motivo que possivelmente dificulta o recrutamento é a concorrência com outro organismo da UE sediado em Budapeste (EIT).

Três agências (EMA, EIT e ECDC) enfrentaram desafios organizacionais. A EMA procedeu, desde 2014, a duas reorganizações significativas, incluindo a reafetação interna de cargos de gestão de topo e intermédios. A reafetação de pessoal fundamental no domínio da informática e da administração não foi bem-sucedida, causando um risco material de instabilidade à Agência e respetivas atividades. O Diretor do EIT mudou quatro vezes entre a data da criação, em 2008, e julho de 2014. Desde agosto de 2014, o lugar do Diretor, e um outro lugar de gestão, desde fevereiro de 2013, foram ocupados interinamente, o que infringe o período máximo de um ano definido no Estatuto dos Funcionários para a ocupação interina de um lugar. Esta situação provoca incerteza nas partes interessadas e coloca em risco a continuidade estratégica. No ECDC, o Diretor interino foi nomeado em maio de 2015 e continuava em funções em 31 de dezembro de 2016, ultrapassando assim o período máximo de um ano. Esta nomeação interina resultou igualmente em 15 disposições interinas adicionais para outros membros do pessoal.

A contratação pública continua a ser um domínio propenso a erros

O objetivo subjacente à contratação pública é garantir a concorrência entre os operadores económicos para alcançar a aquisição economicamente mais vantajosa de uma forma transparente, objetiva e coerente, com base no quadro jurídico aplicável. Nos relatórios sobre as agências EASO, EMCDDA, eu-LISA, EMA e BEREC, o Tribunal comunicou que estas não cumpriam plenamente os princípios da contratação pública e as regras definidas no Regulamento Financeiro. As observações incidem, sobretudo, nas incoerências dos documentos de concurso, no incumprimento dos critérios definidos para a seleção dos operadores económicos, na falta de procedimentos formais e na inexistência de uma autoridade delegada clara para adjudicar e assinar os contratos.

O TCE apreciou o facto de as agências recorrerem cada vez mais aos contratos-quadro interinstitucionais para a contratação de bens e serviços, o que dá origem a eficiência administrativa e economias de escala. Contudo, no caso de um contrato-quadro interinstitucional relativo a software, licenças informáticas e serviços, celebrado em 2014 entre um contratante e a Comissão em nome de várias instituições e agências, a execução posterior por pelo menos três agências (EMA, EEA e EASO) não foi a melhor. O contratante age como intermediário entre as instituições e agências e os potenciais fornecedores com capacidade para satisfazer as suas necessidades. Por estes serviços, o contratante tem direito a uma margem de comercialização de dois a nove por cento sobre os preços dos fornecedores. O Tribunal constatou que, relativamente aos pagamentos auditados no âmbito deste contrato-quadro, os preços e margens cobrados nem sempre eram sistematicamente verificados em comparação com as cotações e faturas dos fornecedores e que a execução do contrato-quadro nem sempre assegurava a concorrência suficiente, pelo que não garantia a escolha da solução mais económica.

As insuficiências dos procedimentos de contratação pública foram igualmente comunicadas em relação aos controlos internos. Em cinco casos relativos a quatro agências (EASO, EIT, EMSA e EIGE), o Tribunal constatou que controlos deficientes deram origem a ineficiências, por exemplo, devido à subestimação das necessidades em matéria de contratação pública à data dos procedimentos.

Embora os aspetos relacionados com o desempenho não estejam no centro das auditorias anuais do Tribunal às agências, os auditores devem ter em mente os riscos colocados por um desempenho insuficiente e os riscos relativos à gestão financeira. Em sete casos relativos a seis agências (eu-LISA, FRONTEX, EU-OSHA, EEA, BEREC e EUIPO), o Tribunal formulou observações sobre as disposições inadequadas aplicáveis à contratação pública que colocam em risco a otimização dos recursos, bem como sobre as insuficiências no acompanhamento da execução dos contratos.

Ambiente informático diverso apesar de atividades essencialmente semelhantes

As agências realizam uma vasta gama de atividades operacionais, que exigem soluções informáticas adequadas e, por vezes, adaptadas. No entanto, as principais atividades operacionais e administrativas são executadas com base no mesmo quadro jurídico, o que sugere que utilizam processos semelhantes que podem ser apoiados por soluções informáticas semelhantes. Embora as agências tenham realizado muitos progressos na utilização de sistemas de gestão orçamental e contabilísticos semelhantes, continua a existir uma multiplicidade de soluções informáticas em outros domínios fundamentais, como a gestão dos recursos humanos e a gestão da contratação pública. As agências devem ponderar uma maior harmonização das soluções informáticas também nestes domínios, o que permitiria não só melhorar a eficiência em termos de custos, mas também reduzir os riscos do controlo interno e reforçar a governação informática.

Outros ganhos potenciais que se poderiam alcançar seriam, por exemplo, uma gestão e comunicação mais harmonizadas com as partes interessadas e a introdução de procedimentos de auditoria mais automatizados para aumentar a eficiência das auditorias. A Rede das Agências da UE está empenhada em continuar a promover a cooperação entre as agências e com a Comissão nestas questões e, no que diz respeito à auditoria externa, também com o TCE.

Figura 4

Variedade de soluções informáticas nas agências

Sistemas de gestão dos recursos humanos

Sistemas de gestão da contratação pública

Consultoria informática e gestão dos projetos devem ser reforçadas na EMA

Para além do habitual trabalho de auditoria anual sobre todas as agências, o Tribunal examinou a contratação de consultores informáticos na EMA relacionada com dois importantes projetos informáticos (Farmacovigilância e Ensaios Clínicos), através dos quais a agência pretende dar resposta às obrigações legislativas de criação de sistemas complexos de redes em toda a UE, que implicam um extenso desenvolvimento informático. Uma vez que não se registou um aumento no quadro de pessoal da EMA para facilitar o desenvolvimento de conhecimentos especializados nos domínios empresarial e de desenvolvimento informático, a agência contratou empresas de consultoria nestes domínios, tornando-se fortemente dependente de conhecimentos especializados externos.

O Tribunal constatou ainda que não estava em vigor qualquer metodologia adaptada a projetos tão complexos e de larga escala antes do início dos projetos, o que pode ter afetado a capacidade da gestão para supervisionar e acompanhar a execução dos projetos e assegurar a coerência entre eles. A EMA continuou a desenvolver uma metodologia adequada, tendo os últimos ajustes sido introduzidos em setembro de 2016.

A capacidade da EMA para controlar a atividade dos seus consultores e acompanhar a qualidade das prestações era também limitada devido ao tipo de contratos de consultoria utilizados (tempo e meios) e ao facto de uma parte do processo de consultoria ser realizado fora das instalações e noutro Estado-Membro. A Agência registou atrasos e escaladas de custos durante a execução dos projetos. As alterações frequentes ao âmbito, orçamento e prazos dos projetos deveram-se essencialmente à evolução dos requisitos dos sistemas, que tiveram em conta a evolução das necessidades dos Estados-Membros. Ainda não existem certezas no que se refere aos custos finais e datas da entrada em funcionamento dos sistemas informáticos.

Relativamente aos resultados desta auditoria-piloto aos serviços de consultoria na EMA, no futuro o TCE dará a devida utilização à metodologia avançada, aos conhecimentos e à experiência adquirida durante esta auditoria, sempre que adequado.

Gestão orçamental a melhorar, com exceções

O número de observações formuladas neste domínio diminuiu consideravelmente em 2016, embora o elevado nível de transições de dotações orçamentais autorizadas continue a ser a observação mais frequente nestes relatórios e ainda afete 23 agências. Contudo, estas transições explicam-se geralmente pela natureza plurianual das operações. O Tribunal instou várias agências a considerarem a introdução de dotações orçamentais diferenciadas, o instrumento previsto no Regulamento Financeiro para resolver este tipo de situações.

As anulações de dotações orçamentais transitadas de exercícios anteriores, que indicam uma sobrestimativa das necessidades orçamentais e, portanto, insuficiências de planeamento, foram comunicadas em quatro casos (Frontex, CPVO, CHAFEA e EASME).

Em resposta à crise migratória com que a União se depara, as funções da Frontex e da EASO aumentaram consideravelmente. Por conseguinte, os orçamentos definitivos para 2016 das duas agências foram três vezes e 75 % superiores, respetivamente, em comparação com o ano anterior. As duas agências viram-se confrontadas com consideráveis desafios administrativos e operacionais, bem como com expectativas elevadas para apresentarem resultados imediatos, sem muito tempo para adaptarem os sistemas e procedimentos e para contratarem o pessoal necessário. Assim, tiveram problemas para absorver os fundos adicionais durante o exercício, o que deu origem a anulações consideráveis (Frontex) ou a um nível elevado de transições (EASO) de fundos. Esta foi uma razão do incumprimento das regras orçamentais e aplicáveis à contratação pública em vários casos, bem como das dificuldades em executar da melhor forma as convenções de subvenção com a Comissão ou os beneficiários.

As avaliações externas são, em geral, positivas

Pela primeira vez, o Tribunal referiu explicitamente o resultado das avaliações externas das atividades das agências e do desempenho global em seis casos. Em geral, os resultados da avaliação eram positivos e as agências elaboraram planos de ação para dar seguimento às questões levantadas nos relatórios de avaliação. Embora os regulamentos de criação da maioria das agências prevejam a realização periódica de uma avaliação externa (normalmente de quatro em quatro ou de seis em seis anos), o Tribunal constatou que os regulamentos de criação de seis agências (EASO, eu-LISA, ETF, ENISA, EIGE e REA) não incluem essa disposição. Esta é uma questão que deverá ser resolvida. O Tribunal comunicou igualmente que o regulamento de criação da EMA exige uma avaliação externa de dez em dez anos, o que representa um período de tempo demasiado longo para a prestação de informações sobre o desempenho às partes interessadas de forma eficaz.

Resultados da auditoria do SAI apresentam uma imagem mais exaustiva

Relativamente a 2016, o Tribunal referiu-se pela primeira vez às conclusões de auditoria do Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão para oferecer uma imagem mais exaustiva dos resultados da auditoria. No total, foram referidos 14 relatórios de auditoria do SAI. Em todos os casos, as agências e o SAI acordaram planos de adoção de medidas corretivas.

Na maioria dos casos, o seguimento dado às observações dos exercícios anteriores está no bom caminho

Quando aplicável, o Tribunal apresentou um relatório sobre os progressos registados nas medidas de seguimento adotadas pelas agências em resposta às observações dos anos anteriores. O anexo III mostra que, relativamente às 140 observações em aberto no final de 2015 (2014: 134), tinham sido concluídas ou estavam em curso medidas corretivas na maioria dos casos.

Figura 5

Seguimento dado às observações dos exercícios anteriores

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(1)  O pessoal inclui funcionários, agentes temporários e contratuais, bem como peritos nacionais destacados.

(2)  Os números de efetivos relativos a 2015 foram atualizados com base nos dados fornecidos pelas agências.

(3)  JO C 326 de 26.10.2012, p. 47.

(4)  Tendo em conta a limitação dos seus recursos e operações, a Agência de Aprovisionamento da Euratom apenas é auditada pelo TCE.

(5)  Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho (JO L 298 de 26.10.2012, p. 1).

(6)  Regulamento Delegado (UE) n.o 1271/2013 da Comissão (JO L 328 de 7.12.2013, p. 42).

(7)  TCE, Exame panorâmico das disposições da UE relativas à prestação de contas e à auditoria pública: lacunas, sobreposições e desafios.

(8)  Os parágrafos de ênfase chamam a atenção para questões importantes, que são fundamentais para os leitores compreenderem as contas.

(9)  Utilizam-se pontos relativos a outras questões para comunicar questões importantes além das apresentadas ou divulgadas nas contas anuais.

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