6.12.2017   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/79

1.

Het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (hierna: „Bureau” ofwel „EASO”), dat is gevestigd in Valletta, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 439/2010 van het Europees Parlement en de Raad (1) met als doel de praktische samenwerking in asielzaken te verbeteren en lidstaten te helpen om te voldoen aan hun Europese en internationale verplichtingen om mensen in nood te beschermen. Sinds 2015 biedt het Bureau hulp aan Griekenland en Italië in het kader van de migratiecrisis. In 2016 stelde de Europese Commissie voor om het mandaat van het Bureau en zijn takenpakket aanzienlijk uit te breiden om structurele tekortkomingen in de toepassing van het EU-asielsysteem aan te pakken (2). Sinds maart 2016 werken teams van het Bureau in de hotspots ook aan de operationele uitvoering van de overeenkomst tussen de EU en Turkije en bieden zij hulp aan de Griekse asieldienst.

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (3).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

3.

Uit de tabel blijkt dat de aanzienlijke uitbreiding van het takenpakket van het Bureau ertoe heeft geleid dat zijn definitieve begroting voor 2016 drie keer zo hoog was als in het voorgaande jaar. Daarnaast nam het in 2016 beschikbare personeel met 34 % toe en systemen en procedures werden nog aangepast aan de nieuwe situatie.

4.

Dit verslag moet worden gelezen tegen de achtergrond van deze uitdagingen en het mandaat van de Rekenkamer, waarop internationale controlestandaarden van toepassing zijn.

5.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de ''management representations''.

20.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

21.

In augustus 2016 startte het Bureau een openbare procedure (vijf percelen) voor een kadercontract voor zijn behoefte aan interculturele bemiddelaars/vertalers in verschillende landen. Het totaalbedrag van het kadercontract voor de onderdelen die werden ondertekend en gecontroleerd (percelen 2-5) was 60 miljoen euro voor vier jaar. Deze vier percelen werden gegund aan dezelfde inschrijver als de eerste cascadecontractant. Deze contractant voldeed aan de financiële vereisten van de selectiecriteria (jaaromzet 1 miljoen euro), behalve voor een van de drie voorafgaande jaren, waarvoor een contract inzake terbeschikkingstelling („availment contract”) werd gesloten met een non-profitorganisatie die zich ertoe heeft verbonden haar „omzet” ter beschikking te stellen aan de contractant. Overeenkomstig het Financieel Reglement mag worden gesteund op de financiële en economische draagkracht van andere entiteiten. In dit geval is het echter niet duidelijk op welke wijze de „omzet” van deze entiteit beschikbaar kan worden gesteld, en — gezien de aard van haar activiteiten — ook niet of ze de levering van de te verlenen diensten kan ondersteunen. Het Bureau had het aanbod moeten afwijzen, omdat niet is aangetoond dat dit voldoet aan de eisen met betrekking tot de economische en financiële draagkracht van de inschrijvers. Als gevolg daarvan zijn het kadercontract en alle bijbehorende betalingen onregelmatig (geen betalingen in 2016).

22.

Tijdens de buitengewone bijeenkomst van de Europese Raad van 23 april 2015 en in het 10-puntenplan inzake migratie dat op 20 april 2015 werd aangenomen door de ministers van Buitenlandse Zaken en Binnenlandse Zaken werden de lidstaten opgeroepen om ervoor te zorgen dat van alle migranten vingerafdrukken worden genomen. Om aan deze eis te voldoen, was het dringend noodzakelijk om de capaciteit van de Griekse autoriteiten om vingerafdrukken te nemen uit te breiden. De Commissie heeft het Bureau met deze taak belast. Dit vereiste de aanschaf en de daaropvolgende donatie aan de Griekse staat van 90 vingerafdrukscanners en 90 compatibele computers (apparatuur) voor een bedrag van 1,1 miljoen euro in het kader van een subsidieovereenkomst tussen de Commissie en het Bureau. In de subsidieovereenkomst is het verzoek opgenomen om levering van de apparatuur aan de IT-afdeling van de politie in Athene en om distributie van daaruit naar de hotspots op de Griekse eilanden. Volgens de beschrijving van deze actie moest er personeel van het Bureau ter plaatse zijn om te waarborgen dat de levering, installatie en eigendomsoverdracht aan de Griekse politie in goede orde zou verlopen. Het personeel van het Bureau was echter niet ter plaatse om aan deze eis te voldoen en pas in juli 2017 werd de bevestiging ontvangen van de betrokken Griekse autoriteiten dat de apparatuur in februari en begin maart 2016 aan de hotspots was geleverd, en ook voor het beoogde doel werd gebruikt.

23.

De aanbestedende diensten zullen schriftelijk om details vragen van de bestanddelen van de prijs of de kosten als deze abnormaal laag lijken, en zij zullen de inschrijver in de gelegenheid stellen zijn opmerkingen te maken (10). Voor twee van de percelen (de percelen 3 en 5), voor de aanbesteding van diensten van interculturele bemiddelaars/ tolken in de verschillende landen (zie ook paragraaf 21), ontving het Bureau financiële offertes die respectievelijk 50 % en 31 % lager waren dan de volgende laagste offertes. Hoewel dit erop duidt dat de inschrijvingen abnormaal laag waren, heeft het Bureau niet overwogen om de inschrijver in dit verband om verdere toelichting te vragen.

24.

In zijn controleverslag van oktober 2016 benadrukte de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat er geen geschikte planning voor aanbestedingsprocedures voor administratieve uitgaven is en dat de monitoring van procedures en specifieke contracten die zijn gesloten binnen kadercontracten tekortschiet. Het Bureau en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen.

25.

In 2016 stond het Bureau voor een aantal uitdagingen in zijn operationele omgeving, waaronder niet alleen een aanzienlijke toename van zijn budget en een takenuitbreiding, maar ook een grote toename in het aantal verrichtingen, een wisseling van rekenplichtige (accountant) met verschillende interne oplossingen en de invoering van een papierloos workflowsysteem. Deze situatie van vele veranderingen en instabiliteit werd niet ondervangen door een hervalidering van het boekhoudsysteem, noch door het invoeren van een systeem van periodieke verificaties achteraf van verrichtingen (11).

26.

In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Bureau, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van softwarelicenties en de verstrekking van onderhoud en ondersteuning. De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Bureau en de leveranciers die kunnen voorzien in de behoeften van het Bureau. In het kader van deze bemiddelingsdiensten mag de kadercontractant de prijzen van de leveranciers verhogen met twee tot negen procent. In 2016 bedroegen de betalingen aan de kadercontractant in totaal 534 900 euro. Het Bureau controleerde prijzen en prijsverhogingen die in rekening werden gebracht, niet systematisch aan de hand van de offertes van de leveranciers en aan de kadercontractant gerichte rekeningen.

27.

In opdracht van de Commissie werd een externe evaluatie over de prestaties van het Bureau in de periode van 2011-2014 opgesteld en in december 2015 werd het eindverslag afgeleverd. Daarin werd het belang van de missie en de taken van het Bureau bevestigd, evenals een algehele doeltreffende uitvoering van zijn kerntaken, en werd bevestigd dat de meerderheid van de verwachte resultaten waren behaald. In de evaluatie werd ook de behoefte benoemd om de doeltreffendheid van de operaties te verbeteren en verdere samenwerking en coherentie van activiteiten met andere Europese en internationale instellingen en organen die zich bezighouden met migratiekwesties te blijven waarborgen. Het Bureau voert een actieplan uit dat het is overeengekomen met de raad van bestuur in het kader van zijn verlengde mandaat; het eindverslag over de uitvoering staat gepland voor juni 2017.

28.

Het Bureau kocht en installeerde 65 containers die gebruikt konden worden als mobiele kantoren op de Griekse en Italiaanse hotspots voor een totaalbedrag van 852 136 euro. Sommige van deze containers werden op een locatie geplaatst waar soortgelijke containers stonden die niet van het Bureau waren en later werden verwoest tijdens rellen. Het Bureau heeft de containers niet tegen dit risico verzekerd met een verzekeringscontract.

29.

Het Bureau heeft niet tijdig al zijn vorderingen verhaald. Btw-vergoeding voor 2014 (180 919 euro) en 2015 (245 960 euro) waren aan het einde van 2016 nog steeds niet teruggevorderd.

30.

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven), namelijk 2,5 miljoen euro, ofwel 43,9 % (2015: 1 076 583 euro, ofwel 36,9 %). De overdrachten houden voornamelijk verband met IT-infrastructuur, vertalingen en publicaties, bedrijfsadvies en kosten voor vergadering van de raad van bestuur waarvoor de contracten tegen het eind van 2016 werden ondertekend en/of de rekeningen pas in 2017 werden gestuurd.

31.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.