This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52017TA1206(08)
Report on the annual accounts of the Community Plant Variety Office for the financial year 2016, together with the Office’s reply
Verslag over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau
Verslag over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau
PB C 417 van 6.12.2017, p. 57–62
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
6.12.2017 |
NL |
Publicatieblad van de Europese Unie |
C 417/57 |
VERSLAG
over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau
(2017/C 417/08)
INLEIDING
1. |
Het Communautair Bureau voor plantenrassen (hierna „Bureau” ofwel „CPVO” genoemd), gevestigd te Angers, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad (1). De belangrijkste taken van het Bureau zijn het registreren en onderzoeken van de aanvragen tot verlening van kwekersrechten in de Unie, alsmede het door de bevoegde bureaus in de lidstaten laten uitvoeren van de nodige technische onderzoeken. |
2. |
De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2). Tabel De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau
|
TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
3. |
De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
OORDEEL
Betrouwbaarheid van de rekeningen Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen
Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen Ontvangsten Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen
Betalingen Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen
Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen
Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen
Andere aangelegenheid
|
16. |
De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER
17. |
Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 788 540 euro, ofwel 40 % (2015: 395 882 euro, ofwel 28 %). Dit kan voornamelijk worden toegeschreven aan lopende renovaties van gebouwen (284 423 euro), IT-projecten (253 483 euro) en kosten met betrekking tot controles en evaluaties (137 098 euro) waarvoor de diensten pas gedeeltelijk in 2017 worden geleverd of waarvan de facturen pas in 2017 worden ontvangen. |
18. |
Het percentage geannuleerde betalingskredieten die van 2015 naar 2016 waren overgedragen, was ook hoog voor titel II met 17 % (2015: 20 %), hetgeen duidt op de noodzaak om de begrotingsplanning van het Bureau te verbeteren. |
OVERIGE OPMERKINGEN
19. |
De oprichtingsverordening van het Bureau schrijft geen periodieke externe prestatie-evaluaties voor. Hoewel het Bureau of de Commissie op ad-hocbasis evaluaties van specifieke onderwerpen uitvoerde, zou het Bureau samen met de Commissie moeten overwegen om eens in de vijf jaar uitgebreide externe prestatie-evaluaties uit te laten voeren, zoals het geval is voor de meeste agentschappen. Bij een toekomstige wijziging van de oprichtingsverordening zou een dergelijk vereiste moeten worden ingevoerd. |
FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN
20. |
De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.
Voor de Rekenkamer
Klaus-Heiner LEHNE
President
(1) PB L 227 van 1.9.1994, blz. 1.
(2) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.cpvo.europa.eu
(3) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.
(4) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.
(5) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.
BIJLAGE
Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren
Jaar |
Opmerkingen van de Rekenkamer |
Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
2014 |
Het Bureau maakt voor de meeste van zijn betalingen gebruik van elektronisch bankieren. De rekenplichtige en haar twee vervangers kunnen betalingen elektronisch ondertekenen. Er is geen handtekening van een tweede persoon nodig, hetgeen een financieel risico inhoudt voor het Bureau. |
Nog af te handelen |
2014 |
Hoewel het Bureau sinds 1995 operationeel is, is er nog steeds geen zetelovereenkomst gesloten met de gastlidstaat die de voorwaarden zou verduidelijken waaronder het Bureau kan opereren alsook de voorwaarden die het Bureau zijn personeel kan bieden. |
Loopt nog |
2015 |
Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 395 882 euro, ofwel 28 % (2014: 394 599 euro, ofwel 30 %). Ze hebben voornamelijk betrekking op IT-projecten (134 030 euro), kosten van dienstreizen (96 368 euro) en kosten met betrekking tot interne audit (82 070 euro) waarvoor de diensten pas in 2016 worden geleverd of waarvan de facturen pas in 2016 worden ontvangen. |
N.v.t. |
2015 |
Het percentage geannuleerde overdrachten uit 2014 was met 20 % (2014: 26 %) hoog voor Titel II en duidt op tekortkomingen in de planning van het Bureau. |
Loopt nog |
2015 |
De uitgaven voor procedures in verband met beroepsprocedures moesten in principe worden gedekt door beroepsrechten (1). Deze rechten dekken echter slechts een klein gedeelte van de daadwerkelijk gemaakte kosten. In 2015 bedroegen de inkomsten uit beroepsrechten in totaal 11 000 euro (2014: 12 500 euro) terwijl de kosten voor de leden van de kamer van beroep ongeveer 62 037 euro bedroegen (2014: 80 114 euro). |
N.v.t. |
2015 |
Op 31 december 2015 bedroegen de rechten die langer dan 90 dagen onbetaald waren gebleven (vooral jaarlijkse rechten) 240 766 euro. Het Bureau maakte geen gebruik van alle opties die in zijn financieel reglement worden geboden om onbetaalde rechten te innen, zoals gedwongen invordering (2). |
Loopt nog |
(1) Overwegingen bij Verordening (EG) nr. 1238/95 van de Commissie (PB L 121 van 1.6.1995, blz. 31).
(2) Artikel 53 van het financieel reglement van het Bureau.
ANTWOORD VAN HET BUREAU
Het Bureau neemt nota van de bevindingen van de Rekenkamer.
17. |
Het hoge niveau aan overdrachten in 2016 betrof grotendeels een renovatie van het gebouw die nog gaande is, en een IT-ontwikkelingsproject. De uitvoering van beide projecten kan om operationele redenen niet samenvallen met het kalenderjaar. |