Artikolu 1

Ir-regoli tal-ivvjaġġar għall-persunal tal-Komunità tat-Trasport, stabbiliti fl-Anness, huma b’dan adottati.

Artikolu 2

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fil-jum tal-adozzjoni tagħha.

ANNESS

REGOLI TAL-IVVJAĠĠAR GĦALL-PERSUNAL TAL-KOMUNITÀ TAT-TRASPORT

1.   Ambitu

1.1.

Dawn ir-regoli għandhom japplikaw għall-ivvjaġġar uffiċjali kollu mill-post tal-impjieg fl-interess tal-Komunità tat-Trasport.

1.2.

Dawn ir-regoli għandhom japplikaw għall-membri kollha tal-persunal tal-Komunità tat-Trasport soġġetti għar-Regolamenti tal-Persunal tal-Komunità tat-Trasport.

2.   Awtorizzazzjonijiet għall-ivvjaġġar

2.1.

Qabel it-tluq fuq ivvjaġġar uffiċjali, il-membru tal-persunal għandu jikseb awtorizzazzjoni fil-forma ta’ talba approvata għall-ivvjaġġar. It-talbiet għall-ivvjaġġar jiġu approvati bil-miktub mid-Direttur jew minn membru tal-persunal awtorizzat mid-Direttur. It-talba għall-ivvjaġġar trid tipprovdi lid-Direttur bid-dettalji kollha li jeħtieġ biex jieħu deċiżjoni infurmata, bħal: — l-iskop tal-vjaġġ uffiċjali, il-post tiegħu u l-ħinijiet tal-bidu u tat-tmiem tal-laqgħa(t); — it-tul tal-vjaġġ uffiċjali abbażi tal-mezz ta’ trasport użat, u l-ħinijiet u l-itinerarju għall-vjaġġ bir-ritorn, inkluż it-trasport lokali, fejn xieraq; — l-arranġamenti tal-akkomodazzjoni; — stima tal-kostijiet involuti abbażi ta’ kosteffiċjenza ottimali.

2.2.

Hija r-responsabbiltà tal-membru tal-persunal li jikseb l-awtorizzazzjoni meħtieġa qabel ma jibda l-ivvjaġġar uffiċjali. It-talba għall-ivvjaġġar approvata tinżamm mill-membru tal-persunal u tiġi mehmuża mat-talba għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar (“talba għall-ivvjaġġar”) mar-ritorn mill-missjoni flimkien ma’ rapport tal-ivvjaġġar.

2.3.

Għall-ivvjaġġar uffiċjali mid-Direttur, se jitħejja memorandum minn qabel, ibbażat fuq il-mudell stabbilit fl-Appendiċi u ffirmat mid-Direttur. Il-memorandum jindika r-raġuni għall-ivvjaġġar uffiċjali u t-tul ta’ żmien previst tiegħu. Id-Direttur għandu jsegwi l-proċeduri komuni kif previsti f’dawn ir-regoli.

3.   Trasport bejn il-post tal-impjieg u l-post tal-ivvjaġġar uffiċjali

3.1.

Bħala regola ġenerali, jiġi awtorizzat l-aktar mod kosteffettiv ta’ trasportazzjoni, relattiv għall-iskop u d-durata tal-ivvjaġġar uffiċjali.

3.2.

L-ivvjaġġar bl-ajru jsir mill-aktar rotta diretta bl-aktar prezz baxx disponibbli. Meta d-dati tal-ivvjaġġar jissuġġerixxu l-inklużjoni ta’ tmiem il-ġimgħa sabiex tinkiseb tariffa mnaqqsa li tkun disponibbli fuq xi biljetti tal-ajru u tal-ferrovija meta jiġu prenotati ċertu perjodu bil-quddiem (it-tariffa “Advance Purchase Excursion” jew “APEX”), il-membru tal-persunal se jkun intitolat għall-gratifika addizzjonali għas-sussistenza għal kull jum (“DSA”), dment li t-tariffa tal-APEX jikkostitwixxi l-inqas tariffa tal-ajru disponibbli u jkun jista’ jinkiseb iffrankar kumplessiv.

3.3.

L-istandard normali għall-ivvjaġġar bil-ferrovija se jkun bit-tieni klassi.

3.4.

Meta t-trasport bl-ajru jew bil-ferrovija ma jkunx disponibbli jew ma jkunx kosteffettiv, l-ivvjaġġar bix-xarabank jew bil-karozza jiġi awtorizzat.

3.5.

Meta jiġi awtorizzat l-ivvjaġġar bil-karozza, il-membru tal-persunal jiġi mħeġġeġ jagħmel użu mill-arranġamenti tal-kiri tal-karozzi magħmula mill-Komunità tat-Trasport. Il-Komunità tat-Trasport se tipprevedi l-ogħla kopertura tal-assigurazzjoni possibbli disponibbli. Madankollu, meta l-assigurazzjoni tinvolvi xi ħlas, il-Komunità tat-Trasport għandha tkoprih. Il-Komunità tat-Trasport ma għandhiex tinżamm responsabbli f’każijiet fejn l-assigurazzjoni ma tkoprix id-danni, telf jew serq.

3.6.

B’mod eċċezzjonali, l-użu ta’ vettura privata jista’ jiġi awtorizzat. F’każijiet hekk, il-kostijiet jiġu rimborżati lill-membru tal-persunal bl-ammont ekwivalenti għall-kostijiet tal-biljett tal-ferrovija tat-tieni klassi f’konformità mal-punt 3.3. Meta jkun hemm aktar minn membru tal-persunal wieħed li jivvjaġġaw b’vettura privata, ir-rimborż isir biss lil sid il-vettura. Meta l-Komunità tat-Trasport tawtorizza l-użu ta’ vettura privata, il-Komunità tat-Trasport ma għandhiex tassumi responsabbiltà għal kwalunkwe talba ta’ parti terza, dannu fil-vettura, telf jew serq ta’ oġġetti personali li jitħallew fil-vettura.

3.7.

Il-membri tal-persunal jistgħu jinkludu biss destinazzjonijiet privati f’itinerarju ta’ vvjaġġar uffiċjali jekk dan ikun ġie debitament awtorizzat mid-Direttur. Jekk l-inklużjoni ta’ destinazzjoni privata tirriżulta f’kostijiet ogħla, il-membru tal-persunal għandu jħallas id-differenza bejn it-tariffa tal-itinerarju uffiċjali u t-tariffa mibdula.

4.   Xiri tal-biljetti

4.1.

L-arranġamenti għall-prenotazzjoni tal-ivvjaġġar huma ċentralizzati fid-Diviżjoni tal-Amministrazzjoni tas-Segretarjat Permanenti (id-“Diviżjoni tal-Amministrazzjoni”).

4.2.

Huwa mistenni li l-membri tal-persunal jikkomunikaw il-ħtiġijiet tal-ivvjaġġar tagħhom mill-aktar fis possibbli sabiex ikun jista’ jinkiseb l-aktar tariffa ekonomika.

4.3.

Id-Diviżjoni tal-Amministrazzjoni għandha tibgħat it-talba għall-ivvjaġġar approvata lill-aġent tal-ivvjaġġar awtorizzat u tirritornaha lill-vjaġġatur. L-aġent tal-ivvjaġġar għandu jingħata struzzjonijiet mill-Komunità tat-Trasport biex ma joħroġx jew ma jikkonsenjax biljetti qabel ma jkun irċieva, permezz ta’ faks, it-talba għall-ivvjaġġar awtorizzata. L-istess proċedura tapplika għall-biljetti tal-ferrovija. F’każ li l-biljetti tal-ferrovija ma jkunux jistgħu jinkisbu permezz tal-aġent tal-ivvjaġġar, il-membri tal-persunal jistgħu jixtru l-biljetti tal-ferrovija tagħhom stess u jiġu rimborżati mal-preżentazzjoni tal-talba tal-ivvjaġġar relatata.

5.   Spejjeż tal-ivvjaġġar

L-ispejjeż tal-ivvjaġġar imħallsa jew rimborżati mill-Komunità tat-Trasport abbażi tad-dokumenti ta’ sostenn jinkludu:

—	il-kost tat-trasport, inkluż it-trasport lejn/mill-ajruport jew punt ieħor ta’ wasla jew tluq (eż. lukanda, post ieħor ta’ residenza, post tal-laqgħa, bini tas-Segretarjat Permanenti);

—

DSA;

—	kostijiet oħrajn b’relazzjoni diretta mal-ivvjaġġar uffiċjali u awtorizzati bit-talba għall-ivvjaġġar (eż. piż żejjed tal-bagalji, kostijiet tal-viża, ħlas għar-reġistrazzjoni tal-konferenzi, seminars).

6.   Trasport lejn l-ajruporti, il-portijiet u l-istazzjonijiet fil-post tal-impjieg u minnhom

Bħala regola ġenerali, il-membri tal-persunal għandhom jużaw it-trasport pubbliku. Madankollu, trasferimenti bit-taksi jistgħu jiġu awtorizzati mid-Direttur jekk ikunu ġġustifikati, bħal meta jkun hemm żewġ impjegati jew aktar fuq missjoni li jirkbu t-taksi flimkien meta ma jkun hemm l-ebda alternattiva oħra ta’ trasport pubbliku disponibbli, jew meta t-trasferiment iseħħ qabel it-tmienja ta’ filgħodu jew wara d-disgħa ta’ filgħaxija. Il-kostijiet korrispondenti jiġu rimborżati mal-preżentazzjoni tad-dokumenti ta’ sostenn. L-użu ta’ vettura privata jista’ jiġi awtorizzat, dment li jkun iġġustifikat. F’każijiet hekk, ir-rimborż ikun limitat għat-tariffi tal-parkeġġ (fl-ajruport, fl-istazzjon jew fil-port) mal-preżentazzjoni tad-dokumenti ta’ sostenn.

7.   Trasport fil-post fejn iseħħ l-ivvjaġġar uffiċjali

Bħala regola ġenerali, il-membri tal-persunal għandhom jużaw it-trasport pubbliku. Minkejja dan, l-użu tat-taksis permess jekk it-trasport pubbliku ma jkunx alternattiva xierqa (pereżempju, minħabba raġunijiet ta’ sigurtà). Billi jiffirma t-talba għall-ivvjaġġar tal-membru tal-persunal ikkonċernat, id-Direttur ikun qed jirrikonoxxi dan il-fatt. Il-kostijiet jiġu rimborżati mal-preżentazzjoni tad-dokumenti ta’ sostenn.

8.   Kanċellazzjoni u modifika għal qabel it-tluq

Jekk l-ivvjaġġar uffiċjali jiġi kkanċellat jew immodifikat, il-membru tal-persunal irid:

—	jinforma minnufih lid-Direttur u lid-Diviżjoni tal-Amministrazzjoni u jipprovdi r-raġunijiet;

—	jikkanċella jew jerġa’ jipprenota minnufih il-biljetti u l-prenotazzjonijiet maħruġa mill-aġent tal-ivvjaġġar awtorizzat, bil-miktub, anki jekk dawn ma jkunux rimborżabbli;

—	jieħu l-passi meħtieġa biex jikkanċella jew jerġa’ jipprenota l-biljetti akkwistati direttament b’mezzi oħrajn;

—	jikkanċella jew jimmodifika minnufih il-prenotazzjonijiet tal-lukandi u l-prenotazzjonijiet tal-kiri tal-karozzi, bil-miktub;

—	iħejji dikjarazzjoni tal-ispejjeż imġarrba bħala riżultat tal-kanċellazzjoni jew modifika.

Il-Komunità tat-Trasport se tkopri l-kostijiet ta’ kanċellazzjoni u prenotazzjoni mill-ġdid, irrispettivament mill-mezzi ta’ prenotazzjoni li ntużaw.

9.   Estensjoni

Jekk id-durata tal-vjaġġ uffiċjali kif indikata inizjalment fuq l-awtorizzazzjoni għall-ivvjaġġar tiġi estiża minħabba ċirkostanzi mhux previsti, li jwasslu għal kostijiet addizzjonali, dan irid jissemma fit-talba għall-ivvjaġġar (ara l-punt 15).

10.   Interruzzjoni

L-ivvjaġġar uffiċjali jista’ jiġi interrott għar-rekwiżiti tas-servizz, għal raġunijiet ta’ force majeure jew għal raġunijiet personali ta’ natura serja rikonoxxuti bħala tali mid-Direttur. L-interruzzjoni trid tiġi awtorizzata minn qabel mid-Direttur, ħlief f’każijiet ta’ urġenza estrema jew jekk id-Direttur ma jkunx jista’ jintlaħaq. L-ispejjeż kollha li jirriżultaw minn interruzzjoni awtorizzata mid-Direttur għar-raġunijiet elenkati hawn fuq se jiġu koperti mill-Komunità tat-Trasport u rimborżati bħala parti mill-ivvjaġġar uffiċjali.

11.   Bidliet magħmula għal raġunijiet personali

Il-membri tal-persunal fuq ivvjaġġar uffiċjali jistgħu jiġu awtorizzati biex jadattaw l-iskeda ta’ żmien, l-akkomodazzjoni jew l-arranġamenti tat-trasport għal raġunijiet personali. F’dak il-każ, huma għandhom jinkludu fit-talba għall-ivvjaġġar tqabbil bejn il-kostijiet proposti u l-kostijiet li kienu jiġġarrbu mingħajr bidliet bħal dawn. It-tqabbil għandu jsir abbażi tal-informazzjoni disponibbli fil-ħin tat-talba għall-ivvjaġġar, bl-użu ta’ wieħed mill-metodi magħżula għall-organizzazzjoni tal-ivvjaġġar uffiċjali u abbażi ta’ kundizzjonijiet simili. Il-membru tal-persunal li jivvjaġġa b’mod uffiċjali jħallas direttament u personalment (bil-mezzi nnotifikati lilu mid-Diviżjoni tal-Amministrazzjoni):

—	kwalunkwe kost addizzjonali, imkejjel b’rabta mal-kost ġenerali tal-vjaġġ uffiċjali mingħajr id-DSA, li jirriżulta mill-bidliet magħmula għal raġunijiet personali, inkluż it-tluq minn post ieħor u/jew ir-ritorn lejh, jekk il-paragun jindika żieda fil-kost tal-missjoni;

—	kwalunkwe tariffa imposta għat-twettiq tat-tqabbil, jekk dan ikun sar minn aġenzija tal-ivvjaġġar.

12.   Gratifika għas-sussistenza għal kull jum (DSA)

12.1.

Id-DSA tinkludi l-kostijiet ta’ akkomodazzjoni u ikliet bi ħlas, gratwitajiet u spejjeż inċidentali oħrajn.

12.2.

Ir-rati ta’ DSA applikabbli għal kuntratti ta’ għajnuna esterna ffinanzjati mill-UE għandhom japplikaw fl-aktar skala riċenti tagħhom (1). Ir-rata applikabbli hija dik għall-post fejn il-membru tal-persunal iqatta’ l-lejl. Id-DSA ta’ jum sħiħ titħallas għall-jum li fih jibda l-ivvjaġġar uffiċjali. L-ebda DSA ma titħallas għall-jum li fih jiġi konkluż l-ivvjaġġar uffiċjali, jiġifieri d-DSA titħallas abbażi tan-numru ta’ ljieli mqattgħin barra.

12.3.

Kumpens ogħla jista’ b’mod eċċezzjonali jiġi approvat mid-Direttur, fuq bażi ta’ każ b’każ, meta l-vjaġġatur jintalab joqgħod f’lukandi determinati minn qabel li għalihom ir-rata tal-kamra tassorbi 60 % jew aktar tar-rata tad-DSA. F’każijiet bħal dawn, il-kostijiet tal-akkomodazzjoni jiġu rimborżati mal-preżentazzjoni tal-kont relatat. Fi kwalunkwe każ, iċ-ċirkostanzi li jinvolvu talba għal kumpens ogħla jridu jiġu deskritti fit-talba għall-ivvjaġġar u approvati qabel it-tluq.

12.4.

Għandhom jiġu applikati rati mnaqqsa tad-DSA meta: 12.4.1. l-ivvjaġġar uffiċjali ma jkunx jinvolvi waqfa matul il-lejl: — għall-ivjaġġar uffiċjali li jkun ta’ tmien (8) sigħat jew aktar, għandhom jitħallsu 50 % tad-DSA tad-destinazzjoni rispettiva; — għall-ivjaġġar uffiċjali li jkun ta’ inqas minn tmien sigħat u aktar minn ħames sigħat, għandha titħallas 35 % tad-DSA. — għall-ivjaġġar uffiċjali sa u li jinkludi ħames sigħat, għandha titħallas 20 % tad-DSA. 12.4.2. tiġi pprovduta akkomodazzjoni bla ħlas lill-vjaġġatur: — għandha titħallas 50 % tad-DSA tad-destinazzjoni rispettiva; 12.4.3. l-ivvjaġġar uffiċjali jinvolvi titjiriet interkontinentali jew vjaġġi bil-ferrovija matul il-lejl: — għandha titħallas 50 % tad-DSA tad-destinazzjoni rispettiva; 12.4.4. jiġu pprovduti lill-vjaġġatur ikliet bla ħlas bħall-kolazzjon, il-pranzu jew iċ-ċena: — għal kull ikla bla ħlas, għandha titnaqqas 10 % tar-rata tad-DSA. 12.4.5. jiġu pprovduti akkomodazzjoni u ikliet bla ħlas lill-vjaġġatur: — għandha titħallas 20 % tar-rata tad-DSA.

12.5.

Meta l-ivvjaġġar uffiċjali jkun jikkonċerna vvjaġġar fil-pajjiż ospitanti (is-Serbja), tapplika d-DSA tal-pajjiż ospitanti. Għat-tnaqqis rilevanti tad-DSA fis-Serbja, japplikaw l-istess dispożizzjonijiet bħal dawk għal ivvjaġġar uffiċjali barra l-pajjiż.

12.6.

Meta l-ispejjeż kollha jitħallsu mill-organizzatur tal-avveniment, japplikaw id-dispożizzjonijiet iddikjarati hawn fuq fir-rigward tal-kalkolu tad-DSA.

12.7.

L-ebda DSA ma titħallas għall-parti tal-ivvjaġġar uffiċjali li kienet soġġetta għal bidliet li saru taħt il-punt 11.

13.   Ħlasijiet bil-quddiem għall-ivvjaġġar

13.1.

Jekk tintalab mill-vjaġġatur, il-Komunità tat-Trasport tipprovdi ħlas bil-quddiem tal-fondi għall-ivvjaġġar uffiċjali sa 80 % tad-DSA għall-vjaġġ. It-talbiet għal ħlasijiet bil-quddiem għall-ivvjaġġar iridu jsiru mill-inqas erbat ijiem tax-xogħol qabel il-jum tat-tluq.

13.2.

Kwalunkwe somma mħallsa permezz ta’ ħlas bil-quddiem titnaqqas mill-ammonti rrimborżati biex jiġu koperti l-ispejjeż tal-missjoni. Jekk ikun sar ħlas bil-quddiem li jinstab li jkun akbar mill-ispiża proprja tal-missjoni, is-surplus jiġi rkuprat f’pagament wieħed minn ħlas sussegwenti tas-salarju lill-membru tal-persunal li jkun qed iwettaq il-missjoni. Jekk ikun sar ħlas bil-quddiem lil membru tal-persunal għal missjoni li sussegwentement tiġi kkanċellata, l-ammont tal-ħlas bil-quddiem jitnaqqas awtomatikament minn ħlas tas-salarju sussegwenti.

14.   Rapporti tal-ivvjaġġar

Il-membri tal-persunal fuq vjaġġ uffiċjali għandhom jippreżentaw rapport qasir tal-ivvjaġġar fi żmien ġimgħa mir-ritorn fl-uffiċċju. Ir-rapport tal-ivvjaġġar għandu jiġi ffirmat mis-superviżur, mehmuż mat-talba għall-ivvjaġġar u jintbagħat lid-Direttur, kif ukoll lill-membri tal-persunal oħrajn ikkonċernati, kif xieraq.

15.   Rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar

15.1.

Membru tal-persunal għandu jippreżenta talba għall-ivvjaġġar akkumpanjata mir-rapport tal-ivvjaġġar, l-awtorizzazzjoni għall-ivvjaġġar u d-dokumenti ta’ sostenn lid-Diviżjoni tal-Amministrazzjoni u lid-Direttur fi żmien ġimgħa wara r-ritorn fl-uffiċċju, kemm jekk ikun sar ħlas bil-quddiem għall-ivvjaġġar kif ukoll jekk le. Ma għandu jiġi mehmuż l-ebda kont għal lukandi jew ikliet u spejjeż inċidentali oħrajn, minħabba li d-DSA stabbilita hija somma f’daqqa li tingħata bħala kumpens għal dawn l-ispejjeż.

15.2.

F’każ li membru tal-persunal ikun ingħata ħlas bil-quddiem għall-ivvjaġġar skont il-punt 13 u dan jonqos milli jissottometti t-talba għall-ivvjaġġar relatata fil-perjodu speċifikat, il-ħlas bil-quddiem għall-ivvjaġġar għandu jitnaqqas mill-ħlas tas-salarju sussegwenti. Il-ħlas bil-quddiem għall-ivvjaġġar imnaqqas jiġi rimborżat biss jekk tiġi ppreżentata t-talba għall-ivvjaġġar.

16.   Responsabbiltà u obbligazzjoni tal-persunal

Il-membri tal-persunal għandhom ikunu responsabbli għall-akkuratezza u l-kompletezza tad-dikjarazzjonijiet u tar-rappreżentazzjonijiet li jsiru minnhom meta jippjanaw, iwettqu u jirrapportaw dwar l-ivvjaġġar uffiċjali tagħhom. Huma għandhom, mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tar-Regolamenti tal-Persunal tal-Komunità tat-Trasport, ikunu responsabbli għal kwalunkwe ammont li jirċievu b’mod mhux xieraq jew għal kwalunkwe mġiba ħażina.

Il-membri tal-persunal għandhom jimplimentaw l-ivvjaġġar uffiċjali f’konformità mar-rekwiżiti tal-prestazzjoni ġenerali stipulati fir-Regolamenti tal-Persunal tal-Komunità tat-Trasport. Huwa mistenni li l-membri tal-persunal jilħqu l-ogħla standards ta’ etika professjonali u jibqgħu indipendenti f’kull waqt.

17.   Miżuri ta’ Kontroll

Il-Komunità tat-Trasport għandha żżomm ir-rekords, id-dokumenti u l-evidenza relatati mal-awtorizzazzjoni, l-ippjanar u l-organizzazzjoni tal-vjaġġ uffiċjali u dawk relatati mas-saldu tal-ħlasijiet dovuti għal perjodu ta’ ħames snin.

Għandhom japplikaw ir-regoli finanzjarji u l-proċeduri tal-awditjar tal-Komunità tat-Trasport.

18.   Applikazzjoni

Dawn ir-regoli għandhom japplikaw mill-għada tal-adozzjoni tagħhom.

---

(1)  https://ec.europa.eu/international-partnerships/system/files/per-diem-rates-20200201_en.pdf