30.6.2009

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

L 168/41

---

DEĊIŻJONI TAL-PARLAMENT EWROPEW, TAL-KUNSILL, TAL-KUMMISSJONI, TAL-QORTI TAL-ĠUSTIZZJA, TAL-QORTI TAL-AWDITURI, TAL-KUMITAT EKONOMIKU U SOĊJALI EWROPEW U TAL-KUMITAT TAR-REĠJUNI

tas-26 ta’ Ġunju 2009

dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea

(2009/496/KE, Euratom)

IL-PARLAMENT EWROPEW,

IL-KUNSILL,

IL-KUMMISSJONI,

IL-QORTI TAL-ĠUSTIZZJA,

IL-QORTI TAL-AWDITURI,

IL-KUMITAT EKONOMIKU U SOĊJALI EWROPEW,

IL-KUMITAT TAR-REĠJUNI,

Wara li kkunsidraw it-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea,

Wara li kkunsidraw it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,

Wara li kkunsidraw it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika,

Billi:

(1)

L-Artikolu 8 tad-Deċiżjoni tar-rappreżentanti tal-Gvernijiet tal-Istati Membri tat-8 ta’ April 1965 dwar l-istabbiliment provviżorju ta’ ċerti istituzzjonijiet u servizzi tal-Komunitajiet (1) ipprovda għal uffiċċju għall-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej (minn hawn ’il quddiem “l-Uffiċċju”) li għandu jkun jinsab fil-Lussemburgu. Din id-dispożizzjoni ġiet implimentata l-aħħar bid-Deċiżjoni 2000/459/KE, KEFA, Euratom (2).

(2)	Ir-regoli u r-regolamenti applikabbli għall-uffiċjali u ħaddiema oħra tal-Komunitajiet Ewropej japplikaw għall-Uffiċċju. Għandhom jitqiesu l-emendi riċenti għal dawk ir-Regoli u regolamenti.

(3)	Ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 tal-25 ta’ Ġunju 2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (3) (minn hawn ‘il quddiem imsejjaħ “ir-Regolament Finanzjarju”) fih dispożizzjonijiet speċifiċi dwar il-funzjonament tal-Uffiċċju.

(4)	Qed iseħħu avvanzi teknoloġiċi kbar fil-pubblikazzjoni u dawn jeħtieġ li jiġu kkunsidrati fil-mod kif jaħdem l-Uffiċċju.

(5)	Għall-finijiet taċ-ċarezza, huwa xieraq li titħassar id-Deċiżjoni 2000/459/KE, KEFA u li din tinbidel b’din id-Deċiżjoni,

IDDEĊIDEW KIF ĠEJ:

Artikolu 1

L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet

1.   Il-kompitu tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “l-Uffiċċju”), li huwa uffiċċju interistituzzjonali, għandu jkun li jippubblika l-pubblikazzjonijiet tal-istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej u tal-Unjoni Ewropea fl-aħjar kundizzjonijiet possibbli.

Għal dan il-għan, l-Uffiċċju għandu, minn naħa waħda, jippermetti lill-istituzzjonijiet li jissodissfaw l-obbligi tagħhom li jippubblikaw it-testi leġiżlattivi u, min-naħa l-oħra, jikkontribwixxi għall-formulazzjoni teknika u għall-implimentazzjoni tal-linji politiċi tal-informazzjoni u l-komunikazzjoni fl-oqsma tal-kompetenza tiegħu.

2.   L-Uffiċċju għandu jkun ġestit mid-Direttur tiegħu skont il-linji gwida strateġiċi ffissati minn kumitat ta’ tmexxija. Minbarra d-dispożizzjonijiet ta’ din id-Deċiżjoni li huma speċifiċi għar-rwol interistituzzjonali tal-Uffiċċju, l-Uffiċċju għandu japplika l-proċeduri amministrattivi u finanzjarji tal-Kummissjoni. Fl-istabbiliment ta’ dawn il-proċeduri, il-Kummissjoni għandha tieħu in kunsiderazzjoni n-natura speċifika tal-Uffiċċju.

Artikolu 2

Definizzjonijiet

Għall-finijiet ta’ din id-Deċiżjoni, għandom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:

1.

“il-pubblikazzjoni” tfisser, kwalunkwe azzjoni meħtieġa għad-disinn, il-verifika, l-allokazzjoni tan-numri standard internazzjonali u/jew in-numri tal-ikkatalogar, il-produzzjoni, l-ikkatalogar, l-indiċjar, id-distribuzzjoni, il-promozzjoni, il-bejgħ, il-ħażna u l-arkivjar tal-pubblikazzjonijiet, f’kull forma jew sura u b’kull mezz, preżenti jew futur;

2.	“pubblikazzjonijiet” tfisser, it-testi kollha, pubblikati fuq kwalunkwe mezz u fi kwalunkwe format li jkollhom numru standard internazzjonali u/jew numru tal-ikkatalogar;

3.	“pubblikazzjonijiet obbligatorji” tfisser, il-pubblikazzjonijiet pubblikati skont it-Trattati jew testi leġiżlattivi oħra;

4.	“pubblikazzjonijiet mhux obbligatorji” tfisser, kwalunkwe pubblikazzjoni pubblikata fil-qafas tal-prerogattivi ta’ kwalunkwe istituzzjoni;

5.	“il-ġestjoni tad-drittijiet tal-awtur” tfisser li s-servizzi tal-awtur iżommu d-drittijiet tal-awtur jew id-dritt ta’ użu mill-ġdid u jinkludi l-ġestjoni ta’ dawk id-drittijiet mill-Uffiċċju għall-pubblikazzjonijiet li l-pubblikazzjoni tagħhom hija fdata lill-Uffiċċju;

6.	“dħul nett mill-bejgħ” tfisser is-somma totali tal-fatturati, imnaqqsa bl-iskonti kummerċjali mogħtija u bl-ispejjeż tal-ġestjoni, spejjeż tal-ġbir u spejjeż bankarji;

7.	“istituzzjonijiet”, tfisser l-istituzzjonijiet, l-entitajiet, l-uffiċċji u l-aġenziji stabbiliti minn jew taħt it-Trattati.

Artikolu 3

Ambitu tal-Kompetenzi tal-Uffiċċju

1.   L-Uffiċċju għandu jkollu kompetenza għal dan li gej:

(a)	il-pubblikazzjoni ta’ Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “Ġurnal Uffiċjali”) u l-garanzija tal-awtentiċità tiegħu;

(b)	il-pubblikazzjoni ta’ pubblikazzjonijiet obbligatorji oħra;

(c)	il-pubblikazzjoni jew il-kopubblikazzjoni ta’ pubblikazzjonijiet mhux obbligatorji fdati lill-Uffiċċju fil-qafas tal-prerogattivi ta’ kull istituzzjoni, partikolarment fil-kuntest tal-attivitajiet ta’ komunikazzjoni tal-istituzzjonijiet;

(d)	il-pubblikazzjoni jew il-kopubblikazzjoni fuq l-inizjattiva tiegħu, inklużi pubblikazzjonijiet intiżi għall-promozzjoni tas-servizzi tiegħu stess; f’dan il-kuntest, l-Uffiċċju jista’ jikseb traduzzjonijiet permezz ta’ kuntratt ta’ servizz;

(e)	l-iżvilupp, iż-żamma u l-aġġornament tas-servizzi ta’ pubblikazzjoni elettronika għall-pubbliku;

(f)	id-disponibbiltà għall-pubbliku tal-leġiżlazzjoni kollha u testi uffiċjali oħra;

(g)	il-preżervazzjoni tal-pubblikazzjonijiet kollha tal-istituzzjonijiet u t-tqegħid tagħhom għad-dispożizzjoni għall-pubbliku f’forma elettronika;

(h)	l-allokazzjoni ta’ numri standard internazzjonali u/jew numri tal-ikkatalogar għall-pubblikazzjonijiet tal-istituzzjonijiet;

(i)	il-ġestjoni tad-drittjiet ta’ riproduzzjoni u tat-traduzzjoni tal-pubblikazzjonijiet tal-istituzzjonijiet;

(j)	il-promozzjoni u l-bejgħ tal-pubblikazzjonijiet u tas-servizzi li joffri lill-pubbliku.

2.   L-Uffiċċju għandu jipprovdi parir u assistenza lill-istituzzjonijiet dwar dan li gej:

(a)	il-programmazzjoni u l-ippjanar tal-programmi tagħhom ta’ pubblikazzjoni;

(b)	l-implimentazzjoni tal-proġetti ta’ publikazzjoni tagħhom, ikun x’ikun il-mezz tal-pubblikazzjoni;

(c)	il-forniment tal-arranġament tal-paġni u d-disinn tal-proġetti ta’ pubblikazzjoni tagħhom;

(d)	il-forniment ta’ informazzjoni dwar ix-xejriet tas-suq tal-pubblikazzjonijiet fl-Istati Membri u dwar is-suġġetti li x’aktarx ikollhom l-akbar udjenza;

(e)	l-iffissar ta’ kemm pubblikazzjonijiet għandhom jiġu stampati u l-istabbiliment ta’ pjani ta’ distribuzzjoni;

(f)	l-iffissar tal-prezz u l-bejgħ tal-pubblikazzjonijiet;

(g)	il-promozzjoni, id-distribuzzjoni u l-evalwazzjoni tal-pubblikazzjonijiet tagħhom, kemm jekk bla ħlas u kemm jekk għall-bejgħ;

(h)	l-analiżi, l-evalwazzjoni u l-kostruzzjoni ta’ siti u servizzi tal-Internet għall-pubbliku;

(i)	it-tfassil ta’ kuntratti qafas għal attivitajiet ta’ pubblikazzjoni;

(j)	il-forniment ta’ superviżjoni teknoliġika tas-sistemi ta’ pubblikazzjoni.

Artikolu 4

Responsabbiltajiet tal-istituzzjonijiet

1.   Kull istituzzjoni għandha jkollha l-kompetenza esklussiva sabiex tieħu d-deċiżjonijiet dwar il-pubblikazzjoni tal-pubblikazzjonijiet tagħha.

2.   L-istituzzjonijiet għandhom jużaw is-servizzi tal-Uffiċċju għall-pubblikazzjoni tal-pubblikazzjonijiet obbligatorji tagħhom.

3.   L-istituzzjonijiet jistgħu jippubblikaw il-pubblikazzjonijiet mhux obbligatorji tagħhom mingħajr l-involviment tal-Uffiċċju. F’dan il-każ, huma għandhom jitolbu lill-Uffiċċju n-numri standard internazzjonali u/jew in-numri tal-ikkatalogar u jagħtu lill-Uffiċċju verżjoni elettronika tal-pubblikazzjoni, ikun x’ikun il-format tagħha, kif ukoll żewġ kopji fuq karta tal-pubblikazzjoni fejn xieraq.

4.   L-istituzzjonijiet għandhom jintrabtu li jiggarantixxu ż-żamma tad-drittijiet ta’ riproduzzjoni, ta’ traduzzjoni u ta’ distribuzzjoni tal-elementi kostitwenti kollha ta’ pubblikazzjoni.

5.   L-istituzzjonijiet għandhom jintrabtu li jistabbilixxu pjan ta’ distribuzzjoni, approvat mill-Uffiċċju, għall-pubblikazzjonijiet tagħhom.

6.   L-istituzzjonijiet jistgħu jikkonkludu ftehim ta’ servizz mal-Uffiċċju sabiex jiddefinixxu l-metodi ta’ kooperazzjoni tagħhom.

Artikolu 5

Kompiti tal-Uffiċċju

1.   Il-kompiti mwettqa mill-Uffiċċju għandhom jinkludu dan li ġej:

(a)	il-kollazzjoni ta’ dokumenti għal pubblikazzjoni;

(b)

it-tħejjija, id-disinn grafiku, il-korrezzjoni, l-arranġament tal-paġni u l-verifika tat-testi u elementi oħra, ikun x’ikun il-format jew il-mezz, skont l-istruzzjonijiet mogħtija mill-istituzjonijiet u filwaqt li jiġu applikati r-rekwiżiti ta’ preżentazzjoni tipografika u lingwistika stabbiliti f’kollaborazzjoni mal-istituzzjonijiet;

(c)	l-indiċjar u l-ikkatalogar tal-pubblikazzjonijiet;

(d)	l-analiżi dokumentarja tat-testi pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali u fit-testi uffiċjali l-oħra;

(e)	il-konsolidazzjoni tal-leġiżlazzjoni;

(f)	il-ġestjoni, l-iżvilupp, l-aġġornament u d-distribuzzjoni tat-teżawru multilingwi Eurovoc;

(g)	l-organizzazzjoni tal-istampar mill-fornituri ta’ servizzi tiegħu;

(h)	il-monitoraġġ tal-eżekuzzjoni tax-xogħol;

(i)	il-kontroll tal-kwalità;

(j)	l-aċċettazzjoni fir-rigward tal-kwalità u l-kwantità;

(k)	id-distribuzzjoni fiżika u elettronika tal-Ġurnal Uffiċjali, tat-testi uffiċjali minbarra dawk pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali u ta’ pubblikazzjonijiet oħra mhux obbligatorji;

(l)

il-ħżin;

(m)	l-arkivjar fiżiku u elettroniku;

(n)	l-istampar mill-ġdid tal-pubblikazzjonijiet li jkunu spiċċaw u l-istampar fuq talba;

(o)	il-ħolqien ta’ katalgu konsolidat tal-pubblikazzjonijiet tal-istituzzjonijiet;

(p)	il-bejgħ, inkluż il-ħruġ ta’ fatturi, il-ġbir u t-trasferiment tad-dħul, u l-ġestjoni tal-pretensjonijiet;

(q)	il-promozzjoni;

(r)	il-ħolqien, ix-xiri, il-ġestjoni, l-aġġornament, il-monitoraġġ u s-superviżjoni tal-listi tal-indirizzi tal-istituzjonijiet u l-ħolqien ta’ listi ta’ indirizzi mmirati.

2.   Fil-qafas tas-setgħat proprji tiegħu jew fuq il-bażi tad-delega tas-setgħat ta’ uffiċċjal ta’ awtorizzazzjoni mill-istituzzjonijiet, l-Uffiċċju għandu jkun responsabbli minn:

(a)	l-akkwist pubbliku, inkluż it-teħid ta’ impenji li jorbtu legalment;

(b)	il-kontroll finanzjarju ta’ kuntratti ma’ fornituri;

(c)	il-ħlas tal-ispejjeż, inkluża l-aċċettazzjoni fir-rigward tal-kwalità u l-kwantità, espressa bl-iffirmar ta’ awtorizzazzjoni għall-ħlas;

(d)	l-awtorizzazzjoni tal-ispejjeż;

(e)	l-operazzjonijiet ta’ dħul.

Artikolu 6

Kumitat tal-Ġestjoni

1.   Għandu jiġi stabbilit Kumitat tal-Ġestjoni li fi ħdanu għandhom ikunu rappreżentati l-istituzzjonijiet firmatarji. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jkun magħmul mir-Reġistratur tal-Qorti tal-Ġustizzja, id-Deputat Segretarju Ġenerali tal-Kunsill u s-Segretarji Ġenerali tal-istituzzjonijiet l-oħra jew ir-rappreżentanti tagħhom. Il-Bank Ċentral Ewropew għandu jieħu sehem fix-xogħol tal-Kumitat tal-Ġestjoni bħala osservatur.

2.   Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jaħtar President, li għandu jintgħażel minn fost il-membri tiegħu għal perjodu ta’ sentejn.

3.   Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jiltaqa’ mhux inqas minn erba’ darbiet fis-sena fuq l-inizjattiva tal-President tiegħu jew fuq talba ta’ xi istituzzjoni.

4.   Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jadotta r-Regoli ta’ Proċedura tiegħu, li għandhom jiġu pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali.

5.   Id-deċiżjonijiet tal-Kumitat tal-Ġestjoni għandhom jittieħdu b’maġġoranza sempliċi, ħlief fejn ikun stipulat mod ieħor.

6.   Kull istituzzjoni firmatarja ta’ din id-Deċiżjoni għandha jkollha vot wieħed fi ħdan il-Kumitat tal-Ġestjoni.

Artikolu 7

Kompiti u responsabbiltajiet tal-Kumitat tal-Ġestjoni

1.   B’deroga mill-Artikolu 6, il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu, b’deċiżjoni unanima, fl-interess komuni tal-istituzzjonijiet u fl-ambitu tal-kompetenza tal-Uffiċċju, jadotta dawn id-deċiżjonijiet:

(a)	abbażi ta’ proposta mid-Direttur, għandu jadotta l-għanijiet strateġiċi tal-Uffiċċju u r-regoli tal-funzjonament tal-Uffiċċju;

(b)

għandu jiffissal-linji gwida tal-linji politiċi ġenerali tal-Uffiċċju, partikolarment fir-rigward tal-bejgħ, id-distribuzzjoni u l-pubblikazzjoni, u għandu jiżgura li l-Uffiċċju jikkontribwixxi għall-formulazzjoni u l-implimentazzjoni ta’ linji politiċi tal-informazzjoni u l-komunikazzjoni fi ħdan l-oqsma ta’ kompetenza tiegħu;

(c)

abbażi ta’ abbozz imħejji mid-Direttur tal-Uffiċċju, għandu jadotta rapport ta’ ġestjoni annwali lill-istituzzjonijiet dwar l-implimentazzjoni tal-istrateġija u s-servizzi mogħtija mill-Uffiċċju; sal-1 ta’ Mejju ta’ kull sena għandu jibgħat ir-rapport tiegħu fuq is-sena finanzjarja li tkun għandha kif intemmet lill-istituzzjonijiet;

(d)	għandu japprova l-estimi tad-dħul u l-infiq tal-Uffiċċju taħt il-proċedura tal-baġit għall-baġit amministrattiv tal-Uffiċċju;

(e)	għandu japprova l-kriterji li fuqhom l-Uffiċċju jmexxi l-kontabilità tal-ispejjeż tiegħu, li d-Direttur tal-Uffiċċju għandu jadotta;

(f)	għandu jressaq quddiem l-istituzzjonijiet kwalunkwe suġġeriment li jista’ jtejjeb il-funzjonament bla xkiel tal-Uffiċċju.

2.   Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jieħu in kunsiderazzjoni l-linji gwida maħluqa mill-entitajiet interistituzzjonali fl-oqsma tal-komunikazzjoni u l-informazzjoni stabbiliti għal dan il-għan. Il-President tal-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jikkomunika ma’ dawn l-entitajiet kull sena.

3.   Il-persuna ta’ kuntatt bl-awtorità ta’ kwittanza għal deċiżjonijiet strateġiċi fi ħdan l-oqsma ta’ kompetenza tal-Uffiċċju għandha tkun il-President tal-Kumitat tal-Ġestjoni fil-kapaċità tiegħu ta’ rappreżentant tal-kooperazzjoni interistituzzjonali.

4.   Il-President tal-Kumitat tal-Ġestjoni u d-direttur tal-Uffiċċju bi ftehim komuni għandhom jistabbilixxu r-regoli tal-informazzjoni reċiproka u tal-komunikazzjoni sabiex jifformalizzaw ir-relazzjonijiet tagħhom. Dan il-ftehim għandu jintbgħat lill-membri tal-Kumitat tal-Ġestjoni għall-informazzjoni.

Artikolu 8

Direttur tal-Uffiċċju

Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jkun responsabbli għat-tmexxija bla xkiel tal-Uffiċċju, waqt li jaġixxi taħt l-awtorità tal-Kumitat tal-Ġestjoni u fil-limiti tal-ambitu tal-kompetenzi tiegħu. Għall-applikazzjoni tal-proċeduri amministrattivi u finanzjarji huwa għandu jaġixxi taħt l-awtorità tal-Kummissjoni.

Artikolu 9

Kompiti u responsabbiltajiet tad-Direttur tal-Uffiċċju

1.   Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jipprovdi s-segretarjat għall-Kumitat tal-Ġestjoni u għandu jippreżenta rapporti kull tliet xhur lill-Kumitat tal-Ġestjoni dwar il-qadi ta’ dmirijietu.

2.   Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jippreżenta lill-Kumitat tal-Ġestjoni kwalunkwe proposta għat-titjib tal-funzjonament tal-Uffiċċju.

3.   Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jiffissa t-tipi ta’ servizzi li l-Uffiċċju jista’ jagħti bi ħlas lill-istituzzjonijiet u t-tariffi għalihom, wara konsultazzjoni għal opinjoni mill-Kumitat tal-Ġestjoni.

4.   Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu, wara li jikseb l-approvazzjoni tal-Kumitat tal-Ġestjoni, jiddetermina l-kriterji li fuqhom l-uffiċċju għandu jmexxi l-kontabilità tal-ispejjeż tiegħħu. Huwa għandu jiddefinixxi l-proċeduri għal kooperazzjoni fil-kontabilità bejn l-Uffiċċju u l-istituzzjonijiet bi qbil mal-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni.

5.   Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jistabbilixxi l-estimi tad-dħul u l-infiq tal-Uffiċċju taħt il-proċedura tal-baġit għall-baġit amministrattiv tal-Uffiċċju. Wara l-approvazzjoni mill-Kumitat tal-Ġestjoni, dawn il-proposti għandhom jiġu ppreżentati lill-Kummissjoni.

6.   Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jiddeċiedi jekk, u skont liema proċeduri, il-pubblikazzjonijiet minn terzi jistgħu jiġu pubblikati.

7.   Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jipparteċipa fl-attivitajiet interistituzzjonali dwar l-informazzjoni u l-komunikazzjoni fi ħdan l-oqsma ta’ kompetenza tal-Uffiċċju.

8.   Fir-rigward tal-pubblikazzjoni tal-leġiżlazzjoni u d-dokumenti uffiċjali relatati mal-proċedura leġiżlattiva, inkluż il-Ġurnal Uffiċjali, id-Direttur tal-Uffiċċju għandu:

(a)	jiżgura li l-awtoritajiet kompetenti f’kull istituzzjoni jieħdu d-deċiżjonijiet bażiċi li għandhom jiġu applikati b’mod konġunt;

(b)	iressaq proposti sabiex titjieb l-istruttura u l-preżentazzjoni tal-Ġurnal Uffiċjali u t-testi leġiżlattivi uffiċjali;

(c)	iressaq proposti lill-istituzzjonijiet għall-armonizzazzjoni tal-presentazzjoni tat-testi għall-pubblikazzjoni;

(d)	jeżamina d-diffikultajiet li jiltaqa’ magħhom waqt l-operazzjonijiet ta’ kuljum, jagħmel abbozz fil-kuntest tal-uffiċċju, tal-istruzzjonijiet meħtieġa, u jissuġġerixxi lill-istituzzjonijiet rakkomandazzjonijiet xierqa sabiex jingħelbu dawn id-diffikultajiet.

9.   Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu, f’konformità mar-Regolament Finanzjarju, iħejji rapport ta’ attività annwali li jkopri l-ġestjoni tal-fondi assenjati mill-Kummissjoni u istituzzjonijiet oħra taħt ir-Regolament Finanzjarju. Dan ir-rapport għandu jkun indirizzat lill-Kummissjoni u lill-istituzzjonijiet ikkonċernati u, għall-informazzjoni, lill-Kumitat tal-Ġestjoni.

10.   Għall-finijiet ta’ assenjazzjoni tal-fondi tal-Kummissjoni u ta’ implimentazzjoni tal-baġit, il-proċeduri ta’ informazzjoni u ta’ konsultazzjoni bejn il-Membru tal-Kummissjoni responsabbli mir-relazzjonijiet mal-Uffiċċju u d-Direttur tal-Uffiċċju għandhom jiġu stabbiliti bi ftehim komuni.

11.   Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jkun responsabbli mill-implimentazzjoni tal-għanijiet strateġiċi adottati mill-Kumitat tal-Ġestjoni u mill-ġestjoni tajba tal-Uffiċċju u tal-attivitajiet tiegħu kif ukoll mill-ġestjoni tal-baġit tiegħu.

12.   F’każ ta’ assenza jew ta’ nuqqas ta’ disponibbiltà tad-Direttur, għandhom japplikaw ir-regoli ta’ deputazzjoni fuq il-bażi tal-grad u l-anzjanità ħlief jekk il-Kumitat tal-Ġestjoni, fuq proposta tal-President tiegħu jew tad-Direttur tal-Uffiċċju, jiddeċiedi fuq ordni differenti.

13.   Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jinforma lill-istituzzjonijiet dwar l-ippjanar u l-użu tar-riżorsi u l-progress tax-xogħol f’rapport kull tliet xhur.

Artikolu 10

Persunal

1.   Il-Kummissjoni, wara li tikseb l-approvazzjoni unanima tal-Kumitat tal-Ġestjoni, għandha taħtar Direttur Ġenerali u Direttur. Ir-regoli tal-Kummissjoni dwar il-mobbiltà u l-evalwazzjoni tal-livelli superjuri tat-tmexxija għandhom japplikaw għad-Direttur Ġenerali u d-Diretturi (gradi AD 16/AD 15/AD 14). Meta tkun qed toqrob l-iskadenza tal-mobbiltà normalment prevista fir-regoli relevanti għal xi uffiċjal li jkun jokkupa tali post, il-Kummissjoni għandha tinforma lill-Kumitat tal-Ġestjoni, li jista’ joħroġ opinjoni unanima dwar il-każ.

2.   Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jkun involut mill-qrib fi kwalunkwe proċeduri li għandhom jitlestew qabel il-ħatra tal-uffiċjali jew ħaddiema oħra għall-postijiet ta’ Direttur Ġenerali (gradi AD16/AD15) u Direttur (gradi AD15/AD14) fl-Uffiċċju, speċjalment fl-abbozzar tal-avviżi għall-postijiet vakanti, l-eżaminar tal-applikazzjonijiet u l-ħatra tal-bordijiet tal-għażla għall-kompetizzjonijiet fir-rigward ta’ dawk il-postijiet.

3.   Is-setgħat tal-awtorità li taħtar u dawk tal-awtorità li jkollha s-setgħa li tikkonkludi kuntratti ta’ impjieg għal uffiċjali u ħaddiema oħra tal-Uffiċċju għandhom ikunu eżerċitati mill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni tista’ tiddelega ftit mis-setgħat tagħha fi ħdan il-Kummissjoni u lid-Direttur tal-Uffiċċju. Tali delega għandha ssir taħt l-istess kundizzjonijiet li japplikaw għad-Diretturi Ġenerali tal-Kummissjoni.

4.   Soġġetti għall-paragrafu 2, id-dispożizzjonijiet u l-proċeduri adottati mill-Kummissjoni għall-implimentazzjoni tar-Regolamenti tal-Persunal u tal-Kundizzjonijiet ta’ Impjieg tal-Ħaddiema l-oħra tal-Komunitajiet Ewropej għandhom japplikaw għall-uffiċjali u l-ħaddiema l-oħra impjegati fl-Uffiċċju taħt l-istess kundizzjonijiet li japplikaw għall-uffiċjali u l-ħaddiema tal-Kummissjoni fil-Lussemburgu.

5.   L-uffiċjali tal-istituzzjonijiet kollha għandhom jiġu informati bi kwalunkwe post vakanti fi ħdan l-Uffiċċju li għalih għandu jiġi pubblikat avviż ta’ post disponibbli, hekk kif l-awtorità li taħtar jew l-awtorità li jkollha s-setgħa li tikkonkludi kuntratti ta’ impjieg tiddeċiedi li timla dak il-post.

6.   Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jirrapporta lill-Kumitat tal-Ġestjoni dwar il-ġestjoni tal-persunal tliet darbiet fis-sena.

Artikolu 11

Aspetti finanzjarji

1.   L-approprjazzjonijiet allokati lill-Uffiċċju, li l-ammont totali tagħhom għandu jiġi muri taħt intestatura separata fit-taqsima tal-baġit relatat mal-Kummissjoni, għandhom ikunu stabbiliti fid-dettal f’anness ma’ dik it-taqsima. Dan l-Anness għandu jkun fil-forma ta’ dikjarazzjoni tad-dħul u l-infiq, subdiviża bl-istess mod bħat-taqsimiet tal-baġit.

2.   Il-pjan ta’ stabbiliment tal-Uffiċċju għandu jkun stabbilit f’anness mal-pjan ta’ stabbiliment tal-Kummissjoni.

3.   Kull istituzzjoni għandha tkun l-uffiċjal awtorizzanti għall-approprjazzjonijiet relevanti taħt l-intestatura “infiq għall-pubblikazzjoni” tal-baġit tagħha.

4.   Kull istutuzzjoni tista’ tiddelega l-poteri tal-uffiċjal ta’ awtorizzazzjoni lid-direttur tal-Uffiċċju għall-ġestjoni ta’ approprjazzjonijiet imdaħħla fit-taqsima tiegħu, u għandha tiffissa l-limiti u l-kondizzjonijiet għal din id-delega ta’ poteri f’konformità mar-Regolament Finanzjarju. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jinforma lill-Kumitat tal-Ġestjoni b’tali delega ta’ setgħat kull tliet xhur.

5.   Il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja tal-Uffiċċju, inkluża l-ġestjoni tal-approprjazzjonijiet assenjati mill-istituzzjonijiet minbarra l-Kummissjoni, għandha titmexxa skont ir-Regolament Finanzjarju u d-dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni tiegħu u l-qafas finanzjarju fis-seħħ fil-Kummissjoni.

6.   Il-kontijiet tal-Uffiċċju għandhom jiġu stabbiliti skont ir-regoli u l-metodi tal-kontabilità approvati mill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni. L-Uffiċċju għandu jżomm kontijiet separati għall-bejgħ tal-Ġurnal Uffiċjali u l-pubblikazzjonijiet. Id-dħul nett mill-bejgħ għandu jiġi mgħoddi lill-istituzzjonijiet.

Artikolu 12

Kontroll

1.   Il-funzjoni tal-awditur intern għandha titwettaq fl-Uffiċċju mill-awditur intern tal-Kummissjoni, skont ir-Regolament Finanzjarju. L-Uffiċċju għandu jistabbilixxi struttura ta’ verifika interna, b’arranġamenti simili għal dawk previsti għad-Direttorati Ġenerali u d-dipartimenti tal-Kummissjoni. L-istituzzjonijiet jistgħu jitolbu lid-Direttur tal-Uffiċċju sabiex jinkludi verifiki speċifiċi fil-programm ta’ ħidma tal-istruttura tal-verifika interna tal-Uffiċċju.

2.   L-Uffiċċju għandu jwieġeb kull mistoqsija li taqa’ taħt il-kompetenza tiegħu fil-qafas tal-funzjonijiet tal-Uffiċċju Ewropew tal-Ġlieda kontra l-Frodi (OLAF). Sabiex ikunu żgurati l-interessi tal-Unjoni Ewropea, għandu jitfassal ftehim li jistabbilixxi l-modalitajiet tal-informazzjoni reċiproka bejn il-President tal-Kumitat tal-Ġestjoni u d-Direttur tal-OLAF.

Artikolu 13

Ilmenti u talbiet

1.   Fil-limiti tal-kompetenza tiegħu, l-Uffiċċju għandu jkun responsabbli sabiex iwieġeb il-mistoqsijiet tal-Ombudsman Ewropew u tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

2.   Kwalunkwe azzjoni legali fl-oqsma ta’ kompetenza tal-Uffiċċju għandhom jitressqu kontra l-Kummissjoni.

Artikolu 14

Aċċess pubbliku għad-dokumenti

1.   Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jieħu d-deċiżjonijiet imsemmija fl-Artikolu 7 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (4). Fejn applikazzjonijiet jiġu miċħuda, id-deċiżjonijiet fuq applikazzjonijiet konfermatorji għandhom jittieħdu mis-Segretarju Ġenerali tal-Kummissjoni.

2.   L-Uffiċċju għandu jżomm reġistru tad-dokumenti skont l-Artikolu 11 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001.

Artikolu 15

Tħassir

Id-Deċiżjoni 2000/459/KE, KEFA, Euratom hija b’dan mħassra.

Ir-referenzi għad-Deċiżjoni mħassra għandhom jitqiesu bħala referenzi magħmula għal din id-Deċiżjoni.

Artikolu 16

Effett

Din id-Deċiżjoni għandha jkollha effett fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

---

(1)  ĠU 152, 13.7.1967, p. 18.

(2)  ĠU L 183, 22.7.2000, p. 12.

(3)  ĠU L 248, 16.9.2002, p. 1.

(4)  ĠU L 145, 31.5.2001, p. 43.

---