6.12.2017   

LT

Europos Sąjungos oficialusis leidinys

C 417/79

1.

Valetoje įsikūręs Europos prieglobsčio paramos biuras (toliau – Biuras, taip pat vadinamas EASO), įsteigtas Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) Nr. 439/2010 (1), siekiant pagerinti praktinį bendradarbiavimą prieglobsčio klausimais ir padėti valstybėms narėms vykdyti savo Europos lygmens ir tarptautinius įsipareigojimus suteikti apsaugą žmonėms, kuriems ji yra būtina. Nuo 2015 m. Biuras teikia pagalbą Graikijai ir Italijai migracijos krizės kontekste. 2016 m. Europos Komisija pasiūlė sustiprinti Biuro įgaliojimus ir žymiai išplėsti jo užduotis, skirtas šalinti bet kokius struktūrinius trūkumus, kurie atsiranda taikant ES prieglobsčio sistemą (2). Nuo 2016 m. kovo mėn. Biuro grupės migrantų antplūdžio valdymo centruose taip pat dirba praktiškai įgyvendindamos ES ir Turkijos susitarimą ir padeda Graikijos prieglobsčio tarnybai.

2.

Lentelėje pateikti pagrindiniai duomenys apie Biurą (3).

Lentelė

Pagrindiniai duomenys apie biurą

3.

Lentelėje matyti, kad dėl žymaus Biuro užduočių padaugėjimo 2016 m. galutinis biudžetas buvo daugiau nei tris kartus didesnis nei ankstesniais metais. Be to, 2016 m. darbuotojų skaičius padidėjo 34 %, o naujoms aplinkybėms pritaikytos sistemos ir procedūros vis dar buvo tvirtinamos.

4.

Skaitant šią ataskaitą, reikėtų atsižvelgti į šiuos sunkumus ir į Audito Rūmų įgaliojimus, kurie yra reglamentuojami tarptautiniais audito standartais.

5.

Audito Rūmų taikomas audito metodas apima analitines audito procedūras, tiesioginį operacijų testavimą bei Biuro priežiūros ir kontrolės sistemų pagrindinių kontrolės priemonių įvertinimą. Be to, naudojami iš kitų auditorių darbų gauti įrodymai ir atliekama vadovybės pareiškimų analizė.

20.

Toliau pateiktos pastabos šios Audito Rūmų nuomonės nekeičia.

21.

2016 m. rugpjūčio mėn. Biuras paskelbė atvirą procedūrą (penkios dalys), kad paskirtų bendrąją sutartį, kuri apimtų jo kultūrinių tarpininkų ir (arba) vertėjų žodžiu poreikius įvairiose šalyse. Visa bendrosios sutarties suma keturių pasirašytų ir audituotų šalių atveju (2–5 dalys) buvo 60 milijonų eurų ketveriems metams. Šios keturios dalys buvo skirtos tam pačiam konkurso dalyviui kaip pirmajam sutarties vykdytojui pagal pakopinę sistemą. Šis sutarties vykdytojas atitiko atrankos kriterijų finansinius reikalavimus (1 milijonas eurų metinės apyvartos), išskyrus dėl vienų trijų ankstesnių metų, dėl kurių buvo pasirašyta naudos sutartis su ne pelno organizacija, kuri įsipareigojo sukurti „apyvartą“ sutarties vykdytojui. Pagal Finansinį reglamentą leidžiama remtis kitų subjektų finansinėmis ir ekonominėmis galimybėmis. Tačiau šiuo atveju nėra aišku, kaip gali būti sukurta šio subjekto „apyvarta“, nei ar, atsižvelgiant į jo veiklos pobūdį, jis gali remti teiktinų paslaugų suteikimą. Biuras turėjo atmesti pasiūlymą, kadangi jis neatitiko konkurso dalyvių ekonominių ir finansinių galimybių reikalavimų. Todėl preliminarioji sutartis ir visi susiję mokėjimai yra netvarkingi (2016 m. mokėjimų nebuvo).

22.

2015 m. balandžio 23 d. Europos Vadovų Tarybos specialiajame posėdyje ir 2015 m. balandžio 20 d. užsienio ir vidaus reikalų ministrų patvirtinto plano dėl migracijos 10 punkte valstybių narių buvo prašoma paimti visų migrantų pirštų atspaudus. Kad šis reikalavimas būtų įvykdytas, reikėjo nedelsiant padidinti Graikijos institucijų gebėjimus imti pirštų atspaudus. Komisija šią užduotį pavedė Biurui. Jai įvykdyti reikėjo įsigyti ir po to Graikijos valstybei padovanoti 90 pirštų atspaudų skaitytuvų ir 90 suderintų kompiuterių (įrangos) už 1,1 milijono eurų sumą pagal Komisijos ir Biuro susitarimą dėl dotacijos. Pagal susitarimą dėl dotacijos buvo reikalaujama įrangą pristatyti policijos IT padaliniui Atėnuose, o iš ten ją perduoti migrantų antplūdžio valdymo centrams Graikijos salose. Pagal veiksmų aprašymą buvo reikalaujama, kad Biuro darbuotojai būtų vietoje ir užtikrintų tinkamą įrangos perdavimą, įdiegimą ir tolesnį nuosavybės perdavimą Graikijos policijai. Tačiau Biuro darbuotojai nebuvo vietoje, kad įvykdytų šį reikalavimą, o atitinkamų Graikijos institucijų patvirtinimas, kad įranga buvo pristatyta migrantų antplūdžio valdymo centrams 2016 m. vasario mėn. ir 2016 m. kovo pradžioje ir yra naudojama numatytam tikslui, buvo gauta tik 2017 m. liepos mėn.

23.

Perkančiosios organizacijos raštu paprašo pateikti išsamesnę informaciją apie svarbias kainos ar sąnaudų sudedamąsias dalis, jei pasirodo, kad jos yra neįprastai žemos, ir suteikia konkurso dalyviui galimybę pateikti savo pastabas (10). Dviejų dalių (3 ir 5 dalies) atveju, viešuoju būdu perkant kultūrinių tarpininkų ir (arba) vertėjų žodžiu paslaugas įvairiose šalyse (taip pat žr. 21 dalį), Biuras gavo finansinius pasiūlymus, kurie buvo, atitinkamai, 50 % ir 31 % žemesni nei kiti žemiausi pasiūlymai. Nors tai yra neįprastai mažos kainos pasiūlymai, Biuras nemanė, kad reikėtų gauti su tuo susijusių papildomų konkurso dalyvio paaiškinimų.

24.

Savo 2016 m. spalio mėn. audito ataskaitoje Komisijos vidaus audito tarnyba (VAT) pažymėjo, kad nėra tinkamo su administracinėmis išlaidomis susijusių pirkimų procedūrų planavimo ir kad procedūrų ir specialių sutarčių, sudarytų pagal preliminariąsias sutartis, stebėjimas yra silpnas. Biuras ir VAT susitarė dėl plano imtis taisomųjų veiksmų.

25.

2016 m. Biuras susidūrė su tam tikrais sunkumais, susijusiais su jo veiklos aplinka, įskaitant ne tik reikšmingą jo biudžeto padidėjimą ir užduočių išplėtimą, bet ir žymų operacijų skaičiaus padidėjimą, apskaitos pareigūno (buhalterio) pakeitimą su keliais laikinais sprendimais ir darbo srauto sistemos be popierių įdiegimą. Šios didelių pokyčių ir nestabilumo situacijos nesušvelnino naujas apskaitos sistemos patvirtinimas ir operacijų reguliarių ex post tikrinimų sistemos įdiegimas (11).

26.

2014 m. Komisija daugiau kaip 50 ES institucijų ir įstaigų, įskaitant Biurą, vardu su vienu sutarties vykdytoju pasirašė preliminariąją sutartį dėl programinės įrangos ir licencijų įsigijimo bei priežiūros ir pagalbos paslaugų teikimo. Preliminariosios sutarties vykdytojas veikia kaip tarpininkas tarp Biuro ir tiekėjų, kurie gali patenkinti Biuro poreikius. Šių tarpininkavimo paslaugų atveju preliminariosios sutarties vykdytojas turi teisę į tiekėjų kainų padidinimus, siekiančius nuo dviejų iki devynių procentų. 2016 m. visi mokėjimai preliminariosios sutarties vykdytojui sudarė 534 900 eurų. Biuras sistemingai netikrino kainų ir jų padidinimų, nustatytų kartu su tiekėjų kotiruotomis kainomis, ir preliminariosios sutarties vykdytojui pateiktų sąskaitų faktūrų.

27.

Komisijos užsakymu buvo parengtas Biuro 2011–2014 m. veiksmingumo išorės įvertinimas, o galutinė ataskaita buvo pateikta 2015 m. gruodžio mėn. Jis patvirtino, kad Biuro misija ir užduotys buvo tinkamos, kad visos jo pagrindinės užduotys buvo veiksmingai įgyvendintos ir kad buvo pasiekta didžioji numatytų rezultatų dalis. Įvertinime taip pat nurodyta būtinybė padidinti operacijų efektyvumą ir užtikrinti didesnį bendradarbiavimą ir veiklos nuoseklumą su kitomis ES ir tarptautinėmis institucijomis ir įstaigomis, sprendžiančiomis migracijos klausimus. Biuras įgyvendina veiksmų planą, dėl kurio susitarė su administracine valdyba, atsižvelgiant į jo pratęstus įgaliojimus. Galutinę įgyvendinimo ataskaitą planuojama parengti 2017 n. birželio mėn.

28.

Biuras įsigijo ir įrengė 65 konteinerius, kurie būtų naudojami kaip mobilieji biurai Graikijos ir Italijos migrantų antplūdžio valdymo centruose. Jų bendra suma sudaro 852 136 eurus. Keli konteineriai buvo pastatyti tose vietose, kuriose vėliau riaušininkų buvo sunaikinti Biurui nepriklausantys panašūs konteineriai. Biuras konteinerių neapdraudė nuo rizikos draudimo sutartimi.

29.

Biuras laiku neišieškojo visų gautinų sumų. 2014 m. (180 919 eurų) ir 2015 m. (245 960 eurų) PVM kompensacijos 2016 m. pabaigoje nebuvo sugrąžintos.

30.

Įsipareigotų asignavimų perkėlimų lygis II antraštinėje dalyje (administracinės išlaidos) buvo aukštas, jis sudarė 2,5 milijono eurų arba 43,9 % (2015 m. – 1 076 583 eurus arba 36,9 %). Perkėlimai iš esmės susiję su IT infrastruktūros, vertimų ir leidinių, verslo konsultacijų ir administracinės valdybos posėdžių išlaidomis, dėl kurių sutartys buvo pasirašytos 2016 m. pabaigoje ir (arba) sąskaitos faktūros buvo parengtos tik 2017 m.

31.

Taisomųjų veiksmų atsižvelgiant į Audito Rūmų ankstesnių metų pastabas apžvalga pateikta Priede.