A.

considerando che, secondo il suo stato delle entrate e delle spese (1), il bilancio definitivo dell’Agenzia dell’Unione europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia (eu-LISA) («l’Agenzia») per l’esercizio 2020 ammontava a 240 119 000 EUR, il che rappresenta un incremento significativo del 16,74 %, rispetto al 2019, allorché il bilancio dell’agenzia è aumentato del 40,23 % rispetto al 2018; che il bilancio dell’Agenzia deriva quasi esclusivamente dal bilancio dell’Unione;

B.

considerando che la Corte dei conti («la Corte»), nella sua relazione sui conti annuali dell’Agenzia relativi all’esercizio 2020 («la relazione della Corte»), dichiara di aver ottenuto garanzie ragionevoli in merito all’affidabilità dei conti annuali dell’Agenzia, nonché alla legittimità e alla regolarità, sotto tutti gli aspetti rilevanti, delle operazioni alla base di tali conti per quanto riguarda le entrate; che la Corte ha individuato un importo totale di pagamenti pari a 10 405 074,69 EUR che ha ritenuto non conformi alle disposizioni del pertinente accordo quadro, pari al 4,1 % degli stanziamenti di pagamento disponibili nel 2020, superando così la soglia di rilevanza fissata per l’audit e dando luogo a un giudizio con rilievi sulla legittimità e regolarità dei pagamenti alla base dei conti; che, ad eccezione di tali pagamenti non conformi, la Corte conclude che le operazioni sottostanti per quanto riguarda i pagamenti per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2020 sono, sotto tutti gli aspetti rilevanti, legittime e regolari;

1.

si rammarica che gli sforzi in materia di controllo di bilancio intrapresi nel corso dell’esercizio 2020 si siano tradotti in un tasso di esecuzione del bilancio del 75,61 %, che, sebbene rappresenti un incremento del 31,10 % rispetto all’esercizio 2019, è ancora ben al di sotto dell’obiettivo; rileva inoltre che il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento è stato del 96,24 %, con un aumento del 3,96 % rispetto al 2019;

2.

prende atto delle osservazioni della Corte sull’elevato livello di riporti per i titoli II e III del bilancio dell’Agenzia; osserva che quest’ultima ha presentato un alto valore di stanziamenti non dissociati riportati automaticamente per il titolo II, pari a 10 200 000 EUR (59,4 %), su un importo totale di riporti automatici pari a 17 200 000 EUR; osserva che l’Agenzia ha utilizzato anche riporti non automatici di stanziamenti d’impegno per il titolo III per un importo di 56 300 000 EUR (23 % degli stanziamenti nel bilancio definitivo), principalmente per il sistema europeo di informazione sui casellari giudiziali (ECRIS), il sistema europeo di informazione e autorizzazione ai viaggi (ETIAS) e il sistema di interoperabilità, e osserva che tali riporti non automatici sono notevolmente inferiori ai 159 000 000 EUR di riporti non automatici nel 2019 (55 % degli stanziamenti nel bilancio definitivo adottato), pur rappresentando ancora un importo sostanziale rispetto al bilancio totale; prende atto delle conclusioni della Corte secondo cui, benché le operazioni dell’eu-LISA siano tali da potersi estendere all’esercizio seguente, l’ammontare eccessivo dei riporti per i titoli II e III suggerisce l’esistenza di varie problematiche strutturali che pregiudicano il rispetto degli articoli 9, 12 e 28 del regolamento finanziario dell’Agenzia; invita l’Agenzia ad affrontare tali questioni;

3.

deplora che l’esecuzione del bilancio sia stata inferiore al previsto; invita l’Agenzia, di concerto con la Commissione, ad allineare maggiormente la pianificazione di bilancio con la tempistica degli atti giuridici correlati; riconosce che l’Agenzia ha adottato misure per migliorare la situazione;

4.

accoglie con soddisfazione il fatto che l’Agenzia si avvalga di determinati strumenti quali indicatori chiave di prestazione per misurare il valore aggiunto delle proprie attività e migliorare la sua gestione di bilancio; osserva che nel 2020 l’Agenzia ha aggiornato i suoi indicatori chiave di prestazione istituzionali: 10 indicatori su 30 sono rimasti invariati o sono stati modificati solo editorialmente, un indicatore è stato soppresso, un nuovo indicatore è stato introdotto e altri indicatori sono stati aggiornati per vari motivi, quali i cambiamenti nel contesto normativo dell’Agenzia, le lezioni apprese dagli audit e la disponibilità di parametri migliori;

5.

osserva che, secondo la dichiarazione dell’Agenzia, essa ha conseguito gli obiettivi per il 2020 stabiliti nel regolamento istitutivo, il regolamento (UE) 2018/1726 del Parlamento europeo e del Consiglio (2), ha compiuto progressi verso le finalità e gli obiettivi enunciati nella strategia a lungo termine dell’Agenzia per il periodo e ha prodotto i risultati definiti nel programma di lavoro annuale 2020, in termini sia di risultati sia di performance; rileva che la performance e la disponibilità dei sistemi IT gestiti dall’Agenzia erano conformi a i pertinenti accordi sul livello dei servizi; osserva che l’attuazione dei nuovi sistemi IT, nonché lo sviluppo dell’interoperabilità tra i sistemi nuovi e quelli esistenti, sono proseguiti; osserva che l’attuazione del nuovo sistema di ingressi/uscite (Entry/Exit System, EES) ha subito un ritardo di due mesi a seguito della decisione del Consiglio «Giustizia e affari interni» di posticipare la messa in servizio per concedere agli Stati membri più tempo per prepararsi; si compiace del fatto che, per gli altri nuovi sistemi informatici, l’Agenzia riferisce che i calendari di attuazione non hanno subito ripercussioni negative;

6.

osserva che nel 2020 l’Agenzia ha firmato un quadro tecnico trasversale al fine di distaccarsi dall’approccio a compartimenti stagni nello sviluppo e nel funzionamento dei sistemi; osserva che il quadro tecnico trasversale mira a creare una struttura contrattuale per la progettazione, lo sviluppo, la sperimentazione e l’attuazione di nuovi sistemi IT;

7.

sottolinea che l’Agenzia apporta un importante contributo a un’Unione più sicura garantendo che le informazioni affidatele godano dei livelli più elevati di sicurezza informatica e di protezione dei dati, fornendo servizi di alta qualità e contribuendo ad allineare le capacità tecnologiche degli Stati membri alle loro esigenze; richiama l’attenzione sulla necessità di adottare tutte le misure necessarie per evitare qualsiasi rischio per le informazioni trattate; osserva che la capacità dell’Agenzia di migliorare i sistemi informativi esistenti e di svilupparne di nuovi è stata rafforzata dal suo nuovo mandato stabilito nel regolamento (UE) 2018/1726, entrato in vigore l’11 dicembre 2018; accoglie con favore gli sforzi costanti compiuti dall’Agenzia per adeguarsi al suo nuovo mandato nel 2020;

8.

accoglie con favore l’adozione della proposta di un regolamento e-CODEX da parte della Commissione, avvenuta nel dicembre 2020; accoglie con favore l’accordo raggiunto dai colegislatori al riguardo nel dicembre 2021; ricorda che l’Agenzia svolgerà un ruolo essenziale nell’efficace attuazione del sistema e-CODEX e che la Commissione dovrebbe prevedere adeguate risorse da destinare a tale aumento delle responsabilità dell’Agenzia;

9.

constata che, al 31 dicembre 2020, l’organico dell’Agenzia era completo al 89,6 %, con la nomina di 181 agenti temporanei sui 202 autorizzati in base alla tabella dell’organico (rispetto ai 172 posti autorizzati nel 2019); osserva altresì che nel 2020 hanno lavorato per l’Agenzia 83 agenti contrattuali e 10 esperti nazionali distaccati, su 111 agenti contrattuali e 11 esperti nazionali autorizzati in base alla tabella dell’organico;

10.

prende atto con preoccupazione della composizione di genere dell’alta direzione dell’Ufficio [due uomini (100 %) e nessuna donna], del consiglio di amministrazione [44 uomini (81,5 %) e 10 donne (18,5 %)] e del personale in generale [184 uomini (69,7 %) e 80 donne (30,3 %)]; chiede all’Agenzia di garantire in futuro l’equilibrio di genere a livello di dirigenza e personale; invita la Commissione e gli Stati membri a tener conto dell’importanza di assicurare l’equilibrio di genere nella nomina dei loro canditati al consiglio di amministrazione dell’Agenzia;

11.

prende atto delle difficoltà incontrate nelle procedure di assunzione dell’Agenzia a causa della pandemia di COVID-19, che ha rallentato notevolmente l’assunzione e l’inserimento di nuovo personale, dato che, secondo quanto riferito dall’Agenzia, il 50 % delle assunzioni che hanno raggiunto la fase finale sono state direttamente interessate o hanno subito ritardi nella fase di assunzione a causa delle restrizioni connesse alla COVID-19; osserva che l’Agenzia riferisce di aver avviato 25 procedure di selezione, di cui 19 procedure sono state concluse entro la fine dell’esercizio, che hanno portato alla presentazione e all’accettazione di 21 offerte di lavoro;

12.

osserva che l’Agenzia ha riferito che i suoi consulenti di fiducia hanno ricevuto sette moduli compilati per chiedere informalmente informazioni, consulenza o orientamento e sostegno in caso di molestie psicologiche e situazioni di conflitto; osserva che non sono stati segnalati casi formali di molestie una volta ricevute le informazioni e che nessun caso di molestie è stato portato in Tribunale nel 2020; osserva che i consulenti di fiducia dell’Agenzia ricevono regolarmente formazione e sostegno da esperti esterni;

13.

accoglie con favore il fatto che l’Agenzia abbia attuato correttamente la raccomandazione della Corte relativa all’adeguata valutazione delle domande nelle procedure di assunzione;

14.

si compiace della firma del quadro tecnico trasversale, la più grande gara d’appalto mai firmata dall’Agenzia; osserva che l’Agenzia presenta il quadro tecnico trasversale come un’importante innovazione nel modello operativo di approvvigionamento dell’Agenzia, che dovrebbe generare vantaggi significativi nel processo di gestione dei fornitori e dei contratti, tra cui un migliore rapporto qualità/prezzo, economie di scala e procedure di appalto più rapide, riducendo nel contempo la dipendenza dell’Agenzia da un numero relativamente esiguo di fornitori; accoglie con favore l’approccio innovativo, incoraggia l’Agenzia a proseguire con tale approccio e la invita a comunicare all’autorità di discarico sulla realizzazione dei guadagni e su come i rischi inerenti all’approccio innovativo vengono gestiti dall’Agenzia;

15.

osserva che la preparazione delle specifiche per la gara d’appalto relativa al quadro tecnico trasversale è stata completata nel gennaio 2020 e che la procedura di gara è stata avviata il 29 gennaio 2020 per quattro lotti e servizi associati, vale a dire lotto 1: sostegno alla progettazione, al coordinamento, alla garanzia della qualità e all’integrazione, lotto 2: servizi di sviluppo, lotto 3: infrastruttura (hardware, software e servizi correlati) e lotto 4: test e qualifica; osserva che i contratti per i lotti 1, 2 e 3 sono state firmate nel 2020, mentre il lotto 4 è stato firmato nel luglio 2021; osserva che il completamento di tali procedure da parte dell’Agenzia è un risultato significativo, in particolare alla luce delle restrizioni causate dalla pandemia di COVID-19;

16.

rileva che, secondo quanto riscontrato dalla Corte, l’Agenzia ha sottoscritto un contratto specifico per l’acquisizione di un software diverso da quello previsto dal contraente nell’offerta d’appalto per il contratto quadro associato; osserva che l’Agenzia non ha modificato il contratto quadro; rileva che, secondo l’osservazione della Corte, l’acquisto di un prodotto diverso che esula dall’offerta di prezzo iniziale, a un prezzo differente da quello del prodotto originariamente offerto, costituisce uno scostamento dal contratto quadro; prende atto della conclusione della Corte secondo cui il contratto specifico non è conforme al contratto quadro, come non lo è il pagamento associato dell’importo di 10 399 834 EUR; osserva che l’Agenzia prende atto delle osservazioni della Corte e sottolinea che, in seguito all’osservazione formulata dalla Corte, l’Agenzia ha risposto prontamente, firmando una modifica del contratto quadro al fine di correggere l’omissione iniziale; osserva che l’Agenzia afferma che la non conformità non ha arrecato alcun pregiudizio agli interessi finanziari dell’Agenzia o dell’Unione in quanto ritiene che la spesa fosse giustificata; si rammarica del fatto che l’Agenzia non abbia seguito le procedure appropriate, soprattutto in considerazione del considerevole importo in questione; prende atto delle numerose considerazioni presentate dal direttore esecutivo dell’Agenzia nel corso di un’audizione dinanzi alla commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento il 29 novembre 2021, che indicano che la decisione di acquistare il software in questione è stata una decisione consapevole della direzione dell’Agenzia, con l’obiettivo di ridurre la duplicazione degli sforzi in materia di formazione e supporto, riducendo in ultima analisi i costi operativi complessivi per l’Agenzia; sottolinea che, sebbene si possano ipotizzare opportunità di risparmio, le norme applicabili in materia di appalti devono essere sempre rispettate per garantire che i contribuenti dell’Unione ottengano il miglior rapporto qualità-prezzo attraverso procedure di appalto trasparenti e competitive; invita l’Agenzia a garantire che le norme in materia di appalti siano sempre rispettate;

17.

sottolinea che le carenze in posizioni amministrative specifiche possono avere un impatto negativo sul funzionamento delle procedure di appalto in seno all’Agenzia; invita la Commissione e l’Agenzia ad avviare un dialogo attivo sul miglioramento dell’organico dell’Agenzia, in particolare per quanto riguarda il livello di assegnazione dei posti;

18.

rileva che, secondo quanto constatato dalla Corte, l’Agenzia ha firmato un buono d’ordine per servizi di manutenzione per il periodo dal 7 novembre 2020 al dicembre 2024 (quattro anni), contravvenendo alle disposizioni del contratto quadro, che consente la fatturazione anticipata dei servizi solo per un anno; osserva che, secondo quanto concluso dalla Corte, l’importo di 5 241 EUR versato al contraente per i servizi da fornire dopo il 7 novembre 2021 è irregolare; osserva che, sebbene si tratti di un importo relativamente modesto, è opportuno tenere conto dei rischi di reputazione derivanti dal mancato rispetto delle norme in materia di appalti;

19.

prende atto delle misure esistenti in seno all’Agenzia e degli sforzi in atto per garantire la trasparenza, la prevenzione e la gestione dei conflitti di interesse nonché la protezione degli informatori; rileva che l’Agenzia ha predisposto norme sulla prevenzione e la gestione dei conflitti di interessi per il personale; osserva che il 23 dicembre 2020 il consiglio di amministrazione dell’Agenzia ha adottato norme di attuazione in materia di prevenzione e gestione dei conflitti di interesse dei membri del personale al fine di garantire in modo trasparente e coerente la gestione delle situazioni in cui possono sorgere conflitti di interesse; rileva che tali norme di attuazione si applicano al personale dell’Agenzia, compresi il direttore esecutivo e il vicedirettore esecutivo, gli esperti nazionali distaccati e i tirocinanti retribuiti e non retribuiti;

20.

prende atto con soddisfazione che l’Agenzia pubblica sul suo sito web le dichiarazioni di interessi per i membri del suo consiglio di amministrazione e gli alti dirigenti; deplora, tuttavia, che i CV dei membri del suo consiglio di amministrazione non siano presentati sul suo sito web; rammenta l’invito rivolto all’Agenzia dalle autorità di discarico, nel discarico del 2019, di pubblicare anche i CV sul sito web dell’Agenzia al fine di aumentare la trasparenza;

21.

invita l’Agenzia ad adottare misure per garantire il pieno rispetto delle norme dell’Unione in materia di trasparenza nonché dei diritti fondamentali e delle norme in materia di protezione dei dati;

22.

apprezza la valutazione annuale dell’Agenzia del suo sistema di controllo interno, che ha concluso che tale sistema di controllo interno è presente, funzionante ed efficace, sebbene siano necessari alcuni miglioramenti; invita l’Agenzia a integrare nella sua valutazione le osservazioni della Corte sul mancato rispetto delle procedure di appalto e a valutare l’impatto delle carenze riscontrate sui principi e sulle componenti del controllo interno;

23.

osserva che alla fine del 2020 il tasso di attuazione delle raccomandazioni di audit era del 65 % (24 raccomandazioni attuate e 37 raccomandazioni in sospeso); osserva che alle fine del 2020 risultavano complessivamente in sospeso 31 raccomandazioni, nessuna delle quali era «critica»; osserva con preoccupazione che per 13 raccomandazioni il termine di attuazione era passato, il che significa che l’attuazione della raccomandazione era in corso nonostante il termine fosse scaduto;

24.

accoglie con favore i progressi compiuti per quanto riguarda le osservazioni della Corte e le risoluzioni di discarico del Parlamento relative agli esercizi precedenti e il fatto che l’Agenzia abbia attuato correttamente la raccomandazione della Corte relativa all’adeguata valutazione delle candidature nelle procedure di assunzione; ricorda che l’Agenzia sta ancora lavorando sulle quattro osservazioni rimanenti; invita l’Agenzia a intensificare gli sforzi per attuare misure correttive in relazione alle osservazioni della Corte in sospeso;

25.

prende atto delle perturbazioni causate dalla pandemia di COVID-19 che hanno messo a repentaglio la continuità operativa dell’Agenzia e la disponibilità dei sistemi IT su larga scala esistenti e l’attuazione dei nuovi sistemi ad essa affidati; si compiace del fatto che, nonostante tali difficoltà, l’Agenzia abbia garantito la disponibilità ininterrotta degli attuali sistemi IT su larga scala [sistema d’informazione Schengen (SIS), sistema d’informazione visti (VIS) e banca dati dattiloscopica dell’asilo europeo (Eurodac)] e abbia compiuto ulteriori progressi nell’attuazione dell’EES, dell’ETIAS e del pacchetto sull’interoperabilità; osserva con soddisfazione che le misure di mitigazione adottate dall’Agenzia le hanno consentito di ridurre l’impatto negativo della pandemia;

26.

osserva che l’Agenzia ha ridotto la presenza fisica del personale nei suoi siti e ha adottato misure per mantenere luoghi di lavoro sani per il personale critico, garantendo in tal modo la continuità operativa dei sistemi dell’Agenzia; rileva che l’Agenzia ha dovuto altresì adottare misure di attenuazione per ridurre l’impatto della pandemia di COVID-19 sullo sviluppo e sulla diffusione dei sistemi a causa delle interruzioni delle catene di approvvigionamento nella seconda metà del 2020 e delle restrizioni di viaggio e di accesso che hanno impedito al personale e ai contraenti di lavorare in loco; osserva che, nonostante tali difficoltà, l’Agenzia ha compiuto progressi significativi in progetti chiave quali l’attuazione del SIS di seconda generazione (SIS II), la seconda fase del sistema d’informazione automatizzato sulle impronte digitali, nonché l’integrazione di nuovi utenti nel SIS e nel VIS;

27.

osserva con soddisfazione che l’Agenzia ha elaborato, negoziato e firmato piani di cooperazione bilaterale con l’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo (ora Agenzia dell’Unione europea per l’asilo), l’Agenzia dell’Unione europea per i diritti fondamentali e l’Agenzia dell’Unione europea per la cibersicurezza (ENISA); rileva che l’Agenzia ha inoltre proseguito la cooperazione con altre agenzie partner, ad esempio con l’Agenzia dell’Unione europea per la formazione delle autorità di contrasto (CEPOL) sulle attività di formazione, con l’Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera sul SIS, sull’EES, sull’ETIAS e sull’interoperabilità, con CEPOL sul VIS, sulle informazioni supplementari richieste all’ingresso nazionale (SIRENE), sul SIS, sull’EES, sull’ETIAS e sull’interoperabilità, e con l’Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione giudiziaria penale (Eurojust) sull’Eurodac e sul SIS;

28.

si compiace dell’attiva presenza online dell’Agenzia nel 2020, in particolare con la campagna «Discover eu-LISA», la partecipazione dell’Agenzia a 16 azioni e campagne congiunte con le agenzie dell’Unione per la giustizia e gli affari interni e il gioco interattivo quiz.eulisa.europa.eu; incoraggia l’Agenzia a continuare a promuovere il suo operato, le sue ricerche e le sue attività al fine di aumentare la relativa visibilità pubblica;

29.

si compiace del fatto che l’Agenzia abbia compiuto progressi significativi in merito al progetto di costruzione di un secondo ampliamento della sua sede tecnica a Strasburgo con il trasferimento formale, dalle autorità francesi all’Agenzia, del terreno di 20 000 m2 adiacente all’attuale complesso immobiliare, che verrà usato come sito per il nuovo ampliamento;

30.

rinvia, per altre osservazioni di natura orizzontale che accompagnano la decisione di discarico, alla sua risoluzione del 4 maggio 2022 (3) sulle prestazioni, la gestione finanziaria e il controllo delle agenzie.