6.12.2017   

IT

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

C 417/79

1.

L’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo (di seguito «l’Ufficio» o «EASO»), con sede a La Valletta, è stato istituito dal regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio (1), al fine di rafforzare la cooperazione pratica in materia di asilo e di assistere gli Stati membri ad assolvere i propri obblighi (derivanti dal diritto dell’UE o internazionale) di fornire protezione alle persone che ne hanno bisogno. Dal 2015 l’Ufficio fornisce sostegno alla Grecia e all’Italia nel contesto della crisi migratoria. Nel 2016 la Commissione europea ha proposto di potenziare il mandato dell’Ufficio e di estenderne considerevolmente i compiti per affrontare qualsiasi debolezza strutturale che si presenti nell’applicazione del sistema europeo di asilo (2). Dal marzo 2016 le squadre dell’Ufficio presso gli hotspot lavorano inoltre all’attuazione operativa degli accordi tra UE e Turchia e sostengono il Servizio greco per l’asilo.

2.

La tabella mostra i dati essenziali relativi all’Ufficio (3).

Tabella

Dati essenziali relativi all’ufficio

3.

Come si può vedere dalla tabella, il considerevole ampliamento dei compiti dell’Ufficio ha fatto sì che la dotazione di bilancio definitiva dello stesso per l’esercizio 2016 sia risultata oltre tre volte superiore a quella dell’esercizio precedente. Inoltre, il numero degli effettivi a disposizione nel 2016 è aumentato del 34 % e i sistemi e le procedure erano ancora in corso di adeguamento per far fronte alle nuove circostanze.

4.

La presente relazione dovrebbe essere letta nel contesto di queste sfide e del mandato della Corte, che è disciplinato da norme internazionali di audit.

5.

L’approccio di audit adottato dalla Corte include procedure analitiche di audit, verifiche dirette delle operazioni e una valutazione dei controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo dell’Ufficio. A ciò si aggiungono gli elementi probatori risultanti dal lavoro di altri auditor e un’analisi delle attestazioni della direzione (management representations).

20.

Le osservazioni che seguono non mettono in discussione il giudizio della Corte.

21.

Nell’agosto 2016 l’Ufficio ha indetto una gara d’appalto a procedura aperta (cinque lotti) per l’aggiudicazione di un contratto-quadro per sopperire al proprio fabbisogno di mediatori culturali/interpreti in diversi paesi. L’importo totale del contratto-quadro per i quattro lotti firmati e sottoposti ad audit (lotti 2-5) era di 60 milioni di euro per quattro anni. Questi quattro lotti sono stati aggiudicati al medesimo offerente come primo aggiudicatario del contratto a cascata. Detto contraente ha rispettato i requisiti finanziari dei criteri di selezione (fatturato annuo di 1 milione di euro), tranne che per uno dei tre anni precedenti, per il quale è stato firmato un contratto di avvalimento con un’organizzazione senza scopo di lucro la quale si è impegnata a rendere disponibile il proprio «fatturato» al contraente. Il regolamento finanziario consente che si faccia affidamento sulle capacità finanziaria ed economica di altre entità. Tuttavia, in questo caso non è chiaro come il «fatturato» di detta organizzazione possa esser reso disponibile, né se, in ragione della natura delle sue attività, possa sostenere la fornitura dei servizi da prestare. L’Ufficio avrebbe dovuto respingere l’offerta, in quanto non era dimostrato il rispetto dei requisiti concernenti la capacità economica e finanziaria degli offerenti. Di conseguenza, il contratto-quadro e tutti i relativi pagamenti sono irregolari (nessun pagamento eseguito nel 2016).

22.

Sia il Consiglio europeo, in occasione della riunione straordinaria del 23 aprile 2015, sia i Ministri degli Affari esteri e degli Affari interni, nel piano in 10 punti sulla migrazione approvato il 20 aprile 2015, hanno esortato gli Stati membri a procedere al rilevamento delle impronte digitali di tutti i migranti. Per rispettare tale obbligo, vi è stato urgente bisogno di aumentare la capacità delle autorità greche di procedere a detto rilevamento. La Commissione ha affidato questo compito all’Ufficio. È stato necessario procedere all’acquisto e alla successiva donazione allo Stato greco di 90 scanner di impronte digitali e 90 computer compatibili (di seguito «attrezzature») per un importo di 1,1 milioni di euro, nell’ambito di una convenzione di sovvenzione conclusa tra la Commissione e l’Ufficio. La convenzione di sovvenzione richiedeva la consegna delle attrezzature alla divisione IT della polizia ad Atene e l’avvio della distribuzione da lì verso gli hotspot siti nelle isole greche. La descrizione dell’azione richiedeva che il personale dell’Ufficio si trovasse sul luogo per garantire una consegna e un’installazione adeguata, nonché il successivo trasferimento della proprietà alla polizia greca. Invece, non vi è stato personale dell’Ufficio sul posto per rispettare tale obbligo; e la conferma delle competenti autorità greche che le attrezzature erano state consegnate agli hotspot a febbraio e ai primi di marzo del 2016 e che venivano utilizzate per i fini previsti è stata ricevuta solo a luglio del 2017.

23.

Le amministrazioni aggiudicatrici devono richiedere per iscritto precisazioni in merito agli elementi costitutivi del prezzo o costo se il prezzo o costo appare anormalmente basso, e devono dare all’offerente la possibilità di presentare osservazioni (10). Per due lotti (n. 3 e n. 5) concernenti mediatori culturali/interpreti in diversi paesi (cfr. anche paragrafo 21), l’Ufficio ha ricevuto offerte finanziarie più basse rispettivamente del 50 % e del 31 % rispetto alle offerte più basse maggiormente prossime. Sebbene ciò sia indicativo della natura anormalmente bassa delle offerte, l’Ufficio non ha ritenuto necessario chiedere ulteriori spiegazioni in merito all’offerente.

24.

Nella relazione di audit dell’ottobre 2016, il Servizio di audit interno della Commissione (IAS) ha segnalato la mancanza di una pianificazione adeguata per le procedure d’appalto per spese amministrative, nonché la debolezza del monitoraggio delle procedure e di specifici contratti conclusi nell’ambito di contratti-quadro. L’Ufficio e lo IAS hanno convenuto un piano per l’adozione di misure correttive.

25.

Nel 2016 l’Ufficio ha affrontato numerose sfide nel proprio ambiente operativo, le quali comprendevano non solo un aumento sostanziale della propria dotazione di bilancio e un ampliamento dei propri compiti, ma anche un aumento significativo nel numero di operazioni, la sostituzione del contabile con numerose soluzioni provvisorie e l’introduzione di un sistema di flusso di lavoro privo di supporti cartacei. L’Ufficio non ha provveduto a mitigare una simile situazione, caratterizzata da cambiamenti significativi e instabilità, con una nuova convalida del sistema contabile, né tramite l’introduzione di un sistema di periodiche verifiche ex post delle operazioni (11).

26.

Nel 2014 la Commissione, agendo per conto di più di 50 istituzioni e organi dell’UE, compreso l’Ufficio, ha stipulato un contratto-quadro con un contraente per l’acquisto di licenze software e della relativa fornitura di servizi di manutenzione e supporto. Il contraente titolare del contratto-quadro funge da intermediario tra l’Ufficio e i fornitori che possono rispondere alle necessità dello stesso. Per questi servizi di intermediazione, il contraente titolare del contratto-quadro ha il diritto ad applicare una maggiorazione dal 2 al 9 % sui prezzi dei fornitori. Nel 2016, il totale dei pagamenti effettuati a favore del firmatario del contratto-quadro è ammontato a 534 900 di euro. L’Ufficio non ha verificato in modo sistematico i prezzi e le maggiorazioni applicate rispetto ai preventivi e alle fatture inviati dai fornitori al firmatario del contratto-quadro.

27.

La Commissione ha ordinato una valutazione esterna della performance dell’Ufficio nel periodo 2011-2014 e la relazione finale è stata presentata nel dicembre 2015. Tale valutazione ha confermato la rilevanza della missione e dei compiti dell’Ufficio e ha concluso che i suoi compiti chiave erano stati nel complesso attuati con efficacia e che la maggior parte dei risultati attesi erano stati raggiunti. La valutazione ha inoltre evidenziato il bisogno di aumentare l’efficienza delle operazioni e di assicurare una maggiore cooperazione e coerenza delle attività con altre istituzioni dell’UE e organismi e organizzazioni internazionali che si occupano di questioni migratorie. L’Ufficio sta mettendo in atto un piano d’azione concordato con il consiglio di amministrazione alla luce dell’estensione del proprio mandato; la pubblicazione della relazione finale di attuazione è prevista per giugno 2017.

28.

L’Ufficio ha acquistato e installato 65 container da utilizzare come uffici mobili presso gli hotspot del territorio greco e italiano, per un importo complessivo di 852 136 euro. Alcuni dei container sono stati collocati in un sito nel quale container simili, non di proprietà dell’Ufficio, sarebbero stati successivamente distrutti nel corso di disordini. L’Ufficio non ha stipulato un contratto assicurativo per coprire i container rispetto a tale rischio.

29.

L’Ufficio non ha recuperato tutti i crediti che gli erano dovuti in maniera tempestiva. I rimborsi dell’IVA per gli esercizi 2014 (180 919 euro) e 2015 (245 960 euro) restavano non recuperati alla fine del 2016.

30.

Il livello dei riporti di stanziamenti impegnati per il Titolo II (Spese amministrative) è risultato elevato: 2,5 milioni di euro (43,9 %), contro 1 076 583 euro (36,9 %) del 2015. Detti riporti si riferiscono principalmente a costi per infrastruttura informatica, traduzioni e pubblicazioni, servizi di consulenza aziendale e riunioni del consiglio di amministrazione, per i quali i contratti sono stati firmati verso la fine del 2016 e/o le fatture sono state emesse soltanto nel 2017.

31.

Nell’allegato viene fornito un quadro generale delle azioni correttive intraprese a seguito delle osservazioni formulate dalla Corte per gli esercizi precedenti.