11.12.2009

FR

Journal officiel de l'Union européenne

L 325/14

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DÉCISION 2009/936/JAI DU CONSEIL

du 30 novembre 2009

portant adoption des règles d’application relatives aux fichiers de travail à des fins d’analyse Europol

LE CONSEIL DE L’UNION EUROPÉENNE,

vu la décision 2009/371/JAI du Conseil du 6 avril 2009 portant création de l’Office européen de police (Europol) (1) (ci-après dénommée «la décision Europol»), et en particulier son article 14, paragraphe 1, et son article 59, paragraphe 1, point b),

eu égard à la convention pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel, adoptée par le Conseil de l’Europe le 28 janvier 1981,

eu égard à la recommandation R (87) 15 du Comité des ministres visant à réglementer l’utilisation de données à caractère personnel dans le secteur de la police, adoptée par le Conseil de l’Europe le 17 septembre 1987,

vu le projet de règles applicables aux fichiers de travail à des fins d’analyse Europol, présenté par le conseil d’administration,

vu l’avis du Parlement européen,

considérant qu’il appartient au Conseil, statuant à la majorité qualifiée après consultation du Parlement européen, d’arrêter les règles d’application relatives aux fichiers de travail à des fins d’analyse (ci-après les «règles»),

DÉCIDE:

CHAPITRE I

PRINCIPES GÉNÉRAUX

Article premier

Définitions

Aux fins des présentes règles, on entend par:

a)

«données à caractère personnel», toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable; est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale;

b)	«fichier de travail à des fins d’analyse», un fichier créé à des fins d’analyse au sens de l’article 14, paragraphe 1, de la décision Europol;

c)	«analyse», l’assemblage, le traitement ou l’utilisation de données dans le but d’appuyer des enquêtes pénales, conformément à l’article 14, paragraphe 2, de la décision Europol;

d)

«participants à un groupe d’analyse», les analystes et autres membres du personnel d’Europol désignés par son directeur, ainsi que les officiers de liaison et/ou les experts des États membres à l’origine des informations ou concernés par l’analyse au sens de l’article 14, paragraphe 4, de la décision Europol;

e)

«traitement de données à caractère personnel» ou «traitement», toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés, appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.

Article 2

Champ d’application

Les règles fixées par la présente décision sont applicables au traitement de données à des fins d’analyse au sens de l’article 14, paragraphe 1, de la décision Europol.

Article 3

Données fournies à des fins d’analyse

1.   Conformément à l’article 8, paragraphe 2, et à l’article 14, paragraphe 3, de la décision Europol, les données fournies à des fins d’analyse sont communiquées, soit sous forme structurée, soit sous forme non structurée, par les unités nationales ou, en fonction de l’urgence de leur communication, peuvent être transmises directement à Europol par les autorités compétentes désignées, afin d’être introduites dans un fichier de travail à des fins d’analyse. L’État membre à l’origine des données notifie à Europol la finalité pour laquelle elles sont fournies et toute restriction quant à leur utilisation, effacement ou destruction, y compris, le cas échéant, les restrictions éventuelles d’accès en termes généraux ou spécifiques. Ledit État membre peut aussi informer Europol ultérieurement de ces restrictions.

Europol veille à ce que les tiers à l’origine des données lui notifient la finalité pour laquelle elles sont fournies et toute restriction éventuelle quant à leur utilisation.

Après réception des données en question, on détermine au plus vite dans quelle mesure les données sont introduites dans un fichier spécifique.

2.   Conformément à l’article 29, paragraphe 1, de la décision Europol, les données visées au paragraphe 1 restent sous la responsabilité de l’État membre qui les a fournies, et relèvent du droit national dudit État membre, jusqu’à ce qu’elles soient introduites dans un fichier de travail à des fins d’analyse, sans préjudice de la responsabilité qui incombe à Europol à l’égard de ces données, dans les conditions décrites aux deuxième et troisième alinéas.

Europol a la responsabilité de veiller à ce que ces données ne soient accessibles qu’aux États membres qui les ont fournies ou à des analystes et autres membres du personnel d’Europol désignés par son directeur, conformément à l’article 14, paragraphe 2, point a), de la décision Europol, aux fins de déterminer si ces données peuvent être introduites dans un fichier de travail à des fins d’analyse.

Si, après avoir évalué les données fournies, Europol a des raisons de croire qu’elles ne sont pas exactes ou ne sont plus d’actualité, il en informe l’État membre qui les a fournies.

3.   Les données qui, au terme d’une évaluation, ne sont pas retenues pour être introduites dans un fichier de travail à des fins d’analyse, ainsi que les documents et les dossiers sur support papier contenant les données qui ont été introduites dans un tel fichier, demeurent sous la responsabilité de l’État membre qui a fourni les données, comme le prévoit l’article 29, paragraphe 1, de la décision Europol, et relèvent de son droit national, sans préjudice de la responsabilité qui incombe à Europol dans les conditions décrites dans la décision Europol.

Europol a la responsabilité de veiller à ce que les données, les documents et les dossiers sur support papier visés au premier alinéa soient conservés séparément des fichiers de travail à des fins d’analyse et ne soient accessibles qu’aux États membres à l’origine des données ou aux analystes et autres membres du personnel d’Europol désignés par son directeur, conformément à l’article 14, paragraphe 2, point a), de la décision Europol, en vue:

a)	de leur introduction ultérieure dans un fichier de travail à des fins d’analyse;

b)	de vérifier si les données qui ont déjà été introduites dans un fichier d’analyse sont exactes et pertinentes; ou

c)	de vérifier si les conditions fixées par les présentes règles ou par la décision Europol sont respectées.

L’accès à ces données peut aussi être ouvert dans l’intérêt de la personne qui doit être protégée. Dans ce cas, les données ne peuvent être utilisées qu’avec le consentement de l’intéressé.

Ces données ainsi que les documents et dossiers sur support papier sont restitués à l’État membre qui les a fournis, ou effacés ou détruits, lorsqu’ils ne sont plus nécessaires pour les besoins décrits au présent article. En tout état de cause, ils doivent être effacés ou détruits après la clôture du fichier de travail à des fins d’analyse.

4.   Si les données visées au paragraphe 1 ont été fournies par un tiers, Europol a la responsabilité de veiller à ce que les principes énoncés dans le présent article soient appliqués à ces données, en se conformant aux règles arrêtées en application de l’article 26 de la décision Europol.

Article 4

Traitement des données

1.   Lorsque cela est nécessaire pour réaliser l’objectif énoncé à l’article 3 de la décision Europol, les données à caractère personnel visées aux articles 5 et 6 des présentes règles peuvent être traitées par Europol, dès lors qu’elles sont adéquates, exactes, pertinentes et ne vont pas au-delà de l’objet du fichier de travail à des fins d’analyse dans lequel elles sont introduites, et à condition qu’elles ne soient pas stockées plus longtemps qu’il n’est nécessaire à cette fin. La nécessité d’une conservation prolongée des données aux fins du fichier de travail à des fins d’analyse est examinée périodiquement conformément à l’article 7 des présentes règles et à l’article 20 de la décision Europol.

2.   Chaque État membre participant à un projet d’analyse décide, conformément à sa législation nationale, de la mesure dans laquelle il peut fournir ces données, comme le prévoit l’article 14, paragraphe 3, de la décision Europol.

Article 5

Instruction de création d’un fichier de travail à des fins d’analyse

1.   Dans chaque instruction de création d’un fichier de travail à des fins d’analyse, au sens de l’article 16 de la décision Europol, le directeur précise les catégories de données à caractère personnel visées à l’article 6 des présentes règles qui sont considérées comme nécessaires aux fins du fichier de travail à des fins d’analyse concerné.

2.   Dans l’instruction visée au paragraphe 1, Europol précise, en outre, si des données révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que les données concernant la santé ou la sexualité, doivent être introduites dans le fichier de travail à des fins d’analyse pour les catégories énumérées à l’article 6, et les raisons pour lesquelles ces données sont considérées comme strictement nécessaires aux fins du fichier de travail à des fins d’analyse concerné. Ces données ne peuvent être traitées que si elles complètent d’autres données à caractère personnel qui ont déjà été enregistrées dans ce même fichier.

Lorsque les données visées au premier alinéa se rapportent aux catégories de personnes visées à l’article 6, paragraphes 3 à 6, les raisons spécifiques de leur introduction doivent figurer dans l’instruction de création du fichier et ces données ne sont traitées qu’à la demande explicite de deux ou plusieurs États membres participant au projet d’analyse. Les données concernées sont effacées dès lors qu’elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles étaient stockées.

3.   Les instructions de création d’un fichier de travail à des fins d’analyse, ainsi que leurs modifications ultérieures, sont arrêtées conformément à la procédure décrite à l’article 16 de la décision Europol.

Article 6

Données à caractère personnel figurant dans les fichiers de travail à des fins d’analyse

1.   Lorsque des données à caractère personnel sont stockées dans des fichiers de travail à des fins d’analyse, elles doivent être assorties d’une mention indiquant la catégorie de personnes pour laquelle elles sont conservées.

2.   Les catégories de données à caractère personnel énumérées ci-après, y compris les données administratives connexes, peuvent être traitées pour ce qui concerne les catégories de personnes visées à l’article 14, paragraphe 1, point a), de la décision Europol.

a)

Renseignements d’état civil: 1) nom actuel et noms précédents; 2) prénom actuel et prénoms précédents; 3) nom de jeune fille; 4) nom et prénom du père (si nécessaire à des fins d’identification); 5) nom et prénom de la mère (si nécessaire à des fins d’identification); 6) sexe; 7) date de naissance; 8) lieu de naissance; 9) nationalité; 10) situation de famille; 11) pseudonymes; 12) surnom; 13) noms d’emprunt ou faux noms; 14) résidence et/ou domicile actuels et antérieurs.

b)	Description physique: 1) signalement physique; 2) signes particuliers (marques, cicatrices, tatouages, etc.).

c)

Moyens d’identification: 1) documents d’identité/permis de conduire; 2) numéros de la carte d’identité nationale/du passeport; 3) numéro d’identification national/numéro de sécurité sociale, le cas échéant; 4) représentations visuelles et autres informations concernant l’aspect extérieur; 5) informations permettant l’identification médico-légale, telles qu'empreintes digitales, profil ADN (établi à partir de l’ADN non codant), empreinte vocale, groupe sanguin, denture.

d)	Profession et qualifications: 1) emploi et activité professionnelle actuels; 2) emploi et activité professionnelle précédents; 3) formation (scolaire/universitaire/professionnelle); 4) aptitudes; 5) compétences et autres connaissances (langues/autres).

e)

Informations d’ordre économique et financier: 1) données financières (comptes et codes bancaires, cartes de crédit, etc.); 2) avoirs liquides; 3) actions/autres avoirs; 4) données patrimoniales; 5) liens avec des sociétés et des entreprises; 6) contacts avec les banques et les établissements de crédit; 7) situation vis-à-vis du fisc; 8) autres informations sur la gestion des avoirs financiers de la personne.

f)

Informations relatives au comportement: 1) mode de vie (par exemple, train de vie sans rapport avec les revenus) et habitudes; 2) déplacements; 3) lieux fréquentés; 4) armes et autres instruments dangereux; 5) dangerosité; 6) risques particuliers, tels que probabilité de fuite, utilisation d’agents doubles, liens avec des membres de services répressifs; 7) traits de caractère ayant un rapport avec la criminalité; 8) toxicomanie.

g)	Personnes servant de contacts et d’accompagnateurs, y compris type et nature du contact ou de l’association.

h)	Moyens de communication utilisés, tels que téléphone (fixe/mobile), télécopieur, messageur, courrier électronique, adresses postales, connexion(s) sur l’internet.

i)	Moyens de transport utilisés tels que véhicules automobiles, embarcations, avions, avec indication de leurs éléments d’identification (numéros d’immatriculation).

j)

Informations relatives aux activités criminelles relevant de la compétence d’Europol au titre de l’article 4 de la décision Europol: 1) condamnations antérieures; 2) participation présumée à des activités criminelles; 3) modi operandi; 4) moyens utilisés ou susceptibles de l’être pour préparer/commettre des infractions; 5) appartenance à des groupes/organisations criminel(le)s et position au sein du groupe/de l’organisation; 6) rôle au sein de l’organisation criminelle; 7) zone géographique des activités criminelles; 8) objets recueillis lors des enquêtes, tels que cassettes vidéo et photographies.

k)	Indication d’autres bases de données stockant des informations sur la personne concernée: 1) Europol; 2) services de police/douaniers; 3) autres services répressifs; 4) organisations internationales; 5) entités publiques; 6) entités privées.

l)

Renseignements sur les personnes morales associées aux informations visées aux points e) et j): 1) dénomination de la personne morale; 2) localisation; 3) date et lieu de création; 4) numéro d’immatriculation administrative; 5) statut juridique; 6) capital; 7) secteur d’activité; 8) filiales nationales et internationales; 9) dirigeants; 10) liens avec les banques.

3.   Les «personnes servant de contacts ou d’accompagnateurs» visées à l’article 14, paragraphe 1, point d), de la décision Europol sont des personnes pour lesquelles il y a lieu d’estimer qu’elles peuvent permettre d’obtenir des informations utiles à l’analyse sur les personnes visées au paragraphe 2 du présent article, pour autant qu’elles ne soient pas incluses dans l’une des catégories de personnes visées aux paragraphes 2, 4, 5 ou 6. Les «personnes servant de contacts» sont des personnes qui ont des contacts sporadiques avec les personnes visées au paragraphe 2. Les «personnes servant d’accompagnateurs» sont des personnes qui ont des contacts réguliers avec les personnes visées au paragraphe 2.

En ce qui concerne les personnes servant de contacts et d’accompagnateurs, les données visées au paragraphe 2 peuvent être stockées en fonction des besoins, à condition qu’il existe des raisons d’estimer que ces données sont nécessaires à l’analyse du rôle de ces personnes en tant que contacts ou accompagnateurs.

À cet égard, les précisions suivantes sont apportées:

a)	la nature des relations entre ces personnes et les personnes visées à l’article 14, paragraphe 1, point a), de la décision Europol est clarifiée au plus vite;

b)	si l’hypothèse de l’existence d’une relation entre ces personnes et les personnes visées à l’article 14, paragraphe 1, point a), de la décision Europol se révèle infondée, les données concernées sont immédiatement effacées;

c)

si ces personnes sont soupçonnées d’avoir commis une infraction qui relève de la compétence d’Europol au titre de l’article 4 de la décision Europol ou ont été condamnées pour une telle infraction, ou s’il existe des indices concrets ou de bonnes raisons de croire, au regard du droit national de l’État membre concerné, qu’elles commettront une telle infraction, toutes les données visées au paragraphe 2 peuvent être stockées;

d)

les données sur les contacts et les accompagnateurs des personnes servant de contacts ainsi que les données sur les contacts et les accompagnateurs des personnes servant d’accompagnateurs ne peuvent pas être stockées, à l’exception des données sur le type et la nature de leurs contacts ou de leur association avec les personnes visées au paragraphe 2;

e)	s’il n’est pas possible de clarifier les éléments visés aux points précédents, il en est tenu compte lorsqu’on décide de la nécessité et de la portée du stockage aux fins de la poursuite de l’analyse.

4.   En ce qui concerne les personnes qui, comme le prévoit l’article 14, paragraphe 1, point c), de la décision Europol, ont été victimes d’une des infractions considérées ou pour lesquelles il existe certains faits qui permettent de penser qu’elles pourraient être victimes d’une telle infraction, les données peuvent être stockées pour les catégories visées au paragraphe 2, points a) 1) à c) 3), du présent article, ainsi que pour les catégories suivantes:

a)	identification de la victime;

b)	raisons du choix de la victime;

c)	dommage (physique, financier, psychologique, autre);

d)	fait de savoir si l’anonymat doit être préservé;

e)	fait de savoir s’il est possible de participer à une procédure judiciaire;

f)

informations relatives à des activités criminelles fournies par les personnes visées à l’article 14, paragraphe 1, point c), de la décision Europol ou par leur intermédiaire, y compris informations sur leurs liens avec d’autres personnes si cela est nécessaire pour identifier les personnes visées à l’article 12, paragraphe 1, de ladite décision.

Les autres données visées au paragraphe 2 peuvent être stockées en fonction des besoins, à condition qu’il existe des raisons d’estimer qu’elles sont nécessaires à l’analyse du rôle des personnes considérées en tant que victime ou victime potentielle.

Les données qui ne sont pas nécessaires à la poursuite de l’analyse sont effacées.

5.   En ce qui concerne les personnes qui, comme le prévoit l’article 14, paragraphe 1, point b), de la décision Europol, pourraient être appelées à témoigner dans le cadre d’enquêtes portant sur les infractions considérées ou de poursuites pénales ultérieures, les données peuvent être stockées pour les catégories visées au paragraphe 2, points a) 1) à c) 3), ainsi que pour les catégories suivantes:

a)	informations relatives à des activités criminelles fournies par ces personnes, y compris informations sur leurs liens avec d’autres personnes figurant dans le fichier de travail à des fins d’analyse;

b)	fait de savoir si l’anonymat doit être préservé;

c)	fait de savoir si la protection doit être assurée et par qui;

d)	nouvelle identité;

e)	fait de savoir s’il est possible de participer à une procédure judiciaire.

Les autres données visées au paragraphe 2 peuvent être stockées en fonction des besoins, à condition qu’il existe des raisons d’estimer qu’elles sont nécessaires à l’analyse du rôle des personnes considérées en tant que témoins.

Les données qui ne sont pas nécessaires à la poursuite de l’analyse sont effacées.

6.   En ce qui concerne les personnes qui, comme le prévoit l’article 14, paragraphe 1, point e), de la décision Europol, peuvent fournir des informations sur les infractions considérées, les données peuvent être stockées pour les catégories visées au paragraphe 2, points a) 1) à c) 3), ainsi que pour les catégories suivantes:

a)	données d’identité codées;

b)	type d’informations fournies;

c)	fait de savoir si l’anonymat doit être préservé;

d)	fait de savoir si la protection doit être assurée et par qui;

e)	nouvelle identité;

f)	fait de savoir s’il est possible de participer à une procédure judiciaire;

g)	expériences négatives;

h)	récompenses (pécuniaires/faveurs).

Les autres données visées au paragraphe 2 peuvent être stockées en fonction des besoins, à condition qu’il existe des raisons d’estimer qu’elles sont nécessaires à l’analyse du rôle de ces personnes en tant qu’informateurs.

Les données qui ne sont pas nécessaires à la poursuite de l’analyse sont effacées.

7.   Si, en cours d’analyse, il apparaît clairement, sur la base d’indications sérieuses et concordantes, qu’une personne figurant dans un fichier de travail à des fins d’analyse devrait être inscrite dans une catégorie de personnes prévue par le présent article, autre que celle dans laquelle elle a été inscrite à l’origine, Europol ne peut traiter, pour cette personne, que les données autorisées pour la nouvelle catégorie, toutes les autres données devant être effacées.

Si, sur la base des indications susmentionnées, il s’avère qu’une personne devrait être incluse dans deux ou plusieurs catégories différentes prévues par le présent article, Europol peut traiter toutes les données autorisées pour ces catégories.

Article 7

Délais d’examen et de conservation des données

1.   Pour décider si la conservation des données à caractère personnel visées à l’article 6 des présentes règles est encore nécessaire en vertu de l’article 20 de la décision Europol, il est procédé à la mise en balance de l’intérêt d’Europol à l’accomplissement de sa mission et de la protection légitime des données de la personne à laquelle les données stockées se rapportent.

La nécessité de continuer à conserver toutes les données à caractère personnel dans un fichier de travail à des fins d’analyse est examinée, conformément à l’article 20 de la décision Europol, au plus tard trois ans après l’introduction ou la dernière vérification de ces données. Indépendamment de cet examen, la nécessité de conserver ces données est réexaminée si de nouvelles circonstances amènent à penser que ces données doivent être effacées ou rectifiées.

Lors de l’examen, il est tenu compte de la nécessité de conserver les données au vu des conclusions de l’enquête sur une affaire déterminée, d’une décision de justice définitive – en particulier un acquittement, une réhabilitation, l’extinction de la peine, une amnistie –, de l’âge de la personne concernée et de la catégorie de données considérée.

2.   Conformément à l’article 16, paragraphe 3, de la décision Europol, Europol examine s’il est nécessaire de maintenir un fichier de travail à des fins d’analyse. Sur la base de cet examen, une décision concernant le maintien ou la clôture du fichier est arrêtée par le directeur. Le conseil d’administration et l’autorité de contrôle commune sont immédiatement informés par le directeur des éléments du fichier qui justifient la stricte nécessité de le maintenir.

3.   Lorsqu’une procédure pénale engagée contre des personnes visées à l’article 6, paragraphe 2, se conclut par un jugement ou toute autre décision définitive et lorsque cette décision est notifiée à Europol par l’État membre ou le tiers concerné, Europol détermine si le stockage, la modification et l’utilisation des données affectées par ladite décision sont toujours autorisés. Lorsqu’il résulte des attendus de la décision, ou de toute autre constatation, que la personne concernée n’a pas commis les actes en cause ou les a commis sans qu’ils constituent une infraction, ou lorsque les attendus de la décision ne le précisent pas, les données affectées par cette décision sont effacées, sauf s’il existe des raisons sérieuses de croire qu’elles sont encore utiles pour les besoins du fichier de travail à des fins d’analyse. Dans ce cas, les informations sur la décision de justice sont ajoutées aux données qui figurent déjà dans ce fichier. En outre, ces données ne peuvent être traitées et conservées que dans la mesure où sont respectés le contexte et le prononcé de la décision susmentionnée ainsi que les droits qu’elle confère à la personne concernée.

4.   Les données à caractère personnel ne peuvent être conservées pendant une période supérieure à celle visée à l’article 20, paragraphe 1, de la décision Europol. Lorsque, du fait du maintien du fichier d’analyse, les données concernant des personnes visées à l’article 6, paragraphes 3 à 6, sont stockées dans un fichier pendant plus de cinq ans, l’autorité de contrôle commune visée à l’article 34, paragraphe 1, de la décision Europol en est dûment informée.

5.   Si, au cours d’un examen de l’activité d’Europol par l’autorité de contrôle commune, il est constaté que des données à caractère personnel sont conservées en violation des présentes règles, l’autorité de contrôle commune adresse au directeur les observations qu’elle estime nécessaires, conformément à l’article 34, paragraphe 4, de la décision Europol.

Lorsque, en application de l’article 34, paragraphe 4, de la décision Europol, l’autorité de contrôle commune a saisi le conseil d’administration d’une question ayant trait à la conservation, au traitement ou à l’utilisation de données à caractère personnel, la transmission des données concernées est interdite sans l’autorisation préalable du conseil d’administration. Dans des cas exceptionnels, le directeur peut autoriser la communication desdites données avant que le conseil d’administration ne donne son accord, si cela est jugé absolument nécessaire pour préserver les intérêts essentiels des États membres concernés qui s’inscrivent dans le cadre des objectifs d’Europol, ou pour prévenir un danger imminent lié à la criminalité ou à des infractions terroristes. En pareils cas, l’autorisation du directeur est consignée dans un document qui est envoyé au conseil d’administration et à l’autorité de contrôle commune.

Article 8

Participation de tiers

Europol peut demander à des experts délégués par les institutions, organes et organismes visés à l’article 22, paragraphe 1, de la décision Europol, ainsi que par des États et des organisations tiers visés à l’article 23, paragraphe 1, de ladite décision, de s’associer aux activités d’un groupe d’analyse dans les conditions prévues à l’article 14, paragraphe 8, de ladite décision.

Le directeur conclut un arrangement avec l’une des entités visées au premier alinéa, conformément aux règles régissant ces arrangements, définies par le conseil d’administration. Les modalités de ces arrangements sont communiquées au conseil d’administration et à l’autorité de contrôle commune. L’autorité de contrôle commune peut formuler, à l’attention du conseil d’administration, toutes les observations qu’elle estime nécessaires.

Article 9

Collecte et enregistrement des données

Les données enregistrées dans les fichiers à des fins d’analyse sont différenciées en fonction de l’évaluation de la source et du degré d’exactitude ou de fiabilité de l’information, conformément à l’article 11. Les données fondées sur des faits sont différenciées de celles fondées sur des opinions ou des appréciations personnelles.

Article 10

Protection interne des données

Le directeur prend toutes les mesures nécessaires pour assurer le respect des présentes règles ainsi que des autres dispositions en matière de protection des données. À cette fin, le directeur demande l’avis du délégué à la protection des données visé à l’article 28 de la décision Europol.

CHAPITRE II

CLASSIFICATION

Article 11

Types de fichiers de travail à des fins d’analyse

Les fichiers de travail à des fins d’analyse peuvent être:

a)	de type général ou stratégique, lorsqu’ils sont destinés au traitement d’informations utiles relatives à une question particulière, ou à développer ou améliorer l’action des autorités compétentes définies à l’article 3 de la décision Europol;

b)

de type opérationnel, lorsqu’ils ont pour objet d’obtenir des informations concernant une ou plusieurs des infractions visées à l’article 3 de la décision Europol et relatives à une affaire, une personne ou une organisation, dans le but d’ouvrir, d’appuyer ou de conclure, conformément à l’article 14, paragraphe 2, de la décision Europol, une enquête bilatérale ou multilatérale d’envergure internationale, pourvu que, parmi les parties concernées, il y ait au moins deux États membres.

Article 12

Évaluation de la source et de l’information

1.   La source des informations provenant d’un État membre est évaluée, dans la mesure du possible, par l’État membre qui fournit l’information en utilisant les codes suivants pour l’évaluation de la source:

A)	:	il n’existe aucun doute quant à l’authenticité, la fiabilité et la compétence de la source, ou l’information provient d’une source qui s’est révélée fiable dans tous les cas;
B)	:	l’information provient d’une source qui s’est révélée fiable dans la plupart des cas;
C)	:	l’information provient d’une source qui ne s’est pas révélée fiable dans la plupart des cas;
X)	:	la fiabilité de la source ne peut être évaluée.

2.   Les informations provenant d’un État membre sont évaluées, dans la mesure du possible, par l’État membre qui fournit l’information en fonction de leur fiabilité, en utilisant les codes suivants pour l’évaluation des informations:

1)	:	aucun doute n’est permis quant à la véracité de l’information;
2)	:	la source a eu directement connaissance de l’information, mais le fonctionnaire qui la transmet n’en a pas eu directement connaissance;
3)	:	la source n’a pas eu directement connaissance de l’information, mais celle-ci est corroborée par d’autres informations déjà enregistrées;
4)	:	la source n’a pas eu directement connaissance de l’information et celle-ci ne peut être corroborée d’aucune manière.

3.   Si, sur la base d’informations déjà en sa possession, Europol arrive à la conclusion qu’il y a lieu de corriger l’évaluation, il en informe l’État membre concerné et essaie de s’entendre avec lui sur la modification à apporter à l’évaluation. Europol ne modifie pas l’évaluation sans l’accord de l’État membre.

4.   Si Europol reçoit d’un État membre des données ou des informations non assorties d’une évaluation, Europol s’efforce, dans la mesure du possible, d’évaluer la fiabilité de la source ou de l’information sur la base des informations déjà en sa possession. L’évaluation de données ou d’informations spécifiques doit avoir lieu avec l’accord de l’État membre qui les a fournies. Un État membre et Europol peuvent aussi convenir en termes généraux de l’évaluation de certains types de données et de certaines sources. Le conseil d’administration est informé de ces accords à caractère général. Si des données ont été fournies à Europol sur la base d’un accord général de ce type, cela fait l’objet d’une mention jointe aux données.

En l’absence d’accord dans un cas particulier ou en l’absence d’accord général, Europol évalue les informations ou données et leur attribue les codes d’évaluation X) et 4), visés respectivement aux paragraphes 1 et 2.

5.   Si Europol reçoit des données ou des informations d’un tiers, le présent article s’applique par analogie.

6.   Si les informations contenues dans un fichier de travail à des fins d’analyse résultent d’une analyse, Europol évalue ces informations conformément au présent article et en accord avec les États membres participant à l’analyse.

CHAPITRE III

RÈGLES D’UTILISATION DES FICHIERS DE TRAVAIL À DES FINS D’ANALYSE ET DES DONNÉES SERVANT AUX ANALYSES

Article 13

Création de fichiers de travail à des fins d’analyse

1.   Les fichiers de travail à des fins d’analyse sont créés sur l’initiative d’Europol ou à la demande des États membres qui sont à l’origine des données, conformément à la procédure prévue à l’article 16 de la décision Europol.

2.   Le conseil d’administration peut inviter des représentants de l’autorité de contrôle commune à participer à ses débats sur les instructions de création de fichiers de travail à des fins d’analyse.

3.   Conformément à l’article 16, paragraphe 2, de la décision Europol, les activités d’analyse et la diffusion des résultats d’analyse peuvent commencer immédiatement après la création du fichier à des fins d’analyse. Si le conseil d’administration invite le directeur à modifier l’instruction de création de fichier ou à clore le fichier, conformément à l’article 16, paragraphe 4, de la décision Europol, les données susceptibles de ne pas être introduites dans le fichier ou, s’il convient de clore le fichier, toutes les données contenues dans celui-ci sont détruites immédiatement.

4.   Si, en cours d’analyse, il devient nécessaire de modifier l’instruction de création d’un fichier de travail à des fins d’analyse, les procédures prévues à l’article 16 de la décision Europol et au présent article s’appliquent par analogie.

Article 14

Consultation de données

1.   Conformément à l’article 14, paragraphe 2, point b), de la décision Europol, la recherche de données par des participants au projet d’analyse n’est autorisée qu’une fois que les participants ont été habilités à cet effet par Europol et à l’issue d’une formation portant sur les obligations qui leur incombent de manière spécifique au titre du cadre juridique d’Europol.

2.   Conformément à l’article 14, paragraphe 2, deuxième alinéa, de la décision Europol, tous les participants au groupe d’analyse peuvent rechercher des données dans le fichier. Le groupe d’analyse décide à l’unanimité de l’étendue de ces recherches et des conditions et restrictions applicables.

Article 15

Transmission de données ou d’informations contenues dans des fichiers de travail à des fins d’analyse

1.   La transmission à tout État membre ou à un tiers de données à caractère personnel contenues dans des fichiers de travail à des fins d’analyse est inscrite dans le fichier concerné.

En collaboration avec l’État membre ou le tiers qui a fourni les données, Europol vérifie, le cas échéant et au plus tard au moment de leur transmission, si celles-ci sont exactes et conformes à la décision Europol.

Dans toute la mesure du possible, toutes les communications indiquent tant les décisions judiciaires que les décisions de classement sans poursuite. Avant la transmission des données fondées sur des opinions ou des appréciations personnelles et avant de préciser leur degré d’exactitude ou de fiabilité, lesdites données sont vérifiées en coopération avec l’État membre ou le tiers qui en est à l’origine.

L’État membre destinataire informe l’État membre qui a transmis les données, à la demande de celui-ci, de l’utilisation qui est faite de ces données et des résultats ainsi obtenus, à condition que la législation nationale de l’État membre destinataire le permette.

Si l’utilisation des données fait l’objet de restrictions en vertu de l’article 19 de la décision Europol, lesdites restrictions doivent être enregistrées avec les données et les destinataires des résultats de l’analyse en sont informés.

2.   Conformément à l’article 14, paragraphe 7, de la décision Europol, dans les cas où Europol constate, après l’introduction de données dans un fichier de travail à des fins d’analyse, qu’elles concernent une personne ou un objet au sujet desquels des données communiquées par un autre État membre ou un tiers ont déjà été introduites dans le fichier, chaque État membre ou tiers concerné est immédiatement informé du lien découvert.

Article 16

Procédures de contrôle

Afin de respecter les exigences en matière de sécurité des données fixées à l’article 35 de la décision Europol et de garantir la sécurité du traitement des données au sens des présentes règles, le conseil d’administration donne son agrément au système d’analyse, conformément à l’article 8 des règles relatives à la confidentialité des informations d’Europol adoptées par la décision 2009/…/JAI du Conseil du 30 novembre 2009 (2) après avoir consulté le comité de sécurité, comme prévu à l’article 4, paragraphe 2, desdites règles. L’agrément est accordé sur la base des exigences de sécurité spécifiques au système et d’autres documents relatifs à la sécurité, jugés nécessaires par le conseil d’administration.

Article 17

Utilisation et stockage des données servant aux analyses et des résultats de l’analyse

1.   Toutes les données à caractère personnel et tous les résultats d’analyse provenant d’un fichier de travail à des fins d’analyse ne peuvent être utilisés que dans le cadre de l’objectif pour lequel le fichier a été créé ou pour prévenir d’autres formes graves de criminalité et lutter contre celles-ci, dans le respect des restrictions d’utilisation spécifiées par un État membre en vertu de l’article 19, paragraphe 2, de la décision Europol. Les données visées à l’article 5, paragraphe 2, des présentes règles ne peuvent être communiquées qu’avec l’accord de l’État membre qui les a fournies.

2.   Après la clôture d’un fichier de travail à des fins d’analyse, toutes les données qui y figurent sont stockées par Europol dans un fichier séparé, qui n’est accessible qu’aux fins de contrôles internes ou externes. Sans préjudice des dispositions de l’article 20, paragraphe 4, de la décision Europol, ces données sont conservées pendant une période n’excédant pas dix-huit mois à compter de la clôture du fichier de travail à des fins d’analyse.

3.   Les résultats obtenus à partir d’un fichier de travail à des fins d’analyse ne peuvent être stockés par Europol sur support électronique que pendant une période maximale de trois ans à compter de la date de clôture du fichier concerné, à condition qu’ils soient stockés dans un fichier séparé et qu’aucune donnée nouvelle n’y soit ajoutée. Une fois cette période expirée, les résultats ne peuvent être conservés que sur support papier.

Article 18

Combinaison de fichiers et communication entre fichiers

1.   S’il apparaît que les informations contenues dans un fichier de travail à des fins d’analyse peuvent aussi être utiles pour d’autres fichiers de travail à des fins d’analyse, il y a lieu de suivre les procédures ci-après:

a)

lorsqu’il est envisagé d’associer toutes les informations figurant dans deux fichiers, un nouveau fichier contenant toutes les informations des deux fichiers est créé conformément à l’article 16 de la décision Europol. La décision d’associer les deux fichiers est prise par tous les participants aux deux fichiers de départ. Dans ce cas, les fichiers originaux sont clôturés;

b)	si une partie des informations contenues dans un fichier est utile pour un autre fichier, les personnes qui ont communiqué lesdites informations décident s’il y a lieu ou non de transmettre ces informations à l’autre fichier.

2.   Dans les cas visés au paragraphe 1, les délais de réexamen des données transmises d’un fichier de travail à des fins d’analyse à un autre ne sont pas affectés par ce transfert.

Article 19

Nouveaux moyens techniques

De nouveaux moyens techniques de traitement de données à des fins d’analyse ne peuvent être introduits que si toutes les mesures raisonnables ont été prises pour garantir la conformité de l’utilisation de ces nouveaux moyens aux règles relatives à la protection des données à caractère personnel applicables à Europol. Le directeur consulte au préalable l’autorité de contrôle commune chaque fois que l’introduction de tels moyens techniques pose des problèmes pour l’application desdites règles de protection des données.

CHAPITRE IV

DISPOSITIONS FINALES

Article 20

Révision des règles

Pour le 1er janvier 2013 au plus tard, les présentes règles font l’objet d’un réexamen sous la supervision du conseil d’administration.

Toute proposition de modification des présentes règles est examinée par le conseil d’administration en vue de son adoption par le Conseil selon la procédure prévue à l’article 14, paragraphe 1, troisième alinéa, de la décision Europol.

Article 21

Entrée en vigueur

Les présentes règles entrent en vigueur le 1er janvier 2010.

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(1)  JO L 121 du 15.5.2009, p. 37.

(2)  Non encore paru au Journal officiel.

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