DECYZJA RADY 2009/936/WSiSW

z dnia 30 listopada 2009 r.

w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych dotyczących plików roboczych do celów analizy stosowanych przez Europol

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając decyzję Rady 2009/371/WSiSW z dnia 6 kwietnia 2009 r. ustanawiającą Europejski Urząd Policji (Europol) (1) (dalej zwaną „decyzją o Europolu”), w szczególności jej art. 14 ust. 1 i art. 59 ust. 1 lit. b),

uwzględniając Konwencję o ochronie osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych osobowych, przyjętą przez Radę Europy w dniu 28 stycznia 1981 r.,

uwzględniając zalecenie nr R (87) 15 Komitetu Ministrów regulujące wykorzystywanie danych osobowych przez policję, przyjęte przez Radę Europy w dniu 17 września 1987 r.,

uwzględniając przedłożony przez zarząd projekt przepisów dotyczących plików roboczych do celów analizy stosowanych przez Europol,

uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego,

a także mając na uwadze to, że Rada, stanowiąc większością kwalifikowaną po zasięgnięciu opinii Parlamentu Europejskiego, przyjmuje przepisy wykonawcze dotyczące plików roboczych do celów analizy (dalej zwane „przepisami”),

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

ROZDZIAŁ I

ZASADY OGÓLNE

Artykuł 1

Definicje

Do celów niniejszych przepisów:

Artykuł 2

Zakres stosowania

Przepisy określone w niniejszej decyzji mają zastosowanie do przetwarzania danych do celów analizy, o czym mowa w art. 14 ust. 1 decyzji o Europolu.

Artykuł 3

Dane dostarczane do celów analizy

1.   Zgodnie z art. 8 ust. 2 i art. 14 ust. 3 decyzji o Europolu dane dostarczane do celów analizy są przekazywane zarówno w formie uporządkowanej, jak i nieuporządkowanej przez jednostki krajowe lub, zależnie od pilności danych, mogą one być kierowane bezpośrednio przez wyznaczone właściwe organy do Europolu w celu włączenia tych danych do pliku roboczego do celów analizy. Państwo członkowskie dostarczające danych powiadamia Europol o celu, w którym są dostarczane, oraz o wszelkich ograniczeniach dotyczących ich wykorzystania, usuwania lub niszczenia, w tym o ewentualnych ograniczeniach dotyczących dostępu na zasadach ogólnych lub szczególnych. To państwo członkowskie może także informować Europol o wszelkich takich ograniczeniach na późniejszym etapie.

Europol zapewnia, by strony trzecie dostarczające takich danych powiadamiały Europol o celu, w którym są dostarczane, oraz o wszelkich ograniczeniach dotyczących ich wykorzystania.

Po otrzymaniu takich danych określa się w możliwie najkrótszym terminie, w jakim zakresie będą one włączane do konkretnego pliku.

2.   Zgodnie z art. 29 ust. 1 decyzji o Europolu państwo członkowskie, które dostarczyło danych, o których mowa w ust. 1, nadal ponosi za nie odpowiedzialność i dane te podlegają przepisom krajowym tego państwa członkowskiego do momentu ich włączenia do pliku roboczego do celów analizy. Powinno mieć to miejsce bez uszczerbku dla obowiązków Europolu w stosunku do danych określonych w akapicie drugim i trzecim.

Europol odpowiada za zapewnienie, aby do takich danych mogły mieć dostęp wyłącznie państwa członkowskie, które ich dostarczyły, lub analitycy i inni pracownicy Europolu wyznaczeni przez dyrektora zgodnie z art. 14 ust. 2 lit. a) decyzji o Europolu w celu stwierdzenia, czy dane te można włączyć do pliku roboczego do celów analizy.

Jeżeli po dokonaniu oceny dostarczonych danych Europol ma podstawy, by przyjąć, że są one nieprawidłowe lub już nieaktualne, informuje o tym państwo członkowskie, które ich dostarczyło.

3.   Odpowiedzialność za dane, których po dokonaniu oceny nie wybrano do włączenia do pliku roboczego do celów analizy, a także za akta i dokumenty w formie papierowej zawierające dane, które włączono do takiego pliku, nadal ponosi państwo członkowskie, które dostarczyło danych zgodnie z art. 29 ust. 1 decyzji o Europolu; dane takie podlegają przepisom krajowym tego państwa członkowskiego. Powinno mieć to miejsce bez uszczerbku dla obowiązków Europolu określonych w decyzji o Europolu.

Europol odpowiada za zapewnienie, aby danych, akt i dokumentów w formie papierowej, o których mowy w akapicie pierwszym, nie przechowywano razem z plikami roboczymi do celów analizy oraz aby mogły mieć do nich dostęp wyłącznie państwa członkowskie, które dostarczyły danych lub analitycy i inni pracownicy Europolu wyznaczeni przez dyrektora zgodnie z art. 14 ust. 2 lit. a) decyzji o Europolu w celu:

Do danych takich można również uzyskać dostęp w interesie osoby, której dane dotyczą i która wymaga ochrony. W takim przypadku dane mogą być wykorzystywane wyłącznie za zgodą osoby, której dotyczą.

Takie dane, akta i dokumenty w formie papierowej zwraca się państwu członkowskiemu, które ich dostarczyło, lub usuwa się lub niszczy, gdy przestają być konieczne do osiągnięcia celów określonych w niniejszym artykule. Muszą one w każdym razie zostać usunięte lub zniszczone po zamknięciu pliku roboczego do celów analizy.

4.   W przypadku gdy danych, o których mowa w ust. 1, dostarczyła strona trzecia, Europol odpowiada za zapewnienie, aby do takich danych miały zastosowanie zasady określone w niniejszym artykule zgodnie z przepisami określonymi na podstawie art. 26 decyzji o Europolu.

Artykuł 4

Przetwarzanie danych

1.   W przypadku gdy jest to konieczne do osiągnięcie celu określonego w art. 3 decyzji o Europolu, Europol może przetwarzać dane osobowe, o których mowa w art. 5 i 6 niniejszych przepisów, o ile dane te są adekwatne, dokładne i istotne oraz nie wykraczają poza cel pliku roboczego do celów analizy zawierającego te dane i pod warunkiem że są one przechowywane nie dłużej niż to konieczne do osiągnięcia tego celu. Potrzeba dalszego przechowywania danych do celu pliku roboczego do celów analizy podlega regularnemu przeglądowi zgodnie z art. 7 niniejszych przepisów oraz art. 20 decyzji o Europolu.

2.   Każde państwo członkowskie uczestniczące w realizacji projektu analitycznego podejmuje decyzję, zgodnie ze swoimi przepisami krajowymi, o zakresie, w jakim może dostarczyć takich danych, o czym mowa w art. 14 ust. 3 decyzji o Europolu.

Artykuł 5

Polecenia utworzenia plików roboczych do celów analizy

1.   W każdym poleceniu utworzenia pliku roboczego do celów analizy, o którym mowa w art. 16 decyzji o Europolu, dyrektor określa, które z kategorii danych osobowych wymienionych w art. 6 niniejszych przepisów uważa się za niezbędne do celu danego pliku roboczego do celów analizy.

2.   W poleceniu, o którym mowa w ust. 1, dyrektor określa także, czy dane, które ujawniają pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe albo przynależność do związków zawodowych oraz dane dotyczące stanu zdrowia i seksualności mają zostać włączone do pliku roboczego do celów analizy zgodnie z kategoriami wymienionymi w art. 6 oraz określa powody, dla których dane takie uważa się za bezwzględnie konieczne do celów danego pliku roboczego do celów analizy. Dane takie można przetwarzać wyłącznie w przypadku, gdy uzupełniają one inne dane osobowe już włączone do tego pliku.

Jeżeli dane, o których mowa w akapicie pierwszym, odnoszą się do kategorii osób wymienionych w art. 6 ust. 3–6, w poleceniu utworzenia tego pliku należy przytoczyć szczególne powody, dla których wystąpiono o te dane; dane takie przetwarza się wyłącznie na wyraźny wniosek co najmniej dwóch państw członkowskich uczestniczących w danym projekcie analitycznym. Odnośne dane usuwa się, jeżeli nie są już potrzebne do celów, w jakich je przechowywano.

3.   Polecenia utworzenia pliku roboczego do celów analizy wraz z późniejszymi ich zmianami sporządza się zgodnie z procedurą określoną w art. 16 decyzji o Europolu.

Artykuł 6

Dane osobowe w plikach roboczych do celów analizy

1.   Jeżeli dane osobowe przechowywane są w plikach roboczych do celów analizy, dodaje się adnotację odnoszącą się do kategorii osób, których dotyczą przechowywane dane.

2.   Następujące kategorie danych osobowych, w tym związane z nimi dane administracyjne, można przetwarzać w stosunku do kategorii osób, o których mowa w art. 14 ust. 1 lit. a) decyzji o Europolu:

3.   „Kontakty i osoby powiązane”, o których mowa w art. 14 ust. 1 lit. d) decyzji o Europolu, to osoby, co do których istnieją wystarczające podstawy, aby uważać, że można dzięki nim uzyskać istotne dla analizy informacje dotyczące osób, o których mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, pod warunkiem że nie są objęte jedną z kategorii osób, o których mowa w ust. 2, 4, 5 lub 6. „Kontakty” to osoby, które utrzymują sporadyczne kontakty z osobami, o których mowa w ust. 2. „Osoby powiązane” to osoby, które utrzymują regularne kontakty z osobami, o których mowa w ust. 2.

W stosunku do kontaktów i osób powiązanych dane określone w ust. 2 mogą być przechowywane, jeśli zachodzi taka konieczność, pod warunkiem że istnieją podstawy, by przyjąć, że takie dane są wymagane do analizy roli takich osób jako kontaktów lub osób powiązanych.

W tym kontekście przestrzegane są następujące zasady:

4.   Jeżeli chodzi o osoby, które, o czym mowa w art. 14 ust. 1 lit. c) decyzji o Europolu, były ofiarami jednego z rozpatrywanych przestępstw lub w odniesieniu do których pewne fakty dają podstawy, aby uważać, że mogą one stać się ofiarami takiego przestępstwa, mogą być przechowywane dane, o których mowa w ust. 2 lit. a) pkt 1 do ust. 2 lit. c) pkt 3 niniejszego artykułu, jak również następujące kategorie danych:

Inne dane określone w ust. 2 mogą być przechowywane, jeśli jest to konieczne, pod warunkiem że istnieją podstawy, by przyjąć, że dane te są wymagane do analizy roli osoby jako ofiary lub potencjalnej ofiary.

Dane, które nie są wymagane do dalszej analizy, usuwa się.

5.   Jeżeli chodzi o osoby, które, o czym mowa w art. 14 ust. 1 lit. b) decyzji o Europolu, mogłyby zostać wezwane do złożenia zeznań w śledztwach lub dochodzeniach w związku z rozpatrywanymi przestępstwami lub w dalszym postępowaniu karnym, mogą być przechowywane dane, o których mowa w ust. 2 lit. a) pkt 1 do ust. 2 lit. c) pkt 3 niniejszego artykułu, jak również kategorie danych spełniające następujące kryteria:

Inne dane określone w ust. 2 mogą być przechowywane, jeśli jest to konieczne, pod warunkiem że istnieją podstawy, by przyjąć, że dane te są wymagane do analizy roli takich osób jako świadków.

Dane, które nie są wymagane do dalszej analizy, usuwa się.

6.   Jeżeli chodzi o osoby, które, o czym mowa w art. 14 ust. 1 lit. e) decyzji o Europolu, mogą dostarczyć informacji na temat rozpatrywanych przestępstw, mogą być przechowywane dane, o których mowa w ust. 2 lit. a) pkt 1 do ust. 2 lit. c) pkt 3 niniejszego artykułu, jak również kategorie danych spełniające następujące kryteria:

Inne dane określone w ust. 2 mogą być przechowywane, jeśli jest to konieczne, pod warunkiem że istnieją podstawy, by przyjąć, że dane te są wymagane do analizy roli takich osób jako informatorów.

Dane, które nie są wymagane do dalszej analizy, usuwa się.

7.   Jeżeli kiedykolwiek w trakcie analizy – na podstawie poważnych i potwierdzających przesłanek – stanie się jasne, że osoba włączona do pliku roboczego do celów analizy powinna być ujęta w innej kategorii osób określonych w niniejszym artykule niż kategoria, w której została pierwotnie ujęta, Europol może przetwarzać dane dotyczące tej osoby wyłącznie w takim zakresie, na jaki pozwala nowa kategoria, a wszelkie inne dane usuwa się.

Jeżeli na podstawie takich przesłanek stanie się jasne, że daną osobę należy ująć w dwóch lub w większej liczbie różnych kategorii określonych w niniejszym artykule, Europol może przetwarzać wszystkie dane, na jakie pozwalają takie kategorie.

Artykuł 7

Terminy dotyczące analizy i czas przechowywania

1.   Przy podejmowaniu decyzji o dalszym przechowywaniu danych osobowych na podstawie art. 6 niniejszych przepisów, zgodnie z art. 20 decyzji o Europolu, wyważa się interesy Europolu w wykonywaniu swoich zadań i uzasadnione interesy w zakresie ochrony danych osoby, której dane dotyczą i której dane są przechowywane.

Potrzeba dalszego przechowywania wszystkich danych osobowych włączonych do pliku roboczego do celów analizy jest poddawana przeglądowi, zgodnie z art. 20 decyzji o Europolu, nie później niż po trzech latach od wprowadzenia lub ostatniego przeglądu danych. Niezależnie od takiego przeglądu, potrzeba dalszego przechowywania jest poddawana przeglądowi w przypadku wystąpienia okoliczności wskazujących na to, że dane należy usunąć lub poprawić.

Przegląd uwzględnia potrzebę zachowania danych wynikającą z zakończenia badania konkretnej sprawy; ostateczną decyzję sądu – w szczególności dotyczącą uniewinnienia, rehabilitacji, zatarcia skazania i amnestii, wiek osoby, której dane dotyczą, oraz konkretne kategorie danych.

2.   Zgodnie z art. 16 ust. 3 decyzji o Europolu, Europol weryfikuje potrzebę dalszego prowadzenia pliku roboczego do celów analizy. Na podstawie tej weryfikacji dyrektor podejmuje decyzję o zachowaniu lub zamknięciu pliku. Zarząd i wspólny organ nadzorczy są bezzwłocznie informowane przez dyrektora o znajdujących się w danym pliku elementach uzasadniających bezwzględną potrzebę jego dalszego prowadzenia.

3.   W przypadku zakończenia – decyzją sądu lub w inny sposób – postępowania karnego przeciwko osobom, o których mowa w art. 6 ust. 2, bez możliwości odwołania, i w przypadku powiadomienia Europolu o tej decyzji przez państwo członkowskie lub zainteresowaną stronę trzecią Europol sprawdza, czy dane, na które decyzja taka ma wpływ, mogą być nadal przechowywane, zmieniane lub wykorzystywane. Jeżeli można wywnioskować z uzasadnienia decyzji lub z innych informacji, że dana osoba nie popełniła przestępstwa lub nie popełniła go z naruszeniem prawa, albo jeśli uzasadnienie decyzji pozostawia tę kwestię otwartą, dane, na które wpływ ma taka decyzja są usuwane, chyba że istnieją mocne podstawy, aby przypuszczać, że są one wciąż istotne do celu pliku roboczego do celów analizy. W takim przypadku informacje dotyczące decyzji sądu dołączane są do danych zawartych już w pliku. Ponadto dane te mogą być przetwarzane i przechowywane tylko przy należytym uwzględnieniu kontekstu i faktu wydania wyżej wymienionej decyzji oraz praw, które przyznano w niej danej osobie.

4.   Dane osobowe nie mogą być przechowywane przez okres dłuższy niż ten, o którym mowa w art. 20 ust. 1 decyzji o Europolu. W przypadku gdy wskutek dalszego prowadzenia pliku do celów analizy dane dotyczące osób, o których mowa w art. 6 ust. 3–6, są przechowywane w pliku przez okres dłuższy niż pięć lat, informuje się o tym odpowiednio wspólny organ nadzorczy, o którym mowa w artykule 34 ust. 1 decyzji o Europolu.

5.   Jeżeli w trakcie kontroli działalności Europolu przez wspólny organ nadzorczy wyjdzie na jaw, że dane osobowe przechowywane są z naruszeniem niniejszych przepisów, wspólny organ nadzorczy informuje o tym dyrektora, o ile uzna to za konieczne, zgodnie z art. 34 ust. 4 decyzji o Europolu.

Jeżeli wspólny organ nadzorczy, zgodnie z art. 34 ust. 4 decyzji o Europolu, przekazał sprawę dotyczącą przechowywania, przetwarzania lub wykorzystywania danych osobowych zarządowi, przekazywanie takich danych jest zabronione bez uprzedniej zgody zarządu. W wyjątkowych okolicznościach dyrektor może wyrazić zgodę na przekazanie tych danych przed zatwierdzeniem przez zarząd, wówczas gdy zostanie to uznane za bezwzględnie konieczne do ochrony podstawowych interesów danych państw członkowskich, wchodzących w zakres celów Europolu, lub dla zapobieżenia bezpośredniemu zagrożeniu związanemu z przestępczością bądź terroryzmem. W takich przypadkach zgoda dyrektora jest udzielana w formie dokumentu, który przekazywany jest zarządowi i wspólnemu organowi nadzorczemu.

Artykuł 8

Udział stron trzecich

Europol może włączać ekspertów instytucji, organów, biur i agencji, o których mowa w art. 22 ust. 1 decyzji o Europolu, oraz ekspertów z państw trzecich i organizacji, o których mowa w art. 23 ust. 1 tej decyzji, w działania grupy analitycznej, na warunkach określonych w art. 14 ust. 8 tej decyzji.

Dyrektor zawiera z każdym z podmiotów, o których mowa w akapicie pierwszym, porozumienie zgodnie z przepisami regulującymi takie porozumienia, ustalonymi przez zarząd. Szczegóły tych porozumień przekazywane są zarządowi i wspólnemu organowi nadzorczemu. Wspólny organ nadzorczy może zgłosić zarządowi wszelkie uwagi, jakie uzna za konieczne.

Artykuł 9

Gromadzenie i zapisywanie danych

Dane przechowywane w plikach do celów analizy są grupowane według kategorii źródła wynikających z oceny i według poziomu prawidłowości lub wiarygodności informacji, zgodnie z art. 11. Dane oparte na faktach są oddzielane od danych opartych na opiniach lub osobistych ocenach.

Artykuł 10

Wewnętrzna ochrona danych

Dyrektor podejmuje środki niezbędne do zapewnienia zgodności z niniejszymi przepisami i z innymi przepisami o ochronie danych. W tym celu dyrektor konsultuje się z inspektorem ochrony danych, o którym mowa w art. 28 decyzji o Europolu.

ROZDZIAŁ II

KLASYFIKACJA

Artykuł 11

Kategorie plików roboczych do celów analizy

Pliki robocze do celów analizy mogą mieć charakter:

Artykuł 12

Ocena źródła i informacji

1.   Źródło informacji pochodzące z państwa członkowskiego jest oceniane w najszerszym możliwym zakresie przez państwo członkowskie dostarczające informacji przy pomocy następujących kodów oceny źródła:

2.   Informacje pochodzące z państwa członkowskiego są oceniane w najszerszym możliwym zakresie przez państwo członkowskie dostarczające informacji na podstawie ich wiarygodności przy pomocy następujących kodów oceny informacji:

3.   Jeżeli Europol na podstawie już posiadanych informacji dojdzie do wniosku, że ocena wymaga korekty, informuje o tym dane państwo członkowskie i stara się uzgodnić zmianę oceny. Europol nie zmienia oceny bez takiego uzgodnienia.

4.   Jeżeli Europol otrzyma od państwa członkowskiego dane lub informacje niezawierające oceny, próbuje w miarę możliwości ocenić wiarygodność źródła lub informacji na podstawie już posiadanych informacji. Ocena konkretnych danych i informacji musi być dokonywana w porozumieniu z państwem członkowskim, które ich dostarczyło. Państwo członkowskie i Europol mogą też porozumieć się w sprawie ogólnych warunków oceny określonych typów danych i określonych źródeł. Zarząd jest powiadamiany o takich ogólnych porozumieniach. Jeśli dane zostały dostarczone Europolowi na podstawie takich ogólnych porozumień, do danych dołączana jest stosowna uwaga.

W przypadku nieosiągnięcia porozumienia w danym przypadku lub braku porozumienia o warunkach ogólnych Europol ocenia informacje lub dane oraz przydziela takim informacjom lub danym kody oceny (X) i (4), o których mowa odpowiednio w ust. 1 i 2.

5.   Niniejszy artykuł ma odpowiednie zastosowanie w przypadku otrzymania przez Europol danych lub informacji od strony trzeciej.

6.   W przypadku gdy informacje zawarte w pliku roboczym do celów analizy są wynikiem analizy, Europol ocenia takie informacje zgodnie z niniejszym artykułem i w porozumieniu z państwami członkowskimi biorącymi udział w analizie.

ROZDZIAŁ III

PRZEPISY DOTYCZĄCE WYKORZYSTYWANIA PLIKÓW ROBOCZYCH DO CELÓW ANALIZY I DANYCH Z ANALIZ

Artykuł 13

Tworzenie plików roboczych do celów analizy

1.   Pliki robocze do celów analizy tworzone są z inicjatywy Europolu lub na wniosek państw członkowskich dostarczających danych, zgodnie z procedurą ustanowioną w art. 16 decyzji Europolu.

2.   Zarząd może zaprosić przedstawicieli wspólnego organu nadzorczego do uczestnictwa w rozmowach dotyczących poleceń utworzenia plików roboczych do celów analizy.

3.   Zgodnie z art. 16 ust. 2 decyzji o Europolu działania analityczne i rozpowszechnianie wyników analizy mogą rozpocząć się niezwłocznie po utworzeniu pliku do celów analizy. W przypadku gdy zarząd nakaże dyrektorowi wprowadzenie zmian do polecenia utworzenia pliku lub zamknięcie pliku, zgodnie z art. 16 ust. 4 decyzji o Europolu, dane, które nie mogą zostać włączone do pliku, lub – jeżeli plik ma zostać zamknięty – wszystkie dane zawarte w tym pliku zostają natychmiast usunięte.

4.   Jeżeli w trakcie analizy niezbędne stanie się wprowadzenie zmian do polecenia utworzenia danego pliku roboczego do celów analizy, stosowane są odpowiednio procedury zawarte w art. 16 decyzji o Europolu oraz niniejszy artykuł.

Artykuł 14

Pobieranie danych

1.   Zgodnie z art. 14 ust. 2 lit. b) decyzji o Europolu upoważnienie do pobierania danych przez uczestników projektu analitycznego jest przyznawane wyłącznie po akredytacji uczestników przez Europol i po przeprowadzeniu szkolenia w sprawie szczególnych obowiązków wynikających z ram prawnych dotyczących Europolu.

2.   Zgodnie z art. 14 ust. 2 akapit drugi decyzji o Europolu wszyscy uczestnicy grupy analitycznej mogą pobierać dane z pliku. Grupa analityczna podejmuje jednomyślnie decyzję o zakresie takiego pobierania oraz o wszelkich mających zastosowanie warunkach i ograniczeniach dotyczącego tego pobierania.

Artykuł 15

Przekazywanie danych lub informacji przechowywanych w plikach roboczych do celów analizy

1.   Przekazywanie danych osobowych zawartych w plikach roboczych do celów analizy jakiemukolwiek państwu członkowskiemu lub stronie trzeciej podlega zapisaniu w danym pliku.

We współpracy z państwem członkowskim lub stroną trzecią, które dostarczyły danych, Europol sprawdza, w razie konieczności, a najpóźniej w momencie przekazania, czy dane są dokładne i zgodne z decyzją o Europolu.

W miarę możliwości wszystkie przekazywane informacje zawierają odniesienia do decyzji sądowych oraz decyzji o niewniesieniu aktu oskarżenia. Zanim dane oparte na opiniach lub osobistych ocenach zostaną przekazane i zanim ich poziom dokładności lub wiarygodności zostanie podany, dane takie są sprawdzane we współpracy z państwem członkowskim lub stroną trzecią, które ich dostarczyły.

Państwo członkowskie otrzymujące dane informuje państwo członkowskie przekazujące dane, na jego wniosek, o tym, w jaki sposób wykorzystywane są przekazane dane oraz o wynikach uzyskanych w następstwie tego przekazania, o ile zezwalają na to przepisy krajowe państwa członkowskiego otrzymującego dane.

W przypadku istnienia ograniczeń w wykorzystaniu danych na mocy art. 19 decyzji o Europolu ograniczenia takie są zapisywane wraz z danymi, a odbiorcy wyników analizy są o nich informowani.

2.   Zgodnie z art. 14 ust. 7 decyzji o Europolu w przypadku gdy Europol po wprowadzeniu danych do pliku roboczego do celów analizy stwierdzi, że dane te odnoszą się do osoby lub przedmiotu, na temat których w pliku istnieją już dane dostarczone przez inne państwo członkowskie lub stronę trzecią, każde zainteresowane państwo członkowskie lub strona trzecia są natychmiast informowane o stwierdzonym powiązaniu.

Artykuł 16

Procedury kontrolne

W celu spełnienia wymogów bezpieczeństwa danych określonych w art. 35 decyzji o Europolu i zagwarantowania bezpiecznego przetwarzania danych w rozumieniu niniejszych przepisów, zarząd dokonuje akredytacji systemu analizy, zgodnie z art. 8 przepisów dotyczących poufności informacji Europolu przyjętych decyzją Rady 2009/…/WSiSW z dnia 30 listopada 2009 r. (2), po uprzedniej konsultacji z Komitetem ds. Bezpieczeństwa, jak przewidziano w art. 4 ust. 2 tych przepisów. Akredytacja przyznawana jest na podstawie specjalnych systemowych wymogów bezpieczeństwa i innych dokumentów dotyczących bezpieczeństwa, które zarząd uzna za niezbędne.

Artykuł 17

Wykorzystywanie i przechowywanie danych z analiz i wyników analiz

1.   Wszystkie dane osobowe i wyniki analiz przekazane z pliku roboczego do celów analizy mogą być wykorzystywane wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem pliku lub do celów zapobiegania innym formom poważnej przestępczości i zwalczania takich form oraz zgodnie z wszelkimi ograniczeniami w wykorzystaniu wskazanymi przez państwo członkowskie na podstawie art. 19 ust. 2 decyzji o Europolu. Dane, o których mowa w art. 5 ust. 2 niniejszych przepisów, mogą być przekazywane wyłącznie w porozumieniu z państwem członkowskim, które tych danych dostarczyło.

2.   Po zamknięciu pliku roboczego do celów analizy wszystkie dane zawarte w tym pliku przechowywane są przez Europol w osobnym pliku, który udostępnia się wyłącznie na potrzeby kontroli wewnętrznej lub zewnętrznej. Bez uszczerbku dla art. 20 ust. 4 decyzji o Europolu takie dane nie są przechowywane dłużej niż przez 18 miesięcy od zamknięcia pliku roboczego do celów analizy.

3.   Wyniki pliku roboczego do celów analizy mogą być przechowywane przez Europol w formie elektronicznej przez okres nieprzekraczający trzech lat od daty zamknięcia danego pliku, o ile przechowywane są w osobnym pliku bez dodawania do nich nowych danych. Po upływie tego okresu wyniki mogą być przechowywane wyłącznie w formie papierowej.

Artykuł 18

Łączenie plików i przenoszenie danych między plikami

1.   Jeżeli oczywiste stanie się, że informacje zawarte w pliku roboczym do celów analizy mogą dotyczyć również innych plików roboczych do celów analizy, obowiązują następujące procedury:

2.   W sytuacji, o której mowa w ust. 1, przeniesienie takie nie ma wpływu na terminy przeglądu danych przeniesionych z jednego pliku roboczego do celów analizy do innego pliku.

Artykuł 19

Nowe środki techniczne

Nowe środki techniczne służące przetwarzaniu danych do celów analizy mogą być stosowane tylko pod warunkiem podjęcia wszelkich uzasadnionych kroków zapewniających zgodność wykorzystania takich środków z przepisami o ochronie danych osobowych mającymi zastosowanie do Europolu. Dyrektor konsultuje się najpierw ze wspólnym organem nadzorczym we wszystkich sytuacjach, w których zastosowanie takich środków technicznych stwarza problemy przy stosowaniu tych przepisów o ochronie danych.

ROZDZIAŁ IV

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 20

Przegląd przepisów

Niniejsze przepisy zostają poddane ocenie pod nadzorem zarządu, do dnia 1 stycznia 2013 r.

Wszelkie propozycje zmian do niniejszych przepisów są rozpatrywane przez zarząd w celu ich przyjęcia przez Radę zgodnie z procedurą przewidzianą w art. 14 ust. 1 akapit trzeci decyzji o Europolu.

Artykuł 21

Wejście w życie

Niniejsze przepisy wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2010 r.

(1)  Dz.U. L 121 z 15.5.2009, s. 37.

(2)  Dotychczas nieopublikowana w Dzienniku Urzędowym.