22001D0484

Απόφαση αριθ. 4/2001 της Επιτροπής των Πρέσβεων ΑΚΕ-ΕΚ

της 24ης Απριλίου 2001

για τον εσωτερικό κανονισμό της Μεικτής Υπουργικής Εμπορικής Επιτροπής ΑΚΕ-ΕΚ

(2001/484/ΕΚ)

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΠΡΕΣΒΕΩΝ ΑΚΕ-ΕΚ,

Έχοντας υπόψη:

τη συμφωνία εταιρικής σχέσης μεταξύ των μελών της oμάδας των κρατών της Αφρικής, της Καραϊβικής και του Ειρηνικού, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφετέρου, η οποία υπογράφηκε στο Κοτονού, στις 23 Ιουνίου 2000, εφεξής αποκαλουμένη "συμφωνία", και ιδίως το άρθρο 38 παράγραφος 3,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Σύμφωνα με την απόφαση αριθ. 1/2000(1) του συμβουλίου των υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ, τα σχετικά μέρη της συμφωνίας τέθηκαν προσωρινά σε ισχύ στις 2 Αυγούστου 2000.

(2) Με το άρθρο 38 παράγραφος 1 της συμφωνίας συγκροτείται Μεικτή Υπουργική Εμπορική Επιτροπή.

(3) Με την απόφαση της 22ας Ιουνίου 2000, το συμβούλιο των υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ μεταβίβασε τις αρμοδιότητές του όσον αφορά τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού της εν λόγω Υπουργικής Επιτροπής στην Επιτροπή των Πρέσβεων ΑΚΕ-ΕΚ,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Σύνθεση

1. Η Μεικτή Υπουργική Εμπορική Επιτροπή, εφεξής αποκαλουμένη "εμπορική επιτροπή", αποτελείται, αφενός, από έναν υπουργό κάθε κράτους μέλους της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και ένα μέλος της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και, αφετέρου, από 18 υπουργούς των κρατών ΑΚΕ. Σε περίπτωση διεύρυνσης της Κοινότητας, ο αριθμός των υπουργών των κρατών ΑΚΕ θα αναθεωρηθεί.

2. Κάθε μέρος γνωστοποιεί τα ονόματα των αντιπροσώπων του στη γραμματεία της εμπορικής επιτροπής.

3. Η εμπορική επιτροπή δύναται να αποφασίσει τη δημιουργία ομάδων περιορισμένης σύνθεσης, αποτελούμενων από ίσο αριθμό μελών ΑΚΕ και ΕΚ της επιτροπής, συμπεριλαμβανομένου ενός μέλους της Επιτροπής, προκειμένου να προετοιμάζει τις συστάσεις της επί των ειδικών θεμάτων που αναφέρονται στο άρθρο 12 παράγραφος 1.

Άρθρο 2

Προεδρία

Η προεδρία της εμπορικής επιτροπής ασκείται εναλλάξ, για έξι μήνες, από το μέλος της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και από έναν αντιπρόσωπο των κρατών ΑΚΕ. Η πρώτη προεδρία εξασφαλίζεται από έναν αντιπρόσωπο των κρατών ΑΚΕ.

Άρθρο 3

Συνεδριάσεις

1. Η εμπορική επιτροπή συνεδριάζει τουλάχιστον μία φορά κατ' έτος ή συχνότερα, εφόσον το ζητήσει οποιοδήποτε από τα μέρη.

2. Η εμπορική επιτροπή συνεδριάζει είτε στους τόπους όπου συνήθως διεξάγονται οι σύνοδοι του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή στην έδρα της γενικής γραμματείας της ομάδας των κρατών ΑΚΕ, είτε σε πόλη ενός κράτους ΑΚΕ, σύμφωνα με την απόφαση που λαμβάνει η εμπορική επιτροπή.

3. Η εμπορική επιτροπή συνέρχεται συγκαλούμενη από τον Πρόεδρό της.

4. Η εμπορική επιτροπή δύναται να αποφασίζει έγκυρα μόνον εφόσον παρίσταται η πλειοψηφία των αντιπροσώπων των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, ένα μέλος της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και η πλειοψηφία των αντιπροσώπων των κρατών ΑΚΕ μελών της επιτροπής.

Άρθρο 4

Αντιπροσώπευση

1. Τα μέλη της εμπορικής επιτροπής μπορούν να αντιπροσωπεύονται στη συνεδρίαση σε περίπτωση κωλύματος.

2. Όταν ένα μέλος επιθυμεί να αντιπροσωπευθεί, οφείλει να κοινοποιήσει στον Πρόεδρο το όνομα του αντιπροσώπου του πριν από τη συνεδρίαση.

3. Ο αντιπρόσωπος ενός μέλους της εμπορικής επιτροπής ασκεί όλα τα δικαιώματα του εν λόγω μέλους.

Άρθρο 5

Αντιπροσωπείες

1. Τα μέλη της εμπορικής επιτροπής δύνανται να συνοδεύονται από υπαλλήλους αρμόδιους για τα εμπορικά θέματα.

2. Πριν από κάθε συνεδρίαση, ο Πρόεδρος ενημερώνεται σχετικά με την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπιών των δύο μερών.

3. Η εμπορική επιτροπή δύναται, με τη συγκατάθεση των μερών, να προσκαλεί μη μέλη να παρίστανται στις συνεδριάσεις της.

4. Οι αντιπρόσωποι των περιφερειακών ή υποπεριφερειακών οργανισμών των κρατών ΑΚΕ που μετέχουν σε διαδικασία οικονομικής ολοκλήρωσης δύνανται να συμμετέχουν στη συνεδρίαση ως παρατηρητές, με την επιφύλαξη της προηγούμενης έγκρισης της εμπορικής επιτροπής.

Άρθρο 6

Γραμματεία

Η γραμματεία του συμβουλίου των υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ εξασφαλίζει τη γραμματεία της εμπορικής επιτροπής.

Άρθρο 7

Έγγραφα

Η γραμματεία του συμβουλίου των υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ είναι υπεύθυνη για την εκπόνηση όλων των εγγράφων που είναι αναγκαία για τις συνεδριάσεις της εμπορικής επιτροπής.

Όταν οι εργασίες της εμπορικής επιτροπής βασίζονται σε έγγραφα, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και διανέμονται ως έγγραφα της εμπορικής επιτροπής από τη γραμματεία της.

Άρθρο 8

Αλληλογραφία

1. Η αλληλογραφία που απευθύνεται στην εμπορική επιτροπή ή στον Πρόεδρό της ανακοινώνεται στη γραμματεία της εμπορικής επιτροπής.

2. Η γραμματεία μεριμνά ώστε η αλληλογραφία να διαβιβάζεται στους παραλήπτες της και, όταν πρόκειται για τα έγγραφα που αναφέρονται στο άρθρο 7, στα άλλα μέλη της εμπορικής επιτροπής. Η αλληλογραφία προς διανομή αποστέλλεται στη Γενική Γραμματεία της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, στις Μόνιμες Αντιπροσωπείες των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και στις διπλωματικές αποστολές των αντιπροσώπων των κρατών ΑΚΕ.

Άρθρο 9

Δημοσιοποίηση

Εκτός εάν αποφασιστεί άλλως, οι συνεδριάσεις της εμπορικής επιτροπής δεν διεξάγονται δημοσίως.

Άρθρο 10

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1. Ο Πρόεδρος καταρτίζει για κάθε συνεδρίαση προσωρινή ημερήσια διάταξη, η οποία διαβιβάζεται από τη γραμματεία της εμπορικής επιτροπής στους παραλήπτες, το αργότερο 15 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

2. Στην προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνονται τα σημεία για τα οποία ο Πρόεδρος έλαβε από οποιοδήποτε εκ των μερών αίτηση εγγραφής, το αργότερο 21 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Αιτήσεις για την εγγραφή θεμάτων στην ημερήσια διάταξη δύναται επίσης να υποβάλει η υποεπιτροπή εμπορικής συνεργασίας ΑΚΕ-ΕΚ. Στην περίπτωση αυτή, οι συμπρόεδροι της εν λόγω υποεπιτροπής καλούνται να συμμετάσχουν στη συνεδρίαση.

3. Σε συμφωνία με τα μέρη, οι τασσόμενες προθεσμίες δύνανται να συντέμνονται ώστε να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις κάποιας ειδικής περίπτωσης.

4. Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την εμπορική επιτροπή στην αρχή κάθε συνεδρίασης.

Άρθρο 11

Πρακτικά

1. Το σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης συντάσσεται όσο το δυνατόν συντομότερα από κοινού με τη γραμματεία.

2. Τα πρακτικά, κατά κανόνα, αναφέρουν για κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης:

α) τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στην εμπορική επιτροπή,

β) τις δηλώσεις οι οποίες, αιτήσει μέλους της εμπορικής επιτροπής, πρέπει να καταχωρισθούν στα πρακτικά,

γ) τις συστάσεις που έγιναν, τις δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και τα συμπεράσματα που υιοθετήθηκαν σχετικά με συγκεκριμένα σημεία.

3. Τα πρακτικά περιλαμβάνουν κατάλογο των μελών της εμπορικής επιτροπής ή των αντιπροσώπων τους που συμμετείχαν στη συνεδρίαση.

4. Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται προς έγκριση στην εμπορική επιτροπή κατά την επόμενη συνεδρίασή της. Το σχέδιο πρακτικών μπορεί επίσης να εγκριθεί γραπτώς από τα δύο μέρη. Μετά την έγκρισή τους, δύο αυθεντικά αντίγραφα των πρακτικών υπογράφονται από τη γραμματεία και φυλάσσονται από τα μέρη. Αντίγραφο των πρακτικών διαβιβάζεται σε καθένα από τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 8.

Άρθρο 12

Συστάσεις

1. Η εμπορική επιτροπή διατυπώνει συστάσεις επί όλων των εμπορικών θεμάτων, συμπεριλαμβανομένων των θεμάτων που έχουν σχέση με τις πολυμερείς εμπορικές διαπραγματεύσεις, τις συμφωνίες εταιρικής σχέσης, τη συνεργασία στους διεθνείς φορείς και τα θέματα που αφορούν τα βασικά προϊόντα, κατόπιν αμοιβαίας συμφωνίας μεταξύ των μερών.

2. Μεταξύ των συνεδριάσεων, η εμπορική επιτροπή δύναται να προβαίνει σε συστάσεις με γραπτή διαδικασία, εφόσον συμφωνούν τα μέρη. Μια γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή σημειωμάτων μεταξύ των δύο συγγραμματέων της γραμματείας, που ενεργούν κατόπιν συμφωνίας με τα μέρη.

3. Οι συστάσεις της εμπορικής επιτροπής έχουν τον τίτλο "σύσταση" και φέρουν αύξοντα αριθμό, ημερομηνία θέσπισης και περιγραφή του αντικειμένου τους.

4. Οι συστάσεις της εμπορικής επιτροπής επικυρώνονται από τη γραμματεία και από τον Πρόεδρο.

5. Οι συστάσεις διαβιβάζονται σε καθένα από τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 8, ως έγγραφα της εμπορικής επιτροπής.

6. Η εμπορική επιτροπή υποβάλλει περιοδικά κατάλληλες εκθέσεις στο συμβούλιο των υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ.

Άρθρο 13

Γλώσσες

Εκτός εάν αποφασιστεί άλλως, η εμπορική επιτροπή αποφασίζει βάσει εγγράφων που καταρτίζονται στην αγγλική, τη γαλλική, τη γερμανική, τη δανική, την ελληνική, την ισπανική, την ιταλική, την ολλανδική, την πορτογαλική, τη σουηδική και τη φινλανδική γλώσσα.

Άρθρο 14

Δαπάνες

Η παράγραφος 1 του πρωτοκόλλου αριθ. 1 της συμφωνίας σχετικά με τις δαπάνες λειτουργίας των κοινών οργάνων, εφαρμόζονται και όσον αφορά τις δαπάνες της εμπορικής επιτροπής.

Βρυξέλλες, 24 Απριλίου 2001.

Για την Επιτροπή των Πρέσβεων ΑΚΕ-ΕΚ

Ο Πρόεδρος

Z. Ngavirue

(1) ΕΕ L 195 της 1.8.2000, σ. 46.