(1)   Der Gemischte Ausschuss nimmt die in Artikel 42 des Abkommens über eine strategische Partnerschaft zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten (im Folgenden die „Unionspartei“ genannt) einerseits und Japan andererseits (im Folgenden „Abkommen“) vorgesehenen Aufgaben wahr.

(2)   Der Gemischte Ausschuss setzt sich aus Vertretern der Vertragsparteien zusammen.

(1)   Der Gemischte Ausschuss tritt in der Regel einmal jährlich abwechselnd in Tokio und in Brüssel zu einem einvernehmlich festgesetzten Termin zusammen. Er tritt im Einvernehmen auch auf Ersuchen einer Vertragspartei zusammen.

(2)   Der Gemischte Ausschuss tritt in der Regel auf der Ebene hoher Beamter zusammen, sofern von den Vertragsparteien nichts anderes beschlossen wird.

(1)   Die Vertragsparteien teilen den Ko-Vorsitzenden über die Sekretäre vor jeder Sitzung die voraussichtliche Zusammensetzung ihrer Delegationen mit.

(2)   Im gegenseitigen Einvernehmen der Vertragsparteien können gegebenenfalls Experten oder Vertreter einschlägiger Stellen eingeladen werden, als Beobachter an den Sitzungen des Gemischten Ausschusses teilzunehmen oder Auskunft zu einem bestimmten Thema zu geben.

(1)   Die Ko-Vorsitzenden stellen für jede Sitzung eine vorläufige Tagesordnung auf.

(2)   Die vorläufige Tagesordnung wird spätestens fünfzehn Tage vor Beginn der Sitzung festgelegt.

(3)   Der Gemischte Ausschuss nimmt die endgültige Tagesordnung zu Beginn jeder Sitzung an. Über die Aufnahme von Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, entscheiden die Vertragsparteien.

(4)   Die Ko-Vorsitzenden können gegebenenfalls beschließen, die in Absatz 2 genannten Fristen zu verkürzen.

(1)   Die Sekretäre erstellen so bald wie möglich, spätestens jedoch zwei Monate nach dem Ende jeder Sitzung gemeinsam ein Protokoll zu jeder Sitzung, sofern nichts anderes einvernehmlich beschlossen wird. Der Protokollentwurf enthält in der Regel die endgültige Tagesordnung und eine Zusammenfassung der Erörterungen zu jedem Tagesordnungspunkt.

(2)   Der Protokollentwurf wird so bald wie möglich, spätestens jedoch zwei Monate nach dem Ende jeder Sitzung von den Vertragsparteien schriftlich gebilligt, sofern nichts anderes einvernehmlich beschlossen wird.

(1)   Im Rahmen seiner Aufgaben nach Artikel 42 des Abkommens nimmt der Gemischte Ausschuss Empfehlungen und Beschlüsse an. Sie tragen die Überschrift „Beschluss“ beziehungsweise „Empfehlung“, gefolgt von der laufenden Nummer, dem Datum ihrer Annahme und der Bezeichnung des Gegenstands. In jeder Empfehlung und jedem Beschluss wird das Datum ihres bzw. seines Inkrafttretens angegeben.

(2)   Empfehlungen und Beschlüsse werden vom Gemischten Ausschuss einvernehmlich angenommen.

(3)   Der Gemischte Ausschuss kann beschließen, Empfehlungen und Beschlüsse im schriftlichen Verfahren durch einen Notenwechsel zwischen den Ko-Vorsitzenden des Gemischten Ausschusses anzunehmen.

(4)   Die Empfehlungen und Beschlüsse des Gemischten Ausschusses werden von den Ko-Vorsitzenden schriftlich angenommen.

(5)   Jede Vertragspartei kann beschließen, die Empfehlungen und Beschlüsse des Gemischten Ausschusses in angemessener Form zu veröffentlichen.

(1)   Jede Vertragspartei trägt die Kosten für Personal, Reisen und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihr aus ihrer Teilnahme an den Sitzungen des Gemischten Ausschusses entstehen.

(2)   Die Kosten für die Veranstaltung der Sitzungen und für die Vervielfältigung der Unterlagen werden von der Vertragspartei getragen, die die Sitzung ausrichtet.

(1)   Der Gemischte Ausschuss kann Arbeitsgruppen einsetzen, die ihn bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützen.

(2)   Der Gemischte Ausschuss kann beschließen, von ihm eingesetzte Arbeitsgruppen aufzulösen oder ihre Mandate festzulegen oder zu ändern.

(3)   Die Arbeitsgruppen erstatten dem Gemischten Ausschuss nach jeder ihrer Sitzungen Bericht.