6.12.2017   

DA

Den Europæiske Unions Tidende

C 417/79

1.

Det Europæiske Asylstøttekontor (herefter »støttekontoret« eller »EASO«), som ligger i Valletta, blev oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 439/2010 (1) med det formål at øge det praktiske samarbejde om asylspørgsmål og at bistå medlemsstaterne med at opfylde deres europæiske og internationale forpligtelser til at yde nødstedte mennesker beskyttelse. Siden 2015 har støttekontoret ydet støtte til Grækenland og Italien i forbindelse med migrationskrisen. I 2016 foreslog Kommissionen at styrke støttekontorets mandat og udvide dets opgaver væsentligt for at tage hånd om eventuelle strukturelle svagheder, der opstår vedrørende anvendelsen af EU's asylsystem (2). Siden marts 2016 har støttekontorets teams på hotspottene også arbejdet med den operationelle gennemførelse af aftalen mellem EU og Tyrkiet og med at yde støtte til den græske asyltjeneste.

2.

Tabellen viser støttekontorets nøgletal (3).

Tabel

Støttekontorets nøgletal

3.

Tabellen viser, at støttekontoret på grund af den betydelige udvidelse af dets opgaver fik et endeligt budget for 2016, der var næsten tre gange så stort som budgettet for det foregående år. Hertil kom, at antallet af ansatte i 2016 øgedes med 34 %, og at systemerne og procedurerne stadig var ved at blive tilpasset for at kunne klare de nye krav.

4.

Denne beretning skal læses med tanke på disse udfordringer og på Revisionsrettens mandat, som er underlagt internationale revisionsstandarder.

5.

Revisionsretten har valgt en revisionsmetode, der omfatter analytiske revisionshandlinger, direkte test af transaktioner og en vurdering af centrale kontroller i støttekontorets overvågnings- og kontrolsystemer. Dette suppleres med bevis opnået fra arbejde udført af andre revisorer og en analyse af ledelsens udtalelser.

20.

Bemærkningerne i det følgende drager ikke Revisionsrettens erklæring i tvivl.

21.

I august 2016 iværksatte støttekontoret et offentligt udbud (fem delkontrakter) med henblik på tildeling af en rammekontrakt til dækning af dets behov for kulturformidlere/tolke i forskellige lande. De fire delkontrakter under rammekontrakten, der blev underskrevet og revideret (delkontrakt 2-5), beløb sig til 60 millioner euro over fire år. Disse fire delkontrakter blev tildelt den samme tilbudsgiver som første kontrahent i et kaskadesystem. Denne kontrahent opfyldte udvælgelseskriteriernes finansielle krav (1 million euro i årlig omsætning), undtagen i ét af de tre foregående år, for hvilket der var underskrevet en »availment contract« med en nonprofitorganisation, som forpligtede sig til at stille sin omsætning til rådighed for kontrahenten. Finansforordningen tillader økonomiske aktører at basere sig på andre enheders finansielle og økonomiske kapacitet. I dette tilfælde står det imidlertid ikke klart, hvordan denne enhed kan stille sin omsætning til rådighed, eller hvordan den i betragtning af sine aktiviteters karakter kan støtte leveringen af de ønskede tjenesteydelser. Støttekontoret burde have afvist tilbuddet, fordi kravene til tilbudsgivernes økonomiske og finansielle kapacitet ikke var overholdt. Følgelig er rammekontrakten og alle de dertil knyttede betalinger regelstridige (ingen betalinger afholdt i 2016).

22.

På det ekstraordinære møde i Det Europæiske Råd den 23. april 2015 og i den 10-punktsplan om migration, der blev vedtaget af udenrigs- og indenrigsministrene den 20. april 2015, blev medlemsstaterne pålagt at sikre, at der tages fingeraftryk af alle migranter. Hvis dette krav skulle opfyldes, måtte man hurtigt øge de græske myndigheders kapacitet til at tage fingeraftryk. Kommissionen overdrog denne opgave til støttekontoret. Opgaven omfattede indkøb og efterfølgende donation til den græske stat af 90 fingeraftryksscannere og 90 kompatible computere (udstyr) til et beløb af 1,1 million euro inden for rammerne af en tilskudsaftale mellem Kommissionen og støttekontoret. Tilskudsaftalen fastsatte, at udstyret skulle leveres til IT-afdelingen hos politiet i Athen og derfra sendes videre til hotspottene på de græske øer. Ifølge beskrivelsen af foranstaltningen skulle ansatte fra støttekontoret være til stede for at sikre korrekt levering og installering og efterfølgende overdrage ejerskabet til det græske politi. Der var imidlertid ingen ansatte fra støttekontoret til stede for at opfylde dette krav, og først i juli 2017 bekræftede de relevante græske myndigheder, at udstyret var blevet leveret til hotspottene i februar og begyndelsen af marts 2016 og nu anvendes til det tilsigtede formål.

23.

Ordregivende myndigheder skal skriftligt anmode om oplysninger om sammensætningen af en pris eller omkostning, hvis denne forekommer at være unormalt lav, og give tilbudsgiveren lejlighed til at fremsætte sine bemærkninger (10). I forbindelse med to af delkontrakterne (3 og 5) om levering af kulturformidlere/tolke i forskellige lande (jf. også punkt 21) modtog støttekontoret økonomiske tilbud, der var henholdsvis 50 % og 31 % lavere end de næstbilligste tilbud. Selv om dette indikerede, at tilbuddene var unormalt lave, anså støttekontoret det ikke for nødvendigt at bede om nærmere forklaringer fra tilbudsgiveren.

24.

I sin revisionsberetning fra oktober 2016 fremhævede Kommissionens Interne Revisionstjeneste (IAS), at der ikke foreligger en tilstrækkelig planlægning af udbud vedrørende administrationsudgifter, og at overvågningen af udbud og specifikke kontrakter indgået under rammekontrakter er svag. Støttekontoret og IAS blev enige om en plan for korrigerende foranstaltninger.

25.

I 2016 stod støttekontoret over for adskillige udfordringer i sit operationelle miljø, herunder ikke blot en væsentlig forhøjelse af sit budget og en væsentlig udvidelse af sine opgaver, men også en betydelig stigning i antallet af transaktioner, en udskiftning af regnskabsføreren efter flere midlertidige løsninger samt indførelse af et papirløst workflowsystem. Denne situation med store ændringer og ustabilitet blev hverken afhjulpet ved revalidering af regnskabssystemet eller ved indførelse af et system med regelmæssig efterfølgende kontrol af transaktioner (11).

26.

I 2014 underskrev Kommissionen på vegne af mere end 50 EU-institutioner og -organer inklusive støttekontoret en rammekontrakt med én kontrahent om indkøb af softwarelicenser og levering af dertil knyttet vedligeholdelse og support. Rammekontrahenten fungerer som mellemled mellem støttekontoret og leverandører, der kan imødekomme støttekontorets behov. For denne formidlingsservice har rammekontrahenten ret til at opkræve et gebyr på fra to til ni procent af leverandørernes priser. I 2016 androg de samlede betalinger til rammekontrahenten 534 900 euro. Støttekontoret sammenholdt ikke systematisk priserne og gebyrerne med leverandørernes tilbud og fakturaer til rammekontrahenten.

27.

På Kommissionens vegne blev der udarbejdet en ekstern evaluering af støttekontorets performance i perioden 2011-2014, og den endelige rapport blev udsendt i december 2015. Den bekræftede relevansen af støttekontorets mission og opgaver og konkluderede, at dets centrale opgaver samlet set var blevet gennemført effektivt, og at hovedparten af de forventede resultater var blevet opnået. Evalueringen påpegede også et behov for at øge operationernes effektivitet og i højere grad sørge for, at der i forbindelse med aktiviteterne samarbejdes med andre EU-institutioner og -organer samt internationale institutioner og organer og sikres sammenhæng med disses aktiviteter. Støttekontoret er ved at gennemføre en handlingsplan, der er aftalt med bestyrelsen på baggrund af dets udvidede mandat, og den endelige gennemførelsesrapport skal foreligge i juni 2017.

28.

Støttekontoret købte og installerede 65 containere, der skulle anvendes som mobile kontorer på de græske og italienske hotspots, for et samlet beløb på 852 136 euro. Nogle af containerne blev placeret på steder, hvor lignende containere, som ikke tilhørte støttekontoret, senere blev ødelagt under optøjer. Støttekontoret har ikke tegnet en forsikring for at beskytte containerne mod denne risiko.

29.

Støttekontoret har ikke sørget for rettidig inddrivelse af sine forfaldne tilgodehavender. Godtgørelser af moms for 2014 (180 919 euro) og 2015 (245 960 euro) var endnu ikke inddrevet ved udgangen af 2016.

30.

Der blev fremført et stort beløb i forpligtede bevillinger under afsnit II (administrationsudgifter), nemlig 2,5 millioner euro eller 43,9 % (2015: 1 076 583 euro eller 36,9 %). Fremførslerne vedrører primært IT-infrastruktur, oversættelser og publikationer, konsulentydelser og bestyrelsesmødeomkostninger, som var omfattet af kontrakter indgået i slutningen af 2016, og/eller som først blev faktureret i 2017.

31.

En oversigt over de korrigerende foranstaltninger, der er truffet som reaktion på Revisionsrettens bemærkninger fra tidligere år, vises i bilaget.