1.   Ar reglamentu par personas datu apstrādi un aizsardzību Eurojust (turpmāk – reglaments) īsteno Eurojust regulas un Regulas 2018/1725 datu aizsardzības noteikumus.

2.   To piemēro personas datu apstrādei, kas pilnībā vai daļēji veikta ar automatizētiem līdzekļiem, un tādu personas datu apstrādei, kuri veido daļu no kartotēkas vai ir paredzēti, lai veidotu daļu no kartotēkas, ja apstrādi neveic ar automatizētiem līdzekļiem.

3.   Reglamentu piemēro visiem Eurojust apstrādātiem personas datiem, tostarp personas datiem, kas iekļauti tās sagatavotajā vai saņemtajā un tās rīcībā esošajā informācijā, par jautājumiem, kas saistīti ar tās kompetencē esošajām politikas jomām, darbībām un lēmumiem.

1.   Šo reglamentu piemēro gan operatīvajiem, gan administratīvajiem personas datiem, ko apstrādā Eurojust.

2.   Operatīvos datus apstrādā saskaņā ar II sadaļu.

3.   Administratīvos datus apstrādā saskaņā ar III sadaļu.

1.   Datu subjektu tiesību īstenošanas pieprasījumus izskata valsts(-u) pārstāvis(-ji), uz ko attiecas pieprasījums, un viņš(-i) iesniedz pieprasījuma kopiju datu aizsardzības speciālistam tā reģistrēšanai.

2.   Attiecīgais(-ie) valsts(-u) pārstāvis(-ji) apspriežas ar dalībvalstu kompetentajām iestādēm par lēmumu, kas jāpieņem, atbildot uz pieprasījumu.

3.   Ja tas nepieciešams attiecīgajā lietā, datu aizsardzības speciālists veic papildu pārbaudes lietu pārvaldības sistēmā un informē attiecīgo(-os) valsts(-u) pārstāvi(-jus), ja šajās pārbaudēs ir konstatēta jebkāda svarīga papildu informācija. Attiecīgais(-ie) valsts(-u) pārstāvis(-ji) ņem vērā datu aizsardzības speciālista sniegto informāciju un attiecīgā gadījumā pārskata sākotnējo lēmumu.

4.   Juridiskos un faktiskos iemeslus, balstoties uz kuriem valsts(-u) pārstāvis(-ji) pieņem lēmumu, dokumentē pagaidu darba datnē attiecībā uz pieprasījumu lietu pārvaldības sistēmā, un tos pēc pieprasījuma dara pieejamus EDAU.

5.   Datu aizsardzības speciālists paziņo datu subjektam lēmumu, ko attiecīgais(-ie) valsts(-u) pārstāvis(-ji) ir pieņēmis(-uši) Eurojust vārdā, un informē datu subjektu par iespēju iesniegt sūdzību EDAU, ja viņš nav apmierināts ar lēmumu, vai par tiesību aizsardzības iespēju, griežoties Tiesā.

6.   Lietās, kurās pieprasījums ir saņemts ar valsts uzraudzības iestādes starpniecību, Eurojust informē šo iestādi par lēmumu, ko datu aizsardzības speciālists paziņojis datu subjektam.

1.   Lietu pārvaldības sistēmā katrai jaunai atvērtai pagaidu darba datnei automātiski piešķir unikālu atsauces numuru (identifikatoru).

2.   Ja valsts pārstāvis, kas ir atbildīgs par pagaidu darba datnes pārvaldību, kā noteikts Eurojust regulas 24. panta 1. punktā, dod piekļuvi pagaidu darba datnei vai kādai tās daļai vienam vai vairākiem iesaistītajiem valstu pārstāvjiem, lietu pārvaldības sistēma nodrošina, ka valsts pārstāvja atbildībā esošā minētā valsts biroja profila pilnvarotajiem lietotājiem ir piekļuve attiecīgajām datnes daļām, bet viņi nevar modificēt sākotnējā autora ievadītos datus. Tomēr pilnvarotie lietotāji var pievienot jebkādu attiecīgu informāciju pagaidu darba datņu jaunajās daļās. Tāpat indeksā ietverto informāciju var nolasīt visi sistēmas pilnvarotie lietotāji, bet to var modificēt tikai tās sākotnējais autors.

3.   Lietu pārvaldības sistēma automātiski informē datu aizsardzības speciālistu par katras tādas jaunas darba datnes izveidi, kurā ir personas dati.

4.   Lietu pārvaldības sistēma nodrošina, ka attiecīgais valsts pārstāvis, kas ir atvēris pagaidu darba datni, saskaņā ar Eurojust regulas 23. panta 4. punktu un 24. panta 3. punktu indeksā var reģistrēt tikai tos operatīvos personas datus, kas minēti Eurojust regulas II pielikuma 1. punkta a)–i), k) un m) apakšpunktā un 2. punktā.

5.   Ja saskaņā ar Eurojust regulas 23. panta 6. punktu valstu pārstāvji vēlas uz laiku uzglabāt un analizēt personas datus, lai noteiktu, vai šādi dati ir būtiski saistībā ar Eurojust uzdevumiem, viņi izveido pagaidu darba datnes projektu, kam piekļūt var tikai viņi paši un viņu pilnvarotas personas viņu biroja profilā. Pēc trim mēnešiem pagaidu darba datnes projekts būtu jāpārveido par pagaidu darba datni lietu pārvaldības sistēmā vai arī sistēma to automātiski izdzēš. Pirms šāda laikposma beigām sistēma attiecīgo valsts pārstāvi brīdina, lai atgādinātu viņam par to, ka ir jāpieņem lēmums par datnes projektu.

6.   Attiecīgais(-ie) valsts(-u) pārstāvis(-ji) nodrošina, ka indeksā iekļautā informācija ir pietiekama, lai izpildītu Eurojust uzdevumus, kas noteikti Eurojust regulas 2. pantā.

1.   Eurojust veic atbilstošus tehniskus pasākumus, lai nodrošinātu, ka datu aizsardzības speciālists tiek automātiski informēts par izņēmuma gadījumiem, kad izmanto Eurojust regulas 27. panta 4. punktu. Lietu pārvaldības sistēma nodrošina, ka šādus datus nevar iekļaut Eurojust regulas 23. panta 1. un 23. panta 4. punktā minētajā indeksā.

2.   Ja šādi dati attiecas uz lieciniekiem vai cietušajiem Eurojust regulas 27. panta 2. punkta nozīmē, lietu pārvaldības sistēma nereģistrē šo informāciju, ja vien attiecīgie valstu pārstāvji nenolemj citādi. Lēmumu par šādu datu apstrādi dokumentē.

1.   Eurojust veic atbilstošus tehniskus pasākumus, lai nodrošinātu datu aizsardzības speciālista automātisku informēšanu par izņēmuma gadījumiem, kad uz ierobežotu laiku izmanto Eurojust regulas 27. panta 3. punktu. Lietu pārvaldības sistēma šādus datus iezīmē veidā, kas personai, kura ievadījusi datus sistēmā, atgādinās par pienākumu saglabāt šos datus uz ierobežotu laiku.

2.   Ja šādi dati attiecas uz lieciniekiem vai cietušajiem Eurojust regulas 27. panta 2. punkta nozīmē, lietu pārvaldības sistēma nereģistrē šo informāciju, ja vien attiecīgie valstu pārstāvji nenolemj citādi. Lēmumu par šādu datu apstrādi dokumentē.

1.   Katrs Eurojust valsts pārstāvis dokumentē un informē datu aizsardzības speciālistu par piekļuves politiku attiecībā uz operatīvajiem personas datiem, ko viņš saskaņā ar Eurojust regulas 34. pantu ir atļāvis piemērot savā valsts birojā.

2.   Valstu pārstāvji katrā atsevišķā gadījumā var pieņemt lēmumu piešķirt īpašu atļauju piekļūt pagaidu darba datnei vai tās daļām personai, kas nav Eurojust darbinieks, bet kas strādā Eurojust vārdā un pieder pie konkrētas amatpersonu kategorijas, kurai Eurojust administratīvais direktors saskaņā ar Eurojust regulas 24. panta 2. punktu ir iepriekš atļāvis piešķirt piekļuvi lietu pārvaldības sistēmai.

3.   Valstu pārstāvji nodrošina, ka viņu birojos tiek veikti un ievēroti atbilstoši organizatoriski pasākumi un ka tiek pienācīgi izmantoti Eurojust piedāvātie tehniskie un organizatoriskie pasākumi, tostarp nepieciešamās apmācības kursi.

4.   Saskaņā ar Eurojust regulas 34. pantu Kolēģija var atļaut citiem Eurojust darbiniekiem piekļūt operatīvajiem personas datiem, ja tas ir nepieciešams Eurojust uzdevumu veikšanai.

1.   Eurojust lietu pārvaldības sistēmu, kas definēta Eurojust regulas 23. pantā, izmanto kā visu Eurojust regulas 35. pantā minēto apstrādes darbību reģistru, ciktāl tas attiecas uz operatīvajiem personas datiem.

2.   Eurojust lietu pārvaldības sistēma ietver pilnīgu reģistru par operatīvo personas datu nosūtīšanu un saņemšanu, kas ļauj konstatēt jebkādu operatīvo personas datu nosūtīšanu un identificēt to valsts iestādi, organizāciju, trešo valsti vai starptautisko organizāciju, kura šādu informāciju ir nosūtījusi uz/saņēmusi no Eurojust.

1.   Pēc attiecīgā(-o) valsts(-u) pārstāvja(-u) pieprasījuma lēmumu par personas datu nosūtīšanu trešām valstīm vai starptautiskām organizācijām saskaņā ar Eurojust regulas 58. panta 1. punktu pieņem Eurojust kolēģija pēc novērtējuma, ko veicis datu aizsardzības speciālists.

2.   Datu aizsardzības speciālists 1. punktā minēto novērtējumu sniedz desmit darbdienu laikā. Ja vajadzīgs steidzamības dēļ, uz ko norāda attiecīgais(-ie) valsts(-u) pārstāvis(-ji), novērtējumu sniedz pēc iespējas drīz. Īpaši sarežģītās lietās datu aizsardzības speciālists ar attiecīgo(-ajiem) valsts(-u) pārstāvi(-jiem) var vienoties par ilgāku termiņu novērtējuma pabeigšanai.

3.   Datu aizsardzības speciālista veiktajā novērtējumā jo īpaši pievēršas jautājumiem, kas minēti Eurojust regulas 51. un 52. apsvērumā. Ja, veicot novērtējumu par garantiju piemērotību konkrētajā gadījumā, datu aizsardzības speciālistam ir iebildumi, viņš pirms novērtējuma sniegšanas par konkrētu datu nosūtīšanu var apspriesties ar EDAU.

1.   Eurojust ievieš atbilstošus tehniskus pasākumus, lai nodrošinātu, ka tiek ievēroti operatīvo personas datu glabāšanas termiņi, kas noteikti Eurojust regulas 29. pantā, un, ja pārskatīšanas laikā netiek pieņemts pamatots lēmums par operatīvo personas datu turpmāku glabāšanu, minētos datus automātiski dzēš.

2.   Lietu pārvaldības sistēma jo īpaši nodrošina, ka reizi trijos gados pēc datu ievadīšanas tiek pārskatīta vajadzība glabāt datus pagaidu darba datnē. Šādu pārskatīšanu, tostarp pamatojumu lēmumam, kas pieņemts par operatīvo personas datu turpmāku glabāšanu, pienācīgi dokumentē sistēmā, un par to automātiski paziņo datu aizsardzības speciālistam. Šāda lēmuma rezultāti vai tā neesamība attiecas uz lietu kopumā, kā noteikts Eurojust regulas 29. panta 2. punktā.

3.   Lietu pārvaldības sistēma īpaši iezīmē datus, kas reģistrēti uz ierobežotu laiku saskaņā ar Eurojust regulas 27. panta 3. punktu, kā arī datus, kas minēti Eurojust regulas 27. panta 4. punktā. Ja 27. panta 4. punktā minētos operatīvos personas datus glabā ilgāk par pieciem gadiem, lietu pārvaldības sistēma ģenerē brīdinājumu, lai nodrošinātu, ka šāda informācija tiek automātiski sniegta EDAU.

4.   Izņēmuma gadījumos, ja valsts pārstāvis uzskata, ka operatīvie personas dati turpmāk ir nepieciešami arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs vai statistikas nolūkos, kā minēts Eurojust regulas 29. panta 7. punkta e) apakšpunktā, Kolēģija pēc datu aizsardzības speciālista atzinuma uzklausīšanas pieņem lēmumu par nepieciešamību šajā konkrētajā gadījumā saglabāt datus minētajam konkrētajam nolūkam. EDAU tiek informēts par šīs procedūras izmantošanu.

1.   Pieprasījumus par tiesību īstenošanu nosūta tieši Eurojust administratīvajam direktoram vai datu aizsardzības speciālistam. Datu aizsardzības speciālistam jebkurā gadījumā iesniedz pieprasījuma kopiju tā reģistrācijai.

2.   Vajadzības gadījumā datu aizsardzības speciālists palīdz datu subjektam un dara pieejamas īpašas veidlapas, ko personas var izmantot pieprasījumu iesniegšanai.

3.   Administratīvais direktors, pamatojoties uz informāciju, ko sniegusi personas datu apstrādē tieši iesaistītā administratīvā vienība, un datu aizsardzības speciālista ieteikumu, pieņem lēmumu par konkrēto gadījumu.

4.   Datu aizsardzības speciālists paziņo datu subjektam administratīvā direktora pieņemto lēmumu un informē datu subjektu par iespēju iesniegt sūdzību EDAU, ja viņš nav apmierināts ar Eurojust pieņemto lēmumu.

5.   Pieprasījumu pilnībā izskata mēneša laikā no tā saņemšanas dienas. Minēto laikposmu vajadzības gadījumā var pagarināt vēl par diviem mēnešiem, ņemot vērā pieprasījumu skaitu un sarežģītību. Administratīvais direktors informē datu subjektu par jebkuru šādu pagarinājumu, kā arī kavēšanās iemesliem viena mēneša laikā pēc pieprasījuma saņemšanas. Datu subjekts var iesniegt sūdzību EDAU, ja Eurojust šajā noteiktajā termiņā nav pieņēmis lēmumu, pamatojoties uz viņa pieprasījumu.

1.   Katrai atsevišķai administratīvo personas datu apstrādes darbībai, kas notiek Eurojust, ņemot vērā tās noteikto mērķi un pilnībā ievērojot Regulas 2018/1725 4. panta 1. punkta d) apakšpunktu un 31. panta 1. punkta f) apakšpunktu, ir skaidrs un noteikts glabāšanas termiņš, lai nodrošinātu, ka dati tiek glabāti ne ilgāk, kā tas nepieciešams nolūkiem, kādos administratīvos personas datus apstrādā. Šādu termiņu nosaka katrai apstrādāto datu kategorijai un dokumentē apstrādes darbību reģistrā.

2.   Eurojust glabā administratīvos personas datus saskaņā ar 1. punktu tik ilgi, cik nepieciešams, un jebkurā gadījumā ne ilgāk, kā katrai apstrādes darbību kategorijai norādīts tabulā, kas pievienota šiem noteikumiem kā pielikums.

3.   Valde pēc administratīvā direktora priekšlikuma var noteikt īsākus glabāšanas termiņus nekā tie, kas iekļauti šo noteikumu pielikumā.

1.   Šos noteikumus regulāri pārskata, lai izvērtētu, vai ir vajadzīgi grozījumi. Jebkurus grozījumus reglamentā veic saskaņā ar to pašu procedūru, kas Eurojust regulā noteikta tā apstiprināšanai.

2.   EDAU vērš Kolēģijas uzmanību uz jebkādiem ierosinājumiem vai ieteikumiem attiecībā uz reglamenta grozījumiem.