Regolamento finanziario quadro per le agenzie di regolamentazione decentrate

PUNTI CHIAVE

Ogni organismo dell’Unione che rientra nel campo di applicazione del presente regolamento delegato della Commissione deve rispettare i seguenti principi di bilancio.

• Unità e verità del bilancio:
  • il bilancio dell’organismo deve prevedere e autorizzare, per ciascun esercizio finanziario, tutte le entrate e le spese ritenute necessarie per il suo lavoro;
  • tutte le entrate e le spese devono essere imputate a una linea del bilancio;
  • nessuna spesa può eccedere la somma autorizzata dal bilancio.
• Annualità:
  • l’esercizio finanziario inizia il 1^o gennaio e termina il 31 dicembre;
  • regole specifiche definiscono il trattamento degli stanziamenti di impegno² e di pagamento³;
  • qualora il bilancio non venga adottato entro l’inizio dell’esercizio finanziario, i pagamenti mensili sono limitati a un dodicesimo del totale corrispondente del bilancio dell’anno precedente.
• Pareggio:
  • entrate e stanziamenti di pagamento devono risultare in pareggio;
  • l’organismo non può sottoscrivere prestiti entro il quadro del suo bilancio;
  • i finanziamenti non spesi ricevuti dal bilancio dell’Unione devono essere rimborsati alla Commissione.
• Unità di conto:
  • il bilancio è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro;
  • alcune regole determinano come convertire in euro le altre valute.
• Universalità:
  • l’insieme delle entrate deve coprire l’insieme dei pagamenti;
  • tutte le entrate e le spese devono essere iscritte per la totalità del loro importo, senza compensazione fra di esse;
  • alcune regole specifiche si applicano alle entrate, a seconda che queste siano generate esternamente o internamente.
• Specializzazione:
  • gli stanziamenti sono specificati per titoli, capitoli, articoli e voci di bilancio;
  • il direttore può effettuare storni di stanziamenti da titolo a titolo o da capitolo a capitolo, a determinate condizioni.
• Sana gestione finanziaria e performance:
  • i pagamenti devono rispettare i principi di economia, efficienza ed efficacia;
  • i pagamenti sono orientati alle performance, sulla base degli obiettivi dei programmi e delle attività, e agli indicatori atti a misurare i progressi raggiunti;
  • l’esercizio di analisi comparativa comprende un esame dell’efficienza dei servizi orizzontali dell’organismo e un’analisi costi/benefici di una condivisione dei servizi o di un loro trasferimento a un altro organismo o alla Commissione;
  • i programmi e le attività che comportano spese importanti sono oggetto di una valutazione ex ante (basata sulle previsioni) e di una valutazione ex post (basata sull’esito finale).
• Controllo interno dell’esecuzione del bilancio:
  • si applica a tutti i livelli di gestione;
  • intende fornire ragionevoli garanzie quanto a:
    • efficacia, efficienza ed economia delle operazioni,
    • affidabilità delle relazioni,
    • salvaguardia degli attivi e informazione,
    • prevenzione, individuazione e rettifica di frodi e irregolarità e seguito dato a tali frodi e irregolarità,
    • adeguata gestione dei rischi delle operazioni sottostanti.
• Trasparenza:
  • una sintesi del bilancio dell’organismo, e dei suoi eventuali bilanci rettificativi, è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea entro 3 mesi dall’adozione;
  • l’organismo pubblica sul proprio sito web il bilancio, una tabella dell’organico e dettagli sugli agenti contrattuali e sugli esperti nazionali distaccati, e trasmette le informazioni al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Corte dei conti europea e alla Commissione entro 4 settimane dalla loro adozione;
  • l’organismo pubblica sul proprio sito web informazioni sui destinatari dei fondi dell’Unione;
  • per quanto riguarda il conflitto di interessi, l’organismo pubblica ogni anno sul proprio sito web la dichiarazione di interessi dei membri del consiglio di amministrazione.

Regole sulla formazione e sulla struttura del bilancio.

• L’organismo trasmette, entro il 31 gennaio di ogni anno, alla Commissione, al Parlamento europeo e al Consiglio un progetto di documento unico di programmazione. Tale documento contiene informazioni sui programmi di lavoro, sulle stime del bilancio e sulla politica immobiliare.
• La Commissione, dopo aver sentito il parere del Parlamento europeo e del Consiglio, adotta il progetto di bilancio, che diventa definitivo dopo l’adozione del bilancio dell’Unione.
• Il bilancio dell’organismo deve contenere uno stato delle entrate e delle spese separati e informazioni sul numero di persone dell’organico.

Il regolamento stabilisce che:

• le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e incompatibili, e ognuno di essi dispone delle risorse necessarie per svolgere le proprie funzioni;
• le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore, e includono:
  • esecuzione delle entrate e delle spese conformemente al principio della sana gestione finanziaria,
  • la messa in atto della struttura organizzativa e dei controlli interni,
  • la predisposizione di controlli ex ante ed eventualmente ex post,
  • l’uso di sistemi cartacei o elettronici per conservare i documenti giustificativi originali relativi al bilancio per almeno 5 anni,
  • la presentazione al consiglio di amministrazione di una relazione annuale di attività consolidata dettagliata;
• il consiglio di amministrazione nomina un contabile indipendente, incaricato di:
  • provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all’incasso delle entrate e al recupero dei crediti,
  • preparare e presentare i conti e tenere la contabilità,
  • definire e convalidare i sistemi contabili, compresi, ove necessario, quelli prescritti dall’ordinatore.

Si applicano le seguenti regole relative alle spese:

• tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una convalida, dell’emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento;
• gli impegni di bilancio rientrano in una delle seguenti tre categorie:
  • impegno di bilancio specifico: quando il destinatario e l’importo della spesa sono determinati,
  • impegno di bilancio globale: quando il destinatario o l’importo della spesa sono indeterminati,
  • impegno di bilancio accantonato: quando è destinato a coprire le spese correnti di natura amministrativa il cui importo o i cui beneficiari finali non sono determinati in modo definitivo;
• gli impegni sono soggetti a limiti temporali;
• i pagamenti si basano sulla prova della conformità dell’azione corrispondente al contratto.

L’organismo dell’Unione deve disporre di una funzione di audit interno. Il revisore interno della Commissione svolge le proprie funzioni:

• consigliando riguardo i rischi, la qualità dei sistemi di gestione e controllo e i possibili miglioramenti;
• verificando l’efficacia dei sistemi di gestione, di controllo e di audit interni, e delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi;
• godendo di accesso integrale e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria e godendo di totale indipendenza nello svolgimento del proprio lavoro.

I contributi finanziari dell’organismo dell’Unione devono contribuire a conseguire un obiettivo strategico dell’Unione e i risultati specificati. Questi possono spaziare dal rimborso dei costi ammissibili fino ai finanziamenti a tasso fisso.

L’organismo dell’Unione deve informare senza indugio la Commissione in merito ai casi di frode e altre irregolarità finanziarie presunte, a qualsiasi indagine della Procura europea o dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode, completata o in corso, e ad eventuali audit o controlli da parte della Corte dei conti o del servizio di audit interno, senza compromettere la riservatezza delle indagini.

Le norme contabili annuali stabiliscono che l’organismo dell’Unione debba fornire gli stati finanziari, le relazioni sull’esecuzione del bilancio e i documenti giustificativi.

La Corte dei conti, un revisore esterno indipendente, la Commissione, il Consiglio e il Parlamento europeo esaminano l’attuazione del bilancio prima che i parlamentari europei approvino, o rifiutino, i conti annuali (nota come «procedura di discarico»).

Il personale della Commissione e la Corte dei conti hanno accesso ai siti, ai locali e ai dati dell’organismo dell’Unione, al fine di effettuare i controlli. L’Ufficio europeo per la lotta antifrode può effettuare indagini, controlli e verifiche sul posto.

Il regolamento abroga il regolamento delegato (UE) n. 1271/2013, che stabiliva il precedente regolamento finanziario quadro.